SAP Business Objects, SAP Portal, Employee & Management Self Service

HES-SO Valais-Wallis • rue de la Plaine 2 • 3960 Sierre +41 27 606 89 11 • info@hevs.ch • www.hevs.ch

Bachelorarbeit 2014

SAP Business Objects / SAP Portal /

Employee & Management Self Service

Dozent

: Prof. Dr. Werner Maier

Student

: Pascal Eggs

ABSTRACT

Im Rahmen meiner Bachelorarbeit behandle ich die Entwicklung von Human Capital Management Berichte, welche auf dem Portal der HES-SO Valais / Wallis bereitgestellt werden. Die Arbeit wurde während einer Dauer von 14 Wochen (28. April - 15. Juni 2014 / 23. Juni - 11. August 2014) erstellt. Die Projektdauer beläuft sich auf 394 Arbeitsstunden. Die Arbeit wurde von Prof. Dr. Werner Maier betreut.

Das Ziel der Business Objects ist die Fragenstellungen an das Human Capital Management der HES-SO Valais / Wallis zu beantworten und diese für den Manager auf dem Portal bereitzustellen. Dazu werden die Daten aus der SAP Umgebung der HES-SO Valais / Wallis gezogen und weiterverarbeitet.

In der nachfolgenden Arbeiten werde ich die verschiedenen Anbieter von Softwarelösungen gegenüberstellen und auswerten. Im letzten Teil werden die einzelnen Schritte, um SAP Business Objects zu erstellen, erläutert und die Fragestellungen mit den daraus resultierenden Berichten aufgeführt.

INHALTSVERZEICHNIS

ABSTRACT ... II INHALTSVERZEICHNIS ... III ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ... V

EINLEITUNG ... 1

AN DER ARBEIT BETEILIGTE PERSONEN ...1

RAPPORTE ...1

1 AUSGANGSSITUATION ... 2

1.1 AUFTRAGGEBER ...2

1.2 SOFTWARE-INFRASTRUKTUR SAP ...3

1.3 ZIEL DER BACHELORARBEIT ...4

2 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING / BUSINESS INTELLIGENCE / PORTAL / EMPLOYEE & MANAGEMENT SELF SERVICE ... 5

2.1 MANAGEMENTREPORTING ...5

2.2 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING...5

2.3 PORTAL ...6

2.4 BUSINESS INTELLIGENCE ...8

2.5 EMPLOYEE SELF SERVICE ... 10

2.6 MANAGEMENT SELF SERVICE ... 10

3 MARKTÜBERSICHT & ANALYSE VON ENTERPRISE RESOURCE PLANNING, PORTAL- UND BUSINESS INTELLIGENCE LÖSUNGEN ... 11

3.1 MARKTÜBERSICHT ... 11

3.2 ENTSCHEIDUNGSMATRIX ... 13

4 ANALYSE DER ALTERNATIVEN UND BERÜCKSICHTIGUNG INTEGRIERTER GESCHÄFTSPROZESSE ... 17

4.1 PROZESS ... 17

4.2 GESCHÄFTSPROZESS ... 17

4.3 STANDARD-PROZESS IM HUMAN CAPITAL MANAGEMENT ... 18

5 SAP NETWEAVER PORTAL UND BUSINESS INTELLIGENCE DER HES-SO ... 26

5.1 SAP BUSINESS INTELLIGENCE ... 26

5.2 BUSINESS INTELLIGENCE IN SAP ... 28

5.3 SAP NETWEAVER PORTAL DER HES-SO VALAIS / WALLIS ... 32

5.4 POTENZIAL DES SAP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING IM HUMAN CAPITAL MANAGEMENT ... 39

6 ENTWICKLUNG DER BUSINESS OBJECTS ... 41

6.1 INFOSET ... 41

6.2 INFORMATION DESIGN TOOL ... 50

6.3 WEB-INTELLIGENCE RICH CLIENT ... 61

6.4 BUSINESS OBJECTS AUF DEM SAP NETWEAVER PORTAL VERÖFFENTLICHEN ... 75

SCHLUSSFOLGERUNG ... 81

QUELLENVERZEICHNIS ... 84

ABBILDUNGSVERZEICHNIS ... 88

TABELLENVERZEICHNIS ... 91

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

BI Business Intelligence BO Business Objects

CRM Customer Relation Management DIN Deutsche Institut für Normung DWH Data Warehouse

i. e. S. im eigentlichen Sinne ECC ERP Core Components ERP Enterprise Resource Planning ESS Employee Self Service

ETL Extraction, Transformation, Loading FRM Financial Resource Management HANA High Performance Analytic Appliance HCM Human Capital Management

HES-SO Haute école spécialisée de suisse occidentale HEVS Haute école Valais / Hochschule Wallis

HR Human Resources

HRM Human Resource Management

IDES International Demo and Education System IEC Internation Electrotechnical Commission IFRS International Financial Reporting Standards ISO International Organization for Standardization IT Information Technologie

IWi Institut für Wirtschaftsinformatik KMU Kleine und mittlere Unternehmung LDAP Lightweight Directory Access Protocol MRP Manufacturing Resource Planning MSS Management Self Service

OLAP Online Analytical Processing PDF Portable Document Format PLC Public Limited Company

SAP Systeme, Anwendungen, Produkte SBB Schweizerische Bundesbahn SCM Supply Chain Management SQL Structured Query Language SSO Single-Sign-On

EINLEITUNG

Die HES-SO Valais / Wallis hat im Zusammenhang mit dem Human Capital Management fünf Fragestellungen offen. Dabei gilt es, mittels eines Managementreporting-Systems zu beantworten. Es gibt verschiedene Anbieter, welche ein Managementreporting zulassen. Mögliche Softwarelösungen werden in einer Matrix gegenübergestellt und analysiert.

Wichtig ist, dass bei der Softwarelösung die jetzige IT-Infrastruktur mitberücksichtig wird. Die Infrastruktur der HES-SO Valais / Wallis verfügt über ein SAP Umfeld. Dadurch wird für die Beantwortung der Fragen das SAP Produkt „Business Objects“ eingesetzt. Business Objects ermöglicht es, Datenauswertungen als Bericht des Human Capital Management zu erstellen.

Die Berichte werden auf dem SAP NetWeaver Portal bereitgestellt, wo sie für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar sind.

Die Arbeit erklärt zunächst die Ausgangssituation und die IT-Komponenten, welche die IT der HES-SO Valais / Wallis bereitgestellt. Folgend werden die verschiedenen Anbieter gegenübergestellt und ausgewertet. Anschliessend werden die wichtigsten Themabegriffe ausführlich erklärt und auch der Zusammenhang der einzelnen Bestandteile. Um im Business Intelligence einen Bericht zu generieren sind viele Teilschritte nötig. Diese Teilschritte zum Erstellen der Berichte werden im Anhang von Praxisbeispielen jeweils nach den dazugehörigen Abschnitten erklärt.

An der Arbeit beteiligte Personen

An der Arbeit waren neben dem Verfasser drei Personen beteiligt, welche bei Fragen und aufgetauchten Problemen Unterstützung boten.

Rolle Name E-Mail

Verfasser Pascal Eggs pascal.eggs@students.hevs.ch

Betreuer Werner Maier werner.maier@hevs.ch

SAP Berater Niklas Maier niklas.maier@hevs.ch

SAP Berater Rainer Fux rainer.fux@hevs.ch

Rapporte

1 Ausgangssituation

Die Ausgangssituation und die Ziele der Bachelorarbeit werden folgend ausgeführt. 1.1 Auftraggeber

Die HES-SO wurde 1997 gegründet. Mit Ihren 28 Hochschulen spielt sie eine entscheidende Rolle bei der sozioökonomischen und kulturellen Entwicklung in den sieben Kantonen der Westschweiz. Mit 18‘200 Studierenden ist die HES-SO die grösste Fachhochschule der Schweiz. Die Studiengänge und die Forschungsaktivitäten erstrecken sich dabei auf sechs Bereiche: Design und Bildende Kunst, Wirtschaft und Dienstleistungen, Ingenieurwesen und Architektur, Musik und Theater, Gesundheit und Soziale Arbeit. (HES-SO, 2014)

Die HES-SO Valais / Wallis bietet 9 Studiengänge an und verfügt über 6 Forschungsinstitute. Die knapp 2000 Studierenden in den Bereichen Ingenieurwissenschaft, Wirtschaft und Tourismus, Gesundheit und Soziale Arbeit verteilen sich auf insgesamt 4 Hochschulen. Diese befinden sich in Visp, Leukerbad, Siders und Sitten. Aktuell sind rund 550 Mitarbeiter/-innen bei der HES-SO Valais / Wallis angestellt. (hevs, 2014)

Abbildung 1 : Organigramm HES-SO1

Neben der Ausbildung der Studenten hat die Hochschule Wallis noch den Auftrag zur anwendungsorientierten Forschung und Entwicklung. (hevs, 2014)

Im Auftrag der HES-SO Valais / Wallis soll eine Software-Lösung geschaffen werden, welche dem Personalwesen der Hochschule Wallis (hevs) zu diversen Fragestellungen eine Antwort liefert. Dabei soll darauf geachtet werden, dass die bestehende Systemlandschaft mitberücksichtigt wird.

