MINISTERE DU DEVELOPPEMENT INDUSTRIEL, DU COMMERCE, DE L’ARTISANAT ET DES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES
---
SECRETARIAT GENERAL
BURKINA FASO
Unité – Progrès – Justice
Guide d’utilisation de la plateforme de dialogue
public / privé
Administration
TABLE DES MATIERES
Introduction ... 3
Accès à l’application ... 4
Fonctionnalités de l’application ... 5
Quelques parametrages avant de commencer ... 5
L’onglet préoccupations ... 9
L’onglet recommandations ... 11
L’onglet identification ... 16
L’onglet inscription ... 16
L’onglet évènements ... 17
L’onglet Invitation ... 19
Impression des badges ... 22
Conclusion ... 25
INTRODUCTION
La plateforme digitale de dialogue public privé a été conçue dans le but de dynamiser davantage le « Cadre de concertation et d’Orientation pour le Dialogue Etat/Secteur Privé (CODESP) » en permettant aux acteurs du secteur privé de soumettre leurs inscriptions en ligne pour participer aux rencontres du CODESP ainsi que leurs recommandations et propositions de solutions. Le présent guide a été élaboré en vue d’aider les personnes désignées dans les administrations pour gérer les inscriptions et le traitement des préoccupations soumises.
ACCES A L’APPLICATION
Pour accéder à la plateforme du CODESP, il suffit de suivre le lien suivant :
https://codesp.bf/plateforme.
Il qui vous mène sur la page d’authentification.Vous ne pouvez vous authentifier qu’au moyen de votre adresse e-mail et de votre mot de passe. Une fois authentifié, l’accès à CODESP vous est autorisé selon le « rôle CODESP » que votre gestionnaire de sécurité vous a attribué.
FONCTIONNALITES DE L’APPLICATION
Une fois que vous êtes connecté, la première interface se présentant à vous est le tableau de bord.
La zone encadrée dans la figure ci-dessous regroupe les différents onglets de la page d’accueil, utilisables selon la tâche que vous désirez effectuer si toutefois les accès vous ont été préalablement donnés. L’utilisation de chaque onglet est expliquée dans les lignes qui suivent.
Pour les besoins de ce guide, le compte utilisé est un compte administrateur donnant la possibilité d’accéder à tous les onglets.
QUELQUES PARAMETRAGES AVANT DE COMMENCER
Dans l’onglet « paramètres » à l’extrême droite du menu, se trouvent les sous menus
« structure » et « secteurs d’activités » comme illustrés dans la figure ci-dessous, dans la zone encadrée en couleur rouge :
➢ Le sous menu structures
Ce sous menu vous affiche la liste des structures qui ont été créées et vous permet de créer de nouvelles structures auxquelles seront affectées le traitement des recommandations, ainsi que les points focaux qui leur sont associés.
Pour créer une nouvelle structure, vous devez remplir les zones de saisies situées en haut de l’écran, puis cliquer sur le bouton créer (voir l’illustration ci-dessous).
Une fois que vous cliquez sur créer, vous recevrez alors un message (en vert) vous affirmant que votre structure a été enregistré, et elle ira se loger dans la liste située en dessous des zones de saisies. Voici dans la figure ci-dessous la structure que nous venons de créer.
Vous devrez à présent lui attribuer un point focal. Pour le faire vous devrez cliquer sur le bouton d’affichage des détails de la structure (voir l’image ci-dessous)
Sur l’interface suivante, cliquer sur l’onglet « points focaux »
Une fois l’onglet point focaux sélectionné, il apparaît une nouvelle interface affichant la liste des points focaux créés et donnant aussi la possibilité d’en créer de nouveaux. Voir l’illustration ci- dessous.
En cliquant sur le bouton de validation après avoir rempli les zones de saisies, un nouveau point focal sera créé. Voyons notre nouveau point focal que nous venons de créer sur la figure suivante.
Le bouton rouge symbolisé par une corbeille, en face du point focal permet de le supprimer.
➢ Le sous menu secteur d’activités
Comme dans les menus précédents, vous y trouverez des zones de saisies à remplir pour créer un nouveau secteur d’activités ainsi que la liste des secteurs d’activités créés.
L’ONGLET PREOCCUPATIONS
Si nous déroulons cet onglet, nous avons deux sous-onglets à savoir :
➢ Liste des préoccupations
Ce sous-onglet présente un tableau qui contient toutes les préoccupations soumises par les internautes (figure 4). Et à ce niveau, nous avons :
• une colonne Statut qui présente deux options pour une préoccupation : - en attente (non validée ou non transférée) ;
- traitée (validée ou transférée).
