TUTORIEL SUR LA PLATE-FORME

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PoWalCo ASBL Rue Marie-Henriette, 60

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TUTORIEL SUR LA PLATE-FORME

L’autorisation

Numéro de la version : 2.0

Date de la dernière révision 11/12/2018

Dernières modifications 11/12/2018

Date de la création 15/01/2018

Créateur PoWalCo ASBL

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Table des matières

1. INTRODUCTION ... 4

2. PRÉSENTATION DU DOSSIER D’AUTORISATION ... 5

2.1 CARTE D’IDENTITÉ ... 5

2.2 DROIT D’ACCÈS ET VISIBILITÉ ... 6

2.3 FONCTIONNALITÉS DISPONIBLES DANS LE DA ... 7

3. CRÉATION ET PRÉPARATION D’UN DOSSIER D’AUTORISATION ... 8

3.1 INITIER UN DA ... 9

3.1.1 Processus ... 9

3.2 AJOUTER UNE PERSONNE DE CONTACT ... 12

3.2.1 Processus ... 12

3.3 DEMANDER UNE VALIDATION AUX PARTICIPANTS D’UNE COORDINATION ... 13

3.3.1 Processus ... 13

3.4 RÉPONDRE À LA VALIDATION « DA-POUR VALIDATION » ... 18

3.4.1 Processus ... 18

3.5 ENVOYER LE DA AU GESTIONNAIRE COMPÉTENT ... 19

3.5.1 Processus ... 19

3.6 RÉSUMÉ ... 21

4. TRAITEMENT DU DA PAR LE GESTIONNAIRE ... 22

4.1 ACCUSER LA RÉCEPTION DU DA ... 22

4.1.1 Processus ... 22

4.2 COMPLÉTER LES INFORMATIONS ET LES PERSONNES DE CONTACTS ... 24

4.2.1 Processus ... 24

4.3 LA DEMANDE COMPLÉMENTAIRE. ... 25

4.3.1 Processus ... 26

4.4 DEMANDER L’AVIS DES GESTIONNAIRES CONCERNÉS ... 30

4.5 RÉSUMÉ ... 32

5. LA RÉUNION DU DA ... 33

5.1 CRÉER UNE RÉUNION ... 33

5.1.1 Création manuelle ... 34

5.1.2 Création automatique ... 35

5.2 PRÉPARER ET ENVOYER UNE CONVOCATION À LA RÉUNION ... 37

5.2.1 Processus ... 37

5.3 RÉDIGER ET ENVOYER LE PV DE LA RÉUNION ... 39

5.3.1 Processus ... 39

5.4 RÉSUMÉ ... 41

6. RÉPONDRE À UNE DEMANDE D’INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES ... 42

6.1 PROCESSUS ... 42

6.2 RÉSUMÉ ... 44

7. RÉPONDRE À LA DEMANDE D’AVIS ... 45

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7.1 PROCESSUS ... 45

8. LA DÉCISION ... 47

8.1 INDIQUER LA DÉCISION ... 47

8.1.1 Processus ... 47

8.2 RÉSUMÉ ... 51

9. LA DEMANDE DE PROLONGATION ... 52

9.1 TRAITER UNE DEMANDE DE PROLONGATION ... 53

9.1.1 Processus ... 54

9.2 RÉPONDRE À LA DEMANDE DE PROLONGATION ... 55

9.2.1 Processus ... 55

9.3 RÉSUMÉ ... 57

10. LE RECOURS ... 58

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1. Introduction

L’autorisation pour l’exécution d’un chantier ou un chantier coordonné commun est délivrée par le GDV compétent. La requête s’organise autour d’un dossier nommé « dossier d’autorisation » ou DA. C’est au travers du DA que se gère l’instruction du dossier auprès du GDV, les réunions des gestionnaires concernés par le chantier et l’autorisation d’exécution par le GDV compétent. En fonction du statut du DA et du rôle des intervenants, ceux-ci ont accès ou non à l’édition du dossier.

Ce tutoriel est une aide destinée aux organisations en charge du dossier d’autorisation et à tous les intervenants depuis sa création jusqu’à sa clôture. Il présente dans un premier temps les informations essentielles à connaître sur le dossier d’autorisation ainsi que sur ses attributs.

Il décrit dans un deuxième temps les différents processus pour délivrer l’autorisation au demandeur.

