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Contrat de Délégation de Souscription d’Assurance
(à l’exclusion des Courtiers Mandataires domiciliés aux Etats-Unis et au Canada
LMA3113 (1er juillet 2013)
Approuvé par la Lloyd’s Market Association
Table des matières
Intitulé Section
INTRODUCTION
POUVOIRS DU COURTIER MANDATAIRE
RECEPTION DU CONTRAT PAR LES SOUSCRIPTEURS 1
DURÉE 2
PERSONNE(S) CHARGÉE(S) DE L’EXÉCUTION ET DU CONTRÔLE 3
OCTROI DE POUVOIR 4
DÉLÉGATION DE POUVOIR 5
AUTRES CONDITIONS, CONTRAINTES ET/OU MODIFICATIONS AFFÉRENTES À L’EXÉCUTION
DU CONTRAT 6
ÉTENDUE DES POUVOIRS
CATÉGORIE(S) D’ACTIVITÉ(S) ET DE COUVERTURE(S) AUTORISÉE(S) 7
CATÉGORIE(S) D’ACTIVITÉ(S) ET DE COUVERTURE(S) EXCLUE(S) 8
LIMITES TERRITORIALES 9
LIMITES MAXIMUM DES RESPONSABILITÉS OU SOMMES ASSURÉES 10
PRIMES, FRANCHISES ET MAJORATIONS DES ASSURANCES SOUSCRITES PAR DÉLÉGATION 11
LIMITE DU REVENU BRUT RELATIF AUX PRIMES 12
DURÉE DES ASSURANCES SOUSCRITES PAR DÉLÉGATION 13
RECONDUCTION AUTOMATIQUE OU TACITE DES ASSURANCES SOUSCRITES PAR DÉLÉGATION 14
CONTRATS DE FINANCEMENT DES PRIMES 15
COMMISSIONS DU COURTIER MANDATAIRE ET FRAIS
COMMISSION(S) 16
REMBOURSEMENT DES COMMISSIONS NON ACQUISES 17
FRAIS 18
DOCUMENTATION RELATIVE AUX ASSURANCES CONTRACTÉES
FORMULAIRES DE CANDIDATURE OU DE PROPOSITION 19
DOCUMENTS CONTRACTUELS 20
SINISTRES ET RÉCLAMATIONS
PROCÉDURE DE TRAITEMENT ET DE RÈGLEMENT DES SINISTRES ET TRAITEMENT DES
RECOUVREMENTS 21
PLAINTES OU PROCÉDURES 22
REPORTING, REGISTRES ET CUMUL DES EXPOSITIONS
BORDEREAU(X)/REPORTING RELATIF(S) AUX RISQUES SOUSCRITS ET CUMUL DES
EXPOSITIONS 23
BORDEREAU(X)/REPORTING DE COMPTABILITÉ ET RÈGLEMENTS 24
REGISTRES, INFORMATIONS STATISTIQUES ET AUDIT/INSPECTION 25
PUBLICITÉ
MATÉRIEL PUBLICITAIRE ET PROMOTIONNEL 26
COMPTES BANCAIRES
COMPTES BANCAIRES SÉPARÉS 27
CONFORMITÉ, CONDITIONS RÉGLEMENTAIRES ET GÉNÉRALES
LICENCES ET TAXES 28
DROITS ET CHARGES 29
ASSURANCE EN RESPONSABILITÉ 30
CONTINUITÉ DE L’ACTIVITÉ 31
CONFIDENTIALITÉ 32
CONFLITS D’INTÉRÊTS 33
CONFORMITÉ LÉGALE ET DÉLITS FINANCIERS 34
PROTECTION DES DONNÉES 35
RÉSILIATION ET NON-RECONDUCTION
RÉSILIATION 36
EFFET DE LA RÉSILIATION OU DE LA NON-RECONDUCTION 37
DIVERS
INTERPRÉTATION GÉNÉRALE 38
CLAUSE D’APPLICABILITÉ 39
DROITS DES TIERS 40
RESPONSABILITÉ INDIVIDUELLE 41
COMPÉTENCE ET DROIT APPLICABLE 42
ANNEXE
CONTRAT DE DÉLÉGATION DE SOUSCRIPTION D'ASSURANCE
INTRODUCTION
Le présent Contrat de Délégation de Souscription, l’Annexe et le tableau de garantie joints ainsi que tous avenants aux présentes (ci-après, le « Contrat ») sont conclus par et entre les Membres Souscripteurs du Lloyd’s dont les numéros de syndicat et les parts sont indiqués dans le tableau de garantie ci-joint (ci- après, les « Souscripteurs »), et le Courtier Mandataire dont les nom et adresse sont désignés en Annexe (le « Courtier Mandataire »).
Sous réserve des dispositions de la Section 36, l’ensemble des communications et règlements entre le Courtier Mandataire et les Souscripteurs sera réalisé par l’intermédiaire du Lloyd’s Broker dont les nom et adresse sont désignés en Annexe (ci-après, le « Lloyd’s Broker »).
Etant entendu que le Courtier Mandataire a demandé la délégation de souscription d’assurances pour le compte des Souscripteurs et a, à cet effet, négocié ce pouvoir auprès du Lloyd’s Broker et a au surplus accepté de collaborer et d’apporter son aide aux Souscripteurs, à leurs représentants et, le cas échéant, au Lloyd’s Broker pour tous sujets relatifs au Contrat, ce qui suit est mutuellement convenu entre les Souscripteurs et le Courtier Mandataire :
POUVOIRS DU COURTIER MANDATAIRE
SECTION 1
RÉCEPTION DU CONTRAT PAR LES SOUSCRIPTEURS
1.1 Le présent Contrat et ses modifications ne prendront effet que lorsque les Souscripteurs auront reçu un exemplaire du Contrat ou de toute modification signé par les deux parties ;
1.2 Toute modification apportée au Contrat devra revêtir une forme écrite et approuvée.
SECTION 2 DURÉE
2.1 Sous réserve des dispositions de la Section 1, le présent Contrat existera pendant la durée visée à la sous-section 2.1 de l’Annexe, sauf résiliation conformément aux dispositions de la sous-section 4.3 ou de la Section 36 ;
2.2 Le présent Contrat ne pourra être reconduit automatiquement.
SECTION 3
PERSONNE(S) CHARGÉE(S) DE L’EXÉCUTION ET DU CONTRÔLE
3.1 La ou les personnes chargées de l’exécution et du contrôle généraux du Contrat sont désignées à la sous-section 3.1 de l’Annexe ;
3.2 La ou les personnes autorisées à déléguer la souscription des assurances sont désignées à la sous- section 3.2 de l’Annexe ;
3.3 La ou les personnes assumant la responsabilité générale d’émettre tous documents attestant des assurances souscrites par délégation sont désignées à la sous-section 3.3 de l’Annexe ;
3.4 La ou les personnes autorisées à exercer tout pouvoir relativement aux sinistres sont désignées à la sous-section 3.4 de l’Annexe ;
3.5 Le Courtier Mandataire informera les Souscripteurs dans les meilleurs délais s’il s’avère que l’une des personnes désignées aux sous-sections 3.1 à 3.4 a cessé ou cessera de s’acquitter de ses obligations. Cela inclut les congés, les jours fériés ou les congés de maladie si ces congés, jours fériés ou congés de maladie sont susceptibles de compromettre de façon significative l’exercice des fonctions du Courtier Mandataire en vertu du présent Contrat, sauf si, dans ce cas, une autre
personne exercera les pouvoirs appropriés et si cette autre personne est désignée dans la sous- section correspondante de l'Annexe.
