Analyse et maintenance de la base de données DOCRE : points forts, points faibles, propositions pour l'optimiser

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Analyse et maintenance de la base de données DOCRE :

points forts, points faibles, propositions pour l’optimiser

Anne Schroeder

To cite this version:

Anne Schroeder. Analyse et maintenance de la base de données DOCRE : points forts, points faibles, propositions pour l’optimiser . Sciences de l’information et de la communication. 2003. �dumas-01552497�

03

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Sc\-\

Anne SCHROEDER

MASTER 1, MENTION SID

MEMOIRE DE STAGE ET RECHERCHE

Mission effectuée du 02 juin au 01 août 2003

Au

Centre de Documentation de

LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE DE ROUEN

Palais des Consuls - 7 Quai de la Bourse

76 000 ROUEN

ANALYSE ET MAINTENANCE DE LA BASE

DE DONNEES DOCRE : POINTS FORTS,

POINTS FAIBLES, PROPOSITIONS POUR

L'OPTIMISER

Sous la direction de :

Madame DESPRES-LONNET (responsable universitaire)

Madame DUCAMP (tuteur professionnel)

Soutenu le à l'UFR IDIST

Université Charles de Gaulle, Lille 3 (Campus Pont de Bois)

BP 49,59 650 Villeneuve d' ASCQ Cedex

Je tiens à remercier Madame Marie-Françoise DUCAMP, responsable du Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, et ses autres membres Madame Corinne DUCASTEL, Monsieur Benoît ERITEAU, Madame Patricia MOREAU, Madame Céline MOT HELA Y, de m'avoir accueillie, consacrée du temps, et appris des éléments de leur métier qui me seront utiles dans mon avenir professionnel.

C6rreetions apportées au mémoire de stage et de recherche.

Les corrections apportées sont indiquées en italique.

P. 6: (l: 21): En effet, comme l'indique Annick DUFLOS dans Les critères d'évaluation des banques de données: la délnarche qualité chez les professionnels de l'information électronique ( ... ).

P.7: (1: 4 à 6): ces lignes sont à supprimer.

P. 12 : (dernière ligne de la page): Les références de la citation sont les suivantes: Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen. (Page consultée en juin 2003). [en ligne]. Adresse URL : http://www.rouen.cci.fr/ccirouenlhomepage.htm#mission.

P. 16 : (1 : 30} : ( ... ) une documentaliste lui demande systématiquement ses besoins ( ... ). P. 18 : (1 : 29} : on peut les consulter sur CD-Rorns.

P. 73 : (27 et 30) : Il y a points à la fin des phrases.

P. 22: (l: 12): Tout d'abord, une des diffusions de l'information( ... }.

P. 82 : (l : 6-7) : Dans le dernier cas, les infonnations peuvent être organisées de différentes

manières.

(l : 34 Les banques de données références ( ... ).

P. 83 : (1: 11): La bibliométrie consiste à analyser globalement à l'aide de méthodes statistiques et mathématiques ( ... ).

(l: 30): Elle est caractérisée( ... ).

P. 84: (1: 10): Elle est représentée graphiquement( ... ).

(l: 20-21): ( ... )Son contenu est généralement formé par une ou plusieurs chaînes ou

séquences de caractères.

P. 87: (1: 2): la date de la revue de presse économique régionale: 02 au 08 septembre 2003. P. 93 : (1: 11-12): D'où proviennent-elles? Quelles sont les sources?

P. 94 : (1 : 25) : Comment les résultats sont-ils consultables? Comment s'affichent les

résultats?

(1: 29}: L'ensemble des champs constituant une fiche de la base permet-il de décrire

en fonds et en forme le document ?

P. 95 : (l : 8-9) : La présentation d'une fiche de la base est-elle« lisible», les champs sont-ils répartis lisiblement, de manière « aérée » sur une fiche, se distinguent-t-ifs correctement ?

P. 109: (1: 2 à 4): Capture d'écmn de la boite de dialogue avant l'affichage des résultats suite à une requête dans la base de données DOCRIJ; ( ... ).

P. 117 : (1 : 19) : Regroupement de descripteurs pour correspondre à des domaines ( ... ). P. 118 : (1 : 6) : Chaque support est réparti par domaine selon un ordre décroissant ( ... ).

Page du résumé : (l : 14) : ( ... } pour constituer des prestations fournies par le Centre de Documentation ( ... ).

(1: 17-18): L'analyse des données contenues dans celle-ci indique que les types de documents référencés dans la base sont de nature variée ( ... }.

SOMMAIRE

INTRODUCTION ... 6

1. LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE DE ROUEN ET SON CENTRE DE DOCUMENTATION ... 8

1.1 PRESENTATION DE LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE DE ROUEN8 1.1.1. Une Chambre de Commerce et d'Industrie ... 8

1.1.2. La Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen ... 9

1.1.3. Les missions, et les pôles de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen ... 11

1.2. LE CENTRE DE DOCUMENTATION DE LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE DE ROUEN ... 15

1. 2.1. Présentation du Centre de Documentation ... 15

1.2.2. Missions, activités et prestations du Centre de Documentation ... 20

1.2.3. Les liens du Centre de Documentation avec les autres services de la Chambre de Commerce et d'industrie de Rouen ... 24

