Cahier des Charges
Assistance IT lors de la convergence de FUP et ITIL
Services informatiques
Date de la séance d’ouverture des offres : 14/09/2009 à 10h00 Dépôt des offres uniquement auprès du :
Service d’Encadrement ICT Cellule Marchés publics
Boulevard du Roi Albert II, 33 bte 95 Bâtiment C – 5e étage
1030 BRUXELLES
Table des matières
1. Partie A : Clauses administratives et contractuelles relatives au marché... 4
1.1 Identification du marché ... 4
1.1.1 Le pouvoir adjudicateur ... 4
1.1.2 Service dirigeant – Fonctionnaire dirigeant ... 4
1.2 Conception et but du marché... 4
1.2.1 Contexte général... 4
1.2.2 Parties du marché ... 5
1.3 Clauses générales ... 6
1.3.1 Nature du marché ... 6
1.3.2 Mode de passation du marché ... 6
1.4 Introduction et ouverture des offres ... 6
1.4.1 Introduction de l’offre ... 6
1.4.1.1 Offres envoyée par voie électronique ... 7
1.4.1.2 Offres, non envoyées par voie électronique ... 7
1.4.1.3 Adaptation ou rétractation d’une offre déjà introduite ... 7
1.4.2 Ouverture des offres... 8
1.5 Clauses réglementant l’exécution du marché... 8
1.5.1 Réglementation ... 8
1.5.2 Documents concernant le marché... 8
1.5.3 Les documents du soumissionnaire... 8
1.5.4 Séance d’information ... 9
1.6 Offres ... 9
1.6.1 Généralités ... 9
1.6.2 Durée de validité de l’offre ... 10
1.6.3 Variantes ... 10
1.6.4 Contenu de l’offre ... 10
1.7 Mandataires... 11
1.8 Sous-traitants... 11
1.9 Prix... 11
1.9.1 Clauses générales ... 11
1.9.2 Unité monétaire... 11
1.9.3 Éléments compris dans le prix... 11
1.9.4 Révision de prix ... 11
1.10 Procédure de l'attribution du marché... 12
1.10.1 Critères de sélection qualitative ... 12
1.10.1.1 Critères d'exclusion... 12
1.10.1.2 Critères concernant les capacités économiques et financières... 15
1.10.1.3 Critères concernant les capacités techniques... 15
1.10.1.4 Régularité des souscriptions ... 16
1.10.2 Entretien ... 16
1.10.3 Critères de passation... 16
1.11 Délais et notification de la passation... 17
1.11.1 Notification de la passation du marché ... 17
1.11.2 Délais ... 18
1.12 Cautionnement ... 18
1.13 Lieu d’exécution des prestations ... 19
1.13.1 Temps de travail... 19
1.13.2 Connaissance des langues ... 20
1.13.3 Sécurité et confidentialité... 20
1.13.4 responsabilité... 20
1.13.5 Mode de travail ... 20
1.13.6 Moyens à disposition des techniciens... 20
1.13.7 Droits d’auteur ... 21
1.13.8 Représentants de l’adjudicataire... 21
1.13.9 Formalités en vue du contrôle ... 21
1.13.10 Sous-traitants... 21
1.13.11 Compétence professionnelle des techniciens mis à disposition... 21
1.13.12 Stabilité du personnel... 21
1.14 Facturation et paiement ... 22
1.15 Litiges : moyens de défense de l’administration ... 22
2. Partie B : Description technique du marché... 23
2.1 Contexte général... 23
2.2 Description de la situation actuelle ... 24
2.2.1 La méthodologie et l’implémentation FUP actuelles ... 24
2.2.2 L’implémentation actuelle de l’IT Service Management ... 25
2.2.2.1 Les processus ITIL... 26
2.2.2.1.1 Configuration management ... 26
2.2.2.1.2 Incident Management ... 27
2.2.2.1.3 Problem Management... 27
2.2.2.1.4 Change Management ... 27
2.2.2.1.5 Release Management... 27
2.2.2.1.6 Service level Management... 28
2.3 Relation avec les objectifs CobiT et la carte RACI... 28
2.4 Objet du marché et délimitation de son étendue ... 29
2.5 Description des marchés partiels... 30
2.5.1 Marché partiel 1 : extension de la méthodologie FUP et implémentation ITIL ... 30
2.5.2 Marché partiel 2 : automatisation totale ou partielle du déploiement à partir des répertoires de code source Borland Starteam... 32
2.5.3 Marché partiel 3 : implémentation des processus de changement et de mise en production (change & release) de l’application dans l’outil HP Openview Servicedesk... 33
2.5.4 Marché partiel 4 : organisation pratique et coaching des testeurs d’ICT-Applications... 33
2.5.5 Marché partiel 5 : assistance dans la mise au point de méthodes de travail automatisées dans le but de maintenir les environnements de développement et de packaging de l’équipe de développement à jour et en situation de cohérence avec l’environnement de production... 34
2.5.6 Marché partiel 6 : formation et coaching des équipes concernées ... 35
2.5.7 Marché partiel 7 : mesure de la performance et de la maturité du processus de déploiement... 36
2.6 Plan de projet et exécution de projet ... 36
2.7 Exigences relatives aux profils :... 37
3. Annexe 1 : Formulaire de soumission... 38
3.1 Objet de la soumission ... 38
3.2 Identification du soumissionnaire ... 38
3.2.1 Personnes physiques... 38
3.2.2 Personnes morales... 38
3.2.3 Siège social ou domicile :... 38
3.3 Validité de la soumission ... 38
3.4 Paiements ... 39
3.5 Informations complémentaires... 39
3.6 Documents liés à la présente soumission ... 39
3.7 Signature(s) du/des mandataire(s)... 39
4. Annexe 2 : Tableau de prix ... 40
4.1 Prix global du marché total ... 40
5. Annexe 3 : Modèle de questions/réponses ... 42
6. Annexe 4 : Modèle de formulaire de présentation des références... 43
7. Annexe 5 : Déclaration de confidentialité... 44
8. Annexe 6 : Forme du CV des collaborateurs affectés au projet. ... 45
1. Partie A : Clauses administratives et contractuelles relatives au marché
1.1
Identification du marché
1.1.1
Le pouvoir adjudicateur
Pouvoir adjudicateur : Service Public Fédéral Finances 1.1.2
Service dirigeant – Fonctionnaire dirigeant
Service dirigeant du pouvoir
adjudicateur SPF Finances
Service d’Encadrement ICT Boulevard Roi Albert II, 33 bte 95 1030 Bruxelles
Fonctionnaire dirigeant Louis Collet, directeur du Service d’Encadrement ICT Frank Baelus
Tél. : 0257/6.25.01 Fax : 0257 /6.18.01
E-mail: frank.baelus@minfin.fed.be
Jacques Steuve Tél. : 0257/6.29.68 Fax : 0257 /6.18.01 E-mail:
jacques.steuve@minfin.fed.be Fonctionnaires responsables
du marché
Jean-Christophe Troussart Tél. : 0257/6.37.70
Fax : 0257 /6.18.01 E-mail:
jeanchristophe.troussart@minfin.fed.be
Des informations complémentaires relatives à la procédure peuvent être obtenues auprès de Nathalie Orban, tél. 0257/643 12, Fax 0257/96801, nathalie.orban@minfin.fed.be.
