Alpenquai 4, Postfach 2856, 6002 Luzern, Tel. +41 (0)41 227 59 28, mail@fastenopfer.ch, www.fastenopfer.ch , le 21 juillet 2021
Contrat de mandat
Nous avons le plaisir de vous informer que la Direction de Fastenopfer (Action de Carême) et le Département Coopération Internationale ont examiné attentivement votre demande et autorisé un montant de
CHF
Nous vous prions de lire attentivement les conditions de la convention ci-jointe, que vous voudrez bien nous renvoyer signée. Nous effectuerons le premier versement après réception de la conven- tion signée et de la demande de versement correspondante.
Les autres versements se feront en fonction du calendrier de travail approuvé et des rapports, ainsi qu’en fonction du budget annuel de Fastenopfer.
Nous nous réjouissions de pouvoir coopérer avec vous et nous vous souhaitons beaucoup de suc- cès.
Meilleures salutations FASTENOPFER
Markus Brun
Responsable Département Incl.:
- Contrat
- Formule de demande de versement
Mandat octroyé aux
Coordinations de programme
Alpenquai 4, Postfach 2856, 6002 Luzern, Tel. +41 (0)41 227 59 28, mail@fastenopfer.ch, www.fastenopfer.ch Coordination du programme pays de [pays] :
****************************************************************************************************************
1. Date de début du mandat :
2. Durée du mandat : jusqu’au
3. Teneur du mandat : coordination de la collaboration entre Fastenopfer / Action de Carême et ses organisations partenaires dans le cadre du programme pays susmentionné et conseil aux organisa- tions partenaires.
Les conditions applicables au mandat octroyé par Fastenopfer à la coordination de programme sont précisées par les directives sur la coordination (annexe 1), le cahier des charges (annexe 2) et les directives sur le remboursement des dépenses des coordinations de programme (annexe 3).
Mandat
octroyé par
Fastenopfer / Action de Carême
Œuvre d’entraide catholique, Alpenquai 4, 6005 Lucerne, Suisse (ci-après le mandant)
à
(mandataire, ci-après coordination de programme)
sous le numéro de projet : concernant la
Mandat Coordination de programme
Alpenquai 4, Postfach 2856, 6002 Luzern, Tel. +41 (0)41 227 59 28, mail@fastenopfer.ch, www.fastenopfer.ch 4. Rémunération forfaitaire versée par Fastenopfer (cf. art. 5 des directives sur la coordination) :
Nombre de jours de travail prévus pendant la durée du mandat (au moins 8 heures par jour)
Rémunération forfai- taire par jour de travail, frais accessoires com- pris
(en [monnaie])
Total
(en [monnaie])
a) Coordinateur/ Coordina- trice
b) Collaborateur/ Collabo- ratrice effectuant des tâches de coordination et d’accompagnement de projets
c) Administrateur/ admi- nistratrice, comptable exerçant des tâches de conseil et de contrôle d) Personnel auxiliaire
(chauffeur, personnel de sécurité)
Total de la rémunération forfaitaire
5. Remboursement des dépenses (cf. directives sur le remboursement des dépenses) :
Budget 1ère année
(en [monnaie])
2e année (en [monnaie])
3e année (en [monnaie]) Frais de transport
Frais de restauration Frais d’hébergement Frais de représentation Total des dépenses
Total des dépenses (en [monnaie])
6. Frais totaux de la coordination de programme (plafond budgétaire) :
(en [monnaie]) en CHF
Cours de change :
……….
Rémunération forfaitaire CHF
Remboursement des dé- penses
CHF
Total CHF
Mandat Coordination de programme
Alpenquai 4, Postfach 2856, 6002 Luzern, Tel. +41 (0)41 227 59 28, mail@fastenopfer.ch, www.fastenopfer.ch 7. Fluctuation des taux de change : les montants indiqués en monnaie locale dans le présent man-
dat font foi. Les montants en CHF sont adaptés à l’évolution des taux de change lors de chaque vi- rement.
8. Décompte et modalités de versement : la rémunération forfaitaire est versée trimestriellement sur la base d'un décompte des jours de travail accomplis présenté par la coordination de programme.
Les dépenses sont aussi remboursées trimestriellement en fonction d'un décompte.
La coordination de programme autorise Fastenopfer à consulter sa comptabilité concernant les acti- vités de coordination et tous les justificatifs de paiement y relatifs.
9. Inventaire : la coordination de programme tient un inventaire des objets et des véhicules utilisés qui sont propriété de Fastenopfer. Cet inventaire est signé par les deux parties.
Les annexes 1, 2, 3 et 4 forment partie intégrante du présent mandat.
Toute modification ou tout complément du présent mandat (y compris sa prolongation) requiert la forme écrite et l’approbation des deux parties contractuelles. Le présent mandat est régi par le droit suisse. Tous les litiges en dérivant seront soumis à la juridiction des tribunaux de Lucerne.
Les directives annexées au présent mandat peuvent être modifiées en tout temps par la direction de Fastenopfer moyennant un préavis de 3 mois.
Lucerne, le 21 juillet 2021 Lieu et date : ...
FASTENOPFER
Département Coopération Internationale
... ...
Markus Brun Nom coordination de programme]
Responsable Département Coordination de programme
...
