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% des entreprises considèrent qu’elles subissent des gaspillages en matière d’utilisation de leurs périphé- riques d’impression (volume de pages consommées, recours trop systématiques à la couleur…) Le plus déroutant, c’estImprimer moins, gagner plus
Managed Printed Services ou MPS est un terme mal connu des collaborateurs d’entreprises. Vu la conjoncture économique morose, l’acronyme commence à faire des émules parmi les responsables financiers. « En période de crise, toutes les économies sont les bienvenues » s’exclament les DAF et autres comptables. Selon différentes études, les coûts d’impression représenteraient entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. La tentation est alors grande de les réduire. Surtout lorsque les entreprises produisant et commercialisant des systèmes d’impressions garantissent une réduction de 15 à 30 % grâce à la mise en place de politiques d’impression. Et c’est là tout l’objectif des services managés d’impression : faire baisser les coûts, augmenter la productivité, permettre de se recentrer sur son cœur de métier. Viennent se greffer d’autres bénéfices tels que la sécurisation de l’information, une plus grande mobilité des collaborateurs, le respect de l’environnement, etc.
Le MPS n’est pas qu’une évolution majeure pour les clients des constructeurs de machines, elle a engendré de grands bouleversements organisationnels au sein de ces derniers, qui voient là un tournant majeur dans leur profession : Et si les ventes de services prenaient le dessus sur les ventes de machines ? Le scenario n’est pas si fou lorsqu’on reprend les statistiques d’IDC qui prédit que le marché des MPS en Europe de l’Ouest devrait connaître un taux de croissance annuel moyen de 10,1 % au cours des cinq prochaines années et passer de 2,7 milliards de dollars en 2009 à 4,01 milliards en 2014. Décryptage d’un marché où chaque constructeur a sa solution.
qu’elles sont dans l’incapacité d’y remédier. Pour 79 % des organisations, une politique de droits d’impression pour chaque utilisateur se révèlerait trop lourde à mettre en place. Quant aux applications de sensibilisation, elles n’arrivent pas à changer
les comportements dans 77 % des entreprises. C’est l’une des principales conclusions de l’étude « Solutions d’impression : bilan et attentes des entreprises françaises » menée par Net- MediaEurope pour Kyocera Document Solutions.
« Dans un contexte économique difficile, force est de consta- ter que certaines sources d’économie demeurent encore inexploitées. Une réflexion sur les solutions d’impression et d’administration pourrait conduire de nombreuses entreprises à rapidement réduire leurs dépenses » constate Thierry Hamelin, directeur des études chez NetMediaEurope.
Et c’est ici qu’interviennent les MPS, Managed Printed Servi- ces. Industrie émergente, cette nouvelle activité est le « futur immédiat » des entreprises produisant et commercialisant des systèmes d’impressions. L’offre MPS a rapidement rejoint l’éventail de services proposés pour traiter le document.
L’orientation MPS est née de la volonté de réduire les coûts de production et les frais de fonctionnement au sein de l’en- treprise. Ces dernières années, la concurrence s’intensifiant entre les différents constructeurs et les objectifs de croissance étant plus difficiles à atteindre, une évolution du métier était nécessaire.
« Le terme MPS est arrivé sur le marché il y a une dizaine d’années, explique Thierry Dupasquier, en charge du dévelop- pement du channel MPS chez HP. La demande a commencé par les très grands comptes et est arrivée ensuite vers le mid- market puis les PME ». Plus de 40 % des clients HP auraient adopté le MPS.
Evangéliser le marché des Managed Print Services Sur le site du Snessi, le Syndicat National des Entreprises de Sys- tèmes et Solutions d’Impression, les conséquences sont claires :
« Pour les clients ayant opté pour la stratégie MPS, la réduction des coûts s’est rapidement muée en une augmentation de la productivité et une manne pour les constructeurs ».
Daniel Mathieu, directeur marketing communication et dé- veloppement durable chez Konica Minolta et président de la commission marketing & prospective au sein du Snessi : « Les Managed Print Services permettent d’intervenir désormais à différentes étapes de la chaîne de l’impression, en amont et en aval de la simple production d’un tirage. Le service consiste dans l’accompagnement le plus complet possible de la gestion des activités d’impression. Sur un plan économique, les Managed Print Services représentent un nouveau « business model » pour les clients comme pour les constructeurs ».