Différents points et astuces sur l’affichage, la navigation, les informations à retenir et sur les obligations sont disséminés tout au long du tutoriel pour aider le lecteur dans ses manipulations. Chaque symbole correspond à un point particulier :

Point d’attention Astuce navigation Affichage Points importants

GLOSSAIRE

GDV Gestionnaire de Voierie

GCC Gestionnaire de câbles et canalisations DA Dossier d’autorisation

CCC Chantier Coordonné Commun DAC Dossier d’appel à Coordination SL Smart liste

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2. Présentation du dossier d’autorisation

2.1 Carte d’identité

Nom Dossier d’autorisation

Acronyme DA

Dénomination DA-1 : 180xxxxx (n° du chantier) Emplacement 1) Smart listes (S)30 et (S)31

2) Chantier/onglet « Dossiers » Objets liés type « élément » o Réunion des gestionnaires

Objet lié type « tâche » o Créer une réunion Gestionnaire o Demander une prolongation o Demander un avis

o Fin d’autorisation

o Envoyer le dossier d’autorisation en instruction Objet lié type « validation » o Valider le dossier d’autorisation

Tableau 1 : Carte d’identité du DA

Détails de la dénomination du DA :

Premier DA créé pour le chantier Alpha 5000 Nov Nom du chantier

N° d’identification du chantier

Le dossier d’autorisation ne reprend que l’autorisation d’exécution du chantier.

Il ne comprend pas l’autorisation de police qui doit être demandée hors plateforme

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2.2 Droit d’accès et visibilité

Les droits d’accès à l’édition du DA sont fonction de son statut et du rôle des intervenants.

Le « v » vert indique que l’utilisateur a accès à l’édition du DA. Le « - » rouge indique que l’utilisateur a accès en lecture seulement. L’utilisateur avec le rôle annulation a juste accès à la possibilité d’annuler le DA dans certain statut.

Bouton/Flux Votre organisation Gestionnaire Autres

organisations

« Admin Org » et « Demande autorisation »

« Annulation » Autres rôles « Admin Org » et

« Autorisation »

Bouton

« Autorisation »  - - - -

Initié   - - -

Pour Validation   - - -

Pour instruction   - - -

Demande

complémentaire   - - -

Pour décision - - -  -

Demande d’avis - - -  -

Pour réunion - - -  -

Retard Décision - - -  -

Autorisé   -  -

Part. autorisé   -  -

Refusé   -  -

Refusé par défaut   -  -

Autorisation

prolongée   - - -

Autorisation

périmée   - - -

Recours   - - -

Clôturé -  - - -

Annulé -  - - -

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2.3 Fonctionnalités disponibles dans le DA

Le DA

Valider le DA

Instruire le DA

Accusé la réception

Faire des demandes complémentaires

Transférer le dossier

Les réunions

Créer une réunion Rédiger et envoyer une convocation

Rédiger et envoyer un PV

La décision

Autorisé

Partiellement autorisé

Refusé

Photo du DA

Recours

Annuler un DA

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3. Création et préparation d’un dossier d’autorisation

Avant de créer une demande d’autorisation, il faut encoder les informations sur le chantier dans les divers onglets :

Aperçu Détails, dates, adresse, description Carte Zone de chantier et zone de périmètre Dispenses Travaux urgents, ouverture de voierie etc.

Contacts Personnes à contacter pour l’étude et l’exécution du chantier.

La plateforme se base sur ces données pour calculer et proposer le flux du chantier.

N’oubliez pas de joindre le(s) plan(s) en cliquant sur le trombone.

Une autorisation est requise pour les flux « Autorisation simplifiée » et « Coordination ».

Dans le cas d’une coordination, il faut d’abord créer le DAC et c’est le coordinateur pilote qui crée le DA par la suite (voir le tutoriel Coordination) sur notre site internet

www.powalco.be dans Tutoriels et Guides Rapides

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3.1 Initier un DA 3.1.1 Processus

Seulement les utilisateurs ayant le rôle « Admin Org » ou « Demande autorisation » peuvent créer un dossier d’autorisation.

Dans l’onglet « Dossiers » du chantier, cliquez sur le bouton « Autorisation » pour créer le DA.

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Page 10 sur 58 Le dossier d’autorisation se crée et le système affiche automatiquement son aperçu.

