CAHIER DE CHARGES. Mise en place d un système documentaire pour le service d encadrement ICT docict

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Service Public Fédéral Finances

Service d'Encadrement ICT

CAHIER DE CHARGES

Mise en place d’un système documentaire pour le service d’encadrement ICT – ‘docICT’

Date de la séance d'ouverture des offres : Le 9 septembre à 10h00 heures Dépôt des offres exclusivement auprès de :

Service d'encadrement ICT Cellule Marchés publics Bd Roi Albert II 33, bte 95 Bâtiment C - 5ème étage 1030 BRUXELLES

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Table des matières

Table des matières ... 2

1. PARTIE A : Dispositions administratives et contractuelles du marché ... 7

1.1. Identification du marché ... 7

1.1.1. Pouvoir adjudicateur ... 7

1.1.2. Contrôle et surveillance de l'exécution du marché ... 7

1.1.3. Contexte et but du marché ... 7

1.1.4. Procédure et nature du marché ... 7

1.1.5. Procédure de négociation ultérieure... 8

1.1.6. Durée du contrat ... 8

1.1.7. Résiliation ... 8

1.1.8. Associations momentanées... 8

1.2. Séance d’information et exposé... 8

1.3. Dépôt et ouverture des offres ... 9

1.3.1. Dépôt des offres... 9

1.3.1.1. Offres envoyées par un canal électronique ... 9

1.3.1.2. Offres non soumises par la voie électronique... 10

1.3.1.3. Modification ou retrait d'une offre déjà déposée ... 10

1.3.2. Ouverture des offres ... 11

1.4. Description des services à prester... 11

1.5. Dispositions régissant le marché ... 11

1.5.1. Législation... 11

1.5.2. Documents relatifs au marché ... 11

1.5.2.1. Les documents du soumissionnaire... 11

1.5.2.2. Autres documents ... 12

1.6. Exigences formelles liées aux offres... 12

1.6.1. Généralités... 12

1.6.2. Durée de validité de l'offre ... 12

1.6.3. Variantes... 12

1.6.4. Contenu de l'offre... 13

1.6.5. Fondés de pouvoir ... 13

1.6.6. Documents techniques à joindre aux offres ... 13

1.7. Prix ... 14

1.7.1. Informations générales concernant le prix... 14

1.7.2. Révision des prix ... 14

1.7.3. Clause du client le plus favorisé ... 14

1.8. Critères de sélection - Régularité des offres - Critères d'attribution - Démonstration ... 15

1.8.1. Sélection qualitative ... 15

1.8.1.1. Critères d'exclusion ... 15

1.8.1.2. Critères de sélection relatifs à la capacité économique et financière du soumissionnaire... 18

1.8.1.3. Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire ... 18

1.8.2. Régularité des offres... 18

1.8.3. Critères d'attribution... 19

1.8.3.1. Liste des critères d'attribution ... 19

1.8.3.1.1. Le critère 'prix'... 19

1.8.3.1.2. Score final ... 19

2. PARTIE B : Dispositions relatives à l'exécution du marché ... 20

2.1 Notification ... 20

2.2 Cautionnement... 20

2.3 Responsabilité de l’adjudicataire ... 21

2.4 Exécution des services ... 22

2.4.1. Délais et clauses particulières ... 22

2.4.2. Lieu d'exécution des services et formalités ... 22

2.4.2.1. Lieu d'exécution des services et horaires ... 22

2.4.2.2. Moyens techniques mis à disposition par le SPF Finances... 22

2.4.2.3. Normes et standards à respecter dans le cadre du présent cahier des charges .. 23

2.4.2.4. Évaluation des services exécutés... 23

2.5. Sous-traitants ... 23

2.6. Personnel de l’adjudicataire... 26

2.7. Organisation des formations ... 27

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2.8. Documentation ... 28

2.9. Tâches des collaborateurs du SPF Finances ... 28

2.10. Planning ... 28

2.11. Suivi de l'exécution du contrat ... 28

2.11.1. Moyens mobilisés ... 28

2.11.2. Comité de pilotage ... 29

2.11.3. Réunion de coup d'envoi (kick-off) ... 29

2.11.4. Réunion hebdomadaire de l'équipe de projet ... 29

2.11.5. Réunion mensuelle de suivi... 29

2.11.6. Rapportage ... 29

2.11.7. Contrôle par des tiers ... 29

2.12. Réceptions ... 29

2.12.1. Livraisons et installation... 29

2.12.2. Spécifications techniques ... 30

2.12.3. Suivi de la bonne exécution des livraisons et des services... 30

2.12.4. Contrôle ... 30

2.12.5. Réceptions provisoires partielles et garantie... 31

2.12.6. Réceptions définitives ... 31

2.12.7. Frais de réception ... 31

2.12.8. Modalités de réception... 31

2.13. Facturation et paiement des fournitures/services... 32

2.14. Engagements particuliers du prestataire de services... 32

2.15. Propriété ... 33

2.16. Publicité - Références... 34

2.17. Livrabilité du système proposé ... 34

2.18. Évolution technologique... 34

2.19. Transférabilité ... 34

2.20. Moyens de défense à la disposition de l'Administration - Litiges ... 35

3. PARTIE C : Description du marché ... 36

3.1 Introduction ... 36

3.1.1 Objectif du document ... 36

3.1.2 Portée du système ... 36

3.1.3 Définitions, acronymes et abréviations ... 36

3.1.4 Références... 38

3.1.5 Survol du document ... 38

3.2 Exigences générales ... 39

3.2.1 Objectifs du projet documentation ICT ... 40

3.2.2 Meilleure gestion de l’information à l’ICT du SPF Finances ... 41

3.2.3 Meilleure qualité de l’information ... 42

3.2.4 Bon contenu de la documentation ... 43

3.2.5 Gestion du workflow des documents (rédaction)... 45

3.2.6 Gestion des différentes versions de la documentation (rédaction) ... 47

3.2.7 Gestion de la validité des documents... 49

3.2.8 Gestion des manques d’information ... 50

3.2.9 Bonne gestion de la recherche des documents ... 51

3.2.10 Meilleure coopération entre la rédaction et la consultation ... 52

3.2.11 Gestion des formats standards de documents ... 54

3.2.12 Bonne gestion du life cycle documentaire (process) ... 55

3.2.13 Documentation destinée au bon public cible ... 56

3.2.14 Prise en compte de la documentation existante... 58

3.2.15 Economie de temps pour l’organisation entière ... 60

3.2.16 Diminution des coûts ... 61

3.2.17 Soutien technique adapté ... 62

3.2.18 Garantie de sécurité de l’information ... 64

3.2.19 Installation et maintenance réussies de la solution ... 66

3.2.20 Autonomie du service d’encadrement vis-à-vis de la solution... 67

3.3 Exigences particulières... 69

3.3.1 Responsabilités du système ... 69

3.3.1.1 Gestion du workflow ... 69

3.3.1.1.1 Description ... 69

3.3.1.1.2 Diagramme des Responsabilités ... 69

3.3.1.1.3 Liste des Responsabilités ... 69

3.3.1.2 Gestion de la configuration ... 70

(4)