Annexes :
a) Directives sur la coordination des programmes par pays b) Cahier des charges
c) Directives sur le remboursement des dépenses des coordinations de programme d) Directive pour la prévention et la lutte contre les abus de pouvoir
Demande de Versement
Alpenquai 4, Postfach 2856, 6002 Luzern, Tel. +41 (0)41 227 59 28, mail@fastenopfer.ch, www.fastenopfer.ch Zahlungsanforderung - Demande de versement - Demand for Payment - Solicitud de pago Projekt-Nr / No. du project / No. of the project / No. del proyecto:
Projekt-Bezeichnung / Titre du projet / Title of the project / Titulo del proyecto
Wir bitten um die Auszahlung des Betrages von:
Nous vous prions de verser le montant de:
We wish to receive the amount of:
Solicitamos el pago de:
CHF
Erwünschter Termin der Überweisung:
Date àlaquelle nous désirons le recevoir:
Preferred date for remittance:
Fecha deseada para el giro:
Adresse der Bank des Begünstigten:
Adresse de la banque du Bénéficiaire:
Banking address of Beneficiary:
Dirección del Banco del Beneficiario:
Adresse der Korrespondenzbank Adresse de la banque de correspondance Address of the correspondence bank Dirección del Banco de correspondencia
IBAN-Nr.: IBAN-Nr.:
Swift/BIC-Code: Swift/BIC-Code:
Konto-Nr. des Begünstigten / No. du compte du Béné- ficiaire Account No. of Beneficiary / No. de cuenta del Beneficiario
Konto-Nr. der Korrespondenzbank / No. du compte de la banque de correspondance / Account No. of the co- rrespondence bank / No. de cuenta del Bano de co- rrespondencia
Adresse des Konto-Inhabers Titulaire du Compte et adresse Holder of account and mailing:
Titular de cuenta y dirección:
Check
Begünstigter und Adresse Bénéficiaire et adresse Beneficiary and mailing address Beneficiario y dirección
ORGANISATION
Ort und Datum / Lieu et date / Place and date / Lugar y fe- cha
……….
Unterschrift des Verantwortlichen für das Projekt Signature du responsable de ce projet
Signature of the person responsible for the project Firma del responsable del proyecto
………..
FASTENOPFER
Bitte nicht ausfüllen s.v.p. pas remplir Please do not fill Por favor ne rellenar Visum PV und Datum:
Directives sur la coordination des programmes par pays
(Directives sur la coordination)
Sommaire
Dispositions générales
Art. 1 But et champ d’application des directives...….. 2
Art. 2 Profil des personnes chargées de la coordination...….. 2
Relation contractuelle Art. 3 Mandat... 2
Art. 4 Résiliation... 2
Travail et rémunération Art. 5 Planification... 3
Art. 6 Dépenses…... 3
Art. 7 Décompte…... 3
Obligations générales de la coordination de programme Art. 8 Exécution du mandat…... 3
Art. 9 Diligence et loyauté………….……... 4
Art. 10 Devoir de discrétion... 4
Art. 11 Intégrité / Droits humains et du travail... 4
Droits de la coordination de programme Art. 12 Droit à l’information... 4
Art. 13 Droit de faire des propositions... 5
Dispositions finales Art. 14 Entrée en vigueur..………. 5
Directives sur la coordination
Fastenopfer / 2018 2
Dispositions générales
Art. 1 But et champ d’application des directives
1 Fastenopfer / Action de Carême confie la coordination de ses programmes pays à des institutions actives dans le pays en question. Le but de cette coordination est de faire le lien entre Fastenopfer et ses organisations partenaires, de garantir l’efficience et l’efficacité de la collaboration avec celles- ci et de promouvoir l’échange de connaissances et l’entraide entre ces organisations.
2 Les présentes directives sur la coordination précisent les conditions applicables au mandat octroyé par Fastenopfer à l’institution mandataire, dénommée ci-après coordination de programme. Elles font partie intégrante des contrats conclus avec la coordination de programme.
Art. 2 Profil des personnes chargées de la coordination
Les personnes chargées de la coordination doivent présenter le profil suivant :
a) Connaissances de la coopération internationale au développement et expérience dans ce do- maine
b) Connaissance du contexte local et national et sensibilité culturelle envers celui-ci c) Disposition à travailler dans un contexte tant ecclésial que séculier
d) Capacité d’assumer des tâches de représentation de Fastenopfer
e) Facilité à communiquer avec les bénéficiaires du programme pays de Fastenopfer
Relation contractuelle
Art. 3 Mandat
1 Fastenopfer conclut avec chaque coordination de programme un contrat de durée déterminée qui porte sur la coordination du programme pays. Le mandat écrit est précisé par un cahier des charges (qui fait partie intégrante du contrat). Les art. 8 et suiv. des présentes dispositions décrivent les obligations d’ordre général des coordinations de programme.
2 La conclusion du contrat avec la coordination de programme est du ressort de la direction, sur proposition du Responsable du Département Coopération Internationale et du chargé ou de la char- gée de programme du pays en question.
3 La coordination de programme doit rendre des comptes au chargé ou à la chargée de programme de Fastenopfer qui a le droit de lui donner des instructions dans les limites du mandat.
4 La coordination de programme et le chargé ou la chargée de programme passent régulièrement leur collaboration en revue et adoptent les accords qui s’imposent pour résoudre les questions en suspens.
Art. 4 Résiliation
1 Le contrat de coordination est à durée déterminée et il arrive à échéance automatiquement à la fin du terme prévu. L’une et l’autre partie contractante peuvent néanmoins le résilier pour la fin d’un mois, moyennant un délai de résiliation de trois mois signifié par écrit.
2 Lorsqu’il s’avère que le mandat de coordination ne peut plus être rempli pour cause de force ma- jeure, il peut être résilié conformément à l’al. 1. Jusqu’à sa résolution, la rémunération peut être calculée sur la base d'un temps de travail moyen.
3 Lorsque l’une des parties contractantes commet une infraction ou une non-observation grave des dispositions du contrat de coordination, l’autre partie peut le résilier avec effet immédiat.
