analyse
des donnes
Dans un logiciel ERP, les informations sont enregistrées dans des banques de don- nées, dont le but est de permettre des transactions sûres et rapides. Cette tenue des données optimisée a l’inconvénient de ne permettre que difficilement des extraits dynamiques et pluridimensionnels, tels qu’on les obtient normalement avec des outils “Business Intelligence” (BI). Jusqu’à présent, les données devaient être ex- portées du logiciel de gestion et ensuite importées puis préparées dans une solution BI, afin de pouvoir être traitées comme souhaité. Le processus de transformation des données nécessitait en règle générale beaucoup de temps et un savoir-faire spécifique, avec les coûts conséquents. Les utilisateurs des programmes se sentant souvent dépassés par la complexité de la plupart des systèmes BI, les données furent rarement utilisées dans la pratique pour la planification et l’optimisation des proces- sus de gestion. Grâce à l’intégration dès la version 2007 du nouveau programme
BI pour analyses de données
Dans les outils courants de BI comme par exemple les Excel-Pivot Tables, QlickView, Dynasight, Cognos, Corporate Planning ou Palo, on peut déterminer ou traiter les axes à volonté ou se rendre à un niveau plus détaillé selon la devise “slice and dice”.
Cette dernière possibilité décrit de façon pertinente les principes d’exploitation des données OLAP conviviales pour l’utilisa- teur, car le résultat analysé peut de façon aisée être limité ou étendu (slice = coupe), renversé ou retourné (dice = cube).
Business Intelligence
Business Intelligence (BI) définit la collec- te et l’exploitation d’informations par des entreprises, afin de définir les relations du marché et leur position par rapport aux concurrents. BI sert donc à fournir de meilleures informations dans les plus brefs délais. Si elles sont exploitées cor- rectement, elles permettent à une entre- prise de prendre ses décisions à temps, en fonction de faits connus.
Vous trouverez plus d’informations sur http://fr.wikipedia.org/wiki/Business_
Intelligence
“Gestion de l’information” dans les nom- breuses applications d’ABACUS, les don- nées ERP peuvent également être enre- gistrées dans ce que l’on appelle des cubes de données. Il est ainsi possible d’extraire et de représenter les données directement, de façon interactive en les reliant entre elles. Ceci permet une analyse plus appro- fondie, permettant de déceler de nouvelles relations et de mesurer l’efficience des pro- cessus de gestion. Ainsi, il est possible d’évaluer et d’afficher des informations de divers secteurs, sous forme condensée et adaptée au client comme par exemple sous forme d’Indicateurs Key Performance de tous les départements de l’entreprise. Le management obtient de la sorte des infor- mations fiables, qui lui sont utiles pour la prise de décision ou la planification de stratégie, quels que soient le département ou la taille de l’entreprise. La simplification du contrôle de gestion obtenue n’est pas non plus à négliger.
D es informations précieuses pour les entreprises peuvent dorénavant être extraites des données du logiciel ABACUS au moyen du nouveau module “Gestion de l’information”. Les outils d’exploitation et d’analyse sont intégrés dans l’environnement standard de la version 2007 et permettent la création de rapports et d’analyses de données. Ces données peuvent également faire l’objet d’un traitement graphique grâce à Excel.
Analyse de données avec le logiciel ABACUS Business Intelligence incluse
Business Intelligence ABACUS
Intelligen
Exemple: analyse de chiffres d’affaires de vente
Si des chiffres d’affaires sont enregistrés dans un “cube”, ils peuvent être répartis selon les dimensions clients, trimestres, ar- ticles ou années. Les dimensions “clients”
et “articles” sont construites selon la clas- sification. Le trimestre est réparti sur cha- cun des mois et ces derniers sur chacun des jours de vente. Le trimestre et l’année représentant des dimensions séparées, il est possible d’afficher plusieurs années côte-à-côte.
Grâce à l’extrait il est possible de mettre immédiatement en évidence quel groupe d’articles a été acheté par les clients de St. Gall et au cours de quel trimestre d’une année. Il est possible de modifier la granu- larité des informations selon ses besoins.
L’utilisateur peut par simples clics de souris naviguer dans la structure prédéfinie, com- primer des données ou les afficher en détail, ainsi que grouper et consolider les données allant ensemble.
Si l’on souhaite les valeurs des articles plu- tôt que celles des groupes de produits, il est possible d’ouvrir les éléments subor- donnés par double-clic. Les montants af- fichés sont ainsi automatiquement recalcu- lés et totalisés.
Si les mêmes chiffres sont souhaités pour un client précis, il suffit de cliquer sur le bouton “Clients” et de choisir le client cor- respondant.
Si l’on souhaite savoir quel article a été vendu à quel client, on peut rapidement insérer le champ “Clients” dans le tableau, ce qui remplace la vue trimestrielle par celle du client.
