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Mise en place d'un récolement informatisé du fonds ancien des archives départementales du Rhône

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UNIVERSITE CLAUDE BERNARD LYONI 43, BoUlevard du 11 Novembre 69 621 VILLEURBANNE

DIPLOME D1ETUDES SUPERIEURES SPECIALISEES

EN INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE

RAPPORT DE STAGE:

Mise en place d'un recolemerit informatise du fonds ancien

des Archives departementales du Rhone

LAPEYRE N a t h a l i e

(3)

REMERCIEMENTS

Je t i e n s a exprimer tous mes remerciemerits a Monsieur Meras, Directeur des A r

-chives departementales du Rhone, a i n s i qu'd: Monsieur Cuer, Conservateur charge de

de La s e c t i o n ancienne, pour m'avoir a c c u e i l l i e au sein de Leur s e r v i c e .

Que Monsieur Guerin, documentaListe de La section moderne, e t L'ensembLe du p e r

-sonneL du service informatique du departement soient assures de ma g r a t i t u d e pour

(4)

SOMMAIRE

* PREMIERE PARTIE:LES ARCHIVES DU RHONECsection ancienne)

Introduction.Panorama general des a.rchives du Rh3ne . H i s t o r i q u e du depot et des coLlections

-La section ancienne:Les fonds, Les a c t i v i t e s

L'informatique aux Archives departementaLes du Rhone

.L'equipement departementaL .L'equipement des Archives

.Les reaLisations e t p r o j e t s informatiques aux Archives

*DEUXIEME PARTIE:RECOLEMENT INFORMATISE DU FONDS D'ARCHIVES

O b j e c t i f du stage:recoLement informatise du fond d'archives

.QueLques rappeLs theoriques

.Etude de L " e x i s t a n t "

Un recoLement in fo r m a tis e:r ea L i s a ti o n s e t perspectives

.TravaiL dans Les magasinsCconstitution des bordereaux de s a i s i e )

. C o n s t i t u t i o n de La base de donnees Texto.OptimaLisation de L ' i n t e r r o g a t i o n

BiLan de L'appLication e t du stage

(5)

PREMIERE PARTIE

LES ARCHIVES DU RHONE ( s e c t i o n ancienne)

. S p e c i f i c i t e du fonds

. D i v e r s i t ^ des a c t i v i t e s

(6)

£

Schema qeneral de L'orBanisatiori des archives eri France

MINISTERE DE LA CULTURE

DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE

DEPOTS CENTRAUX DEPOTS TERRITORIAUX

Departements Communes

Archives NationaLes A.Departementa Les A.CommunaLes

Di recteur

Conservateur(s)

PersonneL(etat/departement)

Deux exceptions demeurent:Les services d'archives de La Defense(Vincennes)et ceux des A f f a i r e s exterieures(Qu1ai d'Orsay) reLevent de Leur ministere r e s

(7)

3

INTRODUCTION.PANORAMA GENERAL DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU RHONE

Historique du depot e t des coLlections

a) Les batiments

Les Archives du Rhone, section ancienne seuLe a u j o u r d ' h u i , occupent Le ba-timent de L'ancien couvent des Carmes Dechaussees.Cet o r d r e , qui s ' e t a b l i t a Lyon au debut du dixseptieme siecLe, ne f u t jamais t r e s prospere p u i s -qu'a La Revotution s ' y trouvaient seuLement deux reLigieux.Durant ceLLe-ci ce couvent devint un depot pour Les r e q u i s i t i o n n a i r e s p u i s Les c o n s c r i t s . Sous Le ConsuLat Le couvent f u t rendu a L 'archeveque qui en f i t un seminaire mais, aux environs de 1850, Le batiment f u t a f f e c t e a une ecoLe p r i m a i r e e t secondaire Libre.CeLLe-ci y demeura jusqu'a La Loi de separation de 1905: a ce moment Les Archives departementaLes f u r e n t transferees en ce Li eu.

b) La formation des coLLections

.Archives d1ancien £egime

Par ^ c i s i o n des Lois du 5 novembre 1790, 20 septembre 1791 e t 5 Brumaire an V, ces coLLections comprennent Les papiers des anciennes administrations royaLes e t des organismes j u d i c i a i r e s , Les archives des etabLissements ec-cLesiastiques secuLiers e t reguLiers, des coLLeges e t p e t i t e s ecoLes.En 1792 e t 1793, Les archives des emigres et des condamnes f u r e n t egaLement portees au depot.

.Adjonctions

A ces archives d'ancien regime v i n r e n t s ' a j o u t e r ceLLes des administrations revoLutionnaires, ceLLes reLatives a La vente des biens nationaux e t , a p a r -t1 r d e 1 a n V I I J ( e n f a 1 t 1920)y Les papiers des diverses a d m i n i s t r a t i o n s .

(8)

k

ce inestimable poar 1 ' h i s t o i r e economique e t s o c i a l e .

-La s c i s s i o n

L on congoit aisement, compte tenu fcont des versements continus dont sont objet d'une p a r t Les series non cLoses du fonds ancien e tz de L ' a u t r ez La

quasi t o t a L i t e des.series moderneszque L'on a i t rapidement a t t e i n t Le seuiL

de s a t u r a t i o n du depot: a i n s i , depuis 1978yaucun versement n ' a pLus ete

accep-t ez sauf en cas d'extreme necessite;Les series etaient entreposees suivant La

pLace restante dans Les saLLes, e t non suivant Leur c o t a t i o n .

En 1986, Le metrage Lineaire totaL occupe s'eLevait a 24 200 metres.Aussi, des 1982, Les services techniques du departement a i n s i que ceux des Archives de France mirent au p o i n t l e p r o j e t suivant:L'amenagement de L'ancienne u s i

-n e de confection Chommienne^aLors en desaffectaii' f l h e t dont Le baiL a v a i t ete

rachete en 1979 par Le ConseiL GeneraL au p r o f i t des Archives departementa-Les.

