Élaboration d'un cahier des charges pour la mise en place d'un logiciel documentaire au CTEU

HAL Id: dumas-01562542

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place d’un logiciel documentaire au CTEU

Catherine Rémy

To cite this version:

Catherine Rémy. Élaboration d’un cahier des charges pour la mise en place d’un logiciel documentaire

au CTEU. Sciences de l’information et de la communication. 1998. �dumas-01562542�

UFR

I.DI.S.T

Maîtrise

S.I.D

REMY

Catherine

ELABORATION

D'UN CAHIER DES CHARGES

POUR LA

MISE EN PLACE

D'UN

LOGICIEL

DOCUMENTAIRE AU CTEU

Stage

effectué

à

l'UNIVERSITE

CHARLES DE GAULLE LIILE III

du 02 février 1998 au 15

juillet

1998

Au CENTRE DE TELE-ENSEIGNEMENT UNIVERSITAIRE Sous

la direction de

M. BERTONECHE

₍

_{Universitaire}

₎

_et

_de

Mme ACHERE

₍

_Directrice

_{Administrative du}

_{Télé-Enseignement )}

Jeremercie Alonsieur DEREMETZ, Directeur

du

_{Télé-Enseignement,}

et Madame _{ACHERE, Directrice}

_{administrative,}

_pour

_leur

_{aimable acceuil.}

Je remercie tout le

_personnel

_{du Télé-Enseignement}

_{pour sa}

_gentillesse

etsa

disponibilité,

_en

particulier l'équipe

_en

charge du projet.

Je remercie

_également

_{Alonsieur BERTONECHE,}

_mon

_Maître

_de

Introduction

_p

₁

Première

_partie

_:

_{Le CTEU}

_et

_{l'analyse de 1'}

_existant

_p

₂

1/Présentationdu CTEU de LILLE _p

₂

A) Historique

p

2

B) Fonction

et

Objectif du

CTEU

p

3

C) Structure

du

CTEU

p

3

D)

Les

moyens

informatiques du

CTEU

p

4

II/ La chaînedocumentaire _p

₅

A)

Typologie des documents

traités

p

5

B)

Le

traitement

du document

p

6

C)

Les

archives

p

7

Deuxième

_partie

_:

_Le

_projet

_du

_CTEU

_:

créer une

base de

données

_p

₈

1/L'ambition du CTEU _p

₈

A)

Le

projet

p

8

B)

Les

logiciels

p

10

II/ Laréalisation : vers le « zéro

papier

_{» p}

13

A)

Qu'est-ce q'un

document

?

p

13

B) Comment

transforme-t-on

un

document papier

en

un document

électronique

?

_p

14

C)

Quel

est

le

support

du

document

numérisé

p

15

D)

Comment

exploiter

ce

document

numérique ?

p

15

B)

Analyse de

la

problématique

p

17

C)

Problèmes

rencontrés

p

17

II/

_Propositons

_p

₁₇

A)

Arborescence

et

Chemin

Informatique

p

19

B)

Etude des archives

et

des dossiers destinés

à

la

numérisation

p

20

C)

Organisation

de la base

p

22

D)

Maquette

sur

BCDI 2

spécial

p

25

E) Enjeux

juridiques

et

évaluation du

coût

p

30

F)

Guide de l'utilisateur

p

32

Dans le cadre de la Maîtrise Sciences de l'Information et de la

Documentation,

_j'ai

_effectué

un stage

afin

d'exploiter les

connaissances

acquises

à

l'Université

et

de les adapter

au

monde de l'entreprise.

Ce stage

s'est

déroulé

au

Centre

de Télé-Enseignement

Universitaire

de

Lille III du2 février au 15

juillet

1998.

Il avait_pour

_objet

₁

_élaboration

_{d'un cabier des charges}

_pour

_la

_mise

_en

_place

d'un

_{logiciel documentaire}

_et

_s'intégrait

_au

_projet

_de

_{numérisation}

_des

_cours. Travailler sur un tel

projet

_me

plaisait

_car

j'allais

devoir

réaliser

_et

mettre en

place

_une

base

documentaire,

_être

confrontée

_aux

problèmes

_et

enjeux

d

mise

des

cours sur support

papier,

surun support

électronique.

En fait ce _stage

allait

_{me permettre}

d'être

_acteur

de l'informatisation

d'un

fonds documentaire.

PREMIERE PARTIE : LE CTEU

ET ANALYSE DE L'EXISTANT.

I / PRESENTATION DU CTEU DE LILLE III.

A) Historique.

Le centre de

_{Télé-enseignement}

_{Universitaire}

_ou

_CTEU

_{est un}

service

_{pédagogique d'enseignement}

_à

_{distance rattaché}

_à

_{l'université}

Charles-de-Gaulle-Lille III sous laforme d'un service commun.

Les cours _par

Télé-enseignement

_à

Lille

_III,

_remontent

_à

₁₉₆₃

_pour

_les

cours

radio,

puis

_à

1974

_pour

les

premiers

_cours

_papiers

archivés.

_A

_cette

période le

centre ne

s'occupait

que

de quelques disciplines

et

il

arrivait

que

celles-ci ne soient _pas

_toujours

complètes

_:

seul l'enseignement d'un

seul

cycle

y

était

assuré,

parfois

ce

cycle

était

lui-même incomplet

avec un

module

sur

quatre.

Depuis

le

centre

de

Télé-enseignement

Universitaire

s'est efforcé

de

renforcer ses

enseignements

incomplets

_et

de diversifier

les

disciplines

proposées

en

travaillant plus

étroitement

avec

les

enseignants (ce

sont

les

enseignants

eux-mêmes

qui

proposent

leur

cours au

CTEU).

