procédures Résumé Microsoft Word 2013

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Microsoft Word 2013

procédures Résumé

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Administration, commerce et informatique

RÉSUMÉ DES PROCÉDURES

Microsoft Word 2013

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Rédaction : Diane Marcil

Révision de contenu : Françoise Labelle, Nicole Daigneault (SOFAD) Révision pédagogique : Nicole Daigneault (SOFAD)

Révision linguistique : Françoise Labelle Édition électronique : BeauGraf

Gestion de la production : Nicole Daigneault (SOFAD)

La Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD) tient à remercier Microsoft Corporation de lui avoir permis de reproduire les captures d’écran provenant de Microsoft Word 2013, et ce, afin de faciliter l’apprentissage des élèves.

Tous les logiciels et marques cités dans ce document sont des marques de commerce déposées.

Juin 2014

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Notes à l’utilisateur

1. Dans le présent document, la rédaction épicène assure l’équilibre de la représentation des hommes et des femmes.

2. Certaines procédures pouvant être exécutées de plus d’une façon, nous vous suggérons parfois différentes marches à suivre; cependant, votre exploration personnelle vous permettra peut-être d’en découvrir d’autres.

3. Les fonctions tactiles de Word ne sont pas présentées dans ce guide.

4. Vous remarquerez que certaines procédures font référence à Windows : dans le cadre de ce guide, nous avons choisi la version 8.1. Si vous utilisez une autre version, il se peut que vous notiez quelques différences à votre écran : vous devriez tout de même être en mesure de vous débrouiller, puisqu’il s’agit généralement de notions élémentaires; toutefois, si ce n’était pas le cas, n’hésitez pas à consulter le site de Microsoft pour obtenir de l’aide.

Tous droits de traduction et d’adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l’autorisation écrite d’un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD).

Dépôt légal – 2014

Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada

ISBN : 978-2-89493-485-2

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RÉSUMÉ DES PROCÉDURES W O R D 2 0 1 3

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Table des matières

À propos de Microsoft Word 2013 . . . 7

Clavier . . . 9

Fenêtre Word 2013 . . . 10

Affichage du document . . . 13

Aide . . . 14

Alignement . . . 16

Aperçu avant impression . . . 17

Barre d’outils Accès rapide . . . 19

Bordure, couleur de fond et filigrane . . . 21

Calculs dans un tableau . . . 25

Caractères non imprimables (ou marques de mise en forme) . . . 27

Caractères spéciaux, symboles et équations . . . 29

Centrage vertical . . . 31

Colonnes . . . 32

Commentaires . . . 34

Correction automatique . . . 37

Coupure de mots . . . 39

Date dans un document . . . 41

Date dans Windows . . . 42

Démarrage et fermeture . . . 43

Déplacements dans la fenêtre . . . 44

Dossiers . . . 45

En-tête et pied de page . . . 47

Enveloppes . . . 52

Étiquettes . . . 54

Étiquettes et fusion . . . 56

Fichier : ouverture et enregistrement . . . 61

Image et graphique . . . 63

Impression . . . 66

Imprimante . . . 67

Index . . . 68

Interligne . . . 70

Langue et dictionnaires . . . 71

Lettres et fusion . . . 74

Liaison d’un fichier . . . 78

Liste à puces et liste numérotée . . . 80 Cet aperçu contient

- Les pages liminaires - Les pages 7 à 18

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Macro . . . 82

Marges . . . 83

Mise en forme . . . 85

Mise en forme automatique . . . 89

Modèles de documents . . . 90

Modèles de lettres SOFAD . . . 92

Multifenêtre . . . 94

Note de bas de page . . . 96

Onglet Fichier . . . 98

Ouverture d’un compte Microsoft . . . 100

Pagination . . . 102

PDF (Enregistrement d’un fichier PDF) . . . 103

Polices de caractères (styles et attributs) . . . 104

Recherche dans un fichier . . . 106

Recherche de fichiers . . . 108

Ruban . . . 110

Sauts de page et de section . . . 114

Sélection, suppression, copie, déplacement et collage . . . 116

Style . . . 118

Table des matières . . . 121

Tableau . . . 124

Tabulations et retraits . . . 128

Taille et orientation de la page . . . 130

Tri . . . 131

Veuves et orphelines, paragraphes solidaires . . . 132

Annexe . . . 133

Extensions des fichiers . . . 133

Touches du clavier . . . 134

Clavier normalisé . . . 136

Caractères non imprimables . . . 137

Bibliographie . . . 138

Webographie . . . 138

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À propos de Microsoft Word 2013

Selon la résolution de votre écran, certains boutons de tâches ou de groupes de commandes, dans le ruban, peuvent s’afficher différemment sur votre ordinateur. Si toutes les commandes n’apparaissent pas, pour y avoir accès, vous n’avez qu’à cliquer sur la flèche dans la partie inférieure du bouton. Voyez quelques exemples de boutons en basse et en haute résolution.