Il faut choisir le GDV compétent dans la liste de GDV concernés. Si le GDV coché n’est pas le compétent, ce dernier transférera le dossier au compétent, mais cela implique une perte de temps pour le demandeur.

Par défaut la « Garantie quinquennale » c’est non. La garantie est de 2 ans à moins que les travaux soient soumis au délai de garantie de 5 ans en vertu du cahier des charges type Qualiroute.

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Page 11 sur 58 Cliquez sur le bouton Changer Statut et sur « Pour instruction ». Le GDV compétent

sélectionné recevra une notification et la tâche d’instruire votre demande.

Afin de se déplacer facilement entre le chantier, le DA et les smart listes, ouvrez-les dans des onglets séparés en faisant « ctrl + clic » ou clic droit et « ouvrir dans un nouvel onglet ».

Pour aller du DA vers le chantier, faites ctrl + clic sur le lien du chantier :

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3.2 Ajouter une personne de contact 3.2.1 Processus

Allez dans l’onglet « Contacts » du dossier d’autorisation.

Dans la section « Demandeur », cliquez dans le champ « Utilisateur » pour afficher la liste d’utilisateurs. Cliquez sur le nom de l’utilisateur qui servira de contact. Les autres champs se complètent automatiquement avec les informations de l’utilisateur.

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3.3 Demander une validation aux participants d’une coordination

La demande d’avis aux participants à la coordination est faite par le coordinateur pilote avant de soumettre le dossier d’autorisation au gestionnaire compétent. Le coordinateur pilote est désigné lors de la réunion de coordination.

3.3.1 Processus

Le coordinateur pilote se connecte avec le rôle « Admin Org » ou « Demande autorisation ».

Dans la liste (S)10.Tous chantiers, sélectionnez le CCC pour lequel un DA doit être créer.

Pour en savoir plus sur la coordination des chantiers, consultez le « Tutoriel coordination » sur notre site internet www.powalco.be dans Tutoriels et Guides Rapides

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Page 14 sur 58 Le chantier doit avoir une Zone de Chantier Coordonné Commun (ZCCC) et son statut doit être « Coordonné ».

Dans l’onglet « Dossiers » du chantier CCC, cliquez sur le bouton « Autorisation » pour créer le dossier d’autorisation.

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Page 15 sur 58 L’organisation pilote et les organisations qui participent à la coordination se trouvent dans l’onglet « Aperçu » du chantier CCC.

1. Seul le coordinateur pilote a accès à l’édition du chantier coordonné commun et la possibilité de créer un DA.

2. Dans un DA, seuls les utilisateurs de l’organisation pilote ont accès à l’édition en fonction du statut (voir tableau chapitre 2.2 Droits d’Accès et Visibilité).

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Page 16 sur 58 En cliquant sur « Changer Statut » et puis sur « Pour Validation » une tâche de validation est envoyée automatiquement aux organisations participantes à la coordination.

Ces dernières peuvent Approuver ou Rejeter le dossier en y laissant un commentaire.

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Page 17 sur 58 Les notifications de la tâche « DA-Pour validation » se trouvent dans l’onglet « Notifications », section « Validations », du DA et dans la smart liste (S)01.Appels/Tâches/Validations.

La tâche « Pour validation » est disponible dans : 1. La smart liste « (S)01. Appels/Tâches/Validations 2. Dans l’onglet « notifications » du DA

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3.4 Répondre à la validation « DA-Pour validation »

Les organisations participantes à la coordination doivent répondre à la demande de validation du DA envoyée par le coordinateur pilote.

3.4.1 Processus

Connectez-vous avec le profil « Admin Org » ou « Demande d’autorisation ».

Allez sur la smart liste « (S)01.Appels/Tâches/Validations », faites ctrl + clic sur le lien « DA pour validation » puis Approuvez (ou Rejetez) la tâche. Vous pouvez également ajouter un commentaire au besoin.

La notification se trouve également dans le DA du CCC, l’onglet « Notifications », sous Validations avec le statut « En cours ».

Le détail de la tâche « Pour validation » se trouve dans la notification disponible dans l’onglet « Notification » de cette tâche. Ce message explique dans quel but la tâche de

validation a été envoyée.

Les liens CH et DA en haut de la fenêtre permettent de se rediriger vers le dossier d’autorisation ou vers le chantier coordonné commun.

