Sommaire
Introduction ... 2
30 techniques pour être plus efficace professionnellement et personnellement ... 3
A. L’organisation ... 3
1. Optimisez votre espace de travail ... 4
2. Un agenda ... 5
3. Un gestionnaire de tâches ... 6
4. Une boîte mail bien organisée ... 7
5. Outils de notes et stockage ... 8
6. Mettez en place une routine stricte ... 9
B. Développement personnel ... 10
7. Créer un plan de développement personnel ... 11
8. Construisez une intelligence émotionnelle ... 12
9. Ayez confiance en vos capacités ... 13
10. Cultivez votre motivation ... 14
11. Adoptez la pleine conscience ... 15
12. Améliorez vos compétences en gestion du temps ... 16
13. Savoir dire non au travail ... 17
C. Santé personnelle ... 18
14. Apprenez à gérer le stress et évitez les blocages au travail ... 19
15. S'éloigner des écrans ... 20
16. Manger correctement ... 21
17. S'entourer des plantes vertes ... 22
18. Aérer et ventiler le lieu de travail ... 23
19. Préserver votre sommeil ... 24
20. Avoir de quoi s'isoler ... 25
21. Méditez ... 25
22. Faites du sport ... 27
D. La communication... 28
23. Déterminez le meilleur canal de communication et le sujet à aborder ... 29
24. Développez votre capacité à bien communiquer ... 30
25. Si possible, privilégiez les conversations en personne ... 30
26. Ne négligez pas votre langage corporel et le ton de votre voix ... 31
27. Optez pour une communication bidirectionnelle (ouverte et harmonieuse) ... 31
28. Tenez-vous-en aux faits, oubliez les mythes et les « on-dit » ... 32
29. Assurez-vous de vous adresser à la bonne personne ... 33
30. Identifier les préférences de votre équipe en matière de communication (outils, canaux…) ... 33
Conclusion ... 34
Introduction
L'efficacité est l'objectif principal de nombreuses personnes. En fait, être plus productif vous permet d'en faire plus en moins de temps, et même de vous libérer du temps libre plus souvent. La productivité est également un enjeu stratégique pour les entreprises, et si elle est correctement optimisée, leur temps et leur investissement peuvent devenir rentables. La clé de l'efficacité réside dans l'adoption de méthodes et d'outils intégrés à son organisation quotidienne afin de pouvoir atteindre ses objectifs de productivité. Mais vous devez également comprendre que pour être plus efficace professionnellement vous devez tout d’abord mieux vous organisez personnellement.
Je vous donne dans cet Ebook les 30 techniques qu’utilisent les pros pour mieux s’organiser et devenir plus efficaces.
Je vous souhaite une agréable lecture !
Introduction
« Se donner du mal pour les petites choses, c’est parvenir aux grandes, avec le temps. »
– Samuel Beckett
Efficacement vôtre !
30 techniques pour être plus efficace professionnellement et personnellement
A. L’organisation
Pour être efficace au travail de nos jours, vous devez être organisé un minimum.
Avec tous les e-mails que vous recevez en une journée, les rendez-vous auxquels vous devez assister, les tâches que vous devez accomplir et la quantité d'informations que vous traitez, il faut vraiment avoir les bons outils pour gérer toutes ces données (et ne pas être submergé).
Vous n'avez pas besoin d'être un expert en organisation pour réussir à devenir plus efficace.
Mais il est absolument nécessaire de maîtriser les outils de base qui permettent de bien organiser son travail, de gérer sa vie et d'en avoir le contrôle.
1. Optimisez votre espace de travail
La première étape, et la plus importante, est de créer un univers dans lequel vous vous sentez à l'aise de travailler : Votre petit cocon pratique et efficace.
Vous devez vous assurer d'éviter les distractions extérieures afin de travailler sereinement. Dans ce petit cocon, assurez-vous d'avoir à portée de main tout ce qui maximisera votre productivité et facilitera votre organisation.
Il est également important de stocker efficacement tous les fichiers. Les systèmes de fichiers sont créés à l'aide de la méthode dite "en un clic". Cette méthode consiste à toucher une feuille de papier, un document ou un objet sur votre bureau et à décider de le jeter ou de le ranger.
Le stockage de fichiers est une bonne base, mais vous avez toujours besoin d'un système de classement approprié pour un accès rapide aux fichiers ultérieurement. Utilisez des dossiers ou des sprites pour chaque projet et client.
Ainsi, lorsqu'un dossier arrive sur votre bureau, vous saurez instantanément où le ranger. Quel que soit le système de stockage que vous utilisez, en règle générale, je recommande un système unique pour tous les documents.
2. Un agenda
Tout d'abord, tout le monde a besoin d'un agenda.
Parce que c'est le seul outil qui vous permette de noter efficacement les rendez- vous, de rédiger des notes que vous ne voulez pas oublier (échéances, rappels, anniversaires, etc.) et de réserver du temps pour vos activités à forte valeur ajoutée. Plus qu'un simple carnet de rendez-vous, un agenda est un outil très puissant pour planifier votre emploi du temps, gérer vos priorités et vous assurer d'avoir le temps de faire avancer les choses.
Si vous n'avez pas d’agenda, ou si vous ne l'utilisez que pour suivre vos réunions d'équipe et vos déplacements chez le coiffeur, vous n'en tirez pas le meilleur parti !
