Expertise en solution de gestion et rédaction de cahier des charges
Sommaire exécutif
1. Présentation de la société
1.1. Introduction
1.2. Fiche d’identité de l’entreprise
1.3. Présentation de la gamme proposée par XXXXXXXX 1.4. Contexte du projet / objectif d’affaires de l’entreprise 1.5. Positionnement du projet dans le contexte de l’entreprise
2. Le système d’information existant
2.1. Les progiciels en place 2.2. Le matériel
3. Les besoins
3.1. Objectifs à atteindre / problématiques rencontrées 3.2. Les processus devant être soutenus
4. La solution attendue
4.1. Gestion matières premières 4.2. Gestion fabrication
4.3. Gestion des produits semi-finis et finis 4.4. Qualité
4.5. Gestion commerciale
4.6. Gestion comptable et financière 4.7. Le CRM
5. Les exigences devant être respectées
5.1. Les contraintes du projet / interfaçage
5.2. Planning du projet / Les étapes d’implantations 5.3. Les règles de soumission
P4 P5
P8
P9
P11
P14
6. Attendus à la réponse à consultation
6.1. Description du produit 6.2. Mise en place de l’ERP 6.3. Estimatif du suivi
6.4. Planification des étapes clés
7. Annexes
7.1. Organigramme
7.2. Ordre de fabrication 7.3. Fiches de fabrication
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P18
L’entreprise XXXXXXXX est une société établie depuis trente ans dans le secteur agroalimentaire. Elle com- mercialise des produits culinaires de haute qualité destinés aussi bien à la GMS qu’aux magasins spécialisés.
L’entreprise familiale a été reprise par son héritière et son mari XXXXXXXXXX. Cette reprise est une opportu- nité pour prendre un nouvel élan. XXXXXXXXXX se sont fixés des objectifs ambitieux : d’ici à 4 ans, l’entreprise devra avoir triplé voire quadruplé son chiffre d’affaires.
Pour atteindre ce résultat, il a été décidé de développer les activités de la société sur plusieurs axes : Lancer une gamme Bio
•
Développer sa gamme de produits en largeur et en profondeur
•
Déployer la gamme RHF
•
Investir dans des packagings innovants
•
Passer sur la norme International Food Standard (IFS)
•
Pour soutenir cette stratégie de développement, l’entreprise doit se doter d’un outil de gestion intégré lui permettant d’atteindre ses objectifs de productivité et de rentabilité.
Parmi les principales attentes concernant cette future solution, on peut citer 4 principaux points : La gestion des stocks matière première, semi finis et finis
•
La traçabilité des composants en temps réel
•
La mise en place d’un CRM
•
Mise en place d’une GPAO (Planification et gestion des Ordres de Fabrication)
•
La direction souhaite que cette solution soit opérationnelle à partir du second trimestre 2011.
Sommaire exécutif
XXXXXXXX est une société familiale créée en 1979. Né de la culture malgache et réunionnaise et de la plus haute tradition culinaire française, notre savoir-faire est réputé dans les plus grandes épiceries fines.
Nous fabriquons des produits authentiques, sans aucun additif (sans colorant, sans conservateur, sans agent de texture, sans acidifiant) ; ce qui leur confère caractère et finesse de goût.
XXXXXXXX c’est : 9 personnes
•
Chiffre d’affaires : 1,1 M€
•
33 produits déclinés en différents contenants et étiquetages
•
Clients: Épiceries fines, RHF, GMS, Industries, MDD en France essentiellement
•
Export dans 5 pays
•
HACCP depuis 1992
•
Laboratoire qualité, R&D, Échantillothèque, Traçabilité amont et aval
•
2 Salles de fabrication aux normes, chambre froide
•
Audits réguliers de nos clients
•
Unité de fabrication aux normes et dotée d’un système de qualité rigoureux, assurant la sécurité ali-
•
mentaire
1400 m2 de bâtiments (bureaux, ateliers et stockage)
•
1. Présentation de la société
1.1. Introduction
Société Nom XXXXXXXX
Adresse N° XX
Rue XXXXXXXX XXXXXXXX
Code postal XXXXX
Ville XXXXXXXX
Site web http://www.XXXXXXXX.com
Contact Téléphone XX XX XX XX XX
Fax XX XX XX XX XX
E mail XXXXXXXXX@XXXXX.com
Activité SARL au capital de 22867,35 €
Siret XXXXXXXXXXXXXXXX
APE 1084Z
Détail Fabrication de condiments et assaisonnements
1.2. Fiche d’identité de l’entreprise
Nos produits sont : Authentiques.
