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Livret d’accueil des collaborateurs
A"en%on !! Ce document est à personnaliser en fonc%on de l’organisa%on du cabinet.
Sommaire
Sommaire ...1
Présenta8on du cabinet ...3
Présenta*on générale du cabinet ...3
Organigramme ...3
Les locaux ...3
Accès des visiteurs ...3
Organisa8on informa8que et matérielle ...3
Au niveau du cabinet ...3
Courrier à envoyer ...4
Au niveau individuel ...4
Documenta*on ...5
La vie au cabinet ...5
Restaura*on, vie au quo*dien ...5
L’environnement de travail ...6
Téléphone portable personnel ...6
Le classement des dossiers du cabinet ...6
Les ou*ls d’aide à la produc*on ...6
Les plannings ...7
Suivi des temps ...8
Les ressources humaines ...8
Organisa*on du temps de travail ...8
Formalités ...9
Forma*on ...9
Les remboursements de transport ...10
Vous faites désormais par*e de notre cabinet. Nous vous souhaitons à la bienvenue !
Afin de faciliter votre intégra*on dans les meilleures condi*ons, nous meVons à votre disposi*on ce livret d’accueil. Il est à parcourir dès votre arrivée mais doit également vous accompagner au quo*dien.
Ce livret a pour objec*fs de vous fournir un maximum d’informa*ons tant sur l’organisa*on interne du cabinet que sur votre environnement de travail, ou encore les règles applicables au cabinet.
Bien entendu, son contenu est amené à vivre en fonc*on de l’évolu*on du cabinet. Un exemplaire papier vous est remis à votre arrivée.
Ce livret n’a pas voca*on à être exhaus*f mais il cons*tue un premier guide. Certains conseils prodigués dans ce livet vont vous paraître « basiques » voire inu*les tant ils sont évidents.
Bien entendu, si après lecture de ce livret, certaines ques*ons demeurent, nous sommes à votre disposi*on.
Votre avis nous intéresse !
Si des informa3ons vous semblent être u3les à ajouter ou si vous souhaitez apporter des améliora3ons ou des correc3ons sur certains aspects de ce livret, n’hésitez pas à nous en faire part en envoyant un mail à [email protected]
En complément de ce livret, le manuel d’organisa*on du cabinet est également à votre disposi*on et doit impéra*vement être lu au plus proche de votre arrivée.
Bonne lecture, bonne intégra*on et une nouvelle fois, bienvenue au sein de l’équipe !
3 Présenta8on du cabinet
Présenta8on générale du cabinet
Le cabinet CIDEC (Cabinet Interna*onal D’Audit, d’Exper*se comptable et de Conseils) est inscrit, dans le cadre de son ac*vité, à l'Ordre des Experts Comptables de Cote d'Ivoire (OEC-CI).
Notre cabinet a été créé en 2013 sous la forme juridique d'une société à responsabilité limitée (SARL).
Il compte actuellement 9 personnes. L'équipe du cabinet se compose de : - 1 expert-comptable
- 1 chef de mission - 6 collaborateurs - 1 assistante comptable.
Organigramme
Coller ici l’organigramme à jour du cabinet
Les locaux
Le cabinet CIDEC est situé à Abidjan, Plateau, Immeuble Le Taleb.
L’ensemble des bureaux est un espace non fumeur.
Accès des visiteurs
Nos bureaux sont accessibles au public du lundi au vendredi de 9 h à 18 h.
Ils sont fermés entre 12h30 et 13h30.
Organisa8on informa8que et matérielle
Au niveau du cabinet
Logiciels u8lisés
L’environnement de travail du cabinet est le suivant
■ Bureau*que :
■ Office 2007, Office 2010, Adobe
■ Produc*on :
■ SAARI Comptabilité,
Réseau
Au cabinet, tous les ordinateurs sont connectés au réseau (via le réseau filaire ou le wifi). Cependant il n’est pas encore possible d’accéder au serveur ou à l’ordinateur d’un collègue via ce réseau.
Chaque collaborateur travaille sur des fichiers sauvegardés sur son propre ordinateur.
Photocopieur
Un photocopieur scanner couleur est installé dans la salle prévue à cet effet.
Ce photocopieur sert également d’imprimante.