Bien avant de commencer à utiliser votre agenda, il est important de choisir le modèle qui convient le mieux à votre activité. Pour cela, il faut se poser les bonnes questions, notamment si vous avez besoin d'espace pour une adresse téléphonique, couvrira-t-elle toute la durée de votre événement, vision globale, etc. Quoi qu'il en soit, cette étape est essentielle à son utilité.
Il est important de conserver son agenda à un endroit où vous pouvez
facilement le travailler. Cela permet de vous en servir plus facilement et plus souvent.
Je vous recommande d’utilisera un agenda électronique et de le synchroniser avec votre ordinateur et smartphone.
3. Un gestionnaire de tâches
Le deuxième outil tout à fait indispensable qu'il faut maîtriser est un gestionnaire de tâches, ou en d'autres termes, un système de liste de tâches.
Cet outil est le petit frère de votre agenda, et les deux vont de pair. Votre agenda garde une trace des rendez-vous, des mémos et des périodes de temps (tout ce qui doit se produire dans une période de temps spécifique), tandis que votre liste de tâches contient tout ce que vous devez faire, mais pas à des heures fixes.
Certaines personnes enregistrent par erreur toutes leurs tâches directement dans leur agenda en leur attribuant des créneaux horaires spécifiques
Mais c'est totalement inefficace car vous savez autant que moi qu'il y a toujours des imprévus tout au long de la journée et que les choses se passent rarement comme prévu...
Vos tâches prennent plus de temps, vos réunions tergiversent, certaines personnes interrompent votre travail...
En notant vos tâches dans votre agenda, vous reporterez sans cesse les tâches que vous n'avez pas terminées, ce qui est une perte de temps en soi. Il est préférable d'utiliser un outil distinct de votre calendrier pour conserver une liste complète de toutes les tâches que vous devez accomplir en une journée, une semaine ou un mois.
Le Gestionnaire des tâches est un excellent outil pour cela.
Je vous recommande d’adopter la méthode Kanban pour mieux gérer vos taches.
La méthode Kanban ou « carte de signalisation » permet la catégorisation visuelle des tâches par état d'avancement. Les possibilités sont multiples, l'exemple le plus simple étant la distinction entre tâches "à faire", "en cours"
et "terminées". Appliquez cette méthode à votre organisation et à vos projets. La méthode Kanban peut être utilisée pour simuler le cycle de vie des clients de votre entreprise, tout comme la conception d'éléments graphiques dans une entreprise.
4. Une boîte mail bien organisée
Ensuite il y a votre boîte de réception...
Eh bien, par défaut, tout le monde a une boîte aux lettres dans le cadre de son travail. Le problème est que, dans la plupart des cas, elle est devenue incontrôlable. Je vois souvent des personnes accumuler plus de 10 000 e-mails dans leur boîte de réception, tandis que d'autres reçoivent des dizaines d'e-mails par jour à un tel point qu’ils se retrouvent complètement débordés !
Si vous souhaitez être plus efficace et prendre le contrôle de votre quotidien, vous devez apprendre à maîtriser votre boîte mail.
Le principe de base de la gestion des courriels est le suivant : votre boîte de réception n'est pas destinée à stocker du courrier. C'est juste une zone de collecte temporaire. Une fois lu, vous ne rangez pas votre courrier postal dans votre boîte aux lettres non ?
Bien sûr, ce flux d’e-mails continuera d’arriver dans votre boîte de réception.
Mais au final, il faut traiter chaque message et l'envoyer au bon endroit, soit
• Un dossier "À faire/préoccupation"
• Poubelle
• Les archives.
Concernant l'email, je vous recommande vivement de combiner au maximum vos adresses emails afin de ne pas avoir à gérer 5 boîtes de réception différentes.
5. Outils de notes et stockage
Pour les comptes rendus de réunion, les idées et les informations que vous souhaitez enregistrer pour une référence future, vous avez besoin d'un outil de prise de notes et de stockage d'informations.
C'est le quatrième outil important pour garder votre travail organisé.
Malheureusement, cet outil organisationnel est souvent négligé.
Oui, tout le monde a un petit carnet ou un bloc-notes sur son téléphone pour noter des idées et des sujets importants.
Mais il existe de nombreux outils plus avancés qui vous permettent d'organiser, de centraliser et de trouver facilement toutes ces informations.
Je suis personnellement un grand fan d'Evernote
Outre Evernote, il existe les très populaires OneNote et GoogleKeep.
Quoi que vous choisissiez d'utiliser, vous avez besoin d'un outil fiable où vous pouvez prendre des notes, rassembler des informations et tout rassembler au même endroit.
Lorsque vous prenez des notes parfois sur un pense-bête, parfois sur un bloc- notes sur votre téléphone, parfois sur une application, le problème qui se pose est que vous vous éparpillez et que vous perdez du temps à chercher les informations que vous souhaitez.
Il vaut mieux tout centraliser. C'est plus rapide, plus facile et plus efficace.
6. Mettez en place une routine stricte
Établissez des horaires stricts pour les tâches répétitives comme la gestion de vos e-mails ou la prospection de vos clients. Choisissez une période de temps ou deux chaque jour et respectez-la. Par exemple, ‘’je traite habituellement mes e- mails à 10h et à 16h’’.
Ne succombez pas à la tentation de traiter des e-mails dès que vous commencez à travailler, car vous risquez de passer toute la matinée sur cette seule tâche. Au lieu de cela, commencez votre journée en vous attaquant à deux ou trois tâches prioritaires et passez à la gestion de vos mails par la suite.
