Annexe 1. Cahier des charges

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Appel d'Offres APEX-CI N°001/AP/12/2013

Plateforme de veille et d’échange d’information sur les marchés publics

Annexe 1

Cahier des charges

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APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d’Ivoire Page 2222 / / / 37/ 373737 Tel : 225 20 30 25 30 – Fax : 225 20 21 75 76 – assoumou9@yahoo.fr

S

OMMAIRE

1. Préambule ... 4

2. Présentation de l’APEX-CI ... 4

3. Contexte ... 5

3.1. Présentation du projet AMADE ... 6

3.2. Objectifs ... 6

3.3. Public cible ... 6

3.4. Stratégie d’intervention ... 7

3.5. Etat d’avancement du projet ... 7

3.6. Veille ... 7

3.7. Sensibilisation, communication, formation ... 8

3.8. Accompagnement ... 8

3.9. Dialogue public-privé ... 8

3.10. Résultats ... 9

3.11. 2013, une année de transition ... 9

4. La plateforme de veille et d’échange ... 9

4.1. Etudes préalables ... 9

4.2. Enjeux de l’outil pour le projet et les points focaux ... 10

4.3. Objectifs de l’outil... 10

4.4. Contraintes ... 11

5. Objet de la consultation et information préalable sur les attendus du cahier des charges ... 12

5.1. Objet de la consultation ... 12

5.2. Conventions de notations et interprétation des attendus du cahier des charges.. 13

6. Attendus fonctionnels de l’application ... 14

6.1. Périmètre du projet ... 14

6.1.1. Schéma d’ensemble ... 14

6.2. Outils de veille AO ... 15

6.3. Entrée manuelle d’AO ... 15

6.4. Traitement des AO ... 17

6.5. Mise à disposition des AO (privée et publique) ... 18

6.6. Identification des clients/experts... 20

6.7. Annuaire des clients/experts ... 21

6.8. Annuaire public des clients/experts ... 22

6.9. Informations sur les AO transmises aux clients/experts ... 22

6.10. Besoin complémentaire et partage d’informations sur les AO ... 23

6.11. Outil de veille sur les informations générales ... 24

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6.12. Partages d’infos économiques/Bonnes pratiques … (Hors AO) ... 25

6.13. Mise à disposition des informations générales ... 26

6.14. Mise à disposition publique d’informations générales ... 27

7. Attendus en matière d’architecture technique, système et logiciels ... 28

7.1. Architecture technique ... 28

7.2. Architecture système et logiciels ... 29

7.3. Architecture sécurité d’accès ... 30

8. Attendus en matière de prestation ... 31

8.1. Initialisation ... 32

8.2. Etude et conception... 32

8.3. Mise en œuvre ... 33

8.4. Formation et manuels de formation ... 35

8.5. Maintenance ... 36

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1. Préambule

Ce document constitue le cahier des charges, relatif à une prestation de maîtrise d’œuvre, en vue de la mise en place du projet de plateforme de veille et de partage d’information sur les marchés publics, dans le cadre de la mise en œuvre du projet « Accès aux marchés de l’aide publique au développement (AMADE) » piloté jusqu’en 2013 par l'Organisation Internationale de la Francophonie (0lF). Cette plateforme est destinée aux partenaires du projet qui ont créé le 30 octobre 2013 l’association internationale Amade (Accès aux marchés publics pour le développement économique) en vue d’assurer la continuité du projet et de ses acquis. L’APEX-CI assure la présidence de cette association et a été mandatée pour piloter la mise en place de la plateforme pour le réseau, sur un financement de l’Organisation internationale de la Francophonie.

Le cahier des charges est constitué principalement des chapitres suivants : Présentation de l'APEX-CI

Contexte et objet de la Consultation

Généralités sur l’outil de veille et d’échanges Attendus fonctionnels de l'application

Attendus en matière d’architecture technique, système et logiciel Attendus en matière de prestation

Note :

Les documents d’étude constituant le dossier de consultation sont la propriété de l’APEX-CI, ils ne peuvent être reproduits ou diffusés sans autorisation préalable écrite de l’APEX-CI.

2. Présentation de l’APEX-CI

L’Association pour la promotion des Exportations de Côte d’Ivoire (APEX-CI) est une agence visant le renforcement des capacités des entreprises et des organisations professionnelles du secteur privé, mandatée par les opérateurs économiques et l’Etat de Côte d’Ivoire. Elle est également partenaire des organisations internationales et régionales telles que la Banque Mondiale, l’Union Européenne, la CEDEAO.

A partir de sa mission de base, la promotion et le développement des exportations, l’APEX-CI a développé une expertise reconnue par tous, qui la positionne dorénavant dans le métier de la promotion et du développement du secteur privé.

1. L’APEX-CI, une Agence de Promotion et de Développement des Exportations Mission :

Favoriser la croissance soutenue des exportations ivoiriennes (réduction de la dépendance vis-à-vis des produits traditionnels ; accroissement de la part des exportations à forte valeur ajoutée, diversification géographique des exportations, création d’une culture d’exportation)

En des termes pratiques, l’APEX-CI est :

a) Votre conseiller à l’exportation : conseil individualisé, assistance dans la mise en œuvre de votre stratégie de développement à l’international et financement des exportations (Trade Finance).

b) Votre courtier en informations commerciales : fourniture d’informations pour l’accès aux marchés (réglementations commerciales ; normes et règlements d’exportation, opportunités d’affaires, etc.)

c) Votre spécialiste en marketing, en prospection et en promotion commerciale : actions sur des marchés spécifiques, organisation de missions commerciales lors des fora, expositions et foires commerciales.

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d) Votre principal interlocuteur pour l’amélioration de l’environnement des exportations : actions de lobbying sur demande, par des sociétés ou par l’Etat.

e) Votre partenaire pour la recherche de financement auprès des bailleurs de fonds internationaux et d’organismes d’appui au secteur privé : facilitation auprès d’organismes dédiés au financement, organismes régionaux et internationaux.