Travail et rémunération
Directives sur la coordination
Fastenopfer / 2018 3
Art. 5 Planification
1 Les parties fixent en jours de travail (avec au moins 8 heures de travail par jour) le temps proba- blement nécessaire à l’exécution du mandat de coordination et prévoient les frais accessoires énu- mérés à l’al. 3 ainsi que les dépenses (art. 6). Le nombre de jours de travail et les frais accessoires et dépenses probables sont mis à jour dans la planification annuelle.
2 Fastenopfer verse, pour le travail de coordination accompli, une rémunération forfaitaire par jour et par personne qui comprend aussi les frais accessoires. Cette rémunération forfaitaire est fixée dans le mandat.
3 Les frais accessoires suivants (soit les frais généraux de la coordination de programme) sont com- pris dans la rémunération forfaitaire au prorata (c’est-à-dire en fonction du temps) :
a) Loyer du bureau b) Fournitures de bureau
c) Téléphone, téléfax, Internet, ports, frais bancaires d) Électricité et eau
e) Cotisations à la sécurité sociale pour les employés, y inclus le personnel auxiliaire (assurance- maladie, assurance-accidents, retraite)
f) Frais généraux d’administration Art. 6 Dépenses
Fastenopfer rembourse les dépenses effectives consenties pour les voyages de coordination et les dépenses qui ne rentrent pas dans les frais accessoires au sens de l’art. 5, al. 3. Ces dépenses sont régies par les directives de remboursement des dépenses de la coordination de programme.
Art. 7 Décompte
1 La coordination de programme établit un décompte trimestriel des journées de travail accomplies et des dépenses et le transmet daté et signé à Fastenopfer jusqu’à la fin du mois suivant. Ce dé- compte est aussi un instrument de pilotage du programme pays.
2 Avant de dépasser le nombre de jours de travail convenu, la coordination de programme doit dé- poser une demande par écrit à Fastenopfer pour que le Responsable du Département Coopéra- tion Internationale et le chargé ou la chargée de programme responsable autorisent le dépasse- ment.
Obligations générales de la coordination de programme
Art. 8 Exécution du mandat
1 La coordination de programme met ses connaissances et ses compétences au service des intérêts de Fastenopfer et exécute ses tâches dans les règles de l’art, au plus près de sa conscience et avec engagement. Elle veille par ailleurs à ce que les organisations partenaires puissent avoir ai- sément accès à Fastenopfer et lui transmettre leurs inquiétudes.
2 Les tâches de la coordination de programme sont notamment les suivantes :
a) Représenter Fastenopfer : présenter les programmes et positions de Fastenopfer aux organi- sations partenaires et aux bénéficiaires ; négocier avec les organisations partenaires après ac- cord avec le chargé ou la chargée de programme
b) Conseiller les organisations partenaires en matière de gestion de programmes et de projets, conformément aux approches et méthodes de Fastenopfer
c) Soutenir et former les organisations partenaires en matière de collaboration avec les groupes de base et de promotion des démarches d’autonomisation
d) Suivre les activités conformément aux critères des programmes pays et des documents des projets
e) Assurer le contrôle technique et financier de la mise en œuvre des projets par les organisations partenaires, en particulier vérifier l’adéquation des planifications des projets, des budgets des programmes et des projets et l’utilisation des fonds en fonction des buts prévus
Directives sur la coordination
Fastenopfer / 2018 4
f) Créer des réseaux thématiques et régionaux avec les organisations partenaires selon les ob- jectifs du programme pays
g) Conseiller et soutenir les organisations partenaires en matière de recherche de fonds
h) Garantir le dialogue et l’échange d’informations entre Fastenopfer et les organisations parte- naires : fournir des informations à jour à Fastenopfer sur le pays concerné (situation politique, économique, culturelle, ecclésiale, possibilités de coopération) ; soutenir la communication de Fastenopfer et y collaborer (sensibilisation, campagnes et recherche de fonds) et faire de même en matière de politique de développement
i) Participer aux rencontres de coordination de Fastenopfer qui ont lieu en règle générale tous les deux ans
j) Envoyer un rapport trimestriel sur les activités réalisées et les résultats obtenus k) Collaborer à l’élaboration et, le cas échéant, à la restructuration du programme pays
3 Dans le cadre de son mandat, la coordination de programme doit veiller au développement du programme pays et, le cas échéant, soumettre des pistes d’amélioration au chargé ou à la chargée de programme.
Art. 9 Diligence et loyauté
1 La coordination de programme traite avec grand soin les objets ou véhicules que lui confie Faste- nopfer.
2 La coordination de programme s’engage à faire preuve de loyauté envers Fastenopfer en tant qu’organisation ecclésiale.
3 La coordination de programme doit informer Fastenopfer de ses autres mandats ou rapports de travail. Fastenopfer examine avec la coordination de programme d’éventuels conflits d’intérêts in- conciliables avec le mandat de coordination.
Art. 10 Devoir de discrétion
Les personnes au service de la coordination de programme sont tenues au secret, pendant et après leur mandat en faveur de Fastenopfer, sur toutes les affaires qui, en raison de leur nature, doivent être considérées comme confidentielles.
Art. 11 Intégrité / Droits humains et du travail
1 La coordination de programme s’engage à ne pas se procurer, ni à procurer à des tiers, des avan- tages qui sont contraires au droit ou qui pourraient être considérés comme des actes de corrup- tion. De même, elle s'abstient d'accepter des cadeaux, hospitalités, invitations et autres faveurs dès qu'ils dépassent une mesure raisonnable ou donnent l'apparence d'une dépendance contrai- gnante. En outre, ce sont les dispositions définies par Fastenopfer dans le « Directive pour la pré- vention et la lutte contre les abus de pouvoir» qui s’appliquent.