2. ANALYSE DE L'EXISTANT ET DES BESOINS ... 27

2.1. ANALYSE DE L'EXISTANT ... 27

2.1.1. Présentation de la base de données DOCRE .... ... 28

2.1.2. Procédures de saisie ... 35

2.1. 3. Procédures d'interrogation dans la base DOC RE ... 41

2.2. ANALYSE DES BESOINS ... ,. ... 45

2.2.1. Les utilisateurs de la base DOCRE, leurs usages, leurs besoins ... 45

3. PROPOSITIONS ET SOLUTIONS MISES EN ŒUVRE POUR

AMELIORER ET OPTIMISER LA BASE DE DONNEES DOCRE ... 61

3.1. CORRIGER LES LISTES D'INDEX ET LES THESAURUS« NUMERIQUES » ASSOCIES AUX CHAMPS DE LA BASE DE DONNEES DOCRE ... 61

3.1.1. La nécessité de procéder à la correction, au « nettoyage » des listes d'index et des thésaurus ... 61

3.1.2. Méthodologie employée pour procéder à la vérification et à la correction des listes d'index et difficultés rencontrées ... 63

3.2. REMISE A JOUR ET COMPLEMENT DU MANUEL INDIQUANTLES REGLES D'ECRITURE POUR LA SAISIE ... 67

3. 2.1. La nécessité de compléter et de corriger le manuel. ... 67

3.2.2. Méthode employée et réalisation ... 70

3.3. PROPOSITlONS DlVERSES ET ANALYSE DES POSSIBILITES ... 72

3. 3.1. Prévoir un "nettoyage" régulier des listes d'index ... 72

3. 3. 2. Mise en place de listes de vocabulaires pour certains champs de la base de données DOCRE ... ... 72

3.3.3. Changement des caractéristiques de certains champs ou/et création d'autres champs ... 7 4 3.3.4. Scanner les articles qui alimentent la Revue de Presse quotidienne économique régionale ... 76 CONCLUSION ... 78 BIBLIOGRAPHIE ... 80 INDEX ... 82 Annexes ... 85 Annexe nol : Evaluation de la fréquenta~ion du Centre de Documentation suivant le type de public ... 86

Annexe n°2: Extrait de Revue de Presse hebdomadaire économique régionale ... , 87

Annexe n°3: Grille d'observation pour analyser la base de données DOCRE et ses usages ... 93

Annexe n°4:

Grille d'entretien pour les utilisateurs de la base de données DOCRE ... 96 Annexe n°5:

Formulaire de saisie de la base de données DOCRE ... 97 Annexe n°6:

Liste d'index du champ« DE» (Descripteurs) ... 100 Annexe n°7:

Liste de vocabulaire (thésaurus) du champ« DE» (Descripteurs) ... 101 Annexe n°8:

Consultation d'un terme dans le thésaurus numérique DELPHES associé au champ« DE» (Descripteurs) ... 102 Annexe n°9:

Consultation d'un terme dans le thésaurus GEOHN, associé au champ « GEO »(Géographie) ... 103 Annexe n° 10 :

Configuration de la recherche via le thésaurus et du contrôle de saisie ... 105 Annexe n°11 :

La recherche par équation sur rubriques ... 106 Annexe n°12: .

Recherche globale sur rubriques ... 108 Annexe n°13 :

La reformulation d'une requête avant l'affichage de ses résultats ... 109 Annexe n°14:

Répartition par ordre décroissant des types présents dans la base de

données DOC RE ... 110 Annexe n°15:

Répartition par ordre décroissant des supports présents dans la base de données DO CRE ... 112 Annexe n°16:

Répartition par ordre décroissant des domaines présents dans la base de données DOC RE ... 114 Annexe n°17:

Information sur les fichiers contenus sur la disquette : Analyses

INTRODUCTION

Intéressée par le monde de l'entreprise, les domaines susceptibles de les concerner, j'ai effectué un stage durant deux mois, au Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, stage qui m'a permis de mettre en pratique

des enseignements reçus durant l'année de Master 1ère Sciences de l'Information et

du Document et de perfectionner, ainsi que de développer mes connaissances.

Le Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen

possède différents outils pour traiter, « stocker » et diffuser 1' information. Il y a ainsi

des bases de données informatisées. Ma mission, outre la participation à des tâches

documentaires, à la chaîne documentaire, à savoir, la collecte, le traitement et la

diffusion de l'information, et à certaines activités du Centre de Documentation de la

Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen (accueil du public, participation à des recherches documentaires et à l'élaboration ainsi qu'à la diffusion de la revue de presse ... ), a été de procéder à 1' analyse de la base de données informatisée DOC RE, base de données régionales sur l'entreprise et son environnement économique, créée sur le logiciel documentaire TAURUS+. Cette base ASCII, qui existe depuis 1997, a été conçue par le Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, par sa responsable, Madame Marie-Françoise DUCAMP, qui était ma tutrice professionnelle.

Cette mission avait pour but d'optimiser cette base de données DOC RE, notamment en procédant à sa maintenance (avec le «nettoyage » des index des rubriques de la base) et décelant ses éventuels limites, points faibles, «défauts» afin d'élaborer des

propositions pour l'améliorer, . En effet, comme l'indique Annick DUFLOS dans 1 :

« La prise de conscience de la nécessité d'une certaine qualité des banques de données passant par un processus d'évaluation s'installe chez les professionnels de l'information ».

Ce projet était utile car la base DOCRE est utilisée quotidiennement au Centre de Documentation pour différents usages et réaliser différentes tâches et prestations. Or,

comme l'indique également Annick DUFLOS : «Tout défaut important, de

conception ou de réalisation, peut affecter la fonction du produit, sa mission, l'accomplissement du service. L'accumulation de défauts mineurs peut avoir des effets négatifs de plus ou moins grande ampleur ».

Cette mission a nécessité une réflexion sur les caractéristiques des bases de données informatisées, de leurs champs par rapport aux contenus, aux données enregistrées dans celles-ci et par rapport aux besoins de ses utilisateurs, ainsi qu'une étude sur les usages de cet outil documentaire et sur les moyens que 1 'on peut envisager pour optimiser une base de données. Pour réaliser ce projet, j'ai notamment conçu une grille d'observation, d'analyse pour étudier cette base, et réaliser des entretiens avec ses usagers.

