Guide Pratique
Nettoyer ses espaces de stockage
Ce document a été élaboré sur la base du guide fourni par le CyberWorldCleanUp Day et contextualisé par la Cellule archives, la DSI et la DRANE.
1. Comprendre 2
Comprendre l’impact des fichiers 2
Quels fichiers peut-on supprimer ? 2
2. Passer à l’action 3
Checklist des actions à faire aujourd’hui 3
Mesurer son impact 4
Nettoyer ses fichiers : étape par étape 5
Prendre conscience et mesurer l’impact de son nettoyage 12
3. Aller plus loin 12
Pour aller plus loin avec Archifiltre 12
Quelques conseils de gestion de vos documents numériques 12
Sources, crédits, remerciement et licence d’utilisation de ce guide 13
1. Comprendre
Comprendre l’impact des fichiers
Tout ce qui est enregistré sur votre ordinateur consomme de la mémoire et de la puissance et peut donc le ralentir, en particulier si ces fichiers sont enregistrés sur votre bureau. Trier, ranger et supprimer permet à votre ordinateur de libérer de l’espace et donc aussi de gagner en performances.
Source
L’enjeu de la suppression des données sur son ordinateur est le prolongement de la durée de vie de votre appareil. Plus vous allez conserver de l’espace sur votre machine, moins elle ralentira et plus vous serez en capacité de faire les mises à jour de logiciels et de système d’exploitation requises à son bon fonctionnement. Alors que l’empreinte de la fabrication du matériel compte pour 78% de l’empreinte carbone (Source), il est fondamental de trouver des mécanismes pour prendre soin de ses équipements pour en allonger la durée de vie.
De la même façon, ce qui est enregistré sur le Cloud n’est pas immatériel : les données sont stockées dans des data centers, qui sont énergivores.
Des alternatives pour réduire l’impact écologique des data centers existent. Pour les systèmes de refroidissement, au lieu d’utiliser du gaz ou du charbon, il est possible d’utiliser des énergies renouvelables. Ou encore, il est possible de réutiliser la chaleur produite par les data centers pour chauffer des immeubles ou établissements publics.
Source
Quels fichiers peut-on supprimer ?
Ces informations vous sont données par la Cellule archives du Rectorat.
Les documents électroniques sont des archives au même titre que les documents papier.
Ils répondent à la même réglementation et aux mêmes procédures (durées d’utilité administrative, bordereaux d’élimination ou de transfert).
Cela ne veut pas dire pour autant qu’on ne peut rien supprimer de nos ordinateurs. Bien au contraire, la plupart des documents que nous produisons ou recevons ne sont pas considérés comme des archives.
On peut supprimer (sans autorisation) :
Doublons
Versions intermédiaires, versions non définitives
Documentation reçue
Documents de travail devenus inutiles
Documents identiques enregistrés sous plusieurs formats (conservez ceux dont vous avez besoin)
Documents ayant été imprimés pour signature manuscrite (c’est le document papier qui a alors valeur d’original)
2. Passer à l’action
Checklist des actions à faire aujourd’hui
Voici la liste des actions à effectuer aujourd’hui. Chaque étape est détaillée dans la suite de ce guide pour vous accompagner.
Si vous rencontrez des difficultés, contactez votre assistance bureautique à la DSI ou votre DSI de proximité, ils sont informés de cette opération et pourront vous aider ! Pour de l’aide spécifique au logiciel Archifiltre ou à la problématique des archives, contactez Maud Colleter au 7542.