La reception des batiments eut Lieu Le 13 mai 1986, e t L'inauguration Le 22 avriL 1987.

- R e p a r t i t i o n des coLLections entre Les deux sections

Desormais depuis La s c i s s i o n e t , correLativement depuis Le t r a n s f e r t des fonds opere en 1987, L ' or ga n i s a ti o n est La suivante:

-La section ancienne, chemin de Montauban, comprend hormis Les r e g i s t r e s paroissiaux Les d i f f e r e n t s fonds d'archives jusqu'en 1800, a i n s i que L ' e n -sembLe des archives notariaLes, communaLes deposees,-fami.lia.l-es et_person-neL Les.

-La section moderne, rue S e r v i e n t , comprend Les archives de 1800 a nos j o u r s , a m s i que Les r e g i s t r e s paroissiaux et d ' e t a t civiLCserie 4E) e t Les archives d ' e n t r e p r i s e e t d ' a s s o c i a t i o n s ( s e r i e J ) .

(9)

5

La section ancienne:les fonds, l e s a c t i v i t e s

a) Les fonds „Les archives

Leur metrage Lineaire represente 5800 metres.Les fonds se c arac teri sent par une t r e s grande richesse, notamment sur L ' h i s t o i r e du departement de-puis Le seizieme siecLeCSerie B ) , e t sur L ' h i s t o i re reLigieuseCSeries GZH).

S.srie A; Actes du pouvoir souverain e t domaine pubLic

Serie B:Cours e t j u r i d i c t i o n s

Serie C:Administrations provinciaLes

Serie D : I n s t r u c t i o n pubLique, sciences et a r t s

Serie E:Seigneuries, commissions e t famiLLes

Serie F:Archives c i v i L e s

i Serie G:CLerge secuLier

I

Serie H:CLerg4 reguLier

i Serie J : Documents gntres par voie e x t r a o r d i n a i r e C a r c h i v e s p r i v e e s " )

! Serie L : S e r i e revoLutionnaire( 1790-1800), administrations des d i s t r i c t s e t des cantons

CorreLativement a La disponibLe s1eleve a

c r e a t i o n de La section moderne, La surface 7300 M2 (dont 5800 M2 occupes).En f a i t , Le

a u j o u r d ' h u i totaL ne

(10)

G

represente pas les 25 kilometres l i n e a i r e a t t e i n t s en 1986, car tes Locaux s°nt definitivement destines a d ' a u t r e s fonctions:ouverture du c L o f t r e pour La cr e a t i o n d ' u n j a r d i n i n t e r i e u r e t d'une gaLerie d ' e x p o s i t o n , cr eation de La saLLe de t r i , de 1 ' a t e L i e r de sigiLLographie.

De Pl u s' L a section ancienne peut aujourd'hui accueiLLir Largement deux

types de fonds destines a representer L'avenir de ses accroissements, Les archives notariaLes, Les archives personneLLes et famiLiaLes.La chambre des n o t a i r e s a ete soLLicitee pour d i f f u s e r une c i r c u L a i r e generaLe, accompagnee

de documents p r a t i q u e s , pour i n v i t e r Les notaires a verser.Leurs archives de

pLus de cent ans.Quatre etudes ont verse Leurs archives, ce qui represente 1710 metres LineairesCLes pLus anciens de ces versements datent de 1626).

.La bibLiotheque h i s t o r i q u e

En son sein se t r o u v e n t :

•Les instruments de recherche des archives de France

-Les ouvrages d ' h i s t o i r e generaLe jusqu'en 1800 et des ouvrages concernant L ' h i s t o i r e du departement, dont Les monographies a f f e r e n t e s a L ' h i s t o i r e par t i c u L i e r e d'une commune.

-Le fonds GaLLe consacre a L1 h i s t o i r e regionaLe (nombreux p o r t r a i t s e t e s

(11)

*

b)Les a t e l i e r s - l1a t e l i e r de s i g i l l o g r a p h i e e t de r e s t a u r a t i o n . r e s t a u r a t i o n e t moulage de sceaux . r e s t a u r a t i o n des documents - 1 ' a t e L i e r de r e L i u r e - L ' a t e L i e r de photographies

. p r i s e defyue de documents anciens

. r e a t i s a t i o n d'expositions

.photographies dVobjets pour La Conservation des A n t i q u i t e s e t Objets d ' A r t

c)Les expositions e t Les a c t i v i t e s cuLtureLLes d i v e r s e s ( p a r t i c i p a t i o n a des coL Loques, associations, e t c . . . )

(12)

8

L/INFORMATIQUE AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU RHONE

L'equipement departementaL

Le departement dispose d'un materieL DatageneraL;Le microordinateurMVZOOO s i s a ,L1hoteL du departement, comprend une memoire centraLe de 16

Megaoc-t e Megaoc-t s avec deux u n i Megaoc-t e s de disque de 592 miLLions d ' o c Megaoc-t e Megaoc-t s e Megaoc-t deux auMegaoc-tres de 354 miLLions d ' o c t e t s , permettant Le stockage e t La gestion des f i -chiers resuLtant des traitements informatiques effectues par Les services du ConseiL generaL ( f inances) e t par ceux des /Irchives.

L'equipement des Archives

La section moderne est equipee depuis deux ans de cinq terminaux d ' o r d i -n a t e u r , d'u-n portabLe e t d'u-ne imprima-nte Laser.

La section ancienne possede depuis juiLLet 1988 un terminaL e t un p o r t a b l e (microordinateur DatageneraL).La f o u r n i t u r e d'un second terminaL e t d'une

imprimante Laser est prevue d ' i c i La f i n de 1'annee avecz a c e t t e f i nz 1

L1instaL Lation d'une seconde Ligne P.T.T.