1

DUFLOS, Annick. Les critères d'évaluation des banques de données : la démarche qualité chez les professionnels de 1 'information électronique. Paris: ADBS Editions, 1995. l46p. (Collection Sciences de l'information. Série Recherches et documents). Bibliogr. Index. ISBN.2-901046-84-3. p.97, p.l2-13.

Ainsi, à partir de l'analyse de la base de données DOCRE, quels sont ses «points forts » et « points faibles », limites? Comment peut-on l'optimiser, la faire évoluer par rapport à ce qui existe déjà?

Ce mémoire indique les analyses, les réflexions, les méthodologies et outils employés, mis en œuvre lors de la réalisation de cette mission au Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie.

Avant tout, je présenterai la structure dans laquelle j'ai effectué mon stage, c'est à dire la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen et son Centre de Documentation (personnel, fonds, activités, prestations ... ) et les liens de ce dernier avec les autres services de la Chambre de Commerce.

Ensuite, dans une seconde partie, je présenterai l'analyse de la base de données DOC RE, en procédant à une analyse de l'existant (histoire, contenu, sources, procédures de saisie et d'interrogation ... ), puis des besoins en étudiant l'utilisation, les usages de la base et sa couverture en terme de domaines représentés dans celle-ci, afin de découvrir s'il y a une homogénéité ou au contraire une hétérogénéité quantitative des données représentées dans la base, et par conséquent s'il y a des besoins non couverts par celle-ci.

Enfin, j'indiquerai, dans la troisième partie, les propositions avec l'étude de leur faisabilité et les solutions que j'ai mises en œuvre effectivement, concrètement, avec l'accord de ma tutrice professionnelle, afin d'« améliorer», d'optimiser la base de données DOCRE.

Dans ces différentes parties, je présenterai les analyses, les orientations, les réflexions, les méthodologies et les outils employés mis en œuvre lors de la réalisation de cette mission au Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie.

1.

La Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen et

son Centre de Documentation

1.1 Présentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de

Rouen

Les informations sur la Chambre de Commerce et d'Industrie proviennent, en grande

majorité, du site Internet de cette structure2•

1.1.1. Une Chambre de Commerce et d'Industrie

Une Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) est un organisme public à caractère administratif, soumis à la tutelle de l'Etat et contrôlé par le Ministère de Tutelle, géré par des dirigeants d'entreprises privées. Les membres d'une Chambre de Commerce et d'Industrie sont des chefs d'entreprise de tous les secteurs d'activité, élus au suffrage universel par ceux-ci. Investie d'une mission représentative, consultative et administrative, une CCI a pour but de promouvoir 1' économie locale. Ainsi, les missions de ce type d'organisme sont de représenter, de défendre et de promouvoir, auprès des pouvoirs publics, 1' ensemble des intérêts des entreprises du commerce, de l'industrie, et des services de sa circonscription géographique, en développant les capacités des acteurs et en aménageant 1' espace et les infrastructures de la région (port, aéroport, bourse de commerce, administration d'entreprises et de magasins, ... ). Par conséquent, les Chambres de Commerce et d'Industrie ont pour mission de former les jeunes et d'adapter les professionnels aux métiers et compétences recherchées par les entreprises; d'informer et de conseiller celles-ci dans les domaines juridique, social, fiscal, commercial, international ; de faciliter leur accueil

et leur développement; et enfin de participer à l'aménagement de l'espace

économique. Le financement d'une CCI provient de différentes ressources: ressources fiscales avec l'impôt additionnel et la taxe d'apprentissage ; ressources propres (droits de scolarité, de port et d'aéroport, rémunération de services rendus); subventions, contributions publiques ; et enfin, emprunts.

2

- Chambre de commerce et d'industrie de Rouen. (Pages consultées en juin 2003). [en ligne].

En France, il y a 161 Chambres de Commerce et d'Industrie et 21 Chambres Régionales de Commerce et d'Industrie (CRCI). L'Assemblée des Chambres Françaises de Commerce et d'Industrie (AFCI), située à Paris, coordonne les actions des différentes CCI.

1.1.2. La Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen • Histoire

En mars 1556, un édit royal (qui fut enregistré par le Parlement en 1963) fut promulgué, créant la Juridiction Consulaire de Rouen, qui avait pour mission de prendre connaissance des procès concernant les marchandises, le commerce et les contrats d'assurance maritime.

Le 30 août 1701, le Conseil du Roi décida la création de Chambres de Commerce dans dix villes, dont Rouen, à l'image des Chambres créées antérieurement comme à Dunkerque. Ainsi, le 19 juin 1703, un arrêt du Conseil d'Etat établit une Chambre de Commerce pour la province de Normandie. Ces missions étaient la représentation (elle intervenait auprès des pouvoirs sur de nombreux sujets, en particulier sur l'organisation du commerce et le traité de commerce avec l'Angleterre); le contrôle (elle veillait à la qualité de la production), la dynamisation (elle régularisait le commerce et contribuait à son développement en suscitant des activités nouvelles ; elle suscitait les inventeurs, travaillait au développement de l'aménagement du chenal de la Seine, et même à la construction de phares sur le littoral de la Manche). En 1791, la Juridiction Consulaire est supprimée comme tous les tribunaux d'exception. Un décret de l'Assemblée Constituante du 17 septembre 1791 met hors la loi les Chambres de Commerce et en Octobre 1791, la Chambre de Commerce de Normandie disparaît. Mais, la Juridiction Consulaire renaît sous la forme du Tribunal de Commerce et la Chambre revit sous la forme d'un Bureau Départemental du Commerce.

Le 6 mai 1801, sous Napoléon, fut crée le Conseil du Commerce, qui fait référence à l'ancienne Chambre de Commerce de Normandie et l'arrêté du 24 décembre 1802, rétabli 22 Chambres de Commerce dont la Chambre de Commerce de Rouen. Pendant, le XIXème siècle, les grands sujets qui occupèrent la Chambre de Commerce étaient la navigation sur la Seine, avec le port et l'aménagement de la Seine, le chemin de fer.

