Procédures
Procédures Réf Réf Oui Oui Non Non N/A N/A OBSERVATIONOBSERVATION
A - OBJECTIFS DE CONTROLE A - OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE
INTERNE
L’Analyse du système de contrôle interne L’Analyse du système de contrôle interne
de
de la la fonction ventes-clients fonction ventes-clients doitdoit
permettre de s’assurer que permettre de s’assurer que ::
-
- Les Les séparationséparations s de de fonctions fonctions sontsont suffisantes
suffisantes
Tous les produits expédiés ou services Tous les produits expédiés ou services rendus sont facturés et enregistrés sur rendus sont facturés et enregistrés sur la bonne période
la bonne période -
- Tous Tous les les avoirs avoirs à à émettre émettre sontsont
comptabilisés sur la borine période.
comptabilisés sur la borine période.
Toutes les ventes (retours) sont Toutes les ventes (retours) sont réelles.
réelles.
Les prix pratiqués (brut, remises, Les prix pratiqués (brut, remises,
ristournes…) sont dûment autori ristournes…) sont dûment autorisés.sés.
Les ventes enregistrées sont Les ventes enregistrées sont correctement évaluées.
correctement évaluées.
Tous les risques de pertes sur vente Tous les risques de pertes sur vente sont provisionnés.
sont provisionnés.
Toutes
Toutes les les ventes ventes (avoirs)(avoirs) enregistrées sont correctement enregistrées sont correctement imputées
imputées
Les créances sont recouvrées avec Les créances sont recouvrées avec célérité.
célérité.
B - SEPARATION DE
B - SEPARATION DE FONCTIONSFONCTIONS Apprécier la séparation de fonction en ce Apprécier la séparation de fonction en ce qui concerne :
qui concerne :
x
x xx Le traitement des commandes
Le traitement des commandes
-- L’examen de la solvabilité desL’examen de la solvabilité des
clients clients
-- L’expédition des marchandisesL’expédition des marchandises
-- La facturationLa facturation
-- Le rapprochement bon deLe rapprochement bon de livraison/factures
livraison/factures
-- La tenue de journal de ventesLa tenue de journal de ventes -- La vérification de l’éxaustivité deLa vérification de l’éxaustivité de
la comptabilisation des factures et la comptabilisation des factures et avoirs
avoirs
-- Le contrôle des expéditions nonLe contrôle des expéditions non facturées
facturées
-- La tenue de comptes clientsLa tenue de comptes clients -- La préparation de la balanceLa préparation de la balance
clients clients
-- La préparation de la balanceLa préparation de la balance clients par ancienneté de créances clients par ancienneté de créances
- Le rapprochement de la balance avec le compte collectif
- La centralisation des ventes - L’autorisation des tarifs
- L’autorisation des conditions de
paiements
- L’autorisation des avoirs
- La préparation des avoirs - L’enregistrement des titres de
paiements reçus au courrier - Les remises en banque - Le suivi des litiges.
C - APPROBATION DES
CONDITIONS GENERALES DE VENTE:
- Si les ventes sont faites sur tarif
ce tarif est-il régulièrement révisé par des personnes autorisées?
les mises à jour sont-elles formellement communiquées aux personnes chargées
d'établir les factures?
vérifie-t-on régulièrement que les prix pratiqués correspondent au dernier tarif en vigueur?
Si les factures sont éditées par ordinateur, le fichier permanent contenant les prix est-il
régulièrement contrôlé?
S'assure-t-on que toutes tes mises À jour sont correctement saisies?
L'accès au fichier prix est-il protégé
?
Si les ventes sont faites sur devis
chaque devis est-il approuvé par une personnes autorisée?
les éléments constitutifs des devis sont-ils clairement exposés?
les devis permettent-ils un
rapprochement périodique avec les coûts engagés?
Les conditions générales de rabais, ristournes, remises... sont-elles réglementés ?
Les délais de paiement accordés sont- ils également approuvés par des
personnes autorisées ?
Toute dérogation à ces règles peut-elle
être identifiée par le service de facturation ?
Est elle soumise à approbation ? Les conditions de vente aux sociétés du même groupe sont-elles les mêmes que pour les clients externes ?
Sinon l'impact des conditions particulières est-il saisi et régu- lièrement soumis à la direction ? Les commandes des clients sont-elles enregistrées sur des bons de
commande propres à l'entreprise permettant de suivre leur réalisation ultérieure ?
de donner tous les éléments nécessaires à l'expédition et à la facturation ? Les commandes sont elles revues et approuvées avant acceptation, en Ce qui concerne
la disponibilité des marchandises' 7
la solvabilité des clients (voir protection des actifs> ?
Si des commandes sont reçues oralement, font-elles l'objet d'une confirmation écrite ?
Les services commerciaux et de fabrication se concertent-ils pour planifier la production ?
D - EXPEDITIONS
Le service expédition reçoit-il un double de tous les bons de commande
?
Est-il possible d'expédier des
marchandises (ou rendre des services sans bon de commande autorisé ? Le service expédition prépare-t-il un bon d'expédition pour toute
marchandise expédiée ?
Pour les services' rendus, est-il établi un document équivalent ?
Si oui, Ces documents sont-ils pré numérotés ?
Si non, existe-t-il un registre chronologique des marchandises expédiées ou services rendus ? Les bons ct/ou le registre sont-ils communiqués au service facturation ? Est-il possible d'émettre ces
documents sans que les marchandises
soient expédiées ou les services rendus ?
E - FACTURATIONS
Leservice facturation s'assure-t-il qu'il reçoit tous les bons d'expédition (ou équivalent) émis (y compris pour les ventes de déchets, rebuts...) ?