Les r e a t i s a t i o n s e t p r o i e t s informatiques aux Archives

.Section moderne

L ' a c q u i s i t i o n par Le departement du LogicieL de bureautique integreeCEO, y a permis de muLtipLes u t i L i s a t i o n s : t r a i t e m e n t de t e x t e , s t a t i s t i q u e s , graphiques a L'aide d'un t a b L e u r . v o i c i queLques exempLes de ces appLicar

j

(13)

3

- f i c h i e r des usuels de l a bibliotheque - i n v e n t a i r e s numeriques

- f i c h i e r des versements - f i c h i e r des lecteurs - f i c h i e r des consultations

denombrement de La popuLationCfichier des rues de Lyon avec renvoi a La cote e t au numero de page)

- f i c h i e r des etrangers(en coL Laboration avec l ' U n i v e r s i t e de Rome) - e t a t c i v i L

En outrez L a c q u i s i t i o n du LogicieL de recherche documentaire Texto a permis

L ' i n f o r m a t i s a t i o n des fonctions de cataLogage e t indexation du fonds de La b i -bLiotheque de La section.

.Section ancienne

En coordination avec La rue Servient e t en attendant L ' e f f e c t i v i t e de son equipe-ment informatique, La section ancienne a procede a L ' i n v e n t a i r e de son propre fonds de bibLiotheque(catalogage e t indexation) sur Le modeLe des bordereaux de s a i s i e

servant a L'appLication "Texto bibLiotheque" de La section moderne; dans Le cadre de La c o n s t i t u t i o n d'un f i c h i e r commun, f u t a d j o i n t un code de LocaLisation i d e n -t i f i a n -t La provenance de L1exempLaire i n v e n t o r i e .

L1i n f o r m a t i s a t i o n du service et L'acqui s i t i o n du LogicieL Texto rendent e n f i h

e f f e c t i v e La r e a l i s a t i o n de c e t t e appLication commune.

RappeLons qu'une i n f o r m a t i s a t i o n du fonds des notaires par Mr. de Bagneux, p e r -sonne etrangere au service e t procedant au depart a des recherches geneaLogiques,

(14)

vfO

a debute en 1987.A p a r t i r de ceux deja e x i s t a n t , i L a c o n s t i t u e un nouvel i n v e n t a i r e en p u lv er i sa n t l e systeme des cotes e t presentant l e s n o t a i r e s da Rhone par ordre alphabetique;optimalisee l1i n t e r r o g a t i o n de l a base

pourra a i n s i se f a i r e a p a r t i r d ' u n nom de l i e u ou de n o t a i r ez v o i r e de

date a d j o i n t e a un nom de lieuCle t r a v a i L f u t reaLise avec Le LogicieL AppLeworks, sur microordinateur AppLell; un probabLe bascuLement sera f a i t1s o u s Texto, en raison de Le capacite Limitee de stockage du m i c r o ) .

L ' a c q u i s i t i o n du LogicieL Texto devra egaLement permettre informatise du fonds d ' a r c h i v e s , LaqueLLe appLication est stage.

Le eecoLement L ' o b j e t de ce

(15)

DEUXIEME PARTIE

RECOLEMENT INFORMATISE DU FONDS D'ARCHIVES

.Objet du stage

.ReaLisations, perspectives .BiLan

(16)

Al

OBJECTIF DU STAGE:RECOLEMENT INFORMATISE OU FONDS D'ARCHIVES

a)Quelaues rappels theoriques

Commme l ' a montre l e tableau general sur l ' h i s t o r i q u e e t l a c o n s t i t u t i o n du fonds des Archives departementales du Rhone, ce dernier se caracterise par une non homogeneite de contenu e t une d i s c o n t i n u i t e d'a.ccroissement (versements pour Le fonds des n o t a i r e s ) , qui posent des probLemes d ' i d e n t i f i c a

-t i o n e -t de cLassemen-t e -t s u r -t o u -t , de s-tockage des a c q u i s i -t i o n s .

En e f f e t , dans Le cadre de La gestion materieLLe des magasins, une connais-sance prScise de La LocaLisation, du metrage Lineaire occupe par chacune des series deja repertoriees est r e q u i s e . C e s t a c e t t e f i n qu'un proces-verbaL de recoLement d o i t e t r e dresse.A cet etabLissement, est a s t r e i n t t o u t d i r e c -t e u r de services d'archives Lors de son en-tree en f o n c -t i o n o u , a La s u i -t e de remaniements importants survenus Lors du demenagement des coLLections(cas p r e -sent) , I L s1a g i t d ' u n tabLeau p r e c i s du contenu du depot, s i t u a n t L1empLacement

W

exact des Liasses, registres,voLumes e t , en signaLant Les Lacunes constatees

(i)

par rapport aux recoLements anterieurs e t aux instruments de recherche r e d i

-ges posterieurement au dernier en date des recoLements.

(A)

V o ic i La L i s t e de ces instruments de recherche par ordre de p r e c i s i o n c r o i s -sante: e t a t sommaire ou e t a t des fond? guide d'archives(par depots,fonds ou groupe de fonds, categories de recherche), r e p e r t o i r e numerique,inventaire.

(17)

b)Etude de " L ' e x i s t a n t "

Le dernier recoLement en date est ceLui de 1980, dont Le document annexe

f o u r n i t un exempLaire des bordereaux aLors u t i Lises.Ce type de document est i n u t i LisabLe dans La s i t u a t i o n presente:suite au demenagement survenu en 1987 non seuLement Les series modernes recenseef sur Les bordereaux sont desormais i n e x i s t a n t e s , mais surtout Le reamenagement posterieur des series anciennes rend caduque La LocaLisation de ceLLes-ci sur ces documents.Pour Les memes r a i s o n s , e t pour des probLemes de mise a j o u r ( c o t a t i o n erronee), Les

inven-t a i r e s e x i s inven-t a n inven-t s soninven-t i n u inven-t i LisabLes.