-2-CTEU s'est considérablementaccru : 14 DEUG et 6 Licences avec des cours de

_langues

_(Allemand

_{Polonais, Russe),}

_des

_cours

_{de Géographie, d'Histoire}

et d'Histoire de

_L'Art,

_{ainsi que}

_des

_cours

_de

_Lettres

_Modernes

_et

_de

Sciences del'Education

_(Annexe

_1).

Le CTEU

_{comptabilisait alors}

₁₆₉₅

_inscriptions

_et

_travaillait

_avec environ210

_professeurs.

B)

Fonction

et

Objectif du

CTEU.

Le CTEU a_pour

fonction

de

_permettre

_à

des

étudiants

_{ne pouvant}

se rendre àlafaculté de

poursuivre

des études.

L'accès a ce service estsoumisàcertaines conditions :

en effet

depuis

_1996,

le

CTEU

_est

_réservé

_{aux personnes exerçant une}

activité

_{professionnelle}

_à

_temps

_plein,

_aux

_{assimilés salariés c'est-à-dire les}

mères de familles de trois enfants ou les résidants hors

académies, militaires,

incarcérés, ainsi

_qu'aux

_{handicapés. C'est}

_le

_premier

_service

_du

_CTEU

_le

SEAD

_(Service

_{d'Enseignement}

_A

_{Distance) (Annexe}

₂

_et

₂

_bis).

Le SEAD est

_chargé

_:

1)

De

la transmission du savoir,

c'est-à-dire

toutes

les opérations

entre

les

enseignants

qui

élaborent les

cours et

les étudiants qui doivent les recevoir.

2)

De

la

vérification

des acquis

par

le biais des

devoirs dans le

cadre

du

CTEU.

3) De

la gestion administrative

de l'ensemble.

Le CTEU a ainsi comme

objectif

de

_{proposer un}

soutien

pédagogique

aux étudiants en difficultés : ce sera le SOSP

(Service

de

Soutien

Pédagogique),

en

concertation

avec

les

Unités

de

Formation

et

de

Recherche

(UFR), qui

proposera un

soutient

à

l'intention des étudiants

présents

sur

le

site universitaire et sélectionné _par

_UFR,

_sur

_{offre des enseignants. Cela}

dans certaines

_disciplines,

_{notamment en}

_langues.

C)

Structure

du

CTEU

Sur le

_{plan administratif, le}

_{CTEU emploie}

₁₀

_personnes,

_plus

quelques

étudiants

vacataires

pour

les expéditions.

Le

_{personnel comprend}

_un

_directeur,

_une

_{responsable administrative}

_et

des secrétaires

_qui

_sont

_chargés

_{de la}

_gestion

_{quotidienne du}

_CTEU

_et chacun a un rôle

plus

_ou

moins

défini

_:

- l'une accueille les

professeurs, enregistre

les

cours,

elle étudie les nouvelles

formations _{que propose}

_{1' UFR}

_et

_vérifie

_si

_elles

_{ne sont pas}

_déjà

_proposées

par

les

autres

CTEU.

- l'autre

s'occupe

plus particulièrement

des

suivis

des étudiants.

- _une secrétaire accueille les

étudiants,

envoie une

copie

des

_{cours au}

professeur

etse

charge d'établir

des

statistiques.

-une autre

_s'occupe

_de

_{la mise}

_{en page}

_d'en

_tête,

_{vérifie le}

_contenu

_du

_cours

d'une année surl'autre.

-un technicien

informatique travaille

_sur

la numérisation

des

images

_et

de

toutce

qui

_est

la

création

de

_{maquettes... .}

-une secrétaire est

_chargée

_des

_expéditions

_{et a}

₃

_ou

_A

_étudiants

_vacataires

sous ses ordres.

-uninformaticien met en

place

_une

base

de données

_Access.

Au cours de l'année un membre du

personnel chargé de la reproduction des

cours

papiers

du

CTEU

_à

l'imprimerie,

_a

_été

transféré

_à

l'imprimerie de Lille

III.

Le Centre

_gère

_{les expéditions}

_{des documents de}

_{cours et}

_des

_cassettes

tout au

long de l'année universitaire

_au

fur

_et

_à

_{mesure que}

les

enseignants

les fournissent.

Le CTEU était un service avec une autonomie

budgétaire,

mais

depuis

cette année le CTEU

_reçoit

une

enveloppe de la faculté.

Le CTEU de Lille III fait

_partie

_des

₂₀

_centres

_{de la Fédération}

Inter-Universitairede

_{l'Enseignement}

_à

_Distance

_{(FIED) qui}

_comprend

₃₅

₀₀₀

étudiants.

Par la diversité des

_{enseignements}

_proposés

_dans

_ses

_différents

_Centres,

_la

FIED _permet

_de

_poursuivre

_des

_{études allant du DEUG jusqu'à la}

_Maîtrise

ainsi

_qu'un

_accès

_aux

_{formations de grandes}

_universités

_de

_la

_communauté

(Annexe

3

et

3

bis).

D)

Les

Moyens

informatiques

du

CTEU.

Pour la

_gestion

_{des tâches quotidiennes, le}

_CTEU

_possède

_{6 PC}

_et

2

_imprimantes,

_connectés

_depuis

₂

_{ans sur}

_le

_réseau

_{de l'université.}

En vue de ses

projets

de

numérisation

_et

de

création

d'une base de données,

le CTEU s'est

_équipée

_:

">P

our

la

numérisation

- d'un ordinateur

Macintosh,

un Power-Mac 9500/200.

- les

logiciels

: -

Adobe Photoshop

pour

les retouches des

photos

numérisées.

- Adobe Illustration

pour

la retouche de

dessins numérisés

- Une

imprimante

laser

:

la Color

Laser

Winter 12/600

PS.

- Un

scanner : Duo Scan

Agfa.