3.3.1.2.1 Description ... 70

3.3.1.3 Module statistique ... 70

3.3.1.3.1 Description ... 70

3.3.1.4 Système documentaire ... 71

3.3.1.4.1 Description ... 71

3.3.1.5 Système informatique ... 73

3.3.1.5.1 Description ... 73

3.3.1.6 Module gestion système ... 74

3.3.1.6.1 Description ... 74

3.3.1.7 Gestion des accès à la documentation... 75

3.3.1.7.1 Description ... 75

3.3.1.8 Gestion de version ... 76

3.3.1.8.1 Description ... 76

3.3.1.9 Moteur de recherche... 77

3.3.1.9.1 de Description ... 77

3.3.2 Attentes relatives à l’environnement... 78

3.3.2.1 Adjudicataire ... 78

3.3.2.1.1 Description ... 78

3.3.2.2 SPF Fin ... 81

3.3.2.2.1 Description ... 81

3.3.2.3 Cellule contrôle qualité ... 82

3.3.2.3.1 Description ... 82

3.3.2.4 Traducteur... 83

3.3.2.4.1 Description ... 83

3.3.2.4.3 Liste des Responsabilités héritées ... 84

Rédacteur... 84

3.3.2.5 Rédacteur en chef ... 84

3.3.2.5.1 Description ... 84

Rédacteur... 85

3.3.2.6 Lecteur ... 85

3.3.2.6.1 Description ... 85

3.3.2.7 Rédacteur ... 85

3.3.2.7.1 Description ... 85

(5)

3.3.2.8 Spécialiste de mise en forme... 86

3.3.2.8.1 Description ... 86

Rédacteur... 86

3.3.2.9 Spécialiste de contenu... 87

3.3.2.9.1 Description ... 87

Rédacteur... 87

3.3.2.10 Cellule de gestion documentaire ... 87

3.3.2.10.1 Description... 87

3.3.2.10.2 Diagramme des Responsabilités... 87

3.3.2.10.3 Liste des Responsabilités... 88

3.3.2.11 Manager... 89

3.3.2.11.1 Description... 89

3.3.2.12 Documentaliste ... 89

3.3.2.12.1 Description... 89

3.3.2.12.2 Diagramme des Responsabilités... 89

3.3.2.13 Utilisateur ... 90

3.3.2.13.1 Description... 90

3.3.3 Package Object model... 90

3.3.3.1 Structure de la documentation (diagram) ... 90

3.3.3.2 Accès à la documentation (diagram) ... 91

3.3.3.3 Utilisateurs du système documentaire (diagram) ... 92

3.3.3.4 Structure du système d’information ... 92

3.4 Aspects techniques et environnement existant ... 93

3.4.1 Prise en compte des fondements ICT ... 93

3.4.1.1 Généralités... 93

3.4.1.2 Environnement matériel... 93

3.4.1.3 Outils de développement standard ... 94

3.4.1.4 Identity Management - gestion des identités ... 94

3.4.1.5 Priorité spécifique: FileNet... 94

3.4.2 Développements spécifiques... 94

3.4.3 Paramétrages spécifiques ... 94

3.4.4 Support Helpdesk ... 94

3.4.5 Performances... 95

3.4.6 Exigences en matière d'intégration aux standards existants... 95

3.4.6.1 Connecteurs – interfaces – échanges de données ... 95

3.4.6.2 Poste client ... 95

3.4.7 Utilisateurs externes ... 96

3.4.8 Ouverture et prise en compte des standards ouverts ... 96

3.4.9 Utilisation de logiciels ouverts ('Open source') ... 96

3.4.10 Internationalisation des logiciels ... 96

3.4.11 Cycle de mise en production ... 97

3.4.12 Disponibilité et performance de l’application ... 97

3.5 Gouvernance ... 98

3.5.1 Phasage... 98

3.5.1.1 Généralités... 98

3.5.1.2 Décision Go / No Go ... 99

3.5.2 Gestion du projet et méthodologie... 99

3.5.2.1 Le projet ... 99

3.5.2.2 Les analyses ... 99

3.5.3 Assistance complémentaire... 99

3.5.4 Gestion de la qualité et des risques ... 100

3.5.5 Personnel... 100

3.6 Licences... 100

(6)

3.7 Transfert de connaissance ... 101

3.7.1 Formation... 101

3.7.2 Collaboration et coaching ... 101

3.7.3 Documentation... 101

3.8 Upgrades et maintenance ... 103

3.8.1 Garantie et contrat de maintenance ... 103

3.8.2 Upgrades des logiciels... 103

3.8.3 Maintenance ... 103

3.8.3.1 Encadrement - Service desk... 103

3.8.3.2 Programmes de maintenance et options ... 103

3.8.3.3 Maintenance préventive... 103

3.8.3.4 Résolution des problèmes techniques et maintenance corrective ... 103

3.8.3.4.1 Support technique par téléphone ... 103

3.8.3.4.2 Dépannage ... 104

3.8.3.4.3 Aide en ligne et documentation technique... 104

3.9 Engagements de service (SLA - Service level agreement)... 105

3.9.1 Niveaux de SLA ... 105

3.9.1.1 SLA de mise en production... 105

3.9.1.2 SLA de garantie et de maintenance ... 105

3.9.1.3 SLA de services ... 105

3.9.1.4 SLA de disponibilité et de performances de l'application ... 105

3.9.2 Sanctions ... 106

3.9.3 Niveaux de priorité des SLA ... 106

3.9.4 Le SLA proposé doit couvrir les éléments suivants... 106

3.9.5 Remarques ... 107

4. PARTIE D : Annexes administratives ... 108

a. ANNEXE A : Modèle de soumission ... 108

b. ANNEXE B: Modèle de tableaux de prix - inventaire... 111

c. ANNEXE C : Modèle de question et réponse... 112

d. ANNEXE D : Modèle de formulaire pour la présentation des références... 113

e. ANNEXE E : Modèle de CV pour les personnes affectées au projet ... 114

f. ANNEXE F : Déclaration de confidentialité ... 116

g. ANNEXE G : Norme ‘Approche projectuelle’ ... 117

h. ANNEXE H : Inventaire initial de la documentation existante ... 120

i. ANNEXE I : Légende des schémas inclus ... 134

(7)

1. PARTIE A : Dispositions administratives et contractuelles du marché

1.1.