L'absence de documents ou d ' informations susceptibLes d ' e t r e s a i s i s ou t r a i t e s comme teLs a necessite La c o n s t i t u t i o n d'une nouveLLe griLLe de s a i s i e , conformement auXnombre e t type de champs d e f i n i s pour La c o n s t i t u -t i o n de no-tre base de donnees Tex-to, e -t conformemen-t aux voeux du conserva-teur,

Monsieur Cuer, LequeL desirant que Les informations recuei LLies repondent aux probLemes specifiques souLeves par La gestion e t La conservation d ' u n fonds ancien d ' a r c h i v e s .

La mise en pLace de c e t t e appLication f u t L'occasion d ' e L a r g i r L"acception traditionneLLe du terme"recoLement" . V o i c i Le type de questions auxqueLLes Mr. Cuer a t t e n d a i t une reponse:

-Ou est 1 C-'121 ( a r t i c L e ayant pour cote 1 C 121) ?

-Manquent-i Ls sur Les rayons des a r t i c L e s sans motif(cas des voLs ou depLace-ments errones) ?

-Des r e g i s t r e s o n t - i L s besoin d ' e t r e restaures? LesqueLs ? QueLs en sont Les d i f f e r e n t s formats(cas de commande coLLective) ?

-Des cartons(conditionnement des a r t i c L e s ) d o i v e n t - i Ls e t r e commandes (cas des Liasses ficeLees, des r e g i s t r e s non conditionnes, des cartons e x i s t a n t mais

(18)

Jlf

non adaptes au format de 1 ' a r t i c l e ou defectueux)? -Quel est l e metrage l i n e a i r e occupe par une s e r i e ?

-De quels instruments de recherche dispose-t-on pour une s e r i e ?

L ' o u t i L informatique devient un a u x i L i a i r e precieux-60 000 f i c h e s a s a i s i r optimaLement-dans Le cadre d'une poLitique de conservation e t de r e s t a u r a t i o n des documents, p L a n i f i e e par Le conservateur : Les i n -formations s a i s i e s e t reguLierement mises a jour(travaux de r e s t a u r a t i o n ou commandes de cartons) doivent a i n s i f o u r n i r une photographie fideLe

NX j,

de La LocaLisation(acception h-ctditionneLLe du recoLement), du type e t de L ' e t a t d'un document.

(19)

A 5

UN RECOLEMENT INFORMATISE:REALISATIONS ET PERSPECTIVES

a ) T r a v a i l dans les magasinsCconstitution de bordereaux de s a i s i e ) La version ci-dessous des bordereaux est l a derniere retenue, e t est accompagnee des modalites de s a i s i e . L e t r a v a i L a p o r t e sur d i f f e r e n t e s series a f i n de c o u v r i r L1ensembLe des probLemes poses par La nature des

ar t i cL e s de ce fonds ancien d1archives;Les modifications successives

ap-port£es aux nom e t contenu des champs resuLte t a n t de ce t r a v a i l accorr-pLi en compagnie de Mr.Cuer dans Les magasins que des premiers essais d1i n t e r r o g a t i o n de La base constituee.

INTITULE DU CHAMP CONTENU-CONVENTIONS DE SAISIE

. c o t cote de L ' a r t i c L e

. t y p forme materieLLe de L ' a r t i c L e ( E x : L i a s s e , r e g i s t r e , r o u L e a u . . . )

. p r e nature du conditionnement de L ' a r t i c L e ou du

groupe d ' a r t i c L e s ( s i pLusieurs Liasses ou registees sont dans un meme c a r t o n , L'on reporte pour chaque a r t i c L e L'ensembLe des cotes des a r t i c l e s )

Ex(cot 1 C 11 1 t y p Liasse

[ p r e cartonlC6-12 L < A z

«ahxh : Jce^ ACIj .. ,v AC,J2

- s i L ' a r t i c L e n ' e s t pas conditionne^L^on reporte"non"

(20)

~A (3

CONTENU-CONVENTIONS DE SAISIE

rayon sans fantome:L1on reporte " o u i "

(ateLier de) reLiure,photographiezsceaux

numero de La travee sur La^queLLe se trouve L1articLe

rayon(numero) dans La travee en p a r t a n t du bas(dans Le cas de documents au soLz La surface au soL est

conside-ree comme rayon N° 1)

hauteur de 1 ' a r t i c l e en cm

profondeur (idem) Largeur (idem)

metrage Lineaire de L'ensembLe de La sous-serie a La— queLLe appartient L1articLe(contenu repete pour chaque

a r t i c L e )

i n t e r v e n t i o n a p r e v o i r en premiere Ligne pour Le re_>condi-tionnement ou La r e s t a u r a t i o n de L ' a r t i c L e

E x : c a r t o n ( i . e a p r e v o i r ou a changer) chemise(idem)

r e g i s t r e ( i . e a restaurer)

Le carton est Le conditionnement d'un a r t i c L e type^Liasse" ou r e g i s t r e ; L a chemise e s t Le conditionnement de certaines Liasses(cartons c o L L e c t i f s ) ,

(21)

INTITULE DU CHAMP CONTENU-CONVENTIONS DE SAISIE

.rem i n t e r v e n t i o n a p r e v o i r en seconde Ligne;notes

Ex:etat reg. , ^

Z cas dun r e g i s t r e ou carton e t a t c a r t .

Liasse suppLement. en note

. r e c h i n d i c a t i o n du ou des instruments de recherche dans Lef]queL|&)L'articLe apparait

Ex:Index;inventai re;reperfcdi r e

Comme Le montrent L ' i n t i t u L e des champs e t Leur contenu, L ' o u t i L informa-t i q u e d o i informa-t f o u r n i r une s o r informa-t e de phoinforma-tographie insinforma-taninforma-tanee de La LocaLisa-t i o n des series e LocaLisa-t de L ' e LocaLisa-t a LocaLisa-t maLocaLisa-terieL des a r LocaLisa-t i c L e s Les composanLocaLisa-t.