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3.5 Envoyer le DA au gestionnaire compétent

Cette étape explique comment instruire le dossier d’autorisation auprès du GDV qui prendra la décision d’autoriser ou de refuser l’exécution d’un chantier. Le gestionnaire qui communique la décision est nommé « Gestionnaire compétent ».

3.5.1 Processus

Connectez-vous avec le profil « Admin Org » ou « Demande d’autorisation » et allez dans le DA qui a le statut « initié ». Cochez la case pour sélectionner le GDV concerné.

Cliquez sur le bouton « Changer Statut ».

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Page 20 sur 58 Cliquez le statut « Pour instruction ».

La tâche est envoyée au GDV ; elle est visible dans l’onglet « Notifications » sous Tâches.

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3.6 Résumé

Comment créer un DA ?

Cliquez sur le bouton « Autorisation » dans l’onglet « Dossiers » du chantier et cochez la case du GDV compétent.

Comment envoyer le dossier au gestionnaire ? Changez le statut du DA en « Pour instruction »

Demander l’avis aux autres organisations participantes d’un CCC Changez le statut du dossier d’autorisation en « Pour validation »

Où trouver la tâche « Pour validation ?

Dans la smart liste « (S)01.Appels/Tâches/Validations Dans le DA, onglet « Notifications » section « Validations ».

Dans la smart liste « (S)02.Toutes Notifications »

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4. Traitement du DA par le gestionnaire

Une fois le dossier transféré au GDV par la demande d’instruction, ce dernier en a le contrôle.

Les étapes présentées ci-dessous sont donc destinées aux GDV qui doivent traiter le DA.

4.1 Accuser la réception du DA 4.1.1 Processus

Le GDV se connecte avec le profil « Admin Org » ou « Autorisation ».

La demande d’instruction du DA se trouve dans les smart listes : (S)01.Appels/Tâches/Validations

(S)30.GDV DA en cours (S)02.Toutes Notifications

Faites ctrl + clic sur le lien « DA-Envoi pour instruction ». Trois actions sont possibles :

o Accuser réception du dossier. Cliquez sur ce bouton lorsque vous estimez que le dossier d’autorisation est complet et que vous acceptez d’être le gestionnaire compétent. Le statut du dossier d’autorisation passe automatiquement en « Pour décision » et une notification dénommée « DA-en attente de décision » est envoyée vers le GCC. Ces notifications sont disponibles dans l’onglet « Notifications » du DA.

o Demande d’info complémentaire. Cliquez sur ce bouton si vous estimez que le dossier d’autorisation est incomplet en y spécifiant les pièces manquantes dans le champ commentaire. Le statut du dossier passe automatiquement en « Demande complémentaire »

o Transférer. Cliquez sur ce bouton pour transférer le dossier vers un autre GDV si vous vous estimez ne pas être le gestionnaire compétent

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Page 23 sur 58 Il faut répondre dans les 7 jours à la tâche « DA-Envoi pour instruction ». Passé ce délai, le DA

passe automatiquement en « Pour décision ». Cependant, il est toujours possible de transférer le dossier à un autre gestionnaire même si le délai est dépassé.

Vous pouvez revenir à tout moment dans le dossier et dans le chantier via les liens ou en ouvrant le chantier et le dossier dans de nouveaux onglets en utilisant ctrl + clic.

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4.2 Compléter les informations et les personnes de contacts

Il est vivement conseillé de remplir les informations qui vous sont demandées après avoir accusé la réception du dossier.

4.2.1 Processus

Dans le DA pour lequel vous êtes le GDV compétent, onglet « Aperçu », faites défiler la page jusqu’en bas et remplissez les informations : la référence interne du dossier pour le gestionnaire et éventuellement des commentaires sur l’exécution.

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Page 25 sur 58 Renseignez une personne de contact dans l’onglet « Contacts » du DA dans la section

« Gestionnaire de voirie ».

Faites défiler la page vers le bas, cliquez dans le champ Utilisateur et choisissez une personne dans la liste. Les informations se remplissent automatiquement.

4.3 La demande complémentaire.

Lors de la demande d’instruction de l’autorisation, si vous constatez qu’il manque des informations, vous pouvez faire une demande complémentaire. La demande d’instruction se trouve dans les smart listes (S)01.Appels/Tâches/Validations, (S)30.GDV DA en cours et (S)02.Toutes Notifications

Faites ctrl + clic sur le lien « DA-Envoi pour instruction ».

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4.3.1 Processus

Dans le nouvel onglet, cliquez sur « Accusé de réception ».