Identification du marché

1.1.1.

Pouvoir adjudicateur

Pouvoir adjudicateur : Service Public Fédéral Finances

1.1.2.

Contrôle et surveillance de l'exécution du marché

Service dirigeant du pouvoir adjudicateur

SPF Finances

Service d'encadrement ICT Bd Roi Albert II 33, bte 95 1030 Bruxelles

Fonctionnaire dirigeant Louis Collet, directeur du service d'encadrement ICT Fonctionnaires responsables

du marché

Peter Neirinck (NL) Tél. : 0257/6.35.23 Fax :0257/6.18.01 Courriel :

peter.neirinck@minfin.fed.be

Bernard Leloutre (FR) Tél. : 0257/ 6.41.88 Fax :0257/6.18.01 Courriel :

bernard.leloutre@minfin.fed.be Des renseignements complémentaires au sujet de la procédure peuvent être obtenus auprès de Nathalie Orban, tél. 0257/643 12, fax 0257/96801, nathalie.orban@minfin.fed.be.

Le service dirigeant, au sens des articles 1 et 2 des Conditions générales d'entreprise, est le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur est seul compétent pour superviser et contrôler le marché.

1.1.3.

Contexte et but du marché

Le SPF Finances souhaite acquérir un système documentaire pour son service d’encadrement ICT.

Le système doit permettre au service d’encadrement de mieux gérer son information technique et de mettre à la disposition de ses collaborateurs une documentation de qualité. Le système doit aussi améliorer la qualité de l'information contenue dans la documentation. Il devra pouvoir interagir avec les systèmes actuels abritant la documentation. Le système doit par ailleurs s’intégrer dans l’environnement existant.

L’introduction du système nécessite des changements structurels. À cette fin, l’adjudicataire devra prévoir l’accompagnement et les bonnes pratiques nécessaires.

Un projet pilote (‘pilot’) sera mis en place. Il couvrira tous les aspects de la bonne exploitation du système, de telle façon qu’à l’issue du pilote, le service d’encadrement ICT soit en mesure d'assurer lui-même l'exploitation correcte du système.

Ce qui suit ne fait pas partie du scope du projet :

• fourniture du matériel

• inclusion de la documentation non ICT (p.ex. en matière d’administration du personnel ICT)

• le fait que le système devient le point de stockage unique de la documentation destinée au service d’encadrement ICT.

1.1.4.

Procédure et nature du marché

La procédure retenue est celle de l'appel d'offres général. Il s’agit d’un marché de services.

(8)

En application de l'article 18 de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à quelques marchés de travaux, de fournitures et de services, le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à octroyer le marché, soit recommencer la procédure, au besoin suivant une autre méthode.

1.1.5.

Procédure de négociation ultérieure

Conformément à l'article 17, § 2, 2°, b de la loi d u 24 décembre 1993 relative aux marchés publics, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit, pendant une période de trois ans maximum après la conclusion du présent marché, moyennant une procédure de négociation sans publicité, de confier à l’adjudicataire de nouveaux services similaires aux services décrits dans ce cahier des charges.

1.1.6.

Durée du contrat

La durée du marché relative à l’implémentation de la solution est de 10 mois. Elle commence à la date de la réunion de coup d’envoi. Après l’exécution du marché, une période de garantie de 1 an commence. À l’issue de la période de garantie, l’entretien est assuré par l’adjudicataire. Entre la date de coup d’envoi et la fin de l’entretien, il s’écoulera 5 années. À la demande du pouvoir adjudicateur et moyennant l'accord du comité de pilotage, l’entretien peut être prolongé deux fois d'un an, aux mêmes conditions et suivant les mêmes modalités que le contrat de base.

1.1.7.

Résiliation

Sauf les éventuelles mesures prises d'office, le pouvoir adjudicateur peut à tout moment résilier de plein droit le marché, moyennant un préavis de 90 jours signifié par lettre recommandée.

Il convient de noter que dans le courant du projet, on intégrera une décision GO/NO GO qui peut entraîner l'arrêt du marché sans préavis. Pour plus de détails, voir § 3.5.1.

La résiliation du contrat aux conditions ci-dessus ne donne pas à l’adjudicataire le droit de prétendre à une quelconque indemnisation.

1.1.8.

Associations momentanées

Les associations momentanées sont autorisées à faire offre.

Le formulaire d'offre de l'annexe A au présent cahier spécial des charges est complété et signé par tous les membres de l'association momentanée ou par un ou plusieurs membres autorisés par les règles à représenter tous les membres de l'association momentanée (dans ce cas, la preuve du pouvoir doit être produite).

Chaque membre de l’association momentanée doit répondre aux critères d’exclusion du présent document.

L'évaluation de la capacité économique, financière et technique porte sur l'association momentanée dans son ensemble plutôt que sur chaque membre de l'association.

Chaque membre de l'association momentanée est tenu pour solidairement responsable de toutes les obligations qui résultent de la présente adjudication.

1.2.

Séance d’information et exposé

Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d'organiser une séance d'information unique à l'intention des candidats-soumissionnaires. La séance se tiendra entre le moment de la publication du marché au Bulletin des Adjudications et au Journal des Publications de l'Union Européenne et le jour de l'ouverture des offres.

(9)

Après cette séance d'information, il ne sera plus répondu à aucune question, afin que tous les candidats-soumissionnaires soient traités sur le même pied.

La séance d’information se tiendra le 6 août 2010 à l’adresse suivante : North Galaxy, Salle Mandarin, étage C5, à 10 heures, boulevard Roi Albert II 33 à 1030 Bruxelles.

Il sera exclusivement tenu compte des questions écrites déposées au plus tard le 02/08/2010 via le document de l’annexe C. Les questions devront être déposées exclusivement par courriel, dans un fichier spreadsheet en pièce jointe, à l’adresse tender.documentationICT@minfin.fed.be.

Toutes les questions doivent obligatoirement mentionner les références au cahier des charges pour faciliter une réponse rapide (p.ex. Partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Veuillez aussi préciser la langue du cahier des charges que vous utilisez (les numéros de page peuvent varier avec la langue).