SECTION 4
OCTROI DE POUVOIR
4.1 Les Souscripteurs autorisent par les présentes le Courtier Mandataire à :
4.1.1 souscrire des assurances et accepter leurs amendements pour le compte des Souscripteurs ;
4.1.2 intervenir en qualité de représentant des Souscripteurs conformément aux dispositions de la Section 27 aux fins de percevoir les primes des assurés, procéder aux remboursements et recevoir le paiement des sinistres avant sa transmission aux assurés ;
4.2 Le Courtier Mandataire pourra souscrire des assurances et accepter des amendements en utilisant un système électronique automatisé en ligne si l’utilisation de ce système a été acceptée par écrit par les Souscripteurs ;
4.3 Le Courtier Mandataire devra se conformer à toute directive, condition ou exigence, en ce inclus tout ordre de résilier le présent Contrat, donnée par le Lloyd’s aux Souscripteurs ou par tout autre organe de contrôle compétent à l’égard des Souscripteurs ou du Courtier Mandataire ;
4.4 Pour chaque assurance souscrite par délégation en vertu du Contrat, le Courtier Mandataire devra :
4.4.1 délivrer tous documents contractuels, avenants ou autres documents justifiant la couverture telle que pouvant être convenue par les Souscripteurs ;
4.4.2 collecter et traiter les primes et les restituer pour le compte des Souscripteurs dans les meilleurs délais ou, le cas échéant, conformément aux conditions convenues avec les Souscripteurs ;
4.4.3 s’il y est autorisé par la sous-section 21.1 de l’Annexe, traiter et/ou régler les sinistres conformément aux dispositions du Contrat ;
4.5 Il appartiendra au Courtier Mandataire d’informer les assurés potentiels ou les représentants des assurés potentiels de la qualité en laquelle il agit en tant que représentant des Souscripteurs ; 4.6 Aucune des dispositions du présent Contrat n’octroiera au Courtier Mandataire un pouvoir allant
au-delà du pouvoir expressément accordé par le Contrat, et le Courtier Mandataire n’agira pas ou ne se présentera pas comme étant habilité pour le compte des Souscripteurs si ce pouvoir ne découle pas ou ne découle plus du présent Contrat ;
4.7 Aucune des dispositions du présent Contrat ne saurait être interprétée comme créant une quelconque relation d’employeur à employé entre les Souscripteurs et le Courtier Mandataire ; 4.8 Le Courtier Mandataire se conformera à toutes les demandes ou exigences raisonnables formulées
par écrit par les Souscripteurs concernant l'exécution du présent Contrat, les assurances souscrites par délégation conformément au présent Contrat ou les sinistres naissant du Contrat ;
4.9 Le Courtier Mandataire ne prendra aucune mesure, n’entreprendra aucune action ou omettra d’accomplir toute action concernant les services devant être fournis conformément au présent Contrat, susceptible de nuire à la réputation des Souscripteurs, et agira de manière équitable envers les Assurés.
SECTION 5
DÉLÉGATION DE POUVOIR
5.1 La délégation du pouvoir de souscription d’assurances et de délivrance d’attestation des assurances ainsi souscrites ne saurait être déléguée à son tour par le Courtier Mandataire à aucune autre personne, société ou entreprise, ou étendue à une succursale ;
5.2 Au cas où l’un quelconque des pouvoirs ou responsabilités autres que ceux décrits en sous-section 5.1 serait délégué à un ou plusieurs tiers, ladite délégation devra revêtir une forme écrite et les
Souscripteurs devront être partie au(x) contrat(s) écrit(s) de délégation au bénéfice du ou desdits tiers.
SECTION 6
AUTRES CONDITIONS, CONTRAINTES ET/OU MODIFICATIONS AFFÉRENTES À L’EXÉCUTION DU CONTRAT 6.1 Le Courtier Mandataire devra se conformer à toute condition, exigence et/ou modification du
présent Contrat visée à la sous-section 6.1 de l’Annexe ou approuvée par elle.
ÉTENDUE DES POUVOIRS
SECTION 7
CATÉGORIE(S) D’ACTIVITÉ(S) ET DE COUVERTURE(S) AUTORISÉE(S)
7.1 Le Courtier Mandataire est autorisé à souscrire des assurances relevant exclusivement des catégories et des couvertures visées à la sous-section 7.1 de l'Annexe, sous réserve des exclusions établies en Section 8.
SECTION 8
CATÉGORIE(S) D’ACTIVITÉ(S) ET DE COUVERTURE(S) EXCLUE(S)
8.1 Les assurances suivantes ne sauraient être souscrites par délégation, à l’exception des assurances spécifiquement prévues en Annexe :
8.1.1 risques de guerre et de guerre civile ; 8.1.2 risques nucléaires ;
8.1.3 risques de garantie financière, de défaillance financière, de faillite ou d’insolvabilité ; 8.1.4 polices cadres délivrées à un groupe, une association, une organisation ou un club au
bénéfice de leurs membres en vertu d’un programme de commercialisation groupée ou de masse ;
8.1.5 toutes autres catégories d’activités ou de couvertures visées à la sous-section 8.1.5 de l’Annexe.
SECTION 9
LIMITES TERRITORIALES
9.1 Le Courtier Mandataire n’est autorisé à souscrire des assurances que pour les risques existant sur le ou les territoires visés à la sous-section 9.1 de l’Annexe ;
9.2 Le Courtier Mandataire n’est autorisé à souscrire des assurances que pour les assurés domiciliés sur le ou les territoires visés à la sous-section 9.2 de l’Annexe ;
9.3 Le Courtier Mandataire est autorisé à souscrire des assurances dont les limites territoriales ne sont pas supérieures à celles visées à la sous-section 9.3 de l’Annexe.
SECTION 10
LIMITES MAXIMUM DES RESPONSABILITÉS OU SOMMES ASSURÉES
10.1 Le Courtier Mandataire n’est autorisé à souscrire des assurances qu’à hauteur des limites des responsabilités ou des sommes assurées visées à la sous-section 10.1 de l’Annexe ;
SECTION 11
PRIMES, FRANCHISES ET MAJORATIONS DES ASSURANCES SOUSCRITES PAR DÉLÉGATION
11.1 Toutes les primes brutes des assurances souscrites devront être calculées comme indiqué à la sous-section 11.1 de l’Annexe ;
11.2 Le Courtier Mandataire inclura les franchises et/ou majorations des assurances souscrites comme indiqué à la sous-section 11.2 de l’Annexe.
SECTION 12
LIMITE DU REVENU BRUT RELATIF AUX PRIMES
12.1 Le Courtier Mandataire ne saurait imposer un montant total de revenu brut relatif aux primes supérieur à la limite fixée par la sous-section 12.1 de l’Annexe ;
12.2 Le Courtier Mandataire examinera le total du revenu brut relatif aux primes souscrites et notifiera les Souscripteurs dans les meilleurs délais s’il s’avère que ce total est susceptible de dépasser la limite fixée par la sous-section 12.2 de l’Annexe ;
12.3 Aux fins de la présente Section, on définira le revenu brut relatif aux primes comme l’ensemble des primes et primes supplémentaires, déduction faite des restitutions de primes (avant déduction de toute commission et hors taxes ou autres charges).
SECTION 13
DURÉE DES ASSURANCES SOUSCRITES PAR DÉLÉGATION
13.1 Aucune assurance ne saurait être souscrite pour une durée supérieure à celle indiquée à la sous- section 13.1 de l’Annexe ;
13.2 Chaque assurance souscrite pendra effet pendant la durée du Contrat ;
13.3 Aucune assurance ne saurait être souscrite dans une période antérieure à sa date d’effet supérieure au nombre de jours indiqué à la sous-section 13.3 de l’Annexe ;
13.4 Chaque assurance souscrite sera valide jusqu’à sa date d’expiration contractuelle, sauf annulation ou résiliation conformément à ses dispositions individuelles concernant son annulation ou sa résiliation ;
13.5 En cas d’annulation ou de résiliation d’une assurance souscrite par délégation, le Courtier Mandataire devra se conformer à la loi en vigueur concernant l’annulation ou la résiliation de ladite assurance et à la restitution des primes, commissions, droits, charges et taxes.
SECTION 14
RECONDUCTION AUTOMATIQUE OU TACITE DES ASSURANCES SOUSCRITES PAR DÉLÉGATION
14.1 Aucune assurance pouvant faire l’objet d’une reconduction automatique ou tacite ne saurait être souscrite, sauf accord écrit des Souscripteurs ou si cela est obligatoire en vertu d’une loi ou réglementation locale. Si la reconduction automatique ou tacite a été spécifiquement autorisée ou si elle est obligatoire, les dispositions suivantes s’appliqueront :
14.1.1 Le Courtier Mandataire tiendra les registres appropriés aux fins d’identifier et de surveiller, de manière à pouvoir respecter tous délais applicables, l’ensemble des assurances souscrites prévoyant ou dont la loi ou réglementation locale autorise la reconduction automatique ou tacite, ou toute prolongation de durée ;
14.1.2 le Courtier Mandataire devra étudier chaque assurance souscrite avant sa date de reconduction individuelle afin de proposer les conditions de la reconduction ou décliner la reconduction. Ce processus s’accomplira conformément aux dispositions des lois en vigueur afférentes à la reconduction automatique ou tacite ;
14.1.3 le Courtier Mandataire est tenu de délivrer ponctuellement les avis de non-reconduction des assurances souscrites nécessaires et dûment établis afin d’empêcher leur reconduction automatique ou tacite ;
14.1.4 en cas de non-reconduction ou de résiliation du Contrat, le Courtier Mandataire fournira aux Souscripteurs un rapport initial contenant les éléments suivants dans les meilleurs délais :
14.1.4.1 toutes assurances en vigueur à l’expiration du Contrat ou à la date d’effet de la résiliation du Contrat et faisant ou pouvant faire l’objet d’une reconduction automatique ou tacite ;
14.1.4.2 toutes assurances dont les conditions ont été proposées avant l’expiration du Contrat ou la date d’effet de la résiliation du Contrat, pouvant avoir été souscrites par délégation et pouvant faire l’objet d’une reconduction automatique ou tacite ;
14.1.4.3 toutes assurances dont la reconduction automatique ou tacite ne peut être ou n’a pas été empêchée ;
et le Courtier Mandataire devra par la suite fournir des rapports mensuels actualisant les informations communiquées dans le rapport initial jusqu’à ce que les Souscripteurs confirment qu’aucun autre rapport mensuel n’est nécessaire.