Le service dirigeant au sens des articles 1er et 2 du cahier général des charges est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle.
Toute correspondance concernant l’exécution de ce marché doit être envoyée à l’adresse suivante : SPF Finances
Service d’Encadrement ICT North Galaxy Tours C, 5e étage Boulevard Roi Albert II, 33 boîte 95 B-1030 Bruxelles
1.2
Conception et but du marché
1.2.1
Contexte général
Le Service Public Fédéral Finances développe des projets IT de grande échelle et innovants qui constituent la base de son infrastructure informatique. Dans ce contexte, le département ICT du SPF Finances a opté pour une méthodologie de développement des applications dont le premier but est de formaliser le déroulement de projets de développement IT et de les stabiliser dans un cadre commun et uniforme : le contenu des différentes phases de projet, les rôles des différents acteurs et les objets à fournir à chaque phase de projet.
Le choix du Service d’Encadrement ICT de la méthodologie pour le développement des applications s’est porté sur la méthodologie UP (Unified Process), un standard généralement reconnu et ouvert.
Cette méthodologie standard fut peaufinée selon les besoins du SPF Finances et fut en outre enrichie de quelques concepts d’origine RUP (Rational Unified Process). Cela a conduit à la méthodologie FUP (Finance Unified Process) qui est appliquée pour tous les projets importants au sein du SPF Finances. Afin de soutenir ces processus pour le développement des applications, le Service d’Encadrement ICT a choisi quelques outils logiciels des éditeurs de logiciels Borland et HP, et les a mis à la disposition de ses équipes pour le développement des applications IT.
Pour la gestion de l’ensemble de l’infrastructure informatique (matériel informatique et logiciel) et pour le support à l’utilisateur final, le SPF Finances a choisi la méthodologie ITIL (Information Technology Infrastructure Library) poursuivant les objectifs suivants :
• Atteindre un niveau de prestation de services planifié, consistant et mesurable
• Améliorer la gestion des composants ICT
• La justification des coûts pour tous les services IT
• Accroître la maîtrise des risques tant par le biais d’actions proactives qu’en prenant des mesures adaptées si les circonstances l’exige
Cette méthodologie ITIL soutient également quelques processus de gestion dont quelques exemples sont la gestion des incidents, la gestion des changements, la gestion de la configuration et la gestion des niveaux de service. De même, afin de soutenir ces processus de gestion, le département ICT a choisi les outils logiciels nécessaires (de la société HP) et les a mis en service à grande échelle, principalement dans les services de support à l’infrastructure.
Le département ICT du SPF Finances souhaite, par ce projet, harmoniser entre eux les processus de gestion utilisés par les équipes de développement pour le développement des applications et les processus de gestion utilisés par les services techniques pour l’infrastructure.
L’objectif visé étant ici la mise en production d’applications neuves ou modifiées :
• des processus de changement contrôlés et des processus de mise en production sont utilisés;
• les deux processus de gestion pour le développement d’applications et pour la gestion de configuration s’interpénètrent sans discontinuité ;
• la gestion de version est fournie pour permettre au SPF Finances de s’assurer que le code source des applications en production soit aussi effectivement présent dans les référentiels;
• la documentation peut être gérée et utilisée communément;
• la qualité est garantie par l’entremise de tests de réception qui sont exécutés dans un environnement de test de réception adapté à cette fin;
• la qualité des fournitures est mesurée d’une manière objective et cohérente.
Dans ce cadre, on analysera également la mesure dans laquelle aujourd’hui les outils utilisés pour le support aux processus peuvent être reliés entre eux en vue d’automatiser l’échange indispensable des données permettant d’exclure maximalement toute faute et erreur durant la phase, importante mais très risquée, de la mise en production d’applications neuves ou modifiées.
1.2.2
Parties du marché
Le marché est élaboré à partir de plusieurs marchés partiels. Afin d’assurer la cohérence des fournitures et des implémentations, le SPF Finances souhaite recourir à un seul adjudicataire du marché. Le marché se compose d'un seul lot.
Les marchés partiels suivants doivent être exécutés :
• marché partiel 1 :
harmonisation de la méthodologie FUP aux processus ITIL, et intégration du processus de développement des applications à la gestion des changements et de la mise en production ITIL, en ce compris l’harmonisation réciproque (avec éventuellement rationalisation et/ou intégration) des outils de gestion
• marché partiel 2 :
développement et implémentation d’un set d’outils adapté pour permettre le déploiement des applications en se fondant sur le code source des référentiels de Borland Starteam (il s’agit d’applications développées sous java et sql; applications décrites en PHP, COBOL ou d’autres langues ne relèvent provisoirement pas du champ du marché)
• marché partiel 3 :
développement de modèles adaptés de changement et de bon de travail permettant les processus de changements et de mise en production afin d’implémenter le déploiement des applications dans l’outil IT Service Management et afin de garantir au CMDB sa capacité à gérer les
interdépendances entre applications et à suivre les versions des applications dans les différents environnements
• marché partiel 4 :
développement d’une méthodologie pour tests de réception et la fourniture d’assistance lors de l’exécution pratique de celle-ci par une équipe (à fonder) de testeurs de réception au sein du département ICT Applications
• marché partiel 5 :
assistance lors du développement d’une méthode pratique destinée à maintenir à jour les environnements de développement utilisés par les équipes de développement des applications afin de garantir la cohérence de la plate-forme de développement et la plate-forme de production.
• marché partiel 6 :
formation et coaching, en collaboration avec le département ICT Academy du SPF Finances, des équipes de développement et des équipes techniques concernées
• marché partiel 7 :
développement d’une méthode de mesure permettant le contrôle du processus de déploiement par le biais de Key Performance Indicators (KPI) adaptés, laquelle indique la progression et la qualité du processus de déploiement des applications. Les KPI tiendront au minimum compte des dimensions suivantes :
• la complexité du déploiement
• par plate-forme technologique
• la qualité du déploiement selon des mesures objectives
1.3
Clauses générales
1.3.1
Nature du marché
Le marché est considéré comme un marché de services.
1.3.2
Mode de passation du marché
La procédure choisie est celle de l’appel d’offres général.
1.4
Introduction et ouverture des offres
1.4.1
Introduction de l’offre
Avant leur ouverture, les offres sont introduites par le biais de l’application électronique e-tendering (pour plus de détails, voir ci-dessous), par la poste (de préférence lettre recommandée) ou par dépôt manuel auprès des services dirigeants du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées jusqu’au moment où la séance d’ouverture des offres est déclarée ouverte.