Pendant la 1ère Guerre Mondiale, la Chambre de Commerce, avec la ville de Rouen, édita des billets de nécessité et fit frapper des jetons métalliques.

La 2ème Guerre Mondiale frappa durement la Chambre de Commerce. L'occupation gela complètement l'activité portuaire, les destructions furent immenses, notamment en 1944, puisque le port et les équipements furent dévastés et le Palais des Consuls, dans lequel logeait la Chambre de Commerce fut complètement détruit.

Ainsi, à la fin des années 1940 et 1950, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen s'investit dans la reconstruction, et l'une de ses préoccupations majeures fut le port.

• Circonscription

La Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen intervient sur 7 cantons de Rouen et sur 32 cantons de la Seine-Maritime en s'appuyant sur 4 antennes situées à Gournay-en-Bray, Neufchâtel en Bray, Saint-Valéry-en-Caux et Yvetot et sur 20 délégations d'agglomération.

• Composition, organisation territoriale et institutionnelle

13 800 électeurs dont 2200 de l'Industrie, 7400 du Commerce et 4200 des Services sont recensés. Ils votent tous les trois ans et renouvellent la moitié sortante de 1 'Assemblée des Membres élus pour 6 ans. Ainsi, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen compte 36 Membres Titulaires, élus par les entreprises de leur groupe économique (commerce, industrie, service) pour 6 ans renouvelables par moitié tous les 3 ans. Ceux-ci élisent le Président et le Bureau, participent aux séances plénières et aux commissions auxquelles ils sont inscrits.

Le bureau, réuni chaque semaine autour du Président, est composé de 3 Vice-Présidents représentants respectivement les 3 catégories professionnelles, un Secrétaire, un Trésorier, et un Trésorier-Adjoint. C'est l'instance qui oriente et prend les principales décisions dans le respect du contrat de mandature (de 3 ans).

Les assemblées plénières se réunissent chaque mois en présence du Préfet ou de son représentant. L'instance délibérante de la Compagnie Consulaire et ses travaux font l'objet d'un procès verbal.

La Chambre de Commerce de Rouen compte aussi 27 membres associés, désignés pour 3 ans par les organisations patronales, qui siègent au côté des Membres Titulaires et ont une voix consultative ; de 12 Conseillers Techniques, issus des services déconcentrés de l'Etat ou représentants des grandes entreprises publiques, qui ont pour mission d'apporter à la CCIR leur concours à travers leurs compétences ; de 214 délégués Consulaires, élus pour 3 ans, répartis proportionnellement entre les catégories et sous-catégories professionnelles composant la Chambre, qui sont sur le terrain dans chaque canton de la circonscription afin de recevoir et de fournir des informations. Ces derniers, qui peuvent être associés à des groupes de travail, se réunissent en Assemblée Générale une fois par an, et élisent les Juges des Tribunaux de Commerce. Il y a aussi 3 délégués territoriaux dont le rôle est de présider les manifestations décentralisées pilotées par la cellule Animation et Développement Territorial au sein des services de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen; de représenter le Président aux manifestations locales où la CCI est conviée et être des relais de l'information entre le tissu économique et l'organisme; d'être le porte-parole de leur territoire; de défendre les intérêts locaux à l'occasion de l'Assemblée plénière et des commissions d'études. La CCIR compte aussi 17 délégués d'agglomération dont le rôle est de représenter ou d'accompagner le Président aux manifestations locales ; d'être à l'écoute, avec l'appui des Délégués Consulaires, des entreprises de la circonscription et de mettre en place les actions répondant à leurs besoins; d'être le porte-parole des informations et événements locaux en séance plénière.

Tous ces membres ont pour but de renforcer l'efficacité de l'institution qu'est la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen. Ils contribuent à améliorer la lisibilité de son action sur le terrain, en favorisant une plus grande cohérence de ses missions et de ses initiatives.

Pour réaliser ces missions, la CCIR a aussi 8 commissions. Il y a 5 comm1sswns d'études (Enseignement-Formation; Animation, Promotion et Communication Territoriales ; Economie, Infrastructures et Développement Territorial ; Urbanisme Commercial ; Commission Appui et Conseil aux ressortissants) et 3 commissions de gestion (Commission des Finances et du Patrimoine; Commission des Marchés; Commission Paritaire). Ce sont les Membres Titulaires et Associés qui peuvent participer à ces réunions, avec pour tous voix délibérative. Leurs travaux s'appuient sur les réflexions de groupes de travail thématiques et des clubs d'entreprises.

La Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen emploie environ 145 membres du personnel (Palais des Consuls et antennes) répartit dans différents services.

En 2002, le budget de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen s'établissait à environ 42,2 millions d'Euros provenant pour 9 % des subventions, de 8 % des taxes d'apprentissage, de 34 % d'impôts additionnels à la taxe professionnelle et de 49 % des ressources propres. Les charges se sont réparties pour 12 % en frais d'exploitation et d'assemblée, pour 26 % au titre d'appui aux entreprises, aménagement du territoire, action internationale, et pour 62 % pour la formation. Mais, quels sont précisément les missions de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen et quelle est son organisation interne, quels sont les services qui lui permettent de réaliser celles-ci ?

1.1.3.

• Les m1sswns

Les missions, et les pôles de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen

Les axes stratégiques officiels du Contrat de mandature de la CCIR sont nombreux. Tout d'abord, il y a l'appui et le conseil aux commerçants, industriels et prestataires de services. Ainsi, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen accompagne les entreprises en créant et développant les entreprises nouvelles et en rentabilisant celles déjà existantes.