1.2 Software-Infrastruktur SAP

Die Hochschule Wallis hat bereits eine grosse und ausgebaute IT-Infrastruktur. Die Software-Lösung soll in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Daraus resultiert eine gekoppelte Anwendung zu den jetzigen Systemen. In der Bachelorarbeit werden drei Systeme der IT-Infrastruktur herangezogen und erweitert:

- Enterprise Resource Planning – Backend (SAP ECC 6.05) - SAP NetWeaver Portal 7.31

- Employee Self Service 633 (Business Package ESS 1.50) und

Management Self Service 633 (Business Package 1.51) (ESS und MSS)

Das Enterprise Resource Planning – Backend (ERP - Backend) liefert der Software-Lösung Daten, welche für das Berechnen und Auswerten benötigt werden. Auf ERP - Backend werden die Daten gespeichert.

Das SAP NetWeaver Portal ist mit einer Webseite vergleichbar, auf welcher sich die Mitarbeiter der HES-SO Valais / Wallis anmelden, um Zugriff auf die Daten des ERP - Backends zu erhalten.

Unter Employee Self Service (ESS) versteht man eine Webbasierte-Lösung, welche den Mitarbeiter bereitgestellt wird, um persönliche Informationen anzulegen, anzuzeigen und zu ändern. Das Management Self Service (MSS) zeigt dem Management die aufgrund der Eingabe resultierenden Informationen in Form von Grafiken und Tabellen.

Abbildung 2 : Logische Architektur HES-SO Valais / Wallis

ERP Backend ESS und MSS

1.3 Ziel der Bachelorarbeit

Das Management der HES-SO Valais / Wallis fokussiert sich aktuell auf fünf wesentliche Fragestellungen an das Personalwesen. Diese sollen in grafischer oder tabellarischer Form mit der bestehenden Software-Lösung beantwortet werden. Die fünf Fragestellungen lauten:

1. Wie gross ist die Anzahl der vollbeschäftigten Arbeitsstellen (bezogen auf deren Abteilung)?

2. Wie viele Überstunden haben die Mitarbeiter einer Abteilung aktuell geleistet? 3. Welcher Mitarbeiter hat eine Mehrzeit von gleich oder mehr als 60 Stunden und

welcher Mitarbeiter hat eine Mehrzeit von gleich oder mehr als minus 20 Stunden? 4. Welcher Mitarbeiter, bezogen auf die Abteilung, hat mehr als drei Absenzen

beziehungsweise weniger als drei Absenzen pro Jahr. 5. Wie viel Salär-Budget steht einer Abteilung zur Verfügung?

Alle Fragestellungen beziehen sich auf die organisatorischen Abteilungen der HES-SO Valais / Wallis. Um eine solche Auswertung zu ermöglichen, werden verschiedene Rollen pro Abteilung benötigt. Dadurch erhält jeder Benutzer nur Zugriff auf die Daten, für welche wirklich er zugelassen ist.

Bevor die Software-Lösung implementiert wird, wird eine Analyse mittels Entscheidungsmatrix erstellt. Dabei werden verschiedene Anbieter von ERP-, Portal- und Business Intelligence Lösungen verglichen.

2 Enterprise Resource Planning / Business Intelligence / Portal /

Employee & Management Self Service

Die Bachelorarbeit beinhaltet verschiedene Kernelemente, welche in diesem Kapitel näher erläutert werden.

2.1 Managementreporting

Das Management-Reporting zeichnet sich dadurch aus, dass es einen entscheidenden Beitrag für das langfristige Bestehen jeder Unternehmung leistet. Ein Management-Reporting gehört zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige und erfolgreiche Unternehmensführung. Durch die Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Informationen und durch das Aufzeigen der finanziellen und nichtfinanziellen Auswirkungen steigert das Management-Reporting die Qualität betrieblicher Entscheidungen. (Konetzny, 2014)

Eine Schwierigkeit dabei ist, eine vollständige und abschliessende Analyse des Informationsbedarfs zu Beginn eines Systemdesigns zu erstellen. Dafür gibt es viele Gründe. Die wesentlichen liegen in der Natur des Managements, deren Komplexität, der häufigen unstrukturierten Daten sowie in der Tatsache, dass die Anforderungen und Fragestellungen an das Management sich häufig und immer schneller ändern. (Gleich, Horváth, & Michel, 2008) 2.2 Enterprise Resource Planning

Das Konzept der Kundenorientierung hat in den letzten Jahrzenten im globalen Wettbewerb immer mehr an Bedeutung gewonnen und erfordert eine schnelle oder sofortige Reaktion auf Marktveränderungen. Die Fähigkeit, konsequent die Erwartungen der Kunden zu erfüllen, wird dabei durch die Verbesserung der allgemeinen organisatorischen Effizient durch Integration und Automatisierung der Wertschöpfungskette unterstützt. Mit völlig isolierten Software-Systemen ist eine solche kontinuierliche Verbesserung erschwert oder sogar unmöglich. (Schatz, Egri, & Sauer, 2014, S. 7) „Ein Wachstumstreiber im ERP-Geschäft ist vor allem auch der Mittelstand“, erklärt Frank Naujoks, Research Manager Software beim Marktforschungsunternehmen IDC. Gemeint sind dabei vor allem Firmen mit 500 bis 1000 Mitarbeitern. (Niemann, 2007)

Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme sind standardisierte und integrierte Anwendungen für den Informationsfluss zur Erleichterung von Business-Funktionen einer Organisation. Sie ermöglichen die Beziehung mit Partnern in einer einheitlichen Weise zu verwalten. (Schatz, Egri, & Sauer, 2014, S. 7)

Ein gutes ERP liefert viele Funktionen und umfasst ebenso mehrere Geschäftsbereiche einer Unternehmung. Aus diesem Grund sind die meisten Systeme modular aufgebaut und die verschiedenen Komponenten verwenden eine gemeinsame Datenbank. (Schatz, Egri, & Sauer, 2014, S. 7)

Abbildung 3 : ERP-System als Bindeglied verschiedener Geschäftsbereiche2

Die Datenbank verfügt dabei über konsistente Daten, welche die Sicherstellung der Kommunikation über Abteilungen hinweg gewährleisten. Eine weitere Anforderung ist, dass ERP-Systeme einen Standard-Best-Practice-Prozess zur Verfügung stellen und vor allem flexibel einsetzbar und anpassbar sind, da für jede Unternehmung ihre einzigartigen Bedingungen berücksichtigt werden müssen. (Schatz, Egri, & Sauer, 2014, S. 7)

2.3 Portal

Eine genaue Definition des Begriffs Portal im IT-Umfeld gibt es jedoch nicht. Wie in der Quelle „Whitepaper-Was-ist-ein-Portal“ beschrieben, sind Portale eine direkte Weiterentwicklung der bestehenden Ansätze für Internet bzw. Intranet Technologien. Als wesentliches neues Merkmal kommt hinzu, dass sie Informationsverbreitung unterstützen. (Kirchhof, Gurzki, & Vlachakis, 2005, S. 5)

Ein Portal ist eine Applikation, welches auf Webtechnologien basiert und einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte ermöglicht sowie bedarfsgerechte Prozesse bereitstellt. Charakterisierend für Portale sind die Verknüpfung und der Datenaustausch zwischen

2 _{(IKD Technologies, 2011)}

ERP-System

HRM

SCM

MRP

CRM

FRM

heterogenen Anwendungen über eine Portalplattform. Unter heterogenen Anwendungen versteht man eine Systemlandschaft, wo mehrere verschiedene Softwaresysteme zusammenarbeiten. Eine manuelle Anmeldung an der in das Portal integrierten Anwendung ist durch Single-Sign-On (SSO) nicht mehr notwendig, aufgrund eines zentralen Zugriffs über eine Benutzeroberfläche. Portale bieten somit die Möglichkeit, Prozesse und Zusammenarbeit innerhalb gleicher Arbeitsgruppen zu unterstützen. (Kirchhof, Gurzki, & Vlachakis, 2005, S. 5)

Die Portale werden auf Basis der unternehmensinternen Prozesse und Anwendungen realisiert und bilden für den Nutzer eine zielgruppenorientierte Schnittstelle. (Kirchhof, Gurzki, & Vlachakis, 2005, S. 7)

Der Begriff Portal lässt sich nicht eindeutig definieren. Portale werden oftmals typisiert. Dabei kann zwischen den Klassifizierungen Fokus, Benutzerkreis, Erreichbarkeit und Benutzerrollen unterschieden werden. In der Fachliteratur wird vor allem auf die Klassierungen Fokus und den Benutzerkreis eines Portals Wert gelegt. (Valentin Nicolescu, 2007)

Abbildung 4 : Kategorisierung von Portalen3

In der Portal-Lösung der Hochschule Wallis werden zwei Komponenten herangezogen (siehe Abbildung 5 : Unternehmensportale und betriebliches Prozessumfeld). Das Human Resources (HR) wird als Unternehmensprozess berücksichtigt. Die Fragestellungen der Direktion beziehen sich auf das HR. Neben dem HR wird ein Mitarbeiter-Portal bereitgestellt, um auf die Daten im ERP-Backend zuzugreifen, diese zu bearbeiten oder zu ergänzen.