2. 2. Produits, services ou mécanismes :

a) Le Fonds à couts partagés d’Appui au Développement des Exportations « FADEX » : Un Appui technique et financier pour générer ou augmenter vos activités à l'exportation.

Assistance pour la définition de vos objectifs de croissance de marchés ou de pénétration de nouveaux marchés.

b) Le Centre d'Informations Commerciales sur les marchés étrangers « CIC » :

L'APEX-CI met à la disposition des exportateurs actuels ou potentiels, un Centre dont le but est de les informer et de les orienter dans l'approche et l'accès des marchés étrangers. Elle est le Point Focal des programmes et franchises suivants : AMADE (OIF), ECOBIZ (CEDEAO), INFOCOM (CCI/OMC/CNUCED), JITAP (CCI/OMC/CNUCED), et des produits d’exploitation du Centre de Commerce International : TRADEMAP, MARKET ACCESS MAP, PRODUCTMAP

c) Le Lobby et plaidoyer pour l’accès aux marchés extérieurs « MARKET ACCESS » : Il se fait à travers les plateformes :

* AGOA (African Growth Opportunity Act), *M CC (Millennium Challenge Corporation), * A P E (Accords de Partenariat Economique); * Programme AID FOR TRADE (OMC/ITC/CNUCED), NEPAD Business Group, RENACCE-CI

d) Le Centre de Compétences à travers la base de données des Consultants « APEX-BASE » : Une assistance-conseil " sur mesure" pour générer ou augmenter vos activités à l'exportation

L'APEX-CI propose aux exportateurs actuels ou potentiels, bénéficiaires du FADEX, une base de données dédiée en conseil international ; qui regroupe des consultants nationaux et internationaux spécialistes des problèmes d'exportation. Plus de 300 experts nationaux et internationaux sont agréés APEX-BASE

3. Contexte

Le projet « Accès aux marchés de l’aide publique au développement (AMADE) », dans lequel s’inscrit cette consultation, est un projet mis en place et piloté depuis 2006 par l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF), qui prendra fin au sein de sa programmation à partir de 2014.

La mise en place de la plateforme électronique de veille et d’échange d’informations sur les marchés publics qui fait l’objet de cette consultation figure parmi les principaux facteurs de pérennisation du projet, souhaitée par ses partenaires locaux bénéficiaires, parmi lesquels figure l’APEX-CI, au-delà de l’appui de l’OIF.

Elle s’inscrit dans la dynamique de réseau et de prise en main du projet par ses bénéficiaires qui a conduit en octobre 2013 à la création de l’association internationale Amade, dont l’APEX-CI assure la présidence. Cette association regroupe les partenaires du projet et vise notamment, par la mutualisation de leurs moyens et le développement de l’action collective, à améliorer la performance du projet tout en réduisant les coûts individuels de mise en œuvre des activités du projet.

A terme, la plateforme de veille deviendra la propriété de l’association internationale Amade qui aura la responsabilité de sa mise en œuvre et de son administration au niveau global.

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3.1. Présentation du projet AMADE

Les marchés publics (MP) représentent un marché très significatif pour les entreprises des pays ACP.

En 2011, les pays en développement ont reçu 94 milliards d’USD d’aide publique au développement (APD), dont une large partie est mise en œuvre au travers d’appels publics à la concurrence. A la fin des années 90, les marchés publics passés annuellement sur le continent africain étaient estimés à plus de 50 milliards de dollars US, l’équivalent de 50 % des importations africaines, alors que, dans la plupart des Etats d’Afrique, la portion du PIB réalisée par le biais des marchés publics était évaluée entre 9 et 13 %. Aujourd’hui, certains estiment que la part des marchés publics dans le PIB en Afrique se situerait plutôt autour de 20%.

Dans le même temps, la participation des petites et moyennes entreprises (PME) locales aux marchés publics dans les pays en développement, concurrencées par les grandes entreprises et les entreprises étrangères, apparait insuffisante. Le manque d’accès à l’information, les difficultés à se conformer aux exigences strictes de procédures de passation de marchés complexes et aussi la relative petite taille des entreprises, comme les difficultés d’accès au crédit, figurent souvent parmi les obstacles à la participation aux marchés publics considérés les plus difficiles à surmonter par ces entreprises.

Le projet AMADE (Accès aux marchés de l’aide publique au développement) a été mis en place pour améliorer l’accès des entreprises locales aux marchés publics, notamment financés par l’APD, en s’attachant principalement à réduire les obstacles à leur participation.

Il agit dans 4 grandes directions :

Améliorer l’accès à l’information sur les marchés publics

Améliorer la maîtrise des procédures de passation des marchés publics et les mécanismes de financement internationaux ;

Mettre en place dans les pays bénéficiaires de nouveaux services d’appui aux entreprises, spécifiquement dédiés à l’accès aux marchés publics ;

Favoriser le dialogue public-privé sur la question de l’accès des PME aux marchés publics et sur l’amélioration des procédures nationales de passation des marchés, un des objectifs de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide.

Dans le cadre du projet AMADE, 20 structures d’appui aux entreprises issues de 18 pays se sont engagées durablement aux côtés de l’OIF et ont mis en place un « point focal » (PF), dont la mission est de sensibiliser les entreprises aux opportunités d’affaires des marchés publics et de leur offrir des services de veille sur les marchés publics (MP), de formation aux procédures de passation des marchés, d’aide au montage des offres et au montage de partenariats. Ils ont également vocation à jouer un rôle dans l’identification de l’expertise et dans le dialogue public-privé national sur la réglementation et la régulation des marchés publics.

3.2. Objectifs

L’objectif global du projet est d’améliorer le positionnement des PME locales des pays bénéficiaires sur les marchés publics, largement financés par l’aide publique au développement.