Omnipage

Pro

qui

permet

la

reconnaissance

OCR

(reconnaissance

optique

des

caractères

)

.

-un _graveur

CD^/^ô

_et

Gear qui

_{est un graveur}

de

CD

ROM.

Omnipage

Pro

qui

permet

la

reconnaissance

OCR

(reconnaissance

optique

des

caractères

)

. - _un

graveur

CD * 2/,6

et

Gear qui

estun graveur

de

CD ROM.

-^pour la sonothèque

:

-un ordinateur muni d'un _processeur

_pentium

266

_et

d'une

_carte

de

compression

sonore : carte

HPEG

Digigram PC 11.

ourlabase de données :

-un ordinateur munid'un _processeur

pentium 266.

II /LA CHAINEDOCUMENTAIRE

Au CTEU le document_{passe par}

_des

_étapes

_qui

_se

_{succèdent dans}

un ordre

déterminé,

_pouvant

_être

appelées

_«

chaîne

documentaire

_».

Les

éléments de cette chaîne documentaire _peuvent

_être

_{représentés}

_par

l'organigramme

suivant

:

collecte

_—>

traitement diffusion

A)

Typologie

des

documents traités

Le CTEU

_présente

_des

_{cours sur}

_différents

_{supports : cours}

_écrits,

cours sur cassettes,

combinaisons de

cours écrits et sur cassettes,

_polycopiés,

devoirs,

corrigés-type,

devoirs

en

autocorrection,

illustrations couleur

ou

noir

et

blanc,

cassettes

vidéo. C'est

_l'enseignant

_qui

_{choisit le}

_support

_le

_plus

approprié.

Les cours écrits _comprennent

des

_cours

magistraux,

des

_travaux

dirigés,

des bibliographies, des polycopies, des

corrigés.

Ces documents

_papiers

_{peuvent se}

_diviser

_en

_deux

_catégories

_:

1)

Les

documents

manuscrits

notamment pour

certains

cours

de langue

(

Annexe

_4),

_plus

_ou

_moins

_lisibles

_{( Annexe 5 ).}

2)

Les

documents

non-manuscrits

réalisés

sur

machine

à

écrire

ou

ordinateur.

Le CTEU veut d'ailleurs étendre la réalisation des cours sur

disquette

_par

les

professeurs

pour une

facilité

de

traitement

du document

et

gain

de place (des

cours arrivent

déjà

_par

mail).

De

_plus

_par

_l'achat

_de

₁

₀₀₀

_{disquettes, le}

_CTEU

_{va proposer aux}

_étudiants

qui

le souhaiteront

une

version

informatisée du

cours en

plus

de la

version

- Planche

à

_{dessins, schémas}

_(Annexe

₆

_et

₆

_bis

₎

_;

-Cartes

_(Annexe

₇

_et

₇

_bis

₎

_;

- Illustration couleur

ou noiretblanc

_(Annexe

₈

_et

₈

_bis)

_;

Ces diversités

d'écritures, de

caractères et les différentes natures des

documents,

sont des

difficultés

à surmonter dans le _processus

_de

numérisation.

Les cours écrits comprennent

également des devoirs (thèmes,

_versions,

exercices...

_).

Les cours _peuvent

aussi

avoir

_{comme support une cassette}

_audio.

_Les

cassettes sont

_reproduites

_en

_grande

_série.

Le CTEU a abandonné les cours

radiodiffusés,

au

profit d'une banque

de données sonores

appelée SCfNOTHEQUE, qui

_est

_{progressivement}

_mise

en

place.

_Cette

SONOTHEQUE

_sera

consultable

_à

_partir

_d'Internet.

B)

Le

traitement

du document.

De son arrivée au secrétariat

jusqu'à

_son

dépôt

dans

les

archives, le document

passe par

plusieurs

étapes

:

1) L'enseignant

dépose

le document

au

secrétariat.

Ce

document

est

enregistré

sur une

fiche

cartonnée

correspondant

à

la

fiche

de

l'enseignant

(Annexe

9

et

9

bis ).

Il

y est

noté

le

nom

de

l'enseignant,

l'unité

d'enseignement, l'année universitaire,

la

discipline, le module, le

numéro

du

module, la date

de remise du cours,

la date

d'expédition

aux

étudiants, le

nombre de _pages,

_le

_numéro

_{d'envoi, la liste des documents}

_accompagnant

le cours,

s'il

s'agit d'une

reprise... .De

plus

il

_{y a un}

calendrier

_personnel

des

envois,

_{afin de gérer}

au

mieux

les

expéditions

des

cours au cas

où

le

professeur

aurait

du retard

(Annexe

10). Le

coursest

ensuite

déposé

dans

un

dossier

_{d'enregistrement qui contient}

_les

_mêmes

_{renseignements (Annexe}

₁₁

et 11

_bis).

2) Le

document

est

ensuite mis

en page

(Annexe

12

et

12

bis).

Les

pages

sont modifiées d'une année sur l'autre notamment si le cours est diffèrent. Dans ce cas,

l'intérêt du

cours sur _support

informatique

_est

_très

appréciable

pour

la

personne

chargée de

ce

travail.

3)

Le

dossier

d'enregistrement

part

à

l'imprimerie

avec un

listing indiquant le

nombre

_{d'exemplaires}

_à

_tirer,

_{correspondant}

_au

_nombre

_d'étudiants

_inscrits

dans le module

₍

_Annexe

_13).

_La

_personne

_{chargée de la}

_reproduction

_(noir

etblanc si _textes,

_couleur

_si

_{illustrations}

_couleur)

_{exécute cette}

_tâche

_à

_partir

d'une version « recto » du cours. Elle conserve cette version « recto _»,

fait

des

versions recto-verso _pour

_les

_étudiants

_et

_quelques

_exemplaires

supplémentaires

pour

les

inscriptions

retardataires plus

une

copie

du

cours

au

professeur.