•
Sans aucun additif (ni colorant, ni conservateur, ni agent de texture, ni acidifiant).
•
Issus de la culture des îles Mascareignes (Madagascar, la Réunion) et de la tradition française.
•
A consommer avant une Date Limite d’utilisation Optimale DLUO de 2 à 3 ans.
•
Déclinés sous deux gammes : la gamme dite “Classique” dans laquelle vous retrouverez plus de références
•
et une gamme dite “Épicerie fine”, uniquement destinée à nos clients professionnels hors GMS (Grande surface alimentaire).
Notre gamme comprend:
Les condiments et aides culinaires: Pour éveiller les sens et faciliter l’utilisation des épices.
•
Les sauces: Prêtes à l’emploi pour préparer de succulents plats.
•
Les Légumes cuisinés: Légumes d’accompagnement prêts à l’emploi.
•
L’épicerie fine: Produits gastronomiques pour assiettes festives : harmonie, délicatesse et originalité ga-
•
ranties. Confits et chutneys pour foie gras, assiettes festives et fromages.
Les petites tartines: Leur texture crémeuse réveille les papilles à l’apéritif ou en entrée.
•
Les coffrets: Prêts à offrir. 4 pots de 90g et des idées recettes au dos de la cartonnette.
•
Vous êtes invités à dîner ? pour changer, offrez un coffret !
1.3. Présentation de la gamme proposée par XXXXXXXX
XXXXXXXX : Une reprise familiale dynamique…
XXXXXXXX est une société familiale fondée il y a trente ans par XXXXXXXX et aujourd’hui gérée par leur fille et son mari, XXXXXXXX.
XXXXXXXX assume la partie technique tandis que son épouse s’occupe de la partie commerciale et marketing.
Une stratégie de développement a été établie :
Tripler voire quadrupler le chiffre d’affaires d’ici à 4 ans
Pour soutenir cette stratégie l’entreprise prévoit de : Lancer une gamme Bio
• Développer sa gamme de produits en largeur et en profondeur
• Déployer la gamme RHF
• Investir dans des packagings innovants
• Passer sur la norme International Food Standard (IFS)
•
1.4. Contexte du projet / objectif d’affaires de l’entreprise
Aujourd’hui, le système d’information en place ne permettra pas de soutenir la stratégie qui a été fixée.
Parmi les points faibles, il est possible de lister : Utilisation importante d’Excel
• Beaucoup de ressaisies et de doubles vérifications (chronophage)
• Pas de statistiques commerciales disponibles dans Apisoft
• Pas de gestion de production (faite sur Excel)
• Pas de gestion de la traçabilité en temps réel
• Pas d’historique sur la relation client
• Pas d’accès à distance au système d’information
•
La reprise de l’entreprise est une opportunité pour changer les façons de travailler, et mettre en place un outil intégré qui devra soutenir la stratégie de développement évoquée plus haut.
1.5. Positionnement du projet dans le contexte de l’entreprise
Comptabilité Quadratus / Quadra Compta / 1 licence
•
Gestion commerciale Sage / Apisoft / 5 licences / maintenance : LSI Sud
•
Étiquetage Teklynx / Codesoft 7
•
2. Le système d’information existant
2.1. Les progiciels en place
Serveur RAM 500 Mo / Mémoire 20 Go / Windows Server 2003
•
PC Sous Windows XP et 7
•
Switch Ovislink
•
Routeur Netgear
•
Vitesse réseau 100 Mbps
•
Imprimante étiquettes TEC Printers / B-SX4 /
•
Balance Precia Molen / x201-A
•
2.2. Le matériel
Principaux points que la solution ERP doit améliorer : Gestion des stocks matière première, semi-finis et finis
•
Traçabilité de chaque composant
•
Gestion relation client CRM
•
Planification de la fabrication
•
Édition des Ordres de Fabrication
•
Offrir des statistiques commerciales
•
Intégration de l’EDI
•
Interfaçage avec le site Internet (peu important)
•
3.1.1. Gestion des stocks matière première, semi-finis et finis Actuellement la gestion des stocks est gérée sur Excel.
La solution offerte devra prendre en compte la gestion des stocks selon plusieurs typologies de matières (BIO / Allergène / produit frais) et / ou d’étapes du produit (matières premières / produit semi-fini / produit fini).