❏ Mesurer son impact :noter le poids de vos espaces de stockage avant nettoyage (page 4)
❏ Nettoyer les fichiers temporaires (page 5)
❏ Nettoyer le dossier des téléchargements (page 5)
❏ Installer et apprendre à utiliser le logiciel Archifiltre (pages 5 à 8)
❏ Repérer et taguer les fichiers à supprimer (pages 9 à 11)
❏ Supprimer les fichiers tagués (pages 11)
❏ Mesurer son impact : noter le poids de vos espaces de stockage après nettoyage (page 11)
Regardez comment adopter de bonnes pratiques dans la gestion de vos espaces de stockage :
❏ Aller plus loin avec Archifiltre (page 12)
❏ Quelques conseils de gestion de vos documents numériques (page 12)
Mesurer son impact
Pour connaître l’impact du nettoyage de vos données, Sur les serveurs du rectorat S : ou sur U :
Il vous faudra relever la taille de stockage utilisée avant et après l’opération pour faire un comparatif.
Allez sur Services (S:) > Sélectionnez tous les dossiers > Faites un clic droit sur la sélection > En cliquant sur “Propriétés”, vous trouvez la taille de l’ensemble des fichiers. Notez bien cette donnée !
Sur le disque dur de votre ordinateur :
Pour relever la taille de stockage utilisée avant et après l’opération et pouvoir faire un comparatif, allez dans le menu “Démarrer” > “Paramètres” > “Système” > “Stockage”. Notez bien cette donnée !
Maintenant que vous connaissez le poids de vos fichiers, vous êtes prêts à passer à l’action !
Nettoyer ses fichiers : étape par étape
#1 Nettoyer les fichiers temporaires (local)
Avant de commencer les choses sérieuses et trier vos fichiers, un petit nettoyage s’impose.
En effet, sur la majorité des ordinateurs, un certain nombre de programmes utilisent et créent des données temporaires.
Ces données sont inhérentes aux logiciels et aux systèmes d’exploitation, vous n’avez aucun intérêt à les nettoyer manuellement.
Pour cela, allez dans le menu “Démarrer” > “Paramètres” > “Système” > “Stockage”, puis cliquez sur :
Laissez les catégories cochées par défaut : ‘Nettoyage de Windows Update’, ‘Miniatures’, ‘Fichiers Internet temporaires’, ‘Fichiers temporaires’ et ‘Cache de nuanceur DirectX’ puis cliquez sur le bouton
‘Supprimer les fichiers ‘.
#2 Nettoyer le dossier des téléchargements
Ce dossier contient souvent des doublons, de la documentation et des documents de travail qui ont une utilité temporaire. Ce n’est pas un espace de conservation de documents numériques. Il y a donc fort à parier que tous les fichiers contenus dans ce dossier seront à supprimer.
#3 Installer et apprendre à utiliser Archifiltre
Pour vous aider à repérer dans vos dossiers les fichiers qui existent en plusieurs exemplaires, les fichiers qui existent en versions intermédiaires et les fichiers très anciens potentiellement obsolètes ou inutiles, la Cellule archives vous conseille d’installer sur votre ordinateur le logiciel Archifiltre développé au sein d’une start-up d’Etat faisant partie de la Fabrique Numérique des Ministères Sociaux.
Si vous n’êtes pas familier du vocabulaire de la gestion de documents numériques, voici un lien vers le lexique spécifique à ce logiciel
Télécharger le logiciel à l’adresse : https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/
Il n’y a pas d’installation nécessaire, il suffit de double-cliquer sur le fichier téléchargé qui se trouve dans votre dossier des téléchargements.
Avec Archifiltre, vous pouvez :
obtenir pour les dossiers de votre choix, une visualisation graphique des fichiers volumineux, fichiers anciens, fichiers en doublons, sans perdre la logique l'arborescence,
taguer (marquer) les fichiers, aujourd’hui ceux « à éliminer »,
supprimer en masse tous les fichiers tagués "à éliminer",
enregistrer votre travail de nettoyage en cours pour le reprendre plus tard,
éditer un rapport d'audit archivable
Voici les étapes à suivre :
1. Ouvrir le logiciel Archifiltre qui se trouve dans votre dossier de téléchargements.
2. Charger un répertoire
Choisissez dans votre arborescence le répertoire que vous souhaitez trier. Pour un premier tri avec Archifiltre, choisissez un répertoire dont le contenu vous est familier.
