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EN MILIEU INDUSTRIEL
L’essentiel pour atteindre un pilotage
de projet performant
EDITO
L’industrie 4.0 étant l’industrie du futur, on considère que la gestion de projet 4.0, c’est la gestion de demain. Des projets d’évolution des outils industriels sont me- nés actuellement dans toutes les entreprises mais celles-ci éprouvent souvent des difficultés à les mener à bien. Or les enjeux sont cruciaux. Quels sont-ils et quelles en sont les problématiques ?
Nous réalisons des missions de gestion de projets auprès des grands donneurs d’ordre. Mais nous sommes également sollicités par des PME/ETI qui bien souvent ne disposent pas de ces compétences en interne, car elles manquent souvent de ressources dédiées et d’outils adéquats. Nous mettons un point d’honneur à trouver les outils et méthodes adaptées, permettant à chaque industriel de mener à bien ses projets, en respectant ses moyens, son organisation et ses budgets.
Les projets industriels sont nombreux mais les dérives sont systématiques, notam- ment sur les plannings et les coûts. Souvent, les entreprises industrielles ne savent pas comment les corriger. Il ne faut pas oublier les clients qui sont de plus en plus exigeants : le projet doit être réalisé le plus rapidement possible, en limitant au maximum les coûts, le nombre de ressources allouées et, bien sûr, en maintenant un niveau de qualité important.
Quand on accompagne par exemple une entreprise manufacturière qui souhaite faire évoluer son outil industriel comme ses lignes de production, on y retrouve une organisation pyramidale ou verticale qui ne possède pas de cellule de gestion ou un département de management dédié à la gestion de ces projets. Dans ces entreprises, on constate également la présence de chefs de projet, techniques, dédiés à un metier spécifique (mécanique, éléctricité,...) mais dont le rôle sera limité à leur expertise.
Or la gestion de projet est un métier à lui seul. C’est la raison pour laquelle les entreprises ont besoin de personnes formées qui vont leur apporter la technique et la méthodologie nécessaire au management des projets.
Martin Betz Expertise Gestion et Management de projets Industriels
1/Industrie 4.0 : quels enjeux pour les projets industriels ? ...p.4
2/Management de projets industriels :
pourquoi votre méthode ne fonctionne pas ? ... p.5
3/Les 4 clés du succès d’une gestion de projet industriel ... p.7
4/Les outils de la gestion de projet en milieu industriel ... p.9
SOMMAIRE
INDUSTRIE 4.0 : QUELS ENJEUX POUR LES PROJETS INDUSTRIELS ?
En matière de projet industriel, les problématiques rencontrées dans la gestion de projet traduisent un manque d’efficacité :
Le chef de projet utilise des outils contraignants et se heurte à un référentiel inexistant, ou s’il existe, ne per- met pas une gestion efficace des équipes,
Le chef de projet perd un temps précieux dans la rédaction manuelle des reportings, plutôt que de se concentrer sur le pilotage de projet et la résolution des problèmes quotidiens,
Les outils utilisés ne sont pas adaptés à la taille du projet et à son organisation. Ils ne permettent pas de dégager de la valeur ajoutée,
La communication des informations est tronquée ou inexistante,
L’organisation n’est pas ou est mal définie, le manque de clarté sur les objectifs et les rôles des acteurs du projet ne permettent pas une interaction efficace pour atteindre les objectifs communs de l’entreprise.
Récemment, nous avons accompagné une entreprise industrielle qui avait pour objectif de doubler sa capacité de production et de déménager dans des locaux plus grands. Nous avons mis en place une cellule projet, en réunissant et en coordonnant les différents acteurs dans l’entreprise pour constituer une équipe projet de type « task force », le tout supervisé par l’un de nos consultants, dédié au projet, et avec les outils adéquats.
Aujourd’hui, les entreprises sont contraintes de mener des projets industriels qui sont toujours plus gros et plus exigeants.
Sans avoir forcément à disposition les outils, l’organisation et les infrastructures nécessaires pour mener à bien ces projets.
Et dans ce cadre, la gestion de projet se heurte à toutes les mutations de l’industrie 4.0, en d’autres mots l’industrie du futur, qui produit plus vite, de façon plus efficace et qui s’adapte davantage aux besoins des clients. Ces besoins se traduisent notamment par une demande accrue de personnalisation des produits, et ce, dans divers domaines. Les mutations suivent les évolutions technologiques. Les entreprises qui veulent mener à bien leurs projets industriels, doivent donc trouver des solutions pour concilier ces contraintes organisationnelles, fonctionnelles et techniques.
MANAGEMENT DE PROJETS INDUSTRIELS : POURQUOI VOTRE MÉTHODE NE FONCTIONNE PAS ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre management de projets industriels peut échouer.
Ce dernier ne s’improvise pas et nécessite organisation, outils et méthodologies, qui, s’ils ne sont pas ou mal utilisés, peuvent mettre votre activité en péril.
Voici trois raisons pour lesquelles vos tentatives n’ont pas abouti.
