I MPORTANT
Aussi détaillé qu’il soit, ce guide de l’utilisateur ne pourra en aucun cas répondre à tous les besoins et interrogations de l’utilisateur. Afin d’exploiter pleinement cette application, nous recommandons vivement à l’ensemble des collaborateurs du cabinet souhaitant adopter cette solution, une formation de cinq heures minimums, sur une étude de cas pratique.
Certaines fonctionnalités plus complexes mais nécessaire au
bon fonctionnement de l’application, nécessitent une
démarche plus élaborer et un temps d’adaptation plus long.
Table des matières
Introduction ... 5
1 Pré-requis à l’utilisation de l’application RJ-EXPERT ... 6
2 Accédez à la page d’accueil RJ-EXPERT ... 7
3 Créez votre espace cabinet ... 7
3.1 Créer l’espace Expert-comptable ... 7
3.2 Gérer les accès collaborateur ... 8
4 Créez vos Dossiers RJ ... 8
4.1 L'identité de l'entreprise la description ... 9
4.2 Définir les activités principales ... 10
4.3 Le paramétrage des dates clés du dossier ... 11
4.4 Définir les coefficients saisonniers ... 13
5 Préparez votre mission ... 14
5.1 Calculez vos honoraires et votre temps passé ... 14
5.2 Préparez votre lettre de mission ... 14
5.3 Préparez votre programme de travail ... 15
6 Commencez vos travaux... 15
6.1 Importez tous les éléments comptables ... 15
Importez les balances du passif... 15
Créer ou modifier les comptes dont vous avez besoin ... 16
Importez les balances des exercices antérieurs ... 17
Importez les balances mensuelles ... 18
Historique des balances importées ... 18
6.2 Préparez la DCP de votre dossier ... 19
Saisie du passif... 20
Etat du passif ... 20
Ventilation du passif ... 21
Complétez et éditer votre DCP ... 22
6.3 Prise de connaissance du dossier ... 22
Préparez les questionnaires de prise de connaissance ... 22
Le questionnaire dirigeant ... 22
Le questionnaire entreprise ... 23
6.4 Préparez vos rapports ... 24
7 Etablissez votre prévisionnel de départ ... 26
7.1 Hypothèses de prévisions par cycle ... 26
7.2 Ventilation par activité ... 27
7.3 Comparatif des hypothèses ... 28
7.4 Compte de résultat prévisionnel ... 29
7.5 Plan de continuation prévisionnel ... 31
Tableau de financement prévisionnel ... 31
Générez le tableau de financement de la période ... 31
8 Réalisez le suivi mensuel ... 33
8.1 Préparez votre rapport d ’ouverture de procédure ... 34
9 Suivi Mensuel d’Exploitation ... 34
9.1 Réalisez les retraitements comptables ... 34
9.2 Compte de résultat mensuel ... 35
9.3 Compte de résultat cumulé ... 36
10 Infos sectorielles ... 37
10.1 Patch sectoriel ... 37
11 Astuces ... 37
11.1 Partage d’écran ... 37
Introduction
Ce guide d’utilisation de l’application Web RJ-EXPERT s’adresse à tous les Experts-comptables dans le cadre de la mission d’accompagnement des dossiers en redressement judiciaire.
L’application RJ-EXPERT vous permet de réaliser le suivi et la prise en charges des dossiers RJ de façon totalement dématérialisée. Cette application permet de créer un dossier permanent spécifique au RJ, de réaliser un prévisionnel d’exploitation adapté, un suivi pendant la procédure de redressement judiciaire avec un proposition du plan de continuation à l’issue de la période d’observation.
L’application sert de base d’information également pour les données nécessaires à la préparation de la mission de l’expert-comptable et pour sa documentation dans ce cadre.
Dans ce guide d’utilisation, vous trouvez toutes les informations nécessaires pour vous familiariser avec l’application. Ce guide se divise en deux parties.
La première vous informe des prérequis nécessaires quant à l’installation et l’utilisation de l’application, de l’accès à l’application et des étapes à suivre lors du premier accès à l’application.
Dans la deuxième partie de ce guide, nous nous focalisons sur les différentes fonctionnalités de l’application RJ-EXPERT. Vous y trouvez une multitude de conseils afin d’utiliser l’application correctement.