• une colonne Actions qui nous présente quatre (04) options pour une préoccupation : - Répondre à l’intéressé (en bleu) : ce bouton permettra de répondre
directement à l’intéressé suite à sa préoccupation évoquée ;
- Transférer (en vert) : il permet de reformuler en recommandation, la préoccupation. Après chaque transfert, vous aurez un message vous informant du succès du transfert ;
- Modifier (en orange) : il permet d’apporter une modification à une préoccupation ;
- Supprimer (en rouge) : celui-là supprimera définitivement la préoccupation.
➢ Soumissionnaires
Cet onglet permet de présenter un tableau contenant les auteurs ayant soumis une préoccupation ainsi que leur structure d’appartenance et le nombre de préoccupations soumises par chaque auteur (figure 5).
L’ONGLET RECOMMANDATIONS
Pour cet onglet, nous avons trois (03) sous-onglets à savoir :
➢ Le sous onglet : « Liste des recommandations »
Il vous présente une liste de toutes les soumissions qui ont été reformulées en recommandation à partir de l’onglet des préoccupations.
Trois options sont possibles pour une recommandation : o Détails
Ce bouton nous donne en même temps, après un clic, les détails de larecommandation concernée. Ce même bouton nous donne deux (02) autres options :
▪ Activité
Ce bouton nous affiche toutes les activités ayant un rapport avec la recommandation concernée.
Trois actions sont possibles : modifier l’activité, voir les mises en œuvre de l’activité, valider
l’activité et supprimer l’activité. A ce niveau, vous avez aussi à votre droite un bouton en bleu « ajouter » qui permet de créer une activité pour la même recommandation grâce à un formulaire dont tous les champs doivent être renseignés (libellé, structure responsable, cible, coût, indicateur, échéance et commentaire) avant la validation avec le bouton sauvegarder.
Vous pourrez retrouver votre activité nouvellement créée toujours avec le bouton activité de Détail.
▪ Structure
Cet onglet nous donne la possibilité de faire le choix du chef de file (bouton déroulant encadré en bleu) tout en validant par le bouton ajouter. Vous ne pourrez choisir qu’un seul chef de file. Et tout juste à droite, vous pourriez choisir les structures qui feront office de partenaires pour cette recommandation.
➢ Rendre privée /publique la recommandation
Cette option vous permet de rendre visible la recommandation aux internautes afin que ceux-ci puissent suivre sa mise en œuvre. Elle permet aussi de cacher une recommandation qui avait été rendue visible.
➢ Supprimer la recommandation
Cette option permet tout simplement de supprimer une recommandation.
➢ Le sous onglet « Nouveau »
C’est ici que vous avez la possibilité de créer une recommandation en interne. Pour ce sous-onglet, un formulaire est mis à votre disposition avec différents champs (figure 10). Vous terminerez avec le bouton Enregistrer pour valider la création de votre recommandation. Les champs chef de file et structures concernées sont des listes déroulantes.
➢ Le sous onglet « Importer »
Ici, vous avez la possibilité d’importer les recommandations issues des rencontres vers la base de données. Il est recommandé de commencer par télécharger le modèle de matrice se trouvant sur l’application afin qu’après son remplissage, vous puissiez l’importer sur la plateforme tout en bénéficiant d’une bonne compatibilité entre le fichier importé et la plateforme.
Le chargement du fichier Excel rempli se fera par un glisser-déposer puis vous terminerez par le bouton charger en vert pour valider l’enregistrement de votre rapport.
L’ONGLET IDENTIFICATION
Avant d’aborder le contenu de cet onglet, il est important de rappeler que suite au lancement de la plateforme, des liens sont envoyés aux faîtières afin qu’elles puissent créer des comptes sur lesquels les inscriptions seront gérées.
L’onglet d’identification permet de valider les inscriptions des faîtières sur la plateforme.
Comme vous pourrez le voir dans la figure ci-dessous, le sous menu des Faîtières « en attente » vous affiche celles qui se sont inscrites et sont en attente de validation. Elles sont affichées avec en face d’elles le statut « en attente ».
Les boutons numérotés en rouge signifient : 1. Refuser l’inscription d’une faîtière 2. Accepter l’inscription d’une faîtière 3. Supprimer l’inscription de la liste
Le second sous menu de l’onglet identification (traité) vous affiche la liste des traitement effectués. Vous y verrez si une faîtière a été acceptée ou refusée.
L’ONGLET INSCRIPTION
Cet onglet contient deux sous menus vous permettant d’inscrire des faîtières et des organisateurs.