Abbildung 5 : Unternehmensportale und betriebliches Prozessumfeld4 2.4 Business Intelligence

Business Intelligence (BI) ist ein Überbegriff für Anwendungen, Infrastrukturen, Tools sowie Best Practises, welches den Zugriff auf die Daten und deren Analyse ermöglicht. Dadurch können Entscheidungen und Dienstleistungen verbessert oder optimiert werden. (Gartner, 2014). Mit den BI-Tools der neuesten Generation lässt sich die Geschäftsentwicklung vorhersagen. Dabei werden sogenannte Predictive Analytics eingesetzt, welche die Weiterentwicklung des klassischen BI darstellt. (Kurzlechner, 2010)

Unter Business Intelligence i. e. S. werden lediglich weniger Kernapplikationen verstanden, die eine Entscheidungsfindung unmittelbar unterstützen. Hierbei sind vor allem das Online

4 _{(Kirchhof, Gurzki, & Vlachakis, 2005, S. 7)}

Analytical Processing (OLAP) und die Management Informationen Systems (MIS) bzw. Executive Information Systems (EIS) zu nennen. (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 3)

„Business Intelligence (BI) bezeichnet einen integrierten, unternehmensspezifischen, IT-basierten Gesamtansatz zur betrieblichen Entscheidungsunterstützung.“ (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 9)

Die Nachfragen nach Business Intelligence Systemen in der Industrie, im Handel und im Dienstleistungsbereich wachsen stetig. BI-Funktionen werden immer vielfältiger. BI-Software dient den Unternehmen nicht nur für reines Reporting, sondern entwickelt sich vielmehr zu einem dynamischen Steuerungsinstrument, bis hin zum Dashboard für betriebliche Kennzahlen im Controlling, um sich proaktiv den Marktanforderungen zu stellen. (SoftSelect, 2014)

Besonders im Planungswesen und im Finanzbereich gibt es viele BI-Lösungen, welche eine genaue Kennzahlenanalyse über Qualität, Rentabilität und Produktivität einzelner Geschäftsbereiche ermöglichen. (SoftSelect, 2014)

2.5 Employee Self Service

Der Employee Self Service bietet den Mitarbeitern einer Unternehmung die Möglichkeit auf verschiedene Prozesse und Informationen Einfluss zu nehmen. Dabei wird häufig auf eine webbasierte Anwendung oder auch Internet Application Component (IAC) zurückgegriffen. Die Mehrheit der iViews (Webbasierte Sichten) verwenden das IAC. (SAP Help 1, 2014) Durch das ESS wird es den Mitarbeitern ermöglicht, auf folgende Aufgaben und Aktivitäten zuzugreifen: (SAP Help 2, 2014)

· Pflegen Sie Mitarbeiter- sowie Kundeninformationen · Erfassen der Arbeitszeit

· Prüfen von Zeitkonten · Erstellen von Urlaubsanträge · Anzeige der Gehaltsabrechnungen · Prozessvorteile

· Fähigkeitsprofil bearbeiten · Buchführung

· Erfassen und Bearbeiten von Geschäftsreisen 2.6 Management Self Service

Unter Management Self Service wird verstanden, die Möglichkeit auf Management-Seite auf Auswertungen der im ESS erfassten Daten und Informationen zu erhalten.

3 Marktübersicht & Analyse von Enterprise Resource Planning,

Portal- und Business Intelligence Lösungen

In diesem Abschnitt werden verschiedene Anbieter von Software-Lösungen aufgeführt und miteinander verglichen.

3.1 Marktübersicht

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Anbieter von ERP-, Portal- und BI-Lösungen. Für eine korrekte Einführung der Softwarelösung muss vorgängig der genaue Bedarf der Unternehmung analysiert werden. Folgend werden die Softwarepakete der Anbieter auf deren Stimmigkeit mit den Anforderungen des Unternehmens verglichen. Die meisten Anbieter haben in ihrem Produkt Standard-Prozesse integriert. Teils Produkte sind branchenorientiert und daher nicht für jede Unternehmung gleich geeignet. Es werden einige Unternehmen zusammenfassend beschrieben. Bei der Marktübersicht und der daraus resultierenden Entscheidungsmatrix wurde darauf geachtet, dass nicht nur „Big Player“ und bekannte Firmen wie SAP und Oracle berücksichtigt werden, sondern auch kleinere Softwarehersteller aus der Schweiz sowie Open Source Anbieter. 3.1.1 SAP

SAP ist ein führender Anbieter von Unternehmenssoftware mit Stammsitz

in Walldorf (Deutschland). Seit der Gründung im Jahr 1972 hat sich SAP durch Innovation und Wachstum zum führenden Anbieter von Unternehmenssoftware entwickelt. Momentan verfügt SAP über einen Kundenstamm von mehr als 251.000 Kunden in über 188 Ländern. Diese sind dank der Vielfalt der Anwendungen und Services von SAP in der Lage, rentabel zu wirtschaften, sich ständig neuen Anforderungen anzupassen und nachhaltig zu wachsen. (SAP Schweiz, 2014)

Aktuell beschäftig SAP über 66.500 Mitarbeitern auf über 130 Ländern verteilt und realisiert einen Jahresumsatz (IFRS) von 16.82 Milliarden Euro. SAP gehört zu den Marktführern im Bereich ERP (SAP Schweiz, 2014)

3.1.2 Oracle

Oracle ist ein US-amerikanischer Softwarehersteller mit Hauptsitz in Silicon Valley. Oracle ist bekannt für seine Datenbank-Software und gilt als einer der grössten Mitbewerber der deutschen Software-Schmiede SAP und der amerikanischen IBM. Oracle-Chef Larry Ellison hat das Unternehmen durch zahlreiche Übernahmen zum zweitgrössten Software-Hersteller gemacht. Im Januar 2010 hat Oracle die Unternehmung Sun übernommen und dadurch das Hardware Angebot erweitert. Sun Microsystems ist auf dem Bau von Grossrechnern (Server) spezialisiert. (Kröger & Lotteroth, 2009)

Oracle beschäftigt über 120‘000 Mitarbeiter und besitzt einen Stamm von rund 400‘0000 Kunden. Oracle gehört neben SAP zu den Big Playern im Bereich der ERP-Lösungen. (Oracle, 2013) 3.1.3 Sage

Sage ist ein Schweizer Softwareunternehmen und eine

Tochtergesellschaft der Sage Group PLC. Mit einem Kundenstamm von über 6 Millionen gehört Sage zum weltweit drittgrössten Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services. In der Schweiz nutzen über 60‘000 Kunden die Anwendungen von Sage und werden dabei von über 600 Vertriebs- und Lösungspartner unterstützt. (Sage, 2014)

Sage bietet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein einfaches Buchhaltungssystem bis hin zur umfassenden ERP- und CRM–Lösung Produkte an. Diese basieren auf Standardfunktionen und können dadurch schneller in der Unternehmung eingeführt werden. (Sage, 2014)

3.1.4 ABACUS

ABACUS ist ein inhabergeführtes Schweizer

Softwareunternehmen, das in der ganzen Gruppe über 270 Mitarbeiter beschäftigt. ABACUS wurde 1985 durch drei Absolventen der Universität St. Gallen gegründet und ist mit mehr als 97‘000 verkauften Softwaremodulen und über 41‘000 Kunden der grösste unabhängige und damit erfolgreichste Schweizer Anbieter von Business Software für KMU. (ABACUS, 2014)

3.1.5 Open ERP

OpenERP ist eine Open-Source ERP-Lösung, welche von der gleichnamigen Unternehmung OpenERP aktiv unterstützt und

organisiert wird. Dabei wird das Produkt von der globalen Community weiterentwickelt und durch neue Module ergänzt, welche im Partner-Netzwerk zur Verfügung gestellt. (Open ERP, 2014) 3.1.6 Infor

Infor vertreibt seine Produkte in über 200 Ländern an über 70'000 Kunden. Die Firma ist neben SAP und Oracle der drittgrösste Hersteller und beschäftigt 12‘700

Angestellte. Infor bietet tiefe branchenspezifische Anwendungen und Suiten für Organisationen. Diese können sowohl lokal auf einem System als auch in eine Cloud geladen werden. (infor, 2014) Kernprodukte von Infor sind Enterprise Asset Management, Enterprise Resource Planning, Customer Relationship Management, Human Capital Management, Enterprise Performance Management, Product Lifecycle Management, Supply Chain Management, Service Management, Product Configuration Management und das Financial Management. (infor, 2014)

3.2 Entscheidungsmatrix

Im folgenden Abschnitt werden die Entscheidungsmatrix mit den gewählten Kriterien und deren Auswertung aufgezeigt.

3.2.1 Allgemein

Die Entscheidung, welches Produkt für die Softwarelösung benutzt wird, ist vom Auftraggeber bereits gefallen. Das jetzige SAP-System mit dem NetWeaver SAP Portal und dem ERP Backend wird weiterentwickelt. Deshalb fliesst in die Entscheidungsmatrix das Kriterium „Strategie der Direktion HES-SO Valais / Wallis“ mit ein.