Les factures sont-elles établies à partir des documents. d'expédition ?
Sinon existe-t-il un risque d'émettre des factures alors que les marchandises n'ont pas été livrées ou les services rendus ?
Les factures originales sont-elles suffisamment différentes des copies pour éviter des confusions ?
La facturation est-elle établie au jour de l'expédition ?
Existe-t-il un rapprochement régulier entre les documents d'expédition <ou de services
rendus) et les factures pour identifier les retards et leurs causes ?
Les retards sont-ils utilisés pour passer les écritures de régularisation en fin de période ?
Contrôle-t-on que toutes les lignes de bons d'expédition sont facturées ? La déduction des acomptes est-elle contrôlée ?
Les factures faisant l'objet de conditions de vente (prix, remises, échéances...) différentes des conditions normales sont-elles soumises à une approbation spécifique ?
Les calculs des factures (y compris la TVA> sont-ils vérifiés ? Les factures et avoirs sont-ils envoyés
directement aux clients par le service facturation ?
-. Si des factures pro forma sont émises, sont-elles suffisamment
différentes pour ne pas être confondues avec les autres ?
Contrôle-t-on leur remplacement ultérieur par des factures définitives ?
G - LITIGES
Les retours de marchandises sont-ils
saisis sur des bons de retour pré numérotés, dès réception ?
Les autres contestations des clients sont- elles saisies sur des bons de litige pré - numérotés ?
Tous ces bons sont-ils soumis à
approbation avant émission des avoirs ? Le service facturation s'assure-t-il
qu'il reçoit tous les bons émis quelle que soit leur origine ?
que tous les bons ont été soumis à approbation ?
- Les avoirs sont-ils établis
à partir de ces bons ?
avec les factures d'origine ?
Existe-t-il une procedure d’identifier les liiges n’ayant pas l’objet l'objet
d'un avoir ?
Si oui cette procédure est-elle utilisée pour provisionner les période ?
Les avoirs sont-ils autorisés avant expédition aux clients ?
Les liasses vierges d'avoirs sont-elles protégées, leur utilisation est-elle contrôlée ?
H - COMPTABILISATION
Les factures et avoirs sont-ils pré numérotés ?
Si oui, cette séquence est-elle utilisée pour vérifier qu'ils sont tous
comptabilisés ?
Existe-t-il un contrôle permettant de s'assurer que le total du journal des ventes est
égal au total des factures et avoirs émis dans la période ?
Les imputations au journal des ventes et aux comptes individuels clients sont- elles contrôlées ?
Vérifie-t-on que:
la même facture n'est pas enregistrée plusieurs fois?
le même avoir n'est pas enregistré plusieurs fois?
Les factures et avoirs sont-ils annulés après comptabilisation pour éviter les enregistrements multiples ?
Y a t il des risques d'erreur de centralisation au grand livre ?
Le mode de comptabilisation permet-il de distinguer
les ventes aux sociétés du même
groupe ?
les exportations ?
les ventes par catégories de clientèle ?
les ventes par catégories de produit ?
les ventes assorties de conditions particulières ?
Les expéditions «gratis» ou les garanties font-elles l'objet d'une facture pour ordre visée pour autorisation ? Les factures annulées sont-elles
conservées ?
I - JUSTIFICATION DES SOLDES
Une balance des comptes clients individuels est-elle établie
régulièrement ?
Cette balance est-elle rapprochée avec le compte collectif ?
Les écarts éventuels sont-ils analysés et corrigés immédiatement ?
Les corrections sont-elle approuvées par un responsable ?
Les soldes des comptes individuels sont ils lettrés et justifiés
régulièrement ?
Une attention particulière est-elle portée aux soldes créditeurs ? Des relevés de comptes sont-ils envoyés régulièrement aux clients ? La TVA sur vente comptabilisée et le chiffre d'affaires sont-ils rapprochés régulièrement des déclarations ?
J - PROTECTION DES ACTIFS
Existe-t-il une procédure permettant de fixer des limites maximales de crédit par client ?
Ces limites sont-elles revues régulièrement ?
Si oui, les en-cours clients (factures non réglées, effets à recevoir y compris ceux qui sont escomptés, commandes en cours de livraison) sont-ils suivis et contrôlés avant acceptation des
commandes ?
Le service chargé de l'acceptation des commandes est-il régulièrement informé des incidents de paiement ? Une balance par ancienneté de créance
est-elle établie régulièrement ?
Si oui est-elle préparée en fonction des dates d'échéances (surtout Si les délais de paiement sont différents par client) ? Si les délais de paiement sont différents par client) ?
Cette balance est-elle régulièrement soumise ô un responsable ?
Cette balance sert-elle de base à une procédure de relance systématique ?
Cette procédure de relance est-elle suivie d'une remise régulière au contentieux des créances douteuses ?
Les opérations diverses sur les comptes clients (transferts de compte à compte, ex tourne de créances) sont elles approuvées par tin responsable ?
Garde-t-on la trace des créances annulés ? les factures et avoirs peuvent-ils être altérés sans autorisation d’un
responsable ?
les conditions de vente sont-elles clairement notifiées aux clients ? les ventes au personnel sont-elles contrôlées ?
Si les services (ou travaux) sont rendus sur une période étendue, procède-t-on à des demandes d'acomptes ?
K - PROVISIONS:
Les provisions pour clients douteux sont- elles :
calculées régulièrement sur l'année ?
établies selon des critères clairement définis et constants ?
Les critères sont-ils prudents et
indépendants des critères de déductibilité fiscale ?
Le mode de calcul permet-il de dissocier les provisions déductibles fiscalement de celles
qui ne le sont pas ?