1.4.1.1 Offres envoyée par voie électronique
Les offres électroniques peuvent être introduites par le biais du site Internet
https://eten.publicprocurement.be/, qui offre les garanties nécessaires en matière de respect des conditions de l’article 81 ter de l’A.R. du 8 janvier 1996.
Il convient de remarquer que l’envoi d’une offre par e-mail ne satisfait pas à ces conditions. Ce mode d’introduction des offres n’est pas autorisé.
Indépendamment des éventuelles variantes autorisées, chaque soumissionnaire ne peut introduire qu’une seule offre par marché. L’offre doit arriver au pouvoir adjudicateur avant la date limite prévue pour la réception des offres. Le soumissionnaire peut introduire son offre partiellement sur papier et partiellement sous forme électronique, les deux parties ne formant ensemble qu’une seule et même offre.
En introduisant son offre entièrement ou partiellement par voie électronique, le soumissionnaire accepte que les données crées par le système de réception soient enregistrées (article 81 quinquies de l’A.R. du 8 janvier 1996).
Au besoin, les attestations demandées dans ce cahier des charges, sont scannées afin d’être annexées à l’offre.
Vous trouverez plus d’informations sur le site Internet : http://www.publicprocurement.be/
ou en téléphonant au helpdesk e-procurement : +32 (0)2 790 52 58
1.4.1.2 Offres, non envoyées par voie électronique
Les offres qui ne sont pas envoyées par voie électronique, sont mises sous enveloppe. L’enveloppe porte les mentions suivantes :
¾le nom du cahier des charges
¾la date et l’heure d’ouverture des offres.
Cette enveloppe est glissée dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes:
¾le mot « OFFRE » dans le coin supérieur gauche ;
¾l’adresse de destination.
1.4.1.3 Adaptation ou rétractation d’une offre déjà introduite
Si le soumissionnaire souhaite adapter ou retirer une offre déjà envoyée ou introduite, il doit le faire selon les clauses de l’article 105 de l’A.R. du 8 janvier 1996. L’adaptation ou la rétractation d’une offre déjà introduite peut se faire par voie électronique, selon les clauses van article 81 de l’A.R. du 8 janvier 1996, ou sur papier.
L’adaptation ou la rétractation d’une offre déjà envoyée ou introduite exige une déclaration écrite qui soit signée correctement par le soumissionnaire ou son mandataire. Sous peine de déclarer l’offre nulle, cette déclaration doit mentionner l’objet et l’importance des changements. La rétractation doit être inconditionnelle.
La rétractation peut aussi être signifiée par télégramme, télex ou fax, et ce moyennant les conditions suivantes :
1° l’avis de rétractation parvient au président de la séance d’ouverture des offres avant l’ouverture de la séance;
2° l’avis de rétractation est confirmé par lettre recommandée déposée à la poste au plus tard la veille de la séance d’ouverture des offres. Cette condition n’est pas d’application si le soumissionnaire recourt aux moyens électroniques conformément aux clauses de l’article 81 de l’A.R. du 8 janvier 1996.
Remarque : pour des raisons techniques et d’organisation, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient introduites par voie électronique. Ce choix relève également du soumissionnaire et n’aura absolument aucune influence sur l’analyse et l’évaluation de l’offre.
1.4.2
Ouverture des offres
La séance publique d’ouverture des offres sur papier et des offres électroniques aura lieu le 14 septembre 2009 à 10 heures à l’adresse suivante :
SPF Finances North Galaxy
Bld. du Roi Albert II, 33 1030 Bruxelles
Socle, salle 2.
1.5
Clauses réglementant l’exécution du marché
1.5.1
Réglementation
- Loi du 24 décembre 1993 (M.B. du 22.1.1994 et errata au M.B. du 25.2.1997) portant sur les marchés publics et certains marchés de livraison de travaux, de fournitures et de services.
- Arrêté royal du 8 janvier 1996 (M.B. du 26.01.96 et errata au M.B. du 25.02.97) relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics.
- Arrêté royal du 26 septembre 1996 (M.B. du 18.10.1996) établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics.
- L’annexe à l’Arrêté royal du 26 septembre 1996, appelé le Cahier général des charges
- Arrêté royal du 14 octobre 1996 (M.B. du 24.10.96) relatif au contrôle préalable et aux délégations de pouvoir en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière d'octroi de concessions de travaux publics au niveau fédéral.
- Toutes les modifications à la Loi et aux arrêtés précités, d’application le jour d’ouverture des souscriptions
1.5.2
Documents concernant le marché
- Ce cahier des charges.
- Les avis de marché et avis rectificatifs, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et au Journal officiel de l'Union européenne, ayant trait de manière générale aux marchés publics, ainsi que les avis rectificatifs concernant le présent marché qui sont envoyés sous pli recommandé individuel ou par télécopieur. Ces avis font partie intégrante des conditions contractuelles et le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de la rédaction de son offre.
- Les précisions apportées suite à la séance d’information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur). Ces précisions font partie intégrante des conditions contractuelles et le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de la rédaction de son offre.
1.5.3
Les documents du soumissionnaire
- L’offre du soumissionnaire.
- Les précisions et engagements acceptés par le SPF Finances, donnés en complément de son offre (avec la même référence) à la suite de questions et de demandes de précisions.
1.5.4
Séance d’information
Étant donné la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser une seule séance d’information au bénéfice des soumissionnaires. Cette séance aura lieu entre la publication du marché au Bulletin des Adjudications et le jour d’ouverture des offres.
Il ne sera répondu à aucune des questions posées après cette séance d’information, ce afin de traiter tous les candidats-soumissionnaires de la même manière.
Cette séance d’information aura lieu le 17 août 2009 à 10h à l’adresse suivante : Boulevard du Roi Albert II 33, 1030 Bruxelles. C5. Salle Mandarin.
Il ne sera répondu qu’aux questions écrites introduites au plus tard le 11 août 2009. Ces questions devront être introduites exclusivement par mail à l’adresse
tender.fupitil@minfin.fed.be
.Toutes les questions doivent obligatoirement comporter des modifications selon le cahier des charges afin de permettre une répondre rapide (p. ex. Partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Prière aussi de mentionner la langue du cahier des charges que vous utilisez (la pagination peut différer suivant la langue).
Durant cette séance d’information, un bref aperçu sera présenté de la conception du marché. Les réponses aux questions introduites dans les délais seront données verbalement lors de la séance d’information et seront ensuite publiées sur le site Internet du SPF Finances.
Il est demandé aux sociétés intéressées de se faire connaître au préalable par mail à l’adresse tender.wan@minfin.fed.be et de communiquer le nom et la fonction de la (des) personne(s) qu’elles délègueront à la séance d’information. Pour des raisons d’organisation, un maximum de 2 personnes par société intéressée sera admis.