2 La coordination de programme s’engage à conclure avec son personnel des contrats de travail qui sont conformes au droit national et aux droits humains. En particulier, la coordination de pro- gramme y inclus toutes ses collaboratrices et collaborateurs veillera à ne discriminer aucune per- sonne sur la base du sexe, du mode de vie, de l’appartenance ethnique ou religieuse ou des con- victions politiques. Elle ne tolérera aucun abus, notamment sexuel.
Droits de la coordination de programme Art. 12 Droit à l’information
1 La coordination de programme a accès à toutes les informations pertinentes sur les projets des organisations partenaires, conformément aux contrats de financement de projet signés avec Fas- tenopfer.
2 Fastenopfer fournit à la coordination de programme tous les renseignements dont il a besoin pour remplir son mandat de coordination.
3 Fastenopfer informe régulièrement la coordination de programme de ses activités de sensibilisation en Suisse, de la campagne œcuménique, des changements internes et des activités en matière de politique de développement.
Directives sur la coordination
Fastenopfer / 2018 5
Art. 13 Droit de faire des propositions
1 Fastenopfer estime qu’il lui est très utile de recevoir des suggestions et des propositions de la coordination de programme concernant les priorités géographiques et l’orientation thématique du programme pays.
2 La coordination de programme peut proposer de nouvelles organisations partenaires à Fastenop- fer.
Dispositions finales
Art. 14 Entrée en vigueur
Les présentes directives sur la coordination ont été approuvées par la direction de Fastenopfer le 5 juillet 2011 et adaptées en août 2018. Elles entrent en vigueur immédiatement. Ce texte est une traduc- tion des directives allemandes. En cas de contradiction, la version allemande fait foi.
Lucerne, le 6 août 2018
Fastenopfer / Action de Carême
Cahier des charges des
coordinations de programme
Cahier des charges des coordinations Fastenopfer / 2011 1
Cahier des charges de la coordination de programme de …..[pays]…..
1. Le présent cahier des charges fait partie intégrante du mandat concernant la coordination du pro- gramme pays de ....[pays]…...
2. Les directives sur la coordination précisent les conditions générales applicables au mandat octroyé par Fastenopfer / Action de Carême aux coordinations de programme. Il s’agit en particulier des droits et obligations d’ordre général des coordinations de programme (cf. les art. 8 à 13 des direc- tives sur la coordination).
3. En sus des obligations générales formulées dans les directives sur la coordination, il découle du programme pays, qui est un outil de pilotage important pour Fastenopfer, les tâches spécifiques suivantes pour la coordination de programme susmentionné :
Tâches qui complètent ou précisent les obligations générales ou adaptation des obligations aux exigences du programme pays
3.1 ………..
3.2 ………..
3.3 ………..
3.4 ………..
4. Fastenopfer et la coordination de programme peuvent, d’un commun accord, adapter le présent cahier des charges à l’évolution des circonstances. Toute modification du cahier des charges doit se faire en la forme écrite.
Lucerne, le 21 juillet 2021 Lieu et date :...
………. ………
Markus Brun
Responsable du Département Coopération Internationale
[Nom Coordination du programme]
Coordination de programme
………
Directives sur le remboursement des dépenses des coordinations
de programme
Remboursement des dépenses Fastenopfer / 2011 1
Dispositions générales
Art. 1 Champ d’application
Les présentes directives sur le remboursement des dépenses s’appliquent à toutes les coordinations de programme auxquels Fastenopfer / Action de Carême a confié un mandat.
Art. 2 Définition de la notion de dépense
Au sens des présentes directives, on entend par dépense tout frais consenti par les coordinations de programme dans l’intérêt de Fastenopfer. Les coordinations de programme sont tenues de n’engager que des dépenses raisonnables. Les dépenses qui ne sont pas nécessaires à l’accomplissement du travail ne sont pas remboursées par Fastenopfer et doivent être prises en charge par les coordinations de programme elles-mêmes.
Art. 3 Remboursement des frais
1 Fastenopfer rembourse aux coordinations de programme les dépenses suivantes nécessaires à l’accomplissement du travail :
a) Frais de transport b) Frais de restauration c) Frais d’hébergement d) Frais divers
2 Il existe une annexe aux présentes directives pour chaque coordination de programme déterminant les montants des frais usuels pour chaque pays, en règle générale en monnaie locale. Les coordi- nations de programme fournissent les données requises pour l’élaboration de l’annexe.
3 Fastenopfer rembourse les dépenses effectives. La coordination de programme doit justifier chaque dépense au moyen de justificatifs de paiement originaux joints à la comptabilité locale.
4 La coordination de programme établit un décompte trimestriel sur le formulaire ad hoc et l’envoie à Fastenopfer au plus tard à la fin du mois suivant la fin du trimestre.
Frais de transport
Art. 4 Véhicules en général
1 Lorsque les coordinations de programme possèdent des véhicules, Fastenopfer rembourse tous les frais afférents aux trajets rendus nécessaires par le mandat de coordination (cf. art. 5).
2 Si les véhicules mis à la disposition des coordinations de programme sont la propriété de Faste- nopfer, les sommes versées par Fastenopfer au titre de remboursement des frais de transport ne contiennent pas de montant affecté à l’amortissement des véhicules en question.
3 Fastenopfer ne rembourse que les frais des trajets professionnels réalisés dans le cadre des acti- vités de coordination et de conseil inhérentes à l’exécution du mandat. Les trajets entre le domicile et la coordination de programme ne sont pas considérés comme des trajets professionnels.
4 Pour tous les véhicules utilisés aux fins de l’exécution du mandat de coordination, la coordination de programme doit souscrire des assurances accidents et responsabilité civile conformément aux lois locales. Les primes d’assurance font partie des frais de transport remboursés.
