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But Mettre de l'ordre dans un grand nombre d'idées verbales fondé sur des affinités - similitudes - points communs - analogies.
Cette opération peut faire suite à une session de brainstorming.
L'objectif est de créer entre 5 et 10 catégories regroupant toutes les idées sous des thèmes (affinités).
Utilité -organiser les idées en vue de la prise de décisions - élaborer des solutions aux problèmes
Méthode
1. Choisir le sujet /problème à traiter.
2. Faire la collecte des faits /idées / opinions se rapportant au sujet.
Suggestion : employer du papier auto collant pour inscrire chacune des idées.
3. Relire les idées et essayer de découvrir celles qui ont des points communs.
4. Regrouper les idées qui présentent des similitudes. Clarifier le contenu de chaque idée si nécessaire.
5. Identifier chaque catégorie avec une description sommaire des idées.
6. Répéter les étapes 3 à 5 jusqu'à convergence et l'obtention d'un consensus des participants. Il est possible que certaines idées ne puissent pas être regroupées avec d'autres. Ces idées isolées seront mises de côté.
7. Tracer le diagramme final.
Exemple : quelles sont les barrières à l’implantation de la gestion de la qualité ? idées soumises lors d’une session de brainstorming :
- manque de vision des dirigeants - résistances aux changements - trop occupé par les urgences
- messages des dirigeants ne sont pas clairs - budget de formation est insuffisant
- gestionnaires pensent qu’ils n’ont pas besoin d’aide - dirigeants ne communiquent pas la direction
- système de reconnaissance pas aligné sur les résultats - absence d’un système de suggestion
- absence système de mesure pour mesurer les résultats - gestion participative n’est pas supportée par les dirigeants - travail d’équipe n’est pas supporté
- système de communication électronique désuet - manque de personnel
- ce n’est pas le bon moment - tout est prioritaire
- pas de connaissance des méthodes de base en amélioration continuelle - dirigeants ne communiquent pas efficacement
- coupures de budget - peur de l’échec
- pas de temps pour du travail additionnel - communication vers la base est déficiente
- manque de communication entre les superviseurs et leur personnel
DIAGRAMME D 'AFFINITÉS
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Diagramme d’ affinités
Les idées furent regroupées selon 6 catégories d’affinités.
TEMPS
-trop occupé par les urgences
- pas de temps pour du travail additionnel - ce n’est pas le bon moment
- tout est prioritaire
LEADERSHIP
-manque de vision des dirigeants
- messages des dirigeants ne sont pas clairs - dirigeants ne communiquent pas la direction
- gestion participative n’est pas supportée par les dirigeants - dirigeants ne communiquent pas efficacement
- travail d’équipe n’est pas supporté
COMMUNICATION
-communication vers la base est déficiente - système de communication électronique désuet
- manque de communication entre superviseurs et le personnel
RESSOURCES
- budget de formation est insuffisant - manque de personnel
- coupures de budget
- absence système de mesure pour mesurer les résultats
MOBILISATION
- système de reconnaissance n’est pas aligné sur les résultats - résistances aux changements
- peur de l’échec
- absence d’un système de suggestion
FORMATION
- pas de connaissance des méthodes de base en amélioration continuelle - budget de formation est insuffisant
- gestionnaires pensent qu’ils n’ont pas besoin d’aide
Certaines idées auraient pu être classées dans 2 catégories. Par exemple, des éléments de la catégorie LEADERSHIP pourraient être classées dans la catégorie COMMUNICATION.