3.2.2 MUSS - Kriterien

In den Muss-Kriterien sind die Kernpunkte der Softwareleistungen aufgelistet, die der Hersteller anbieten muss, um die Anforderungen an das Managementreporting-System der HES-SO Valais / Wallis zu erfüllen. In der Entscheidungsmatrix werden folgende genannt:

 ERP-Lösungen

 Portal-Lösungen

 BI-Lösungen

 Kompatibles Datenbank-System (SAP MaxDB)

SAP MaxDB ist eine Datenbanklösung, entwickelt und unterstützt von SAP. SAP MaxDB ist zugänglich auf den gängigsten Betriebssystemen wie Windows, Linux und Unix und weiteren bekannten Hardware-Plattformen. (SAP MaxDB, 2014)

3.2.3 SOLL – Kriterien

Die Soll – Kriterien enthalten weiter wichtige Punkte. Dazu gehören Kriterien wie Knowhow. Das Knowhow ist für eine kontinuierliche Weiterführung der Lösung zwingend. Folgende SOLL-Kriterien wurden dabei gestellt:

 Knowhow - Entwicklung

 Integrierbarkeit

 Strategie Direktion HES-SO Valais / Wallis

 Benutzerfreundlichkeit Portal

 Erweiterbarkeit

3.2.4 Entscheidungsmatrix – ERP, Portal und Business Intelligence Anbieter

Entscheidungsmatrix – ERP, Portal und Business Intelligence Anbieter

3.2.5 Auswertung

Die Direktion der HES-SO Valais / Wallis hat sich im Vorfeld bereits auf eine SAP-Lösung geeinigt. Diese soll ins bestehende System intergiert werden. Dazu wird das ERP-Backend, das Mitarbeiterportal sowie die Dienstleistungen des ESS und MSS herangezogen.

Die verschiedenen Hersteller haben eine grosse Produktepalette. Grundsätzlich bieten alle eine geeignete Lösung für die HES-SO Valais / Wallis an.

Da die HES-SO über das Datenbanksystem SAP MaxDB verfügt, bietet es sich an, beim bestehenden Anbieter SAP zu bleiben. SAP wird seit dem 1. Januar 2013 an der Hochschule Wallis aktiv benutzt. Das bestehende Knowhow ist ein wichtiger Aspekt für die HES-SO Valais / Wallis. Die Mitarbeiter kennen die gängigen Funktionen des Systems. Die HES-SO Valais / Wallis verfügt über ein eigenes SAP Academic Competence Center (SAP ACC), welches ein starkes Plus für eine SAP-Lösung ist. Die weiteren Anbieter sind bis auf die Datenbanklösung von Oracle (SQL - Structured Query Language) wenig oder gar nicht bekannt.

Durch die bestehenden Kenntnisse in die Produktepalette von SAP vereinfacht sich die Wartung und Entwicklung des Systems. Dadurch müssen keine externen Fachpersonen für die Implementierung, die Weiterentwicklung der Module, allfälligen Schulungen usw. beigezogen werden. Dies wirkt sich positiv auf anfallende Kosten aus.

Bei den vorgestellten Anbietern fällt es auf, dass die Produkte einen modularen Aufbau unterstützen, Best-Practise-Lösungen sowie Standard-Prozesse anbieten. Dadurch schneiden alle Anbieter, bei den Kriterien Erweiterbarkeit und Benutzerfreundlichkeit sehr ähnlich ab.

Ausschlaggebend für die gewählte Softwarelösung mit SAP war der Entscheid der Direktion der HES-SO Valais / Wallis, bestehendes Knowhow mit zu berücksichtigen und eine einfache Integration in die bestehende IT-Infrastruktur zu gewährleisten.

4 Analyse der Alternativen und Berücksichtigung integrierter

Geschäftsprozesse

Im Kapitel 4 wird der Begriff Prozess definiert und auch anhand eines Standard-Prozesses näher erläutert. Ebenso mit den alternativen Angebote verglichen.

4.1 Prozess5

Ein Prozess wird je nach Wissenschaftsgebiet unterschiedlich definiert. DIN IEC 60050-351 definiert einen Prozess als „Gesamtheit von aufeinander einwirkenden Vorgängen in einem System, durch die Materie, Energie oder Information umgeformt, transportiert oder gespeichert wird.“ (DIN IEC 60050-351, 2013). In ISO 12207 wird der Prozess als „ein Satz von in Wechselbeziehungen stehenden Mitteln und Tätigkeiten, die Eingeben in Ergebnisse umgestalten“ definiert. Weiter wird auch genannt: „Prozesse werden häufig auch in Teilprozesse zerlegt.“ (ISO/IEC 12207, 2008)

4.2 Geschäftsprozess

Scheer und Jost definieren einen Geschäftsprozess als modellhafte Beschreibung der in einem Unternehmen durchzuführenden Funktionen in ihrer inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeit. Unter Funktionen werden dabei einzelne Tätigkeiten verstanden, die wiederrum über die auslösenden bzw. von ihnen erzeugten Ereignisse verknüpft werden. (Scheer & Jost, 1996)

Hammer und Champy definierten im Rahmen des Business Reengineering den Unternehmensprozess als eine Menge von Aktivitäten, für die ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und die für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugen. (Hammer & Champy, 1994)

„Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können. Er dient der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Prozesszielen. Ein Geschäftsprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Ein maximaler Detaillierungsgrad der Beschreibung ist dann erreicht, wenn die ausgewiesenen Aufgaben je in einem Zug von einem Mitarbeiter ohne Wechsel des Arbeitsplatzes ausgeführt werden können.“ (Gehring , 1999)

5 _{Dieser Abschnitt wurde Mithilfe des Wikipedia-Artikels verfasst. Die Originalen DIN und ISO Dokumente sind}

Die theoretischen Modelle werden im Anhang A „Modellierungssprachen“ aufgeführt. 4.3 Standard-Prozess im Human Capital Management

Im folgenden Abschnitt wird der Standard-Prozess im Zusammenhang mit dem Human Capital Management erläutert.

4.3.1 Standard-Prozess

Damit ein Prozess ein Standard-Prozess ist sollte er die folgenden fünf Eigenschaften aufweisen:

1. Der Standard-Prozess sollte in seiner Prozess-Architektur stimmig und verständlich (transparent) definiert sein. Dadurch wird es ermöglicht, diesen zu wiederholen und für anderen Unternehmungen wieder zu verwerten. Dies wird erreicht, in dem eine Prozess-Hierarchie wie etwa durch die Beschreibung der Kerngeschäftsprozesse, der Steuerungsprozesse und der Unterstützungsprozesse erstellt wird. Die Beschreibungen werden zuerst in Teilprozesse, dann zu Teilprozess-Schritten bis schlussendlich hin zur Aufgabe zerlegt.

2. Er soll eine einheitliche Terminologie nutzen, um diese in seiner Begrifflichkeit und Darstellungsweise verständlich zu machen.

3. Der Standard-Prozess verfügt über einheitliche Regeln, beispielsweise die anzuwendenden Geschäftsregeln sowie einzusetzende Dokumente.

4. Der Standard-Prozess wird Mithilfe von Prozess-Kennzahlen nachprüfbar sowie überwachbar gestaltet.

5. Der Standard-Prozess wird üblicherweise mit IT-System optimal, in geplanter Weise unterstützt. Dabei kann der Geschäftsprozess ganz oder teilweise durch das IT-System laufen. (Burnold, Imsieke, & Engelland, 2010)

4.3.2 Standard-Prozess Human Capital Management im SAP

Der Standardprozess wird auf dem Schulungssystem für den Kurs „TERP 10 – International Demo and Education System (IDES)“ der Fachhochschule aufgezeigt.

Im Beispiel Standard-Prozess – „Arbeitszeit erfassen“ werden mittels des Arbeitszeitblattes (CATS) der Mitarbeiterin Catherine Camino Arbeitsstunden zugewiesen. Das Szenario wiederspiegelt Teile der Funktionen, welche durch das Portal der HES-SO Valais / Wallis bereitgestellt werden. In meiner Arbeit wurde deshalb dieser Standard-Prozess gewählt.

Im SAP System werden sogenannte Transaktionscode eingesetzt, um einen integrierten Geschäftsprozess aufzurufen und Aktionen darauf auszuführen. Mit dem Transaktionscode „PA30 - Pflegen“ werden die Personalstammdaten gepflegt.

Der Standard-Prozess lässt sich in drei Teile zerlegen.

1. Infotyp für Catherine Camino (Personalnummer: 50099129) anlegen

Um den Infotyp anzugeben wird die Transaktion „PA30 – Pflegen“ aufgerufen und im Bereich Informationstyp der Wert 0315 eingetragen.

Abbildung 8 : Standard-Prozess TERP 10 – Personalstammdaten pflegen

Abbildung 9 : Standard-Prozess TERP 10 – Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt anlegen

2. Zeitdaten eintragen

Im nächsten Schritt werden die Daten in das CATS erfasst. Dazu wird der Transaktionscode „CAT2 – Arbeitszeiten erfassen“ aufgerufen. Vorerst wird das Erfassungsprofil HR gewählt.