SECTION 15
CONTRATS DE FINANCEMENT DES PRIMES
15.1 Le Courtier Mandataire ne saurait conclure ni permettre à autrui de conclure des arrangements de financement de prime au nom et pour le compte des Souscripteurs ;
15.2 Si le Courtier Mandataire ou une autre partie conclut un accord de financement de prime pour les primes d’assurances souscrites, lesdits accords seront uniquement conclus au nom et pour le compte du Courtier Mandataire ou de l’autre partie et les Souscripteurs n’assumeront aucune responsabilité quant auxdits accords.
COMMISSIONS DU COURTIER MANDATAIRE ET FRAIS
SECTION 16 COMMISSION(S)
16.1 La Commission du Courtier Mandataire est précisée à la sous-section 16.1 de l’Annexe ;
16.2 Toute Commission sur les Bénéfices sera calculée selon la formule indiquée à la sous-section 16.2 de l’Annexe.
SECTION 17
REMBOURSEMENT DES COMMISSIONS NON ACQUISES
17.1 Le Courtier Mandataire remboursera aux Souscripteurs les commissions sur toutes les assurances annulées ou résiliées et les remboursements de primes au même taux que celui des commissions du Courtier Mandataire.
SECTION 18 FRAIS
18.1 Le Courtier Mandataire supportera et acquittera l’ensemble des charges et frais engagés par lui dans le cadre de l’exécution du Contrat, sauf convention au titre de la sous-section 24.7.
DOCUMENTATION RELATIVE AUX ASSURANCES CONTRACTÉES
SECTION 19
FORMULAIRES DE CANDIDATURE OU DE PROPOSITION
19.1 Tout formulaire particulier de candidature ou de proposition utilisé par le Courtier Mandataire devra avoir été avalisé par les Souscripteurs avant son utilisation et, le cas échéant, identifié dans la sous-section 19.1 de l’Annexe.
SECTION 20
DOCUMENTS CONTRACTUELS
Formulation, conditions, clauses, avenants, garanties et exclusions applicables aux assurances souscrites par délégation
20.1 Toutes les assurances souscrites seront soumises à la formulation, aux conditions, clauses, avenants, garanties et exclusions visés à la sous-section 20.1 de l’Annexe ;
Obligation de délivrer les documents contractuels
20.2 Pour chaque assurance souscrite par délégation, le Courtier Mandataire délivrera immédiatement à l’assuré ou au représentant de l’assuré :
20.2.1 une confirmation appropriée de la couverture faisant référence aux conditions d’assurance convenues;
ou, dans la mesure du possible,
20.2.2 les documents contractuels (quel qu’en soit l’intitulé, nomment des « Attestations »,
« Attestations Combinées » ou « Polices ») ;
20.3 Si le Courtier Mandataire n’a pas encore délivré les documents contractuels conformément aux dispositions de la sous-section 20.2.2, il les délivrera à l’assuré ou au représentant de l’assuré au plus tard trente (30) jours après la date d’effet du contrat ou la date à laquelle l’assurance est souscrite si cette date est postérieure à la date d’effet, ou dans un délai plus court conformément aux exigences de toute loi ou réglementation applicable ;
20.4 Pour chaque modification apportée à chacune des assurances souscrites, le Courtier Mandataire délivrera un avenant dans un délai de trente (30) jours ou dans un délai plus court conformément aux exigences de toute loi ou réglementation applicable.
Forme et contenu des documents contractuels
20.5 La forme des documents contractuels devant être délivrés par le Courtier Mandataire sera celle préconisée dans la sous-section 20.5 de l’Annexe et acceptée par les Souscripteurs avant leur utilisation.
20.6 Tous les documents contractuels (ainsi que les avenants produits) seront conformes à toutes les lois et réglementations applicables, et contiendront toutes les conditions du contrat (ou de l’avenant) convenues entre l’assuré et les Souscripteurs, ainsi que les éléments suivants :
20.6.1 les nom, prénom et adresse complète du Courtier Mandataire ;
20.6.2 un numéro de contrat unique, ainsi que le Numéro de Référence Commerciale Unique indiqué en Annexe. (Les avenants comporteront le même Numéro de Référence Commerciale Unique que le contrat auquel ils se rapportent et seront numérotés à la suite pour chaque contrat correspondant) ;
20.6.3 le texte intégral de chaque formulation, condition, clause, avenant, garantie, exclusion et autre document faisant partie du contrat d’assurance individuel ;
20.6.4 le droit et la juridiction compétents concernant le contrat d’assurance ; 20.6.5 la durée de l’assurance ;
20.6.6 les limites des responsabilités ou des sommes assurées ;
20.6.7 les franchises ou majorations, le cas échéant ; 20.6.8 le montant de la prime ;
20.6.9 un Avis/une Clause de Responsabilité Individuelle sous la forme indiquée à la sous-section 20.6.9 de l'Annexe ;
20.6.10 une déclaration précisant qu’en cas de sinistre, l’assuré devra informer l’entité dont les nom et adresse sont indiqués à la sous-section 20.6.10 de l’Annexe ;
20.6.11 un avis de réclamation approprié, comme convenu avec les Souscripteurs ;
20.6.12 une déclaration précisant que toutes les questions (autres que les réclamations) devront être transmises au Courtier Mandataire ;
20.6.13 une déclaration précisant que le Courtier Mandataire interviendra en qualité de représentant des Souscripteurs dans l’exercice de ses fonctions en vertu du Contrat ; et 20.6.14 la signature, électronique ou non, d’une ou plusieurs des personnes désignées aux sous-
sections 3.1, 3.2 ou 3.3 de l’Annexe.
Exigences supplémentaires pour les Attestations Combinées
20.7 Aux fins du présent Contrat, une « Attestation Combinée » sera définie comme un document contractuel ou tout autre document prouvant l’assurance souscrite au nom et pour le compte des Souscripteurs en vertu du Contrat et attestant également qu’une part de l’assurance a été acceptée pour des assureurs non Membres Souscripteurs du Lloyd’s (ci-après, les « Autres Assureurs ») ;
20.8 Les Attestations peuvent être délivrées sous réserve que les Souscripteurs aient donné leur autorisation à cet effet, comme indiqué à la sous-section 20.8 de l’Annexe et que :
20.8.1 les Souscripteurs aient établi l’identité des autres assureurs désignés à la sous-section 20.8.1 de l’Annexe ;
20.8.2 l’Attestation Combinée comporte tous les détails devant être inclus aux documents contractuels délivrés par un Courtier Mandataire conformément aux exigences du Lloyd’s ; 20.8.3 la part ou le montant du risque et l’étendue de la couverture acceptés par le Courtier
Mandataire pour le compte des Souscripteurs du Lloyd’s soient expressément indiqués sur l’Attestation Combinée et soient spécifiés distinctement de la part ou du montant du risque et de l’étendue de la couverture acceptés par le Courtier Mandataire pour le compte des Autres Assureurs ;
20.8.4 l’Attestation Combinée contienne l’Avis de Responsabilité Individuelle visé à la sous- section 20.6.9 de l’Annexe ;
20.9 Aucune des sous-sections 20.7 et 20.8 ne saurait autoriser la délivrance d’une Attestation Combinée dans des circonstances susceptibles de contrevenir à l’une quelconque des exigences de la juridiction de domiciliation du Courtier Mandataire ou de toute autre juridiction dans laquelle le Courtier Mandataire effectue ses transactions, dispense ses services ou réalise ses activités.
Conservation, sécurité et fourniture des documents
20.10 Le Courtier Mandataire conservera un exemplaire de chaque document produit et fournira des copies aux Souscripteurs sur demande.