Le SNESSI, représentant les Entreprises de Systèmes et de So- lutions d’Impression, a fait de l’évangélisation du marché des Managed Print Services, l’une de ses missions de représentation de premier ordre, pour l’année 2011-2012 : « Ces services représentent de formidables opportunités de croissance pour une entreprise, liés à la maîtrise globale de sa chaîne de l’im- pression » peut-on lire sur le site du syndicat.
Selon Gartner, le marché des MPS a connu une croissance à deux chiffres en 2010. Les leaders informatiques sont de plus en plus conscients des bénéfices qu’ils peuvent retirer de la façon dont leurs documents sont imprimés, partagés et mis à jour.
Fin 2011, Xerox conservait sa position de leader mondial dans le domaine de la gestion déléguée des impressions en termes de parts de marché, avec 33 % de chiffre d’affaires réalisés dans ce domaine.
Les études se suivent et se ressemblent : Après Forrester, c’est
Quocirca qui a procédé au classement des spécia- listes des Managed Print Services. On observe dans le rapport 2012 intitulé
« Vendor Landscape : Managed Print Service
» que les quatre leaders identifiés par Forrester le sont aussi par Quocirca : Xerox, HP, Ricoh et Lex- mark occupent donc la tête du palmarès.
Plusieurs acronymes, une seule définition Pour Sabine Pion, chef de programme Enterprise Print Services chez Xe- rox : « Notre définition du
MPS chez Xerox inclue le domaine de l’impression à l’échelle de l’entreprise et des services annexes et interconnectés com- prenant la gestion de tout type de document : Xerox Managed Print Services signifie une ensemble complet de services d’info- gérances pour maitriser l’impression à l’échelle de l’entreprise.
Ces Services ont un impact direct sur les résultats de l’entreprise grâce à l’utilisation optimisée de moyens d’impression multi- marques à travers des outils et une méthodologie répondant à quatre enjeux : réduction des coûts, développement durable, mobilité et sécurité de l’information circulante. Ces services se déclinent à travers des solutions de gestion de parc standard
Sabine Pion, chef de programme Enterprise Print Services chez Xerox : « Le MPS vise à imprimer
mieux et moins. Cette approche tend vers le bureau sans papier ».
Daniel Mathieu, directeur marketing communication et développement durable chez Konica Minolta et président de la commission marketing &
prospective au sein du Snessi : « Compte-tenu de la pression actuelle, les constructeurs repensent leur business model et cherchent à développer
des services auprès de l’impression. »
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ou sur mesure afin de s’adapter aux besoins d’entreprises de toutes tailles quelque soit le degré de maturité de ses entrepri- ses vis-à-vis de l’externalisation. Ces services concernent aussi bien l’impression bureautique que la production documentaire centralisée (création documentaire, centre de reprographie, achats externes de documents, courrier & distribution) et les solutions mobiles ». Notons que le constructeur Xerox est le premier à avoir proposé une offre MPS sur le marché.
Pour Nicolas Diamantis, responsable des ventes et des solutions chez Epson : « le MPS est le fait de glisser d’un acte d’achat vers une vente de services clés en main ». Bref, on passe d’un Business Model « je paye un produit » vers un autre qui pourrait se décrire par « Je paye l’usage du produit ». C’est en 2006 qu’Epson a lancé sa première offre EPP (Epson Print Performance) qui offrait une facturation à la page. Deux ans plus tard, les équipes d’Epson mettait au point Print &Save qui concerne tous les autres cas, autrement dit tous les matériels qui ne sont pas en réseau.
Plus de 7 heures à chercher des informations
Ricoh et IDC ont mené une étude auprès de 477 entreprises européennes de plus de 250 salariés qui utilisent ou projettent d’exploiter des MPS. Relayée par un livre blanc, cette étude souligne la perte de productivité liée au temps à chercher des informations dans l’entreprise. Elle révèle que les collaborateurs passent en moyenne 7,4 heures hebdomadaires à « rechercher des informations sans les trouver » et à « reformater des données à partir de plusieurs sources ». Calculé sur la base d’un salaire moyen, le temps correspondant à ces pratiques représenterait près de 12 000 dollars par employé et par an.