Au cours de la séance d'information, l'objet du marché sera brièvement exposé. La séance d’information comportera aussi un exposé de l’environnement actuel. Les réponses aux questions posées à temps seront données oralement durant la séance d'information, puis publiées sur le site Internet du SPF Finances.

Les entreprises intéressées sont invitées à se faire connaître à l'avance en envoyant un courriel à l'adresse tender.documentationICT@minfin.fed.be avec le nom et la fonction de la ou des personnes qui assisteront à la séance d'information. Pour des raisons d'organisation, chaque entreprise peut dépêcher au maximum deux personnes. Le SPF Finances se réserve le droit de refuser la participation à la séance d’information aux personnes qui ne se seront pas fait connaître 24 heures à l’avance.

Si les entreprises intéressées constatent des lacunes ou des imprécisions dans le cahier des charges, elles sont invitées à en faire état par écrit avant la séance d'information, suivant les mêmes modalités que pour l'envoi des questions.

Le SPF Finances attache une grande importance à l'égalité de traitement entre les soumissionnaires.

Les spécifications de ses cahiers des charges sont rédigées à la lumière de cette volonté. Si une firme intéressée estime néanmoins que sa candidature est exclue ou que ses chances sont diminuées par certaines spécifications de ce cahier des charges, elle est invitée à le faire savoir par écrit, au plus tard lors de la séance d'information. Au besoin, le SPF adaptera le cahier des charges, s'il le juge nécessaire, pour en tenir compte.

1.3.

Dépôt et ouverture des offres

1.3.1.

Dépôt des offres

Avant leur ouverture, les offres sont déposées via l'application électronique e-tendering (pour plus de détails, voir ci-dessous), par la poste (de préférence en recommandé) ou en mains propres auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées pourvu que la séance d’ouverture des offres ne soit pas encore déclarée ouverte.

1.3.1.1. Offres envoyées par un canal électronique

Les offres électroniques peuvent être déposées via le site Internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/, qui garantit le respect des conditions de l'article 81 ter de l'AR du 8 janvier 1996.

Il est à noter que l'envoi d'une offre par courriel ne satisfait pas à ces conditions. Aussi ce mode de soumission des offres n'est-il pas admis.

Indépendamment des variantes éventuellement autorisées, chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre par marché. L'offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite prévue pour la réception des offres. Le soumissionnaire peut déposer son offre en partie sur papier et en partie sous forme électronique, les deux parties formant une seule et même offre.

(10)

En soumettant tout ou partie de son offre par la voie électronique, le soumissionnaire accepte que les données générées par le système de réception soient enregistrées (article 81 quinquiès de l'AR du 8 janvier 1996).

Au besoin, les attestations sont scannées pour être jointes à l'offre.

On trouvera davantage d'informations sur le site web : http://www.publicprocurement.be

ou au numéro de téléphone du Helpdesk e-procurement : +32 (0)2 790 52 58 (NL) ou +32 (0)2 790 52 66 (FR) ou via email sur

e.proc@publicprocurement.be

.

1.3.1.2. Offres non soumises par la voie électronique

Les offres non soumises par un canal électronique sont glissées dans une enveloppe fermée.

L'enveloppe porte les mentions suivantes :

• le nom du cahier des charges : « Mise en place d’un système documentaire pour le service d’encadrement ICT – ‘docICT’ »

• la date et l'heure de l'ouverture des offres : 09/09/2010 à 10h00.

Cette enveloppe est à son tour glissée dans une deuxième enveloppe, portant les mentions suivantes :

• le mot ‘OFFRE’ dans le coin supérieur gauche ;

• l'adresse du destinataire (voir page de garde de la présente).

1.3.1.3. Modification ou retrait d'une offre déjà déposée

Si le soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou soumise, il doit le faire suivant les dispositions de l'article 105 de l'AR du 8 janvier 1996.

La modification ou le retrait d'une offre déjà déposée peut être faite par la voie électronique, suivant les dispositions de l'article 81 de l'AR du 8 janvier 1996, ou sur papier.

La modification ou le retrait d'une offre déjà envoyée ou soumise nécessite une déclaration écrite dûment signée par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. Sous peine de nullité de l'offre, cette déclaration doit mentionner l'objet et la portée des changements. Le retrait doit être inconditionnel.

Le retrait peut aussi être signifié par télégramme, télex ou télécopie, moyennant les conditions suivantes :

1° L'avis de retrait parvient au président de la sé ance d'ouverture des offres avant l'ouverture de la séance ;

2° L'avis de retrait est confirmé par lettre recomm andée, déposée à la poste au plus tard le jour qui précède la séance d'ouverture des offres. Cette condition ne s'applique pas si le soumissionnaire a recours à des moyens électroniques conformes aux dispositions de l'article 81 de l'AR du 8 janvier 1996.

(11)

Remarque : Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient déposées par la voie électronique. Le choix appartient cependant au soumissionnaire et n'influencera en aucune façon l'analyse et l'évaluation de l'offre.

1.3.2.

Ouverture des offres

La séance publique d'ouverture des offres sur papier et électroniques aura lieu le 09/09/2010 à 10h00, à l'adresse suivante:

SPF Finances North Galaxy, Bd Roi Albert II 33 1030 Bruxelles

Petite salle à l’étage C5.

1.4.

Description des services à prester

Les fournitures/services se feront conformément aux spécifications techniques des parties B, C et D (= annexes) du présent cahier des charges.

1.5.

Dispositions régissant le marché

1.5.1.

Législation

- Loi du 24 décembre 1993 (M.B. du 22 janvier 1994) concernant les marchés publics et certains marchés d'adjudication de travaux, fournitures et services ;

- Arrêté Royal du 8 janvier 1996 (M.B. du 26 janvier 1996) concernant les marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi que les concessions de travaux publics ; - L'arrêté royal du 26 septembre 1996 relatif aux règles générales d'exécution des marchés publics

et des concessions de travaux publics, et l'annexe Conditions générales d'entreprise relatives aux marchés publics de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics (M.B. du 18 octobre 1996) ;

- Toutes les modifications de la loi et des arrêtés ci-dessus qui sont en vigueur le jour de l'ouverture des offres.

1.5.2.

Documents relatifs au marché

- Le présent cahier des charges spécial.

- Les avis relatifs au marché et les avis de modification, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et dans le Journal des Publications de l'Union Européenne, qui concernent les marchés publics en général, ainsi que les avis de modification relatifs au présent marché, envoyés aux destinataires individuels par lettre recommandée ou télécopie. Ces avis font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans la rédaction de son offre.