Les objectifs spécifiques du projet sont :

D’améliorer les capacités des organisations intermédiaires du secteur privé à appuyer les entreprises pour faciliter leur accès aux marchés publics.

D’améliorer la capacité des organisations intermédiaires du secteur privé à participer au dialogue public-privé sur les règles et la régulation des marchés publics.

3.3. Public cible

Les bénéficiaires directs du projet sont les organisations d’appui au secteur privé. Les bénéficiaires finaux du projet sont les entreprises locales, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME).

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3.4. Stratégie d’intervention

Pour atteindre ses objectifs, le projet déploie des activités selon 3 grands axes :

La mise à disposition d’information sur les appels d’offres nationaux et internationaux, les projets et programmes de développement, notamment financés par l’aide publique au développement ;

Le renforcement des capacités des organisations intermédiaires du secteur privé à identifier les opportunités d’affaires de la commande publique et à délivrer des services d’appui aux entreprises locales pour les aider à répondre de façon compétitive aux appels d’offres de marchés ;

Le renforcement du dialogue et des échanges d’informations et d’expériences entre acteurs publics, privés et bailleurs de fonds sur les projets, les appels d’offres et sur les règles de passation des marchés.

3.5. Etat d’avancement du projet

En 2013, 20 structures issues 18 pays¹ francophones sont engagées dans le projet et disposent d’un point focal. Ils sont mis en œuvre par une équipe de une à trois personnes selon les pays, qui y consacrent une partie de leur temps de travail et se répartissent les responsabilités de veille et d’accompagnement.

Tout au long du projet, les compétences des équipes ont été renforcées, en fonction de leur responsabilité au sein de l’équipe, dans les domaines nécessaires à l’accomplissement de leur mission : veille, intelligence économique, lobbying et communication stratégique, montage des offres, procédures de passation des marchés, accompagnement de l’entreprise, élaboration de projet … Les activités déployées en 2012 et 2013 ont eu pour objectif la pérennisation du projet à moyen-long terme, compte tenu de la fin de la période de programmation du projet prévue à partir de 2014. Les compétences des équipes ont ainsi été renforcées en matière d’élaboration et de gestion de programme. Par ailleurs, les partenaires du réseau se sont regroupés au sein d’une association internationale et, dans le cadre de cette association, il est prévu la mise en place d’un outil commun de veille sur les marchés et de partage d’information.

En 2010-2011, on peut également noter que les structures partenaires d’Afrique de l’Ouest ont décidé de porter plus loin le projet AMADE dans le cadre d’un projet sous régional, qui a bénéficié d’un appui financier important du programme Euro-ACP Pro€Invest et reçu l’adhésion de l’UMEOA (Union économique et monétaire ouest africaine) et de sa Chambre consulaire régionale. Les résultats obtenus grâce à ces financements complémentaires ont confirmé la pertinence du projet AMADE et sa stratégie d’intervention. Grâce à la mise en œuvre d’une pluralité d’activités au niveau national, il a permis de faire connaître les services des points focaux aux entreprises, au secteur public et aux bailleurs de fonds, de montrer l’intérêt des organisations intermédiaires pour l’animation d’un dialogue public-privé sur les marchés publics et a contribué à renforcer la logique de réseau du projet dans la sous-région. Le projet « AMADE- Pro€Invest », qui a pris fin courant 2012, a également permis de travailler à la rédaction d’un projet de cahier des charges et de spécifications techniques pour le développement d’un outil de veille et de partage des informations. Ce travail servira de base au développement d’un outil pour l’ensemble du réseau.

3.6. Veille

La veille sur les marchés publics constitue le pilier sur lequel repose l’ensemble des services délivrés par les points focaux aux entreprises. C’est en effet à partir de cette veille que le point focal sera

1 Bénin, Burkina Faso, Cameroun, Congo, Congo RD, Côte d’Ivoire, Djibouti, Haïti, Ile Maurice, Madagascar, Mali, Moldavie, Maroc, Mauritanie, Niger, Sénégal, Togo, Tunisie

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en mesure de susciter l’intérêt des entreprises pour les marchés publics en leur transmettant suffisamment tôt une information pertinente, fiable et complète. Dans un second temps, les services de conseil et d’accompagnement se mettent en place auprès des entreprises qui souhaitent se lancer dans la compétition sur les marchés identifiés.

La veille est un service délivré par tous les points focaux. Elle est plus ou moins ciblée en fonction des moyens et compétences des équipes, mais aussi du temps qui peut lui être consacré, souvent réduit. Elle a été jusqu’à présent principalement réalisée à partir d’une base de données payante en ligne sur les appels d’offres et attributions de marchés, qui permet de recevoir quotidiennement des alertes marchés en fonction de critères prédéfinis. Les alertes reçues sont ensuite triées, l’information vérifiée voire complétée par d’autres sources d’information (internet, presse locale, bailleurs de fonds locaux) puis transmises aux entreprises, de façon large et ciblée.

La base de données qui a été mise à la disposition des points focaux par l’OIF est un outil simple d’utilisation qui offre une large couverture géographique et bailleurs de fonds, ainsi qu’un moteur de recherche efficace. Une base de données d’experts et la liste des entreprises attributaires permettent de compléter les informations sur les appels d’offres pour la recherche de partenaires.

3.7. Sensibilisation, communication, formation

Afin de faire connaître le projet et de susciter l’intérêt des entreprises pour les marchés publics, les points focaux mettent en œuvre ponctuellement des activités de sensibilisation, communication et formation, parfois en collaboration avec les administrations publiques et/ou organismes indépendants chargés du contrôle et de la régulation des marchés publics.

Beaucoup d’entreprises ignorent les marchés publics ou doutent de leurs capacités à les remporter. Il s’agit donc les sensibiliser à ces marchés, les informer des opportunités existantes qui leur sont accessibles, et de les former aux modalités de réponse aux appels d’offres et aux mécanismes à leur disposition pour garantir le respect des procédures. Il faut également communiquer sur les services d’appui que peuvent leur apporter les points focaux, de la fourniture d’information jusqu’à la soumission d’une offre, et les convaincre que ceux-ci peuvent faire la différence.