Privilégiez un répertoire de haut niveau (proche de la racine) contenant lui-même des sous- répertoires. Votre tri sera
d’autant plus efficace.
Glissez-déposez votre répertoire dans la fenêtre.
Le chargement peut prendre de quelques secondes à quelques minutes en fonction de la taille du répertoire.
3. Visualiser le contenu du répertoire
Archifiltre propose une représentation graphique du contenu du répertoire que vous avez choisi de trier.
Chaque bloc correspond à un répertoire ou à un fichier dont les types sont repérables grâce à un code couleur :
La taille des blocs est proportionnelle à la place occupée sur l’espace de stockage. On peut ainsi repérer les éléments les plus volumineux qui seront à traiter en priorité.
Par défaut, ils sont présentés du plus volumineux au moins volumineux. On peut également les ranger chronologiquement ou alphabétiquement.
Il est à noter qu’aucune modification faite dans Archifiltre n’a d’impact réel sur les fichiers. On peut donc travailler sans crainte de faire une erreur.
4. Editer le rapport d’audit pour cibler les actions à mener en premier
Ce document, produit par Archifiltre, vous permet d’évaluer rapidement votre arborescence. Il présente :
Vous pourrez ainsi cibler les actions à mener en premier (c’est-à-dire celles qui vous feront gagner le plus de place en un minimum de temps).
Pour exporter le rapport d’audit : Cliquez sur (en haut à droite)
Répertoire Sous-répertoire Fichier
Sous-répertoire Fichier Fichier…
Cliquez sur
Pour ouvrir le rapport, cliquez sur ou rendez-vous à l’emplacement que vous avez défini et ouvrez le fichier word (nommé NomDuRepertoireAudité-audit_2022_mm_jj_hh_mn.docx).
5. Savoir comment marquer les fichiers à supprimer
Archifiltre permet de poser une « étiquette » (tag) sur les fichiers que vous repèrerez comme pouvant être éliminés.
Cela n’a pas d’impact réel sur le fichier.
Cliquez sur le bloc représentant le fichier/répertoire à éliminer. Sélectionnez l’onglet ENRICHISSEMENT et cliquez sur l’étiquette « à éliminer » (elle devient rouge).
Cliquez à nouveau sur l’étiquette si vous voulez la supprimer.
6. Savoir enregistrer son travail en cours
Il est possible de sauvegarder le travail fait sur Archifiltre pour le reprendre plus tard. On conserve ainsi les annotations et tags et le temps de chargement et de calcul d’empreintes est réduit à zéro.
Cliquez sur et choisissez un emplacement pour la sauvegarde.
Archifiltre utilise l’extension de fichier .json
Pour reprendre votre travail où vous l’avez laissé, il suffira de charger le fichier .json au lieu du répertoire complet.
Cliquez ici pour choisir l’emplacement d’enregistrement de votre rapport d’audit Cochez la case
#4 Repérer et taguer les fichiers à supprimer
L’objectif n’est pas ici de trier et réorganiser l’ensemble de vos données. Il s’agit simplement d’identifier les données à supprimer pour gagner un maximum de place en un minimum de temps.
Au sein du rectorat et des DSDEN, il existe des règles de conservation de documents, qui s’appuient notamment sur l’évaluation de la notion d’intérêt administratif ou historique du document, avant d’envisager sa suppression. La Cellule archives du rectorat peut vous aider à identifier les documents concernés par ces règles.
Aujourd’hui, vous allez vous concentrer sur les documents dont la suppression ne pose pas de question : les doublons, les versions intermédiaires de documents produits ou reçus, les documents de travail et la documentation inutiles.
1. Repérer les doublons
Choisissez l’onglet REDONDANCES :
Archifiltre fournit une liste des doublons (fichiers/répertoires ayant exactement le même contenu).