Il permet également de scanner les documents que vous pouvez récupérer sur votre ordinateur ou directement envoyer par mail.
Fax
Le fax du cabinet est situé à l’accueil. L’hôtesse d’accueil enregistre et scanne les fax arrivés puis les transmet aux des*nataires.
Pour vos envois de fax, pensez à u*liser le modèle (accessible via la plateforme unique)^. Vous aurez ainsi un courrier bien mis en page, avec toutes les men*ons u*les.
Fournitures administra8ves
L’hôtesse d’accueil est chargée des commandes de fournitures bureau. Chaque collaborateur doit lui transmeVre ses demandes et alrer son aVen*on lorsque l’on arrive en fin de stock.
Les fournitures bureau*ques, les enveloppes, rameVes de papier, blocs, papier à en-tête / suite…
sont à disposi*on de chaque collaborateur. Ces fournitures sont rangées dans des armoires et meubles à cet effet.
Il n’est pas inu*le de rappeler que l’usage à *tre personnel des fournitures de bureau mises à disposi*on est formellement interdit.
Courrier à envoyer
L’hôtesse d’accueil est chargée de l’affranchissement du courrier. Ce dernier doit être déposé au plus tard à 15h30 dans la banneVe prévue à cet effet pour un envoi le jour même.
Au niveau individuel
Ordinateur
Chaque collaborateur est équipé :
■ d’un ordinateur portable ;
■ d’un accès internet via la connexion Wi-Fi du Cabinet
■ de la suite de logiciels Microsos Office 2007 ou 2010
Sauvegarde des fichiers
A chaque fois que votre ordinateur est connecté à Internet, une applica*on lance la sauvegarde de votre dossier clients.
La sauvegarde est primordiale pour deux raisons :
■ En cas de plantage de votre ordinateur : on pourra ainsi récupérer tous vos fichiers de travail à la date de la dernière sauvegarde.
■ En cas d’absence, on pourra accéder à vos fichiers de travail directement à par*r de la dernière sauvegarde qui a été faite sur le réseau.
5 Les mails
Chaque collaborateur possède un compte u*lisateur et une adresse email
La messagerie professionnelle est consultable via internet en saisissant sur votre navigateur internet l’adresse e-mail suivante [email protected]
Documenta8on
Toute la documenta*on à disposi*on du cabinet est disponible :
■ Physiquement dans les locaux (éclatée en plusieurs bibliothèques)
■ Sur le serveur via les différentes bases référencées
■ Sur internet (tous les mots de passe u*les pour accéder à certains sites payants pour lesquels nous avons un abonnement, sont disponibles via la base « Mots de passe » sur le serveur).
La vie au cabinet
Restaura8on, vie au quo8dien
Restaura8on
Des livreurs et restaurateurs font parvenir leurs différents menus soit à l’accueil soit pars SMS à l’un des collaborateurs. Chaque membre du cabinet fait sa commande sur place afin d’être livré
directement dans les locaux du cabinet.
Cependant, lors de la pause rela*ve au déjeuner, un ou plusieurs collaborateurs peuvent se procurer la nourriture hors du cabinet.
Les repas sont pris, pour l’instant, dans les bureaux en aVendant la mise à disposi*on d’une salle (réfectoire).
Espace café / thé
Le cabinet met à disposi*on café et thé.
Afin de rester une zone conviviale et agréable, pensez à vider la réserve des capsules usagées quand elle est pleine et à remplir la réserve d’eau des machines quand elle est vide.
Par ailleurs, pensez à ne pas faire collec*on des tasses et pe*tes cuillères dans votre bureau !
Pharmacie
Une trousse de secours et des médicaments de base sont disponibles dans les toileVes.
Si vous êtes amenés à u*liser des informa*ons trouvées sur internet, pensez à bien valider ceVe informa*on avant de l’u*liser. Pour éviter le moindre souci de
« fraicheur » de l’informa*on u*lisez plutôt les sites « officiels » (.gouv.fr, grouperf.com…)
L’environnement de travail
Téléphone portable personnel
Si vous partagez un bureau avec d’autres personnes, pensez à meVre la sonnerie de votre téléphone personnel sur vibreur pour le bien être de vos collègues de bureau.