20.11 Tous les exemplaires des documents contractuels, des avenants et autres documents justifiant la couverture ainsi que toutes méthodes de sauvegarde et/ou de production électronique de document devront être gardés en lieu sûr à tout moment. Si les Souscripteurs le lui demandent, le Courtier Mandataire leur restituera dans les meilleurs délais les documents non utilisés relatifs au Contrat ou les détruira, et veillera par la suite à l’interruption de toute sauvegarde et/ou production électronique desdits documents
SINISTRES ET RÉCLAMATIONS
SECTION 21
PROCÉDURE DE TRAITEMENT ET DE RÈGLEMENT DES SINISTRES ET TRAITEMENT DES RECOUVREMENTS 21.1 Si les Souscripteurs ont convenu à la sous-section 21.1 de l’Annexe d’octroyer au Courtier
Mandataire le pouvoir de traiter et/ou régler les sinistres et de traiter des recouvrements en leur nom, les procédures suivantes s’appliqueront, sauf si elles sont remplacées, modifiées ou complétées conformément à la sous-section21.1 de l’Annexe :
21.1.1 le Courtier Mandataire sera habilité à régler, accepter et liquider les sinistres si leur valeur totale ne dépasse pas le plafond fixé à la sous-section 21.1.1 de l’Annexe, et examinera les estimations pour ces sinistres ;
21.1.2 le Courtier Mandataire ne sera pas habilité à accepter ou à régler les sinistres ou une partie des sinistres à titre gracieux, sous réserve de tout droit ou sur une base similaire ; 21.1.3 le Courtier Mandataire notifiera les Souscripteurs dans les meilleurs délais des instructions
pour tous les sinistres dépassant ou susceptibles de dépasser le plafond fixé à la sous- section 21.1.1 de l’Annexe ;
21.1.4 le Courtier Mandataire transmettra aux Souscripteurs tout sinistre s’il considère que la réclamation doit être refusée, si le sinistre n’est manifestement pas concerné par les conditions de l'assurance, ou si le Courtier Mandataire a des doutes quant la question de savoir si le sinistre est indemnisable aux termes de l’assurance ;
21.1.5 le Courtier Mandataire notifiera les Souscripteurs dans les meilleurs délai de tout sinistre ou recouvrement donnant lieu ou susceptible de donner lieu à un litige ;
21.1.6 le Courtier Mandataire chargera uniquement des experts, inspecteurs, avocats ou autres tiers de l’aider pour la gestion des sinistres, y compris pour le traitement de recouvrements comme indiqué à la sous-section 21.1.6 de l’Annexe ;
21.1.7 le Courtier Mandataire se conformera aux niveaux et normes de service requis par les Souscripteurs pour le traitement et/ou le règlement des sinistres et/ou le traitement de recouvrements ;
21.2 Les Souscripteurs pourront à tout moment retirer ou modifier les pouvoirs du Courtier Mandataire en ce qui concerne un sinistre particulier et dans ces circonstances, les Souscripteurs seront en droit de prendre toute décision ou toute mesure qu’ils considèreront appropriée concernant le sinistre.
21.3 Les Souscripteurs pourront à tout moment adresser une notification écrite au Courtier Mandataire pour modifier, suspendre ou supprimer le pouvoir du Courtier Mandataire de traiter et/ou régler les sinistres et de traiter des recouvrements, et le Courtier Mandataire s’engage à respecter les instructions des Souscripteurs concernant la gestion des sinistres. Le pouvoir du Courtier Mandataire de traiter et/ou de gérer les sinistres et de traiter des recouvrements cessera ou sera modifié conformément aux conditions de la notification écrite. Dans ces circonstances, les Souscripteurs seront en droit de prendre toute décision ou toute mesure qu’ils considèreront appropriée concernant le sinistre.
21.4 Aucune des dispositions de la présente Section 21 (ou des procédures indiquées à la sous-section 21.1 de l’Annexe) n’annulera, ne modifiera ou ne remplacera d’une quelconque manière les obligations juridiques ou réglementaires s’appliquant au Courtier Mandataire pour le traitement et/ou le règlement des sinistres.
SECTION 22
PLAINTES OU PROCÉDURES
22.1 Sous réserve des procédures spécifiques convenues en sous-section 22.2, le Courtier Mandataire informera les Souscripteurs dans les meilleurs délais de toutes les plaintes présentées concernant les assurances souscrites en vertu du présent Contrat ;
22.2 Le Courtier Mandataire mettra en œuvre et maintiendra les procédures exigées par les Souscripteurs pour veiller à ce que les plaintes puissent être traitées rapidement et de manière raisonnable conformément à toutes les lois et réglementations applicables ;
22.3 Dans tous les cas, le Courtier Mandataire informera les Souscripteurs dans les meilleurs délais dès qu’il aura pris connaissance de toute circonstance naissant de l’exploitation du Contrat ou relative au Contrat :
22.3.1 susceptible de nuire à la réputation des Souscripteurs ou du Lloyd’s ;
22.3.2 susceptible d’avoir une incidence sur les autorisations légales ou réglementaires du Lloyd’s ou des autorisations dont les Souscripteurs disposent pour exercer leur activité d’assurance ; ou
22.3.3 susceptible d’entraîner un litige ou l’introduction de toute autre procédure ou action légale ou réglementaire à l’encontre du Lloyd’s, des Souscripteurs, du Courtier Mandataire ou du Lloyd’s Broker ;
22.4 Si le Courtier Mandataire a connaissance de l’introduction d’une procédure ou action légale ou réglementaire à l’encontre du Lloyd’s, des Souscripteurs, du Courtier Mandataire ou du Lloyd’s Broker naissant de l’exploitation du Contrat ou relative au Contrat, il communiquera aux Souscripteurs tous les détails de cette procédure ou action.
REPORTING, REGISTRES ET CUMUL DES EXPOSITIONS
SECTION 23
BORDEREAU(X)/REPORTING RELATIF(S) AUX RISQUES SOUSCRITS ET CUMUL DES EXPOSITIONS 23.1 Le Courtier Mandataire :
23.1.1 enregistrera tous les détails relatifs aux assurances souscrites en vertu du présent Contrat ;
23.1.2 enverra aux Souscripteurs ou mettra à leur disposition, d’une manière et sous une forme convenues par ces derniers, les détails relatifs aux risques souscrits et leur règlement dans le nombre de jours maximum indiqué à la sous-section 23.1.2 de l’Annexe à compter de la fin de chaque période de reporting. En l’absence d’activité au cours d’une période de reporting, le Courtier Mandataire fournira une déclaration à cet effet ;
23.2 Le Courtier Mandataire :
23.2.1 relèvera et surveillera le cumul des expositions tel que défini à la sous-section 23.2.1 de l’Annexe ;
23.2.2 enverra aux Souscripteurs ou mettra à leur disposition le détail du cumul des expositions dans le nombre de jour maximum indiqué à la sous-section 23.2.2 de l’Annexe à compter de la fin de chaque période de reporting.
23.2.3 ne saurait imposer une limite au total des cumuls supérieure aux montants visés à la sous- section 23.2.3 de l’Annexe ;
23.3 Le Courtier Mandataire préparera les informations statistiques désignées à la sous-section 23.3 de l’Annexe selon la fréquence indiquée à la sous-section 23.3 jusqu’à ce que chaque assurance souscrite ait expiré ou ait été annulée ou résiliée et, le cas échéant, jusqu’à ce que tous les sinistres aient été payés ou résolus. Le Courtier Mandataire enverra aux Souscripteurs ou mettra à leur disposition ces informations dans le nombre de jours maximum indiqué à la sous-section 23.3 de l’Annexe à compter de la fin de chaque période.
SECTION 24
BORDEREAU(X)/REPORTING DE COMPTABILITÉ ET RÈGLEMENTS
24.1 L’ensemble des primes, des sinistres payés, des sinistres en attente et des frais relatifs aux assurances souscrites sera affecté et déclaré au Contrat ;
24.2 Le Courtier Mandataire déclarera les primes payées aux Souscripteurs comme suit :
24.2.1 en préparant des bordereaux pour les primes payées de la manière ou sous la ou les formes convenues par les Souscripteurs ; ou
24.2.2 en mettant les données comptables à la disposition des Souscripteurs de toute autre manière convenue par avance par les Souscripteurs ;
Les données comptables seront transmises selon la fréquence indiquée à la sous-section 24.2 de l’Annexe jusqu’à ce que chaque assurance souscrite ait expiré ou ait été annulée ou résiliée ; 24.3 Si le Courtier Mandataire est chargé de produire les bordereaux de sinistre tels qu’indiqués à la
sous-section 24.3 de l’Annexe, le Courtier Mandataire communiquera les sinistres payés et les sinistres en attente aux Souscripteurs comme suit :
24.3.1 en préparant des bordereaux de sinistre de la manière ou sous la ou les formes convenues par les Souscripteurs ; ou
24.3.2 en mettant les informations concernant les sinistres payés et les sinistres en attente à la disposition des Souscripteurs de toute autre manière convenue par avance par les Souscripteurs ;
Les informations relatives aux sinistres seront transmises selon la fréquence indiquée à la sous- section 24.3 de l’Annexe jusqu’à ce que chaque assurance souscrite ait expiré ou ait été annulée ou résiliée et que tous les sinistres aient été payés ou résolus ;
24.4 Toutes les informations sur les primes payées et, le cas échéant, les sinistres, devant être transmises par le Courtier Mandataire seront envoyées aux Souscripteurs ou mises à leur disposition dans le nombre de jours maximum indiqué à la sous-section 24.4 de l’Annexe à compter de la fin de chaque période de reporting.