L’étude met en exergue deux critères pour mener à bien un projet de MPS : une méthodologie et un fort potentiel humain et technologique. Ricoh, lui, met en avant une approche
Outservicing, à travers son programme Managed Document Services (MDS) qui s’articule autour d’un ensemble de services personnalisables rationalisant l’impression et les processus do- cumentaires. Sur le créneau d’autres sont également présents, notamment Canon qui dispose lui aussi d’une offre MDS.
Pour IDC, la tendance qui consiste à s’associer à des fournisseurs de services d’impression afin de réduire les coûts, améliorer la productivité et l’efficacité organisationnelle est bien établie et ne cesse de s’amplifier dans les entreprises européennes. Le cabinet d’études considère également que le marché des MPS évolue aujourd’hui au-delà de l’infrastructure de production par un élargissement de la palette des services qui désormais tient compte des processus métiers liés au document.
Jean-Pierre Blanger, directeur R&D TDM et des offres de ser- vices chez Ricoh, aime décrire le MDS à travers une histoire personnelle : Il y a quelques années, son écran de télévision plat acheté chez une grande enseigne, tombe en panne. La première question que le service après-vente lui demande est s’il possède un contrat. Sans le précieux sésame, il devrait attendre huit jours avant que les équipes de l’enseigne interviennent.
Non seulement, sa télévision est emmenée le lendemain (le service est managé) mais il obtient une réduction sur l’achat de sa prochaine TV, la panne se révélant « grave » et la TV hors service. Cette prise en charge est ce qu’il appelle la parfaite maîtrise de l’équipement. « Le MPS, c’est essayer tous les trimestres de regarder tous les usages des multifonctions et de proposer une optimisation » déclare –t-il. Il finit la fin de sa métaphore comme suit : « Alors que l’enseigne ferme ses portes à 20h00, j’arrive à 19h58. Mais comme j’avais un contrat, le vendeur prend le temps de s’occuper de moi. Nous étions alors deux « gagnants » : j’allais pouvoir repartir avec une TV et le vendeur allait réaliser une vente. Le service est maîtrisé et il y a une parfaite coordination avec chaque client ».
Une vue d’ensemble des moyens d’impression
Chez Kyocera, c’est également le terme MDS qui est utilisé.
« Le MDS se situe un cran au-dessus du MPS car nous prenons en compte la totalité des documents de chacun des métiers de nos clients » affirme Gérard de Carville, directeur marketing et communication de Kyocera.
Nicolas Diamantis, responsable des ventes et des solutions chez Epson :
« Le MPS est le fait de glisser d'un acte d'achat vers une vente de services clés en main. »
Jean-Pierre Blanger, directeur R&D TDM et des offres de services chez Ricoh : « La qualité de service est conduite via un reporting. Il est remis et
discuté lors du comité de pilotage trimestriel.
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Si l’offre MPS d’Océ date de 2010, les équipes avaient déjà cette activité au sein de leur offre sauf « qu’elle n’avait pas la dénomination MPS » déclare Bruno Archambeau, business development manager software & MPS chez Océ. Le construc- teur, qui fabrique peu de matériel informatique, possède des partenariats avec Kyocera, Konica Minolta et Canon. Bruno Archambeau précise les éléments différenciants de son en- treprise : « Notre offre est multi-fournisseurs. Nos clients sont aussi bien des grands comptes que des PME et surtout outre les MPS dans la bureautique, nous avons développé les mê- mes services pour l’environnement de production. Un de nos clients est un centre de reprographie par exemple. Et enfin, une de nos filiales, Océ Business services (OBS) nous permet de mettre des ressources sur place, chez les clients ». Le point différenciant qui offre ces mêmes services hors de l’univers des bureaux l’est également pour Konica Minolta. Daniel Mathieu confirme : « Nous appliquons la même logique chez les pro- fessionnels de l’impression qu’ils soient imprimeurs offset ou numérique ou les deux ».
Philippe Pelletier, directeur marketing Business Imaging Group (BIG) de Canon France, reprend les mêmes définitions déjà citées. Pour lui, il est important « d’avoir une vue d’ensemble des moyens d’impressions. Il ajoute également : lors d’un premier cycle d’intervention chez les clients, on parle bien de MPS. Mais c’est le terme MDS qu’il faut employer ensuite lors d’un renouvellement. On va alors s’intéresser au process des documents ».