Abbildung 10 : Standard-Prozess TERP 10 – Arbeitszeitblatt: Einstiegsbild - Erfassungsprofil

Anschliessend wird die Personalnummer eingetragen und mit dem rot markierten „Bearbeiten“-Symbol aufgerufen.

Abbildung 11 : Standard-Prozess TERP 10 – Arbeitszeitblatt: Einstiegsbild

In der Erfassungssicht können nun die geleisteten Arbeitsstunden eingetragen werden.

Abbildung 12 : Standard-Prozess TERP 10 – Arbeitszeitblatt: Erfassungssicht

Im Tabellenblatt werden dann die geleisteten und nicht geleisteten Arbeitstunden eingetragen. In der Zeile „AbAnArt“ oder auch „An-/Abwesenheitsart“ wird die Art der eingetragenen Stunden definiert.

Abbildung 13 : Standard-Prozess TERP 10 – Arbeitszeitblatt: Freigabesicht 1

Mit dem Button „Freigabesicht“ wird die Sicht gewechselt und die eingetragenen Werte werden geprüft.

Abbildung 14 : Standard-Prozess TERP 10 – Arbeitszeitblatt: Freigabesicht 2

Nach der Prüfung der Werte, werden die Zeilen mit den Werten markiert und mit dem Freigabesymbole freigegeben.

3. Genehmigung der Zeitdaten

Der Transaktionscode „CATS_APPR_LITE – Arbeitszeiten genehmigen“ wird zum Genehmigen der Zeitdaten aufgerufen, anschliessend die Personalnummer eingetragen und mit „F8“ (Ausführen) gestartet.

Abbildung 15 : Standard-Prozess TERP 10 – Arbeitszeiten genehmigen 1

Um die Arbeitszeiten zu bestätigen, werden die Zeilen markiert und mit dem Symbol genehmigt.

Die Stunden müssen an das Personalsystem übertragen werden. Dazu ruft man den Transaktionscode „CAT 6 - Personalwirtschaft“ auf, trägt die Personalnummer ein und startet den Bericht mit „F8“.

Abbildung 17 : Standard-Prozess TERP 10 – Überleitung von Zeitangaben

Die übertragenen Werte können nun in der „PA61 –Pflegen“ überprüft werden. Dazu werden die Personalnummer, der gewünschte Infotyp sowie der Zeitraum gewählt.

Abbildung 19 : Standard-Prozess TERP 10 – Abwesenheits-Liste

4.4 Standard-Prozess der alternativen Angebote

Die alternativen Angebote haben alle Standard-Prozesse in ihren Lösungen implementiert. Diese gilt es bei der Einführung in den Betrieb auf den Unternehmens-Geschäftsprozess anzupassen oder gar komplett neu zu entwickeln.

Dafür werden meistens externe Fachpersonen beigezogen, welche die vorhandenen Funktionen des Geschäftsfeldes kennen und die Unternehmen bei der Entwicklung unterstützen. Die Standard-Prozesse sind bereits für viele Geschäftsbereiche wie Human Capital Management, Project Management, Financial Management, Reporting usw. im System integriert.

5 SAP NetWeaver Portal und Business Intelligence der HES-SO

Im Mittelpunkt des Kapitels steht die Vertiefung des Business Intelligence Verständnis sowie das Verständnis des SAP NetWeaver Portal mit deren Bezug auf die HES-SO Valais / Wallis. 5.1 SAP Business Intelligence

Um Business Intelligence in der Unternehmung effektiv einzusetzen, benötigt das BI-System verschiedene Komponente. Die Komponente und deren Zusammenspiel werden kurz aufgezeigt.

Abbildung 20 : ODS-erweiterte Data-Warehouse-Architektur6 5.1.1 Operative Daten

Unter Operativen Daten werden Administrations-, Dispositions- und Abrechnungssysteme verstanden, welche operative Daten aus dem Unternehmensalltag und / oder deren Verarbeitung resultieren. Hauptbestandteil des operativen Geschäftes wird dabei durch das sogenannte Online-Transaction-Processing-System (OLAP-System) erzeugt. Auf dieses System nehmen mehrere Benutzer gleichzeitig Zugriff. (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 15-16)

5.1.2 Dispositive Daten

Die Daten, welche für das Managementunterstützungs-System erforderlich sind, werden als dispositive Daten bezeichnet. Diese werden mittels der operativen Daten und dem Extractions-, Transformations- und Loading-Prozess dem Zieldatenbank-System bereitgestellt. (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 15-16)

Charakteristika operative Daten

Charakteristika dispositiver Daten

Ziel Abwicklung der Geschäftsprozesse Informationen für das Management; Entscheidungsunterstützung

Ausrichtung Detaillierte, granulare

Geschäftsvorfalldaten Meist verdichtete, transformierte Daten; umfassendes Metadatenangebot

Zeitbezug Aktuell; zeitpunktbezogen; auf die

Transkation ausgerichtet Unterschiedliche, aufgabenabhängige Aktualität; Historienbetrachtung

Modellierung Altbestände oft nicht modelliert

(funktionsorientiert) Sachgebiets- o. themenbezogen, standardisiert u. endbenutzertauglich

Zustand Häufig redundant; inkonsistent Konsistent modelliert; kontrollierte Redundanz

Update Laufend und konkurrierend Ergänzend; Fortschreibung abgeleiteter aggregierten Daten Queries Strukturiert; meist statisch im

Programmcode Ad-hoc für komplexe, ständig wechselnde Fragestellungen und vorgefertigte Standardauswertungen Tabelle 3 : Charakteristika operativer und dispositiver Daten7

5.1.3 Extraction, Transformation, Loading

Der Transformationsprozess zwischen den operativen und dispositiven Daten spielt eine wichtige Rolle im Business Intelligence. Dabei werden die speziellen operativen Anwendungsfelder orientierte Daten in themenorientierte Daten überführt. Extraction, Transformation, Loading (ETL) beschreibt die drei Schritte, welche benötigt werden, um Daten von einer Datenbank in eine andere zu transportieren.

 Extraction: Prozess zum Lesen der Daten aus der Datenbank.

 Transformation: Umfasst alle Aktivitäten zur Umwandlung der operativen Daten in betriebswirtschaftlich interpretierbare Daten. Er setzt sich aus den Teilprozessen der Filterung, der Harmonisierung, der Aggregation sowie der Anreicherungen zusammen.

 Loading: Prozess zum Ablegen der extrahierten und transformierten Daten in das Zieldatenbank-System. (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 25-27) & (Webopedia, 2014)

5.1.4 Data-Warehouse

Beim Data Warehouse (DWH) Konzept steht die Bereitstellung einer dispositiven Datenbasis für den gesamten Komplex der Managementunterstützung eines Unternehmens im Vordergrund. (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 19) Dabei sind Data Warehouses von den operativen Datenbeständen getrennte, logisch zentralisierte, dispositive Datenhaltungssysteme. Idealerweise dienen sie als unternehmensweite einheitliche und konsistente Datenbasis für alle Arten von Managementunterstützungssystemen. (Gabriel, Chamoni, & Gluchowski, 2000, S. 76) (Mucksch & Behme, 2000, S. 6)

5.1.5 Data Mart

Data Marts sind kleinere Datenbehälter für eine Klasse von Applikationen, die üblicherweise für einen eingeschränkten Benutzerkreis aufgebaut werden. Ihre Daten werden in aller Regel mit Hilfe weiterer Transformationsprozesse aus dem Data Warehouse extrahiert. (Kemper, Baars, & Mehanna, 2010, S. 26)

5.2 Business Intelligence in SAP

Folgend wird die oben genannte Business Intelligence Prozess mit Bezug auf das SAP System aufgezeigt.

5.2.1 Business Intelligence Prozess in SAP

Der Business Intelligence Prozess im SAP sieht ähnlich aus. Die produktiven Daten werden durch den „ETL-Schritt“ in das Data Warehouse transportiert und von dort aus in „Data Marts“ zusammengestellt. Diese werden dann durch die Analyse-Tools in Berichte für das Management umgewandelt.

Abbildung 21 : Business Intelligence in SAP8

Um einen Bericht in SAP zu erstellen werden verschiedene Phasen durchlaufen:

 Aufbereiten den Daten

 Daten modellieren

 Daten transformieren

 Modellieren des Datenfluss

 Daten für die Analyse zur Verfügung stellen

Diese verschieden Phasen werden im „Data Warehouse Workbench“ angezeigt.

Das Data Warehouse ist 4-schichtig organisiert. Es wird zwischen den Schichten Persistent Staging Area (PSA), Data Warehouse (DW), Data Mart (DM), Operational Data Store (ODS) unterschieden. (SAP Academic Competence Center, 2014)

Abbildung 22 : Business Intelligence in SAP – Business Warehouse9

Die PSA stellt die Eingangssicht dar. Dort werden vorübergehend die heterogenen, rohen Daten nach der Extrahierung gelagert. Die Daten werden auf eine kohärente Art transformiert und strukturiert. Anschliessend werden die homogenen Daten ins Data Warehouse und / oder ins ODS geladen.