Visez toujours l'efficacité et n'hésitez pas à planifier la veille pour le lendemain.
L'idée ici est d'utiliser votre calendrier pour organiser votre journée en créneaux horaires qui vous permettront de travailler plus efficacement.
Attribuez à chaque période une heure et une tâche spécifiques.
Les perturbations à n'importe quelle période peuvent entraîner des inefficacités qui affectent l'ensemble de votre organisation tout au long de la journée, vous obligeant à reporter le travail. Prévoyez seulement 70 à 80 % de votre temps pour accomplir toutes les tâches. Gardez le reste pour les urgences.
B. Développement personnel
À première vue, le développement personnel peut sembler un peu vague et difficile à appréhender. Le développement professionnel a tendance à se concentrer sur des objectifs spécifiques liés à la performance, tels que les augmentations et les promotions.
Il peut également mettre l'accent sur les compétences techniques, qui, selon votre domaine, peuvent inclure l'analyse de données ou la maîtrise d'une certaine langue ou d'un type de logiciel.
Cependant, si vous considérez le développement personnel et professionnel comme deux concepts très différents, sachez qu’il existe un chevauchement sain entre eux. "Votre réussite professionnelle et votre réussite professionnelle ne sont pas seulement le résultat de compétences et de connaissances pertinentes pour votre domaine de travail. C'est aussi le résultat de ce que vous apportez en tant que personne"
Les choses que nous considérons comme des compétences non techniques, telles que les styles de communication, la motivation personnelle et les relations avec les autres, ont un impact énorme sur notre capacité à faire avancer les choses au travail. Les développer peut vous aider à devenir plus productif dans votre carrière et peut-être même à être promu.
7. Créer un plan de développement personnel
Un plan de développement personnel est un plan pour vous aider à rester motivé pour faire avancer votre carrière. C'est une approche efficace pour l'autoréflexion et l'établissement d'objectifs. Il vous aide à prendre conscience de vos points forts et de vos points faibles.
En tant que tel, vous serez en mesure de fixer des objectifs sur ce qu'il faut améliorer et prendrez les mesures pour réaliser le changement souhaité.
Votre plan de développement personnel doit inclure des idées spécifiques liées à des objectifs à court et à long terme. Les meilleures idées pour un plan de développement personnel incluent l'étude de certifications spécifiques aux connaissances, l'apprentissage de compétences en leadership et la mise en réseau avec des influenceurs de votre profession. De plus, cela devrait impliquer des étapes pour surmonter les obstacles à l'avancement de votre profession.
Par exemple, si vous avez une relation tendue avec votre patron, il est essentiel de la réparer.
La rédaction de votre plan de développement personnel doit être suivie d'un tableau de bord pour vous aider à suivre vos progrès.
Vous pouvez utiliser un modèle de plan de développement personnel pour créer des objectifs spécifiques et mesurables. Avoir les moyens de mesurer vos progrès vous gardera motivé et vous aidera à vous adapter aux objectifs de développement personnel.
Fixer des objectifs réalistes et limités dans le temps vous permettra de réussir car ils sont mesurables et pertinents pour votre carrière. Abandonnez toutes les idées farfelues de votre plan et ne gardez que des objectifs mesurables.
Un exemple de plan de développement personnel standard pourrait inclure les objectifs suivants :
• Mise en réseau avec des professionnels d'autres entreprises dans votre domaine de spécialisation
• Rejoindre un groupe de soutien pour les professionnels
• Suivre des cours de certification pour des compétences spécifiques dans votre profession.
8. Construisez une intelligence émotionnelle
Une intelligence émotionnelle forte peut vous aider à établir de solides relations de travail avec vos collègues et clients, ce qui peut augmenter la productivité et améliorer votre réputation professionnelle.
La capacité de traiter avec les gens et de gérer les conflits est importante dans la plupart des emplois, mais surtout lorsque vous occupez un poste de direction.
"L'intelligence émotionnelle signifie être capable de comprendre d'où viennent les autres car les gens veulent travailler pour des responsables qui les connaissent."
L'objectif est d'être un auditeur actif, ce qui aidera les autres à se sentir entendus et compris. "On commence à dire ce qu'on a envie de dire, mais pour communiquer efficacement il faut aussi avoir une excellente capacité d'écoute"
D'abord, montrez à votre interlocuteur que vous êtes attentif. « Rangez vos appareils électroniques, établissez un contact visuel et concentrez-vous sur eux au lieu de planifier mentalement ce que vous allez dire ensuite ».
Ensuite, montrez que vous écoutez avec des signaux verbaux comme"
ummmmh " et un langage corporel comme hocher la tête, sourire et se pencher en avant." Enfin, posez des questions claires ou réfléchissez à des explications.
Essayez de commencer par "Alors vous avez dit..." ou "Qu'est-ce que vous vouliez dire par... ?".
9. Ayez confiance en vos capacités
Construire la confiance en soi est un objectif commun de développement personnel et un objectif clair de développement professionnel. Développer la confiance en soi peut vous aider à trouver un meilleur emploi, à négocier une augmentation ou une promotion, à être reconnu pour vos contributions et à être considéré comme un leader. Mais la confiance n'est pas quelque chose qui peut être facilement activé.
Au lieu de cela, renforcez votre confiance en reconnaissant vos talents. Si vous ne comprenez pas vraiment ce dans quoi vous êtes doué et que vous ne parlez pas de vos talents avec confiance, vous ne pourrez pas utiliser pleinement vos capacités.