Si les sociétés intéressées remarquent des incohérences, imprécisions, etc. dans le cahier des charges, elles sont invitées à le faire savoir par écrit avant la séance d’information suivant les mêmes modalités que pour l’envoi des questions.
Le SPF Finances accorde une grande importance à l’égalité des soumissionnaires et rédige les spécifications de ses cahiers des charges en conséquence. Si une firme intéressée estime malgré tout sa candidature exclue ou ses chances diminuées par certaines spécifications du présent cahier des charges, elle est invitée à en faire part par écrit au plus tard lors de la séance d’information. Le cas échéant, le SPF adaptera, s’il l’estime nécessaire, son cahier des charges pour en tenir compte.
1.6
Offres
1.6.1
Généralités
L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 10 de la loi du 24 décembre 1993 et sur l’article 78 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilités.
Le soumissionnaire est tenu d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe au présent cahier des charges. Si, toutefois, d’autres documents sont utilisés, il est tenu d’attester sur chaque document la conformité au formulaire d’offre joint au cahier des charges (Art. 89 de l’AR du 8 janvier 1996).
L’offre et les annexes jointes au formulaire de soumission sont rédigées en français ou en néerlandais.
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l’une ou l’autre annexe à l’offre.
Le formulaire d’offre est joint au cahier des charges.
L’offre doit être rédigée sur papier en trois exemplaires (dont un original et deux copies). Chaque offre et ses annexes doivent être signées par le soumissionnaire ou son mandataire, faute de quoi l’offre sera déclarée irrégulière.
Par ailleurs, le soumissionnaire remettra un exemplaire de son offre sous forme électronique (CD- ROM ou disquette). En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, l’exemplaire original de la version papier fait foi.
Toute rature, surcharge et mention complémentaire ou modificative, tant dans l’offre que dans ses annexes, doivent être signées (et pas uniquement paraphées) par le soumissionnaire ou son mandataire sans quoi l’offre sera déclarée irrégulière.
Les soumissionnaires sont tenus de s'engager expressément à respecter toutes les clauses administratives et contractuelles du présent cahier des charges. Toute réserve ou absence d’engagement à l'une de ces clauses peut entraîner l'irrégularité de l'offre.
1.6.2
Durée de validité de l’offre
Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 240 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l’ouverture des offres.
1.6.3
Variantes
Chaque soumissionnaire ne peut remettre qu’une offre, les variantes ne sont pas autorisées.
1.6.4
Contenu de l’offre
L’offre doit impérativement contenir les renseignements suivants et respectera la table des matières suivante :
• Le modèle de soumission repris en Partie 3 Annexe 1 du présent cahier des charges doit être dûment complété et signé.
• En annexe 1 :
L’attestation des impôts directs (partie A, point 12.1.1) ; L’attestation de la T.V.A. (partie A, point 12.1.1);
Le document qui stipule la procuration des mandataires (partie A, point 6.5)
• En annexe 2 :
La déclaration du chiffre d’affaires global et du chiffre d’affaires relatif aux prestations qui font l’objet du présent marché, effectués par l’entreprise au cours des trois dernières années.
• En annexe 3 :
La liste des marchés les plus importants accomplis par le soumissionnaire au cours des trois dernières années, ainsi qu’une liste des projets similaires réalisés au cours de la même période, en indiquant leurs montants, dates et instances publiques et privées pour lesquelles ces projets ont été réalisés (au moins 2 références). Les références doivent être présentées selon le modèle à l’annexe 4 du présent cahier des charges.
• En annexe 4 :
La description détaillée des services proposés, tenant compte scrupuleusement des critères d’attribution
• En annexe 5 :
Le curriculum vitae des personnes qui sont attribuées au projet l’adjudicataire. Ce curriculum doit suivre le modèle qui est proposé à l’annexe 6 de ce cahier des charges.
Le soumissionnaire doit veiller à une numérotation continue et ininterrompue de toutes les pages de l'offre et de ses annexes. Chaque page sera paraphée.
1.7
Mandataires
Toute offre introduite par des mandataires doit indiquer l'entité au nom de laquelle agissent les mandataires.
Les mandataires joignent à l'offre un acte authentique ou sous seing privé les habilitant, ou une copie de cet acte. Ils peuvent également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle sont publiés les mandats.
1.8
Sous-traitants
Les soumissionnaires sont mandatés pour confier certaines parties du marché sous leur propre responsabilité, notamment en respect de l’une des conditions de l’offre stipulant que les formations doivent être assurées en respectant obligatoirement le groupe linguistique du bénéficiaire. Dans le cas d’une sous-traitance d’ordre linguistique, le soumissionnaire doit veiller à ce que le contenu de la formation soit en tout point identique. Les offres doivent toutefois être établies au nom du
soumissionnaire.
1.9
Prix
1.9.1
Clauses générales
Conformément à l’Arrêté royal du 8 janvier 1996, Art 88.1er §, le soumissionnaire doit, avant
l’attribution du marché, données toutes les modifications permettant un contrôle des prix. Au cours de la rédaction de son offre, il doit en tenir compte.
Ce marché est un marché pour un prix global dont le prix forfaitaire comporte toutes les prestations faisant l’objet du marché (cf. Article 86 de l’Arrêté royal du 8 janvier 1996). Partie 2 de ce cahier des charges énumère les prestations faisant l’objet du marché.
Le soumissionnaire mentionne le prix par heure pour son représentant. La durée de déplacement vers le lieu de travail n’est pas considérée comme prestation.
Les prix doivent être mentionnés hors TVA, mais toutes autres taxes incluses.
La déclaration de prix doit se faire à l’aide du formulaire à l’annexe 2 « Tableau de prix ».
1.9.2
Unité monétaire
Les prix sont libellés en euros (EUR). Tous les prix de la souscription doivent être exprimés dans la même monnaie. Les soumissionnaires peuvent, au besoin, indiquer les montants avec deux décimales.
1.9.3
Éléments compris dans le prix
Le soumissionnaire reprend les éléments suivants dans son prix : - frais administratifs et de secrétariat
- frais de déplacement, de transport et d’assurance
- la fourniture de documents ou d’affaires, nécessaires à l’exécution de service 1.9.4
Révision de prix
1. Aucune révision de prix n’est autorisée sur les fournitures.
2. La révision des prix est permise sur les services.
3. Les règles de la révision de prix sont :
a. les prix peuvent être revus une seule fois par an
b. l’adjudicataire demande, chaque année la révision de prix, par une lettre recommandée adressée au Pouvoir adjudicateur, à l’attention du Service d’Encadrement B&B – cellule comptable ICT, Boulevard Roi Albert II 33 boîte 785, 1030 Bruxelles
4. La révision de prix prend cours :
c. la date du jour de la notification de la passation du marché, si l’adjudicataire a envoyé la demande de révision avant la date de ce jour. La révision de prix concerne uniquement les services qui sont effectivement prestés après la date de ce jour
d. le 1er jour du mois suivant l’expédition de la lettre recommandée, si l’adjudicataire a laissé passer une ou plusieurs la date de ce jour. La révision de prix concerne uniquement les services qui sont effectivement fournis après ce 1er jour cité du mois (attention : l’adjudicataire doit introduire une nouvelle demande de révision des prestations qui auront été prestées après le prochaine date de ce jour)
5. La révision de prix est calculée à l’aide de la formule suivante :
⎟⎟⎠
⎜⎜ ⎞
⎝
⎛ × +
×
= 0,8 0.2
0
0 S
P S P dont : P= prix revu P0= prix initial
S0= indice des salaires AGORIA (uniquement pour prestataires de services belge, les prestataires de services étrangers doivent proposer un indice similaire) – moyenne nationale, charges sociales comprises, pour contrats après 11/07/1981, d’application dans le mois précédent l’ouverture des offres.