Chez Katun, la solution MPS a pour nom KDFM qui est l’acro- nyme de Katun Dealer Fleet Management. La situation de l’entreprise diffère sensiblement de celle des autres construc- teurs pour la simple raison que Katun est un équipementier :
« cela fait 40 ans que nous produisons toners et tambours,
commente Christophe Capony, directeur général Europe.
Nous donnions une alternative aux constructeurs en matière de pièces détachées. Nous suivons cette même logique pour apporter une alternative en matière de MPS ». Christian Le Coz, directeur des services Katun France, ajoute : « Katun Dealer Fleet Management permet d’automatiser la collecte des compteurs et de gérer à distance votre flotte de systèmes d’impression connectés : copieurs, imprimantes et MDF/MFP de toutes les marques (Brother, Canon, Dell, Epson, HP, Konica Minolta, Lexmark, Oki, Ricoh, Samsung, Sharp, Toshiba, etc.). Notre solution permet également la détection automatique de tous nouveaux systèmes d’impression connectés au réseau ». De fait, Katun a deux types de clients : les premiers ne vendent pas la solution en tant que telle mais l’incluent dans leurs prestations.
Les seconds, plus à l’aise avec les logiciels voire experts dans les rapports que Katun met à leur disposition la vendent sous forme d’audit à leurs propres clients. Point différenciant de la société pour qui la solution MPS a été lancée officiellement en mai 2011 : « Nous n’avons pas de coûts fixes importants dès le départ. C’est variabilisé. Le coût augmente avec le nombre de machines connectées ».
Enfin, chez Konica Minolta, c’est l’acronyme OPS pour Optimi- zed Printed Services qui est utilisé pour parler de l’optimisation des multifonctions A4 et A3. Daniel Mathieu, directeur marketing communication et développement durable décrypte : « l’OPS, c’est d’abord du consulting ».
Force est de constater que les constructeurs ont des appro- ches qui se ressemblent : une phase de conseils prévaut avant l’installation d’une configuration souhaitée. L’opérationnel est ensuite guidé par une optimisation continue des processus d’impression.
Analyse, solution et optimisation continue
Très concrètement, comment aborder la mise en place d’un projet MPS ? Pour Gérard de Carville (Kyocera), un audit complet du parc d’impression est la première étape. « Les Philippe Pelletier, directeur marketing Business Imaging Group (BIG) de
Canon France : « La mise en place d’une gestion de la sécurité permettra d’éviter les impressions « orphelines ».
Gérard de Carville, directeur marketing et
communication chez Kyocera : « Beaucoup de PME n’ont aucune idée des
coûts financiers de leur système d’impression ».
bonnes questions à se poser sont les suivantes : Combien de pages votre entreprise imprime-t-elle chaque mois ? Tous vos périphériques d’impression sont-ils utilisés efficacement ? Savez-vous quel est le coût écologique de votre parc ? Seules des réponses précises à ces questions peuvent vous garantir un environnement d’impression optimisé et productif , synonymes de potentiels d’économie importants. Aujourd’hui, 70 % des sociétés ne connaissent pas leurs coûts d’impression. Selon différentes études, ces derniers représentent entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. De plus, pour chaque euro directement investi dans des périphériques d’impression, 4 à 6 euros sont dépensés dans les coûts indirects de fonctionne- ment : (consommables, papier, énergie, gestion). Ces coûts peuvent être réduits de 15 à 30 % grâce à la mise en place de politiques d’impression efficaces et adaptées au contexte de l’entreprise ».
La démarche de Kyocera est ensuite décrite comme suit : Afin d’identifier la situation actuelle de votre parc, le déroulement d’un audit se passe en plusieurs étapes qui nous permettent, après avoir défini ensemble le périmètre de notre investiga- tion, d’identifier les situations actuelles insatisfaisantes et de vous proposer un plan d’action. Inventaire et état des lieux sont la première phase. Elle comprend : la cartographie des bâtiments et services, la collecte des volumétries d’impression, la consolidation des informations financières et les interviews d’utilisateurs de référence. Vient ensuite l’analyse (synthèse des coûts directs, mise en exergue des coûts indirects et analyse des besoins métiers). Enfin, les recommandations sont d’ordre financier, organisationnel et environnemental.