5 Si la coordination de programme utilise, pour les visites réalisées dans le cadre de son mandat de coordination, des véhicules des organisations partenaires, les frais de transport doivent être débités des budgets des organisations partenaires en question.
Directives sur le remboursement des dépenses des coordinations
de programme
Remboursement des dépenses Fastenopfer / 2011 2
Art. 5 Frais de transport de véhicules appartenant aux coordinations de programme
1 La coordination de programme tient un journal de bord pour chaque véhicule où elle consigne les trajets professionnels à rembourser par Fastenopfer en y inscrivant les données suivantes : a) Date, lieu de départ et lieu d’arrivée
b) But du trajet c) Kilométrage
d) Achat d’essence (lieu, nombre de litres, prix)
2 Afin de pouvoir établir un calcul des coûts clair, la coordination de programme enregistre aussi dans le journal de bord les trajets qui n’ont pas été accomplis dans l’exécution des activités de coordina- tion et de conseil ; en l’occurrence, il suffit d’enregistrer le kilométrage et l’achat d’essence (cf.
let. 1c et d, al. 1).
3 Pour calculer le coût au kilomètre, il faut diviser par le nombre de kilomètres parcouru la somme annuelle totale comprenant l’essence, l’entretien, les assurances et, le cas échéant, les impôts, ainsi que l’amortissement au prorata du véhicule. En admettant qu’un véhicule doit être amorti en cinq ans, l’amortissement annuel est égal au cinquième du prix d’achat du véhicule.
4 Étant donné qu’il faut attendre un an avant de déterminer le coût exact au kilomètre, les décomptes trimestriels des frais de transport reposent sur des calculs provisoires régularisés en fin d’exercice sur la base du calcul définitif. La coordination de programme peut appliquer le coût au kilomètre déterminé par d’autres institutions du pays de mission pour des véhicules semblables lorsqu’il est démontré que ce coût est grosso modo équivalent.
Art. 6 Frais de transport de véhicules appartenant à Fastenopfer
1 Si Fastenopfer met ses propres véhicules à disposition de la coordination de programme en vue de l’accomplissement de son mandat, celle-ci ne peut affecter ces véhicules à d’autres fins qu’à titre exceptionnel.
2 La rémunération des frais de transport est régie par les dispositions des art. 4 et 5, les frais d’amor- tissement étant toutefois exclus des dépenses que la coordination de programme peut faire valoir.
3 En revanche, lorsque des véhicules de Fastenopfer sont affectés à des trajets privés ou accomplis pour d’autres mandants, il faut tenir compte de la part de l’amortissement dans le prix au kilomètre et la verser en conséquence à Fastenopfer.
Art. 7 Trajets en taxi et en bus
Fastenopfer rembourse les dépenses consenties pour des trajets en taxi ou en bus inhérents à l’exécu- tion du mandat de coordination.
Art. 8 Vols
1 Fastenopfer rembourse le prix des vols intérieurs lorsque ceux-ci sont nécessaires à la réalisation des activités de coordination et de conseil. Les vols internationaux à la charge de Fastenopfer doivent être soit compris dans la planification annuelle, soit autorisés par Fastenopfer.
2 Fastenopfer effectue des versements compensatoires à My Climate pour respecter le principe de durabilité. La coordination de programme consigne dans les décomptes de dépenses les distances parcourues en avion.
3 Les vols sont effectués en classe économique. Les milles, bonus et primes obtenus doivent être affectés exclusivement à des fins professionnelles.
Directives sur le remboursement des dépenses des coordinations
de programme
Remboursement des dépenses Fastenopfer / 2011 3
Frais de restauration et d’hébergement Art. 9 Repas
Fastenopfer rembourse les dépenses effectives consenties pour les repas principaux, boissons com- prises, pris lors des déplacements de travail.
Art. 10 Hébergement
1 Fastenopfer prend à sa charge les frais consentis pour l’hébergement dans des maisons d’hôte ou des hôtels simples de catégorie moyenne.
2 Fastenopfer rembourse les dépenses consenties pour offrir un cadeau modeste aux personnes qui hébergent gratuitement les personnes chargées de la coordination.
Autres frais
Art. 11 Frais de représentation
Fastenopfer rembourse les frais effectifs, sur présentation du justificatif, consentis pour la réception et l’invitation d’hôtes. Pour le choix du local, il y a lieu de tenir compte de l’importance de l’hôte et des coutumes locales.
Disposition finale
Art. 12 Entrée en vigueur
Les présentes directives sur le remboursement des dépenses ont été approuvées par la direction de Fastenopfer le 5 juillet 2011 et entrent en vigueur immédiatement. Ce texte est une traduction des di- rectives allemandes. En cas de contradiction, la version allemande fait foi.
Lucerne, le 5 juillet 2011
Fastenopfer / Action de Carême
Annexe : tarifs des dépenses propres au pays
Directive pour la prévention et
la lutte contre les abus de pouvoir
Action de Carême / 2020 1
Préambule
Fidèle à ses lignes directrices, l’œuvre d’entraide catholique Action de Carême s’engage pour un monde où la promesse d’une «vie en abondance» se réalise pour tous et toutes. Dans cet esprit, elle appelle au partage avec les pauvres, œuvre à la transformation des structures inéquitables, aide les populations qui prennent leur destin en main et s’insère dans un réseau de solidarité. Elle utilise les fonds qui lui sont confiés de façon efficiente et efficace afin de réaliser ses buts statutaires et d’avoir ce faisant le plus grand impact possible.