3.8. Accompagnement

Une fois une entreprise intéressée, il s’agit de l’aider à analyser sa capacité à y répondre, seule ou en groupement, puis monter un dossier d’offre répondant aux exigences du commanditaire et aux procédures de passation des marchés. Le point focal peut intervenir pour conseiller l’entreprise avant la décision de soumissionner puis à toutes les étapes du processus de soumission de son offre, le plus souvent en l’orientant vers les bons experts. Cet accompagnement des entreprises est encore insuffisamment développé par les points focaux et un des objectifs du projet est de renforcer la délivrance de ce type de service.

3.9. Dialogue public-privé

Le point focal a également pour mission de développer un rôle d’animation du dialogue sur le sujet de la commande publique entre le secteur public, les bailleurs de fonds et le secteur privé.

Ce volet a été peu mis en œuvre par les points focaux qui se sont avant tout concentrés sur les services d’appui aux entreprises, à l’exception du projet AMADE-Pro€Invest en Afrique de l’Ouest.

Celui-ci a conduit à la création de « comités Ad-Hoc » pour le suivi du projet, composé de représentants des principaux acteurs nationaux publics et privés de la commande publique. Il a permis d’initier un dialogue dans un cadre non contraignant propice à la discussion, entre les acteurs du public et du privé. De tels comités pourraient être créés dans les autres pays participants au projet car le volet dialogue public-privé du projet doit encore être développé.

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3.10. Résultats

Sur la période 2009-2013, les points focaux ont spécifiquement appuyé près de 600 entreprises. Leur appui aux entreprises a conduit à près de 900 soumissions d’offres et 221 contrats gagnés pour un montant total indicatif de 564 millions d’USD (état des lieux en mai 2013).

La mise en œuvre du projet AMADE-Pro€Invest est également un résultat très significatif, qui montre la mobilisation des partenaires pour le développement du projet AMADE. Il a permis d’accélérer la réalisation du projet dans cette région, et notamment de développer le rôle d’animateur des points focaux d’un dialogue public-privé sur la question des marchés publics. Il a ainsi accru la crédibilité du projet auprès des entreprises.

En termes de services délivrés, il existe des disparités très fortes entre les points focaux, selon le fonctionnement des structures, les compétences des équipes et leur disponibilité pour le projet, ou encore de la volonté des dirigeants de développer ou non le projet.

On a toutefois pu constater qu’une grande partie des résultats obtenus reposent avant tout sur la fourniture d’information pertinente et la sensibilisation des entreprises aux marchés publics. On mesure là l’importance de la fonction de veille au sein du projet et l’intérêt de la mise en place d’un outil qui permettrait d’améliorer cette veille et de professionnaliser les relations entre les points focaux et leurs entreprises, comme de mutualiser les informations sur les entreprises, l’expertise et les marchés publics.

3.11. 2013, une année de transition

Considérant l’état d’avancement du projet, 2013 a essentiellement pour objectif la pérennisation du réseau et l’autonomisation à moyen-long terme des points focaux. Trois grands axes sont privilégiés :

L’ancrage des services du point focal dans la planification des activités des structures d’accueil, en tant que service disposant d’une stratégie de développement, de ressources humaines et de moyens financiers

Le renforcement de la dynamique de réseau y compris la mise en réseau formel des points focaux en vue du développement d’une action collective

La mise à disposition d’un outil de veille et d’échange, permettant à la fois de renforcer la dynamique de réseau et l’action collective, et de favoriser l’autonomisation financière des points focaux par la mutualisation des outils et des informations.

4. La plateforme de veille et d’échange 4.1. Etudes préalables

En vue de mettre en place un tel outil, une étude des besoins des points focaux en matière de veille et d’échange d’information a été réalisée en 2009. Elle fait l’état des lieux des pratiques de veille au sein du projet, des besoins en collecte, traitement et diffusion d’information, et d’échange d’information avec différents publics (entreprises, grand public, points focaux…). Elle fait également une première proposition de structuration d’un outil qui pourrait être proposé pour répondre aux besoins des points focaux.

Dans cette étude, les points focaux expriment leur intérêt pour la mise en place d’un outil électronique de veille et d’alerte qui soit propre au projet. Les besoins exprimés sont toutefois peu hiérarchisés ou ciblés, montrant une maitrise encore faible de la veille et de ses outils. Les résultats de l’étude, bien qu’intéressants, sont donc à prendre avec précaution.

Fin 2011, un travail réalisé avec les points focaux du projet AMADE-Pro€invest par Alsace International, partenaire de ce projet, a permis de réévaluer les besoins des points focaux et de préciser les fonctionnalités les plus utiles à la réalisation de leur mission quotidienne. Le

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APEX-CI - 01 B.P 3485 Abidjan 01, Côte d’Ivoire Page 101010 / 10/ / 37/ 373737 Tel : 225 20 30 25 30 – Fax : 225 20 21 75 76 – assoumou9@yahoo.fr

projet de cahier des charges issu de l’atelier, établi en concertation avec les équipes projet et sur la base d’une évaluation de leur maîtrise des outils de veille, servira de base à la définition du cahier des charges définitif de l’outil de veille et d’échange.

4.2. Enjeux de l’outil pour le projet et les points focaux

Les enjeux d’un tel dispositif sont multiples et importants pour l’avenir du projet.

Pour les points focaux, il doit notamment permettre :

de renforcer leur professionnalisme et la qualité des prestations délivrées en matière de veille et d’accompagnement, en les dotant d’outils performants adaptés à l’exercice de leurs activités ;

de mutualiser leurs compétences et expériences en matière de collecte, de traitement et de diffusion d’informations relatives aux marchés publics au profit de leurs entreprises respectives, et d’accompagnement de ces mêmes entreprises dans leur réponse à ces marchés publics ;

de mutualiser des informations sur les entreprises et l’expertise locale ;

de développer des synergies entre les actions menées par les différents points focaux et de développer les actions collectives qui pourront notamment être menées dans le cadre du réseau formel en cours de création ;

d’améliorer la visibilité et la crédibilité de leur action à la fois individuelle et collective.