Très rares sont les fabricants qui ne prennent pas en charge l’analyse. Gilles Abry, directeur division print chez Samsung Electronics France, expose sa vision : « Contrairement à beau- coup de compétiteurs, nous préconisons que celle-ci se fasse par des tiers, réputés de « bonne foi ». Un constructeur ne peut pas être juge et parti. De nombreux abus sont constatés avec une volonté farouche de certains de vouloir faire rentrer leurs solutions, parfois inadaptées, aux besoins réels des uti- lisateurs ».
Sabine Pion (Xerox) explique ensuite la phase numéro 2 : « A l’issue de cette analyse, nos équipes travaillent sur la conception d’une solution optimisée incluant une politique d’impression visant à positionner le bon équipement au bon endroit pour la bonne application et le volume correspondant. La conception de la solution vise à apporter des modifications appuyées par la phase de VoC et VoP (interviews) afin de simplifier les pro- cessus opérationnels et de contribuer à l’évolution des usages et habitudes de travail avec une démarche éco citoyenne ».
La deuxième phase décrite par Sabine Pion pour Xerox est ainsi détaillée par Daniel Mathieu pour Konica Minolta : « Il s’agit ici d’accompagner en interne la gestion du changement et la coordination logistique. Pour ce faire, Konica Minolta met à disposition de ses clients une équipe d’analystes, de consultants et de techniciens, qui accompagneront la transition vers la nouvelle organisation préconisée. L’accompagnement délivré passe par la formation des utilisateurs et administrateurs aux bonnes pratiques de l’impression responsable ».
Chez HP, pour répondre à la demande, les équipes disposent d’offres directes et indirectes. Les premières sont créées en autonomie et s’appuient sur HP Smart Printing Services. Les deuxièmes sont destinées aux revendeurs HP. Thierry Duspas- quier détaille : « le budget est prévisible, l’offre ne contient
aucune clause obscure, nous n’obligeons pas nos clients à renouveler tout le matériel. Si sur une page, seules deux lignes ont été imprimées, la page ne sera pas facturée en entier ».
Enfin, troisième et dernière phase : « Enfin, Konica Minolta propose un pilotage des indicateurs clés comme la volumétrie papier, l’utilisation de la couleur dans l’entreprise et la consom- mation électrique pour une supervision en continu des objectifs définis. Des rapports sont effectués régulièrement et des axes d’amélioration sont constamment proposés », met en avant Daniel Mathieu.
La productivité est un des bénéfices clients
Sabine Pion (Xerox) explique les bénéfices pour le client : « Nous considérons que ces services ont un impact sur l’efficacité de nos clients qui nous confient tout ou partie de la gestion docu- mentaire à travers et grâce à des outils : suite logicielle, solutions partenaires, outils de soumission et de gouvernance. Nos solu- tions de MPS sont évolutives, basées sur des technologies EIP (open source) afin de s’intégrer facilement dans les applicatifs métiers de nos clients. Parmi les gains d’efficacité on peut noter : le gain de temps passé à des taches administratives comme la commande des consommables ou l’inventaire des actifs toujours à jour, le gain de temps pour les services supports (cela permet de libérer les ressources de tâches chronophages). Le MPS per- met un point de contact unique, l’accès à des services en mode SaaS (via portail web ), des rapports d’activité sur les usages et la performance permettant de prendre des décisions basées sur des données chiffrées… La productivité est un des bénéfi- ces clients qui revient chez tous les constructeurs. Chez Océ, Bruno Archambeau, business development manager software
& MPS, affirme : « un de nos clients, directeur informatique nous a dit que la gestion professionnelle par Océ de son parc
Gilles Abry, directeur division print chez Samsung Electronics France :
« Le développement durable est encré dans l’ADN de Samsung, quelle que soit la famille de produit, dès l’élaboration en R&D et jusqu’au
recyclage ».
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d’impression lui avait fait gagner 30 % de temps. Auparavant, pour lui, c’était un véritable cauchemar pour garder toutes leurs imprimantes sous contrôle. Maintenant, il peut se consacrer à des tâches plus importantes ».