Im DW werden die Daten nach Art, non volatile und geschichtlich gespeichert. Das DW ist eine unabhängige Datenbank und nach einem Star-, Flocken- oder Mehrfach-Stern-Schema modelliert.

DMs enthalten die InfoCubes in mehrdimensionaler Struktur. Diese werden mit den Daten aus dem DW zusammengestellt.

Die ODS wird für die Analyse von operativen Daten verwendet. Die Daten sind detaillierter erfasst und enthalten beispielweise die veränderten Daten eines Bestellungsprozesses. (SAP Academic Competence Center, 2014)

Abbildung 23 : Business Intelligence in SAP – BW Reporting10

Die Daten werden zur Analyse jeweils zyklisch aus dem operativen Datenbestand herausgelesen und für das Reporting aufbereitet in das Data Warehouse transportiert. Der Prozess findet in regelmässiger Wiederholung statt. Durch das Verschieben der Daten in das Data Warehouse, erzielt man auch den positiven Effekt, dass die Anzahl der Zugriffe und Belastung des operativen Systems reduziert wird. (SAP Academic Competence Center, 2014)

5.2.2 Reporting

Für das Reporting stellt SAP eine Serie von Produkten bereit. „SAP Business Objects“ spielen eine zentrale Rolle in Business Intelligence. Die BI-Lösung Business Objects eignet sich bestens für das Reporting.

Ein Business Objects (BO) stellt eine eindeutig

identifizierbare Geschäftseinheit dar, welche durch ein Strukturmodell und einen internen Prozessmodell beschrieben ist. Die umgesetzten Geschäftsprozesse arbeiten mit Business Objects. (SAP Help 3, 2014)

Bezogen auf das Projekt werden Mithilfe von Business Objects die einzelnen Auswertungen in Tabellen und Grafiken ausgegeben. Diese werden dann für den Manager im Portal der HES-SO Valais / Wallis ausgegeben.

5.3 SAP NetWeaver Portal der HES-SO Valais / Wallis

Das Portal der HES-SO Valais / Wallis hat drei Mitarbeitergruppen, welche auch als Portal-Rollen bezeichnet werden. Die Portal-Portal-Rollen definieren welche Funktionen angezeigt und wie sie dargestellt werden sollen. Dieses Prinzip wird auch als rollenbasierte Darstellung bezeichnet. Die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte (Manager) sind mit einem Benutzer im ERP-Backend gemapped. Um auf dem Portal Daten anzuzeigen oder zu ändern, müssen im Backend Berechtigungen bzw. Rollen zugewiesen werden.

Es werden daher zwei verschiedene Rollentypen gebraucht. Zurzeit werden folgende Rollen auf dem Portal gebraucht:

 Administrator

 Employee

 Manager

Abbildung 24 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Login

Das Mitarbeiterportal ist im Schulnetzwerk der Fachhochschule unter der Adresse:

5.3.1 Administrator-Rolle

Der Administrator verfügt über drei Bereiche auf dem Webinterface, mit welchem er den Zugriff auf das Portal und die darauf liegenden Daten konfigurieren kann.

In den Content Administration werden die Inhalte des Portals definiert. Darunter gehören unter anderem der ESS und MSS, das Reporting und die Verwaltung der Rollen.

Abbildung 25 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Administrator – Content Administration

Die Benutzer-Datenbank ist mit dem Novell-LDAP der HES-SO Valais/Wallis synchronisiert. Der "Novell User" wird direkt dem SAP-Benutzer zugewiesen. Dadurch werden Portal- und Backend-User verknüpft. Die Mitarbeiter können sich mit ihrem Novell-Account und Passwort einloggen.

Der Bereich User Administration dient zur Verwaltung der Benutzer, welche Zugriff auf das Portal haben.

Abbildung 26 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Administrator – User Administration

Im Bereich System Administration wird das System konfiguriert. Die wichtigsten Einstellungen sind dabei die Definition der Datenquellen, Sicherheitseinstellungen und die Grundeinstellungen des Lightweight Directory Access Protocol (LDAP)-Servers.

Abbildung 27 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Administrator – System Administration

5.3.2 Employee-Rolle

Das Mitarbeiter Portal bietet dem Personal der Fachhochschule den Zugriff auf die persönlichen Daten und deren Bearbeitung. Das Portal wird in die Bereiche „persönliche Daten“, „Arbeitszeiten“, „Gehalt“ getrennt.

Im „persönlichen Profil“ werden die Personendaten, Bankverbindungen und die Anschrift des Mitarbeiters angezeigt.

Abbildung 29 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Employee – Persönliches Profil Im Bereich „Arbeitszeiten“ stehen den Mitarbeitern zwei Optionen zur Auswahl:

a) die Ansicht des Zeitnachweises pro Monat, welche als PDF-Datei herunterladbar ist.

b) die „Anzeige der Buchungen und Fehler“, welche dem Mitarbeiter seine gebuchten / reservierten Zeiten im Kalender angezeigt. Die Zeitfehler werden als Nachrichten oberhalb des Kalenders angezeigt.

Abbildung 31 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Employee – Anzeige der Buchungen

Im Bereich „Gehalt“ – „Gehaltsnachweis“ werden die Netto- und Brutto-Gehaltskosten für den Mitarbeiter angezeigt.

Abbildung 32 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Employee - Gehaltsdaten

5.3.3 Manager-Rolle

Für den Manager oder auch für den Abteilungsleiter werden die von den Mitarbeiter eingetragenen Daten Mithilfe von Business Objects grafisch dargestellt. Dabei verfügt der Manager nur Einsicht auf die Informationen seiner Abteilung.

Die Manager-Rolle ist nur teilweise eingerichtet. Er hat Einsicht auf die Informationen zum Team, Arbeitszeiten, Organisation, Recruiting, Talentmanagement, Planung, Projekte, Budget und das Reporting seiner Abteilung.

Abbildung 33 : Portal HES-SO Valais / Wallis – Manager – Navigation

5.4 Potenzial des SAP Enterprise Resource Planning im Human Capital Management

Unabhängig davon, ob der Zugriff auf ein Mitarbeiter Self Service über das Firmen-Intranet oder das Internet erfolgt, die Vorteile sind die gleichen. Dabei lassen sich diese in drei Kategorien einteilen: (Anheier, SPHR, & Doherty, 2000)

- Kosteneinsparungen - Kostenvermeidung - Umsatzgenerierung

In Hinblick auf die Kosteneinsparung ist die Reduzierung der Kosten für die Bereitstellung von Zeit- und Gehaltsabrechnung gemeint. Beide Informationen werden durch das aktuelle Mitarbeiter Portal der HES-SO Valais / Wallis bereits ermöglicht. Wenn der Mitarbeiter direkten Zugriff auf seine Informationen nehmen kann, senken sich die Anzahl der geführten Telefongespräche in der HR- und Payroll-Abteilung. Wenn der Mitarbeiter und Manager in der Lage ist durch eine Online Service die Angaben anzupassen, werden auch weniger Kosten für Papierformulare und andere Aufwendungen anfallen. Ebenso verringert sich die Datenfehlerrate durch Übernahme aus unterschiedlichen Datenformen, da die Daten auf einer zentralen Datenbank liegen.

Im Bereich Kostenvermeidung wird gemeint, dass die HR-Abteilung zufriedenstellenden gleichbleibenden Service für alle Mitarbeiter leistet. Da der Mitarbeiter sein Fähigkeiten- und Ausbildungsprofil einfach aktualisieren kann, ist es für die Manager einfacher, die richtigen Projektmitglieder zu finden. Das Potenzial Informationen online einzusehen und zu aktualisieren erhöht auch die Servicequalität und erspart dadurch unnötige Kosten. Manager können Gehaltserhöhungen und Leistungsbeurteilungen einreichen und sie automatisch den entsprechenden HR-Manager zur Genehmigung (via Workflow) weiterleiten.

Im letzten Vorteil geht es um die Generierung von Einnahmen. Ein Portal ermöglicht es, Produkte- und Dienstleistungen von anderen Unternehmungen anzuzeigen. Beispielsweise amazon.com ermöglicht es, Produkte von ihnen auf dem Mitarbeiterportal zu positionieren. Beim Kauf im Amazon Produktshop über das Mitarbeiterportal erhält die Unternehmung einen kleinen Prozentsatz des Kaufpreises.

Zum bestehenden Portal der HES-SO Valais / Wallis kann die Employee-Rolle weitere Informationen erfassen. Dazu gehören Informationen zur absolvierten Ausbildung und Fähigkeiten eines Mitarbeiters. Ebenso bietet das Mitarbeiterportal die Möglichkeit, Urlaubsanträge oder Geschäftsreisen mit den anfallenden Spesen zu erfassen. Es könnten auch Kundeninformationen, Mitgliedschaften der Arbeitnehmer eingesehen und verwaltet werden.

Für die Manager und die Employee-Rolle kann eine Informationsseite eingerichtet werden, um aktuelle Daten über Arbeits- und Projektstand erhalten. Ebenso bieten manche Portale auch die Möglichkeiten an, Einsicht in das Mitarbeiterarbeitsbuch, Mitarbeiterdatenverzeichnis oder deren Ferienplanung zu nehmen.