3.1.2. Traçabilité de chaque composant
Aujourd’hui, la traçabilité est faite sur papier, si un client fait une réclamation ayant un lien avec la traçabilité des produits, cela va prendre 3 à 4 heures pour pouvoir remonter l’information.
La solution offerte devra gérer instantanément la traçabilité à partir du produit en permettant de connaître le lot du produit et savoir quelles ont été les matières premières utilisées pour faire ce produit. Un interfaçage devra être fait avec les balances Précia Molen.
3.1.3. Gestion relation client CRM
Aujourd’hui, la relation client est gérée sous Excel.
La solution offerte devra, entre autres, améliorer la préparation des entretiens, offrir un historique des offres commerciales, donner un accès distant pour connaître l’état des commandes et leurs compositions.
Par ailleurs, la solution devra également générer des statistiques sur l’efficacité de la force commerciale (Nbr de RDV, CA / magasin / client…). Possibilités de gérer les mailings en nombre pour transmettre aux clients les grilles tarifaires ou les informations concernant les nouveaux produits.
3.1.4. Planification de la fabrication
Aujourd’hui, la GPAO est gérée à partir d’un fichier Excel qui permet d’éditer les ordres de fabrication, Ce système atteint ses limites.
La solution devra permettre de gérer la production de façon plus sûre et flexible en respectant les contraintes métier de l’agroalimentaire.
3. Les besoins
3.1. Objectifs à atteindre / problématiques rencontrées
3.1.5. Édition des Ordres de Fabrication
Aujourd’hui, cette fonction est réalisée sous Excel. La nouvelle solution devra prendre en charge la créa- tion des Ordres de Fabrication. XXXXXXXX produit 30 recettes qui se subdivisent entre 3 à 4 contenants, l’ensemble comportant plusieurs ingrédients.
3.1.6. Offrir des statistiques commerciales
La solution en place (Apisoft), est limitée au niveau statistique. Il n’est possible de traiter les informations autrement qu’en faisant des exports Excel, ce qui entraîne des ressaisies et des temps de traitement longs.
3.1.7. Intégration de l’EDI
Actuellement, XXXXXXXX n’est pas relié en EDI avec ses clients et fournisseurs, ce qui entraîne une ressaisie des commandes.
La solution proposée devra intégrer la gestion de l’EDI.
3.1.8. Interfaçage avec le site Internet (peu important)
Aujourd’hui, toutes les commandes doivent être ressaisies dans la gestion commerciale, que ce soit pour les factures ou les bons de livraison.
Le site Internet de vente en ligne devra être interfacé avec le système d’information, afin d’éviter les res- saisies.
Schéma des processus
3.2. Les processus devant être soutenus
Schéma de vos processus
Base de données des fournisseurs
•
Base de données articles matières premières
•
Gestion du stock
•
Alerte lorsque stock mini
•
Planification des achats
•
Demande achat manuelle
•
Demande achat calculée
•
Demande de prix / commandes / bon de réception
•
Enregistrement entrée matière
•
Statistiques annuelles de matières premières achetées / consommées
•
Statistiques d’évolution des prix matières
•
4. La solution attendue
4.1. Gestion matières premières
Planification des fabrications (prenant en compte les périodes conventionnelles, allergènes, Bio et change-
•
ment de format) o Journalière o Hebdomadaire o Trimestrielle
Planification du plan de nettoyage
•
Gestion des temps de changement de production
•
o Changement de format o Procédure de nettoyage
Réalisation des ordres de fabrications (voir l’exemple en annexe)
•
Enregistrement et édition des fiches de fabrications (voir l’exemple en annexe)
•
Enregistrement des pesées de matières premières
•
Nomenclature arborescente
•
Gamme opératoire
•
Traçabilité des matières premières et des lots fabriqués
•
Gestion des incidents
•
Gestion de la maintenance
•
o Nomenclature des pièces de rechange o Planning des opérations de maintenance
4.2. Gestion fabrication
Base de données arborescentes des articles
•
Gestion des prix nets et de revient
•
Gestion par colis ou unité
•
Gestion des stocks
•
o Alerte lorsque stock mini
4.3. Gestion des produits semi-finis et finis
Gestion des lots, traçabilité, DLC/DLUO
•
Libération/blocage des lots
•
Gestion des plans de contrôle par typologie de produit
•
Collecter les informations de contrôle par numéro de lots
•
Historiser les résultats dans le système de traçabilité
•
Gestion des versions du plan de contrôle et d’un circuit d’approbation
•
Gestion de l’échantillothèque
•
Gestion des non-conformités / réclamations clients
•
o Enregistrer les non-conformités client, fournisseur et interne
o Qualifier la non-conformité (description, motif, lot concerné, BL concerné,…) o Suivre les actions préventives ou correctives et notifier les acteurs
o États et tableaux de bord.