1 Pré-requis à l’utilisation de l’application RJ-EXPERT
Afin d’utiliser l’application RJ-EXPERT, nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :
• INTERNET : une connexion à Internet est indispensable. Il est possible que la connexion sécurisée disponible au sein de votre cabinet. Votre service informatique doit vous donner accès aux domaines nécessaires pour utiliser RJ-EXPERT.
• Navigateur : Le fonctionnement optimal de RJ-EXPERT suppose l’utilisation des navigateurs web dont la liste suivante :
▪ Firefox
▪ Google Chrome
▪ Internet explorer
▪ Microsoft Edge
• PROFIL utilisateurs : vous disposer d’un profil :
▪ EXPERT-COMPTABLE lors de la création de votre espace dans la base de données RJ-EXPERT afin de permettre votre identification et vous accorder l’autorisation de créer vos dossier RJ. Chaque profil EXPERT-COMPTABLE peux créer plusieurs profils COLLABORATEURS.
▪ Profil collaborateur :
▪ Seuls les collaborateurs qui ont reçu une autorisation explicite pour utiliser l’application RJ-EXPERT dans l’espace gestion cabinet ont un accès.
• Droits d’administrateur :
▪ Ces droits permettent de créer de nouvelles autorisations d’accès, de les annuler ou de les modifier.
2 Accédez à la page d’accueil RJ-EXPERT
Ajoutez le raccourci de l’application RJ-EXPERT à la page d’accueil de votre navigateur internet pour un accès plus rapide et plus sécuriser.
3 Créez votre espace cabinet
3.1 Créer l’espace Expert-comptable
La page d’accueil RJ-EXPERT vous permet de créer Votre compte cabinet en tant que profil EXPERT-COMPTABLE en quelques clics lors de votre première visite et de vous identifier par la suite à chaque connexion.
3.2 Gérer les accès collaborateur
Une fois votre espace cabinet créé vous avez la possibilité d'accéder à votre menu à partir de l'écran principal de l'application Et de gérer à la fois les droits d'accès et les mots de passe de vos collaborateurs.
Le menu gestion Cabinet permet également de renseigner toutes les informations concernant votre cabinet (identification Du cabinet adresse numéro Siret etc…) ces informations sont reprises dans tous les documents produits par l’application.
4 Créez vos Dossiers RJ
La création de vos nouveau dossier RJ se passe à partir l’écran principal de votre compte.
En 5 étapes à savoir :
• L'identité de l'entreprise la description
• La définition de ces activités
• La prise en compte des dates clés
• La prise en compte de exercices antérieurs
• Le paramétrage des coefficients saisonniers au cas où l'activité subi des variations saisonnières.
• Le Menu principal : En fonction des droits dont dispose chaque utilisateur, des accès plus ou moins restreints.
• La zone centrale affiche les fonctionnalités du menu sélectionné.
• Dans l’espace recherche vous pouvez accéder à un module de l’application, un dossier, une balance etc. juste en tapant un mot clé
• RJ-EXPERT propose un accès rapide aux derniers dossiers utilisés ou modifiés dans la page principale de votre compte grâce à la liste des dossiers dans la zone centrale.
4.1 L'identité de l'entreprise la description
Dans cette première étape de création de dossier renseigner les informations de base et l'identification de votre entreprise cliente. Mais aussi les informations relatives à la procédure de redressement judiciaire à savoir l’administrateur le mandataire judiciaire le tribunal de compétence et les coordonnées de ses partenaires.
• Nom de la société
• Forme juridique
• Adresse, code postal, numéro de téléphone
• Représentant légal
• Mandataire judicaire, administrateur et le tribunal de commerce de référence Vous pouvez modifier les informations relatives à votre dossier à tout moment et l’enregistrer à l’aide du bouton enregistrer en bas de la zone centrale.
4.2 Définir les activités principales
Dans cette étape définissez les principales activités de votre entreprise ou celle sur laquelle il vous parait pertinent de réaliser une analyse approfondie.
L’ensemble des tableaux de suivi et de prévisions seront alors ajustés en fonction de cette ventilation par activité.
