Comment bien démarrer l année sportive 2019 sur ADOC

Texte intégral

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Comment bien démarrer l’année sportive 2019 sur ADOC

Comment bien paramétrer ma nouvelle année d’adhésion ?

Ex : passage de l’année adhésion 2018 à celle de 2019

ATTENTION – étant donné le changement de la période de l’année sportive (1/09 au 30/08) Vous devez modifier au préalable l’année d’adhésion 2018 (le 31/08/2018 au lieu du 30/09/2018) Dans ADOC, ajout d’une année d’adhésion dans l’onglet

CONFIGURATION – Paramétrage – Année adhésion « Ajouter »

Certificat Médical

Via l’écran d’attribution en masse des licences, ADOC propose automatiquement l’attestation ou le

certificat médical selon la situation de l’adhérent. Ceux qui peuvent fournir une attestation sont par défaut cochés en « attestation », ce qui ne les empêche pas bien sûr de fourni un certificat médical.

Ceux qui doivent absolument renouveler par CM, le club n’a pas la possibilité de cocher

« attestation ».

Le champ « validité du CM » présente jusqu’à maintenant dans la fiche adhérent n’a plus d’utilité en tant que tel. En effet la seule chose qui compte pour le club est qu’un certificat valide au moment de sa présentation (moins d’un an) lui soit présenté par le joueur pour pouvoir lui délivrer sa licence de l’année N.

A partir de là, la date du certificat n’a plus aucune importance. Seul compte le millésime de licence pour lequel le certificat a été présenté.

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Formules d’accès au club

 Identifier les formules qui sont toujours actives pour la nouvelle année adhésion

 Inactiver le tarif de l’année qui vient de s’achever (2018 par exemple)

 Créer le tarif pour la nouvelle année sportive (2019 dans notre exemple)

 Adapter si besoin les créneaux ouvrant droit à réservation

 Mettre la formule en vente dès que besoin (onglet tarif «cliquez sur le symbole €)

Ne pas créer une formule par année adhésion (ex. « Adhésion adultes 2018 »). Il convient de créer une formule générique (ex. « Adhésion adultes ») et d’affecter à cette formule un tarif pour chaque année adhésion. Dans le cas contraire il devient impossible d’effectuer des comparaisons dans le temps et le nombre de formule devient très vite dérangeant.

Anciens adhérents (renouvellements)

Attribuer la formule adéquate, porteuse du tarif 2019

Ne surtout pas modifier une formule existante pour en modifier le millésime, en particulier si des paiements y sont rattachés.

Nouvel adhérent en provenance d’un autre club

Non classé, 4ème série ou 3ème série de plus de 16 ans :

Création de la fiche adhérent (Nom, Prénom, Civilité et date de naissance) avec récupération de l’ancien numéro de licence de la personne concernée. Assurez-vous que la personne a déjà été licencié ou non dans le passé !

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Bouton « Ajouter un adhérent » sur la page d’accueil ADOC

3èmesérie de 16 ans ou moins, 2èmes séries ou plus :

Obligation de transmettre à la ligue une demande de changement de club dûment remplie et signée au plus tard le 20 octobre. Une fois le document validé et saisi au niveau de la ligue, les personnes concernées apparaissent en page d’accueil en cliquant sur le bouton « Personnes à importer » puis importer dans les adhérents afin d’obtenir sa fiche adhérent (pas besoin de saisie de licence du millésime en cours).

Il ne reste plus qu’à attribuer à la personne la formule adéquate pour l’année adhésion.

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Nouvel adhérent jamais licencié

Bouton page d’accueil « Ajouter un adhérent » ;

 Création d’une nouvelle fiche adhérent ;

 Attribution de la formule adéquate pour l’année adhésion.

Saisie/renouvellement/Validation des licences

Dès lors que la période de saisie des licences est activée (à partir du 20/08/2018) pour l’année sportive, vous devez passer par le menu d’attribution des licences :

ONGLET Licences – Attribution – Recherche (Ne rien saisir dans les champs NOM PRENOM N° de licence)

Cochez les adhérents pour la reprise d’une licence du nouveau millésime

Ce menu fait apparaitre toutes les personnes non encore licenciées pour l’année licence en cours :

Lorsque vous avez procédé à l’attribution des licences, n’oubliez pas d’aller en valider le paiement. ONGLET Gestion Financière – Validation paiement des licences

Seules les licences dont vous aurez validé le paiement seront prises en compte par la FFT.

Pour éviter les erreurs d’attribution, il est possible de visualiser la liste des personnes à qui le club a attribué/renouvelé la nouvelle licence lors de cette manipulation en masse.

En cochant l’adhérent, vous pouvez annuler l’attribution

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Clôture de l’année d’adhésion précédente

 3 mois après la fin de l’année adhésion précédente il devient possible de clôturer cette année adhésion afin d’éviter que les mouvements la concernant apparaissent systématiquement à chaque consultation d’une adhérent où d’une liste de paiements. Cette clôture peut se faire de 2 façons différentes :

Clôture simple : pas d’impact sur le solde des adhérents

Clôture avec régularisation : toutes les écritures non soldées de l’année adhésion sont équilibrées par l’intermédiaire d’une régularisation afin de ne pas reporter sur l’année d’adhésion suivante des comptes adhérents non soldés.

ONGLET Paramétrage – Année adhésion – Cliquez sur le verrou ouvert

Information : durant l’été 2018, les données ADOC des années sportives 2013, 2014 et 2015 seront purgées

Avez-vous pensé à la réservation en ligne de vos courts via l’application ADOC ?

Simple, efficace et gratuite, elle vous permet d’offrir à vos adhérents un nouveau service :

Réserver de chez eux !

Le module de réservation s’adapte à vos contraintes selon votre paramétrage…

Vous avez déjà un gestionnaire d’accès pour vos courts, le module de réservation en ligne ADOC est compatible avec les gestionnaires d’accès MGP MATIC et SYSSEO et d’autres sont en cours de développement !

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Plus d’infos : contactez le Conseiller en développement de votre territoire.

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Références

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