Chez Lexmark, le leitmotiv cité aux clients pourrait être : « Im- primer moins et gagner plus ». Craig Le Clair, vice-président de Forrester et analyste principal du récent rapport déclare : «Leur [Lexmark] focus se base sur la rationalisation des processus métier et sur l’apport des solutions de flux documentaires afin d’imprimer moins... Avant même d’avoir acquis Perceptive et Pallas, Lexmark possédait plus de 100 applications sur ses MFPs pour fournir à ses clients des fonctions de gestion de documen- taire. Alors que de nombreuses initiatives MPS se concentrent sur des modèles de consolidation des équipements, Lexmark Global Services a commencé par des politiques d’impression basées sur « des cas utilisateurs » pour définir la manière dont les employés impriment ». Etienne Maraval, directeur marketing et communication de Lexmark France, ajoute :
«L’offre MPS de Lexmark donne une réelle visibilité à nos clients de leur parc, ce qui leur permet de gérer stratégiquement leurs processus papier pour une optimisation maximale. Lexmark est en mesure d’améliorer la productivité, de réduire les coûts et l’empreinte environnementale de beaucoup de grandes entreprises internationales grâce à son offre cohérente de produits innovants, couplée avec ses solutions d’optimisation de processus métier uniques ».
Bruno Archambeau (Océ) aime reprendre les verbatim de ses clients pour démontrer les économies réalisées suite à la mise en place d’une gestion documentaire : « Un directeur financier nous a fait le retour suivant : il a économisé jusqu’à 30 % sur l’impression et les coûts sont totalement transparents ».
La sécurité de l’information, une forte demande
Thierry Dupasquier, en charge du développement channel MPS chez HP, alerte sur les accès non contrôlés : « Les pratiques incontrôlées et les environnements impression non sécurisés
peuvent présenter un risque grave pour les revenus et la sécurité de votre organisation. Avec HP Access Control Professional, nous pouvons combiner des fonctionnalités de contrôle des coûts et de sécurité avec les opérations simples dont les utilisateurs ont besoin ».
L’impression devient alors autonome puisque : « elle permet aux utilisateurs d’imprimer une fois sur le serveur, puis d’effectuer l’impression à la demande sur n’importe quel périphérique compatible avec l’impression «pull print». L’impression à la de- mande élimine les non-réclamations de documents et augmente l’efficacité des utilisateurs mobiles. Elle renforce également la sécurité en chiffrant les travaux d’impression et en exigeant une authentification avant leur exécution » explicite Thierry Duspasquier. Enfin, les utilisateurs seront responsabilisés : « La fonctionnalité de gestion intelligente de l’impression vous aide à créer et appliquer des règles d’impression personnalisées, afin de définir un environnement d’impression intelligent et contribuer à économiser l’énergie et les consommables. Lorsque les utilisateurs envoient une tâche d’impression au serveur, la solution analyse cette tâche et prend des mesures sur la base de conditions définies. Ainsi, les travaux peuvent être acheminés vers une imprimante particulière, imprimés automatiquement en recto verso, estampillés avec les informations des utilisa- teurs, voire ne pas être imprimés du tout. Responsabilisez les utilisateurs en leur indiquant le coût de la tâche d’impression et en indiquant des solutions moins coûteuses par le biais de notifications en incrustation, du Web ou d’un courriel. Vous pouvez même leur donner la capacité d’accepter ou décliner certaines règles. De plus, vous pouvez contrôler l’accès à certains périphériques ou à certaines fonctionnalités spécifiques à l’aide de la fonction de gestion intelligente des droits d’accès ».
Gilles Abry explique : « La sécurité est un enjeu majeur pour les années à venir compte tenu notamment de l’essor de la mobilité et du « cloud ». Nous disposons à la fois de solutions internes telle que l’autorisation via le logiciel Syncthru Web Admin fourni gratuitement avec toutes nos machines ».
Sabine Pion rappelle les statistiques : « Pour 76 % des entrepri- ses interrogées par le cabinet d’analyses Quocirca au dernier trimestre 2011, l’infrastructure d’impression fait partie de leurs Bruno Archambeau, business development manager software & MPS chez
Océ : « L’activité des constructeurs a changé. Les profils se sont adaptés.
Ils sont davantage orientés « services » que « techniques produits ».
Thierry Dupasquier, en charge du développement channel MPS chez HP : « La première motivation est la réduction des coûts. A moyen terme,
l’optimisation de l’infrastructure a pour but de générer de la valeur ».