- Les clarifications résultant de la séance d'information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur). Ces précisions font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans son offre.

1.5.2.1. Les documents du soumissionnaire - L'offre du soumissionnaire.

- Les précisions et engagements acceptés par le SPF Finances et qui complètent l'offre (avec la même référence) suite aux questions et demandes de clarification.

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1.5.2.2. Autres documents

Les documents suivants constituent une source d'information indispensable pour bien appréhender le marché :

• Les documents inclus ou référencés dans les annexes au présent cahier des charges.

1.6.

Exigences formelles liées aux offres

1.6.1.

Généralités

Le soumissionnaire est tenu d'utiliser le formulaire d'offre annexé au cahier des charges. S'il utilise d'autres formulaires, il doit mentionner sur chacun d'eux la correspondance avec le formulaire d'offre joint à ce cahier des charges (Art. 89 de l'AR du 8 janvier 1996).

Les offres et les annexes au formulaire d'offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire doit spécifier la langue à utiliser pour l'interprétation du contrat, à savoir le français ou le néerlandais.

Le formulaire d'offre est joint au cahier des charges.

En soumettant son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses propres conditions générales ou particulières de vente, même si elles figurent dans une ou plusieurs annexes de son offre.

Si l’on opte pour la procédure de § 1.3.1.2 (offre non déposée par le canal électronique), l’offre doit être établie sur papier en trois exemplaires (dont un original et deux copies). Chaque exemplaire et ses annexes doivent être signés par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. A défaut, l'offre sera déclarée irrégulière. Le soumissionnaire doit aussi déposer trois exemplaires de son offre sous forme électronique (CD-Rom ou disquette). En cas de différence entre la version papier et la version électronique, l'exemplaire original de la version papier primera.

Pour les deux formes de dépôt (électronique et non électronique), dans les exemplaires électroniques, les tableaux de prix seront présentés dans un fichier électronique distinct, parallèlement au fichier de l’offre technique.

Le soumissionnaire doit vérifier l'absence de virus dans ses fichiers électroniques, afin d'éviter de contaminer l'infrastructure informatique du SPF Finances. Dans son offre, il précisera le nom et la version du logiciel antivirus utilisé. Il garantira que les fichiers ont été contrôlés et sont exempts de virus.

Les biffures, ratures, additions et corrections, dans l'offre comme dans ses annexes, doivent être signées (et non parafées) par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoirs. A défaut, l'offre est considérée comme irrégulière.

Les soumissionnaires sont tenus de respecter explicitement toutes les dispositions administratives et contractuelles du présent cahier des charges. Toute réserve ou absence d'engagement par rapport à une des ces dispositions peut entraîner l'irrégularité de l'offre.

1.6.2.

Durée de validité de l'offre

Le soumissionnaire est tenu par son offre pendant une période de 240 jours calendrier à compter du jour qui suit la date limite de dépôt des offres.

1.6.3.

Variantes

Chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre. Les variantes ne sont pas admises.

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1.6.4.

Contenu de l'offre

L'offre du soumissionnaire comportera obligatoirement quatre volets : Partie 1 - Volet administratif

A. Formulaire d'offre (document de soumission – annexe A de ce cahier des charges) B. Procuration des mandataires

C. Informations concernant les sous-traitants Partie 2 - Volet financier

Les réponses à la proposition de coûts : détailler et résumer les coûts (inventaire - tableaux de prix: annexe B de ce cahier des charges)

Partie 3 - Volet technique

La structure de l'offre est la suivante:

• Si le soumissionnaire le juge utile : une introduction à la partie technique de l’offre.

• Respect des ‘exigences générales’ (§ 3.2) et des ‘exigences spécifiques’ (§

3.3), à l’exception de § 3.2.17 à § 3.2.19 (mais § 3.2.20 en fait partie !). La réponse peut former un ensemble intégré.

• Réponse aux aspects techniques (§ 3.4) plus § 3.2.17 à 3.2.19.

• À partir de § 3.5, l'offre suit la structure du cahier des charges.

Partie 4 - Annexes

Annexe 1 : Curriculum Vitae (présentation type : annexe E de ce cahier des charges) Annexe 2 : Références de projets exécutés récemment, dans les secteurs privé et

public (modèle de présentation : annexe D de ce cahier des charges)

Annexe 3 : Clause de confidentialité (modèle de présentation : annexe F de ce cahier des charges)

Annexe 4 : Autres annexes que le soumissionnaire juge utile de joindre.

Toute soumission qui ne respecte pas la structure imposée par le pouvoir adjudicateur sera considérée comme irrégulière.

L'offre technique ne peut contenir aucune précision administrative ni indication de prix. Il ne sera tenu aucun compte des indications administratives ou de prix figurant dans une autre partie que la partie 2.

Le soumissionnaire doit numéroter de façon continue et ininterrompue toutes les pages de son offre et de ses annexes. Chaque page doit être parafée.

1.6.5.

Fondés de pouvoir

Toute offre déposée par un fondé de pouvoir doit mentionner l'entité au nom de laquelle elle est déposée.

Le fondé de pouvoir doit joindre à l'offre un acte authentique ou privé établissant ses mandats, ou une copie de l'acte. Il peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur Belge dans laquelle les mandats en question ont été publiés.

1.6.6.

Documents techniques à joindre aux offres

Les documents techniques à joindre à l'offre peuvent être en anglais s'il n'en existe pas de traduction dans la langue de l'offre.

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1.7.

Prix

1.7.1.

Informations générales concernant le prix

Tous les prix cités sur le formulaire d'offre sont obligatoirement exprimés en euros.

Le marché est un marché mixte. Le soumissionnaire spécifiera le prix de toutes les parties de son offre. À cet effet, il complétera l'inventaire qui figure à l'annexe B du présent cahier des charges.

Les prix seront mentionnés tous frais compris, mais hors TVA. L'offre précisera séparément le tarif et le montant de la TVA, pour chaque partie de l'offre et pour le total.

Le soumissionnaire est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tous les frais possibles concernant les services visés, à l'exception de la TVA.

L'utilisation du modèle de l'annexe B est obligatoire. Il ne sera pas tenu compte de prix mentionnés ailleurs.

1.7.2.

Révision des prix

1. Pour les fournitures, aucune révision de prix n'est autorisée.

2. La révision des prix des services est possible.

3. Les règles de révision sont les suivantes :

a. Les prix peuvent être revus une fois par an.

b. Chaque année, le prestataire demande la révision du prix par lettre recommandée adressée au Pouvoir Adjudicateur, attn. Service d’encadrement B&CG, cellule comptable ICT, bd Roi Albert II 33 bte 785, 1030 Bruxelles.