4.4. Qualité
Base de données arborescente des clients
•
Gestion des tarifs
•
Gestion devis, commandes clients, bons de livraison, factures
•
Gestion EDI
•
Intégration des ventes du site Internet
•
Statistiques des ventes par produit, magasin, centrale, commercial
•
4.5. Gestion commerciale
Comptabilité générale
•
Comptabilité analytique et budgétaire
•
Télédéclarations (TVA, TDFC, DUCS, DADS-U)
•
Télépaiement
•
Gestion des immobilisations
•
Gestion trésorerie
•
Rapprochement bancaire
•
Gestion multi banques
•
Moyen de paiement
•
Suivi de l’activité et de la rentabilité
•
États comptables et fiscaux
•
Intégration automatique en comptabilité des commandes externes (Internet et EDI)
•
4.6. Gestion comptable et financière
Gestion des contacts clients multicritères (35 champs)
•
Gestion des contacts prospects multicritères
•
Gestion des échanges avec clients
•
Compte rendu de rendez-vous
•
Gestion des comptes rendus
•
Suivi des opérations commerciales
•
Outils de relance automatique (tâches et alertes commerciales ou générées par le chargé d’affaires)
•
Suivi des objectifs des commerciaux
•
Agendas partagés
•
Statistiques de vente et CA par magasin, entrepôt, enseigne, centrale ou par client
•
Statistiques de vente détaillées (données croisées par magasin dans une enseigne ou par produit sur une
•
enseigne, etc.)
Statistiques de vente par portefeuille
•
Outils d’alerte automatique des équipes (production et commerciale) pour toute commande différente
•
de la moyenne
Gestion des commandes clients
•
Édition automatique de tableaux récapitulatifs (par portefeuille avec CA des 3 dernières années, derniers
•
comptes rendus, ensemble des 35 champs) et date et montant des dernières commandes Édition automatique des fiches de tournée (fonction des nouveaux comptes rendus)
•
4.7. Le CRM
La solution devra prendre en charge :
Gestion des stocks matière première, semi-finis et finis
•
Traçabilité de chaque composant
•
Gestion relation client CRM
•
Planification de la fabrication
•
Édition des ordres de fabrication
•
Offrir des statistiques commerciales
•
Intégration de l’EDI
•
Interfaçage avec le site Internet (peu important)
•
Les principaux critères de sélection du soumissionnaire sont :
Adéquation du logiciel proposé aux besoins exprimés dans le cahier des charges;
•
Expériences pertinentes et réputation de la firme soumissionnaire;
•
Coût;
•
Support à l’implantation et au service après-vente.
•
La solution devra pouvoir être interfacée avec la balance Precia Mollen x201-A
5. Les exigences devant être respectées
5.1. Les contraintes du projet / interfaçage
Lancement de l’appel d’offre 15.02.2010
•
Présentation des solutions 15.03.2010
•
Constitution d’une short list 15.04.2010
•
2nde présentation des solutions retenues 15.05.2010
•
Choix d’une solution 15.06.2010
•
Lancement du projet 15.06.2010
•
Installation / Paramétrage de la solution 15.09.2010
•
Personnalisation / Reprise des données 01.12.2010
•
Formation / Mise en production de la solution 03.01.2011
•
5.2. Planning du projet / Les étapes d’implantations
Confidentialité :
Le contenu du présent cahier des charges est confidentiel. Toute société ou consultant qui reçoit ou dé- tient le présent cahier des charges s’engage à n’en dévoiler la teneur et le contenu que pour les besoins de l’élaboration éventuelle d’une offre de service.