S= comme S0 ci-avant, mais d’application dans le mois qui précède la date du jour de la notification de l’attribution du marché
Pour les indices, voir : http://www.agoria.be
6. Les prix des services qui sont commandés en complément, peuvent être revus. La révision suit les règles susmentionnées
7. Le Pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix lors de la baisse de l’indice. La révision suit les règles susmentionnées, la lettre recommandée émanant du Pouvoir adjudicateur
1.10
Procédure de l'attribution du marché
1.10.1
Critères de sélection qualitative
Les candidatures sont soumises aux critères de sélection suivants.
Seules les souscriptions qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour la comparaison des souscriptions concernant les critères repris au point 1.10.3, pour autant que ces souscriptions aient été introduites régulièrement.
1.10.1.1 Critères d'exclusion
Simplification administrative
Par le simple fait de participer à la procédure d’attribution d’un marché public, le soumissionnaire déclare qu’il ne figure pas parmi l’un des cas d’exclusion signifiés aux articles 17, 43 et 69 de l’Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics pour la livraison de travaux, fournitures et services, et les concession pour travaux publics.
Le pouvoir adjudicateur examine la justesse de la déclaration implicitement sur l’honneur dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est classée comme meilleure. Il demande à cette fin au
soumissionnaire concerné de fournir par les moyens les plus rapides et dans le délai qu’il indique, les
renseignements ou documents qui permettent de vérifier sa situation personnelle, et ce avant chaque décision d’attribution de marché. Ces renseignements seront toutefois demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même par des moyens électroniques auprès des gestionnaires de données, si celles- ci sont accessibles gratuitement par le bais de ces moyens.
Un soumissionnaire peut être exclu de participation à un marché si cette vérification révélait que la déclaration sur l’honneur ne correspond pas à la situation personnelle à la date limite de réception des demandes de participation à la procédure limitée ou à la procédure de traitement avec publication ou à la date limite de réception des offres à la procédure d’ouverture. Une régularisation à postériori est en tout cas également impossible. Une exclusion de ce type est également possible s’il s’avérait au cours de la procédure que la situation personnelle du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à la déclaration sur l’honneur.
Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur effectue une rectification du classement, compte tenu la répercussion possible de la suppression de la demande de participation ou l’offre du candidat ou soumissionnaire exclu, à savoir en cas d’application des clauses concernant la vérification des prix anormaux de l’article 110, § 4, de l’Arrêté royal du 8 janvier 1996.
Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l’offre est classée directement après celle du soumissionnaire exclu, après avoir également vis-à-vis de lui appliqué ces clauses.
Premier critère d’exclusion
§1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit, avant la date limite de la réception des offres, être en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Le pouvoir adjudicateur demandera cette information directement par le biais du guichet électronique.
Est en règle pour l’application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres :
1° a transmis à l’Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et
2° n’a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à 2.500 EURO, à moins qu’il n'ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement.
Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2.500 EURO, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle, s’il établit, avant la décision d’attribuer le marché, qu’il possède, au jour auquel l’attestation constate sa situation, à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 4,
§1 et § 2, 1° à 8° et 10° de la loi, ou d’une entreprise publique au sens de l’article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2.500 EURO près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.
§2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur avant la date limite de réception des offres :
1° une attestation délivrée par l’autorité compétente certifiant que, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les clauses légales du pays où il est établi.
Lorsqu’un tel document n’est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ;
2° une attestation conformément au § 1, s’il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.
§3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer, par tous les moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire.
Deuxième critère d’exclusion
Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans l'une des situations suivantes :
1° se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ;
2° avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales.
Pour les soumissionnaires belges, le pouvoir adjudicateur demandera cette information directement par le biais du guichet électronique.
Pour les soumissionnaires étrangers, l’attestation doit émaner de l’organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l’honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative.
Troisième critère d’exclusion
Le soumissionnaire doit remplir ses obligations en matière d’impôts directs et de la TVA.
Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois maximum avant la date d’ouverture des offres) émanant de l’Administration des Contributions directes ainsi qu’une attestation récente (datant de six mois maximum avant la date d'ouverture des offres) de l'Administration de la TVA dont il ressort qu’il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des administrations précitées.
Le soumissionnaire doit annexer une ou plusieurs attestations récentes à son offre (datant de 6 mois maximum avant la date d’ouverture des offres) des administration(s) qui sont compétentes dans son pays pour la réception des impôts directs et de la TVA (ou des taxes qui dans son pays remplacent la TVA) dont il ressort qu’il est en ordre concernant ses obligation vis-à-vis des administration(s)
précitées.
Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il lui suffit de joindre une déclaration sur l’honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays.
Quatrième critère d’exclusion
À quel stade de la procédure que ce soit, est exclu d’accès à ce marché l’adjudicataire qui, par un jugement passé en force de chose jugée, a été condamné pour le suivant et dont le pouvoir adjudicateur a connaissance :
1° participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 324bis du Code pénal ; 2° corruption telle que définie à l’article 246 du Code pénal;
3° fraude au sens de l’article 1 de la Convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, approuvée par la Loi du 17 février 2002 ;
4° le blanchiment d’argent tel que défini à l’article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du
terrorisme.
En vue de l’application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s’il met en question la situation personnelle d’un prestataire de services, s’adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l’étranger afin d’obtenir ces informations qu’il juge indispensable à cette fin.
Cinquième critère d’exclusion
Conformément à l’article 43, 4° de l’AR du 8 janvier 1996, tel que modifié à ce jour, le soumissionnaire ayant commis une faute professionnelle grave constatée sur tout fondement laissé à l’appréciation du pouvoir adjudicateur, ne sera pas pris en considération pour la sélection. Cette exclusion peut être annoncée à n’importe quel stade de la procédure.