4. La révision de prix entre en vigueur :

a. le jour anniversaire de l'avis d'attribution du marché si le prestataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après l'anniversaire de l'attribution du marché.

b. le 1er jour du mois qui suit l'envoi de la lettre recommandée si le prestataire a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après la date visée ci-dessus (attention : le prestataire de services doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l'anniversaire suivant).

5. La révision des prix se calcule suivant la formule : P=P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2) où :

P= nouveau prix P0= ancien prix

S0= indice salarial AGORIA (seulement pour les prestataires belges; les prestataires étrangers doivent proposer un indice analogue) - moyenne nationale, charges sociales comprises, pour les contrats à partir du 11/07/1981, valable le mois qui précède l'ouverture des offres.

S= comme S0 ci-dessus, mais valable le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l'attribution du marché. Pour les indices, voir : http://www.agoria.be

6. Les prix des services commandés en supplément peuvent être revus. La révision suit les règles ci-dessus.

7. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l'indice. Dans ce cas, la révision suit les règles ci-dessus, sauf que la lettre recommandée émane du pouvoir adjudicateur.

1.7.3.

Clause du client le plus favorisé

Le soumissionnaire s'engage à offrir à tout moment au SPF Finances les conditions de son client le plus favorisé de Belgique, pour tous les produits, prestations et services fournis au SPF Finances dans le cadre du présent contrat.

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1.8.

Critères de sélection - Régularité des offres - Critères d'attribution - Démonstration

1.8.1.

Sélection qualitative

1.8.1.1. Critères d'exclusion Simplification administrative

Par le simple fait de participer à la procédure d'adjudication d'un marché public, le soumissionnaire déclare qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics.

Le pouvoir adjudicateur examine l'exactitude de la déclaration implicite sur l'honneur du soumissionnaire dont l'offre arrive en tête de classement. À cet effet, il demande au soumissionnaire concerné de lui fournir par les moyens les plus rapides, dans le délai qu'il spécifie, les renseignements ou documents qui permettront de vérifier sa situation personnelle avant toute décision de passation du marché. Ces renseignements seront cependant demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même aux gestionnaires des données, par la voie électronique, si ce mode d'accès est possible gratuitement.

Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché si le contrôle révèle que sa déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite prévue pour la réception des demandes de participation à la procédure restreinte ou à la procédure de négociation avec publication, ou à la date limite prévue pour la réception des offres dans le cas d'une procédure ouverte. Une régularisation a posteriori est en tout état de cause impossible. L'exclusion est également possible si, durant la procédure, il apparaît que la situation du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à sa déclaration sur l'honneur.

Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, tenant compte de l'incidence possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou soumissionnaire exclu en application des dispositions sur les prix anormaux de l'article 110, § 4 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996.

Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre suit immédiatement au classement celle du soumissionnaire exclu, après lui avoir appliqué également ces dispositions.

Premier critère d'exclusion

§.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit, avant la date limite de réception des offres, joindre ou présenter au pouvoir adjudicateur une attestation certifiant qu'il est en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique.

Est en règle pour l'application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres :

1° a transmis à l'Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusqu'à et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et

2° n'a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à 2 500 EUR, à moins qu'il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement.

Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2 500 EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision d'attribuer le marché, qu'il possède, au jour auquel l'attestation constate sa situation, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 4, §1 et § 2, 1° à 8° et 10° d e la loi ou d'une entreprise publique au sens

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de l'article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2 500 EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.

§ 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur, avant la date limite de réception des offres :

1° une attestation délivrée par l'autorité compétente certifiant que suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays ou il est établi.

Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ;

2° une attestation conformément au § 1, s'il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.

§.3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s'informer, par tous les moyens qu'il juge utiles, de la situation de tout soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale.

Deuxième critère d'exclusion

Le soumissionnaire ne peut se trouver dans une des situations suivantes :

1° se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ;

2° avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales.

Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique.

Pour le soumissionnaire étranger, l'attestation doit émaner de l'organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative.

Troisième critère d'exclusion

Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA.

Le soumissionnaire belge joint à son offre une attestation 276C2 récente (datant de six mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) de l'Administration des Contributions directes, et une attestation récente (datant de six mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) de l'Administration de la TVA, dont il ressort qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à- vis des administrations précitées.

Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) émanant de l'administration / des administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l'administration / des administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces

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attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays.

Quatrième critère d'exclusion

Quel que soit le stade de la procédure, est exclu de l'accès à ce marché, le prestataire de services qui a été condamné, par une décision de justice ayant force de chose jugée, pour les faits suivants dont le pouvoir adjudicateur a connaissance :

• participation à une organisation criminelle au sens de l'article 324bis du Code Pénal ;

• corruption au sens du Code Pénal, article 246 ;

• fraude au sens de l'article 1 de la Convention sur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, ratifiée par la loi du 17 février 2002 ;

• blanchiment d'argent au sens la loi du 11 janvier 1993, article 3, sur la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme ;

Pour les besoins de l'application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s'il doute de la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l'étranger pour obtenir les informations dont il juge avoir besoin.

Cinquième critère d'exclusion

Conformément à l'article 43, 4° de l'AR du 8 janvie r 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être déclarée à n'importe quel stade de la procédure.

De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'Organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier:

• l'interdiction du travail forcé (convention n° 29 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n° 105 sur l'abolition du travail forcé, 1957) ;

• le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté de constituer des associations syndicales et la protection du droit d'association syndicale, 1948) ;

• le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n° 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949) ;

• l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n° 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convention n° 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958) ;

• l'âge minimum du travail des enfants (convention n° 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n° 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999).

Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4° de l'AR du 8 janvier 1996.

Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question.

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1.8.1.2. Critères de sélection relatifs à la capacité économique et financière du soumissionnaire

Le soumissionnaire apporte la preuve de sa capacité économique et financière sous la forme du chiffre d’affaires réalisé les trois derniers exercices pour les activités concernées par le présent marché.

Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique.

1.8.1.3. Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire

Premier critère de capacité technique du soumissionnaire

Le soumissionnaire doit prouver qu'il a mené à bien au moins un projet comparable, pour un groupe comptant un nombre d'utilisateurs comparable (les projets réalisés dans l'entreprise du soumissionnaire ou dans la ou les entreprises de sous-traitants sont exclus).