En l’absence d’activité au cours d’une période de reporting, le Courtier Mandataire fournira une déclaration à cet effet aux Souscripteurs dans le nombre de jours indiqué à la sous-section 24.4 de l’Annexe à compter de la fin de cette période de reporting ;
24.5 Le Courtier Mandataire produira et enverra aux Souscripteurs, ou mettra à leur disposition, un relevé indiquant :
24.5.1 la prime payée déclarée pour la période en question, brute et nette de commission, les taxes et autres déductions ; et
24.5.2 si le Courtier Mandataire est chargé de transmettre les informations concernant les sinistres aux Souscripteurs, le montant des sinistres payés déclaré pour cette période ; 24.6 Les règlements seront remis aux Souscripteurs dans le nombre maximum de jours indiqué à la
sous-section 24.6 de l’Annexe à compter de la fin de chaque période de reporting ;
24.7 Les droits ou charges devant être remboursés par les Souscripteurs au Courtier Mandataire sous la forme d’une déduction de prime sont visés à la sous-section 24.7 de l’Annexe et seront indiqués dans les bordereaux relatifs aux primes payées.
SECTION 25
REGISTRES, INFORMATIONS STATISTIQUES ET AUDIT/INSPECTION
25.1 Le Courtier Mandataire établira et tiendra des registres complets pour toutes les assurances souscrites, tous les sinistres et les recouvrements traités en vertu du Contrat. Ces registres seront et demeureront la propriété des Souscripteurs ;
25.2 Les Souscripteurs, les auditeurs externes ou autres représentants désignés par les Souscripteurs seront fondés, à tout moment pendant les heures normales de bureau et sans restriction ni limitation, à inspecter et contrôler les registres, les informations statistiques, les systèmes et les processus (y compris les systèmes et processus électroniques) du Courtier Mandataire concernant les assurances souscrites et l’exécution du Contrat (y compris en ce qui concerne les sinistres et les recouvrements), et seront autorisés à réaliser des copies ou des extraits desdits registres ; 25.3 Le Courtier Mandataire s’engage à travailler de façon franche et collaborative avec le Lloyd’s et
tout autre organisme de réglementation ou de contrôle compétent en ce qui concerne l’exécution du Contrat. Le Courtier Mandataire autorisera le Lloyd’s et tout autre organe de contrôle compétent à l’égard des Souscripteurs ou du Courtier Mandataire à accéder aux locaux professionnels où le Courtier Mandataire exerce l’activité faisant l’objet du Contrat pour inspecter et contrôler les registres, informations statistiques, comptes et processus professionnels relatifs à l’exécution du Contrat. A moins que la loi ne l’interdise, le Courtier Mandataire informera les
Souscripteurs dans les meilleurs délais si le Lloyd’s ou tout autre organisme de réglementation ou de contrôle exerce ou entend exercer un droit pour inspecter ou contrôler les registres détenus par le Courtier Mandataire concernant le Contrat ;
25.4 Le Courtier Mandataire conservera l’ensemble des registres, y compris les dossiers électroniques, relatifs aux assurances souscrites, aux sinistres et aux recouvrements traités pendant au moins sept (7) ans ou pendant une période plus longue si la loi locale l’exige ;
25.5 Le Courtier Mandataire fournira aux Souscripteurs les informations raisonnablement demandées par ces derniers de temps à autre, concernant les assurances souscrites, les sinistres et l’exécution du Contrat.
PUBLICITÉ
SECTION 26
MATÉRIEL PUBLICITAIRE ET PROMOTIONNEL
26.1 Sous réserve des conditions légales et réglementaires locales, le Courtier Mandataire ne pourra faire référence (ou autoriser une autre partie à faire référence) au Lloyd’s dans une publicité, sur un papier à lettres, dans les annuaires ou matériels publicitaires, imprimés, électroniques ou sous toute autre forme ou support, que conformément aux règles et directives du Lloyd’s et aux exigences supplémentaires des Souscripteurs. Le Courtier Mandataire pourra se procurer le détail des règles et directives du Lloyd’s en vigueur auprès du Lloyd’s Broker ou du Lloyd’s, ou sur le site Internet du Lloyd’s (www.Lloyds.com) ;
26.2 Le Courtier Mandataire devra convenir avec les Souscripteurs de tout matériel publicitaire ou promotionnel spécifique à utiliser pour les assurances à souscrire en vertu du Contrat, y compris sur tout site Internet, portail ou autre système en ligne similaire.
COMPTES BANCAIRES
SECTION 27
COMPTES BANCAIRES SÉPARÉS
27.1 L’ensemble des sommes reçues par le Courtier Mandataire, de ou pour le compte des Souscripteurs, sera reçu par le Courtier Mandataire en sa qualité de fiduciaire pour le compte des Souscripteurs et :
27.1.1 ces sommes seront reçues par le Courtier Mandataire comme des actifs des Fonds Fiduciaires de Primes du Lloyd’s détenus par les Souscripteurs (ou, dans le cas des activités réalisées en dollars américains, comme des actifs des Fonds Fiduciaires du Lloyd’s en dollars détenus par les Souscripteurs ou, dans le cas des activités réalisées en dollars canadiens, comme des actifs des Fonds Fiduciaires canadiens du Lloyd’s détenus par les Souscripteurs ;
27.1.2 dès leur réception, le Courtier Mandataire déposera immédiatement ces sommes sur un compte de primes avec les actifs inscrits au crédit de ce compte détenu en qualité de fiduciaire pour le compte des Souscripteurs (et/ou d’autres assureurs ou preneurs d’assurance) en vue de leur transmission (aux fins visées en sous-section 27.1.4.2) et ne sauraient être conservées ni retenues ;
27.1.3 le compte de primes visé en sous-section 27.1.2 sera détenu auprès d’une banque (ou autre institution réglementée pour accepter des dépôts comme convenu par les Souscripteurs) (la « Banque ») :
27.1.3.1 réglementée, supervisée et contrôlée par l’autorité de réglementation locale compétente ; et
27.1.3.2 soumise, le cas échéant, à un système national d’assurance des dépôts ;
27.1.4 le compte de primes sera géré conformément aux lois ou exigences réglementaires locales applicables et :
27.1.4.1 sera clairement identifié pour la Banque comme un compte de primes ;
27.1.4.2 ne pourra être utilisé par le Courtier Mandataire à d’autres fins que le règlement des comptes des Souscripteurs (ou autres assureurs avec lesquels le Courtier Mandataire travaille) ou le paiement des commissions, des remboursements de prime ou des sinistres aux clients et autres transactions expressément autorisées par les Souscripteurs, ou conformément à la sous-section 27.2. Afin d’éviter tout doute et sans préjudice de la généralité de ce qui précède, le Courtier Mandataire ne pourra investir ces sommes en aucune façon sans avoir préalablement obtenu l’accord écrit des Souscripteurs ;
27.1.4.3 les actifs détenus sur le compte de prime ne pourront être amalgamés avec les actifs se rapportant au compte général ou d’exploitation du Courtier Mandataire ; 27.1.5 les sommes reçues seront identifiées dans le livre comptable du Courtier Mandataire,
distinctement des autres fonds détenus par le Courtier Mandataire pour d’autres assureurs et/ou les Souscripteurs. Ce livre comptable devra être régulièrement rapproché, au moins une fois par mois, des registres conservés pour inspection par les Souscripteurs ou leurs représentants, qui seront fondés, à tout moment et sans restriction ni limitation, à inspecter et contrôler ces registres, et à en réaliser des copies ou des extraits ;
27.1.6 le Courtier Mandataire prendra toutes les mesures raisonnables demandées par les Souscripteurs pour aviser la Banque en ce qui concerne la nature du compte de primes, l’aviser qu’elle n’a droit à aucune charge, aucune servitude ou aucun privilège, et qu’elle n’a aucun droit de compensation, aucun droit de combinaison, aucun droit à réparation ni aucun droit de rétention sur les sommes inscrites au crédit du compte de primes ;
27.2 Si un texte législatif, une loi ou une réglementation l’exige, la présente Section prévoira également que les Souscripteurs autorisent le Courtier Mandataire à conserver pour son propre usage et avantage les intérêts qui s’accumuleront sur le compte décrit en sous-section 27.1.2, conformément aux termes du Contrat.
