SMart
NEGOCIER MON CONTRAT
www.smartbe.be
Quels frais prévoir ?
Si vous avez des frais durant votre prestation, vous pouvez demander à votre donneur d’ordre un remboursement. Les
défraiements, qui sont compris dans le montant à facturer, peuvent notamment couvrir les frais de déplacement, de logement et de nourriture, ainsi que d’autres frais occasionnés lors de l’exécution du contrat.
Déclarer vos Frais
Vous devez déclarer vos frais par type. Il faut donc prendre en compte séparément les frais de déplacement, de logement, de nourriture et les autres frais occasionnés lors de l’exécution de votre contrat. Pour chaque type de frais, vous avez deux manières de les déclarer. Soit vous les prouvez avec des pièces justificatives, soit vous déclarez un forfait.
Dans les deux cas, vous devez néanmoins pouvoir démontrer la réalité des dépenses.
Des conditions spécifiques doivent parfois être remplies pour obtenir le remboursement de certains type de frais. Par exemple, pour rembourser des frais de logement en Belgique, il faut que le lieu de travail soit éloigné de votre domicile et qu’un logement à l’extérieur soit nécessaire (ces conditions seront décrites en détail dans des bulles d’aide en ligne que vous retrouvez pendant l’encodage de vos frais). A la fin de votre encodage, une annexe au contrat mentionnera les frais que vous avez encodés et les conditions liées à ceux-ci. Cette annexe fait partie intégrante du contrat signé par vous et par votre donneur d’ordre.
• Frais réels justifiés
Pour vous faire rembourser les frais occasionnés durant votre contrat, il suffit de les prouver par une pièce justificative.
• Frais forfaitaires (justifiés ?)
Si vous ne pouvez obtenir un justificatif, utilisez les montants forfaitaires de référence proposés par SMartBe. Il s’agit de montants autorisés (forfaits admis par l’ONSS).
Ces frais doivent être liés à la prestation, correspondre à une réalité et pouvoir être expliqués.
Il s’agit toujours d’un montant maximum.
Déplacement en Belgique ou déplacement de Belgique vers l’étranger
0,3460 €/kilomètre si véhicule personnel 0,23 €/kilomètre si vélo
Logement en Belgique 35 €/nuit
y compris le repas du soir et le petit déjeuner
Repas en Belgique 7 €/jour
Repas et déplacement à l’étranger Forfait par jour en fonction du pays.
Autriche 80€
Allemagne 90€
France 85€
Luxembourg 100€
Pays-Bas 90€
Grande-Bretagne 80€
Espagne 80€
Italie 80€
> Consultez ici la liste de tous les pays
Plus d’infos ? Contactez l’équipe des conseillers régionaux.
• Démontrer la réalité des frais
Les frais ne sont pas considérés comme de la rémunération, ils sont donc logiquement exonérés d’impôts et de cotisations sociales. Toutefois, ils se retrouvent sur votre fiche fiscale et peuvent faire l’objet d’un contrôle. La justification d’un forfait est crédible lorsque vous pouvez démontrer la réalité des dépenses, qu’elles sont effectuées dans le cadre d’un contrat et que vous remplissez les conditions d’utilisation du forfait. Si ce n’est pas le cas, les frais peuvent être requalifiés comme rémunération déguisée et donc imposés. Le montant fixé engage votre responsabilité. Il est important de pouvoir le justifier.
ANNEXES
Pays Montant
Afghanistan 50
Albania 40
Algeria 55
American Samoa 75
Andorra 95
Angola 105
Anguilla 105
Antigua 105
Argentina 70
Armenia 50
Aruba 105
Australia 90
Austria 80
Azerbaijan 45
Bahamas 105
Bahrain 105
Bangladesh 80
Barbados 105
Barbuda 85
Belarus 40
Belize 90
Benin 70
Bermuda 105
Bhutan 35
Bolivia 40
Bosnia-Herzegovina 45
Botswana 40
Brazil 75
Brunei 75
Bulgaria 45
Burkina Faso 55
Burundi 55
Frais
Retour ‘Quel frais à prévoir ?’