Une autre mission de cet organisme est l'action éducative et de perfectionnement. La formation est en effet une importante activité de la CCIR, car comme nous l'avons dit, plus de la moitié de ses charges (62 %en 2002) est consacrée à la formation des jeunes et des adultes. Des écoles, des établissements supérieurs et de formations professionnelles dépendent ainsi de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen avec: le CEFE (Centre d'Enseignement et de Formation à l'Emploi), le CEPPIC (Centre de perfectionnement pour l'Industrie et le Commerce), l'ECAL (Ecole Supérieure de la Distribution), 1 'ESC Rouen (Ecole Supérieure de Commerce), l'ESIGELEC (Ecole Supérieure d'Ingénierie en Génie Electrique), l'IFA Marcel Sauvage (Instituts des Formations en Alternance), l'IF! (Institut de

Formation Internationale), l'IRTD (Institut Régional des Techniques Documentaires), l'ISPP (Institut Supérieur de Préparation Professionnelle), et le service COGEFOR (Conseil et Gestion de la Formation) de la CCIR.

L'information et la communication sont un autre axe stratégique du Contrat de mandature de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen. Celle-ci met ainsi à disposition différents centres d'information dont les buts sont de collecter, d'organiser, de traiter, de valider, et de diffuser l'information. Ainsi, des bibliothèques spécialisées sont présentes dans ses établissements d'enseignement comme par exemple à l'ESC avec une bibliothèque de management et l'IFA qui possède un Centre de Documentation Ressource. Le Palais des Consuls, où loge la Chambre de Commerce, possède dans ses locaux le CRDI (Centre Régional de Documentation Internationale) pour accompagner les entreprises et le Centre de Documentation sur 1' entreprise et son environnement économique local, structure où j'ai effectué mon stage.

En 1972, a été créé le Réseau Normand Inter-consulaire de la Documentation et en 1975, a été mis en place «Grappe Isis», c'est à dire que les Centres de Documentation consulaires, des Chambres de Commerce et d'Industrie de France partagent leur information et créent la base de données bibliographiques sur l'entreprise: DELPHES. En 1979, a été crée GIDE qui correspond au groupement d'information et de Documentation Economique haut-normand.

De plus, depuis 1984, l'Institut Régional des Techniques Documentaires, délivrant un diplôme du CNAM/INTD, s'est installé à Rouen pour être géré par la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, et délivre une licence professionnelle de documentaliste d'entreprise.

En outre, le Centre de Documentation, le CRDI, l'ESC Rouen, dispose de sites web avec des services en ligne dont la revue de presse quotidienne économique régionale, la revue de presse Afrique, ...

Un autre axe stratégique du Contrat de mandature concerne les études, l'aménagement et les équipements. Les études ont pour but de faire un lien entre les entreprises et le territoire. Ainsi, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen contribue au développement et à l'aménagement du territoire. Elle est une force de proposition et de critique pour les dossiers à finalité économique. La CCIR s'investit dans des projets concernant les infrastructures et les équipements comme les routes, la desserte ferroviaire, la construction de ponts, le trafic fluvial. D'ailleurs, la CCIR est le promoteur et le maître d'ouvrage pour la réalisation d'équipements et y

consacre une part de son budget. La Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen gère aussi des équipements comme l'aéroport Rouen V allée de Seine, la gare routière et le parking du commerce. Une autre «infrastructure» dépendant de la CCIR est Rouen-Multimarchandises. C'est la première plate-forme logistique multimodale de Haute-Normandie. Rouen-Multimarchandises, constitué aujourd'hui de 700 000 m2 de terrains viabilisés dont 60 000 m2 de surfaces bâties, assure des fonctions de messagerie, d'entreposage et de distribution de transit, mais aussi d'accueil et de serv1ces.

Le dernier axe stratégique du Contrat de Mandature de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen est «la mise en place d'une véritable démarche de progrès interne ».

On peut aussi indiquer que la CCIR a des activités en rapport avec l'international. Ainsi, elle aide les dirigeants d'entreprises à aborder, prendre en compte l'approche

internationale des marchés. En effet, comme nous l'avons indiqué, il y a le CRDI

(Centre Régional de Documentation Internationale) qui s'occupe de la

documentation se rapportant à l'international pour accompagner les entreprises, et le

CARI (Centre d'Affaires Rouen International). Celui-ci concerne l'approche internationale des marchés. Il regroupe les principaux services qui oeuvrent à l'import-export, notamment en menant des actions pour sensibiliser et former aux règles et aux techniques de 1' exportation , qui accueillent des représentants de postes d'exploitation économique et acheteurs de grands groupes étrangers, et enfin qui accomplissent des missions de prospection afin de trouver des marchés et des

entreprises normandes . Il y a aussi le HNI (Haute-Normandie International), qui est

le réseau à l'international des C(R)CI Haut-Normandes, à laquelle participe la Chambre de Commerce et d'Industrie et de Commerce de Rouen. La HNI se compose en effet de 8 Chambres de Commerce et d'Industrie locales (Bolbec, Dieppe, Elbeuf, Elbeuf, Evreux, Fécamp, Le Havre, Rouen, La Chambre Régionale de Commerce et d'Industrie de Haute-Normandie). Ses missions sont: d'informer sur les marchés étrangers, sur les techniques, du commerce international et sur 1' environnement de 1' entreprise ; de conseiller et d'assister 1' entreprise dans son approche des marchés étrangers et de mettre en œuvre les outils et procédures d'accompagnement appropriés; de former les entreprises aux techniques du commerce international, de promouvoir les entreprises sur les marchés étrangers par l'organisation d'actions collectives ou individuelles (missions de prospection, salons professionnels), d'animer par le biais de clubs.