Pour le projet, les enjeux de cet outil sont :

le renforcement du réseau en facilitant son action collective, le partage d’expériences, de compétences et d’informations sur les marchés publics, les entreprises et l’expertise ;

la pérennisation du projet, favorisée par la mutualisation des informations et l’autonomisation des points focaux en matière de veille, deux éléments potentiellement susceptibles de diminuer les coûts de fonctionnement des points focaux.

4.3. Objectifs de l’outil

L’outil de veille et d’échange sera avant tout un outil de travail au quotidien pour les points focaux.

Il devrait permettre aux points focaux de collecter de façon automatisée des informations à partir de besoins précis, puis, après traitement, de diffuser de l’information pertinente, vers toutes les entreprises ou vers les entreprises accompagnées et ciblées. L’outil devrait aussi permettre de faire vivre le projet et d’attirer de nouvelles entreprises adhérentes, et aux points focaux de mieux jouer leur rôle en matière de dialogue public privé en affichant des informations sur la réglementation des marchés publics nationale, régionale ou internationale. Enfin, l’outil permettra à l’ensemble des utilisateurs de mutualiser certaines informations, d’échanger rapidement et informellement au sein du réseau, de développer des projets collectifs.

Il devrait donc permettre de collecter et de gérer plusieurs types d’informations : Des informations sur les opportunités de marchés publics :

informations stratégiques amont : programmes, projets, plans de passation de marchés (nationaux et internationaux)

informations commerciales : préavis d’appels d’offres, appels d’offres, opportunités d’affaires (nationaux et internationaux)

informations concurrentielles : short lits, contrats attribués…

Des informations contextuelles sur les marchés publics : informations sur les procédures des bailleurs de fonds informations sur les réglementations nationales fonds documentaire…

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Des informations sur les entreprises cibles pour chaque point focal :

Connaissance des activités et compétences des entreprises pour cibler la diffusion des informations collectées sur les marchés publics et pour monter des consortiums.

Des informations sur l’expertise existante dans chaque pays, susceptible d’accompagner les entreprises cibles.

Des informations sur le projet et ses activités au niveau national : Présentation des services du projet

Information sur les formations

Information sur les rencontres entreprises/bailleurs, entreprises/secteur public…

Accès aux différents services en ligne du point focal.

En termes d’échange et de réseau, il permettra de communiquer : avec les entreprises adhérentes au service

entre points focaux (bi ou multilatéralement) pour partager des informations diverses et la recherche de partenaires, le travail collectif, etc …

entre entreprises lorsqu’il y a création d’un consortium sur un dossier précis suivi par le point focal.

4.4. Contraintes

Cet outil devra s’intégrer dans l’environnement des partenaires, celui des pays en développement francophones du Sud, ainsi qu’au sein des pratiques professionnelles des organismes d’accueil des points focaux. Pour atteindre ses objectifs, l’outil devra notamment tenir compte des éléments ci- après.

Les responsables du projet et chargés de veille ne disposent pas tous des mêmes capacités d’utilisation des outils électroniques et les équipes peuvent changer ; l’outil devra donc tenir compte des habitudes des utilisateurs, être intuitif et rester simple d’utilisation.

Le projet dispose bien souvent de faibles ressources humaines ; l’outil devra tenir compte de cette contrainte en proposant des fonctionnalités susceptibles de faire réellement gagner du temps aux utilisateurs pour la réalisation de leur mission, notamment de veille, afin de dégager du temps pour la fonction d’accompagnement des entreprises. Ceci sera vrai également pour l’administration de la plateforme, qui devra rester simple et rapide.

Les connexions internet, malgré les progrès effectués dans les pays du Sud, est souvent difficile et coûteuse dès lors qu’il s’agit de haut débit, les équipements utilisés peuvent être anciens ou peu performants : le dispositif proposé doit rester léger et fonctionner correctement sur des bandes passantes limitées et des équipements informatiques ayant une performance moyenne ou utilisant des systèmes d’exploitation non récents.

De la même façon, les équipements utilisés peuvent être très variés d’un pays à l’autre : l’outil devra être compatible avec la plupart des navigateurs du marché et manipuler les formats de document les plus courants.

Les moyens financiers des points focaux sont relativement faibles : l’outil ne devra pas utiliser de licences coûteuses et privilégier, chaque fois que possible, les logiciels libres et gratuits, et prévoir une maintenance facile et réalisable sur place, et enfin garantir la possibilité de faire évoluer l’outil facilement, en s’appuyant sur des normes et standards ouverts.

L’outil a vocation à s’adapter à l’évolution du projet dans le temps : il s’agira de proposer un dispositif évolutif et non verrouillé, les codes sources seront fournis avec l’outil pour tous les développements spécifiques.

L’utilisation de logiciels propriétaires et non de logiciels libres sera justifiée et argumentée, charge au soumissionnaire de garantir que cela n’entrainera pas de frais insupportables pour les utilisateurs, ni de difficultés pour l’intégration future d’autres outils.

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En fonction de leurs pratiques de veille et de leurs moyens financiers, les points focaux pourront souhaiter ou non de s’abonner à une base de données sur les appels d’offres : la solution proposée devra permettre la récupération automatique de données dans d’autres bases.

5. Objet de la consultation et information préalable sur les attendus du cahier des charges

5.1. Objet de la consultation

A travers cette consultation, l'OIF souhaite acquérir via l'adaptation d'un ou plusieurs progiciels spécialisés en gestion de veille ou via un développement spécifique, un système de gestion de plateforme électronique de veille, de gestion et de diffusion d’information pour les points focaux du réseau AMADE.