Le classement des dossiers du cabinet
Les dossiers de travail
Chaque classeur a son emplacement bien défini dans les armoires.
Seuls les dossiers N-1 et N sont conservés dans les armoires. Tous les autres dossiers sont archivés (généralement à la fin de la période fiscale).
Au moins une fois par an, les dossiers clients sont archivés.
Par8cularité des pièces à rendre aux clients
Lorsque les pièces du client sont récep*onnées au cabinet, elles sont classées dans la salle prévue à cet effet dans la par*e « pièces reçues ».
Après leur enregistrement, ces pièces doivent impéra*vement être à nouveau remises à leur place dans la chemise prévue à cet effet dans la par*e « pièces à rendre ».
Les ou8ls d’aide à la produc8on
Le cabinet a développé et acquis divers ou*ls afin de faciliter l’organisa*on et les travaux en comptabilité.
Vous devez donc en priorité u*liser les ou*ls existants plutôt que de préférer l’u*lisa*on d’ou*ls ou autres tableurs développés par vos soins.
Pour autant, si vous disposez d’ou*ls qui pourraient être u*les, n’hésitez pas à les partager (après valida*on par un responsable de dossier). Il faut éviter de réinventer l’eau chaude chaque ma*n…
Logiciel de produc8on comptable Vous devez nécessairement :
■ U*liser les assistants disponibles dans l’ou*l
■ Éditer les feuilles de travail de l’ou*l pour alimenter le dossier de révision
Lors de l’u*lisa*on des logiciels :
■ Si vous découvrez des ac*ons qui pourraient servir aux autres : partagez votre découverte en envoyant un mail détaillé par exemple !
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■ Si vous avez des difficultés à faire une ac*on ou si vous rencontrez un problème technique, demandez autour de vous ou contactez l’assistance à votre disposi*on. Ne perdez pas des heures à chercher !
La base de suivi des dossiers en exper8se comptable
Une base de suivi de l’avancement des dossiers en exper*se comptable est accessible via la plateforme informa*que.
CeVe base permet de suivre les échéances de vos dossiers par priorité (à venir, urgent, en retard). Elle doit être mise à jour dès qu’une tache est terminée.
Les nouveaux collaborateurs doivent être formés sur l’u*lisa*on de ceVe base par leur supérieur hiérarchique au plus proche de leur arrivée car elle cons*tue un réel ou*l de travail nécessaire à la bonne organisa*on et au suivi des dossiers.
Excel
Divers tableaux ont été créés sous Excel afin de faciliter les interven*ons sur les dossiers.
D’une manière générale, vous devez impéra*vement prévoir dans vos fichiers Excel des en-têtes/
pieds de page avec le nom du fichier et la date d’impression afin de toujours connaître la version du papier que vous avez entre les mains.
De même, si vous disposez de tableurs qui pourraient être u*les aux autres, n’hésitez pas à les partager (après valida*on par un responsable de dossier). Il faut éviter de réinventer l’eau chaude chaque ma*n…
Les plannings
Les plannings qui vous sont communiqués doivent être :
■ consultés
■ pris en compte
■ respectés (sauf évènement excep*onnel)
Chaque responsable prépare les plannings pour s’assurer que la charge de travail de toute l’équipe n’est pas dispropor*onnée dans un sens comme dans l’autre. En outre, les plannings permeVent notamment de respecter autant que possible le budget temps prévu sur chaque dossier.
Un point régulier est fait chaque début de semaine afin de savoir quelles sont les difficultés
rencontrées par chaque collaborateur qui ont pu bousculer (voire repousser) les travaux prévus sur la période écoulée.
Il est de votre responsabilité d’alerter le responsable du dossier dès que vous rencontrez une difficulté sur un dossier (qu’elle soit due au client ou interne au cabinet)
Suivi des temps
Ou8l et périodicité de la saisie
Les temps passés doivent être saisis Choisissez un élément.Par chaque collaborateur sur Choisissez un élément..
Le respect de la saisie des temps est contrôlé par chaque responsable. Le retard dans la saisie peut être accepté à *tre tout à fait excep*onnel. Des sanc*ons peuvent être prises si le retard est répété.
Modalités pra8ques de saisie
Au cours de sa journée de travail, le collaborateur est amené à travailler sur le dossier de un ou plusieurs clients.