En o u t r e , par L ' a d j o n c t i o n d'un champ consacre aux instruments de r e -chercheCrech")z L'appLication recoLement r e i ; o i t une extension en vue

de constituer un i n v e n t a i r e r e s t r e i n t du fonds:iL devient un o u t i L d ' a i d e a La communication des informations sur ce m@me fonds aux Lecteurs.

(22)

4%

b ) C o n s t i t u t i o n de La base de donnees Texto.Optimalisation des i n t e r r o q a t i o n s

-Les choix

Compte tenu qu1a L1 echeL Le des s e r i e s , i L f a u d r a i t approximativement s a i

-s i r 60 000 f i c h e -s , nou-s avon-s opte pour La c o n -s t i t u t i o n d'un f i c h i e r par serie d'archives(nommement i d e n t i f i a b L e par La l e t t r e de La s e r i e concer-nee), et conforme a un unique document de parametre.

Le voLume theorique de La base n e c e s s i t a i t de meme La c reati on d'index a p a r t i r des champs Les pLus i n t e r r o g e s , a savoir:mat(restauration en p r e -miere Ligne des a r t i c L e s ) , typ(nature des a r t i c L e s ) / hau, p r o , Lar (respec-tlvement Les hauteur, profondeur e t Largeur des a r t i c L e s dans Le cadre des commandes de carton ou chemise) bonlr p<vs fn l^ntlfrocjahon souA Girc

oJ ^cvri^uwi ue> jaov c^imZW&n »

-De queLques d i f f i c u L t e s techniques

Data generaL, fournisseur du miniordinateur du departement,ayant modifie Le systeme d ' e x p L o i t a t i o n de La machine, Les f i c h i e r s inverses ou index n ' e t a i e n t pLus desormais reaLisables e t Leur s t r u c t u r e non conformes a La nouveLLe c o n f i g u r a t i o n de f i c h i e r s autorisee pour Le p r o f i L des u t i L i s a -teurs de Texto.

Or, pour sa propre appLication "Texto bibLiotheque", La section moderne

ayant bascute sur Le LogicieL de traitement de t e x t e CEO Les bordereaux de s a i s i e , c e t t e d i f f i c u L t e technique a f f e r e n t e a La c r e a t i o n d1index n ' a v a i t

jamais ete souLevee;aussi sur La requete du service informatique du

(23)

--sateurs Texto des services d ' a r c h i v e sz courant Septembre.

PareiLLement, 1'absence d'imprimante au sein de La section anciennez

neces-s i t e en connexion avec La rue Servient Le baneces-scuLement du f i c h i e r conte-nant Les dolmees Texto a f a i r e e d i t e r , sous CEO option WRDCword" etant un f i c h i e r machine permettant l a reproduction d'un document de traitement de texte),Ce passage obLige par CEO resuLte egaLement des Limites donnees au p r o f i L des u t i L i s a t e u r s Texto:L'impression de certains caracteres aLphabeti-ques s a i s i s sous Texto, demeurant impossibLe .Notons que ce type de manoeu-vre r e q u i e r t une p a r f a i t e coordination des a c t i v i t e s entre Les deux services.

-ExempLes

Suivent ci-apres queLques unes des i n t e r r o g a t i o n s f a i t e s dans La base z en

vue d'une p L a n i f i c a t i o n de La poLitique de r e s t a u r a t i o n des documents. Les conditions d'impression-un f i c h i e r Texto par question- n ' o n t pas p e r m i s

La v i s u a L i s a t i o n des i n t i t u L e s des questions eux-memesz que nous avons r e

-produitsa La main;de meme L ' e d i t i o n cataLoguee est^dans sa typographie^Le-gerement modifiee(encadrement non symetrique.voir Les L i s t i n g s

correspon-/

(24)

-Zo

EXEMPLES D'INTERROGATION

P o l i t i q u e de restauratiori appliquee a l a s e r i e B:

a ) i n t e r v e n t i o n en premiere ligne(champ " m a t " ) : i d e n t i f i c a t i o n des a r t i c l e s pour Lesquels un carton est a p r e v o i r ou a changer:

? (mat=carton)-> 22 reponses

b ) " " " " : i d e n t i f i c a t i o n de La nature des a r t i cLes concernes(champs " t y p " e t "pre");mesures d'urgence a appLiquer p r i o r i t a i -rement aux r e g i s t r e s sans conditionnement sur Les rayons •

? $1 e t (typ=reg*) - > 21reponses

? $2 e t (pre=non) - > 6reponses

c ) v i s u a L i s a t i o n des formats des a r t i c L e s correspondants en vue de proceder a une commande coL Lective de cartons, apres avoir conjointement mene' des i n -terrogations sur Les autres s e r i e s .

Devx e d i t i o n s cataLoguees "edim" ( c f . L e s L i s t i n g s ci-apres) e t "edim1"( Le \\ //

champ cote est a d j o i n t ) , repondent a c e t t e requete.

d)deux pages de L i s t i n g reproduisent ensuite queLques uns des a r t i c L e s de La base.

(25)

vVm^vKWri-iSW- cic- ^Jlcu O^U-l^tjSorv (%^J) kJx&s c £ 0

SOMMAIRE DU DOCVMENT

Conti // document: ^comm^)

oir: Premter tiroir n. modtf. le: aou 04,88 eur: M. CUER

st: Ccomm4 natre: nentaires.