Dans cet exemple, les deux fichiers ont des noms très différents : DRH_MissionHandicap_2015_Organigramme.docx
SG_ProjetsAcademiques_2011-2012_Courrier.docx
Il faut ouvrir le fichier pour déterminer s’il s’agit d’un organigramme ou d’un courrier et supprimer celui qui a été mal identifié.
2. Repérer les fichiers anciens
Même si certains documents ont des durées de conservation très longues, les fichiers anciens ont plus de chances d’être obsolètes et de pouvoir être éliminés.
On trouve la liste des répertoires les plus anciens dans le rapport d’audit.
Sélectionnez le ou les exemplaires à éliminer Déployez la liste des fichiers en double
On peut également les repérer en sélectionnant un Classement et une Coloration par date (plus c’est foncé, plus c’est ancien).
Vous pourrez sans doute trouver dans ces fichiers anciens des documents devenus obsolètes ou inutiles.
Taguez-les comme fichiers « à supprimer ».
3. Repérer les documents en version intermédiaire
Au quotidien, il arrive souvent d’enregistrer plusieurs versions d’un même document : - Versions préparatoires, versions de travail préalable à la version définitive,
- Sauvegarde avant de faire des modifications importantes sur la structure ou le contenu d’un document.
Pour les repérer, on cherche un dossier avec plusieurs fichiers de même couleur et de même taille.
Les noms de fichiers peuvent aider à déterminer s’il s’agit de versions non définitives ou de sauvegardes.
Par exemple :
INVENTAIRE_20211014.xlsm dernière version
sauv_INVENTAIRE_20200703.xlsm sauvegarde d’une version antérieure TG_DEC_V1_20181004.docx première version
TG_DEC_V2_20181020.docx deuxième version TG_DEC_VD_20181115.docx Version Définitive
Les « dates de dernière modification » (visible dans Archifiltre au niveau des caractéristiques de l’élément) permettent d’identifier la version la plus récente.
Dans le doute, vous pouvez ouvrir les fichiers pour vérifier leur contenu.
Ces fichiers sont suspects
Attention : certains documents sont publiés de manière hebdomadaire, mensuelle ou annuelle (comme les notes de rentrée, les organigrammes etc.). Dans ce cas, il ne s’agit pas de versions de travail d’un même document mais bien de documents différents.
8. Vérifier les fichiers très volumineux
Dans Archifiltre, les fichiers les plus volumineux sont représentés par les blocs les plus gros.
Ces fichiers sont rangés dans un dossier intitulé
outlook boite 0311321t.
Leur extension, .pst
, est utilisée par Outlook pour exporter des lots de données et ils sont colorés en bleu clair. Autant d’indices permettant de comprendre qu’il s’agit de données extraites d’une boîte mail.Le premier fichier contient probablement l’ensemble des mails de la boîte et a été modifié pour la dernière fois en 2020. Il faudrait, dans l’idéal, l’ouvrir et faire le tri (cf. fiche pratique archiver sa boite mail). L’objectif ici étant de gagner de la place rapidement, on peut remettre ce tri à plus tard.
Ce fichier est à conserver pour le moment.
Le second fichier, comme son nom l’indique, est une sauvegarde des contacts enregistrés dans la boîte mail. Il n’y a pas de raison de conserver ces données.
Ce fichier peut être éliminé. Taguez-le « à supprimer ».
Si vous avez le moindre doute, ne supprimez pas un fichier volumineux qui pourrait s’avérer indispensable au fonctionnement de votre ordinateur.
#5 Supprimer les fichiers tagués
Une fois vos fichiers tagués « à supprimer », exportez à nouveau le rapport d’audit qui vous permettra de garder une trace. Dans la dernière section du rapport se trouve désormais la liste des fichiers tagués avec le chemin complet et le poids de chacun. Nous vous conseillons de conserver ce rapport le temps de vous assurer de ne pas avoir fait de suppressions intempestives.
Ces fichiers sont très volumineux
8,5 Go 3,4 Go
Archifiltre propose une solution d’élimination automatique de tous les fichiers tagués. Les fichiers seront supprimés définitivement sans passer par la corbeille.