Navigation aisée par clics de souris dans le visualiseur de données de Palo
Les chiffres comprimés peuvent de suite être justifiés au moyen de leurs détails
Analyse analogue pour un client défini
Cette analyse est définie au moyen des deux axes articles et clients, pour lesquels le degré de détail peut être modifié selon les besoins
ABACUSBusiness Intelligence
ce
Module ABACUS
“Gestion de l’information”
Jusqu’à présent, il était difficile d’accéder aux données, par exemple de la Compta- bilité financière ABACUS, avec des outils d’exploitation externes. La raison était que les données financières étaient sauvegar- dées de façon optimale pour un usage interne, ce qui rendait une exploitation externe difficile.
Des processus de transformation supplé- mentaires ont été implémentés à la version actuelle d’ABACUS, ce qui permet de mettre les informations ERP dans une forme adaptée aux évaluations BI. Il est ainsi possible d’obtenir immédiatement, simplement et de façon efficiente, avec Excel ou des outils BI spécialisés, des ex- traits à plusieurs dimensions.
ABACUS a intégré un outil BI dans son logiciel, afin que ses utilisateurs puissent faire eux-mêmes ces extraits. Il s’agit du produit OpenSource Palo de l’entreprise Jedox. Palo se caractérise avant tout par son intégration à Excel.
Les compléments apportés par le nouveau module ABACUS “Gestion de l’informa- tion” ont permis de répondre au souhait de nombreuses PME, à savoir de pouvoir exploiter les données facilement, rapide- ment et de façon dynamique. Ces nou- velles possibilités sont disponibles depuis la version 2007 et seront simultanément rétroportées sur la version 2006.
Données de la comptabilité financière Le module “Gestion de l’information” offre la possibilité d’exporter les journaux de saisie de plusieurs années dans une table spéciale WFB, sur laquelle on pourra en- suite accéder au moyen d’un outil BI. La table classe chaque enregistrement en débit et en crédit et enregistre la TVA séparément. Ainsi, un maximum de 4 enre-
l’élément de classification des comptes
“Caisse” tous les éléments parents, tels que les ID et les désignations de tous les niveaux, sont également enregistrés. Il est alors possible d’établir à nouveau l’arbo- rescence dans un outil externe ou d’ex- traire les données dans un rapport selon l’ordre de classification. L’enregistrement se fait dans toutes les langues utilisées et avec les deuxièmes désignation et numéro, ce qui est particulièrement important pour la classification.
Des champs supplémentaires, importants pour des extraits futurs comme par exem- ple les données de classification avec dési- gnation de chaque compte, chaque section de frais et chaque projet, sont également fournis dans ce fichier WFB. Il est égale- ment possible d’exporter dans cette table WFB des paiements débiteurs et créan- ciers, ainsi que des factures avec numéro de document, à des fins d’analyse de don- nées plus poussée.
Données de classification
Avec les tables de classification normales des divers programmes ABACUS, elles aussi alignées sur les transactions, il est particulièrement difficile de préparer avec un outil externe des extraits dans l’ordre de leur classification. Grâce à la nouvelle
La table WFB, optimisée pour les analyses avec des outils BI, est créée à partir des tables ABACUS contenant les écritures Cofi
Enregistrement exporté dans la table WFB
D’ABACUS à Business Intelligence Pour exporter des données d’une table ABACUS vers un outil BI, il existe plusieurs solutions. Il est toujours possible d’accéder directement aux tables via ODBC. Mais il pourrait également être judicieux de créer un rapport AbaView et de l’enregistrer
Excel Pivot-Table ou outils OLAP. Dans la
“Gestion de l’information”, l’AbaView- Cubebuilder, permettant un transfert direct des données depuis le logiciel ABACUS vers Palo, est une alternative à l’AbaView- Exporter. Il sélectionne les données du rapport AbaView créé, pour ensuite les structurer, les classer et si nécessaire les compter pour constituer ensuite un cube de données. L’utilisateur ne doit pour cela que sélectionner les dimensions et valeurs souhaitées et donner un nom à ce cube.
Cube de données
Des cubes de données, aussi appelés Cubes, sont composés de données OLAP.
Elles ont été comprimées et structurées lors de l’exportation. Un Cube est con- struit de telle sorte qu’un outil OLAP puisse y accéder et afficher les données contenues le plus rapidement possible.
Un Cube - par la suite aussi les axes des tables - est composé de plusieurs dimen- sions, qui à leur tour sont composées de plusieurs éléments. Les valeurs d’un Cube sont appelées mesures. Les Cubes sont souvent utilisés pour l’analyse de don- nées d’entreprise comme par exemple le chiffre d’affaires, les états de stock et les ventes. Les dimensions qui sont impor- tantes dans ce cas sont la période, la filiale, le vendeur et le produit. Plus simplement, chaque dimension repré- sente une perspective déterminée des faits, comme le chiffre d’affaires ou le gain. Le Cube représente donc les don- nées telles que le chiffre d’affaires, les états de stock et les ventes en fonction des dimensions période, projet, filiale, vendeur, produit etc.