Type de document: WRD vjjc'(JLh /WiCLcIua^ J^uA^ Dossier: Premier dossier ~^> JXoAhtyihJfc cfe* hickj 4:37 PM par: ARCHIVES4 duj juKluckEuM

Secr&taire: M. CUER JU, ^eckjfft^ OAX.CUavvx&s

(26)

FORMAT DE VARTICLE HAUTEUR : 22 # WFONDEUR : 30 * * LARGEUR : 13 HAUTEUR : 30 * iOFONDEUR : 21 * * LARGEUR : 14 HAUTEUR : 28 * 'OFONDEUR : 28 * * LARGEUR : 14 HAUTEUR : 29 * OFONDEUR : 22 * * LARGEUR : 12 HAUTEUR : 29 * OFONDEUR : 27 * * LARGEUR : 11 HAUTEUR : 30 * OFONDEUR : 23 * * LARGEUR : 15

(27)

ref 00000010 cot BP 286 typ registre pre cartoriBP286-287 tva 301 ray 2 hau 42 pro 18 lar 4 mat carton ref 00000011 cot BP 287 typ registre pre cartonBP286-287 tra 301 ray 2 hau 33 pro 14 lar 5 mat carton ref 00000012 cot BP 288 typ registre pre carton tra 301 ray 2 hau 25 pro 34 lar 6

rem 6tat cart. ref 00000013 cot BP 289 typ registre pre carton tra 301 ray 2 hau 26 pro 34 lar 8

rem &tat cart. ref 00000014 cot BP 290 typ registre pre • carton tra 301 ray 3 hau 26 pro 34 lar 8

rem &tat cart. ref 00000015 cot BP 291 typ registre pre carton tra 301 ray 3 hau 26 pro 34 lar 8

(28)

ref 00000084 cot BP 360 typ registre pre non tra 302 ray 5 hau 28 pro 28 lar 14 mat carton ref 00000085 cot BP 361 typ registre pre non tra 302 ray 5 hau 29 pro 22 lar 12 mat carton rem 6tat reg. ref 00000089 cot BP 365 typ registre pre non tra 302 ray 5 hau 29 pro 27 lar 11 mat carton rem 6tat reg. ref 00000090 cot BP 366 typ registre pre non tra 302 ray 5 hau 30 pro 23 lar 15 mat carton 4 cot BP 300 typ registre pre carton tra 301 ray 5 hau 23 pro 28 lar 8

rem 6tat cart ref

(29)

zs

RECOLEMENT:PERSPECTIVES

a) De La s a i s i e

Au terme de ce stage, i L s ' e s t reveLe necessai re de d 4 f i n i r Les modaLites pratiques e t theoriques de La s a i s i e des f i c h e s d ' a r t i c L e s non encore inven-t o r i e s . A La procedure precedemmeninven-t uinven-tiLisee-rempLissage a La main des borde-reaux dans Les magasins e t s a i s i e ensuite sur Le terminaL- a ete mise a

L1essai La methode suivante a L1aide du portabLe(microordinateur DatageneraL

dont Le disque dur a une capacite de 20 Megaoctets):

* 1 . S a i s i e des donnees avec Le LogicieL de traitement de t e x t e CEOWRITE im-pLante sur Le m i c r o , avec u t i L i s a t i o n d'un gLossaire pour memoriser Les i n t i t u L e s des champs e t e v i t e r Les erreurs comme Les pertes de temps.

* 2.BascuLement des f i c h e s a i n s i constituees sur Texto, v i a Le terminaL. Dans ce cadre queLques d i f f i c u L t e s techniques demeurent:bascuLement du f i c h i e r de donnees conjointement avec Le f i c h i e r - g L o s s a i r e i m p a r f a i t .

En raison de La penurie de personneL, notamment ceLui d'encadrement(pos-de documentaListe e t s o u s - a r c h iv i s t e non pourvus) dont s o u f f r e La s e c t i o n ,

c e t t e charge incombera au conservateur.Un manueL d ' a i d e a L ' u t i L i s a t i o n de L'appLication "Texto-RecoLement" f u t egaLement redige.

b)Des extensions du recoLement

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appLi-quer c e t t e extension a l a s e r i e des n o t a i r e sza f i n que tes Lecteurs t r a

v a i t t a n t sur ceLLeci puissent avoir recours aux documents tes i n t e r e s -sant a p a r t i r d'un nom de n o t a i r e ou Lieu d'exercice d'un n o t a i r eze t non

(31)

BILAN DE L1APPLICATION ET DU STAGE

Au terme de ce stage, deux b i Lans peuvent e t r e e t a b L i s , L'un p o r t a n t sur L'appLication eL Le-meme dans Le cadre de L ' u t i L i s a t i o n de L'informatique aux Archives, L ' a u t r e sur Les p a r t i c u L a r i t e s de c e t t e experience de quatre

mois.

*De L ' u t i L i s a t i o n de L'informatique aux Archives

Les fonctions d'un depot d'arcliives peuvent se resumer en trois grands axes:

1.La gestion des services d'archives 2.La gestion materieLLe des archives

3.La gestion de L1information sur Les archives

A ces derniers correspondent t r o i s grands domaines d ' u t i L i s a t i o n de L ' i n f o r

-matique:

a.La bureautique

b . L ' i n f o r m a t i q u e de gestion c . L ' i n f o r m a t i q u e documentaire

L ' a p p L i c a t i o n presente, rectiLement d'un fonds ancien d'archives avec L'exten-sion probabLe vers un i n v e n t a i r e du fonds, repond aux deuxieme et troisieme fonctions d'un depot.La correspondance quant aux domaines d ' u t i L i s a t i o n de L'informatique n ' e s t eLLe pas aussi precise.En e f f e t , L ' e x p e r i e n c e procede de L'informatique de g e s t i o n , tandis que Le LogicieL u t i L i s e ( T e x t o ) est

(32)

da--vantage adapte a L'informatique documentai r e . A i n s i c e t t e i n n o v a t i o n , Les Archives departementaLes du Rhone etant Le premier depot a u t i L i s e r Texto, a pu prendre forme dans Le cadre d'une informatique centraLisee:La connexion a un miniordinateur a Leve L'obstacLe d La saturation Lie a L ' u t i L i s a t i o n d"un mi croordinateur(60 000 fiches a s a i s i r optimaLement pour Le recoLement).

Une veritabLe informatique de gestion-caLcuL des espaces disponibLes dans Les magasins, metrages Lineaires des s e r i e s - n e c e s s i t e r a i t L ' u t i L i s a t i o n d'un Lo-g i c i e L pLus approprie que Texto.