Raison n°1 : vous n’avez pas de gestion de projet
Toutes les entreprises ne possèdent pas de cellule ou de responsable de gestion de projet. Lorsque c’est le cas, tout est à faire, il faut partir de zéro. Et chez Techteam, nous avons remarqué que l’on se heurte alors souvent à un problème organisationnel. Elles n’ont pas toutes les clés en main pour structurer une cellule de gestion de projet et l’intégrer de façon transverse dans une organisation projet, permettant à l’entreprise davantage de flexibilité et d’agilité.
Raison n°2 : vous n’avez pas (ou trop) d’outils en place
Le piege à eviter dans la gestion de projet est la mauvaise sélection des outils :
> trop lourds : ce sont des logiciels complexes que seuls des experts peuvent maîtriser. Résultat, soit l’usage qui en est fait est mauvais, soit seule une petite partie des acteurs du projet peut les utiliser,
> inadaptés pour le secteur d’activité,
> peu performants,
> pas assez automatisés ou spécialisés,
> pas collaboratifs.
L’exemple typique est l’utilisation récurrente d’Excel, les acteurs du projet gèrent un volume trop importants de documents, difficilement compréhensibles par les autres, et souvent non partagés ou non accessibles à l’équipe.
Aujourd’hui, dans le management et le suivi des projets, il existe différentes expertises qui sont généralement liées aux outils. Pour la planification, il va y avoir un planificateur, pour la gestion des coûts il y a le cost controller, pour la gestion documentaire, on a des doc controller, etc. Cela demande une vraie formation pour maîtriser ces outils, il n’y a pas de place pour l’improvisation.
Raison n°3 : vous n’avez pas (ou trop) de méthodologies
Les entreprises ne savent pas utiliser les bonnes méthodes de gestion de projet car :
Elles n’ont pas l’expertise des différentes méthodologies et ne savent pas laquelle appliquer.
Les personnes qui ont été nommées chefs de projet appliquent des techniques apprises au cours de leur expérience professionnelle car elles n’ont pas été formées pour. Elles ne connaissent donc pas les bonnes méthodes, qui évoluent, qui plus est. Il leur manque donc des clés essentielles pour mener un projet à bien.
En utilisant des méthodes de gestion de projet trop lourdes, ou inappropriées, le risque est que le chef de projet, qui est décisionnaire, ne disposera pas de toutes les informations pour ce faire. Aussi, ces méthodes de gestion de projet ne laisseront pas assez de place à l’inventivité et à la flexibilité. Enfin, elles amèneront le chef de projet à se consacrer davantage sur la manière de gérer le projet, que sur son objectif, au risque de passer à côté. L’entreprise peut alors prendre du retard, provoquer une insatisfaction client, mettre en péril sa compétitivité voire son activité.
Pour le management de projets industriels, de nombreux référentiels existent, de même que de bons outils.
Il n’y a pas qu’une seule manière de gérer un projet, mais plusieurs, en fonction du type de projet, du secteur d’activité.
Se lancer dans la gestion de projet de façon improvisée peut être risqué pour une entreprise, il ne faut pas laisser perdurer la situation si elle venait à s’envenimer.
Il peut être intéressant de faire appel à des experts afin d’acquérir les méthodologies adéquates pour vos projets, et ainsi assurer qu’ils soient maîtrisés jusqu’à leur succès.
Discutons de vos projets ensemble
1. Une gestion adaptée à la structure et à l’organisation
La première phase à Techteam pour vous permettre de réussir vos projets indus- triels consiste à identifier l’organisation de votre entreprise. Cela peut passer par exemple par un diagnostic, ou une étude de votre fonctionnement, le but étant d’identifier de manière organisationnelle la gestion de projet dans votre entreprise (qui fait quoi) et vous proposer ou confirmer une organisation adaptée. Mais en li- sant un simple organigramme, nous pouvons déjà voir comment fonctionne chez vous la gestion de projet.
2. Une méthodologie gestion de projet adaptée au projet
Dans l’idéal : ni trop lourde, ni trop légère... et évitez les fichiers Excel !
Il faut aller chercher les bonnes pratiques dans les différents référentiels qui existent.
Leur mise en place varie en fonction des secteurs d’activité et du type de projet et des objectifs à atteindre.
Dans une entreprise, le fait d’avoir un référentiel commun permet d’harmoniser les différentes méthodologies et les interfaces. Lorsque tous les chefs de projets utilisent le même logiciel, leur efficience est plus importante et cela permet à la direction d’avoir une visibilité claire sur l’avancement des projets. De même, si les référentiels sont toujours les mêmes, les acteurs du projet seront beaucoup plus efficaces que s’ils devaient s’adapter à des méthodes de gestion de projet multiples.
LES 4 CLÉS DU SUCCÈS D’UNE GESTION DE PROJET INDUSTRIEL
En matière de gestion de projet, la personnalisation de l’offre est pour nous essentielle.