• Les pôles et les services de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen

Pour réaliser ces différentes missions, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen est organisée en 5 pôles, hormis la Direction Générale (DG), auxquels sont

rattachés les services. Chaque pôle possède sa direction qui est rattachée à la DG. On

distingue ainsi les pôles :

- Développement: avec les missions internationales, l'IPAD, le CARI, les centres d'informations avec le CRDI (Centre Régional de Documentation Internationale) et le Centre de Documentation sur 1' entreprise et son environnement économique, les services des équipements, industriels et commerciaux, et le développement des études économiques et d'aménagement. Ce service a pour but de faire un lien entre les entreprises et le territoire. Ces missions sont ainsi de conforter la connaissance économique du territoire ; d'identifier et de valoriser les capacités de développement économique ; d'être l'interface entre les entreprises et les collectivités ; de renforcer les partenariats avec les acteurs et les décideurs ; de contribuer au développement et à l'aménagement du territoire.

- Enseignement supérieur : avec une partie du campus consulaire du Bois-l' Archevêque avec le groupe ESC (ESC Rouen, IFI, ISPP) et Bois-l'ESIGELEC.

- Formation professionnelle: avec l'ECAL, le Centre Marcel Sauvage (comprenant l'IF A, le CF A et le CEFE).

- Administration et finances : avec les services Comptabilité, Contrôle de gestion ; Informatique; Ressources Humaines; Juridique; Conseil et Gestion de la Formation (COGEFOR); Technique; Imprimerie; et l'aéroport Rouen Vallée de Seine.

- Information et Promotion des entreprises. Dans ce pôle, il y a 1' espace Entreprendre. Celui-ci a pour mission d'aider et de soutenir la création. Il comprend le Guichet Création d'entreprises qui a pour rôle d'informer, d'orienter les créateurs, repreneurs d'entreprises ou chefs d'entreprise vers les prestataires et prestations pouvant les aider à mettre en œuvre leur projet ; Rouen Initiative, qui est une association dont les membres sont des chefs d'entreprises, des experts et des spécialistes, et qui ont pour mission de favoriser toute initiative créatrice d'emplois en s'appuyant sur les connaissances des professionnels de 1' économie et des chefs d'entreprise ; le Centre de Formalités des Entreprises qui enregistre toutes les formalités de la vie de l'entreprise pour les sociétés et entreprises ayant une activité commerciale, et qui diffuse ces formalités aux différents partenaires ; le fichier des entreprises qui a pour mission la gestion et la commercialisation du fichier Rouen-Firmes (16 000 établissements) et Téléfirm (1 750 000) établissements) base de données nationales des CCI ; les formalités commerce extérieur qui fournit, aux ressortissants, tous les documents et informations nécessaires pour faciliter leurs démarches à 1' exportation, et plus précisément des documents à fournir et de la réglementation à 1' export.

Le pôle Information et Promotion des entreprises comprend aussi les Délégations d'agglomération et territoriales. Le but de ce service est de renforcer la mission d'accompagnement des entreprises sur le terrain. Pour cela, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen a nommé les Membres élus, des Délégués d'Agglomération et Territoriaux répartis sur toute sa circonscription. L'objectif est de créer une interface de proximité dans le but d'inciter les entreprises à se tourner vers la CCI de Rouen. Ainsi, les missions vers les ressortissants sont de renseigner sur le rôle de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, de diffuser les informations concernant les produits et les services, faire connaître aux entreprises les élus qui les représentent, de connaître les projets et les préoccupations des entreprises.

Le département Commerce a pour mission d'accompagner les entreprises du commerce et des services aux services qui leur sont nécessaires (information, conseil en gestion, stratégie commerciale, développement, ... ), d'apporter un appui aux associations de commerçants, de procéder à des concertations avec les collectivités locales et les services de 1 'Etat.

Le département Industrie et Services, qui fait également partie du pôle Information et Promotion, a pour but d'aider au développement et à la compétitivité des entreprises. Ces missions sont ainsi d'anticiper et d'informer sur l'actualité pratique et la gestion d'entreprise, 1' actualité réglementaire, 1' évolution des marchés et des technologies, les aides aux entreprises; de favoriser les réseaux d'entreprises au sein de clubs thématiques pour échanger et progresser, et au sein de clubs sectoriels et/ou géographiques pour mutualiser actions et projets; d'accompagner le développement d'innovation, l'intégration des Technologies de l'Information et de la Communication, la qualité, la sécurité, l'environnement, les relations «donneurs d'ordre »!sous-traitants, les ressources humaines et la gestion de compétences.

Les services : Publication, chargé des publications de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen comme le Bulletin économique, Relations extérieures, Relations Entreprises, le CEPPIC-CEPRO (Centre de Perfectionnement pour

l'Industrie et le Commerce), et le service Marketing et Technologies de l'Information (MTI) font également partis de ce pôle Information et Promotion.

La Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen est donc composé de nombreux services afin de réaliser aux mieux les missions fixées et répondre aux besoins de ses ressortissants. L'un d'eux, est le Centre de Documentation sur l'entreprise et son environnement économique, structure où j'ai effectué mon stage.

1.2. Le Centre de Documentation de la Chambre de

Commerce et d'Industrie de Rouen

1.2.1. Présentation du Centre de Documentation

Le Centre de Documentation est installé dans le Palais des Consuls où loge la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen. Il fait partie du pôle Développement de celle-ci.

• Historique et informations générales

Avant d'être un Centre de Documentation sur 1 'entreprise et son environnement économique depuis 1989, celui-ci était une bibliothèque qui existait depuis 1955. Cette année, le Centre a eu ses locaux entièrement rénovés et son équipement s'est vu redisposé.