Suivant les principes des précédentes interfaces, vous aurez les listes des faîtières ou organisateurs existants ainsi que la possibilité d’en créer de nouveaux.
Ci-dessus, vous avez la liste des organisateurs ainsi que le bouton d’ajout de nouveaux organisateurs :
Ci-dessus se présente la liste des faîtières ainsi que le bouton d’ajout de nouvelles faîtières
L’ONGLET EVENEMENTS
Cet onglet permet de créer des rencontres et de leur attribuer des thèmes et des sous thèmes.
Tout d’abord, dans le sous menu « Rencontre », vous aurez l’interface listant les rencontres créées et vous donnant la possibilité d’en créer de nouvelles.
Lorsque vous cliquerez sur « ajouter » vous accèderez à un formulaire vous donnant la possibilité de saisir les informations relatives à la rencontre, telles que son titre, le type de rencontre (nationale, sectorielle ou régionale), la date de début de la rencontre et sa date de fin, les dates de début et de fin des inscriptions, etc.
Une fois votre évènement créé, vous pouvez lui attribuer un thème et des sous thèmes. Pour le faire, vous devez vous rendre dans le sous menu « Thème » afin d’accéder à l’interface de création et de consultation des thèmes et sous thèmes.
L’ONGLET INVITATION
Cet onglet vous permettra de sélectionner vos invités, de rédiger des modèles de lettres d’invitations puis de les envoyer à vos invités.
Le premier onglet à ouvrir sous l’onglet invitation est « Liste ». La figure ci-dessous vous donnera les instructions à suivre pour créer une liste d’invités.
La liste créée ira se loger dans la zone de droite. Vous pourrez l’exploiter un peu plus tard, dans un autre sous menu.
Pour le moment, nous verrons comment créer des modèles de lettres d’invitations à envoyer à vos listes d’invités.
Dans le Sous menu « modèle de mail », vous pouvez voir la liste des modèle créés et aussi créer de nouveaux modèles. (Voir image ci-dessous)
Si vous cliquez sur le bouton nouveau, situé en haut à droite de l’interface ci-dessus illustrée, vous ouvrirez un éditeur de texte vous permettant de saisir le titre et le contenu de votre invitation (voir illustration ci-dessous).
Une fois votre saisie terminée, vous pourrez cliquer sur le bouton « enregistrer » situé en bas à droite afin d’enregistrer le modèle d’invitation que vous aurez nouvellement créé.
Le sous menu suivant à ouvrir est « Liste des invitations »
Vous y trouverez une liste d’invitations créées. Vous y verrez celles qui ont été envoyées et celles qui sont en attente d’être envoyées. Vous pourrez aussi en préparer de nouvelles en cliquant sur le bouton « ajouter » en haut à droite de l’écran.
Si vous cliquez sur le bouton Ajouter, vous suivrez un processus de création d’invitation en trois étapes. C’est ici que certaines de vos précédentes actions seront utiles car vous aller associer plusieurs éléments pour en faire une invitation adressée à votre liste d’invités.
• Etape 1 : Choisir un évènement et un modèle de lettre d’invitation puis cliquer sur
« suivant »
• Etape 2 : Renseigner les informations demandées
• Etape 3 : Résumé de l’invitation avant l’envoi
Une fois l’invitation envoyée, les destinataires la recevront. Ils pourront ouvrir leur compte et soumettre leurs préoccupations pour la rencontre prévue ainsi que la liste de leurs participants.
Si vous avez décoché la case d’envois des invitations, et que vous cliquez sur enregistrer, les faîtières ne recevront pas les lettres d’invitations. Il faudra les informer au travers d’un courrier physique ou par tout autre moyen qu’ils doivent accéder à leur compte pour soumettre leurs préoccupations et leur liste de participants pour la rencontre.
IMPRESSION DES BADGES
Une fois l’invitation envoyée, vous pouvez consulter les actions effectuées par la faîtière sur cette invitation, et à terme imprimer les badges des participants inscrits par la Faîtière.
Pour le faire, vous devez vous rendre dans le menu évènement puis cliquer sur le sous menu « rencontre ». Dans l’interface du menu rencontre, à l’extrême droite, cliquer sur le bouton vous permettant de voir les détails de la rencontre. Voir l’illustration ci-dessous.
La figure ci-dessus, illustre un badge qui a été généré.
CONCLUSION
Ce guide d’administration de l’application de gestion du dialogue Etat / Secteur Publique se veut être un outil d’aide à la gestion de ladite application. Nous saluons par la même occasion l’initiative prise de concevoir une telle application pour redynamiser le CODESP.