Beaucoup de gens ont du mal à faire une réflexion sur eux-mêmes pour comprendre ce qu'ils font bien, surtout s'ils ont entendu dire dès leur plus jeune âge qu'ils ne devraient pas se vanter. Cherchez plutôt des collègues et des mentors pour vous aider à identifier vos talents uniques. Demandez-leur de noter vos qualités et vos méthodes de travail qu'ils trouvent particulièrement efficaces.
10. Cultivez votre motivation
Ne serait-ce pas formidable si nous pouvions renforcer notre motivation ? Au travail, être plus motivé peut certainement vous rendre plus productif, mais cela peut aussi vous aider à être perçu comme plus équilibré et ambitieux.
Vous pouvez construire votre motivation petit à petit. Ne considérez pas votre motivation comme une intrusion aléatoire de votre état d'esprit ou d'une émotion hors de votre contrôle, mais comme un comportement.
Par exemple, lorsque vous avez des évaluations de performance à faire avec vos employés, vous pourriez être tenté de les éviter jusqu'au dernier moment.
Cependant, lorsque vous vous engagez avec succès dans un petit geste, comme une évaluation de performance plus courte et moins formelle, vous pouvez trouver plus de motivation pour améliorer vos compétences et mener des entretiens plus longs.
Ainsi, au lieu d'attendre que la motivation se manifeste d’elle-même, essayez de décomposer vos grands objectifs en petites tâches réalisables pour créer une dynamique. De cette façon, vous vous aiderez à vivre chaque succès comme une réalisation exaltante et serez motivé pour passer à l'étape suivante et devenir plus efficace.
11. Adoptez la pleine conscience
La pleine conscience est un terme largement utilisé aujourd'hui, et sa signification peut être aussi vague que le concept global de développement personnel. La pleine conscience entraîne essentiellement votre cerveau à se concentrer sur le présent plutôt que de se précipiter vers le futur ou de s'attarder constamment sur le passé.
Au travail, la pleine conscience peut vous aider à vous concentrer sur la tâche à accomplir, à filtrer une partie du bruit ambiant et à vous rendre plus productif.
La pleine conscience a également des avantages émotionnels : en fait, elle peut vous aider à réagir de manière plus réfléchie, plutôt qu'instinctive.. Vous serez plus conscient de ce qui se passe sur le moment, vous choisirez donc de répondre consciemment. Développer cette compétence peut vous aider à éviter de couper les liens avec les clients ou les collègues lorsque les tensions montent.
Supposons que vous receviez des critiques avec lesquelles vous n'êtes pas d'accord ou qui blessent votre ego. "Vous allez généralement répondre automatiquement parce que vous vous sentez sur la défensive, mais lorsque vous cultivez la pleine conscience, vous serez capables de prendre du recul et de répondre consciemment". Dans ce cas, une approche plus prudente peut aider à résoudre les conflits et rendre les discussions plus productives.
Créez une pratique quotidienne de méditation de pleine conscience qui, au fil du temps, peut vous aider à devenir plus concentré tout au long de la journée.
Réservez cinq à dix minutes chaque jour pour une méditation guidée, avec l'aide d'une application comme Calm ou Petit Bambou pour vous guider tout au long du processus.
Bien que la pleine conscience puisse être difficile à définir, investir dans celle-ci peut aider à poser les bases de votre réussite professionnelle.
12. Améliorez vos compétences en gestion du temps
Les délais sont une caractéristique standard des projets de travail. Pour réussir dans votre carrière, vous devez maîtriser la gestion du temps.
Si vous êtes en retard pour livrer des commandes ou effectuer des tâches qui exigent votre attention, vous pouvez améliorer cela en développant votre capacité à gérer le temps grâce à des techniques simples.
Cela entraînera un changement de paradigme dans lequel vous ne percevrez plus vos responsabilités comme pénibles, mais comme une séquence ordonnée de tâches.
La première étape pour améliorer votre capacité à gérer le temps est d'accorder une attention consciente à votre travail. Rester alerte et en synchronisme avec vos tâches fera de vous un meilleur planificateur.
Revoyez vos habitudes qui entraînent une perte de temps, telles que la navigation sur les réseaux sociaux, et limitez-les.
Par exemple, vous pouvez les programmer pour le déjeuner et les pauses thé.
En conséquence, vous serez efficace dans la gestion du temps et vous consacrerez une bonne partie de celui-ci à vos tâches principales.
Ensuite, vous devez vous en tenir à une pratique cohérente. Une fois que vous avez défini un horaire à diverses tâches, efforcez-vous de les accomplir pendant ces heures. Pratiquez ceci jusqu'à ce que cela devienne une seconde nature pour vous.
13. Savoir dire non au travail
Vous êtes toujours d'accord pour aider, traiter des documents qui ne vous appartiennent pas, préparer des rendez-vous de dernière minute qui ne sont même pas prévus ?
Comme beaucoup de gens, vous avez du mal à dire non dans votre carrière, peut- être de peur que ce rejet nuise à votre image (surtout si vous venez d'entrer dans une nouvelle entreprise).
Bien sûr, il ne s'agit pas de refuser systématiquement d'aider vos collègues ou toute tâche supplémentaire demandée par votre manager. Par exemple, vous devez savoir comment évaluer quand vous pouvez vous salir les mains en fonction de votre situation, de votre charge de travail et de votre description de poste.