4)

Le

document

passe

ensuite

aux

services

des expéditions.

Là,

d'après

la

liste des étudiants inscrits au module, les

_exemplaires

_{« recto-verso » sont}

,-6-envoyés

(Annexe

14).

Lorsqu'ils

le

sont tous,

la

personne

chargée des

expéditions

récapitule

sur une

petite

fiche le

travail qui

a

été

effectué

:

la date

d'envoi,

le

nom du

professeur, le nombre de

_cours

_envoyés

(Annexe 15).

Cela permet

de vérifier

par

la

suite,

en cas

de

réclamation d'un

étudiant, si le

cours abien été

_envoyé.

5)

Enfin les exemplaires

supplémentaires

et

l'original du

cours, sont

stockés

dans l'armoire de

_stockage

_du

_CTEU,

_dans

_un

_dossier

_intitulé

_«

_Dossier

Archive » avec la date

d'expédition, le

_numéro

de code,

le

_nom

de

l'enseignant,

la

nature

des documents

et

le nombre

d'exemplaires

en

archive

(Annexe 16).

C)

Les

archives.

Les cours de l'année échue sont archivés dans des armoires

suspendues

(c'étaient

les

cours

96/97

pendant l'année

universitaire 97/98

-salle des

_{expéditions).}

_Le

_classement

_se

_{fait dans des boîtes}

_{en carton, par}

discipline,

niveau,

numéro

de module

etpar

enseignant (Annexe 17).

Puis l'année

_{d'après ils}

_sont

_{transférés dans la salle d'archives}

_{: une}

_petite

pièce

sans

fenêtre.

Les boîtes sont

_disposées

_sur

_{8 niveaux}

_{d'étagères, le long}

_des

_{murs et au}

milieu de la

_pièce,

_ces

_étagères

_s'élèvent

_jusqu'au

_plafond.

Les critères de classement de ces boîtes aux archives sont les _{même que}

_les

boîtes

_qui

_{stockent l'année}

_échue

_:

_l'année

_{universitaire,}

_la

_{matière, le niveau,}

l'enseignant

et

le code de l'UE.

Les

_premières

_archives

_remontent

_à

_{1974, les dernières}

_sont

_de

1995/1996.

Le volume des archives est assez _énorme,

puisqu'

_une

_année

_est

contenue dans _{à peu}

_près

₄₅

_boites,

_50.

Ces archives sont classées dans

l'espace

_{selon l'année universitaire mais}

_pas

forcément dans un ordre

chronologique.

Pourrechercher un cours il faut :

-se référer aux fiches

d'enregistrement des enseignants

_{tenus par}

le

secrétariatdu CTEU,

_quand

on a une

idée

précise

de

ce

qu'on recherche

:

tel

professeur, les

cours

de telle discipline, dans tel niveau (car

ces

fiches

sont elles-même classées _par

_discipline

_et

_niveau)

-se référer aux

guides des études édités

_par

le

CTEU

lui

_même.

Jusqu'en

93-94, ces

guides

_sont

dans

_un

tiroir

accessible

_aux

secrétaires

_{; avant}

93

_ces

guides

sont

dans la première

boîte de chaque

année.

Le CTEU avait aussi

_quelques

_années

_de

_{cours sur}

_microfiches

_{(6 ans). Ce}

support

avait

été

employé

pour un

gain

de place,

mais

il

a

été

abandonné

car

sa

qualité de

reproduction n'est

_pas

optimum. Le CTEU

possède

2

exemplaires de chaque

cours.

Malheureusement,

à

cause

d'une étourderie 4

années ont été

_perdues.

DEUXIEME PARTIE :

PROJET DU CTEU:

CREER UNE BASE DEDONNEES.

1/L'AMBITION DU CTEU

Al'instarde ce

qui

_est

fait

sonothèque,

le

CTEU

veut

également

papier,

base

dont

je

devais m'occuper

pour

les

cassettes

audio

grâce

à

la

créer une base de données des cours

pendant

mon stage.

A)

Le

Projet ( Annexe 18

et

18

bis )

1)

Pourquoi ?

La volonté de créer une base de données des cours

_papiers

du

_CTEU

_a les trois raisons suivantes :

♦Un désir de modifier le _support

_de

_{ses cours}

_{archivés c'est-à-dire de}

numériser sur CD-ROM les

_vingt

_années

d'archives

_;

♦Le vœu de

simplifier

_au

quotidien la

gestion

des

traitements

des

_cours

de

l'année universitaire _par

_{l'information}

_de

_ces

_derniers

_;

♦L'ambition_{de permettre}

_à

_{l'étudiant d'acheter}

_{de chez lui des}

_cours

_choisis

dans cette base ;

donc

_pour

cela installer

_cette

base

_sur

le

réseau

Internet

(exactement

comme

la

Sonothèque).

2)Par

quel moyen?

L'analyse de

ces

objectifs

a

permis

de définir les besoins réels du

CTEU : -

stockage

des

_cours.

-exploitation

des

cours

les plus

récents.

De la

_simple

_gestion

_{d'une base}

_{de données,}

_ce

_projet

_aboutit

_à

_une

_gestion

électronique

de documents

-

GED

-

(Annexe 18

ter).

l)De

l'archivage

à

la

GED,

de la GED

au

système

d'information

documentaire.

-L'archivage

désigne la

conservation

d'un document

ayant

acquis

sa

forme

définitive etn'étant

_plus

du domaine de

la

_gestion

_courante.

Parsécurité

_{l'archivage des}

_{données documentaires}

_est

_nécessaire;

_une

_{fois la}

donnée

archivée, elle

ne

doit

plus subir

de modification physique.