Le dossier d’autorisation s’ouvre et le statut change de « pour instruction » à « pour décision ».

Faites ctrl + clic sur le lien du chantier.

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Page 27 sur 58 Après avoir consulté les informations sur le chantier, s’il manque un élément dont vous avez besoin pour prendre votre décision sur l’autorisation, cliquez sur le bouton « Changer Statut » et choisissez « Demande complémentaire » dans la liste déroulante.

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Page 28 sur 58 Le statut du dossier passe à « Demande complémentaire ». Tapez votre demande dans le champ « Motif de demande complémentaire ».

Le GCC reçoit automatiquement une notification « DA-Demandes complémentaires » dans sa liste (S)02.Toutes Notifications.

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Page 29 sur 58 Le GCC répond à la demande complémentaire (en annexant le plan par exemple) et clique sur le bouton « Renvoi GDV » pour que le GDV puisse de nouveau prendre contrôle du dossier.

Le statut du dossier passe de « Demande complémentaire » à « Pour décision ».

Le GDV reçoit une notification dans sa liste (S)02.Toutes Notifications et peut continuer la procédure d’autorisation.

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4.4 Demander l’avis des gestionnaires concernés

En tant que gestionnaire compétent, il est possible de demander l’avis des autres gestionnaires concernés sur le dossier d’autorisation en attente de décision.

Le GDV se connecte avec le rôle « Admin Org » ou « Autorisation ». Rendez-vous dans le dossier d’autorisation pour lequel vous voulez demander l’avis des autres gestionnaires concernés. Le DA doit avoir le statut « Pour décision ».

Cliquez sur le bouton « Changer Statut » et sélectionnez le statut « Demande d’avis ». Le statut du dossier d’autorisation est maintenant en « Demande d’avis ».

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Page 31 sur 58 Dans l’onglet « Notifications », une tâche est automatiquement envoyée à chaque gestionnaire concerné. Il est possible qu’un gestionnaire refuse d’autoriser l’exécution du chantier. Le gestionnaire compétent doit alors organiser une réunion via une tâche automatiquement reçu après le rejet d’un des gestionnaires.

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4.5 Résumé

Comment le GDV doit-il traiter un DA ? - Accusé la réception du DA ou transférer le dossier

- Compléter les informations relatives au gestionnaire compétent dans le DA - Si nécessaire, faire une demande d’informations complémentaires

- Si nécessaire, demander l’avis des gestionnaires concernés Comment accuser la réception d’un DA ?

Quand le GCC envoie son DA au GDV compétent, le dossier a le statut « Pour instruction » et une tâche « DA : Envoi pour instruction » est envoyée au GDV. Ce dernier a alors le choix entre :

- Accusé la réception du dossier

- Faire des demandes complémentaires

- Transférer le DA car il estime ne pas être le gestionnaire compétant Comment effectuer une demande complémentaire ?

Dans l’onglet « Aperçu » du DA, remplir le champ « Motif de la demande complémentaire » puis changer le statut vers « Demande complémentaire ».

Comment demander l’avis aux autres gestionnaires concernés ?

Changer le statut du DA vers « Demande d’avis ». Une tâche « DA : Demande d’avis » est alors envoyée aux GDV concernés.

Quelles sont les smart listes utiles ?

(S)01.Appels/Tâches/Validations : DA-Envoi pour instruction pour accuser la réception du dossier et DA-Demande d’avis pour les GDV concernés

(S)02.Toutes notifications : DA-En attente de décision pour signaler que le GDV a accusé réception de la demande et DA-Demandes complémentaires pour signaler que le GDV a fait une demande complémentaire.

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5. La réunion du DA

5.1 Créer une réunion

Un ou plusieurs gestionnaire(s) concerné(s) rejette(nt) la tâche « demande d’avis ».

Le statut du DA passe alors en « pour réunion ».

Une tâche « DA-Créer Réunion Gestionnaire » est automatiquement envoyée au gestionnaire compétent.

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5.1.1 Création manuelle 5.1.1.1 Processus

Allez dans le dossier d’autorisation pour lequel vous voulez organiser une réunion. Dans l’onglet « Réunions » du DA, cliquez sur le bouton « Créer Réunion ».

Le DA doit avoir le statut « Pour décision ».