Vous pouvez également accéder à ce paramétrage en cours de suivi de votre dossier pour le modifier ou le compléter
4.3 Le paramétrage des dates clés du dossier
Dans cette étape vous avez la possibilité de renseigner les dates importantes dans le cadre de la procédure RJ :
• Date d’ouverture de la procédure
• Date de début et de fin de la période d’observation
• Date de fin de procédure
• Date de départ du prévisionnel d’exploitation
• Le nombre d’exercice antérieurs que vous souhaitez prendre en compte dans la cadre de ce prévisionnel
Toutes ses dates clés sont ensuite reprises sur un axe chronologique dans le tableau de bord de votre dossier afin de vous permettant de suivre les échéances les plus importantes et vous y préparer.
Le tableau de bord permet également de suivre les indicateurs clés de votre dossier que vous avez choisis de suivre au préalable dans la zone centrale coté droit
4.4 Définir les coefficients saisonniers
Si l’activité de votre client connait une saisonnalité significative, RJ-EXPERT vous permet de prendre en considération ce facteur afin de réaliser un traitement adéquat.
Renseigner pour chaque trimestre de l’année le pourcentage de chiffre d’affaire réalisé, le coefficient saisonnier est calculé automatiquement et ajuste les données prévisionnelles et le suivi d’exploitation pour votre dossier.
5 Préparez votre mission
5.1 Calculez vos honoraires et votre temps passé
Dans le menu Mission, RJ-EXPERT vous propose d’estimer le montant des honoraires personnalisés pour votre mission RJ en tenant compte de plusieurs critères défini dans ce menu.
Le montant de ces honoraires sera reporter automatiquement dans la lettre de mission, néanmoins il reste modifiable.
5.2 Préparez votre lettre de mission
RJ-EXPERT propose deux types de lettre de mission, vous avez accès à partir du menu mission à ces deux modèles, a vous de choisir le modèle qui convient le mieux à chaque situation de votre dossier
5.3 Préparez votre programme de travail
L’application propose un programme de travail, décliner en 5 phases correspondant à une démarche guidée dans le traitement de la mission RJ.
Dans le menu mission puis programme de travail accédez, étape par étape à votre programme de travail selon le stade d’avancement de votre mission.
6 Commencez vos travaux
6.1 Importez tous les éléments comptables
Importez les balances du passif
Afin de constituer le passif du dossier à la date de la demande d’ouverture de la procédure RJ, l’application permet à partir de votre logiciel de comptabilité » d’intégrer une partie du passif existant.
Il vous suffit d’importer les balances fournisseurs et celles des dettes fiscales et sociales.
EN ATTENTE CAPTURE THAMI – lettre de mission
EN ATTENTE CAPTURE THAMI – programme de travail
Créer ou modifier les comptes dont vous avez besoin
Lors de l’import des balances antérieurs les comptes sont crées automatiquement dans le plan comptable du dossier.
Vous avez la possibilité de modifier, de supprimer ou de changer de famille de cycle pour chaque compte. Vous avez la possibilité de modifier le libellé le numéro de compte et même sa position que ça soit en débit ou en crédit
Importez les balances des exercices antérieurs
RJ-EXPERT vous propose d’établir une première hypothèse de prévisions à partir des éléments des trois derniers exercices moyennant une analyse poste par poste.
Après avoir choisi le nombre d’exercices précédents que vous souhaitez intégrer, il vous suffit d’importer les balances correspondantes à chaque année N-1, N-2 et N-3.
Importez les balances mensuelles
Dans le cadre du suivi de vos dossiers vous serait amené à réaliser un suivi mensuel de la situation de l’entreprise en RJ.
L’application permet d’importer les balances mensuelles concernant la période d’observation pour préparer les situations comptables.
Historique des balances importées
L’ensemble des balances importées, sont accessibles dans le menu balance – liste des balances.
Elles sont classées par type de balance et par date d’import.
Vous pouvez accéder au détail de chaque balance à partir de la fonction détails afin de vérifier les données de votre balance.
6.2 Préparez la DCP de votre dossier
Saisie du passif
Une fois les balances fournisseurs, salaires et organismes sociaux importées, complétez l’état du passif avec les autres éléments qui ne peuvent pas être importer à partir de votre logiciel comptable, en les saisissant directement dans l’application, menu Passif puis saisie manuelle du passif.
Vous choisissez la rubrique du passif à laquelle vous souhaiter affecter chaque élément saisi.
Dans le menu passif puis ventilation du passif.
Etat du passif
Une fois votre saisie du passif terminée, vous accédez à la l’Etat du passif afin de compléter votre DCP, validez ces éléments dans le menu passif puis Etat du passif.