Durch die zusätzlich erfassten Daten des Mitarbeiters, könnten für den Manager neue Berichte erstellt werden. Der Manager kann das Fähigkeitsprofils seiner Mitarbeiter ansehen um allfällige Projektteams zu organisieren und planen. Die Erfassung von Urlaubsanträgen und Geschäftsreisen ermöglichen, umfangreiche Berichte über die Abteilung auszuwerten. Auch kann die Ferien- und Arbeitsplanung online verarbeitet und vermittelt werden.

6 Entwicklung der Business Objects

Im diesem Kapitel wird erklärt, wie die Business Objects erstellt werden, welche Daten aus dem ERP-Backend über das InfoSet bereitgestellt werden und wie das Aufbereiten der Daten zu einem Report für das Manager Portals erfolgt.

6.1 InfoSet

InfoSet beschreiben Datenquellen, die in der Regel als Joins von DataStore-Objekten, Standard-InfoCubes und/oder InfoObjects (Merkmale mit Stammdaten) definiert werden. Wenn eines der im Join enthaltenen InfoObjects ein zeitabhängiges Merkmal ist, handelt es sich um einen zeitabhängigen Join. Ein InfoSet ist eine semantische Schicht über den Datenquellen. Im Unterschied zum Classic InfoSet ist ein InfoSet eine BI-spezifische Sicht aus Daten. (SAP Help 4, 2014)

Folgend wird zusammenfassend erklärt, welche Schritte zum Erstellen des InfoSets benötigt werden. Dabei ist zu beachten, dass dies keine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist. Es werden lediglich die wichtigsten Parameter mit den jeweiligen Eckdaten angeben.

6.1.1 Paket anlegen

Mit dem Transaktionscode „SE21“ gelangt man in den Package Builder: Einstieg. Hier wird der Name des Paketes angeben.

Abbildung 35 : Package Builder: Einstieg (SE21)

Abbildung 36 : Package Builder: Paket anlegen

Als Nächstes wird verlangt, einen Auftrag einzugeben. Dieser kann durch klicken auf den Button „Anlegen“ erstellt werden.

Abbildung 37 : Abfrage transportierbarer Workbench-Auftrag 1

Im darauf folgenden Dialog können zusätzliche Informationen zum Paket angegebenen und angepasst werden.

6.1.2 Benutzergruppe erstellen

Damit das InfoSet einer Benutzergruppe zugewiesen werden kann, muss diese mit der Transaktion „SQ03“ angelegt werden. In der TextBox Benutzergruppe wird der Namen der neuen Gruppe eingetragen. Anschliessend wird diese mit Klick auf den Button „Anlegen“ erstellt.

Abbildung 40 : Benutzergruppe: Einstieg (SQ03)

Folgend wird der Name der Benutzergruppe mit eine Untergruppe erweitert

Im nächsten Schritt wird das Paket, welches vorhin angelegt wurde, eingetragen.

Abbildung 42 : Objektkatalogeintrag anlegen Nach Klick auf die Diskette wird nochmals der Auftrag angezeigt.

6.1.3 InfoSet anlegen

Nachdem das Paket und die Benutzergruppe erstellt sind, kann über die Transaktion „SQ02“ das InfoSet angelegt werden.

Im der TextBox „InfoSet“ wird dabei der neue Namen des neu zu erstellenden InfoSets eingetragen. Anschliessen klickt man auf den Button „Anlegen“.

Im nächsten Schritt wird definiert, wo die Daten für das InfoSet liegen. Für die Bachelorarbeit benutzen wir eine logische Datenbank mit dem Namen „PNPCE“.

Abbildung 45 : InfoSet : Titel und Datenbank

Daraufhin werden die Informationen, welche für das InfoSet benötigt werden, ausgewählt. Die Nummern, welche auf der linken Spalte stehen beziehen, sich auf die Infotypen. Um die richtigen Felder für den Report zu erkennen, sind diese von grosser Bedeutung, da sie die Informationen zum entsprechenden Stammsatz enthalten.

Nachdem die Infotypen ausgewählt wurden erscheint die folgende Ansicht:

Hier werden nochmals die Infotypen unter der logischen Datenbank PNPCE angeben. Wenn die Infotypen bearbeitet werden müssen, kann dies unter Einstellung „Bearbeiten“ – „Infotyp-Auswahl ändern“ gemacht werden.

Im letzten Schritt wird nun die Benutzergruppe dem InfoSet zugewiesen. Dabei wird die Transaktion „SQ02“ gestartet. Anschliessend selektiert man das gewünschte InfoSet und klickt auf Zuordnung zu Rollen / Benutzergruppen.

Abbildung 47 : InfoSet: Einstig (SQ02) – Zuweisung zu Rollen/Benutzergruppen

Im darauf folgenden Dialog wird die gewünschte Benutzergruppe markiert und zugewiesen.

6.1.4 Report im SAP ERP erstellen

Im SAP ERP gib es die Möglichkeit einen ersten Report aus dem InfoSet zu erstellen. Dies wird mit der Ad-hoc-Query, welche durch Transaktion „S_PH0_48000513“ aufgerufen wird, ermöglicht.

Um einen Report zu erstellen setzt man ein Häkchen neben den Werten, welche ausgegeben werden sollen. Der folgende Report zeigt uns jeweils den Nachnamen, Vornamen und die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Mit den Auswahlboxen, welche unter Selektieren stehen, kann dem auszugebenden Ergebnis ein Selektionskriterium angeführt werden.

Abbildung 49 : SAP ERP Report - Ad-hoc-Query (S_PH0_48000513)

6.2 Information Design Tool

Das Information Design Tool ist eine SAP Business Objects-Metadaten-Entwicklungsumgebung. In dieser können Designer Metadaten aus relationalen und OLAP-Quellen extrahiert, definiert und bearbeitet werden. (SAP Help 5, 2012)

Folgend wird erklärt wie das InfoSet mit dem Information Design Tool verbunden und anschliessend für die Reports veröffentlich wird. Hierbei werden nur die wichtigsten Schritte und Einstellmöglichkeiten aufgezeigt.

Abbildung 50 : Information Design Tool

Um das InfoSet zu erreichen und zu publizieren müssen drei Dokumente angelegt werden. Zu Beginn wird ein neues Projekt angelegt. Dazu wird auf das Symbol „Neu“ angeklickt und „Projekt“ ausgewählt.

Abbildung 51 : Neu – Projekt anlegen

6.2.1 Rationale Verbindung

Um eine rationale Verbindung zu erstellen, klickt man auf das leere Blatt. Anschliessend wird „Rationale Verbindung“ ausgewählt und klickt auf weiter.

Abbildung 52 : Neu – Relationale Verbindung anlegen

Anschliessend wird ein Datenbank-Middleware-Treiber ausgewählt. Für die Verbindung zum SAP ERP wurde im Beispiel unter „SAP – SAP ERP 6“ der Java Connector (SAP JCO) eingesetzt.

Abbildung 53 : Datenbank Middleware Treiber (JCO) Folgend werden die Verbindungsdaten zum SAP ERP Server angeben.

Abbildung 54 : Paramater für SAP ERP 6 Verbindung

6.2.2 Datengrundlage

Um eine neue Datengrundlage anzulegen wird auf das Symbol „Neu“ geklickt. Anschliessend wird im Dialog „Datengrundlage“ gewählt.

Folgend wird der Namen für diese gewählt und mit Klick auf „Weiter“ gelangt man auf die Auswahl für den Datengrundlagentyp. Für die Arbeit wird eine Quelle eingesetzt.

Abbildung 56 : Neue Datengrundlage – Datengrundlagentyp auswählen

Nun wird die vorhin angelegte relationale Verbindung ausgewählt. Zum Veröffentlichen auf ein Repository wird eine sichere Verbindung benötigt. Diese Einstellung wird später gemacht.

Abbildung 57 : Neue Datengrundlage – Verbindung auswählen

6.2.3 Business Schicht

In der Business Schicht werden die Felder welche vom InfoSet bereitgestellt werden ausgegeben und wird zum Veröffentlichen auf dem Repository zwingend benötigt.

Zum Anlegen der Business Schicht klickt man wieder auf ein das Symbol „Neu“. Im darauffolgenden Dialog wird die Business Schicht gewählt.

Abbildung 58 : Neu – Business Schicht Anschliessend wird „Relationale Datengrundlage“ gewählt.

Abbildung 59 : Business-Schicht – Datenquellentyp wählen

Mit Klick auf den Button „…“ erscheint die Ansicht um die Datengrundlage auszuwählen.

Nun wird die vorhin erstellt Verbindung ausgewählt.

Der Pfad zur ausgewählten Datengrundlage wird nun angezeigt. Anschliessend kann das Anlegen der Business Schicht abgeschlossen werden

Abbildung 62 : Business Schicht – Datengrundlage wählen 3

6.2.4 In Repository veröffentlichen

Das Projekt beinhaltet nun die drei Dokumente.

Nun wird die Relationale Verbindung veröffentlicht. Dies geschieht durch Rechtsklick auf die Verbindung, anschliessend wird die Funktion „Verbindung zu einem Repository veröffentlichen“ ausgewählt.