Avant de donner votre réponse (positive ou négative), prenez un moment pour réfléchir à la demande, que ce soit quelques minutes ou quelques heures. De cette façon, vous ne serez pas surpris et vous pourrez consulter votre agenda ou votre liste de choses à faire. En même temps, vous démontrerez votre professionnalisme et votre gestion des priorités.
Avant de répondre, demandez à vos collègues des détails pour vous aider à décider. Vous avez besoin d’informations pour comprendre combien de temps cette tâche prendra, la quantité de travail impliquée, etc. Cela vous permettra de bien choisir vos arguments si vous souhaitez décliner cette mission.
Vos contacts veulent-ils que vous répondiez tout de suite ? Pour vous donner plus de temps, répétez sa demande devant lui, reformulez-la, et cela vous fera gagner un peu de temps. Réfléchissez à haute voix lorsque vous considérez le problème et l'impact possible sur votre travail.
C. Santé personnelle
Beaucoup de tâches, de longues journées de travail, peu d’heures pour le repos!
Conséquence : Vous êtes fatigué, vous avez l'impression que votre travail n'avance pas, vous êtes stressé.
Cependant, certaines personnes, avec la même charge de travail, font tout dans la journée, rentrent tôt chez elles et mènent une vie parfaitement équilibrée.
Comment font-ils? Possèdent-ils des connaissances particulières ?
Saviez-vous que des employés heureux sont 10 à 12 % plus productifs ? Maintenir un environnement de travail propice au bonheur est essentiel pour être plus efficace.
14. Apprenez à gérer le stress et évitez les blocages au travail
Faire la distinction entre le bon stress qui peut améliorer les performances au travail et le mauvais stress qui gêne et ralentit les choses, est l'une des compétences qui améliore la productivité.
En effet, un stress excessif peut entraîner de graves problèmes, tant professionnels que de santé : problèmes cardiaques, manque de concentration, baisse de productivité, mauvaise attitude envers les autres…
Gérez le stress au travail et évitez l'épuisement professionnel grâce à une bonne formation, gérez les risques psychosociaux et apprenez à travailler efficacement dans des situations stressantes.
Cela passe notamment par des méthodes de gestion du stress simples mais efficaces :
• Passer une bonne nuit, toutes les nuits : cela s’apprend. Il faut une certaine rigueur et de la régularité. Le sommeil constitue la première barrière contre le stress : il exerce donc une influence positive directe sur votre efficacité au travail.
• Essayez de ne pas apporter de travail à la maison : cela brouille les frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle et perturbe votre capacité à vous détendre après le travail
• Déterminer les éléments que vous considérez comme générateurs de stress : en les connaissant précisément, vous serez plus à même de les éviter.
• Arrangez votre espace de travail pour vous sentir bien. Un bureau mal rangé, encombré de dossier volumineux vous envoie un signal : vous ne vous en sortirez jamais. Bien organiser votre environnement de travail et le décorer pour vous y sentir bien peut énormément jouer sur votre moral et votre stress.
15. S'éloigner des écrans
Dans ce qui est essentiellement une troisième économie, nous passons la majeure partie de notre temps de travail devant un ou plusieurs écrans. Pour beaucoup, cette situation incontournable a des conséquences sur la santé. Les migraines, les problèmes de vision et la fatigue sont les principaux symptômes associés à cette nouvelle façon de travailler. Conséquences : Cela a un impacte négatif sur votre productivité.
Prenez l’air pendant 5 minutes toutes les heures environ. Si possible, n'hésitez pas à placer vos yeux à plus de 30 cm de l'écran. S'il vous arrive de vous rapprocher pour mieux voir, utilisez la fonction zoom ou choisissez un écran plus grand. Aussi, n'ayez pas honte d'utiliser un stylo et du papier si vous le pouvez.
Vos yeux et votre esprit vous remercieront.
16. Manger correctement
Le travail est le meilleur endroit pour être victime de "malbouffe". Lorsqu'il n'y a pas da restaurant, nous déjeunons souvent sur la route. Les sandwichs et les repas rapides sont particulièrement courants au bureau. Ce qui naturellement entraine des problèmes de santé et qui joue contre vos performances au travail.
Mais pour rester en bonne santé, vous devez avoir une alimentation équilibrée à tous les repas. C'est à vous de décider si vous ne souhaitez pas modifier votre alimentation pour des raisons de temps ou de budget. Mais gardez à l'esprit que rien ne vous empêche d'utiliser des fruits qui peuvent efficacement remplacer une canette de soda ou une barre chocolatée.
La pause, c’est la pause. Certes, il y a des moments où une journée de travail peut être chaotique, mais c'est exactement la raison pour laquelle vous devez décrocher complètement pendant l'heure du déjeuner. Laissez les documents et des post-it sur votre bureau, discutez avec vos collègues, mais surtout : appréciez ce que vous mangez. Reprenez ensuite le boulot avec plein d’énergie pour une meilleure productivité.
17. S'entourer des plantes vertes
Véritable bouffée d'air frais, la verdure rend l'atmosphère plus pur et filtre l'air du bureau, souvent plus pollué que celui de la rue. Elles attirent les fumées toxiques vers leurs racines pour être détruits. La verdure apportera également aisance et beauté à votre espace de travail.
Il convient également de noter qu'une étude de l'Université norvégienne de 2008 a montré que plus il y a de verdure dans le bureau, plus la réduction du nombre de d'arrêts maladie est importante. Les plantes vertes réduisent aussi significativement les problèmes de toux et de gorge ainsi que les problèmes dermatologiques et neuropsychologiques (fatigue, nausées, migraines).