*BiLan d'une experience

Outre Le f a i t que ce stage nous a i t permis d'appr£hender Les modaLites de fonctionnement d'un service a d m i m i s t r a t i f , son i n t e r e t a reside essentieLLe-ment dans Les d i v e r s probLemes poses par ce recoLeessentieLLe-ment informatise:equipeessentieLLe-ment materieL de La section en cours, muLtipLication des obstacLes techniques dus a L ' a c q u i s i t i o n recente de Texto par Le service informatique du departement (incompatibi L i t e avec L e materieL), e n f i n un contexte particuLier-demenage-ment rue Servient de La section moderne, penurie de personneL au sein de La section ancienne- q u i a raLenti La procedure de s a i s i e de La base, faute de documents preexistants u t i LisabLes pour L'appLication.

(33)
(34)

30

TabLe des matieres des annexe>s

•Document A1:orqaniqramme(personnel)Hpq deux sections

.Documents A2,A3rA4: pLan des batiments de La section ancienne

• Documents A$,A6: vocabuLai r e a r c h i v i s t i q u e

-Document A7: bordereau de s a i s i e , pour Le recoLement de 1980

•Documents A8,A9,A10:bordereaux de s a i s i e pour Le recoLement de 1988

.Documents A11,A12: L i s t i n g de L ' e d i t i o n cataLoguee "edim1"(format e t cote)

.Documents A13,A14,A15:Listing d'unindex generaL(indrecC pour La s e r i e C)z

mettant en reLation Les cLefs de t r i des champs source " m a t "z" h a u "z" p r o "z" L a r "z

(35)

DU RHONE ) n . n* n& R H ^ J •u HH£ P . HACLHX Sectton Ancicnne «. G. CUER, nrervaceur ' :e A0)0int 1 Services Dwrnjns OoajsencaJLirtx (PrrronneJ.-ConiDtjDlli.es 1 KhE B<8r - Qjcrylo hn£ L£VECJE - Oicrylo SJIIO Ce lcczvTc. H. njt-jfl - Sccrcjitb do Doc-oxnc3ca.cn LvvrNAT - Comu B.TOar^naog n. RDSjH - AocrTt do btrraru n. IW.~ - eagaiinicr H. HtCXI - Agertt Bn burcau Irrvercairrs - rts*.Ersir3

f~S FCuaHIEB t Agerz de burasu mE CCUKHAT - CoTOJ

Scnn ImiErze'-T tee ECUKNAT - Ccozis H. BHTZ - eand.cn Ateiien - PHOT0 M. FIQI - Phoctxjrapna - REuune-nesTAuiunDi SldLLCCaAPMIE n. BLUIcT - Re-3-uuT3tevrr RaLicuc hrE sucrr - op i R_L£ TwUSPOLSn - C!P .1 • l Secrinn Hooeme Pre-Anravea H. H. CU PCUGZT Conservaceur ler aaSoirrC H. D. GUEtmi OoajncrrcaJLirce S/ trt.iivn Crrtwjnnlea - Sccrtuxra de Docj^utu^n E»PO;; — zrrrz Aqgrrc da burreu Sepricr EAjcrdi H. HASTTH - Professrur RVSAUQ - Prrfcsseur H. D. SSJXH Oociwwcalistji N/ Setrrtanac

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HLL£ BttVCT - Cantrscajelle ' H. CDSTA - Aqenr de buresu p«£ DHTIZ - CcnrcLs

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rtst HLL£ RlDtAUO kqaru dn burca' HLL= BCTOEH n. n. u o f l Contracajoile : RLL£ SJCTi Vcrceacrra Agcrrcs do burea H. ALGa H. C3TA ' R. 6S3WJ?t H. U.CXH . Carriizn OP 1. H. ez.

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(39)

DEFINITIONS

On trouvera ci-dessous la definition des principaux termes archi-vistiques utilises dans le present volume:

ANALYSE : Description piece a piece du contenu d'un articie d'archives. Corres-pondant a l*inventaire analytique.

ARCHIVES (1): Ensemble de documents quels que soient leur date leur forme ou leur support materiel, produits ou regus par une personne physique ou morale, un organisme public ou prive, en fonction de leur activite, organises et conserves soit de fa?on permanente, soit pour une periode determinee et conserves de fagon permanente en consequence de cette activite.

ARCHIVES (2): Organisme charge de collecter des archives (1), de les stocker et de les mettre a la disposition des usagers. Des archives peuvent etre d'Etat (nationaies, federales), regionales, departementaies, communales, photographiques, etc. ARCHIVES (3): Batiments dans lesquels les archives (l) sont conservees et mises a la disposition des usagers.

ARTICLE : Unite materielle de rangement d'archives qui se presente generaiement sur les rayons sous la forme de liasse, de carton ou de registre et qui est pourvue d'une cote individuelle. L'article peut reunir plusieurs dossiers, mais un dossier peut etre constitue par plusieurs articles.

BORDEREAU DE VERSEMENT: Enumeration des articles constituant un ver-sement fait aux archives.

CADRE DE CLASSEMENT : Plan directeur etabli pour le ciassement d'archives (1) par series, fonds, sous-series.

COLLECTION : Ensemble de documents de provenances diverses. dont la reunion artificielle est le resuitat d'un choix ou du hasard.

COTE: Ensemble combine de signes (lettres, chiffres...) aflecte a chaque article d'archives pour en permettre l'identification.

DEPdT (1): Transfert de documents sous la garde d'un service d'archives (2). Un depot peut etre revocable ou bien definitif en cas de dons ou de legs. . DEPOT (2) : Batiment oii se trouvent .conservees les archives (1) Syn. de Magasin.

(40)

DOCUMENTS D'ARCHIVES : Documents destines par leur nature a etre conserves a titre de preuve ou d'information par l'administration ou la personne ou l'organisme qui l'a regu ou etabli.

DOSSIER: Ensemble des documents regus ou elabores par une personne physique ou morale pour la conduite d'une affaire determinee.