En ce sens

l'archivage fait

_partie

de la

_GED,

_{en ce sens}

la GED correspond

au

premier

besoin du

CTEU.

- La

gestion

électronique

documentaire

regroupe un

ensemble de fonctions

qui

ont pour

objet de faciliter

différentes tâches, réalisées

à

l'origine

manuellement :

l'acquisition

des données

et

l'indexation,

l'archivage

des données,

larecherche des données, la consultation des données,

la modification et l'annotation.

la transmission des données

_(restitution

_et

_{duplication).}

Une

_gestion

_du

_document,

_par

_la

_GED,

_présente

_les

_avantages

_suivants

_:

• un accès

plus

facile

_par

de nombreux

critères

de recherche

_un

classement

selon

_plusieurs

_critères.

• un affranchissement des contraintes du _{temps et}

de lieu, c'est-à-dire

_une

plus

grande rapidité d'accès

à

l'information

et un

accès à

distance

au

document

_quelque

_soit

_sa

_{localisation physique.}

• une sécurité accrue : il

n'y avait

plus

de document perdus, les

_accès

_en

fonctiondes utilisateurs seront contrôlés.

• une simultanéité d'accès _par

plusieurs utilisateurs

à

_un

_même

document.

Ces

_{caractéristiques}

_{de la}

_GED

_permettent

_de

_voir

_{qu'il s'agit là}

_d'une

_gestion

vivante et

_dynamique

_{et que}

_celle-ci

_n'est

donc plus

_un

archivage

_avec

la

notion de mémoire morte mais un

stockage

_permettant

_à

_tout

instant

de

travailler surle document etde l'utiliser.

La

_{justification d'un}

_système

_de

_GED

_doit

_être

_par

_conséquent

_liée

_à

unevolonté de mise _à

disposition des données

_et

des informations qu'elles

contiennent

_qu'à

_{de simples considérations d'archivages.}

La GED est dans ce cas le _moyen

le plus adapté

_à

répondre

_aux

deux

principaux

objectifs du

CTEU

:

1) Gérer

et «

retravailler les

cours »

d'une

année sur

l'autre

par

exemple

:

refaire lamise en _page

de la

_page

d'en

_tête

du

_cours

quand celui-ci

_est

utilisé

_plusieurs

_années.

_Cela

_sera

_{effectivement le}

_cas,

_{lors de}

_la

semestrialisation des _programmes,

_le

_{cours sera}

_valable

_{officiellement}

_pour trois ans.

2)

Mettre

à

disposition des étudiants,

par

la

vente,

les

cours

archivés de

ces

dernières années . Le CTEU

passerait

alors directement

à

la GED

dynamique, au-delà de la

GED Statique

(Stockage,

indexation, affichage

et

_impression),

_avec

_{la gestion}

_de

_{la circulation}

_et

_{de l'évolution}

_des

documents,

comme

l'a

défini

_Jacques

_Lassouiy.

B)

Les

logiciels

Laconcrétisation du

_projet

_oblige

_le

_CTEU

_à

_{s'équiper d'un}

logiciel capable de répondre

aux

besoins

de la

GED

(puisque c'est

sur

elle

qu'il faudra

compter

dans l'avenir)

et

d'un logiciel capable de s'adapter

à

toutes évolutions.

Je ne m'attarderai _{pas sur}

la liste exhaustive des

différents logiciels

documentaires, les différents

_{logiciels de}

_{GED, mais}

sur

les logiciels

« rencontrés »

pendant

_{mon stage}

puisque

le

CTEU

avait

déjà démarché des

sociétés _pour

_{des démonstrations.}

Je me suis toutd'abord rendue à un salon

informatique,

_en

janvier, qui

m'a

permis

d'assister

à

une

démonstration

du

logiciel de

GED

:

Scanlife, édité

par

lasociété Bell &Nouvel France .

Ce

_logiciel

_numérise

_les

_{documents, quelque}

_soit

_leur

_support,

_importe

_et

indexe des

_{images existantes,}

_peut

_appliquer

_un

_module

_d'OCR

_et

_archiver

sur le _support

de

_son

choix.

Il fonctionne sous windows 95, existe enversion monoposte _ou

_réseau.

Il

possède

5

champs d'indexation

principaux

par

dossier

et

des champs

d'indexation

_{programmables}

₍

_date

_automatique,

_{code barre...).}

Ce

_logiciel

_estun

_{logiciel de}

_GED

_type,

_utile

_à

_l'entreprise

_qui

_gère

_les

documents commerciaux :

factures, bons

de commandes, bons de livraison...

bref la

_gestion

_{documentaire d'entreprise.}

Pour un

projet

_comme

celui

du

CTEU,

le logiciel

_est

limité

_{par :}

-sonnombre de

champs

- le nombre maximum des mots-clés

insuffisants, là

aussi, pour

synthétiser

le

contenu

du

cours.

-son

incapacité

_a

_géré

_un

thésaurus

_conséquent

_comme

celui

de

l'éducation nationale Motbis 2.

Pourtoutes ces raisons, le CTEU n'aurait_pas

l'utilité

d'un

tel

logiciel.

_De

plus dans

ce

projet

la

numérisation

des

cours et

le

passage

à

«

l'OCR

» sont des tâches conférées àl'Atelier National des Thèses

_(ANRT)

_{: ces}

_fonctions

particulières

du logiciel

seraient

inutilisées.

Le

prix

est

aussi

relativement

conséquent

:

20

000

f.

en monoposte et

20 000

f. de plus

pour

avoir

une

licence 5 _postes.

Le deuxième

_logiciel

_rencontré

_est

_{le logiciel}

_{Alexandrie, dont le}

fournisseur est GB

_Concept.

Alexandrie est constitué d'uneversion de base etde modules

complémentaires.