Le Centre de Documentation est ouvert gratuitement au public tous les après-midi (de 13 H 00 à 1 7 H 00) sauf le vendredi et le mercredi, 1' accès est réservé aux entrepreneurs. Ceux-ci ont aussi la possibilité de prendre rendez-vous, pour un meilleur service. Les visiteurs sont accueillis par une documentaliste, qui leur demande leur statut (entrepreneur, créateur, salarié, demandeur d'emploi, étudiant, enseignant, autres) et leurs besoins afin de répondre à leurs questions et les guider dans leur recherche.

• Les locaux et équipements

Le Centre de Documentation est réparti sur deux étages. Le premier correspond aux archives où sont rangées les anciennes revues de presse reliées, les brochures sur les entreprises de la région, les dossiers entreprises, les revues des sommaires, dont nous parlerons plus en détail ultérieurement, les ouvrages anciens et régionaux, les collections des revues. Au rez-de-chaussée se trouvent le bureau de la responsable de documentation, une salle de réunion, et dans la grande salle commune, les bureaux des documentalistes qui disposent chacun d'un ordinateur, des «placards » avec les

dossiers documentaires suspendus, des rayonnages, étagères où sont disposés les ouvrages, les annuaires professionnels spécialisés dans différents secteurs d'activité, les brochures dans des boîtes, les quotidiens nationaux et régionaux, les publications de l'INSEE, et les revues, magazines répartis par thème: opportunités d'affaire (exemple : rachat de commerce, annonces), informations pratiques, gestion commerciale, secteurs d'activités (exemple: tourisme, hôtellerie, restauration), gestion de la production, gestion de 1' entreprise, transport, environnement, situation économique et sociale, aménagement du territoire, collectivité, administration

régionale. Ce choix de classement, de nom de « rubriques » a été fait selon un souci

de langage documentaire accessible, compréhensible par tous. Le public peut consulter gratuitement et librement tous ces documents hormis les dossiers documentaires dont la consultation est payante. Aucun document du Centre de Documentation ne peut être emprunté par le public. Par contre, celui-ci a la possibilité de faire des photocopies (payantes). Cependant, le personnel faisant partie de la Chambre de Commerce de Rouen peut emprunter certains documents (sauf les dossiers documentaires). Les visiteurs peuvent aussi avoir accès à des CD-Rom et à Internet (à condition que leur recherche soit justifiée) avec une sélection de sites susceptibles d'être pertinents en fonction du public visé par le Centre de

Documentation, grâce à deux ordinateurs qui leur sont « réservés ». Des tables et des

chaises sont à la disposition du public, dans la grande salle, pour que celui-ci puisse consulter les documents, et prendre des notes.

• Le type de public présent au Centre de Documentation

Au Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen sont reçus des membres du personnel de cette structure. En effet, ceux-ci ont des questions, souhaitent des informations sur différents thèmes en rapport avec 1' entreprise et son environnement pour leur travail. Est également reçu au Centre de Documentation un public externe qui divers mais dans des proportions variables selon les statistiques réalisées par le Centre. En effet, quand une personne se présente

à 1' accueil de cette structure, une documentaliste lui demande systématiquement,

outre ces besoins, quel est son statut, et note ceci sur une fiche, dans les catégories de

public établies par le Centre de Documentation. Ainsi, en 20023, les étudiants ont

représenté le type de public le plus important, soit environ 34%, suivi des « Autres »,

c'est à dire tous les individus ne correspondant pas aux catégories crées par le Centre (exemple: Retraité) pour 19,80%, puis, il y a les créateurs, c'est à dire, les personnes envisageant, ou en train de créer une entreprise pour 19;45%, les demandeurs d'emploi 19,09%, les entreprises, c'est à dire des entrepreneurs ou des salariés envoyés par leur société pour 5, 18%, et enfin les enseignants 0,64%.

Suivant le type de public, l'aide apporter par les documentalistes pour répondre aux besoins est différente. En effet, ceux-ci ont plus tendance à aider et effectuer des recherches pour les créateurs et entreprises car ces derniers représentent le premier public visé par la Chambre de Commerce et d'Industrie, et, en outre, des clients potentiels pour les prestations payantes du Centre de Documentation. Ainsi, pour les autres types de public, l'auto documentation est privilégiée.

3

Voir Annexe no 1 : Evaluation de la fréquentation du Centre de Documentation suivant les types de public.

• Le personnel et leurs missions

Il y a cinq personnes qui travaillent au Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, dont quatre documentalistes ayant des tâches différentes.

La responsable du Centre gère celui-ci et son équipe. Elle traite aussi des revues et tous les quotidiens nationaux que reçoit le Centre de Documentation.

Les autres documentalistes s'occupent de l'accueil du public à tour de rôle, se partagent chaque matin le dépouillement des quotidiens régionaux afin de sélectionner des articles qui alimentent la revue de presse quotidienne économique régionale. Ces articles sont ensuite analysés (habituellement, c'est une documentaliste seule qui s'occupe de cette mission, de constituer la revue de presse, mais actuellement, celle-ci étant en congé maladie, ce travail est partagé entre les documentalistes).