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préoccupations actuelles en matière de sécurité de l’informa- tion circulante et de développement durable. 6 entreprises sur 10 disent à avoir une politique d’impression mais seulement 40 % ont mis en œuvre des solutions pour sécuriser l’impression ou l’envoi de scan. 35 % de nos clients souhaitent une solution permettant aux utilisateurs de s’authentifier via un code d’accès ou un lecteur de badges lors de la numérisation de documents et également lors de l’impression ». La sécurité de l’information circulante concerne l’impression sécurisée, l’authentification via code ou lecteur de badges. Il s’agit de Pull Printing via Safecom, Equitrac, PCounter… Elle poursuit : « Ces solutions de Pull printing permettent ainsi de libérer son impression en restant devant l’équipement garantissant ainsi la confidentialité des impressions. Cette solution permet également d’imprimer sur n’importe quel équipement sur le réseau de l’entreprise, quel que soit le lieu où l’on se trouve – favorisant ainsi la mo- bilité des collaborateurs nomades. L’utilisation d’une solution de Pull Printing contribue également à réduire la gâche papier (impressions obsolètes ou pages bannières) car les utilisateurs impriment seulement le document dont ils ont besoin ».
Chez HP, l’outil qui gère la sécurité se nomme HP Access Control. Il permet de contrôler les impressions en flashant un QR code par exemple.
Qui dit mobilité, dit sécurité. Thierry Dupasquier est en contact avec plusieurs partenaires et clients intéressés par la solution HP Flow Content Management, disponible au printemps, qui s’articule autour du cloud : « Les utilisateurs ont un login, un mot de passe et se connectent via des serveurs sécurisés et une communication criptée à l’information, disponible sur différents terminaux. Il s’agit d’un outil de collaboration externe, aussi simple à utiliser que Google Doc ».
Le développement durable, la cerise sur le gâteau
« La mise en œuvre d’une solution de MPS contribue à imprimer mieux et moins. On note en moyenne une réduction de 15 % des volumes d’impression grâce à l’utilisation optimisée des moyens d’impression et à la po- litique d’impression. Dans le cadre de la mise en place d’une solution de Pull Printing, les volumes baissent d’autant plus et on constate une diminution des volumes de l’ordre de 30 à 40 % » déclare Sabine Pion.
Tous les constructeurs ont confirmé l’intérêt croissant de leurs clients pour le déve- loppement durable et les préoccupations environnementales. Rappelons toutefois qu’il n’arrive qu’en troisième position des motivations des entreprises prêtes à passer le cap et à s’inscrire dans une démarche MPS. La premier argument est la baisse des coûts financiers puis le gain de productivité.
Le respect de l’environnement est la « cerise sur la gâteau », l’argument qui permettra à l’entreprise de communiquer, en interne et en externe, sur le MPS.
Toshiba propose aujourd’hui une nouvelle offre, appelée Managed Energy Services, qui rencontre un net succès chez leurs clients.
Magali Hubert, directrice marketing expli- que : cette offre est très proche de ce que nous faisons sur les documents. Elle concerne
l’énergie et débute par un audit de la consommation énergéti- que et se traduit par la mise en place d’outils pour gérer cette consommation. Soit nous mettons en place des produits qui consomment moins, soit nous mettons en place une politique complète pour maîtriser et gérer l’énergie. Elle ajoute : Nous allons très prochainement lancer l’éco MSP : les documents seront imprimés avec une encre effaçable. Les feuilles impri- mées, une fois passées par un périphérique, seront réutilisables jusqu’à 30 fois ».
Une des spécificités de Konica Minolta est de mettre en place une « démarche green ». Daniel Mathieu : « l’aspect environnement est une très forte demande de nos clients. Et pour cause : 75 % des déchets de bureau concerne le papier et la réalisation du bilan carbone sera très bientôt obligatoire pour chaque société. C’est pourquoi Konica Minolta intègre dans ses services le matériel, les consommables et l’utilisation du papier. Pour information, Konica Minolta présentera Les Journées du Bureau Eco-Responsable les 12 et 13 février prochains à l’espace Wagram (39 avenue Wagram) dans le 17ème arrondissement de Paris.