Ce

_logiciel

_est

_capable

_de

_gérer

_un

_thésaurus

_et

_possède

_une

_{fonction de}

recherche en texte

_intégral.

Le _noyau

_documentaire

_permet

_la

_saisie

_:

La saisie est

_{paramétrable}

_avec

_douze

_champs(

_type

du document, éditeurs,

auteur, titre,

mots-clés,

date de

_parution,

_{commentaire...).}

_Les

_champs

« titre » et « commentaire » sontindexés dans leur totalité _{pour une}

recherche textuelle. Les

_champs

_peuvent

_être

_déclarés

_selon

_cinq

caractéristiques

:

code,

pour toutes

les

informations

qui

ontune

valeur

stricte

délimitée _{par une}

_liste

_{(Typologie), date, nombre, valeur libre}

_{pour toutce}

qui

est

alphanumérique

(titre, commentaire)

et

enfin

une

valeur thésaurus.

Le nombre de

_descripteurs

_{et auteurs par}

_fiche

_est

_illimité

_et

_la

_zone

_de

commentaire

_{dispose de}

₃₂

₀₀₀

_caractères.

Un seul thésaurus est

_géré

_{par ce}

_{logiciel, thésaurus}

_auquel

_{on peut}

_rajouter

des termes.

Il permet

3

modes

de

recherche

:

Le 1erest multicritères et booléen sur les

champs

_«

_titre

_{», «}

_résumé

_»

«

descripteurs

», « auteurs ».

Le 2 surles

champs

paramétrables,

_«

titre

_{» et «}

descripteur

_».

Le 3 _pour

_les

_{professionnels}

_avec

_les

_opérateurs

_booléens.

Ace module de

base, il faut

_ajouter

_un

module de commandes,

d'emprunts,

de confidentialité renforcée... .Laversionde _{base monoposte}

_coûte

_{12 500}

_f.

avec environ 3 000 f.

par

modules complémentaires.

La

version

client

serveur pour

deux

postes

s'élève

à

28 900

f.

sans

le module d'accès

à

Internet.

Outre le

_{prix qui}

_augmente

_rapidement

_si

_{on ne veutpas ce contenter}

_{de la}

versionde base

₍

_{dans le}

_{cadre du projet,}

_il

_est

_{impossible de}

_{s'en contenter),}

Alexandrie

_présente

_aussi

_{l'inconvénient de}

_{ne pas respecter}

_les

_normes

bibliographiques

en

vigueur. Le

nombre

d'auteurs

est

illimité

or

la

norme

Z

44-005 le limite a3,

il

n'emploie

_{pas un}

vocabulaire

documentaire adéquat

_: un résumén'est _{pas un}

commentaire,

il

_est

de plus interdit de modifier

_un

thésaurus a sa

guise

_:

le thésaurus doit

_être

_un

langage

documentaire

_commun REMY Catherine

à tous les utilisateurs _pour

_qu'ils

_puissent

_s'y

_retrouver,

_{échanger des}

_notes...

.

Enfin l'inconvénient

_qui

_me

_semble

_{le plus}

_important

_est

_{la complexité}

d'utilisation de ce

logiciel

_:

bienque convivial il

n'est

_pas

facile d'accès

_à

_un non

professionnel de la

documentation, d'autant plus

_si

_{cette personne est un}

étudiant

_qui

_{ne peut se}

_déplacer

_et

_qui

_n'est

_pas

_habitué

_aux

_logiciels

documentaires des

_{bibliothèques}

_{universitaires}

_.

Le

3'ème

_logiciel

_sur

_lequel

_j'ai

_travaillé

₍

_car

_{le CTEU avait installé}

_une

base démo_pour

_{faire les}

_essais

_)et

_sur

_lequel

_{je vais}

_m'attarder,

_est

_{BCDI 2}

spécial,

édité

par

le

CRDP

de

Poitiers

(Centre

Régional

de

Documentation

Pédagogique).

BCDI2

_spécial

_estune

_des

_versions

_{du logiciel}

_BCDI

_{(Annexe 19 ),}

_conçu

pour

les

besoins

de l'éducation nationale.

Ces

différentes

versions

sont

les

suivantes :

BCDI 2 école avec une interface de recherche

spécialement adaptée

_aux

enfants.

BCDI2

_{collège-lycée,}

_{avec toutes}

_les

_{fonctionnalités de}

BCDI et avec en

plus

_:

-une recherche

plein

_texte

assistée

_{par un}

dictionnaire

thématique.

- de

nouveaux

champs dans la plupart des fichiers.

- lafonction

« état » _permettant

les

statistiques

les plus

variés.

- la

gestion

des

prêts

en

fonction

de

«

profils

»

d'emprunteurs

et des différents supports.

- la

gestion

de

«

liaisons

»

multimédias

(images,

sons,

connexion

Internet...

_).

- la

gestion

de

«

fonds fluctuants

».

BCDI2

_Spécial,

_permet

_{l'intégration via}

_Internet

_(Netscape,

_Explorater)

d'une base

_gérée

_par

_BCDI

₂

_école,

_{BCDI 2}

_{collège-lycée}

_ou

_{BCDI 2}

Spécial.

Ce

_logiciel

_BCDI

₂

_sépare

_le

_traitement

_{intellectuel (indexation}

_:

_titre,

_auteur,

résumé du

_contenu)

_{de la}

_description

_:

_catalogage.

_La

_{particularité}

_de

_ce

logiciel

est

la possibilité de rattacher plusieurs

notices

à

un

seul document,

il

y

a donc une économie de travail.