L’abus de pouvoir sous toutes ses formes (agressions sexuelles de toutes sortes, exploitation, actes de corruption, détournement de fonds, népotisme, discrimination, etc.) met en danger le travail d’Ac- tion de Carême et nuit aux plus faibles et aux plus pauvres au lieu de les aider. L’abus de pouvoir étant un phénomène mondial, les activités de sensibilisation, de prévention et de lutte doivent se réali- ser tant au Nord qu’au Sud. La lutte contre les abus de pouvoir, en particulier contre les agressions sexuelles et la corruption, contribue à réduire l’injustice sociale et l’exploitation.
Action de Carême s’engage à respecter les principes ci-dessous et à en étendre l’application dans une démarche d’amélioration continue. Toute personne a droit à être protégée contre les abus de pouvoir et leurs conséquences.
Le champ d’application de cette directive est décrit à l’article 3, al. 1.
Article 1: Définitions
(1) Abus de pouvoir
Il s'agit de l’usage abusif d’un pouvoir pour nuire à autrui, le harceler ou le désavantager ou pour se procurer ou procurer à ses protégés des avantages personnels.
Cela comprend la corruption et les agressions sexuelles, mais aussi toutes les autres formes d’exploi- tation, les avantages, le favoritisme, la discrimination et les comportements non éthiques. C’est dans ce sens que le terme «abus» est employé par la suite.
(a) Corruption
Nous définissons la «corruption» comme «l’usage abusif d’un pouvoir à des fins privées» (défini- tion de Transparency International).
Cette notion recouvre notamment les actes suivants: malversations, usage abusif par un individu des biens qui lui sont confiés, favoritisme dans l’adjudication d’un poste de fonctionnaire, pots-de- vins, contrainte ou abus de pouvoir et népotisme. La corruption se concrétise par la remise, l’offre, la demande ou l’acceptation de cadeaux, de rémunérations, de commissions et d'avantages de toute autre nature. Ces actes ont pour but d’inciter la personne objet de la tentative de corruption à se conduire de façon malhonnête ou illégale ou à trahir la confiance qu’on lui avait témoignée.
(b) Agressions sexuelles
On entend par «agression sexuelle» toute menace, tentative ou abus accompli d’une situation de vulnérabilité, d’autorité ou de confiance à des fins sexuelles. Cela comprend à la fois l’abus sexuel (actes physiques associés à l’usage de la force, à la contrainte ou à un déséquilibre de pouvoir) et le harcèlement sexuel (rapprochement non désiré, demandes, conduite sexuelle ou sexualisée qui peut être verbale, non verbale ou physique), selon les sentiments de la personne ou du groupe victime de harcèlement.
(c) Discrimination
On entend par «discrimination» toute forme de préjudice injustifié ou de traitement inégal d’indivi- dus ou de groupes en raison de différentes caractéristiques perceptibles (âge, sexe, origine eth- nique ou handicap) ou non directement perceptibles (convictions, religion ou orientation sexuelle).
Directive pour la prévention et
la lutte contre les abus de pouvoir
Action de Carême / 2020 2
Article 2: Risques que l’abus de pouvoir fait courir à l’Action de Carême
(1) En sa qualité d’organisation active dans la coopération au développement, Action de Carême est particulièrement exposée à l’abus de pouvoir dans ses programmes. En l’espèce, les risques peu- vent être les suivants:
(a) Agressions sexuelles
(b) Conflits d’intérêts lors de l’embauche du personnel ou l’octroi de mandats
(c) Exigence de faveurs de toutes sortes pour l’emploi, les activités de projet ou autres (d) Corruption: corruption active ou passive, pots-de-vin ou commissions occultes (e) Contrôles faussés: audits défectueux (internes ou externes) ou autres manipulations (f) Malversations d’argent: vol ou inscription de dépenses fictives dans la comptabilité, les sys-
tèmes salariaux ou le remboursement des frais
(g) Détournement de biens patrimoniaux en nature: usage abusif ou achat/acceptation de biens et de services
(2) Chez Action de Carême en Suisse, les risques existent surtout dans les domaines suivants:
(a) dans l’attribution de mandats à des experts externes, dans l’embauche du personnel ou dans la participation à des projets et des campagnes en Suisse. La politique d’achat est régie par le règlement sur les achats d’Action de Carême et les contrats de mandat doivent comprendre un passage sur la manière de traiter les abus de pouvoir ou faire référence à la présente di- rective.
(b) Dans le cas de relations de pouvoir asymétriques, par exemple l’embauche de stagiaires, les personnes dépendantes, etc., les comportements exigés par Action de Carême sont régis par les Principes de collaboration et de gestion.
Article 3: Champ d’application et objet de la présente directive
(1) La présente directive s’adresse à l’ensemble du personnel d’Action de Carême en Suisse et aux membres en exercice du Conseil de fondation. Elle fait partie intégrante de tous les contrats de travail et de coopération et s’applique donc à toutes les coordinations de programmes dans les pays partenaires ainsi qu’aux organisations partenaires en Suisse et à l’étranger (voir aussi art. 5, al. 1, let. (b) et (c)), à leurs employés et partenaires contractuels dans la réalisation des projets et à toutes les autres personnes impliquées dans le travail d’Action de Carême, pendant et en de- hors du temps de travail.
(2) La présente directive reflète l’identité d’Action de Carême et son corollaire, l’engagement d’agir de façon intègre, responsable et légale, dans le respect de normes éthiques et morales exigeantes.
Concrètement, elle poursuit les objectifs suivants:
(a) Prévenir les abus de pouvoir, en particulier la corruption et les agressions sexuelles, dans le cadre d'actions de sensibilisations et de discussions intensives.
(b) Empêcher la survenance de cas d’abus de pouvoir et, lorsque des cas suspects surviennent, en encourager le signalement et appliquer une procédure claire pour réagir.
(c) Renforcer la culture d’organisation pour prévenir et combattre la corruption.