Ce système doit lui permettre de répondre à la problématique exposée dans les paragraphes précédents et disposer d'une plateforme souple, adaptable évolutive et sécurisée pour la gestion, la diffusion et le partage des informations de veille sur les AO, sur les informations à destinations des points focaux, des clients, des experts, voire du public.

La présente consultation concerne, une prestation relative a :

1- La fourniture et l’hébergement de solution(s) correspondant aux différents modules fonctionnels constitutifs du système, soit en adaptant un progiciel spécialisé intégrant en grande partie les même fonctionnalités, soit en proposant une conception et un développement spécifique de tout ou partie des fonctionnalités demandées. L’utilisation de progiciels standards du marché sera privilégiée.

2- La maîtrise d'œuvre de la mise en œuvre du système, à savoir:

Le paramétrage des modules fonctionnels

La conception des modules spécifiques le cas échéant Le développement des modules spécifiques le cas échéant

La fourniture du Plan d’Assurance Qualité (à joindre à la réponse à l'appel d'offres) Dans le cadre de l’obligation de résultat :

L’assistance à la recette (Vérification d’aptitude au bon fonctionnement ou VABF) Le déploiement et la mise en production

L'assistance lors de la montée en charge du système (Vérification de service Régulier ou VSR)

La fourniture des documentations fonctionnelles et technique relatives à la conception et au développement en français

La fourniture des documents relatifs à la qualification de l’outil, cahier de recette technique et fonctionnelle

La fourniture du dossier d'architecture système et logiciel

La fourniture des manuels de déploiement et d'exploitation en français La fourniture des manuels utilisateurs en français

La fourniture des manuels de formation (dans le cadre de la conduite du changement) en français

Le support technique et fonctionnel pendant la période de garantie (de 1 an à compter de la prononciation de la VSR) et corrections des anomalies dans les délais fixés par la garantie I

La formation des utilisateurs et des personnels techniques

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3- un contrat de maintenance de l'ensemble des fournitures d'une durée de 1 an renouvelable prenant effet à partir de la fin de garantie, comprenant :

Le support technique et fonctionnel aux équipes techniques et aux utilisateurs ;

La conception et le développement des éventuelles adaptations et/ou évolutions dans les délais fixés par le contrat.

Les prestations attendues seront réalisées de manière forfaitaire avec obligation de résultat.

L'offre de services établie par le soumissionnaire devra intégrer, au-delà de la fourniture et de la mise en œuvre opérationnelle d'une solution, l’hébergement, une démarche méthodologique pragmatique (clairement formalisée) et un niveau d'assistance et de conseil permettant de caractériser ce partenariat.

L’hébergement de la plateforme devra intégrée l’ensemble des modules proposés selon des modalités techniques et d’accès qui sont précisées dans le paragraphe 7 « Attendus en matière d’architecture technique, système et logiciel ».

L’hébergement peut être fait soit fait chez le soumissionnaire, soit chez une tierce partie désignée par le soumissionnaire ou l’équipe projet, soit directement dans le SI de l’OIF. Dans ce dernier cas, l’application doit s’inscrire dans la continuité de l’urbanisation du système d’information de l’OIF.

5.2. Conventions de notations et interprétation des attendus du cahier des charges

Chacun des chapitres ci-après est constitué des éléments suivants : Un descriptif des fonctions attendues.

Une matrice de conformité rattachée à ce descriptif.

Le descriptif reprendra les grandes lignes des fonctionnalités attendues par module. La matrice de conformité, reprenant la liste des fonctionnalités, permettra aux prestataires de répondre clairement aux attentes.

Chaque question, via la matrice, doit être complétée selon les éléments ci-dessous :

Un commentaire permettant un dialogue amenant plus de précision sur la réponse du prestataire.

4 cases à cocher (une seule case par question) permettant de répondre aux points suivants : Standard sans paramétrage :

La fonction attendue existe en standard au sein d’un progiciel.

Standard avec paramétrage :

La fonction attendue existe en standard dans le progiciel mais nécessite un paramétrage (un paramétrage signifie l’ajout d’éléments sans écriture de code).

Développement spécifique :

La fonction attendue n’existe en standard dans un progiciel et nécessite l’écriture de code dit spécifiques.

Non réalisable :

La fonction attendue n’existe pas en standard et n’est pas réalisable par le prestataire.

(14)

6. Attendus fonctionnels de l’application 6.1. Périmètre du projet

6.1.1. Schéma d’ensemble

L’ensemble des fonctionnalités attendues sont résumées dans ce schéma.

Le détail des modules (chaque case du tableau ci-dessus) sera fait dans les paragraphes suivants avec les fonctionnalités attendues. Tous ces modules devront dialoguer les uns avec les autres au sein d’un ensemble où les droits d’accès et les outils sont communs.

(15)

6.2. Outils de veille AO

L’outil de veille sur les appels d’offres doit permettre de réaliser une démarche automatisée de veille et de collecte d’informations sur l’ensemble sources électroniques mises en œuvre par les points focaux. Cette mise en œuvre se fera :

Soit par les points focaux eux-mêmes

Soit centralisée par un veilleur (l’administrateur) qui traitera les demandes des points focaux Ce travail consistera à paramétrer les sources identifiées de collecte des informations relatives à des appels d’offres.

Pour le paramétrage de la source électronique, il faudra pouvoir saisir un lien ou ensemble de liens à analyser. Si des opérations particulières sont à réaliser pour accéder au contenu du lien (Login, mot de passe, …) il faudra pouvoir écrire un script permettant ce type d’accès. Ces sources seront identifiées comme la propriété d’un demandeur (Point focal) sauf si le demandeur souhaite partager sa source avec d’autres points focaux.