• Repas et déplacement à l’étranger (montants maximums par jour, en euros)
Pays Montant
Cambodia 65
Cameroon 70
Canada 85
Canary Islands 90
Cape Verde 45
Cayman Islands 65
Central African Rep. 55
Chad 70
Chili 75
China 95
China Macau 105
Colombia 40
Comoros 75
Congo 90
Congo, Democratic Rep. 100
Cook Islands 105
Costa Rica 75
Cote D’ivoire 70
Croatia 70
Cuba 40
Cyprus 65
Czech Republic 60
Denmark 105
Djibouti 90
Dominica 105
Dominican Republic 75
Ecuador 95
Egypt 45
El Salvador 60
Equatorial Guinea 80
Eritrea 65
Estonia 70
Ethiopia 50
P 1/4
Pays 90
Fiji 60
Finland 95
France 85
French Guiana 105
French Polynesia 105
Gabon 100
Gambia 45
Georgia 40
Germany 90
Ghana 65
Gibraltar 90
Greece 70
Greenland 105
Grenada 105
Guadeloupe 100
Guatemala 70
Guinea 55
Guinea-Bissau 45
Guyana 50
Haiti 55
Honduras 55
Hong Kong 105
Hungary 50
Iceland 105
India 30
Indonesia 77
Iran 55
Iraq 65
Ireland 80
Israel 105
Italy 80
Pays Montant
Jamaica 65
Japan 85
Jordan 75
Kazakhstan 40
Kenya 50
Korea, Dem. Rep. 55
Korea, Republic Of 105
Kosovo 70
Kuwait 75
Kyrgyzstan 30
Lao People’s Dem. Rep. 43
Latvia 90
Lebanon 95
Lesotho 30
Liberia 80
Libyan Arab Jamahiriya 35
Liechtenstein 105
Lithuania 80
Luxembourg 100
Macedonia 45
Madagascar 45
Malawi 30
Malaysia 45
Maldives 50
Mali 75
Malta 70
Marshall Islands 75
Martinique 100
Mauritanie 50
Mauritius 80
Mexico 35
Frais
ANNEXES
Frais
• Repas et déplacement à l’étranger (montants maximums par jour, en euros)
Pays Montant
Micronesia, Federal States Of 80
Moldova 30
Monaco 105
Mongolia 35
Montenegro 55
Montserrat 90
Morocco 65
Mozambique 30
Myanmar, Union Of 60
Namibia 45
Nauru 65
Nepal 55
Netherlands 90
Netherlands Antilles 105
New Caledonia 105
New Zealand 80
Nicaragua 45
Niger 60
Nigeria 50
Norway 105
Oman 95
Pakistan 50
Palau 80
Panama 65
Papua New Guinea 75
Paraguay 45
Peru 75
Philippines 70
Poland 45
Pays Montant
Portugal 50
Puerto Rico 90
Qatar 90
Reunion 100
Romania 65
Russian Federation 95
Rwanda 40
St. Kitts/Nevis 105
St. Lucia 105
St. Vincent 100
Samoa 55
San Marino 100
Soa Tome And Principe 75
Saudi Arabia 75
Senegal 75
Serbia 45
Seychelles 90
Sierra Leone 50
Singapore 105
Slovak Republic 75
Slovenia 65
Solomon Islands 65
Somalia 20
South Africa 40
South Sudan 100
Spain 80
Sri Lanka 65
Sudan 95
Suriname 60
Swaziland 45
Sweden 105
Switzerland 105
Retour ‘Quel frais à prévoir ?’ P 3/4
Frais
Pays Montant
Syrian Arab Republic
Taiwan 105
Tajikistan 25
Tanzania 50
Thailand 100
Timor Leste 65
Togo 75
Tokelau 10
Tonga 60
Trinidad/Tobago 85
Tunisia 45
Turkey 45
Turkmenistan 70
Turks And Caicos Islands 105
Tuvalu 45
Uganda 40
Pays Montant
Ukraine 35
United Arab Emirates 105
United Kingdom 80
United States 95
U.K. Virgin Islands
U.S. Virgin Islands 105
Uruguay 75
Uzbekistan 50
Vanuatu 105
Venezuela 105
Vietnam 70
Wallis Islands 90
West Bank And Gaza Strip 60
Yemen 50
Zambia 50
Zimbabwe 60
45
95