Elle passe par la recherche des différents outils et méthodologies adaptés afin de se concentrer sur l’efficacité du projet. Voici quatre clés pour réussir votre projet industriel.
3. Des outils adaptés permettant de gagner en efficacité
Il s’agit de s’aider de la technologie pour obtenir une meilleure efficacité dans la gestion de projet. Cela passe par une connectivité des logiciels de gestion, comme par exemple une synchronisation d’un calendrier avec le logiciel. La connectivité a notamment deux avantages : du reporting en moins et des in- formations mises à jour en temps réel et impliquant l’ensemble des acteurs du projet. Les outils collaboratifs connectés permettent aussi de re-centraliser les informations vers le chef de projet.
Celui-ci peut alors anticiper et prendre des décisions plus rapidement.
N’oublions pas que l’industrie 4.0, c’est l’industrie connectée.
4. Une expertise basée sur l’humain
Chez Techteam, nous avons pour ambition d’offrir aux entreprises industrielles une méthode adaptée au cas par cas à leur organisation et à leur type de projet.
Au contact de nos clients, nous leur prodiguons des conseils, notre but étant de comprendre et de nous adapter à leurs besoins réels. Après quoi nous leur pro- posons les meilleures solutions :
• en allant chercher les meilleures bonnes pratiques dans les référentiels adéquats
• en leur proposant une expertise en gestion et management de projet, grâce à nos consultants qui sont des experts dans leur secteur d’activité. A noter que l’intervention d’un consultant permet d’avoir un œil neuf sur l’entreprise.
• en leur proposant des outils qui sont moins lourds que les outils habituellement utilisés dans la gestion de projet et qui apportent un côté collaboratif pour une meilleure communication de l’information.
La gestion de projets industriels, c’est aussi du bon sens et de la méthodologie.
Les clés pour réussir votre projet industriel tiennent dans un savant mélange d’organisation, d’outils et de méthodologies. Sans perdre de vue l’humain, au centre de nos préoccupations.
À RETENIR
LES OUTILS DE LA GESTION DE PROJET EN MILIEU INDUSTRIEL
L’importance des outils dans la gestion de projet en milieu industriel est essentielle.
Ils peuvent faire la différence à la condition d’être bien utilisés et surtout adaptés à votre structure et vos projets.
La gestion de projet comporte diverses thématiques et les outils sont donc différents en fonction de leur utilité.
Quelle est cette utilité et à quelle condition s’en servir ?
Les outils pour une gestion de projet efficace sont utiles à condition :
de ne pas être trop lourds, c’est-à-dire complexes, afin que tous les acteurs du projet puissent y avoir accès et sachent s’en servir
d’être adaptés à votre secteur d’activité et si possible d’être automatisés voire spécialisés pour gagner en temps et en efficacité.
d’être connectés et collaboratifs, afin de permettre un échange en temps réel des informations et de favoriser la prise de décision du chef de projet qui aura en sa possession toutes les informations pour ce faire.
Des fonctions variées
Les fonctions des outils de la gestion de projet sont multiples et peuvent être généralistes ou au contraire très spécifiques. Ils peuvent servir, entre autres, pour :
Le pilotage de projet
Les outils utilisés dans la gestion de projet pour le pilotage sont très nombreux.
Ils servent notamment à déterminer les deadlines, l’articulation entre les tâches ou encore au respect des plannings établis.
Le partage de l’information
La centralisation des données et le partage de l’information sont cruciaux pour la gestion de projet. L’utilisation d’outils dans le cloud vont mettre à disposition l’ensemble des éléments aux différents acteurs du projet.
La gestion du temps
Certains logiciels facilitent la gestion du temps et permettent de gagner en productivité.
Grâce à eux, il est possible de devenir plus efficace en étudiant la durée des tâches effectuées afin d’optimiser celles à venir.
LES OUTILS DU FUTUR CHEZ TECHTEAM
• des outils qui savent gérer des réunions en proposant un rapport quasiment automatique une fois que la réunion est terminée,
• des outils qui permettent de faire de la planification mais sans être un expert ou un planificateur. Ainsi, par exemple, les acteurs d’un projet issus des différents services de l’entreprise pourront mettre à jour leur avancement des tâches directement dans le logiciel.
Nous encourageons aussi la mise place de hubs (centres de partage
de fichiers), grâce auxquels on peut créer des thèmes, y inscrire des
idées ou encore identifier les risques, ce qui amène un nouveau mode
de pilotage des projets.
CONCLUSION
La gestion de projet en milieu industriel requiert des compétences précises.
Il est important de faire appel à des experts pour ne pas se tromper d’outils et mettre en place avec eux des équipes compétentes, qui sauront les utiliser.
A savoir aussi qu’il vaut mieux éviter de multiplier les outils et se concentrer sur ceux qui vous seront réellement utiles pour une gestion de projet efficace.
Chez Techteam, dans le cadre de la gestion de projet en milieu industriel, nous accompagnons nos clients sur l’utilisation des outils de la gestion de projet adaptés à leur activité.
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