Les bénéfices clients ainsi que les solutions mises en œuvre ne doivent pas faire oublier que le MPS est aussi une affaire d’hom- mes. « La mise en place des services managés d’impression n’a rien à voir avec un lancement de produit, affirme Christophe Capony. En interne, c’est une révolution : il a fallu faire migrer les salariés de Katun vers les services ». Chez Toshiba, le projet MPS a longuement mûri avant d’être lancé. Magali Hubert confirme :
« Nous avons monté un groupe de travail qui a œuvré un an sur le sujet pour comprendre les enjeux de ce marché. Nous avons ensuite adapté nos organisations internes. Désormais, parmi nos collaborateurs, nous avons : des commerciaux, des ingénieurs avant-vente, des formateurs, des gestionnaires de compte… Il est indispensable d’avoir toutes ces compétences car quand nous nous rendons chez un client, nous prenons les « rênes ». Nous avons ré- cemment étendu notre offre à notre réseau de huit filiales et venons de finir le cycle de formation de l’ensemble des collaborateurs concernés.
Le MPS n’est pas seulement une offre commerciale, c’est également une offre de pro- cess ».
La gestion du changement pour les salariés de leurs clients est un point que tous les constructeurs ont relevé. Sen- sibilisation puis formation sont indissociables de la démarche MPS. « Pour que la comptable qui va devoir se déplacer et marcher 10 mètres pour aller chercher ses impressions alors qu’auparavant, elle n’avait qu’à tendre la main, adhère au processus, il va falloir lui expliquer la démarche et lui montrer les bienfaits de cette nouvelle solution. C’est à nous de lui démontrer que cette situation est bénéfique pour tous ! » se sont exclamés plusieurs fabricants.
Magali Hubert, directrice marketing Chez Toshiba : « La gestion du changement est la clé de réussite du projet
car il permet de générer de la satisfaction ».
Info Buro Mag : Quels sont les besoins du marché ? Com- ment y répondez-vous ?
Thierry Mesplé : Le tissu économique en France est composé principalement de TPE et de PME. La situation économique en Europe et particulièrement en France nous amène à proposer des solutions toujours et encore plus en adéquation avec les besoins de nos clients. Nous devons les accompagner à tra- verser cette période complexe en leur proposant des solutions innovantes pour leur croissance et leur développement. Nous avons donc pensé notre offre MPS (programme de manage- ment des impressions) dans ce sens. Elle est principalement orientée pour les TPE-PME : elles ont besoin de rationnaliser leur coût et la gestion de leurs services.
L’offre Brother se compose de produits tous garantis et d’une installation sur site (prestation de service totale). Le client n’a aucun engagement de volume pour lui permettre une maîtrise totale de ses dépenses. Les avantages du programme MPS permettent aux TPE-PME de sortir d’une recherche de financement pour leur parc d’impression, en souscrivant à un contrat de location, service compris et de ne plus avoir à gérer les commandes, ni de stockage de consommable.
Cette solution clé en main intègre, dans un seul contrat, l’en- semble des services autour de leurs systèmes d’impression : location d’un matériel adapté, consommables, maintenance sur site, plateforme Web dédiée. Ils ont ainsi la totale maîtrise de leurs consommations et pilotent en quelques clics l’ensem- ble de leurs dépenses.
Info Buro Mag : Quels sont les gains pour le client ?
Thierry Mesplé : La mise en place d’un programme de mana- gement des impressions permet une réduction de 20 à 30 % des coûts globaux d’impression dans l’entreprise.
Info Buro Mag : Quelle sera alors la gestion des coûts pour le client ?
Thierry Mesplé : La gestion des coûts via le programme MPS de Brother est optimale, car le client ne s’engage sur aucun volume d’impression dans le cadre de son contrat. Il reçoit une unique
facture trimestrielle détaillant ses consommations réelles ainsi que le montant du loyer du produit. En outre, il peut suivre en temps réel, depuis une interface web, le suivi de ses consom- mations, pour une meilleure anticipation et une maîtrise totale de ses coûts d’impression. A noter que le programme MPS de Brother est accessible à tous les types d’entreprises quel que soit le volume de leur parc. Il suffit de disposer d’un produit et de sa garantie 3 ans pour pouvoir bénéficier de tous ses avantages (et des économies inhérentes au MPS).
Les utilisateurs vont pouvoir profiter de la qualité de service puisque Brother vient d’être élu Meilleur Service Client
de l’Année 2013.