En plus d'aider à soulager le stress, à améliorer l'humeur et à augmenter la productivité, les plantes ont la capacité de purifier et d'assainir l'air d'une pièce en réduisant les niveaux de pollution, ce qui peut notamment aider à réduire le risque d'allergie.
N'hésitez pas à travailler à côté de la verdure.
18. Aérer et ventiler le lieu de travail
Souvent négligé, le manque d'aération et de ventilation peut avoir des effets néfastes sur la santé au travail. Sans ventilation, l'air peut devenir vicié à cause des nombreuses machines de bureau, des produits de nettoyage ou de rénovation. La pollution de l'air intérieur peut provoquer des troubles respiratoires, oculaires et même des rhumatismes.
Pour limiter la concentration de particules toxiques, d'odeurs désagréables et de polluants, il est conseillé d'ouvrir les fenêtres quelques minutes par jour et d'installer un système de ventilation dans les locaux (bien entendu en veillant à ce que le système soit bien entretenu).
Afin de favoriser un air sain, il existe deux types de ventilation : la ventilation locale, qui a pour but de recycler les polluants dès qu'ils sont rejetés dans l'atmosphère et de les évacuer à l'extérieur avant que les personnes ne les inhalent ; la ventilation générale ou à dilution, qui a pour but d’apporter de l'air frais pour réduire la concentration de polluants dans l'air ambiant.
L'aération et la ventilation du lieu de travail peuvent être réalisées manuellement par des ouvertures ou mécaniquement par des équipements spécifiques
19. Préserver votre sommeil
La privation chronique de sommeil est néfaste pour notre corps : perte de mémoire, risque accru de diabète ou de dépression, hypertension artérielle…
Bien sûr, cela affecte nos performances au travail. Si vous êtes invité à raccourcir votre rythme de sommeil, vous remarquerez rapidement des difficultés de concentration, des temps de réaction plus lents et une augmentation du stress.
Par conséquent, il est nécessaire de maintenir le sommeil en se couchant et en se levant à l'heure. N'oubliez pas de vous détendre en lisant avant d'éteindre les lumières. Évitez l'exercice physique avant d’aller au lit. Les somnifères sont à bannir !
Il faut veiller à créer un environnement propice au sommeil : une chambre cosy, suffisamment sombre et calme, avec une température adaptée (de préférence autour de 18 degrés).
Sachez également que nous passons environ 25 ans de notre vie à dormir, la literie est donc un élément incontournable ! Votre chambre doit avoir un matelas qui répond à vos besoins biologiques.
Un mode de vie sain est également nécessaire : avoir une alimentation saine et éviter une consommation excessive de stimulants comme la caféine ; faire de l'exercice régulièrement, mais sans excès, et au bon moment, c'est-à-dire éviter le soir ; éviter l'écran avant de se coucher, car la lumière bleue envoie des signaux d'éveil au cerveau.
Développez de bonnes habitudes de sommeil et vous constaterez bientôt une augmentation des gains d'énergie et de productivité.
20. Avoir de quoi s'isoler
Dans une vie professionnelle, le bruit est partout. Le téléphone sonne, les collègues discutent... Les lieux de travail organisés en open space aggravent la situation. Pour de nombreuses personnes, le bruit peut entraver la concentration, causer un stress inutile et entraîner des conséquences sur la santé.
Cependant, certaines situations exigent que vous vous isoliez pour mieux vous concentrer. Protégez-vous du bruit ambiant à midi.
Si vous travaillez à proximité d'un parc, n'hésitez pas à vous y ressourcer. Vous pouvez également choisir des boules Quies ou écouter de la musique douce dans des écouteurs.
Mais attention à ne pas vous isoler de vos collègues et supérieurs en vivant dans un espace confiné. Les écouteurs et les protections auditives ne doivent être utilisés que lorsque vous avez besoin de vous concentrer.
21. Méditez
Qui n'a jamais eu la désagréable impression de n’avoir rien fait un jour de travail
? Ce sentiment douloureux provient souvent d'exigences extérieures ou de nos inquiétudes qui nous empêchent de nous engager pleinement dans ce que nous faisons. Notifications, collègues qui vous interrompent, fragmentation des tâches : la distraction affecte notre productivité et votre satisfaction au travail.
C'est alors que la méditation de pleine conscience peut être une solution pour améliorer votre concentration. Mais comment intégrer une pratique de méditation dans un emploi du temps déjà chargé ?
La méditation de pleine conscience est une version laïque de la pratique bouddhiste qui préconise d'entraîner l'esprit à se concentrer uniquement sur le moment présent.
Alors que la méditation nous invite à nous installer, à lâcher prise et à vivre l'instant présent, notre quotidien est fait de demandes perpétuelles qui nous
poussent à sauter de tâche en tâche en mode automatique. Alors, comment pouvons-nous améliorer notre concentration dans un cadre professionnel ? Cette pratique de méditation très simple peut être effectuée en 1 minute et vous rendra instantanément plus éveillé et concentré :
Assurez-vous d'être assis calmement et confortablement. Fermez les yeux et imaginez un triangle.
Concentrez-vous 1 minute sur ce triangle
Mémorisez cette image aussi clairement que possible pendant une minute.
Vous pouvez effectuer cet exercice tous les jours et augmenter votre temps de visualisation lorsque vous êtes prêt. Cette pause est idéale pour restaurer vos sens du présent et apaiser votre esprit en cas de fortes sollicitations.