Ce

_logiciel

_est

_aussi

_un

_{logiciel pédagogique.}

BCDI 2

_spécial,

_quant

_à

_lui,

_fonctionne

_sous

_Windows

_3.1x

_et

Windows 95. Il offre la recherche «

plein

_{texte » sur}

la plupart des champs

des _notices,

_la

_gestion

_{d'objets multimédias des}

_prêts,

_des

_{réservations,}

_des

achats et des

_{statistiques. Trois}

_{modes de recherche}

_permettent

_différents

niveaux d'utilisation :

#Le mode

_simple

_:

recherche

_plein

_texte

_assistée

_{d'un langage d'interrogation}

(dictionnaire

thématique

qui

permet

d'effectuer la

recherche

sur

les

termes

_{équivalents),équation}

_{de recherche}

_{préstructurée}

_avec

opérateur

logique

et

parenthèsage

prédéfini.

REMY Catherine

#Le mode avancé :

recherche

_plein

_texte

_qui

_peut-être

_associée

_aux

_{choix des champs}

ou recherche sur

thésaurus,

_équation

de recherche

_{préstructurée}

avec

_opérateurs

logiques

_et

paranthésage

prédéfini

_.

•Le _{mode expert :}

recherche

_{multicritère, multifichier,}

_plein

_texte,

_thésaurus,

_avec

rédaction d'une

_équation

_{de recherche.}

Il_{y a}

_jusqu'à

₅

_{bases accessibles depuis les}

_écrans

_{de recherche.}

Il permet

la gestion

des

abonnements, des

catégories

d'utilisateurs, des lettres

de

_{rappel. Il}

_permet

_{l'édition de bibliographies, de bons}

_{de commande... la}

réalisation de tableaux

_{statistiques.}

Ce

_logiciel

_{permet un}

_accès

_aux

_{différents index}

_{et capture}

_{des fiches,}

_une

gestion intégrée

de thésaurus Motbis

3.0,

une

sélection

des fiches les plus

pertinentes

d'importer des

Mémo

listes,

Mémo CD,

Mémo

fiches,

et

de

lancer des

_{applications multimédias}

_{externes :}

_{documents électroniques}

_et sites Web.

BCDI 2

_spécial

_est

_décliné

_en

₃

_versions

_:

• _{BCDI 2}

_spécial

_Monoposte

a

4 000

francs.

• BCDI 2

_{spécial Option}

postes

multiples,

2 000

francs.

• BCDI 2

_spécial

_Réseau

_à

_{7 600 Francs.}

Il_{y a}

_même

_la

_possibilité

_de

_transformer

_la

_version

_spécial

_Monoposte

_en

spécial

Réseau

(3 600

Francs).

Outre son

_prix

attractif

_etsa

_capacité

d'adaptation,

BCDI 2

spécial

_est

_très

facile d'utilisation

_{(il suffit}

_de

_se

_laisser

_guider).

_Que

_ce

_soit

_{pour un non}

professionnel de l'information,

ou pour

l'étudiant

qui

est

habitué

a son

interface,

puisque c'est

un

logiciel de l'Education Nationale.

De

_{plus la possibilité de}

_{pouvoir interroger jusqu'à}

₅

_{bases depuis les}

écrans de recherche d'une base X, _permet une

grande

marge

de

manœuvre

quant

à

l'organisation de la base de données du

CTEU

en

plusieurs bases de

données

_disciplines

_{et au}

_paramétrage

_des

_{autorisations}

_{de celle-ci.}

II/ LA REALISATION : VERS LE « ZERO PAPIER >>

A)

Qu'est-ce qu'un

document

?

D'après la

définition de 1TSO (International Standard

Organisation)

un

documentest l'ensemble d'un _support

_{d'information}

_et

_{des données}

enregistrées

sur

celui-ci

sous une

forme

en

général

permanente et

lisible

par

l'homme ou _{par une}

machine

!

Cette définition du document

_s'applique

_aussi

_bien

_au

_document

_{sur support}

papier

qu'au

document de

GED,

sur

forme électronique.

En effet la

_gestion

_{électronique}

_{de documents implique bien naturellement de}

disposer d'un document, quels qu'en

soient

le

type et

la

nature, sous

forme

électronique

afin qu'il

soit

manipulable

par

des outils

informatiques.

La GED se _passe

du document

_{sur support}

papier

_et

d'une quelconque

manipulation manuelle.

B) Comment

transforme

t-on un

document papier

en un

document

numérique

?

Pour

_pourvoir

_{être géré}

_{par un}

_système

_de

_gestion

_{électronique,}

_un

document

_papier

_doit

_être

_mis

_{sous une}

_{forme intelligible}

_pour

_l'ordinateur

_:

la numérisation.

Dansle

_{projet, c'est}

_1'

_ANRT

_qui

_s'occupe

_de

_cette

_{numérisation}

_{(Annexe 19}

bis

_).

Pourune _page

de

_cours,

c'est-à-dire

_{une page texte, nous avons}

deux

modes

de numérisation

_possible

_:

_le

_mode

_«

_caractère

_{» et}

_le

_{« page ».}

Dans le mode de caractère,

les éléments du

texte

_(mots

_et

_caractères)

serontaccessibles et

manipulables

_{: ce sera}

le format

_PDF

des données,

_qui

pourront

ainsi

aller

sur

le

réseau

Internet.

C'est

le logiciel Acrobat

Reader

qui

lit

ce

format.

La

saisie

des données

se

fait

à

l'aide d'un

système

de

reconnaissance

_optique

_:

_OCR

_{(Optical Character}

_{Récognition). Ce}

traitement _par

_l'OCR

_{, avec un taux}

_de

_{reconnaissance}

_de

_{98 %,}

_a

_{le double}

avantage

de réduire le volume

nécessaire

au

stockage des

documents

et

de

rendre

_possible

_{le traitement}

_ultérieur

_{de leurs}

_contenus.