CONFORMITÉ, CONDITIONS RÉGLEMENTAIRES ET GÉNÉRALES
SECTION 28
LICENCES ET TAXES
28.1 Il appartient au Courtier Mandataire, dans le cadre de l’exécution de ses obligations contractuelles :
28.1.1 de veiller à maintenir en vigueur (et, le cas échéant, de veiller à ce que ses directeurs, cadres, partenaires ou toutes autres personnes physiques désignées au Contrat maintiennent en vigueur) toutes les licences, autorisations, tous les enregistrements et toutes les qualifications nécessaires pour exécuter ses obligations découlant du Contrat et, si nécessaire, de veiller à ce que toutes les assurances souscrites soient acceptées par le biais d’un intermédiaire titulaire d’une licence en bonne et due forme ; et
28.1.2 d’assurer le recouvrement et la rétrocession aux Souscripteurs de toutes taxes dues par les assurés et le débours de tous remboursements des taxes dues aux assurés ;
28.1.3 si la loi locale l’exige, de recouvrer les taxes dues auprès des assurés et d’acquitter les taxes auprès des autorités compétentes, et de procéder à toutes les déclarations nécessaires, et de veiller à ce que les débours de remboursement des taxes soient effectués au bénéfice des assurés ;
28.2 Toutes les taxes applicables doivent être indiquées séparément sur les documents délivrés à l’assuré et ne pas être cachées aux assurés ou aux Souscripteurs ;
28.3 Le Courtier Mandataire notifiera les Souscripteurs dans les meilleurs délais de toute inspection ou de tout audit fiscal relatif au Contrat ou à l’une quelconque des assurances souscrites en vertu du Contrat, ainsi que des conclusions de ladite inspection ou dudit audit.
SECTION 29
DROITS ET CHARGES
29.1 Les droits de police, de service et autres droits et charges appliqués par le Courtier Mandataire ne sauraient enfreindre aucune loi ni réglementation locale. Lesdits droits de police, de service et autres droits et charges doivent être indiqués séparément sur les documents délivrés aux assurés et ne pas être cachés aux assurés ou aux Souscripteurs.
SECTION 30
ASSURANCE EN RESPONSABILITÉ
30.1 Le Courtier Mandataire devra souscrire, pendant toute la durée du Contrat, une assurance en responsabilité acceptable pour les Souscripteurs prévoyant une couverture relative à l’exécution du Contrat pour tout préjudice naissant d’actes de négligence, d’erreurs ou d’omissions de la part du Courtier Mandataire, y compris de tout directeur, cadre, partenaire ou employé, ancien ou actuel, du Courtier Mandataire ;
30.2 Le Courtier Mandataire fournira aux Souscripteurs ou à leurs représentants la preuve recevable de l’existence de cette assurance, sur simple demande ;
30.3 Le Courtier Mandataire informera les Souscripteurs de toute modification apportée aux assurances en responsabilité prévoyant la couverture relative à l’exécution du Contrat.
SECTION 31
CONTINUITÉ DE L’ACTIVITÉ
31.1 Le Courtier Mandataire maintiendra et mettra en œuvre un plan adéquat de continuité des activités et de reprise après sinistre, dont une copie sera mise à la disposition des Souscripteurs sur demande. Ce plan garantira la capacité du Courtier Mandataire de continuer à exécuter ses obligations découlant du Contrat. Le Courtier Mandataire procèdera à des essais et mettra jour le plan régulièrement.
31.2 Le Courtier Mandataire informera les Souscripteurs :
31.2.1 des déficiences matérielles identifiées dans le plan ; ou 31.2.2 des modifications importantes qu’il apportera au plan ;
susceptibles d’avoir des répercussions graves sur la capacité du Courtier Mandataire d’exécuter ses obligations découlant du Contrat.
SECTION 32 CONFIDENTIALITÉ
32.1 Chaque partie (une « Partie Destinataire ») s’engage à ne divulguer à aucun moment à aucune personne et à traiter de manière confidentielle toutes les informations de nature confidentielle reçues ou obtenues directement ou indirectement du fait de la conclusion ou de l’exécution du présent Contrat, sauf autorisation expresse écrite de l’autre partie ou prévue par la sous-section 32.2. Les informations confidentielles comprendront (mais de façon non limitative) les informations de nature confidentielle relatives aux polices et aux preneurs d’assurance, ainsi qu’aux affaires commerciales, aux stratégies, aux connaissances commerciales et techniques des parties (les « Informations Confidentielles »).
32.2 La Partie Destinataire pourra divulguer les Informations Confidentielles :
32.2.1 à ses employés, cadres, auditeurs externes, conseillers professionnels, consultants, ou au Lloyd’s Broker, ayant besoin de ces informations pour permettre à la Partie Destinataire de s’acquitter de ses obligations découlant du Contrat. La Partie Destinataire fera tout ce qui sera raisonnablement possible pour veiller à ce que ses employés, cadres, auditeurs externes, conseillers professionnels, consultants, ou le Lloyd’s Broker, auxquels il divulgue les Informations Confidentielles, respectent la présente Section 32 ;
32.2.2 si une loi, une ordonnance d’un tribunal, ou une autorité gouvernementale ou de réglementation l’exige, à condition que, sous réserve des obligations juridiques ou réglementaires s’appliquant à la Partie Destinataire, celle-ci informe l’autre partie de son intention de divulguer les Informations Confidentielles ;
32.2.3 si les Informations Confidentielles sont ou tombent dans le domaine public autrement qu’à la suite d’une violation de la présente Section 32 ; et
32.2.4 si les Informations Confidentielles sont déjà connues de la Partie Destinataire et si celle-ci en a eu connaissance alors qu’elle n’était liée par aucune obligation de confidentialité de quelque forme que ce soit.
32.3 En cas de violation ou de violation présumée de ses obligations en vertu de la présente Section 32, la Partie Destinataire devra informer l’autre partie dans les meilleurs délais et faire tout ce qui sera raisonnablement possible pour remédier aux effets de cette violation ou les atténuer, à ses frais.
SECTION 33
CONFLITS D’INTÉRÊTS
33.1 Le Courtier Mandataire doit faire de son mieux pour agir dans l’intérêt des Souscripteurs et s’assurer qu’il n’a pas de conflit d’intérêts réel ou potentiel avec les Souscripteurs, susceptible de compromettre l’exécution de ses obligations découlant du Contrat ;
33.2 Le Courtier Mandataire ne sera pas considéré comme enfreignant la sous-section 33.1 en raison de l’existence d’un conflit d'intérêts si l’existence, la nature et l’étendue de ces intérêts ont été intégralement divulguées aux Souscripteurs et si les Souscripteurs ont accepté que le Courtier Mandataire continue à agir pour eux malgré ces intérêts.
SECTION 34
CONFORMITÉ LÉGALE ET DÉLITS FINANCIERS
34.1 Nonobstant l’un quelconque des droits ou obligations contractuels, le Courtier Mandataire devra se conformer à l’ensemble des lois en vigueur aux fins de la sollicitation et de la gestion légales et opportunes de toutes les assurances souscrites ou à souscrire, et fera de son mieux pour veiller à ce que toute autre partie avec laquelle il traite dans le cadre du respect de ses obligations contractuelles respecte également ces lois, le cas échéant ;
34.2 Le Courtier Mandataire n’entreprendra aucune activité susceptible de constituer de quelque manière que ce soit un acte criminel dans la juridiction dans laquelle il est situé ou dans laquelle il exerce ses activités, ou susceptible d’exposer les Souscripteurs à des sanctions pénales ;
34.3 Le Courtier Mandataire exercera son activité conformément à toutes les lois applicables relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et aux sanctions économiques ou financières internationales. De plus, le Courtier Mandataire n’agira pas en contradiction avec les autres exigences relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent ou aux sanctions économiques ou financières internationales fixées par les Souscripteurs et/ou le Lloyd’s, sauf si le respect de ces exigences est contraire à la législation locale ;
34.4 Le Courtier Mandataire, pour le compte des Souscripteurs, ne fournira aucune couverture, ne paiera aucun sinistre et ne fournira aucune prestation ultérieurement dans la mesure où la fourniture de cette couverture, le paiement de ce sinistre ou la fourniture de cette prestation exposerait le Courtier Mandataire et/ou les Souscripteurs à une sanction, à une interdiction ou à
une restriction conformément à toute loi applicable sur les sanctions économiques ou financières internationales ;
34.5 Le Courtier Mandataire n’acceptera pas, ne proposera pas ou ne facilitera pas un paiement, une contrepartie ou autre prestation constituant une pratique illégale ou de corruption contraire à la législation applicable relative à la lutte contre la corruption ;
34.6 Le Courtier Mandataire conservera en permanence des systèmes, procédures et contrôles appropriés conçus pour prévenir le non-respect de la présente Section 34.