Ventilation du passif
Cette fonctionnalité accessible dans le menu passif permet d’affecter à chaque créance saisie ou importée la rubrique du passif qui convient
Complétez et éditer votre DCP
La DCP est déjà prérempli à l’aide des éléments concernant le dossier à partir des informations saisies lors de la création du dossier, mais aussi avec les éléments du passif importés et saisie.
Il vous convient de compléter les champs non remplis, validez et éditer votre DCP à partir de l’application.
6.3 Prise de connaissance du dossier
Préparez les questionnaires de prise de connaissance
Les deux questionnaires proposés dans le cadre de cette application vise à mieux appréhender les risques liés à cette mission, confirmer des connaissances que vous avez déjà ou apporter des réponses complémentaires pour une meilleur connaissance du dossier.
Le questionnaire dirigeant
RJ-EXPERT propose un questionnaire (utilisant la technologie GOOGLE FORMS) relatif à la situation du dirigeant l’entreprise en RJ afin d’évaluer à la fois les conditions de stress de fatigue et d’inquiétude qu’il connait et comment il peut redresser la situation. Plusieurs éléments rentrent en ligne de compte.
Complétez ce questionnaire à partir du menu Mission
Le questionnaire entreprise
Le questionnaire entreprise porte principalement sur la connaissance des forces et faiblesses, le secteur d’activité et le positionnement de l’entreprise dans son marché, les potentialités de développement qui s’offre à elle.
Il permet également de dresser un profil de votre dossier, afin de comprendre les origines et les causes de la situation actuelle.
6.4 Préparez vos rapports
L’application RJ-EXPERT propose une fonction inédite, « notes ajoutées au rapport », cette fonctionnalité est accessible à tout moment sur la bande horizontale supérieure de l’application et vous permet de rajouter instantanément des notes pour alimenter vos différents rapports lors de votre mission.
Il vous suffit de choisir quel type de rapport vous souhaitez alimenter.
Vous pouvez également joindre un document ou une image a cette note afin d’argumenter votre commentaire.
L’ensemble de ces notes sont classés et répertoriées dans le menu dossier puis Notes vous pouvez les modifier ou les reclasser à tout moment.
7 Etablissez votre prévisionnel de départ
RJ-EXPERT permet d’établir un prévisionnel d’exploitation complet par cycle avec jusqu’à trois scenarios différents en tenant compte d’une ventilation par activités selon les besoins de votre dossier, et une première proposition de plan de continuation issue de ce prévisionnel.
7.1 Hypothèses de prévisions par cycle
L’application RJ-EXPERT propose une première hypothèse par défaut calculer automatiquement selon un procédé inédit (analyse des éléments antérieurs)
Pour chaque cycle de l’exploitation traduisez les choix stratégiques définit au préalable, en indiquant le taux d’évolution (augmentation ou baisse par rapport à l’hypothèse par défaut) de chaque poste dans le cycle concerné.
Les taux d’évolution peuvent être indiqué par poste ou par famille ou par cycle.
Répétez l’opération pour chaque cycle et pour chaque hypothèse, vous pouvez réaliser cette opération simultanément pour les deux hypothèses H2 et H3.
7.2 Ventilation par activité
Une fois les hypothèses de prévisions posées et chiffrées il convient d’affecter à chacune des activités principales, définies préalablement lors de la création de votre dossiers le montant de chaque poste qui lui correspond.
Accédez à cette opération à partir du menu prévisionnel d’exploitation puis ventilation.
7.3 Comparatif des hypothèses
Afin de pouvoir choisir la stratégie la mieux adaptée et le scenario le plus approprié à chaque dossier, RJ-EXPERT propose un comparatif des hypothèses précédemment mise en place.
Ce comparatif est accessible dans le menu Prévisionnel d’exploitation puis Comparatif des hypothèses
Une fois l’hypothèse de prévision la plus appropriée choisi, il convient de la sélectionner et de la valider pour la suite des travaux.
Réalisez cette opération dans le menu « suivi d’exploitation » puis « hypothèse retenue »
7.4 Compte de résultat prévisionnel
RJ-EXPERT permet d’établir un compte de résultat d’exploitation prévisionnel pour la période d’observation mais également un compte de résultat pour les 5, 7 ou 10 années prochaines afin de mieux envisager les possibilités de cash-flows et les capacités d’apurement du passif.