Figure 33 : Onglet « Réunion » du dossier d’autorisation

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5.1.2 Création automatique 5.1.2.1 Processus

Faites ctrl + clic sur le lien « DA-Créer Réunion Gestionnaire » dans la liste (S)01.Appels/

Tâches/Validations.

Pour créer une réunion gestionnaire, cliquez sur « Approuver ».

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Page 36 sur 58 L’Aperçu de la réunion d’autorisation a le statut « Pas commencé ».

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5.2 Préparer et envoyer une convocation à la réunion 5.2.1 Processus

Entrez les informations relatives à la réunion dans la section « Préparation de la réunion » dans l’onglet « Aperçu » de la Réunion DA : date, heure, lieu et l’ordre du jour. Ces informations sont obligatoires pour pouvoir envoyer l’invitation.

Cliquez sur « Envoyer invitation » pour inviter les GDV concernés.

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Page 38 sur 58 Une fenêtre s’ouvre avec deux listes déroulantes. La liste déroulante « GDV concernés » reprend automatiquement les gestionnaires concernés par le chantier. Si vous ne souhaitez pas les inviter, il suffit de les décocher dans la liste.

Il est également possible d’ajouter des organisations non concernées avec la liste déroulante

« organisations supplémentaires » en cochant les cases.

Sélectionnez les organisations auxquels vous voulez envoyer une invitation à participer à la réunion d’autorisation et cliquez sur le bouton « Exécuter ».

Une notification de l’invitation à la réunion « DA-Réunion Gestionnaires » est disponible dans l’onglet « Notifications » de la Réunion d’autorisation ainsi que dans la smart liste (S)02.Toutes Notifications.

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5.3 Rédiger et envoyer le PV de la réunion 5.3.1 Processus

Allez dans l’onglet PV de la Réunion d’autorisation.

Remplissez les différents champs demandés et cliquez sur le bouton « Envoyer PV ».

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Page 40 sur 58 Comme pour la réunion, deux listes sont disponibles : une avec les GDV concernés et une avec les organisations supplémentaires.

Choisissez les participants à qui vous voulez envoyer le PV et cliquez sur le bouton « Exécuter ».

Une notification « DA-PV réunion » indiquant que le PV a été envoyé est disponible dans l’onglet « Notifications » de la Réunion d’autorisation et dans la liste (S)02.Toutes Notifications.

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5.4 Résumé

La « Réunion d’autorisation » est organisée entre les gestionnaires concernés par le chantier.

Elle est créée par le GDV compétent. Une fois la réunion créée celui-ci a un délai de 15 jours pour réunir les gestionnaires concernés et envoyer le PV.

Le GCC peut y être invité.

Comment créer une réunion ? Manuellement dans l’onglet « Réunions » du DA

Automatiquement par la tâche « DA-Créer Réunion gestionnaire » La tâche est envoyée au GDV compétent si un gestionnaire concerné rejette la tâche « DA- demande d’avis ».

Cette tâche est disponible via la smart liste « (S)01.Appels/Tâches/Validations Comment convoquer les participants et envoyer le PV ?

L’envoi de la convocation de la réunion aux participants se fait via l’onglet « Aperçu » de la Réunion d’autorisation. Les convocations sont disponibles dans l’onglet « Notifications » et

dans la smart liste (S)02.Toutes Notifications

1. La tâche « DA-Créer Réunion Gestionnaires » est disponible dans la smart liste « (S)01.

Appels/Tâches/Validations

2. Les notifications de la « Réunion Gestionnaires » et de l’envoi du PV de la réunion « DA-PV réunion » sont disponibles dans la smart liste « (S)02.Toutes Notifications ».

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6. Répondre à une demande d’informations complémentaires

Le gestionnaire compétent peut demander des informations complémentaires au GCC. Une notification est envoyée au demandeur de l’autorisation pour l’avertir qu’il a reçu une demande d’informations complémentaires.

6.1 Processus

Dans la smart liste « (S)02.Toutes notifications » faites crtl + clic sur le lien « DA-Demandes complémentaires » pour ouvrir la notification et puis cliquez sur le lien du DA.

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Page 43 sur 58 Dans l’onglet « Aperçu » du DA, se trouve le motif de la demande complémentaire.

La réponse à la demande doit être complétée en-dessous.

Cliquez sur le bouton « Renvoi GDV » : le statut du DA revient alors au statut précédent.

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6.2 Résumé

La demande d’informations complémentaires est envoyée par le GDV compétent au GCC.