L’accès à ces différentes sources doit permettre de les mettre à jour, de les ajouter et de les supprimer. De même, un paramètre doit pouvoir spécifier à quelle fréquence la source va être scrutée pour y chercher de l’information. Egalement, il doit être possible de créer un script de lecture de la source de données si l’accès aux informations proposées par celle-ci n’est pas triviale (i.e. analyse de page web).

Dans un deuxième temps, ces sources électroniques pourront être complétées de sources manuelles (Cf. 6.3 Entrée manuelle d’AO) et l’ensemble des éléments collectés sera traité en regard des profils de veille (Cf. 6.4 Traitement des AO).

01 01 Appels d'offres Outil de veille

AO Fonction Libellé

01 01 01 Appels d'offres Outil de veille

AO Paramétrage Le paramétrage de la plateforme de veille peut se faire par des utilisateurs des points focaux

AO Sources Des sources électroniques doivent pouvoir être ajoutées dans l'outil de veille

AO Script Certaines sources nécessitent la saisie d'un script de connexion 01 01 04 Appels d'offres Outil de veille

AO Origine Pouvoir identifier l'utilisateur ou point focal à l'origine de la demande d'exploitation de la source

AO Partage Pouvoir indiquer si les résultats de veille issus d'une même source peut être partagée par plusieurs demandeurs clairement identifiés

AO Opérations Chaque propriétaire de sources pourra les ajouter, les supprimer ou les modifier

AO Surveillance Spécifier pour chaque source la fréquence de scrutation 01 01 08 Appels d'offres Outil de veille

AO Flux RSS Si la source est un flux RSS, pouvoir paramétrer le lecteur de flux 01 01 09 Appels d'offres Outil de veille

AO

Exploitation flux RSS

Pouvoir récupérer les alertes RSS et automatiquement chercher les flux d'information correspondants

AO Manuel Des résultats de sources manuelles doivent pouvoir être ajoutés aux résultats des sources électroniques

01 01 11 Appels d'offres Outil de veille AO

Exploitation de la

source de donnée Pouvoir paramétrer un script d'analyse et de lecture de l'information

6.3. Entrée manuelle d’AO

L’entrée manuelle d’AO dans le système doit être possible, car à ce stade, dans les pays concernés par le projet AMADE, de nombreuses sources d’informations restent non dématérialisées.

(16)

Il faudra donc pouvoir saisir les informations concernant les AO en pouvant préciser au minimum L’origine de l’information (texte libre ou liste de paramètre à compléter)

Le propriétaire de l’information (Point focal)

Le type d’élément (AO, Pré avis d’AO, plan de passation de marchés, manifestation d’intérêt…)

Un titre

Une brève description

Les coordonnées du donneur d’ordre (Référence à un élément de la base CRM) La date de parution

La date limite de réponse de l’AO (s’il s’agit d’un AO) Le(s) secteur(s) d’activité (selon la nomenclature NAEMA) Le(s) pays(s) ou la zone géographique

Un ou plusieurs mots clés (à confirmer) La liste des pièces annexées

A chaque élément de la liste un document annexé au format électronique Le contact en cas de question

Le lien pour la réponse dématérialisée (optionnel) Autre champ

Comme pour les sources électroniques, la source doit être par défaut la propriété du point focal qui la saisit, charge à lui, s’il le souhaite à ce stade, d’ajouter d’autres destinataires immédiatement qui ne seraient pas son propre point focal.

01 02 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO Fonction Libellé 01 02 01 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO Saisie La saisie d'AO sur la base des résultats des AO électroniques doit être possible

01 02 02 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO Forme La saisie doit pouvoir se faire selon des critères et des zones paramétrables par le point focal

01 02 03 Appels d'offres Entrée manuelle d'AO

Origine de l’information (texte libre ou liste de paramètre à compléter)

Saisie de l'origine de l'information, sous forme de texte libre ou de liste de paramètres à compléter

Propriétaire de

l’information Pouvoir indiquer par défaut le point focal propriétaire de l'information 01 02 05 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO Titre Saisir un titre 01 02 06 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO Type d’élément Saisir le type d’élément (AO, Pré avis d’AO, plan de passation de marchés, manifestation d’intérêt…)

manuelle d'AO Brève description Saisir un descriptif court de l'AO 01 02 08 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO

Coordonnées du donneur d’ordre

Saisir les coordonnées d'une structure, cette structure étant existante ou à créer dans une base CRM

Liste des pièces

annexées Pouvoir établir une liste des différentes pièces annexées

Copie

électronique des pièces

A chaque élément une liste de documents annexés sous format électronique

manuelle d'AO Date de parution Saisir la date de parution 01 02 12 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO

Date limite de

réponse Saisir la date de réponse au plus tard de l'AO

(17)

manuelle d'AO Secteur d'activité Saisir le secteur d'activité de l'AO selon la nomenclature NAEMA 01 02 14 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO

Pays ou zone

géographique Saisir le pays ou la zone géographique de l 'AO 01 02 15 Appels d'offres Entrée

manuelle d'AO Mots clés Saisir un mot clé permettant la recherche sur ce mot clé (pertinence à confirmer)

Contact en cas de question

Saisir le nom d'un point focal ou d'un autre contact permettant d'obtenir plus amples informations

manuelle d'AO Dématérialisation Pouvoir indiquer un lien de réponse pour la dématérialisation si celle-ci est proposée

manuelle d'AO Autres champs Pouvoir paramétrer d'autres champs

6.4. Traitement des AO

Les résultats de lecture des sources (électroniques et manuelles) doivent s’appuyer sur les profils de veille établis par les points focaux afin de pouvoir satisfaire à la demande d’un client/expert dans sa recherche d’AO.

Un profil de veille doit intégrer au minimum les éléments suivants : Un propriétaire (le point focal à l’initiative du profil)

Un titre

Le nom d’un client/experts (issu du CRM) ou de plusieurs clients/experts Date de création

Date de validité du profil (si pas de date, profil valide)

Types d’éléments recherchés (liste à construire correspondant à différents type d’AO – Préappel, appel d’offres,…)

Secteurs d’activité selon la classification NAEMA Liste de mots clés avec des opérateurs booléens Pays ou zone géographique

Chaque profil est systématiquement rapproché des sources électroniques et manuelles pour déterminer s’il répond à la demande. Il doit être possible de retracer les modifications des résultats sur les sources scrutées.