À cet égard, le soumissionnaire s’engage par la signature de son offre à respecter les normes qui sont définies dans les conventions de base de l’Organisation internationale du travail (OIT) et en particulier :
¾ l’interdiction de travail forcé (conventions n° 29 sur le travail forcé et le travail obligatoire, 1930, et n° 105 sur l’élimination du travail forcé, 1957) ;
¾ le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) ;
¾ le droit à l’organisation et aux négociations collectives (convention n° 98 sur le droit à l’organisation et aux négociations collectives, 1949) ;
¾ l’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de salaire (conventions n° 100 sur l’égalité du salaire, 1951 et n° 111 sur la discrimination (emploi et profession), 1958) ;
¾ l’âge minimum pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes de travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999).
Le non respect des conventions précitées sera par conséquent considéré comme une erreur professionnelle grave au sens de l’article 43, 4° de l’AR du 8 janvier 1996.
Les dispositions qui précèdent sont d’application indépendamment des autres clauses prévues à l’article 43 de l’arrêté précité.
1.10.1.2 Critères concernant les capacités économiques et financières
Le soumissionnaire joindra à son offre une déclaration relative au chiffre d’affaires réalisé concernant l’objet du présent marché au cours des trois derniers exercices.
1.10.1.3 Critères concernant les capacités techniques
- une liste des principaux services similaires qui furent exécutés durant les trois dernières années en mentionnant la valeur, la date et des maîtres d’ouvrage (publics ou privés) (minimum 3 références)
Il annexera à cette fin une liste des principales fournitures effectuées par ses soins durant les trois dernières années, ainsi que les projets similaires qu’il a réalisés durant cette même période, en mentionnant des entreprises publiques ou privées auxquelles elles étaient destinées. S’il s’agit de services pour des institutions publiques, il annexe les certificats concernés, les certificats fournis ou signés par l’autorité compétente. S’il s’agit de services à des particuliers, il annexe les prestations certifiées par ces derniers ou, à défaut, elles sont déclarées être exécutées par le soumissionnaire. Le soumissionnaire indiquera les sites de référence et, par site de référence, la date, le montant total du marché et les données d’adresse d’une personne de contact au sein de la société ou de l’organisation. L’utilisation du modèle repris à l’annexe 3 est requise pour la présentation des références.
- mentionner si le soumissionnaire recourt à un sous-traitant, en indiquant pour quelle partie du marché il a recourt à la sous-traitance et le nom des sous-traitants
1.10.1.4 Régularité des souscriptions
Les souscriptions des candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification au niveau de leur régularité, en application des articles 89 et suivants de l'Arrêté royal du 8 janvier 1996 et des clauses du présent cahier des charges.
1.10.2
Entretien
Le marché est un marché de services devant être exécutés par des consultants de l’adjudicataire du marché ou d’un ou plusieurs sous-traitants.
Les consultants, prévus dans les offres des soumissionnaires dont la souscription a été classée favorablement selon un premier examen, peuvent être invités pour un entretien.
Pour être classé en ordre utile, le soumissionnaire doit atteindre une cote d’au moins 60 % du total des critères de passation hors critère du prix (c.-à-d. au moins 36/60). Si le soumissionnaire n’atteint pas ces 60 %, son offre est exclue.
Dans le cas où un nombre considérable d’offres atteint le seuil de 60 % pour les critères techniques, le SPF Finances se réserve le droit de ne pas inviter à l’entretien les soumissionnaires dont l’offre n’atteint pas au moins 60 % des points sur le total des critères de passation, le prix inclus.
Durant cet entretien, le consultant peut mettre en avant son adéquation et les qualités spécifiques qui sont nécessaires pour l’exécution de son marché.
Afin de garantir l’égalité entre tous les soumissionnaires, la durée de l’entretien sera la même pour chacun d’eux.
La date et l’heure exacte de l’entretien sera fixée de commun accord entre le Département et le soumissionnaire. L’entretien devra se faire dans les 10 jours ouvrables après la notification par fax de l’invitation pour l’entretien.
1.10.3
Critères de passation
Le marché est attribué aux offre(s) les plus intéressantes selon les critères suivants, classés par ordre d’importance décroissante :
1)
la compétence (adéquation de la personne à exécuter les tâches qui lui sont confiées) et l’expérience (adéquation à être immédiatement opérationnel, formation,expérience pratique, connaissance linguistique) des personnes proposées.
L’administration se réserve le droit d’avoir un entretien d’évaluation avec l’intéressé (voir supra partie A, point 1.10.2). (pondération : 45 %)
2) La qualité et la complétude du plan proposé à implémenter (pondération 15 %)
3)
Le prix (pondération : 40 %).Critères de
passation Critère de passation Pondération du critère
1 Qualité de l'offre 5 %
2 Qualité de la proposition et du plan de projet 15 %
3 Références concernant les technologies utilisées 10 %
4 Qualité des CV proposés 30 %
5 Prix 40 %
Les offres de lot 1 seront évaluées comme suit :
• Le critère de passation numéro 1 (qualité de l’offre) sera évalué sur la base du respect des prescriptions du cahier des charges et sur la clarté et la précision des informations fournies
• Le critère de passation numéro 2 (qualité de la proposition et solution proposée) sera évalué à l’aide de la vision architecturale, des perspectives d’avenir de la solution, de la cohérence de la solution proposée, de la conformité aux standards ICT du SPF Finances et de son taux d’intégration, de la facilité d’utilisation et de la flexibilité de la solution proposée ;
• Le critère de passation numéro 3 (références concernant les technologies utilisées) sera évalué à l’aide des références en matière de technologies utilisées sur le marché (Borland Starteam, Mercury loadrunner et Quicktest, HP Openvview, java developpement tools et build tools) de la solution proposée ;
• Le critère de passation numéro 4 (qualité des CV proposés) sera évalué selon la qualité des services proposés, des garanties proposées, la qualité des CV proposés, la qualité et la complétude des formations proposées et la crédibilité de l’offre
• Le critère de passation 5 (prix) sera évalué sur la base du prix total des services demandés.
Les offres suivantes n'entrent pas en ligne de compte pour l'attribution du marché : Les offres qui n'obtiennent pas 60 % de la totalité des points, à l'exception du critère de prix
Les offres qui n’obtiennent pas 60 % des points pour les critères 2, 3 et 4 pris séparément Les soumissionnaires doivent fournir avec leur souscription, les documents et renseignements nécessaires pour l’évaluation de chaque critère de passation.
La compétence des personnes proposées sera examinée et évaluée à l’aide de leur CV détaillé et de l’entretien subi. Le CV doit par conséquent comporter :
- les formations suivies
- l’expérience professionnelle
-
une brève description des projets dans lesquels le consultant a été impliqué, en mentionnant son rôle précis dans ces projets. Le maître d’ouvrage, la durée, le montant et les données d’une personne de contact chez le maître d’ouvrage doivent également être mentionnés- connaissance linguistique
Le modèle de CV ajouté à l’annexe 2 doit obligatoirement être suivi.