Pour chacun de ces clients, le collaborateur peut réaliser une ou plusieurs tâches.
Il convient de saisir les temps par client puis par tâche. Une journée de travail est ainsi décomposée en autant de lignes que de tâches différentes, quand bien même le collaborateur aurait travaillé pour le compte d’un seul client.
De l’importance de la leRre de mission
La leVre de mission fixe le montant des honoraires à facturer au client notamment en fonc*on du temps à passer et des travaux à réaliser.
Une réunion est organisée en début de mission entre le responsable du dossier et le collaborateur pour présenter la nature des travaux à accomplir.
Tous travaux réalisés n’entrant pas dans ce cadre d’interven*on doivent :
■ être rapidement remontés au responsable du dossier qui décidera de la suite à donner au client en terme de factura*on
■ être saisis dis*nctement dans les temps du collaborateur au moyen du code tâche spécifique prévu à cet effet (à préciser)
Les ressources humaines
Organisa8on du temps de travail
Voici les règles applicables au sein du cabinet :
Horaires
Les horaires de référence sont : 8h / 17h30
La pause déjeuner doit être prise dans le créneau horaire : 12h30 – 14h. Sa durée est d’une heure et trente minutes.
9 Les congés payés
Les demandes de congés doivent être transmises à l’associé au moins 15 jours avant la date prévue de l’absence. Le formulaire à remplir est disponible (à préciser).
La valida*on (ou non) de l’absence est envoyée par mail au collaborateur dans les 5 jours de sa demande. L’accord du supérieur hiérarchique doit intervenir impéra*vement avant le départ en congés.
Les consignes par*culières de prises de congés sont les suivantes (à préciser – exemples : prise de congés obligatoire entre telle date et telle date, fermeture programmée du cabinet, pas de prises de congés entre telle date et telle date, etc.).
Nous rappelons que les congés doivent impéra*vement être planifiés dans le planning du
collaborateur et saisis dans les temps. Sauf cas par*culier, une journée d’absence correspond à 8h de travail.
Les absences pour maladie ou circonstances excep8onnelles
En cas d’absence non prévue, prévenir dans les meilleurs délais le cabinet. L’informa*on sera diffusée par la personne contactée par le biais d’un mail à l’équipe.
À votre retour, vous devez déposer une feuille de régularisa*on de votre absence.
Formalités
Prévoyance et complémentaire santé
La caisse d’assurance complémentaire en ma*ère de prévoyance et de frais de santé (la mutuelle) est (à préciser).
L’adhésion est obligatoire, même si vous bénéficiez déjà de la mutuelle de votre conjoint(e).
Les co*sa*ons sont prises par*ellement en charge par le cabinet, une quote-part restant à la charge du salarié.
Forma8on
La forma*on contribue à accompagner l’évolu*on professionnelle des collaborateurs et à ce *tre, cet axe est par*culièrement suivi au cabinet.
Tout au long de l’année, les collaborateurs du cabinet font part des forma*ons qu’ils souhaiteraient suivre dès qu’ils en ressentent le besoin.
Afin d’établir le plan de forma*on annuel, les besoins de forma*on individuels des intervenants sont définis par la direc*on. Ils sont ensuite validés par les collaborateurs concernés.
Par ailleurs, des réunions techniques et d’actualités sont régulièrement organisées par le cabinet pour apporter des réponses et une mise à jour des connaissances des collaborateurs.
Les remboursements de transport
Déplacement en clientèle
■ Pour les collaborateurs bénéficiant d’une prise en charge par*elle de leur *tre de transport en commun :
■ en cas de déplacement dans la zone comprise par leur *tre de transport quo*dien, les collaborateurs doivent u*liser ce *tre de transport pour s’y rendre
■ en cas de déplacement hors de la zone comprise par leur *tre de transport quo*dien, les frais de transport sont remboursés sur présenta*on des jus*fica*fs
■ Pour les autres collaborateurs, les frais de transport sont remboursés sur présenta*on des jus*fica*fs
Une note spécifique sur les modalités de réserva*on des billets de train, avion, etc. ainsi que sur la nature des frais pris en charge en cas de déplacement en clientèle est disponible (à préciser)