Commandes Modification Mise en page Dessiner Basse

résolution

Haute résolution

Lorsque vous sélectionnez du texte, la mini barre d’outils s’affiche et vous permet ainsi d’utiliser simultanément plusieurs commandes.

Si vous désirez réduire le ruban qui apparaît à l’écran, utilisez le raccourci-clavier Ctrl+F1 ou cliquez sur le bouton options d’affichage du ruban situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre : ce bouton vous donne accès à plus d’options.

Pour connaître davantage Microsoft Word 2013, consultez les rubriques de l’aide en cliquant sur le point d’interrogation, situé dans le coin supérieur droit.

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http://office.microsoft.com/fr-ca

Le site Microsoft Corporation met à la disposition des internautes : } une foule de renseignements concernant les logiciels du groupe

office;

} la possibilité de télécharger des mises à jour (notamment des mises à jour de sécurité);

} des images, des sons, de nouveaux modèles, etc.

http://www.oqlf.gouv.qc.ca

Sous la rubrique ressources du site de l’office québécois de la langue française, vous pouvez consulter plusieurs documents concernant la francisation des logiciels et du matériel informatique.

Dans la section les indispensables, vous avez accès au Grand dictionnaire terminologique, qui contient une foule de données sur les termes informatiques : prenez l’habitude d’y chercher les mots à propos desquels vous désirez plus de renseignements.

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Clavier

Pour vous familiariser avec les touches de fonction du clavier, consultez la rubrique Touches du clavier, qui se trouve dans l’annexe, à la fin du guide.

Il est possible que la disposition des touches de votre clavier soit différente de celle du clavier normalisé : le tableau de l’annexe vous aidera alors à repérer plus facilement chacune d’elles.

http://windows.microsoft.com/fr-ca/windows/using- keyboard#using-keyboard=windows-vista

http://fr.wikipedia.org/wiki/Disposition_des_touches_des_

claviers_informatiques

Si le nom de certaines touches de votre clavier est différent du nom des touches du clavier normalisé (par exemple, la touche impression de l’écran peut afficher impr écran ou impécr syst ou Prt scr), consultez les pages utilisation du clavier de Microsoft et Disposition des touches des claviers informatiques de Wikipédia : vous pourrez y trouver des réponses à vos questions.

Si, malgré tout, vous n’arrivez pas à trouver certaines touches sur votre clavier, consultez le site du fabricant sur le Web.

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Fenêtre Word 2013

Voyez ici les principales composantes de l’interface Word 2013.

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Un clic sur le Bouton Word permet l’affichage des commandes permettant de redimensionner la fenêtre, de fermer le document actif et le logiciel.

La barre d’outils accès rapide permet d’accéder rapidement aux fonctions les plus fréquemment utilisées.

Le ruban contient les onglets, les groupes et les commandes.

Le nom des onglets représente chacune des tâches principales du logiciel.

Les commandes de même nature sont regroupées sous l’onglet. Elles peuvent être exécutées à l’aide d’un bouton ou d’un menu.

Les groupes de chaque onglet hébergent les sous-tâches disponibles pour chaque tâche.

Plusieurs groupes donnent accès à un lanceur de boîte de dialogue.

Celui-ci permet d’afficher une boîte de dialogue ou un volet office qui contient des options supplémentaires.

Les règles verticale et horizontale sont utilisées pour aligner du texte, des tableaux… et pour fixer des taquets de tabulation.

Les boutons de la barre d’état donnent accès aux modes d’affichage : lecture, Page, web.

Le curseur Zoom peut être déplacé de gauche à droite pour obtenir le facteur de zoom désiré.

Le bouton réduire le ruban permet de masquer le ruban pour gagner de l’espace d’affichage. Seul le nom des onglets reste visible.

Le bouton options d’affichage du ruban permet de gérer plus efficacement l’affichage du ruban.

Le bouton aide Microsoft Word permet d’accéder à l’aide de Word.

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Affichage du document

Afficher un document en mode Lecture, Page et Web

1. Sélectionnez l’un des trois boutons d’affichage situés dans la barre d’état pour basculer d’un mode d’affichage à l’autre.

}Le mode lecture est conçu pour optimiser la lecture à l’écran.

Par exemple, le ruban est réduit, n’affichant que les commandes qui peuvent être utiles à la lecture; le texte s’affiche sous forme de colonnes, chacune représentant une page de texte. En mode lecture, vous ne pouvez pas apporter de modifications à votre document.