Article 4: Principes à la base des directives
(1) Action de Carême condamne l’abus de pouvoir sous toutes ses formes, car il nuit aux personnes particulièrement vulnérables et empêche tant de fournir une assistance efficace à ses organisa- tions partenaires que de garantir un fonctionnement des structures fondé sur l’équité et l’égalité.
(2) Toutes les personnes ont le droit d’être protégées contre les pratiques d’abus de pouvoir et leurs effets. Cette protection a la plus haute priorité et s’applique indépendamment du sexe, de la cou- leur de peau, de la religion, de la culture, de la formation, du statut social et de la nationalité.
(3) Action de Carême, les coordinations de programmes ou les organisations partenaires ne tolèrent aucun abus de pouvoir au sens de l’art. 1.
(4) Celles-ci évitent en général l’impunité des auteurs d’acte de corruption. Lorsqu’une personne ou une organisation est convaincue d’un comportement abusif, des sanctions lui sont imposées.
(5) Dans des contextes spécifiques, des actes de corruption peuvent devenir inévitables, bien qu’ils enfreignent les principes d’Action de Carême proprement dits:
(a) Dans des cas d’urgence, il peut être indiqué d’avoir recours à la corruption pour accélérer ou obtenir une décision administrative.
(b) Le refus catégorique de la corruption peut avoir des conséquences disproportionnées pour la réalisation des tâches centrales.
Directive pour la prévention et
la lutte contre les abus de pouvoir
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(c) Pour satisfaire aux règles de la courtoisie, des cadeaux de peu de valeur ou des invitations à dîner peuvent être indiqués.
Action de Carême souligne néanmoins l’obligation d’éviter des actes de corruption dans toute la mesure du possible. Il faut en informer le supérieur ou la supérieure dans tous les cas.
(6) Tout manquement à la présente directive peut être sanctionné, dans le respect du droit en vi- gueur, par le licenciement avec effet immédiat et par la cessation des rapports de travail ou de la collaboration, ou par des poursuites officielles (plainte).
(7) Toute personne a le droit et l’obligation de refuser de commettre des actes abusifs. Les informa- tions concernant un soupçon de corruption sont signalées au dispositif d’alerte éthique, qui les traite confidentiellement (cf. l’annexe 1: Dispositif d’alerte éthique).
Article 5: Mesures
(1) Mesures d’ordre général
(a) Action de Carême s’engage de son plein gré à œuvrer en faveur de la transparence, de la bonne gouvernance ainsi que de la prévention et de la lutte contre les abus de pouvoir. Dans cet esprit, elle pratique la plus grande transparence possible en ce qui concerne les proces- sus de décision et l’emploi des ressources, tant prévu qu’effectif. Les lanceurs d’alerte et les victimes sont protégés et les cas suspects d’abus de pouvoir font l’objet d’enquêtes et de poursuites.
(b) Chaque collaborateur et collaboratrice d’Action de Carême signe la présente directive. Cette dernière est remise aux nouvelles employées et aux nouveaux employés comme annexe au contrat de travail, dont elle fait partie intégrante.
(c) Les contrats passés avec les coordinations de programmes et avec les organisations parte- naires (pour les projets) font référence à la présente directive (sans ses annexes). Action de Carême aborde personnellement la présente directive avec chaque coordination de pro- grammes lors de sa mise en vigueur. En règle générale, elle en parle aussi personnellement avec les organisations partenaires; à défaut, elle le leur signale dans une communication écrite.
(d) Le règlement sur les achats s’applique aux contrats passés avec les tiers à qui Action de Ca- rême octroie des mandats ou auprès desquels elle se procure des biens et des services. Ces contrats doivent comporter une référence explicite au traitement des abus de pouvoir ou une référence à la présente directive.
(e) Action de Carême met sur pied un dispositif d’alerte éthique par courriel – dont les modalités figurent à l’annexe 1 – pour le signalement de cas suspects. L’accès à ce dispositif d’alerte éthique sera élargi pour permettre également d’établir un contact anonyme.
(f) Le ou la responsable de la conformité des projets est chargé(e) des mesures de prévention et de lutte contre les abus de pouvoir, en particulier contre les agressions sexuelles et la corrup- tion, tant au Nord qu’au Sud; il ou elle fait office de conseiller à cette fin pour les membres du personnel et les partenaires. De surcroît, il ou elle évalue les cas signalés et conçoit sur la base de cette analyse des mesures de pilotage susceptibles de réduire les risques.
(g) Le ou la responsable de la conformité des projets rend régulièrement compte des cas où l’abus de pouvoir est soupçonné ou prouvé et des mesures de prévention et de sanction. Il ou elle recommande des mesures de pilotage à la direction du secteur ou à la direction d’Action de Carême.
(h) Action de Carême propose régulièrement des mesures de formation à la prévention et à la lutte contre les abus de pouvoir, tant au Nord qu’au Sud.
(i) Action de Carême s’emploie à garantir la transparence nécessaire dans tous ses actes. Les comptes annuels, établis selon les critères du ZEWO, sont publiés sur son site Internet et sont accessibles au public. Le label de qualité du ZEWO atteste «d’un usage des dons efficace, conforme à leur but et aux ressources financières», «d’informations transparentes et de comptes annuels significatifs» et «de structures de contrôle indépendantes et appropriées».
Le rapport annuel complète les données financières par un compte rendu descriptif des activi- tés réalisées.
(j) Tous les membres du personnel d’Action de Carême doivent éviter les conflits et collisions d’intérêts. Ce principe s’applique en particulier aux membres de l’«organe directeur suprême».
Lorsque des intérêts personnels sont en jeu, la personne en question se récuse. Les normes du ZEWO définissent par ailleurs les principes de présentation et de contrôle des comptes.