SECTION 35
PROTECTION DES DONNÉES
35.1 Le Courtier Mandataire devra assumer les obligations qui lui sont faites par la législation locale applicable relative à la protection des données, en qualité de contrôleur de données ou de gestionnaire de données (le cas échéant). L’expression « Législation Locale Relative à la Protection des Données » inclut toutes les lois et réglementations applicables dans toute juridiction concernant le traitement des données personnelles, y compris la confidentialité et la sécurité des données personnelles ;
35.2 Outre les dispositions de la sous-section 35.1, le Courtier Mandataire s’engage :
35.2.1 à traiter les données aux seules fins de fournir une assurance aux assurés existants et potentiels et à traiter les sinistres dans la mesure autorisée par le Contrat ;
35.2.2 à ne traiter les données que selon les instructions des Souscripteurs le cas échéant lorsqu’il agira en qualité de gestionnaire de données ;
35.2.3 à ne conclure aucun contrat avec des sous-traitants qui traiteront des données personnelles directement ou indirectement pour le compte des Souscripteurs sans en aviser préalablement ces derniers, et à inclure dans les contrats de sous-traitance des dispositions en faveur des Souscripteurs équivalentes à celles de la présente Section 35 ; 35.2.4 à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour
protéger les données personnelles contre le traitement non autorisé ou illégal et la destruction ou la perte accidentelle (individuellement, une « Violation de la Sécurité des Données Personnelles ») ;
35.2.5 à informer les Souscripteurs dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une Violation de la Sécurité des Données Personnelles conformément à la sous-section 32.3 ; 35.2.6 à communiquer sans frais supplémentaires aux Souscripteurs, dans les meilleurs délais, les
informations qui peuvent être raisonnablement demandées par ceux-ci pour respecter les droits des personnes concernées, y compris les droits d’accès des personnes concernées, ou avec des avis d’information délivrés par toute autorité chargée de la protection des données ;
35.2.7 à tenir ou à faire tenir des registres complets et exacts relatifs au traitement des données personnelles dans le cadre du Contrat, et, pendant les heures normales de bureau, à accorder aux Souscripteurs, aux auditeurs externes ou autres représentants désignés par les Souscripteurs, un droit d’accès à ces registres et le droit d’en faire des copies, et à fournir aux Souscripteurs toute l’assistance raisonnable pour l’exercice de leurs droits d’audit, sans frais supplémentaires. Les obligations du Courtier Mandataire en vertu de la présente sous-section 35.2.7 subsisteront pendant toute la durée du Contrat et par la suite pendant une période de sept (7) ans ou toute autre période demandée par les Souscripteurs, ou requise conformément à une loi ou réglementation applicable.
35.3 Aux fins de la présente Section 35 :
le « Contrôleur des Données » désigne la personne qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles ;
le « Gestionnaire des Données » désigne la personne qui traite les données personnelles pour le compte du Contrôleur des Données ;
la « Personne Concernée » désigne la personne physique identifiée ou identifiable à laquelle les données personnelles se rapportent ;
les « Données Personnelles » désignent les informations relatives à la Personne Concernée ;
le « Traitement »désigne toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
RÉSILIATION ET NON-RECONDUCTION
SECTION 36 RÉSILIATION
Résiliation avec préavis
36.1 Nonobstant les dispositions des sous-sections 36.2 et 36.3, le Contrat pourra être résilié à tout moment par l’envoi par l’une quelconque des parties à l’autre :
36.1.1 d’un préavis d’un nombre de jours au moins égal à celui indiqué à la sous-section 36.1.1 de l’Annexe ; ou
36.1.2 du préavis minimum, le cas échéant, exigé par le droit local.
Remise de l’avis
36.2 Tout avis de résiliation revêtira une forme écrite et sera remis en mains propres ou envoyé par courrier affranchi avec accusé de réception :
36.2.1 si l’avis est adressé au Courtier Mandataire, à l’adresse du Courtier Mandataire indiquée en Annexe ;
36.2.2 si l’avis est adressé aux Souscripteurs, à l’adresse/aux adresses indiquée(s) à la sous- section 36.2.2 de l’Annexe ;
36.3 Tout avis de résiliation sera réputé avoir été reçu :
36.3.1 s’il est remis en mains propres, dès la signature d’un accusé de réception ou au moment où l’avis est laissé à l’adresse correcte ; ou
36.3.2 s’il est envoyé par courrier affranchi, à l’heure enregistrée par le service de courrier ; 36.4 Les Souscripteurs enverront une copie de tout avis au Lloyd’s Broker désigné en Annexe au
moment où l’avis de résiliation sera envoyé au Courtier Mandataire, cette copie n’ayant qu’une valeur informative. L’envoi ou le non-envoi de cette copie n’affectera pas la validité de tout avis signifié conformément aux dispositions précédentes de la présente Section 36 ;
Résiliation automatique
36.5 A moins que les Souscripteurs ne décident spécifiquement du contraire par écrit, le Contrat sera automatiquement résilié si le Courtier Mandataire :
36.5.1 fait l’objet d’une procédure de redressement ou de liquidation volontaire ou involontaire ; 36.5.2 fait l’objet d’une action en faillite ;
36.5.3 effectue ou organise un arrangement avec ses créanciers ou procède à une cession en faveur de ses créanciers ou reconnaît par d’autres façons son insolvabilité ;
36.5.4 se voit imposer par un tribunal compétent la désignation d’un administrateur ou d’un liquidateur judiciaire ou tout autre fonctionnaire équivalent ;
36.5.5 se voit désigner un administrateur ou autre fonctionnaire pour tout ou partie de son activité ;
36.5.6 ayant le statut de partenariat, est dissous par accord entre les partenaires ou par effet de la loi ;
36.5.7 cesse, pour une quelconque raison, d’être régi par l’organe de contrôle local ou tout autre organe de contrôle ou après suspension, suppression ou annulation de toute licence ou pouvoir d’exercer par ordre ou décret d’un organe judiciaire ou règlementaire compétent à son égard ;
Droit de résiliation immédiate
36.6 Les Souscripteurs et le Courtier Mandataire conviennent que les Souscripteurs pourront résilier le Contrat à tout moment avec effet immédiat en adressant une notification écrite conformément à la sous-section 36.2 dès la survenance de l’un quelconque des cas visés en sous-sections 36.6.1 à 36.6.6 incluse :
36.6.1 le Courtier Mandataire manque à se conformer à l’une quelconque des dispositions du Contrat ;
36.6.2 le Courtier Mandataire ou tout directeur, cadre ou partenaire du Courtier Mandataire ou toute personne physique désignée au Contrat :
36.6.2.1 est reconnue coupable d’un délit pénal ou si les Souscripteurs apprennent que cette personne avait été reconnue coupable d’un délit pénal qui n’avait pas été révélé aux Souscripteurs avant l’entrée en vigueur du Contrat. Aux fins de la présente sous-section 36.6.2.1 uniquement, le délit pénal impliquera une fraude, une malversation, un délit financier ou toute autre délit pénal susceptible d’affecter matériellement l’exécution du Contrat ; ou
36.6.2.2 fait en sorte que les Souscripteurs soient sanctionnés pénalement ;
36.6.3 le Lloyd’s Broker cesse d’être inscrit en qualité de Lloyd’s Broker, à moins qu’un autre Lloyd’s Broker soit mutuellement accepté par écrit par les Souscripteurs et le Courtier Mandataire ;
36.6.4 Le Courtier Mandataire fusionne, est racheté par ou est absorbé par une personne physique, une entreprise ou toute autre entité ou organisation quelle qu'elle soit ;
36.6.5 le Courtier Mandataire ne se conforme pas à une loi ou réglementation applicable dans la juridiction dans laquelle il est situé ou dans laquelle il exerce ses activités, ou le Courtier Mandataire ne se conforme pas aux exigences de la Section 34 du Contrat ; ou
36.6.6 la capacité du Courtier Mandataire de s’acquitter de ses obligations découlant du Contrat est susceptible d’être sensiblement altérée par des circonstances ou événements autres que ceux indiqués en sous-sections 36.6.1 à 36.6.5 ;
Obligation d’informer les Souscripteurs
36.7 Le Courtier Mandataire informera les Souscripteurs dans les meilleurs délais dès qu’il aura pris connaissance de l’existence de l’un quelconque des cas visés en sous-sections 36.5, 36.6.1, 36.6.2, 36.6.4, 36.6.5 et 36.6.6. Tout manquement de la part du Courtier Mandataire à cet effet ne saurait affecter la résiliation automatique du Contrat en vertu de la sous-section 36.5, ni les droits accordés aux Souscripteurs par les dispositions de la sous-section 36.6.