Comment accéder à la demande d’informations complémentaires ? Par la notification « DA-Demandes complémentaires ». Le motif de la demande

complémentaire est situé dans l’onglet « Aperçu » du DA.

Comment répondre à la demande d’informations complémentaires ?

Remplir le champ « réponse sur la demande complémentaire » dans l’onglet « Aperçu » du DA. Cliquez ensuite sur le bouton « Renvoi GDV ».

Les notifications « DA-Demandes complémentaires » et « DA-Renvoi des demandes » sont disponibles dans la smart liste « (S)02.Toutes Notifications ».

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7. Répondre à la demande d’avis

Ce chapitre est destiné aux GDV concernés qui reçoivent une demande d’avis du GDV compétent sur une autorisation d’exécution de chantier.

7.1 Processus

Allez dans la smart liste « (S)01.Appels/Tâches/Validations et faites ctrl + clic sur le lien « DA- demande d’avis » avec le statut « En cours ».

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Page 46 sur 58 Le système ouvre l’aperçu de la tâche DA-Demande d’avis. Vous pouvez consulter le chantier et le DA via les liens en haut de la fenêtre.

Cliquez sur le bouton « Approuver » ou « Rejeter » pour répondre à la tâche. Dans le cas où la réponse est « Rejeter », le GDV compétent se voit dans l’obligatoire d’organiser une réunion.

La demande d’avis est envoyée par le GDV compétent aux GDV concernés Qui reçoit la tâche « demande d’avis » ?

La tâche « DA-Demande d’avis » est envoyée aux gestionnaires concernés.

Comment répondre à la tâche « demande d’avis » ?

Cliquez sur le bouton « Approuver » ou « Rejeter » dans la tâche. Dans le cas où la réponse est « Rejeter », une tâche « DA-Créer Réunion Gestionnaire » est envoyée au GDV compétent

pour qu’il crée une réunion.

Quelle est la smart liste utile ?

La tâche « DA-Demande d’avis » est disponible dans (S)01.Appels/Tâches/Validations et la (S)02.Toutes Notifications.

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8. La décision

La décision d’autoriser ou de refuser l’exécution d’un chantier est indiquée par le GDV compétent.

8.1 Indiquer la décision 8.1.1 Processus

Les demandes d’autorisation pour lesquelles vous êtes le GDV compétent se trouvent dans la liste (S)30.GDV-DA en cours. Faites ctrl + clic sur le lien du DA avec le statut « Pour décision » ou « Pour réunion ».

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Page 48 sur 58 Cliquez sur le bouton « Changer Statut » et dans la liste déroulante sélectionnez votre décision sur l’autorisation du chantier. Cliquez sur le bouton « Exécuter ».

Les statuts « Partiellement autorisé » et « Refusé » doivent être justifiés à la section « A fournir par le Gestionnaire Compétent » (faites défiler la fenêtre jusqu’en bas). Lorsque l’autorisation est refusée, la raison doit être choisie dans la liste déroulante.

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Page 49 sur 58 La raison pour laquelle un chantier n’a été autorisé que partiellement doit être expliquée dans un texte libre.

Trois sortes de notification peuvent être envoyées au GCC en fonction de la décision du GDV compétent :

o DA-Autorisation accordée

o DA-Autorisation partielle (l’autorisation est partiellement accordée sur une partie de la zone de chantier).

o DA-Autorisation refusée.

Ces notifications sont disponibles pour le GCC dans la smart liste « (S)02.Toutes Notifications ».

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Page 50 sur 58 Si le gestionnaire compétent n’indique pas sa décision avant la date limite de décision d’autorisation (correspondant à T14 dans l’onglet « Ligne du temps » du DA), le statut du DA

passe en « retard de décision ».

Une notification est envoyée au GCC pour l’avertir que le DA est en retard de décision. Le GCC doit alors envoyer un courrier de rappel au GDV compétent avant la date limite de

rappel (correspondant à T15 dans l’onglet « Ligne du temps » du DA).

Si, malgré le rappel, le gestionnaire n’indique pas sa décision après la date limite de décision d’autorisation (correspondant à T14’’ dans l’onglet « Ligne du temps » du DA), le statut du DA

passe automatiquement en « Refusé par défaut »

Un document « PhotoDA » reprenant l’ensemble des informations du chantier et des dossiers est automatiquement créé lorsque le GDV rend sa décision. Ce fichier est disponible dans

l’onglet « pièces jointes » du chantier et des dossiers.