Représentant du requérant :
Aux fins d’assurer une uniformité d’interprétation de cahier des charges et pour faciliter les échanges d’information, toute question relative au cahier des charges doit être adressée exclusivement à :
Monsieur XXXXXXXX XXXXXXXX
XX, XXXXXXXX XXXXXXXX XX XXX XXXXXXXX
Tél. : XX XX XX XX XX Fax.: XX XX XX XX XX
Représentant du soumissionnaire :
Dans le meilleur délai suivant la réception du présent cahier des charges, le soumissionnaire devra informer le requérant de son représentant. Toutes les communications subséquentes, relatives à la soumission, seront adressées à ce dernier.
Amendement de cahier des charges :
Ce cahier des charges a été préparé avec le meilleur soin possible. Par contre, si des amendements sont ap- portés à ce cahier, les soumissionnaires seront avisés, et du temps sera alloué pour effectuer les modifica- tions.
Propriété de l’offre de service :
L’offre de service présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété exclusive du requérant et ne seront pas retournés au soumissionnaire.
Durée de la validité de l’offre de service :
L’offre de service déposée doit demeurer valide pour une période de 90 jours de calendrier à compter de la date d’ouverture des offres de service.
Coût de préparation de l’offre de service :
Tous les coûts de préparation de l’offre de service sont à la charge exclusive du soumissionnaire.
Choix d’un soumissionnaire :
XXXXXXXX ne s’engage pas à retenir les services de quelque soumissionnaire que ce soit, ni même le plus bas.
5.3. Les règles de soumission
Contenu de l’offre de service :
Les offres de service devront contenir les informations demandées.
Renseignements sur le soumissionnaire : Nom et adresse du soumissionnaire;
•
Représentant du soumissionnaire;
•
Renseignements sur le soumissionnaire (chiffre d’affaires des trois dernières années, nombre d’années
•
en affaires, nombre d’employés par secteur d’activité, localisation des bureaux d’affaires;
Qualification de qualité (ISO) ou méthodologie de développement.
•
Références :
Le fournisseur joindra à son offre une liste de références d’installation de son logiciel, si possible dans des entreprises industrielles agroalimentaires ayant un mode de fonctionnement comparable.
Pour les références les plus pertinentes, le fournisseur mentionnera (avec son accord) les coordonnées d’une personne de contact. Le cas échéant et à la demande de XXXXXXXX, une visite pourra être organisée.
Tableau d’adéquation des fonctions (Intégrées en standard / Nécessite un développement spécifique /
•
Pas possible)
Présentation de l’interface
•
6. Attendus à la réponse à consultation
6.1. Description du produit
Budget imparti pour la mise en œuvre du projet (10 utilisateurs)
•
Tableau récapitulatif de la totalité des coûts qui doivent figurer dans la proposition.
•
o Matériel et infrastructure o Licences
o Ressources humaines (consulting, intégration, formation...) o Hébergement (éventuellement)
Type de contrat pratiqué (concession de droit d’usage, location...)
•
6.2. Mise en place de l’ERP
Budget imparti pour la totalité du suivi
•
Tableau récapitulatif de la totalité des coûts qui doivent figurer dans la proposition.
•
o Nouvelle version et renouvellement des licences o Hotline
o Ressources humaines (formation complémentaire, intervention technique...)
6.3. Estimatif du suivi
Date de livraison du produit et échéances intermédiaires
•
Les grandes phases du projet et leur articulation
•
o Développement et paramétrage o Préparation et réalisation de tests o Formation
o Migration des données o Production en réel Échéancier
•
6.4. Planification des étapes clés
Votre organigramme
7. Annexes
7.1. Organigramme
Exemples de recettes avec leurs différentes opérations (pour 500 colis) : 1. Mélange des épices
2. Broyage
3. Empotage
7.2. Ordre de fabrication
Votre organigramme
Exemple d’ordre de fabrication
Exemple d’ordre de fabrication
Exemple d’ordre de fabrication
7. Annexes
7.3. Fiches de fabrication
Exemple de fiche de fabrication