} Pour accéder à l’affichage en mode Page, cliquez sur le bouton . Ce mode d’affichage vous permet d’éditer votre document : vous avez donc accès à tous les onglets de Word. Ce sera généralement votre écran de travail, à moins de vouloir créer une page Web.

}Pour passer en mode Web, cliquez sur le bouton . Si vous créez une page Web, le document est affiché tel qu’il apparaîtrait dans un navigateur.

Agrandir ou réduire l’affichage à l’écran

2. Sous l’onglet affichage, dans le groupe Zoom, choisissez le facteur de zoom désiré, ou cliquez sur la commande Zoom pour en préciser la valeur dans la boîte de dialogue qui apparaît. Voici les différentes commandes de ce groupe.

} Vous pouvez également utiliser le curseur Zoom de la barre d’état, en le faisant glisser vers la droite ou vers la gauche.

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Aide

Utiliser l’Aide du logiciel ainsi que l’aide en ligne pour obtenir des renseignements sur le ruban, les onglets, les groupes, les commandes, les boîtes de dialogue, les fenêtres, etc.

1. Cliquez sur le bouton aide sur Microsoft Word afin d’afficher la fenêtre d’aide.

2. Le bouton aide toujours visible , situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre d’aide, vous permet de garder la fenêtre ouverte au-dessus de votre document : cliquez donc sur ce bouton pour activer ce mode.

Le bouton aide toujours invisible prendra alors cette autre forme : . Si vous cliquez sur ce nouveau bouton, la fenêtre d’aide sera alors réduite dès que vous cliquerez dans votre document.

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3. La fenêtre d’aide qui apparaît lorsque vous cliquez sur vous propose différentes façons de chercher de l’aide.

} Vous pouvez utiliser les options de la rubrique recherches fréquentes pour trouver de l’aide sur différentes tâches de Word.

} Sous la rubrique Prise en main, vous pouvez découvrir les Nouveautés de la version 2013;

l’icône raccourcis clavier permet de connaître les différentes façons d’avoir accès aux commandes sans utiliser la souris; pour découvrir davantage le logiciel et visualiser des vidéos de formation, visitez Découverte de Word 2013.

} La rubrique Notions de bases et avancées permet de connaître certaines fonctionnalités du logiciel au moyen de l’icone apprendre les bases de Word; l’icône utiliser Word Web app permet de stocker des fichiers avec oneDrive; si vous avez une tablette à votre disposition ou si vous utilisez un écran tactile, cliquez sur Conseils pour les tablettes pour obtenir des renseignements sur les fonctions tactiles dans Office.

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Alignement

Modifier l’alignement (gauche, droit, centré ou justifié)

1. Si vous n’avez pas encore saisi votre texte, choisissez le type d’alignement souhaité à l’aide des commandes du groupe Paragraphe de l’onglet accueil. Tapez ensuite votre texte.

2. Si vous avez déjà saisi votre texte, sélectionnez-le, activez l’onglet accueil, puis choisissez le type d’alignement souhaité à l’aide des commandes du groupe Paragraphe.

}Pour aligner le texte avec la marge gauche, cliquez sur la commande aligner à gauche .

} Pour centrer le texte, cliquez sur la commande Centrer .

} Pour aligner le texte avec la marge droite, cliquez sur la commande aligner à droite .

} Pour justifier votre texte, cliquez sur la commande Justifier .

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Aperçu avant impression

Visualiser un document avant de l’imprimer, afin de gagner du temps et d’épargner sur les frais d’impression

Il est recommandé de toujours visualiser un fichier avant de l’imprimer.

Cette fonction permet de voir la page entière à l’écran et de remarquer plus facilement une mise en page inadéquate.

1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur imprimer.

2. Le document est affiché dans le volet droit, une page entière à la fois.

3. Si votre document comprend plusieurs pages, cliquez sur la flèche gauche (Page précédente) ou droite (Page suivante) pour atteindre la page désirée.

4. Pour réduire la taille de l’affichage, cliquez sur le bouton Zoom arrière , et pour agrandir l’affichage, cliquez sur le bouton Zoom avant .

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5. Cliquez sur le facteur de zoom pour ouvrir la boîte de dialogue Zoom.

Vous pouvez modifier le facteur de zoom ou l’affichage des pages.

6. Enregistrez vos modifications en cliquant sur oK, ou quittez la boîte de dialogue en cliquant sur annuler.

7. Quittez le mode aperçu avant impression et revenez à votre document en cliquant sur le bouton Précédent , situé dans le haut du volet gauche.