À cet effet, le soumissionnaire joint la liste des principaux marchés exécutés au cours des trois dernières années, ainsi que des projets comparables qu'il a réalisés dans la même période, et des établissements publics ou privés auxquels ils étaient destinés. S'il s'agit de services à des autorités publiques, la justification est fournie par des certificats émis ou contresignés par l'autorité compétente.

S'il s'agit de services à des personnes privées, les prestations sont certifiées par celles-ci ou, à défaut, le soumissionnaire peut déclarer lui-même les avoir effectuées.

Par référence, le soumissionnaire indiquera aussi la date, le montant total du marché et les coordonnées d'une personne de contact au sein de la société ou de l'organisation. L'utilisation du modèle en annexe D est requise pour la présentation des références.

Deuxième critère de capacité technique du soumissionnaire

Le soumissionnaire précisera les certificats ISO et autres qu'il détient. Le pouvoir adjudicateur exige que le soumissionnaire soit en possession d'un certificat ISO de type 9000 (9001 ou 9002) ou équivalent. Le pouvoir adjudicateur souhaite que tous les sous-traitants détiennent un certificat ISO du type 9000 (9001 ou 9002) ou équivalent pour les activités qui leur sont confiées.

Troisième critère de capacité technique du soumissionnaire

Le soumissionnaire mentionnera tout recours à la sous-traitance avec indication de la part du marché qui est sous-traitée ainsi que le nom des sous-traitants.

1.8.2.

Régularité des offres

Les offres des soumissionnaires retenus seront contrôlées quant à leur régularité, conformément aux articles 89 et suivants de l'AR du 8 janvier 1996 et aux dispositions de ce cahier des charges spécial.

Les offres irrégulières seront exclues.

Chaque proposition sera examinée pour déterminer si elle correspond aux besoins exprimés. Si une offre ne répond pas à un des besoins exprimés, elle sera considérée comme irrégulière.

La solution proposée dans l'offre du soumissionnaire doit satisfaire aux besoins techniques exposés dans ce cahier des charges.

Toute proposition financière ou de prix qui n'est pas complète, présente des contradictions ou des inexactitudes importantes, ou ne respecte pas les règles de présentation des prix formulées dans ce cahier des charges spéciale, peut être déclarée irrégulière.

Seules les offres jugées régulières seront prises en considération pour la confrontation aux critères d'attribution.

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1.8.3.

Critères d'attribution

En vue de la sélection de l'offre la plus intéressante du point de vue technique, les offres jugées régulières des soumissionnaires retenus seront comparées à une série de critères d'attribution.

Ces critères feront l'objet d'une pondération mutuelle afin de donner un classement final.

1.8.3.1. Liste des critères d'attribution

L'offre du soumissionnaire contiendra tous les renseignements utiles à son évaluation à la lumière des critères d'attribution détaillés ci-dessous.

Les seuls critères d'attribution permettant de distinguer les offres déclarées régulières sont les suivants :

1 Prix 40

2 Exigences relatives au système documentaire (§ 3.2.1 à § 3.2.16, § 3.2.20, § 3.3) 30 3 Aspects techniques de l’environnement (§ 3.2.17 à 3.2.19, § 3.4) 7,5

4 Méthodologie, analyse et développement (§3.5.1 à §3.5.4) 5

5 Transfert de connaissance (§3.7) 5

6 SLA, upgrades et maintenance (§ 3.8 et 3.9) 5

7 Personnel (§ 3.5.5) 5

8 Clarté de l'offre 2,5

Les offres suivantes ne sont pas prises en considération pour l'attribution du marché :

• Les offres qui n'obtiennent pas 60% des points pour la somme des points, à l'exception du critère prix

• Les offres qui n'obtiennent pas 60% des points pour le critère 2

1.8.3.1.1. Le critère 'prix' Le critère 'prix' est pondéré de la façon suivante :

 





 



× 

=

offerte

P

P Pr

Pr

_min

max

Où :

• Pr_min = le prix de l'offre la moins chère dans les offres jugées régulières

• Proffre = prix de l'offre

• P = points attribués au critère 'Prix'

• Pmax = pondération maximale du critère 'Prix' 1.8.3.1.2. Score final

Les cotes octroyées pour les critères d'attribution ci-dessus, y compris le prix, seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient le meilleur score final, pourvu qu'il n'ait pas été exclu auparavant.

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2. PARTIE B : Dispositions relatives à l'exécution du marché

2.1 Notification

Conformément à l’article 65/8 de la loi du 23 décembre 2009 (insertion d’un nouveau livre concernant la motivation, l’information et les moyens juridiques dans la loi du 24 décembre 1993 sur les marchés publics et certains marchés d’adjudication de travaux, fournitures et services), l’instance adjudicatrice communique, immédiatement après la décision d’attribution :

1° à chaque soumissionnaire non sélectionné, les m otifs de sa non-sélection, sous la forme d’un extrait de la décision motivée ;

2° à chaque soumissionnaire dont l’offre est décla rée irrégulière, les motifs du rejet, sous la forme d'un extrait de la décision motivée ;

3° à chaque soumissionnaire dont l’offre n’est pas choisie ainsi qu’au soumissionnaire choisi, la décision motivée.

La notification visée ci-dessus comprend également, le cas échéant :

1° la mention précise de la durée exacte du terme visé à l’article 65/11, premier alinéa ;

2° la recommandation d’avertir l’instance adjudica trice dans le même délai, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, si l’intéressé dépose une demande de suspension conformément à l'article 65/11;

3° le numéro de télécopie ou l’adresse électroniqu e auxquels la notification visée à l’article 65/11, troisième alinéa, peut être envoyée. L’instance adjudicatrice émet cette notification sans retard, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, ainsi que, le même jour, par lettre recommandée.

§ 2. La notification visée sous § 1 ne génère aucune obligation contractuelle à l’égard du soumissionnaire choisi et suspend le délai durant lequel les soumissionnaires sont tenus par leur offre, pour autant qu’un tel délai et que l’article 65/11 s'appliquent.

Pour toutes les offres déposées dans le cadre de ce marché, la suspension du délai prend fin : 1° en l’absence de demande de suspension en vertu de l’article 65/11, deuxième alinéa, le dernier jour du délai visé à l’article 65/11, premier alinéa ;

2° en présence d’une demande de suspension en vert u de l’article 65/11, deuxième alinéa, le jour où l’instance de recours visée à l'article 65/15 prend sa décision ;

3° en tout cas, au plus tard le quarante-cinquième jour après la notification visée au paragraphe 1.