Dans le mode « _{page »,}

la

numérisation

du

document

_{apportera une}

image

de la

page et

les éléments

du

texte ne pourront

plus

être

utilisés

:

c'est

le formatTIFF. Il sera

possible

_que

d'afficher

_et

d'éditer l'image de la

_page numérisée.

C'estun scanner

qui

_va

analyser

l'image de la

_{page comme une}

suite

de

points

noirs oublancs. Plus le nombre de

points

_{pour une}

surface

donnée

_sera

grand, meilleur

sera

la qualité de l'image

:

c'est

la résolution

de l'image

exprimée

en «

DPI

».

Dans

le cadre de la

numérisation

des

cours, pour une même

_résolution,

_l'image

_est

_plus

_ou

_moins

_bonne

_suivant

_la

_{qualité du}

document source :

par

exemple

une page

d'en

tête

(Annexe 12

bis)

faite

en

300 DPI,

1'

image

sera

excellente

; pour un

polycopié

moyen en

300 DPI,

on

perd

tout

(

dixit M. Berthelot de

_I'AlNRT).

Les

_graphiques

_et

_{les plans}

_sont

_{aussi numérisés}

_{de la}

_même

_façon

_:

_{la taille}

de

_l'image

_peut-être

_{réduite de}

_10.

_L'image

_couleur,

_quant

_à

_elle,

_{représentera}

des volumes énormes de données : elle

prend 2A fois plus de place qu'une

image

en

noir

et

blanc.

C)

Quel

est

le

support

du document

numérisé?

Le _support

_choisit

_par

_le

_CTEU

_est

_{le stockage}

_sur

_disque

_optique.

Le

_disque

_optique

_a

_{l'avantage d'avoir}

_un

_coût

_modique

_et

_{d'être d'une}

utilisation

_simple

_:

_{les disques}

_{ne peuvent}

_être

_écrits

_{qu'une seule fois}

_mais

relus àvolonté. Un CD-ROMa une

capacité

de

600

_Mo

(Mégaoctets).

Le volume annuel des archives du CTEU se situe entre 40 000 à 50 000

pages

(on

peut

consider qu'un

cours est

égal

à

200

pages en comprenant

les

illustrations).

Comme

une page

image

représente

200

Ko

environ,

il faudrait

entre 8 000/600 = 13 CD, àlO 000/600 ₌ 17 CD _pour

contenir

_une

_année

de

cours.

Le format PDF _quant

_à

_lui,

_occupant

_moins

_{de place, devrait}

_nécessité

_moins

de CD.

D) Comment

exploiter

ce

document

numérique ?

Le _support

_qu'est

_le

_{CD-ROM nécessite}

_un

_système

_capable

_de

gérer

les

CD.

Le _{CTEU, ayant}

_{l'intention de}

_mettre

_à

_{disposition des}

_internautes,

_{la base}

de données et donc d'acheter des cours x, _y...,

il

doit choisir

_{un moyen}

de

gérer

un

grand nombre

de

CD-Rom automatiquement

sans

qu'une

personne

ne

puisse

faire

elle-même la

démarche de

_mettre

le

_CD

dans le lecteur.

Le CTEU doit _permettre

_l'accès

_à

_un

_{ensemble de}

_CD-ROM

_pour

_plusieurs

postes

utilisateurs

;

le pilotage

de l'ensemble

se

faisant

à

partir

d'un

serveur.

Il_{y a}

_{deux solutions, le juke-box}

_et

_la

_tour

_de

_CD

_:

- Le

juke-box dispose de quelques lecteurs

et

d'un

nombre important

de

disques.

Un

juke-box pourrait

très

bien

contenir

les CD

d'une

année

de

cours, voir 3 années

de

cours, mais

il

ne _peut

avoir

_un

_accès

simultané

_à

plusieurs disques différents

;

elle

n'a

alors

aucun

intérêt

dans

le cadre du

projet.

- La _tour

de CD quant

à

elle

peut

contenir

de

4

à

32

lecteurs

et autant

de

disques.

Cette

solution limite le nombre de

CD-ROM

accessibles

mais

autorise des accès simultanés à différents

_disques.

_Ce

_système

_serait

_plus

pratique

pour

l'exploitation

de la base,

mais

peut-être

pas

suffisant

pour

contenir trois années de CD.

TROISIEME PARTIE :

LE STAGE

1/LEDEROULEMENT

A)

Objectif

et

évolution

A

_{l'origine, l'intitulé}

_de

_{mon stage}

_était

_{le suivant}

_:

_"Elaboration

d'un cahier_pour

_{la mise}

_en

_place

_d'un

_{logiciel documentaire".}

En effet le CTEU désirait

_quelqu'un

_pour

_réaliser

_:

lanoticedu

_logiciel

_choisi

_pour

_gérer

_{la base de données,}

une _maquette

d'indexation

des

_{cours sur ce}

logiciel,

_en

fait

adapter

_le

logiciel

à

leur fond documentaire.

Or il s'est _{avéré que}

_pendant

_{ce stage, aucun}

_{logiciel n'a}

_été

_{choisi (il}

_ne

_l'est

d'ailleurs _{pas encore}

_{aujourd'hui),}

_et

_{je n'ai}

_eu

_accès

_au

_logiciel

_{BCDI 2}

Spécial

sous

la forme démo qu'à la fin de

mon stage.

Au début de mon _stage,

le

CTEU m'a

demandé de réfléchir

_et

de

travailler sur les

vingt

_années

d'archives

puisqu'il avait l'intention de les

numériser. Ainsi au

départ, j'ai pris

_{en compte}

_certains

problèmes dus

_à

l'ancienneté des cours. Puis, au cours du stage,

il

_a

_été

décidé

_que

seules les

trois dernières années seraient numérisées. Ensuite, avec

l'accord de

mon