22. Faites du sport
Lorsque nous faisons de l'exercice, que ce soit seul ou à deux, avant d’aller au travail le matin ou lorsque nous rentrons à la maison le soir, nous prévoyons une période pendant laquelle nous sommes entièrement concentrés sur notre propre bonheur, nos performances et les gens. Casque sur les oreilles, course au bord du lac à 6h30…
L'activité physique est un moyen de faire une pause dans la vie quotidienne et de faire ce que nous aimons ou dont nous avons besoin. En profitant de ces moments, nous devenons plus réceptifs aux autres et plus énergiques parce que nous avons pris le temps de nous concentrer sur nous-mêmes.
Si vous souhaitez prendre l'habitude de courir au bureau mais que vous n'envisagez pas d'être un marathonien, vous pouvez :
• Commencez par une marche rapide entre collègues, qui est une marche rapide où vous courez presque,
• Fixez-vous de petits objectifs, de petites fréquences. Lorsque le corps n'est pas habitué à faire de l'exercice, le premier effort va sécréter des endorphines, même si c'est anodin,
• Bloquez des créneaux dans votre agenda avec vos collègues pour vous motiver !
D. La communication
Le terme fait référence à toute forme de communication concernant vos activités sur votre lieu de travail. Cela inclut de parler des tâches individuelles, de fournir des mises à jour sur l'état du projet et de fournir des commentaires à votre responsable, à vos subordonnés ou à tout autre collègue. Être capable de bien communiquer au travail est un facteur clé pour assurer une collaboration efficace : si vous ne pouvez pas vous exprimer clairement, vous risquez, sans le savoir, de ne pas obtenir les informations souhaitées, de compliquer les choses ou même de blesser les autres. La communication au travail peut prendre la forme de discussions en face à face, de formulaires écrits, de plateformes de visioconférence ou encore de réunions de groupe.
Ces communications peuvent avoir lieu en temps réel ou hors ligne, comme lorsque vous communiquez vos projets en cours par e-mail, via des vidéos préenregistrées ou sur des plateformes telles que des outils de gestion de projet. Voici quelques exemples :
• Réunion d'équipe
• Coopération dans des activités multidisciplinaires
• Communication non verbale
23. Déterminez le meilleur canal de communication et le sujet à aborder
La communication prend de nombreuses formes : face à face, e-mail, messagerie instantanée et plateformes de gestion du travail. Pour être aussi efficace que possible, assurez-vous de suivre les directives de communication de l'entreprise et de transmettre le bon message au bon endroit.
Être capable d'identifier les bons canaux de communication est déjà un grand pas en avant. Votre entreprise dispose certainement de plusieurs outils de communication, il est donc important de pouvoir déterminer l'option la plus appropriée à chaque situation.
Quel est l'outil le plus approprié pour envoyer une question ou rédiger un avis ? Avez-vous besoin d'une communication en temps réel ou suffit-il d'envoyer des messages différés ? En cas de doute, n'hésitez pas à demander à un membre de l'équipe ou à un responsable de vous indiquer sur quel canal envoyer tel ou autre message.
Et surtout, privilégiez au maximum les contacts personnels plutôt que d’envoyer des courriels à votre collègue qui est juste assis dans le bureau d’à côté ! Vous seriez surpris du temps que l’on gagne dans les contacts directs !
24. Développez votre capacité à bien communiquer
La collaboration est la base d'un travail d'équipe efficace. Pour développer de solides compétences en travail d'équipe, vous devez établir une communication ouverte et honnête. Cela ne signifie pas nécessairement être d'accord sur tout, tout le temps : savoir être en désaccord et développer des arguments pour expliquer les différents points de vue sont tout aussi importants pour une collaboration saine.
Les compétences de collaboration et de communication sont un peu comme le paradoxe de la poule et de l'œuf (qui est venu en premier ?) : une communication efficace est la clé de toute bonne collaboration, mais en même temps, savoir collaborer est le fondement d'une bonne communication. Plus précisément, veillez à développer vos compétences en matière de collaboration et de communication au fil du temps.
Vous trouverez progressivement des moyens d'améliorer la collaboration en équipe et serez mieux à même de transmettre des informations ou des opinions dans votre lieu de travail (physique ou à distance). Une communication franche facilitera votre communication quotidienne.
25. Si possible, privilégiez les conversations en personne
Pour éviter tout malentendu, rien ne vaut une communication en face à face. Si votre équipe travaille à distance, envisagez d'organiser une vidéoconférence. La communication en face à face est particulièrement importante lorsque vous soupçonnez que les discussions peuvent être difficiles, car il est toujours difficile d'adopter le ton approprié à l'écrit. Idéalement, les membres de votre équipe devraient être capables de discerner vos expressions faciales et votre langage corporel.
Si votre équipe est dispersée ou travaille à distance, n'hésitez pas à organiser des appels téléphoniques au lieu de visioconférences. Cet ennui avec la vidéoconférence est réel et peut sérieusement compliquer la collaboration et la communication d'équipe, en particulier lorsque les membres travaillent à distance. Les appels réduisent la fatigue oculaire tout en vous permettant d'entendre clairement la voix et le ton de chaque collaborateur.