Certains renseignements ne peuvent être communiqués lorsque leur diffusion entrave l’application de la loi, compromet l’intérêt public, lèse les intérêts commerciaux légitimes d’entreprises publiques ou privées ou empêche une concurrence loyale entre entreprises.

2.2 Cautionnement

Le cautionnement est fixé à 5% du prix total du marché, hors TVA. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d'euros supérieure.

En vertu des dispositions légales et réglementaires, le cautionnement peut être constitué en espèces, en fonds d'État ou sous la forme d'un cautionnement collectif.

Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des

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établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution).

L’adjudicatiare doit, dans les trente jours calendrier suivant la conclusion du contrat, justifier de la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l'une des façons suivantes :

1° lorsqu'il s'agit de numéraire, par le virement du montant sur le compte Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n° 679-2004 099-79) "BE58 6792 0040 9979" et BIC "PCHQ BEBB") ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de la Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ;

2° lorsqu'il s'agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l'État au siège de la Banque Nationale à Bruxelles ou dans l'une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ;

3° lorsqu'il s'agit d'un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d'un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ;

4° lorsqu'il s'agit d'une garantie, par l'acte d'engagement de l'établissement de crédit ou de l'entreprise d'assurances.

Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur:

1° soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ;

2° soit de l'avis de débit remis par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances ; 3° soit de la preuve de dépôt délivrée par le caissier de l'État ou par un organisme public

remplissant une fonction similaire ;

4° soit de l'original de l'acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;

5° soit de l'original de l'acte d'engagement établi par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances accordant une garantie.

Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l'indication sommaire de l'objet du marché et de la référence du cahier des charges spécial, ainsi que le nom, le prénom et l'adresse complète de l’ adjudicataire et éventuellement du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention ‘bailleur de fonds’ ou

‘mandataire’, suivant le cas.

Si la preuve du cautionnement n'est pas produite dans le délai imparti, une amende sera infligée. L'absence de cautionnement peut entraîner la rupture du contrat.

Le délai de trente jours calendrier visé plus haut est suspendu pendant la période de fermeture de l'entreprise du adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par la loi ou rendus obligatoires par une convention collective de travail.

La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l'adresse qui sera spécifiée dans l'avis d'attribution du marché.

Le cautionnement sera libéré en une fois après réception définitive de la dernière livraison effectuée dans le cadre du contrat conclu sur la base du présent cahier des charges, à la demande expresse de l’ adjudicataire et pour autant que les services fournis aient fait l'objet d'une réception.

2.3 Responsabilité de l’adjudicataire

Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements dans les services fournis, en particulier dans les études, les calculs, les plans ou dans toutes les autres pièces produites par lui en exécution du marché.

Le prestataire de services reste par ailleurs garant envers le pouvoir adjudicateur de tous les dommages et intérêts que les tiers pourraient réclamer en raison d'un retard dans l'exécution des services ou d'une exécution défaillante des services.

(22)

2.4 Exécution des services

2.4.1.

Délais et clauses particulières

Les services liés à l’implémentation de la solution doivent être exécutés dans un délai de 10 (dix) mois à compter de la date du coup d'envoi (kick-off) du projet. Les jours de fermeture de l'entreprise du fournisseur à l'occasion des vacances annuelles ne sont pas pris en compte dans le calcul. Ce délai peut être prolongé de commun accord entre le adjudicataire et le pouvoir adjudicateur, sur simple décision du Comité de pilotage.

Le bon de commande est adressé au prestataire des services, par lettre recommandée ou par fax ou par tout autre moyen dont la date d'envoi peut être établie avec certitude.

La correspondance relative au bon de commande (et à l'exécution des services) suit les mêmes règles que l'envoi du bon de commande, chaque fois qu'une des parties souhaite apporter une preuve de son intervention.

Si le bon de commande parvient à l’ adjudicataire après le délai de deux jours ouvrables, le délai de livraison peut être prolongé au prorata du retard dans la réception du bon de commande, moyennant une demande écrite et justifiée l’ adjudicataire. Si, après examen de la demande écrite du fournisseur, le service à l'origine de la commande estime la requête fondée entièrement ou en partie, il avertit le fournisseur par écrit du nouveau délai qui lui est accordé.

Si un bon de commande manifestement incorrect ou incomplet empêche l'exécution de la commande, l’ adjudicataire en informe immédiatement le pouvoir adjudicateur afin de trouver une solution qui permette de procéder à l'exécution de la commande. Au besoin, le prestataire de services demande une prolongation du délai d'exécution, aux conditions prévues pour les cas de réception tardive du bon de commande.

En tout cas, les plaintes relatives au bon de commande ne sont plus recevables si elles ne sont pas introduites dans les 15 jours calendrier à compter du premier jour qui suit le jour où le prestataire de services a reçu le bon de commande.

2.4.2.

Lieu d'exécution des services et formalités

2.4.2.1. Lieu d'exécution des services et horaires

Les services seront principalement prestés à Bruxelles, dans les locaux du SPF Finances. Si, à certains moments, le travail doit être accompli ailleurs, les frais de déplacement ne seront en principe pas remboursés par le SPF Finances. Une partie des services peuvent aussi être prestés dans les locaux l’ adjudicataire, pourvu qu'ils ne puissent l'être ailleurs ou que le SPF Finances en tire un avantage spécifique.

Dans l'optique d'une collaboration optimale avec le personnel du SPF Finances, le personnel de l’

adjudicataire qui accomplit des prestations dans les locaux du SPF Finances doit, dans la mesure du possible, adopter les mêmes horaires que ses collègues des Finances. Par ‘heures ouvrables normales’ ce, il faut entendre tous les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 7h30 à 18h00, suivant l'horaire variable en vigueur au SPF Finances. Le 2 novembre, le 15 novembre et le 26 décembre sont considérés par le SPF Finances comme des jours fériés, de même que le premier jour ouvrable de l'année. Il existe également des ‘ponts’ obligatoires qui sont annoncés chaque année.

2.4.2.2. Moyens techniques mis à disposition par le SPF Finances

L’ adjudicataire met à la disposition de son personnel tout le matériel nécessaire à l'exécution de sa tâche (ordinateurs portables, etc). Pendant la durée du marché, le SPF Finances met à la disposition du personnel de l’ adjudicataire un maximum de deux emplacement de bureau, du type 'shared desk', sans armoires. Le personnel de l’ adjudicataire jouit d'un accès limité au réseau du SPF Finances, ainsi que d'une adresse e-mail. Le SPF Finances ne dispose pas de places de parking pour ses fournisseurs.