Le compte de résultat prévisionnel peut être afficher selon le type d’hypothèse de prévisions sélectionnées dans le menu mais aussi ventilé par activité et par mois. Avec un cumul mensuel et un cumul de la période sélectionnée
Dans le menu taux de progression il convient de renseigner les évolutions des éléments prévisionnels sur la période choisit.
Le compte de résultat prévisionnel N+ est calcul en fonction de l’hypothèse choisi et des taux d’évolution annuels.
7.5 Plan de continuation prévisionnel
Tableau de financement prévisionnel
Complétez le tableau de financement prévisionnel selon les éléments dont vous disposez. RJ- EXPERT vous propose l’ensemble des rubriques composant le tableau de financement il vous convient de rajouter le libellé exact du poste de ressources ou des emplois le montant et l’année correspondant
Générez le tableau de financement de la période
7.5.1.1 Trésorerie de départRenseignez la trésorerie de départ à la date d’ouverture de la procédure de RJ
7.5.1.2 Le tableau de financement
Une fois l’ensemble des emplois et ressources renseigner dans la saisie manuelle du tableau de financement, générez le tableau de la période avant de préparer votre plan de continuation.
Les ressources annuelles dégagées vous permettent de mieux appréhender les possibilités d’apurement du passif et par conséquent ajuster votre simulateur d’apurement.
7.5.1.3 Le simulateur d’apurement du passif
8 Réalisez le suivi mensuel
8.1 Préparez votre rapport d ’ouverture de procédure
RJ-EXPERT propose, afin de finaliser le travail de cette partie de formaliser l’ensemble des travaux sous forme d’un rapport destiné à soutenir la démarche du chef d’entreprise dans sa demande d’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire.
Choisissez les rubriques que vous souhaitez intégrer dans votre rapport d’ouverture ? ajoutez les notes que vous avez préalablement rédiger.
9 Suivi Mensuel d’Exploitation
Réalisez un suivi mensuel de vos dossiers RJ directement sur l’application, on passant par les imports mensuels des balances périodiques et en opérant les retraitements comptables nécessaires.
9.1 Réalisez les retraitements comptables
Pour chaque période souhaitez choisissez le mois sur auquel vous devez arrêter la situation comptable de vos dossiers RJ.
Dans le menu « retraitements Par cycle » effectuer les retraitements souhaités pour chaque cycle.
Les retraitements mensuels permettent de tenir comptes des travaux de clôture (dotations, provisions, factures à établir, avoir à recevoir, etc…), pour la période concernée sans affecter pour autant la comptabilité courante du dossier.
Vous pouvez à chaque instant commenter l’ensemble de vos travaux en ajoutant des notes que vous classez dans le rapport périodique de vos travaux.
9.2 Compte de résultat mensuel
Pour chaque cycle et pour chacune des activités de votre dossier vous pouvez réaliser une analyse des performances de l’entreprise en RJ.
Comparez les réalisations, issue de la comptabilité et de vos travaux sur la période concernée, aux prévisions de départ.
RJ-EXPERT permet de déterminer les écarts sur réalisation pour chaque activité et pour l’ensemble des activités cumulées de l’entreprise pour la période que vous souhaitez.
9.3 Compte de résultat cumulé
Dans le cadre du suivi mensuel, le compte de résultat cumulé permet de prendre en compte à la fois les réalisations pendant la période d’observation, et les prévision à venir. Il actualise ainsi les résultats escompté à l’issue de la période d’observation et vous permet de mieux anticiper la proposition du plan de continuation.
10 Infos sectorielles
10.1 Patch sectoriel
Chargez et suivez les évolutions des chiffres par secteur d’activité de votre dossier.
Les infos par secteur d’activité en fonction du Siret de chaque dossier, sont chargés à partir du webservices INSEE et préparer pour vous apporter une information précise mis à jour une fois par an.
11 Astuces
11.1 Partage d’écran
L’application offre la possibilité de travailler sur le même dossier mais sur des fonctionnalités différentes.
Vous pouvez consulter les informations que vous avez déjà saisie sur une page par exemple pendant que vous remplissez un tableau sur une autre page il suffit d’ouvrir les deux pages sur deux onglets différents de votre navigateur. Actualisez vous deux pages une fois les modifications terminées.
Sélectionner le menu que vous souhaitez ouvrir clic droit sur votre souris, puis ouvrir dans un nouvel onglet.