1.11
Délais et notification de la passation
1.11.1
Notification de la passation du marché
Conformément à l’article 21 bis de la Loi du 24 décembre 1993, le pouvoir adjudicateur informe les candidats non sélectionnés et les soumissionnaires dont l'offre a été jugée irrégulière ou n'a pas été choisie, dans les plus courts délais après la prise d’une décision les concernant.
Lorsque le marché public atteint le montant estimé fixé par le Roi, pour la publicité européenne lors du lancement de la procédure, le pouvoir adjudicateur communique par lettre recommandée à la poste :
1° à tout candidat ou soumissionnaire non sélectionné, les motifs de sa non-sélection ; 2° à tout soumissionnaire dont l'offre a été jugée irrégulière, les motifs de son éviction ;
3° à tout soumissionnaire dont l'offre n'a pas été choisie, la décision motivée de passation du marché.
Le pouvoir adjudicateur octroie aux soumissionnaires un délai de quinze jours à dater du jour suivant la date fixée au second alinéa de l’envoi par télécopieur ou par des moyens électroniques. Les soumissionnaires peuvent dans ce délai introduire une demande de suspension auprès de la juridiction, ce qui peut exclusivement se faire dans le cadre, selon le cas, d'une procédure en référé devant le juge judiciaire ou devant le Conseil d'État, par une procédure en extrême urgence. En l'absence d'une information écrite au pouvoir adjudicateur en ce sens, parvenue dans le délai accordé à l'adresse qu'il a indiquée, la procédure peut être poursuivie.
Certaines données peuvent ne pas être communiquées si leur divulgation fait obstacle à l'application d'une loi, est contraire à l'intérêt public, porte préjudice aux intérêts commerciaux légitimes
d'entreprises publiques ou privées ou peut nuire à une concurrence loyale entre les entreprises.
1.11.2
Délais
Pour l'exécution du marché et sauf convention contraire, tout délai commence à courir le lendemain du jour où s'est produit le fait qui sert de point de départ à ce délai.
Si la notification d'une décision ou d'une communication fait débuter un délai, le document doit être envoyé par lettre recommandée. Dans ce cas, la date de début du délai est fixée le premier jour ouvrable suivant le jour du dépôt à la poste.
Lorsque le délai est fixé en jours, il s'entend, sauf convention contraire, en jours calendaires et il expire à la fin du dernier jour de la période prévue.
Dans le cas où le délai est exprimé en mois, il est alors compté de énième jour en énième jour. Si aucun énième jour n’existe dans le mois dans lequel le délai s’achève, celui-ci expire alors à l’issue du dernier jour de ce mois. Si le dernier jour du mois est un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai alors est prolongé jusqu’à la fin du jour ouvrable suivant.
1.12
Cautionnement
La caution s’élève à 5 % du montant total (hors TVA) du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d’euro supérieure.
Le cautionnement peut être constitué conformément aux clauses légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
Le cautionnement peut également être constitué d’une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la Loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d’assurances satisfaisant au prescrit de la Loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d’assurances et agréée pour la branche 15 (caution).
L’adjudicataire doit, dans les trente jours calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes :
1. lorsqu’il s’agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n° 679-2004099-79, IBAN : BE58 6792 0040 9979, BIC : PCHQ BEBB) ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2. lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l’État au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
3. lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4. lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’engagement de l’établissement de crédit ou de l’entreprise d’assurances.
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur :
1. soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
2. soit d’un avis de débit remis par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances ;
3. soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’État ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4. soit de l’original de l’acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
5. soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence du cahier des charges, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention « bailleur de fonds » ou « mandataire », suivant le cas.
Si la preuve de la caution n’est pas fournie dans le délai requis, une amende sera appliquée.
L’absence de cautionnement peut entraîner la rupture du contrat.
Le délai de trente jours calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de congé payé annuel et les jours de repos
compensatoire prévus par voie légale ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire.
La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse qui sera mentionnée dans l’avis de passation du marché.
La caution peut, à la demande du maître d’ouvrage, être libérée après la réception provisoire des prestations de services du marché.
1.13
Lieu d’exécution des prestations
Les prestations doivent être effectuées dans les locaux du maître d’ouvrage, situés à 1030 Bruxelles, boulevard Roi Albert-II 33 boîte 95. Des prestations temporaires et spécifiques peuvent, moyennant commun accord entre le maître d’ouvrage et l’adjudicataire, être exécutées en d’autres lieux.
1.13.1
Temps de travail
Le temps de travail et les jours de travail sont égaux aux jours de prestation fournis par les fonctionnaires statutaires du Ministère, à savoir entre 7h30 et 18h00, soit 7h36 par jour. Les consultants doivent obligatoirement « pointer ».
Les prestations fournies en dehors des temps de travail précités sans autorisation préalable explicite du pouvoir adjudicateur ne sont pas prises en considération.
1.13.2
Connaissance des langues
Les consultants qui sont mis à la disposition du Département doivent obligatoirement posséder une connaissance courante du français et du néerlandais, et une connaissance active ou passive de l’autre langue, selon leur profil (voir partie C du présent cahier des charges).
1.13.3
Sécurité et confidentialité
L’adjudicataire s’engage à préserver la confidentialité des données et des informations, de quelque nature que ce soit, dont il obtient connaissance durant la passation ou l’exécution du marché.
L’adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité des données par son personnel et ses sous-traitants. Il ne peut divulguer que les données qui sont requises pour exécution du marché, et ce uniquement aux membres de son personnel et à ceux de ses sous-traitants qui y sont
directement impliqués.
Tous les techniciens ou collaborateurs de l’adjudicataire doivent, sur la base du contrat, non seulement préserver la confidentialité complète des données, mais aussi faire preuve vis-à-vis du personnel du pouvoir adjudicateur et de ses utilisateurs de la neutralité nécessaire ainsi que de la plus grande discrétion.
Toutes les données qui sont fournies au personnel de l’adjudicataire, tous les documents qui leur sont confiés et toutes les conversations auxquelles ils participent sont donc aussi considérés comme strictement confidentiels.
1.13.4
responsabilité
Durant l’exécution des activités, le pouvoir adjudicateur reste propriétaire de son installation et de son matériel, en ce compris celui mis à la disposition du personnel de l’adjudicataire pour la fourniture des services décrits dans le contrat.
1.13.5
Mode de travail
Les membres du personnel de l’adjudicataire doivent exécuter les activités conformément aux modes de travail déterminés par le pouvoir adjudicateur et travailler sous la direction des fonctionnaire(s) désignés par le pouvoir adjudicateur. Ils doivent suivre les directives de ces derniers et fournir sur demande toutes les informations nécessaires (test, rapport permettant le contrôle de la progression des activités qui leurs sont confiées).