26. Ne négligez pas votre langage corporel et le ton de votre voix
La communication ne concerne pas seulement vos mots et leur sens, mais la façon dont vous vous exprimez. Assurez-vous de ne pas croiser les bras ou d'avoir l'air trop brusque. Votre langage corporel a souvent peu à voir avec ce que vous vivez sur le moment : la fatigue ou le stress causés par des événements de votre vie personnelle peuvent affecter votre comportement. Cependant, considérez que les membres de votre équipe peuvent connaître votre état intérieur.
En conséquence, ils peuvent voir votre comportement différemment et penser que vous êtes en colère ou contrarié par certaines situations. Pour éviter d'envoyer des signaux inattendus, en particulier dans les conversations difficiles, essayez d'utiliser un langage corporel et des expressions faciales neutres.
27. Optez pour une communication bidirectionnelle (ouverte et harmonieuse)
En matière de communication, écouter est tout aussi important que parler. Pour vous intégrer à votre équipe et travailler dans un esprit de collaboration sain, vous ne pouvez pas systématiquement imposer vos idées, mais aussi savoir écouter vos collaborateurs.
En résumé, on peut distinguer deux grands types d'écoute : écouter en réfléchissant déjà à la réponse à formuler, et écouter en essayant de comprendre au maximum l'autre. Si l’écoute se résume à anticiper votre réponse, alors vous vous concentrez sur ce que vous allez dire ensuite, pas sur ce que disent vos collaborateurs. Utiliser ce type d'écoute peut vous faire passer à côté d'informations clés et risquer de répéter ce que votre interlocuteur a dit.
Essayez plutôt d’écouter pour comprendre : soyez attentif au message que votre interlocuteur cherche à vous transmettre, sans penser à ce que vous allez lui répondre. Si vous pensez à un point en particulier que vous ne souhaitez pas oublier de mentionner, notez-le pour pouvoir vous reconcentrer immédiatement sur les paroles de votre collaborateur, au lieu d’essayer vainement de vous souvenir de ce que vous souhaitez dire ensuite.
28. Tenez-vous-en aux faits, oubliez les mythes et les « on-dit »
"Fact vs Facts Storie" Les faits désignent tout événement qui s'est réellement produit, dont chaque collaborateur présent peut attester. Le témoignage, en revanche, fait référence à votre propre interprétation de la situation.
Exemple concret : votre responsable vous donne un retour d'information en temps réel sur votre travail lors d'une petite réunion d'équipe. C'est un fait.
Vous ne vous attendiez pas à un retour comme celui-ci : Vous pensez que votre manager s'est permis de vous faire part de ses commentaires devant vos collègues car il n'était pas satisfait de votre travail et aurait pu attendre de voir votre entretien personnel. Voici un mythe (ou un témoignage) : en effet, vous n'avez aucun moyen de savoir si vos hypothèses sont correctes.
Les témoignages sont inévitables : nous créons tous des histoires basées sur des faits. Cependant, essayez de les distinguer et évitez de vous fier uniquement aux on-dit, à moins que vous ne puissiez apporter la preuve de sa véracité.
En se basant sur notre exemple, vous pouvez parler à votre manager lors de votre prochain entretien individuel et lui demander pourquoi il a choisi de vous faire un retour lors d'une réunion d'équipe.
29. Assurez-vous de vous adresser à la bonne personne
Une communication efficace sur le lieu de travail est aussi importante que ce que vous dites. Si vous saluez la mauvaise personne ou transmettez des informations dans des circonstances inappropriées, vos tentatives seront vaines et vos informations finiront par être oubliées.
Pour éviter ce piège, assurez-vous d'avoir les bons collaborateurs à vos côtés ou d'envoyer votre message aux bonnes personnes. Vous êtes indécis, vous vous posez des questions sur le bon destinataire ? Essayez d'identifier toutes les parties prenantes clés du projet auxquelles l'information doit absolument parvenir.
30. Identifier les préférences de votre équipe en matière de communication (outils, canaux…)
Pour rendre votre communication efficace, n'hésitez pas à demander à vos collègues quel canal ou outil de communication ils préfèrent. Les préférences de communication ne doivent pas être un secret ou un jeu de devinettes. Au lieu de cela, il est préférable de les spécifier explicitement dès le début. En comprenant si les membres de votre équipe préfèrent les vidéoconférences ou les appels téléphoniques, ou les réunions du matin plutôt que des séances de travail de l'après-midi, vous serez mieux en mesure de créer un environnement de travail où chacun se sent bien et peut s'épanouir.
Voici quelques questions importantes à poser :
• Vos collaborateurs sont-ils plutôt des lève-tôt ou des couche-tard ?
• Préfèrent-ils les réunions structurées ou les séances de brainstorming libres ?
• Quelle forme revêt leur processus de réflexion : pensent-ils à voix haute, de manière spontanée ou à l’écrit ?
• Sont-ils plutôt introvertis, extravertis ou bien un peu les deux ?
• Pensent-ils bien connaître leurs collègues ou aimeraient-ils participer à davantage d’activités afin de renforcer la cohésion d’équipe ?
• Quels types de réunions ou de tâches les motivent le plus ?
Conclusion
Quel que soit notre travail ou notre secteur d'activité, nous voulons tous apprendre à travailler efficacement et à atteindre nos objectifs de carrière. Mais la vraie productivité ne consiste pas seulement à supprimer des tâches de votre liste de tâches, il s'agit de faire plus de choses qui comptent vraiment.
Heureusement, des améliorations peuvent être constatées avec seulement quelques ajustements à vos habitudes de travail quotidiennes, alors commencez par ces conseils ci-dessus et regardez votre productivité décoller !
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