Le dossier, unite materielle de classement n'est pas necessairement 1'unite mate-rielle de rangement qu'est 1'article. Une affaire peut cependant donner naissance a plusieurs dossiers.

ETAT GENERAL : Releve de tous les fonds et collections d'un depot &'archive$ (3) ou d'un ensemble de depdt d*archives (3).

FONDS D'ARCHIVES: Ensemble des documents d'archives (\) dont l'accroisse-ment s'est effectue d'une maniere organique dans 1'exercice des activites d'une personne physique ou morale; c'est la resultante automatique de ces activites, la notion des fonds s'oppose a la notion de collection. En vertu du principe fondamental du respect des fonds, 1'archiviste laisse toujours intacts les differents fonds sans les demembrer ni les melanger entre eux.

GUIDE D'ARCHIVES : Instrument de recherche fournissant une description gene-rale d'un ou plusieurs services d'archives (2), comprenant, pour chaque fonds ou

serie, un historique de l'institution et de ses archives (1) une bibliographie, la composition des fonds, i'etat des instruments de recherche et, eventuellement, une liste des sources complementaires.

GUIDE SPECIALISE: Instrument de recherche decrivant les documents d'un ou de plusieurs services d'archives (2) relatifs a des themes, a des periodes, a des espaces geographiques, a des types ou des categories de documents particuliers. INSTRUMENT DE RECHERCHE: Publication imprimee ou non decrivant un ensemble de piece d'archives (1) de maniere a rendre celles-ci accessibles aux lecteurs et a en assurer un contrdle administratif et intellectuel (ou culturel).

INTITULE : Description giobaie du contenu d'un article ou d'un ensemble homogene d'articles d'archives, en indiquant 1'objet et les dates extremes. Correspond au repertoire numerique.

INVENTAIRE: Instrument de recherche fournissant une enumeration descriptive (analyse) plus ou moins detaillee des pieces composant un ou plusieurs fonds d'archives, une ou plusieurs series.

LIASSE: Unite de conservation materielle d'archives (\) formee par un ensemble de documents conditionnes ensemble.

PIECE : La plus petite unite archivistique indivisible; elle peut etre constituee d'une ou de plusieurs feuilles, d'un cahier, d*un registre, ou a 1'interieur d'un registre, d'un acte individualise pouvant etre 1'objet d'une" analyse.

REPERTOIRE : Irtstrument de recherche enongant en general dans 1'ordre des cotes

(repertoire numerique), les articles ou groupes d'articles de meme nature designes par un intitule general plus ou moins detaille. Le repertoire decrit des articles alors que Vinventaire analyse des pieces.

SERIE: Subdivision d'un cadre de classement methodique, generalement fondee sur les grandes fonctions administratives.

TRI: Operation par laquelle s'effectue la selection des documents d'archives (1) a conserver et ceux qui sont susceptibles d'etre detruits. : :

80

VERSEMENT (1): Transfert des documents ou archives (1) publics dans le service

d'archives (2) ou ils sont destines a etre traites.

VERSEMENT (2): Ensemble de documents ainsi transferes.

(41)

<D ^d) > cti U EH 0) •H M to Contenu

Est*ta

Cotes m <u U -¥> ra u CL> ti m (D w m cd •H I " Grand d6p8t" Sous-sol

Pilon, collectione de journaux en double Rez-d6-chaussde ( 1 ^ j

'7t

N.B. Les numSros de travde guivis d'une lettre d^signent des £pie suppl^mentaires pla~ c6s entre les rayonnages d'origine. *540) Minutes notariales (suite des travSes 536

-63l{ 3 E 539 au Ier niveau).

540 Minutes notariales - Lyon 342-393 32

541 ,, 3.9J-572 77

542 573-669 74

543 670-785 73

544 786-922 76

545 Lyon, Mione, Oingt, St-Amour, St-Bonnet, St-Christophe, St-Cyr-le-Chatoux, St-Etienne

St-Forgeux, Hognins, St-Martin-en-Haut

923-IOO9 72

546

St-Martin-en-Haut, St-Martin-la-Sauvette, St-Bomain, Taluyers, Ternand, Theiz^, Thurins

La Tour de Salvagny IOIO-II47

92

547 Vaugneray, Vaux, Vauxrenard, Villefranche II48-II82 33

548 Villefranche II83-II99 18

549 .... .Xdeip... 1200-1287 88

550 Villefranche, Villie, Virieux, 1'Arbresle 1288-1433 81 551 L'Arbresle, Besaenay, Bois d'Oingt, Brignais '

1434-1505

70

552 Brignais, Caluire

1506-1530 26

553 k Caluire, Chaponoet, Cliarly, Chasselay

1531-1602

71 554 Chasselay, Chatillon, Chavanay, Chessy, Con~

drieu

1603-1711

75

555 Condrieu | /

., 1712-1039 96

556 ..1d em *. [ 1840-1945 74

557 Condrieu, Courzleu

1946-2040

67

558 Crolx-Bousse, Cuire, Feyzin, Fontaines

2041-2151

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(45)

SOMMAIBE DU DOCUMENT

document: essai Type de document: NRD oiv: Premier tiroir Dossier: Premier dossier n. modif. le: aou 09,88 4:19 PM par: ARCHIVES4 euv: M. CUER Secretaire: M. CUER

et: essai

m a i r e :

fichier de Mademoiselle LAPEYRE mentaires:

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SOMMAIRE DU DOCUMENT

Nom document: indexC Type de document: WRD

Tiroir: Premier tiroir Dossier: Premier dossier

Dern. modif. le: aou 16,88 4:42 PM par: ARCHIVES4

Auteur: M. CUER Secretaire: M. CUER

Sujet: indexC Sommaire: Commentaires:

(48)

x-1 2 2 1 1 2 4 98 14 13 3 l 1 2 1 1 carton 1 carton 2 carton 1 carton 1 carton 1 carton 1 chemise 30 chemise .1 C 157 .1 C 21

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