SECTION 37
EFFET DE LA RÉSILIATION OU DE LA NON-RECONDUCTION
37.1 Si un avis de résiliation du Contrat est notifié par l’une ou l’autre des parties au Contrat, le Courtier Mandataire et les Souscripteurs conviennent qu’au cours du préavis de résiliation du Contrat :
37.1.1 à aucun moment le Courtier Mandataire ne saurait être habilité à prolonger la durée ou à annuler et remplacer des assurances déjà souscrites sans avoir préalablement obtenu l’accord écrit des Souscripteurs ;
37.1.2 à tout moment les Souscripteurs auront le droit de donner pour instructions au Courtier Mandataire, en lui envoyant une notification écrite, de cesser immédiatement de proposer des conditions, d’assurer des couvertures ou de souscrire des assurances (autres que les assurances que le Courtier Mandataire est légalement tenu de souscrire) ou d’agir totalement ou partiellement en qualité de représentant des Souscripteurs conformément au Contrat ;
37.2 Après la résiliation du Contrat (conformément à la Section 36 ou en raison de la non-reconduction du Contrat) :
37.2.1 sauf disposition de la sous-section 37.5, le Courtier Mandataire ne saurait être habilité à proposer des conditions, souscrire des assurances, renouveler, annuler, prolonger, amender ou altérer d’une quelconque manière les assurances déjà souscrites sans avoir préalablement obtenu l’accord écrit des Souscripteurs. Cet accord écrit ne prendra effet que s’il ne contrevient pas au droit local ;
37.2.2 le Courtier Mandataire continuera à honorer ses obligations conformément aux termes et conditions du Contrat jusqu’à ce que chaque assurance souscrite ait expiré ou ait été annulée ou résiliée et, concernant les sinistres garantis par lesdites assurances, jusqu’à ce que lesdits sinistres aient été payés ou résolus, sauf instruction écrite contraire des Souscripteurs. Le Courtier Mandataire suivra les instructions des Souscripteurs, notamment toute instruction concernant le transfert de la gestion du Contrat aux Souscripteurs ou aux parties que les Souscripteurs désigneront ;
37.2.3 le Courtier Mandataire veillera à l’arrêt de la production électronique des documents contractuels et autres documents justifiant la couverture, et si ces documents ou autres matériels non utilisés sont fournis par les Souscripteurs sur support papier, le Courtier Mandataire remettra aux Souscripteurs ou à leur représentant désigné tous les documents dont il est en possession au titre du Contrat ;
37.3 En cas de résiliation automatique du Contrat conformément à la sous-section 36.5.7, et/ou du fait que le Courtier Mandataire perde l’autorisation ou le droit requis (ou toute autre exception), le Courtier Mandataire n’assumera pas l’obligation visée en sous-section 37.2.2 si ses obligations contractuelles sont susceptibles, si elles sont exécutées, de le placer en situation d’infraction à une interdiction légale. Dans ce cas, le Courtier Mandataire sera tenu de coopérer avec les Souscripteurs et de mettre à exécution leurs instructions raisonnables afin de donner effet au transfert de la gestion des assurances souscrites par le Courtier Mandataire aux Souscripteurs ou aux parties que les Souscripteurs désigneront ;
37.4 Les droits des Souscripteurs de percevoir les sommes dues au titre des assurances souscrites ne sauraient être affectés par les dispositions de la présente Section 37 et le Courtier Mandataire accepte de ne pas contester ces droits, sous réserve toutefois que si les Souscripteurs, à leur discrétion exprimée par écrit, recouvrent des sommes auprès de courtiers ou autres intermédiaires d'assurance, des assurés ou toutes autres personnes redevables desdites sommes au titre des assurances souscrites, les Souscripteurs donneront au Courtier Mandataire le crédit desdites sommes ;
37.5 En cas de non-reconduction du Contrat, à compter de la date de non-reconduction, sauf instruction écrite contraire des Souscripteurs au Courtier Mandataire, le Courtier Mandataire demeurera contractuellement habilité à annuler, amender ou modifier les assurances déjà souscrites jusqu’à ce que chacune ait expiré ou ait été annulée ou résiliée et, concernant les sinistres garantis par lesdites assurances, jusqu’à ce que lesdits sinistres aient été payés ou résolus.
DIVERS
SECTION 38
INTERPRÉTATION GÉNÉRALE
38.1 Dans le corps du présent Contrat, les mots exprimés au singulier incluront leur pluriel et réciproquement. Les intitulés sont donnés à titre de référence et pratique uniquement et ne sauraient altérer l’interprétation du Contrat. Toutes références faites à la « loi » incluent les références au droit en vigueur, commun ou coutumier, ainsi qu’à tous traités, constitutions, statuts, législations, décrets, règles, règlementations, jugements, ordonnances, actes judiciaires, injonctions, sentences, ou autres mesures légales ou administratives ou décisions judiciaires ou arbitrales dans toute juridiction ayant force de loi ou dont la conformité à la loi s’inscrit dans la pratique générale de ladite juridiction, et le terme « légal » sera interprété en conséquence.
SECTION 39
CLAUSE D’APPLICABILITÉ
39.1 Au cas où l’une quelconque des dispositions du Contrat serait déclarée invalide ou inapplicable en vertu d’une loi applicable, cette partie du Contrat ne sera pas appliquée dans la mesure nécessaire pour se conformer à cette loi applicable, et les autres dispositions du Contrat demeureront valides.
SECTION 40 DROITS DES TIERS
40.1 Toute personne non partie au Contrat ne saurait bénéficier d’aucun droit en vertu de la Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 (Loi sur les Contrats (Droits des Tiers) de 1999) ou de toute autre législation équivalente nonobstant l’un quelconque des autres droits ou recours dont les tiers bénéficient outre la Loi.
SECTION 41
RESPONSABILITÉ INDIVIDUELLE
41.1 La responsabilité des Souscripteurs est individuelle et non solidaire et se limite uniquement à leur parts individuelles telles qu'indiquées dans le tableau de garantie joint. Les Souscripteurs ne sont pas responsables des souscriptions des autres co-souscripteurs ou de tous autres assureurs ou coassureurs qui, pour une quelconque raison, ne satisfont pas à tout ou partie de leurs obligations.
SECTION 42
COMPÉTENCE ET DROIT APPLICABLE
42.1 Le Contrat et les litiges ou obligations non contractuels découlant de ou liés au Contrat seront soumis au droit de l’Angleterre et du Pays de Galles et à la compétence exclusive des tribunaux d’Angleterre et du Pays de Galles, à ceci près que les Souscripteurs pourront, à leur discrétion, décider que la compétence applicable sera celle du pays où le Courtier Mandataire est domicilié ou où il exerce ses activités.
LMA3113 1er juillet 2013
ANNEXE
La présente Annexe fait partie intégrante du Contrat et y est incluse par la référence LMA3113 (le
« Contrat »), lequel est identifié par le Numéro de Contrat et le Numéro de Référence Commerciale Unique ci-après indiqués. Aux fins de l’interprétation des présentes, le contenu de la présente Annexe prendra le seul sens prévu au Contrat.
Numéro de Contrat :
Numéro de Référence Commerciale Unique :
Le Courtier Mandataire :
Adresse :
Le Lloyd’s Broker :
Adresse :
NUMÉRO DE SECTION
DU CONTRAT DESCRIPTION Sous-section 2.1 DUREE:
Du : {Date d’effet}
Au : {Date d’expiration}
Ces deux jours étant inclus, tous fuseaux horaires confondus
Sous-section 3.1 PERSONNES CHARGEES DE L’EXECUTION ET DU CONTROLE :
Sous-section 3.2 PERSONNES AUTORISEES A DELEGUER LA SOUSCRIPTION DES ASSURANCES :
Sous-section 3.3 PERSONNES ASSUMANT LA RESPONSABILITE GENERALE D’EMETTRE TOUS DOCUMENTS ATTESTANT DES ASSURANCES SOUSCRITES PAR DELEGATION :