Vous trouverez la marche à suivre en suivant ce lien : https://youtu.be/ZVsSPKrGdaI (vidéo de 3 min)
Mesurer l’impact de son nettoyage
C’est l’heure de relever le poids total des fichiers supprimés grâce à votre nettoyage. Il vous faudra d’abord supprimer définitivement les éléments de votre corbeille puis revérifier la valeur de votre stockage utilisée pour faire la différence avec votre mesure initiale. (cf page 4- Mesurer son impact) Notez-bien cette mesure ! Ce bilan individuel ou groupé par service, sera remonté avant vendredi via le formulaire suivant : https://ppe.orion.education.fr/toulouse/itw/answer/s/f9fot5nvhi/k/AfRZQOp
3. Aller plus loin
Pour aller plus loin avec Archifiltre
Archifiltre offre bien d’autres possibilités et permet de trier et organiser ses dossiers de manière très poussée.
La Fabrique Numérique des Ministères Sociaux, qui a développé Archifiltre, propose un guide utilisateur en ligne à la fois très clair et très complet. Vous y trouverez des mini tutoriels vidéo (moins de 5 minutes) et de nombreuses astuces en fonction de vos besoins.
https://github.com/SocialGouv/archifiltre-docs/wiki/Wiki-Archifiltre
Quelques conseils de gestion de vos documents numériques
Maintenant que vous avez fait le nettoyage de vos fichiers, vous aimeriez que votre espace de stockage reste propre toute l’année ? Voici quelques conseils pour vous aider à mieux gérer vos futurs fichiers.
● Nommez bien vos fichiers pour qu’il soit facile de les retrouver. Vous pouvez mettre des tirets entre les mots, préciser la date ou la version du document. Voir la fiche conseil de la Cellule archives (source sûre)
● Structurez une arborescence de fichiers qui permette de ranger, classer et partager les dossiers et les informations qui entrent et sortent. Voir la fiche conseil de la Cellule archives (source sûre)
● Lancez un nettoyage de disque régulièrement pour supprimer les fichiers système inutiles.
● Effectuez régulièrement un nettoyage de vos données devenues obsolètes
● Prenez soin de votre ordinateur : éteignez régulièrement votre ordinateur et pour tous les ordinateurs portables, utilisez une housse avec renforts lorsque vous le transportez.
Si vous souhaitez engager une réflexion plus large sur la gestion des documents électroniques de votre service, la Cellule archives peut vous accompagner dans cette démarche.
Sources
● https://www.planetoscope.com/electronique/230-energie-consommee-par-lesdata- centers.html
● https://librairie.ademe.fr/cadic/2351/guide-pratique-face-cachee-numerique.pdf
● https://www.arcep.fr/uploads/tx_gspublication/etude-numerique-environneme nt-ademe- arcep-volet02_janv2022.pdf
Crédits
● Image de couverture : https://fr.freepik.com
Remerciements aux contributrices et contributeurs
Document de base du CyberWorldCleanUpDay :
Christelle Buisson - Kevin Guérin - Alexandre Kalatzis - Nathalie Barre - Julien Nora - Rémy Marrone Adaptations :
Maud Colleter et Romane Blanc de la Cellule archives du Rectorat de Toulouse - Laetitia Bouygues de la DSI du rectorat de Toulouse - Hélène Casaux, Daphné Lasance et Aurélie Jones de la DRANE Occitanie
Licence d’utilisation de ce guide
CC-by-nc-sa (Attribution / Pas d’Utilisation Commerciale / Partage dans les mêmes conditions)
La licence CC-by-nc-sa 4.0 permet toute exploitation de l’œuvre (partager, copier, reproduire, distribuer, communiquer, réutiliser, adapter) par tous moyens, sous tous formats. Toutes les exploitations de l’œuvre ou des œuvres dérivées, sauf à des fins commerciales, sont possibles.
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