Le propriétaire des sources et des profils se verra proposer une liste d’éléments à prendre en compte. Ill pourra à ce stade filtrer la liste, supprimer des éléments afin d’en obtenir une prête à être diffusée (Cf. § 6.5 Mise à disposition des AO). Il pourra également changer de profil et ajouter à un ou plusieurs autres profils la source d’information.

01 03 Appels d'offres Traitement des

AO Fonction Libellé

01 03 01 Appels d'offres Traitement des

AO Profils de veille Possibilité de créer des profils de veille 01 03 02 Appels d'offres Traitement des

AO Propriétaire Pouvoir indiquer le point focal propriétaire du profil de veille 01 03 03 Appels d'offres Traitement des

AO Titre Pouvoir donner un titre au profil de veille 01 03 04 Appels d'offres Traitement des

AO

Nom client/experts

Pouvoir rattacher à un profil un ou plusieurs clients/experts, deux-ci exister dans la base CRM

AO Date de création Pouvoir indiquer une date de création d'un profil 01 03 06 Appels d'offres Traitement des

AO

Date de validité du profil

Pouvoir indiquer une date début et de fin de validité du profil, si pas de dates, le profil est toujours valide

(18)

01 03 07 Appels d'offres Traitement des AO

Types d’éléments recherchés

Pouvoir construire une liste de différents type d’AO – Préappel, appel d’offres,…

AO Secteurs d’activité Pouvoir détailler les secteurs d’activité concernés selon la classification NAEMA

AO Pays Pouvoir ajouter le pays ou la zone géographique couvertes par l'AO 01 03 10 Appels d'offres Traitement des

AO Mots clés Pouvoir ajouter des mots clés reliés entre eux par des opérations booléennes complexes

AO Rapprochement Les sources d'informations scrutées sont rapprochées automatiquement des profils de veille et donnent une liste d'AO bruts à diffuser

Préparation- Suppression

La liste d'AO bruts peut être modifiée par le propriétaire des sources et des profils en enlevant les éléments non significatifs

Préparation- Modification

La liste d'AO bruts peut être modifiée par le propriétaire des sources et des profils en modifiant la destination des sources vers un ou plusieurs autres profils

6.5. Mise à disposition des AO (privée et publique)

Sur la base des éléments extraits des sources de données au regard des profils de veille, les propriétaires reçoivent sous forme électronique une liste d’informations à diffuser.

Pour chacun des éléments de cette liste, il est possible : De valider ou non la diffusion

De valider le ou les destinataires

De valider le type de mise à disposition (privée – publique)

De créer et de modifier le support de diffusion. Le support de diffusion étant le document regroupant les informations par lequel sont transmises à un client/expert les informations de la source.

Un historique de ces opérations est conservé. Une diffusion complémentaire peut avoir lieu sur un élément de la liste.

Les modes de diffusions doivent être au moins les suivants avec proposition de gestion automatique de chacun de ces modes :

Mail Fax SMS Newsletter

Site internet à accès restreint Site internet public

Papier (lien vers outils bureautique type Word)

Chaque support peut être pré-paramétré selon les préférences du propriétaire et en fonction des modes de diffusion. Les ressaisies seront évitées au maximum.

Lors de la diffusion (Cf. 6.9 Informations sur les AO transmises aux clients/experts ) ces différents supports devront être pré-remplis aux noms des destinataires.

Sur le site internet, les sources ne doivent plus apparaître au-delà de la date limite de réponse de l’AO.

01 04 Appels d'offres Mise à Fonction Libellé

(19)

disposition des AO

01 04 01 Appels d'offres Mise à disposition des AO

Liste préalable Une liste préalable d'AO issue des sources et croisées avec les profils de veille est mise à disposition des propriétaires

Diffusion Pouvoir indiquer si Oui ou Non la source doit être diffusée

Destinataires

Par défaut un ensemble de destinataires issus du croisement entre sources et profils est proposé au propriétaire, cette liste doit pouvoir être modifiée par ajout, modification ou suppression d'un destinataire (clients, experts, autres)

Type de mise à disposition

A ce stade, le propriétaire doit valider la diffusion, qui peut être privé uniquement, public uniquement, privé et publique

Support de diffusion

Chaque source pour chaque destinataire doit pouvoir se faire via un ou plusieurs modes de diffusion (mail, fax, SMS, news letter, site internet, papier, ,,,)

Personnalisation

préalable Les supports doivent pouvoir être personnalisés par chaque propriétaire

Supports Les supports doivent être complétés des informations des sources des AO et des destinataires identifiés

Mail Le module proposé assure la diffusion via Mail

Fax Le module proposé assure la diffusion via Fax

SMS Le module proposé assure la diffusion via SMS

Newsletter Le module proposé assure la diffusion via Newsletter

Site internet Le module proposé assure la diffusion via Site internet

Papier Le module proposé assure la diffusion via Papier

01 04 14 Appels d'offres Mise à disposition public des AO

Personnalisation Le site internet doit pouvoir être mis aux couleurs du propriétaire

Support de diffusion

Une diffusion publique des sources d'AO se fait dès lors que la source est validée

Date de validité Les sources d’AO sont archivées au-delà de leur date limite de réponse

Recherche par activité

Une recherche par activités (selon le classement NAEMA) est possible sur les AO

Recherche par

mots clés Une recherche par mots clés est possible sur les AO

Recherche par

pays Une recherche par pays ou zone géographique est possible sur les AO

Recherche combinée

Les 3 types de recherche ci-dessus se combinent au sein d'une même recherche sur le site internet (partie publique et restreinte)