Le document n’est pas créé si le statut du DA passe en « Refusé par défaut ».

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8.2 Résumé

Les DA avec le statut « Pour décision » ou « Pour réunion » sont en attente d’une décision par le GDV compétent.

Qui peut prendre une décision ?

Seul le GDV compétent peut prendre la décision.

Si le GDV compétent ne donne pas de réponse, le statut du DA passe automatiquement en

« refusé par défaut ».

Les notifications de décision (en attente, accordée, partielle, refusée) sont disponibles dans la smart liste « (S)02.Toutes Notifications ».

Information importante

Lors de la décision du DA, un document en format pdf reprenant l’ensemble des informations du chantier et des dossiers est automatiquement sauvegardé. Il est disponible dans l’onglet

« Pièces jointes ».

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9. La demande de prolongation

Le chantier doit être exécuté dans les 12 mois qui suivent la date de la décision de l’autorisation (ou l’autorisation partielle) du DA. Passé ce délai, l’autorisation expire.

Dans l’onglet « ligne du temps » du DA, dans la section « La Décision », la date limite de péremption est disponible en T18.

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9.1 Traiter une demande de prolongation

Une fois la date limite de « Demande de prolongation » (correspondant à T16’ dans l’onglet

« Ligne du temps » du DA) dépassée, une tâche est automatiquement envoyée au GCC pour pouvoir envoyer une demande de prolongation au GDV compétent. Le GCC a 45 jours pour envoyer cette demande.

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9.1.1 Processus

Le GCC se connecte avec le rôle « Admin Org » ou « Autorisation ». Faites ctrl + clic sur la tâche

« DA-Fin d’autorisation » dans votre smart liste « (S)01.Appels/Tâches/Validations ».

Cliquez sur le bouton « Approuver » ou « Rejeter » pour confirmer votre décision

En cliquant sur le bouton « Approuver », une demande de prolongation d’autorisation est envoyée au GDV compétant. Cependant, le bouton « Rejeter » n’exécute aucune action. La validation de l’autorisation prend fin lorsque la date dépasse la date limite de péremption (correspondant à T18 dans l’onglet « Ligne du temps » du DA)

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9.2 Répondre à la demande de prolongation

Alors que le GCC fait une demande de prolongation, le GDV compétent reçoit automatiquement une tâche « DA-demande de prolongation » pour accorder ou refuser cette prolongation.

9.2.1 Processus

Le GDV se connecte avec le rôle « Admin Org » ou « Autorisation ». Faites ctrl + clic sur la tâche

« DA-Demande de prolongation » dans votre smart liste « (S)01.Appels/Tâches/Validations ».

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Page 56 sur 58 Cliquez sur le bouton « Approuver » ou « Rejeter ».

Le bouton « Approuver » permet de prolonger l’autorisation de 6 mois alors que le bouton

« Rejeter » refuse la demande de prolongation.

Une notification « DA-Autorisation prolongée » est envoyée au GCC si le GDV compétent a approuvé la demande de prolongation.

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9.3 Résumé

Comment envoyer une demande de prolongation au gestionnaire compétent ? Cliquez sur le bouton « Approuver » dans la tâche « DA-Fin d’autorisation ».

Comment répondre à la tâche envoyée par le GCC ? Cliquez sur le bouton « Approuver » ou « Refuser » dans la tâche

« DA-Demande de prolongation ».

La tâche « DA-Fin d’autorisation » » est disponible dans la smart liste

« (S)01.Appels/Tâches/Validations ».

La tâche « DA-Demande de prolongation » est disponible dans la smart liste

« (S)01.Appels/Tâches/Validations ».

La notification « DA-Autorisation prolongée » est disponible dans la smart liste

« (S)02.Toutes Notifications »

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10. Le recours

Le GCC peut introduire un recours dans les 30 jours qui suivent la décision d’autorisation pour contester la décision du GDV. Pour ce faire, il doit envoyer une lettre recommandée à la Commission à l’adresse suivante :

Service Public de Wallonie Direction des droits des usagers

Direction Générale Opérationnelle des Routes et des Bâtiments Département de la Stratégie routière

Boulevard du Nord 8 5000 Namur

Les recours sur la plate-forme seront traités par le Comité Technique.