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la lutte contre les abus de pouvoir
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(2) Mesures internes
(a) Les statuts décrivent les organes d’Action de Carême. Ils en définissent la composition, les tâches et les attributions et instaurent un contrôle exercé par la Commission de contrôle de gestion et par l’organe de contrôle.
(b) La ou le responsable de la conformité sensibilise les collaboratrices et les collaborateurs à l’importance de la présente directive (cf. l’art. 5, ch. 1, let. b).
(c) Les membres de la commission de placement et les personnes chargés du placement de la fortune signent chaque année une déclaration de loyauté «en lien avec le placement, l’admi- nistration et les conseils fournis à l’Action de Carême» en matière de placement de la fortune.
(d) En vertu de l’art. 13, al. 1 du Règlement interne, Action de Carême est engagée par la signa- ture collective à deux.
(e) Conformément à l’art. 34, al. 4 du Règlement du personnel, la supérieure directe ou le supé- rieur direct doit autoriser les activités accessoires réalisées pendant le temps de travail. Les mandats qui sont exécutés en dehors du temps de travail doivent être signalés à la supérieure directe ou au supérieur direct et ne doivent pas être contraires aux intérêts d’Action de Ca- rême.
(3) Mesures concernant les projets
(a) Les organisations partenaires et, si possible, la population cible, sont informées des normes éthiques et du mécanisme de signalement.
(b) Les organisations souhaitant collaborer avec Action de Carême doivent lui indiquer leurs or- ganes responsables et leur financement global en toute transparence (cf. les Directives de de- mande de financement).
(c) Les contrats de financement de projet signés par Action de Carême engagent les organisa- tions partenaires à s’abstenir de tout acte de corruption et à prévenir et lutter contre les abus de pouvoir (à l’image de l’art. 12, al. 4 du contrat de financement de projet).
(d) En vertu de l’art. 6 des contrats de financement de projet, les organisations partenaires four- nissent à l’Action de Carême, au plus tard trois mois après la fin de chaque semestre, un dé- compte du projet et leurs comptes annuels. Un budget du projet et un budget général des or- ganisations partenaires sont joints au contrat de financement de projet.
(e) Sur demande, Action de Carême peut consulter les livres comptables ou ordonner un audit externe extraordinaire (cf. les art. 6 et 7 du contrat de financement de projet). Les projets aux- quels Action de Carême verse une contribution annuelle de CHF 50 000 et plus sont soumis à un audit externe; des audits peuvent être réalisés par sondage pour tous les autres projets.
(f) Action de Carême s’emploie à fournir aux bénéficiaires des projets des informations sur les objectifs, les budgets et les résultats atteints. Action de Carême pratique en Suisse une poli- tique d’information détaillée sur l’attribution et l’utilisation des fonds.
(g) L’art. 11 des directives sur la coordination enjoint aux coordinations de programmes de s’abs- tenir de tout acte de corruption et prévoit la résiliation immédiate en cas de manquement grave au contrat ou de non-respect de celui-ci conformément à l’art. 4, al. 3.
(h) L’art. 9 des directives sur la coordination impose un devoir de diligence et de loyauté aux coordinatrices et aux coordinateurs. Les conflits posés par des intérêts non compatibles avec le contrat de coordination doivent être examinés et résolus.
Article 6: Stratégie de communication
(1) Action de Carême attache beaucoup d’importance à la transparence et à un comportement éthique, indispensables à la crédibilité de son travail.
(2) La protection des sources d'information (et, en particulier, des lanceurs d’alerte) et des victimes est toujours le principe suprême lors de l’initiation d’une communication externe.
(3) Action de Carême fournit à la Direction du développement et de la coopération (DDC) les élé- ments en sa possession concernant tout cas d’abus de pouvoir confirmé. Les autres bailleurs de fonds (paroisses, fondations et bailleurs de fonds institutionnels ou privés divers) sont informés de façon appropriée par leur interlocuteur des secteurs Communication ou Coopération internatio- nale, dès que et dans la mesure où la direction le juge adéquat. C’est la direction du secteur Com- munication qui décide de la teneur des communications destinées au public.
(4) Les modalités sont régies par l’annexe 2 à la présente directive: «Communication interne et ex- terne sur les cas d’abus de pouvoir et les enquêtes menées pour les éclaircir».
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la lutte contre les abus de pouvoir
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Article 7: culture d’organisation d’Action de Carême
(1) Action de Carême déclare sans réserve qu’elle condamne les abus de pouvoir et qu’elle agit en conséquence lorsque de tels cas surviennent.
(2) Action de Carême aborde en permanence la problématique de l’abus de pouvoir dans ses formes diverses (y compris, mais pas uniquement: corruption, agressions sexuelles, discrimination) au Sud comme au Nord et diffuse également les mesures adoptées.
(3) Action de Carême reconnaît les difficultés posées par les contextes locaux et établit avec ses par- tenaires un dialogue franc sur les risques d’abus de pouvoir et les entraves qu’ils représentent pour la réalisation quotidienne des projets.
(4) Action de Carême tient un registre systématique des cas d’abus de pouvoir.
(a) Action de Carême enregistre, analyse et classe tous les cas sérieux signalés par le dispositif d’alerte éthique et les programmes pays.
(b) Le ou la responsable de la conformité des projets rédige deux fois par an un rapport interne sous forme anonyme qui rend compte des cas étudiés, de l’utilisation du dispositif d’alerte, du déroulement des enquêtes et de leurs résultats, ainsi que des recommandations qu’il ou elle adresse à la direction. Les membres du personnel d’Action de Carême, la DDC et le Conseil de fondation reçoivent ce rapport une fois par an.
(c) Une version abrégée de ce rapport est jointe au rapport annuel et rendue publique de la sorte.