1.13.6
Moyens à disposition des techniciens
Le pouvoir adjudicateur met à la disposition du personnel de l’adjudicataire les moyens logistiques qui sont nécessaires en vue de l’exécution de ses tâches, en particulier :
- le nom des personnes de contact ;
- la documentation relative au mode de travail à suivre et les caractéristiques du centre de traitement de l’information, les standards à utiliser, le logiciel ainsi que les caractéristiques du matériel sous forme de modes d’emploi des utilisateurs et de brochures ;
- le raccordement au réseau d’un poste de travail (bureau ou portable), mis à disposition par l’adjudicataire;
- sets de tests.
Le personnel de l’adjudicataire doit suivre les procédures et règlements internes relatifs à l’utilisation et à l’accès aux moyens et ne peut exiger aucun ajout ni aucune modification concernant
l’environnement des bureaux du pouvoir adjudicateur. Si des manquements dans le soutien logistique entraînent des perturbations de service, il devra être fait appel aux moyens d’arbitrage décrit dans le point 1.15 avant d’avoir recours au droit.
1.13.7
Droits d’auteur
Le personnel mis à la disposition de l’adjudicataire renonce aux droits patrimoniaux et aux droits moraux sur toute la documentation, rapports, dossiers et technologie, ainsi que sur les nouvelles banques de données et programmes développés dans le cadre du présent cahier des charges. Les membres du personnel ne peuvent notamment pas les emporter ou les utiliser en dehors du cadre du marché, ni les commercialiser.
1.13.8
Représentants de l’adjudicataire
En cas de remplacement d’un consultant durant la durée du contrat, le pouvoir adjudicateur doit reconnaître les personnes qui ont été choisies pour l’exécution des tâches qui leur sont attribuées dans le cadre de ce marché. Il peut refuser ou retirer sa reconnaissance sans devoir le motiver. Dans ce cas, l’adjudicataire dispose d’un délai raisonnable convenu de commun accord pour remplacer ses représentants.
1.13.9
Formalités en vue du contrôle
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de soumettre les personnes proposées par l’adjudicataire à une enquête de moralité.
1.13.10
Sous-traitants
L’adjudicataire peut conclure pour l’exécution pratique du marché des contrats de sous-traitance avec des tiers. L’adjudicataire doit préalablement soumettre à l’approbation du pouvoir adjudicateur, une liste de sous-traitants. Les dérogations sont ensuite acceptées uniquement avec l’accord des deux parties.
Le fait que l'adjudicataire confie tout ou partie de ses engagements à des tiers ne le dégage pas de sa responsabilité envers le pouvoir adjudicateur, qui ne reconnaît aucun lien contractuel avec les tiers.
Toutes les obligations de l’adjudicataire s’appliquent également à chacun de ses préposés ou de ses sous-traitants, ce concernant les prestations exécutées par leurs soins. L’adjudicataire doit notamment imposer à ses représentants et à ses sous-traitants l’obligation de confidentialité à laquelle il est lui-même tenu. Il doit en garder la preuve à la disposition du pouvoir adjudicateur.
Si l’adjudicataire recourt à un sous-traitant, il doit l’informer lors de la passation du marché des clauses du marché relatives aux conditions de paiement convenues avec le pouvoir adjudicateur.
1.13.11
Compétence professionnelle des techniciens mis à disposition
L’Administration peut exiger le remplacement immédiat de l’un ou de plusieurs techniciens si elle estime que leurs qualifications ou leur prestation de services entravent la bonne exécution du marché ou ne sont pas en conformité avec les exigences reprises dans la description du profil pour la fonction.
Les techniciens doivent dans les 10 jours ouvrables après la demande du pouvoir adjudicateur être remplacés gratuitement; la période de formation et les frais y afférents sont entièrement à charge de l’adjudicataire.
1.13.12
Stabilité du personnel
L’adjudicataire garantit pour l’ensemble de la durée du marché la stabilité des personnes impliquées dans ce marché. L’adjudicataire ne peut modifier la composition de son équipe sans autorisation préalable du pouvoir adjudicateur. Aucune période d’absence, quel qu’en soit le motif, ne peut être facturée. Si une personne engagée dans ce marché doit être définitivement remplacée, alors son remplaçant doit durant une période de 20 jours ouvrables être formé à la tâche dans les bureaux du ministère des Finances. Les périodes de formation (du remplaçant par la personne à remplacer) et les frais y afférents (soit 2 x 20 jours de travail) sont entièrement à charge de l’adjudicataire.
Dans le cas d’une absence forcée (maladie, empêchement pour des motifs légaux, ...) de 10 jours ou plus, l’adjudicataire doit sans délai prévoir le remplacement temporaire de l’intéressé.
1.14
Facturation et paiement
Les prestations sont facturées mensuellement sur la base du tarif horaire que le soumissionnaire indique dans son inventaire.
L’adjudicataire doit, pour chaque montant dû, établir une facture à la date à laquelle cette somme est payable.
L’adjudicataire envoie ses factures (en trois exemplaires) à l’adresse suivante : SPF Finances
Service budget et contrôle de gestion Comptabilité ICT
Boulevard du Roi Albert II, 33 bte 785 1030 BRUXELLES
Les paiements seront effectués selon la réglementation relative à la comptabilité de l’État et se font dans les 50 jours calendrier à dater de la réception de la facture, étant entendu que le pouvoir adjudicateur est en outre en possession d’un état de services du mois en question (aperçu circonstancié des jours prestés durant le mois).
Les intérêts sur paiements tardifs seront déterminés en vertu de l'article 15, § 4 du Cahier général des charges.
1.15
Litiges : moyens de défense de l’administration
Les moyens de défense de l’administration sont ceux prévus aux articles 20 et 75 du Cahier général des charges déjà cité.
Le marché doit être élaboré, interprété et exécuté conformément au droit belge.
Les parties s'engagent à respecter leurs obligations de bonne foi et à coopérer en vue de la réussite du marché. Les litiges concernant les obligations découlant des clauses qui règlent le marché, doivent être tranchés de commun accord.
1. Les parties devront préalablement à tout autre recours, essayer de régler l'affaire à l'amiable. La partie la plus diligente doit à cette fin notifier à l’autre partie par lettre recommandée ordinaire de la mauvaise mise en œuvre du contrat. Une solution doit, si possible, être jointe à cette dénonciation. L'autre partie dispose alors d'un délai de 15 jours calendrier à dater de l'envoi de la lettre recommandée pour en accuser réception et marquer son accord à la solution proposée.
2. À défaut de correspondance et avant d’intenter une action en justice, les parties doivent essayer d’élaborer un compromis en entamant des négociations dès qu’il s’avère que l’affaire ne peut être réglée à l’amiable. Les négociations doivent se tenir à l’adresse mentionnée au point 1.1. en présence des personnes que les deux parties ont désignées à cette fin. Sauf convenu autrement, les négociations ne peuvent excéder 30 jours à dater de l’expédition de la première lettre recommandée.
3. À défaut de pouvoir s'entendre à ce stade du différend, le litige est porté devant les juridictions de Bruxelles, seules compétentes.