Informations sous:
http://fr.wikipedia.org/wiki/Hypercube_O LAP
comme nouvelle table. Ceci est particuliè- rement conseillé si plusieurs tables doivent être reliées entre elles, afin de ne pas subir de ralentissement lors d’un accès direct à la table nouvellement générée. Des tables créées récemment de la sorte peuvent être exploitées et analysées en conséquence via
Business Intelligence ABACUS
La table WHB est créée à partir des tables ABACUS contenant les données de classification. Elle permet de représenter et de recréer l’arborescence des données dans un outil BI.
Des cubes OLAP optimisés sont créés au moyen soit de l’AbaView-Exporter, soit du Cubebuilder, à partir de données ERP
Analyse des données avec Palo
Grâce à Palo, l’outil BI intégré, il est pos- sible d’utiliser Excel pour l’analyse des données ou pour la préparation sous forme d’un cockpit ou dashboard. Il est ainsi pos- sible de calculer avec les données expor- tées du logiciel ABACUS ou avec des don- nées Excel. Les avantages des possibilités graphiques et analytiques d’Excel, le pro- gramme le plus populaire pour le control- ling et la gestion d’entreprise dans le sec- teur des PME, peuvent entièrement être mis à profit. Des tableaux Excel existants peuvent également être utilisés, après quelques adaptations. De plus, il n’est pas nécessaire d’apprendre de nouveaux pro- grammes.
Le Cube-Viewer est une alternative à Excel pour l’affichage et l’analyse du cube de données. Il s’agit d’un client Palo, dans lequel on peut afficher et analyser de manière dynamique les données et leur structure. A partir de la version 2007, le
Cockpit ou dashboard
Un cockpit ou dashboard est en principe un masque prédéfini fixe, grâce auquel on a accès à des ratios déterminés. Les ratios y sont fixés indépendamment des données de travail, afin que les données puissent être indiquées en quantité vou- lue. Elles sont traitées selon la fonction du dashboard et par exemple éditées sous forme de ratio ou de type de repré- sentation défini.
Plus d’informations (en allemand) sous:
http://de.wikipedia.org/wiki/Kennzahlen- Cockpit
les données de différentes divisions à divers moments grâce aux ratios automa- tiquement calculés. Le client a ainsi une solution Controlling individuelle.
CubeViewer est disponible en standard dans le programme “Gestion de l’informa- tion”.
Exemples de cockpits
Dans le logiciel ABACUS, il existe déjà quelques exemples de cockpits Excel avec les cubes de données correspondants, au moyen desquels il est possible de créer ses propres dashboards. Ils montrent les possi- bilités qui existent pour l’analyse des don- nées et la façon de créer des évaluations dynamiques. Par exemple pour les modèles Excel des ratios COFI, les valeurs de l’an- née choisie sont décomptées et les divers ratios sont affichés en même temps.
L’affichage peut aussi se faire graphique- ment, comme le montre l’exemple.
Lors d’un changement d’année, les don- nées sont automatiquement réexportées du cube de données et l’affichage recal- culé. Ceci offre de nombreuses possibilités, car on peut en un temps réduit comparer ABACUSBusiness Intelligence
Business
incluse
Exemple d’un cockpit avec extrait par secteur
Une autre possibilité d’utilisation propose la comparaison de ratios des détails de secteurs de diverses années.
Prix indicatif de la Gestion de l’information
Version de base
avec Info-Cockpit et OLAP (2 mandants inclus) dès Fr. 2000.–
Prix Single-User hors TVA
Disponibilité
A partir de la version 2007
Questions concernant Business Intelligence
Pour de plus amples informations concer- nant la Gestion de l’information ABACUS, veuillez contacter:[email protected] Conclusion
Avec l’extension de la version 2007 il est dorénavant plus simple et avantageux d’analyser des données ABACUS au moyen d’outils BI. Les informations issues de la Comptabilité financière et les données de classification, qui jusqu’à présent ne pou- vaient être que difficilement analysées, sont maintenant disponibles pour des outils externes. Le traitement est ainsi par- ticulièrement simplifié. Grâce à l’intégra- tion de l’outil BI Palo dans le programme standard, chaque utilisateur peut immédia- tement créer des extraits OLAP et ses pro- pres cockpits. D’autres outils BI au choix peuvent être utilisés comme alternative à Palo, car il est possible d’accéder aux tables ABACUS via ODBC ou d’exporter via Aba-View-Export des données préparées en conséquence. •
6 ABACUS Research SA
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