Abbildung 64 : Verbindung zu einem Repository veröffentlichen

Im Projekt Explorer ist nun die gesicherte Verbindung „PEGGS_DEV_InfoSet_Data Fundation.cns“ erschienen.

Abbildung 65 : Projekt Explorer 2

Da wir nun eine neue Verbindung erstellt haben, muss die Verbindung „PEGGS_DEV_InfoSet_ Connection.dfx“ angepasst werden. Dazu wird diese geöffnet und im Kontextmenü die Funktion „Ändern …“ gewählt.

Nun kann die Business Schicht im Repository veröffentlicht werden. Dazu wird die Funktion „Veröffentlichen“ – „In ein Repository“ im Kontextmenu ausgewählt.

Abbildung 67 : Business Schicht – Veröffentlichen

Im darauf folgenden Dialog „Universum veröffentlichen“ wird zunächst die Datenintegrität überprüft bevor das Universum für den Report bereitgestellt wird.

Nach Abschluss der Prüfung werden die Teilbereiche, welche erfolgreich waren, mit einem grünen Symbol markiert ausgegeben.

Abbildung 69 : Universum veröffentlichen – Integrität geprüft Wenn die Prüfung erfolgreich war, kann das Universum veröffentlicht werden.

Wenn die Veröffentlichung erfolgreich war, wird dies mit durch eine Dialogbox ausgegeben.

Abbildung 71 : Universum erfolgreich veröffentlicht

6.3 Web-Intelligence Rich Client

Da nun auf die Daten aus dem ERP Backend Mithilfe des InfoSets erfolgreich zugegriffen werden kann und diese durch das Information Design Tool dem Reporting Tool bereitgestellt werden, können entsprechende Reports erstellt werden.

Dazu wird das Tool Web-Intelligence Rich Client eingesetzt. Um die Business Objects auf dem Portal bereitzustellen, wird zudem das webbasierte Tool, welches unter http://vmhtsapbob.hevs.ch:8080/BOE/BI bereitgestellt wird, verwendet.

Folgend wird das Erstellen der Reports Mithilfe des Web Intelligence Rich Client erklärt. Das Ergebnis des Berichts bezieht sich dabei auf die erste Fragestellung, „Anzahl der vollbeschäftigten Arbeitsstellen“ bezogen auf deren Abteilung.

6.3.1 Business Objects erstellen

Um einen neuen Report zu erstellen wird zunächst auf das weisse Blatt-Symbol „Neu“ geklickt. Im erscheinenden Menu wird Universum gewählt.

Abbildung 72 : Neuer Bericht erstellen

Die veröffentlichten Universen werden in einer Liste ausgegeben. Für mein Projekt benutze ich das Universum „PEGG_DEV_InfoSet_BusinessLayer_V2.unx“.

Der Abfrageeditor lässt sich in vier Bereiche aufteilen. Im Bereich „Universumsgliederung“ werden die Tabellen des Universums mit ihren Feldern wiedergegeben. Bei den „Ergebnisobjekten“ werden die Spalten, welche in Schlussbericht gewünscht sind, ausgegeben. Der „Abfragefilter“ ermöglicht den Bericht zu selektieren, beispielsweise, wenn wir die letzten Quartalsergebnisse benötigen. In der „Datenvorschau“ können die Daten, bevor der Bericht erstellt wird, eingesehen werden.

Wenn der Bericht so ausgegeben wird, erhalten wir als Ergebnis eine Tabelle mit zwei Spalten. In der ersten Spalte stehen die Organisationseinheiten der Unternehmung, in der zweiten Spalte die jeweiligen eingetragenen Arbeitsprozente, nicht addiert pro Abteilung, sondern getrennt.

Um die Organisationebenen und die Summen der jeweiligen Abteilung zu erhalten wird das SQL-Script angepasst. SQL steht für Structured Query Language und ist eine strukturierte Abfragesprache um Daten aus einer Datenbasis zu lesen. Dazu wird im Abfrage-Editor auf das Symbol geklickt.

Folgend erscheint der Abfrageskript-Viewer. Um die Anfrage nun anzupassen, wird der Modus mit Klick auf „Benutzerdefiniertes Abfrageskript verwenden“ geändert. Die Abfrage kann in der SQL-Abfragesprache angepasst werden. Um die Organisationseinheiten zu gruppieren, wird zunächst ein „GROUP BY“ am Ende der Abfrage angefügt. Anschliessend werden die Organisationebenen mit „DISTINCT“ zusammengefasst. Im letzten Schritt wird die Summe der zweiten Spalte gebildet. Dies geschieht durch die SUM()-Funktion.

Abbildung 75 : Abfrageskript-Viewer

Wenn die Abfrage angepasst ist, kann diese gesichert und ausgeführt werden. Daraufhin erscheint ein Bericht mit dem Namen Bericht 1 und der Tabelle mit den ausgelesenen Daten.

Zunächst soll der Titel des Berichts abgeändert werden. Dazu wechselt man in die Ansicht „Dokumentstruktur und Filter“ und klickt mit der rechten Maustaste auf Bericht 1. Im Kontextmenu wird die Funktion „Bericht formatieren…“ aufgerufen.

Abbildung 77 : Bericht - Dokumentstruktur und Filter

Im erscheinenden Menü wird der Titel des Berichtes im Register „Allgemein“ – „Name“ gewechselt. Ebenso können Einstellungen am Aussehen des Berichtes und die Kopf- und Fusszeile bearbeitet werden.

In der Tabelle soll die Summe der Arbeitsprozente berechnet werden. Dazu wird die zweite Spalte markiert und unter „Analyse“ die Funktion Summe ausgewählt. Unterhalb der Tabelle wird nun eine neue Zeile mit der Summe eingeblendet.

Abbildung 79 : Bericht - Summe bilden

Der Bericht soll nun auch eine Grafik ausgeben, welche die Anzahl der Arbeitsstellen nach Abteilung wiederspiegelt. Dazu wird wieder in die Ansicht „Verfügbare Objekte“ gewechselt. Anschliessend wird eine neue Variabel im Ordner „Variablen“ erzeugt. Dies geschieht in dem man im Kontextmenu „Neue Variable“ auswählt.

Daraufhin erscheint der Variablen-Editor. Zunächst werden Namen und Bezeichnung der Variable eingetragen. Im Abschnitt „Formel“ wird angegeben, wie die Variable errechnet wird. Im Beispiel sollen die Anzahl Arbeitsplätze wiedergegeben werden. Darum werden die Arbeitsprozente durch 100 dividiert. Die Bereiche „Verfügbare Objekte“, „Funktionen“ und „Operatoren“ liefern Informationen, welche Werte und Funktionen zum Berechnen der Variable bereitgestellen.

Wenn die Variable die gewünschten Ergebnisse zurückliefert, kann diese gesichert werden. Nun wird eine Kopie der Tabelle im Bericht benötigt. Diese wird durch markieren der Tabelle und anschliessendem kopieren und einfügen erstellt.

Abbildung 82 : Bericht – Tabelle kopieren

Die untenstehende Tabelle wird erneut markiert und durch „Umwandeln in“ unter „Berichtselement“ in ein Spaltendiagram umgewandelt.

Im erscheinenden Dialog wird zunächst unter „Spalten“ das Säulendiagramm ausgewählt. Unter Wertachse 1 wird dann die neu erstelle Variable ergänzt. Nun wird die horizontale Achse der Grafik die Anzahl der Mitarbeiter im Diagramm wiedergeben.

Abbildung 84 : Bericht – Umwandeln in

Letztens kann das Diagramm mit Rechtsklick, „Diagramm formatieren“ angepasst werden. Im Beispiel wurde die Legende entfernt und ein Titel eingefügt.

6.3.2 Anzahl vollbeschäftigter Arbeitsstellen

Um die erste Fragestellung zu beantworten, werden zwei Werte aus dem InfoSet benötigt. 1. Wie gross ist die Anzahl der vollbeschäftigten Arbeitsstellen (bezogen auf deren

Abteilung)?

Die Fragestellung wird Mithilfe der Organisationseinheiten, welche unter der Transaktion „PPOSE“ einsehbar sind, ermittelt. Da die Organisationsstruktur immer aktuell gehalten ist entfällt eine Abfrage des Datums. Um die Fragen zu beantworten, werden die folgenden Informationen benötigt:

Daten Bez. InfoSet Alias Bemerkung / Berechnung

Arbeitsprozent P0007 Empct Arbeitsprozent SUM(Table__1."P0007-EMPCT")

Organisations-einheit

Text P0001 Orgeh Organisationseinheit DISTINCT Tabelle 4 : InfoSet - Anzahl vollbeschäftigter Arbeitsstellen Als SQL-Script würde die Abfrage wie folgt aussehen.

SELECT DISTINCT(Table__2."TEXT_P0001_ORGEH"), SUM(Table__2."P0007-EMPCT") FROM "PEGGS_INFOSET_V2" Table__2 GROUP BY Table__2."TEXT_P0001_ORGEH"

Die Tabelle „Table__2” ist die Tabelle mit den Aliassen und enthält die gleichen Werte wie die „Table__1“.

Im letzten Teil kann der Bericht in tabellarischer und graphischer Form ausgegeben werden.