Deux documentalistes traitent aussi des revues reçues par le Centre de Documentation, c'est à dire sélectionnent des articles concernant 1' entreprise et son environnement économique: l'une s'occupe de la presse concernant les secteurs distribution et commerce, et 1' autre, celle concernant le secteur du transport et la presse régionale qui n'alimentent théoriquement pas la revue de presse économique régionale. Ces articles sélectionnés alimentent les dossiers documentaires (dont nous parlerons plus loin), et ceux se rapportant à la région sont analysés et leurs données enregistrées dans la base de données DOCRE. Parmi ces derniers, ceux concernant les entreprises, une entreprise en particulier, ont leur analyse envoyée à Paris pour alimenter la base de données DELPHES (base de données des Chambres de Commerce et d'Industrie de France). La première documentaliste dont nous avons parlé est en charge des dossiers documentaire sur les produits et services et l'autre de ceux relatifs à 1' entreprise et son environnement économique avec le suivi des dossiers sur les entreprises régionales. Ces documentalistes s'occupent aussi d'identifier les besoins susceptibles de concerner son public, et d'effectuer des recherches documentaires (payantes ou gratuites) pour répondre aux questions que leur pose le public interne ou externe, par courrier, téléphone, e-mail ou directement en venant au centre de documentation. Ces documentalistes ont aussi d'autres missions. La première s'occupe du traitement des usuels, des ouvrages, des monographies régionales, des brochures et de la gestion de l'info-boutique (en effet, le Centre de Documentation vend certains ouvrages, des publications, des répertoires et des études économiques spécialisées),de repérer des ouvrages à acheter, d'en présenter certains dans le Bulletin économique (revue de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen qui paraît tous les mois), et enfin d'accueillir une fois par an les élèves de l'INTD pour leur présenter le Centre de Documentation et le travail de ces membres. La deuxième documentaliste s'occupe de la gestion des abonnements, de la gestion et de l'analyse des annuaires.

Le troisième documentaliste (arrivé en juillet afin de remplacer pour une durée de six mois la documentaliste absente) a pour mission d'effectuer des tests d' «agents intelligents» pour la collecte automatisée d'information sur Internet (exemple: tester Copernic).

Durant mon stage, un autre stagiaire, venant de l'IRDT et préparant une licence professionnelle de documentation, était présent. Il avait pour mission, outre la participation à des tâches documentaires, d'effectuer la gestion des favoris Internet notamment en mettant en place un outil de gestion des favoris.

Au Centre de Documentation, il y aussi une secrétaire qui s'occupe de diverses tâches administratives, du standard, du courrier, de la réception et du tri des revues et journaux reçus par le Centre de Documentation afin de les répartir entre les documentalistes, des bons de commandes et facturation, des prêts en interne, de la saisie des données dans la base DOCRE et DENTRE, base de données sur les entreprises régionales, de la diffusion des revues de presse économique régionale quotidienne et hebdomadaire, ainsi que de l'information régionale effectuée à partir des données de la base DOCRE, de la réalisation de la revue des sommaires chaque semaine (photocopie de tous les sommaires des revues reçues par le Centre de Documentation par semaine, classés par thème et par ordre alphabétique), et d'enregistrer les statistiques (des profils du public par exemple).

• Les ressources du Centre de Documentation

Le fonds documentaire du Centre est composé de documents de types variés :

- Des annuaires professionnels papier sur des secteurs d'activité précis (exemple: distribution, communication, tourisme ... ), qui indiquent des informations sur des entreprises (comme par exemple suivant les annuaires : adresse, téléphone, nom des responsables, produits vendus ... ). On peut y faire des recherches par produit, secteur, lieu, raison sociale, nom ... ). Il y a plus de 400 annuaires professionnels disponibles au Centre de Documentation.

Celui-ci dispose aussi des annuaires généralistes comme le Kompass, qui font référence à tous les secteurs d'activité, à tous les produits qui peuvent être commercialisés et cela très précisément (exemple : fournisseurs de bobines de fils pour coudre les boutons, des soieries.

- Des annuaires professionnels électroniques (comme le Kompass) sont auss1

disponibles, c'est à dire que l'on peut les consulter sur CD-Room.

-Des usuels, c'est à dire des dictionnaires généraux (des noms communs, des noms propres), des dictionnaires multilingues (Français-Anglais), des dictionnaires plus

spécifiques sur le monde de 1' entreprise (exemple : le dictionnaire de gestion). Il y a

aussi des encyclopédies comme l'Encyclopédie Universelle, et des Atlas. Il y a environ 40 documents de ce type au Centre de Documentation.

- Des ouvrages, des monographies dont certaines régionales. Il y en a plus de 900 au

Centre de Documentation. Ces ouvrages concernent 1' entreprise et son

environnement et beaucoup sont d'ordre pratique (exemple: comment créer une entreprise, ouvrir un camping, un gîte.

- Des revues, des périodiques sont aussi disponibles au Centre de Documentation. Il y a environ 400 revues différentes relatives à l'entreprise et son environnement. La plupart sont classées sur les rayons selon les thèmes que nous avons indiqué plus à

savoir: opportunités d'affaire (exemple: rachat de commerce, annonces), informations pratiques, gestion commerciale, secteurs d'activités (exemple: tourisme, hôtellerie, restauration), gestion de la production, gestion de l'entreprise, transport, environnement, situation économique et sociale, aménagement du territoire, collectivité, administration régionale. Sinon, les périodiques sont rangés dans des boites aux archives.

-Des journaux, des quotidiens à la fois nationaux (Le Figaro, Libération, Le Monde), régionaux (les différentes éditions du Paris-Normandie, Liberté Dimanche, Ouest-France ... ) et économiques (La Tribune, Les Echos).

- Des brochures, c'est à dire un document sur une entreprise, un organisme public, une association de la région. Une brochure peut être un rapport d'activité, un bilan de mandature, donner des informations sur ceux-ci, sur leur activité économique. Ces brochures sont généralement envoyées gratuitement par 1' entreprise, 1' organisme public, 1' association en question. Elles font partie de la littérature grise. Il y a près de 800 brochures disponibles au Centre de Documentation.

- Des CD-Roms sont également disponibles au Centre de Documentation. Il y a environ sur l'entreprise et son environnement, comme le Kompass France (annuaire), SESSI (analyse détaillée de 300 secteurs de l'industrie française), TPE (analyses sectorielles sur les Très Petites Entreprises : administration de biens, brocante, garages ... ), XERFI (fiches produits).

-Les fiches de l' APCE (Agence pour la création d'entreprise).

L'accès à tous ces documents est libre et gratuit, mais aucun ne peut être emprunté. Les visiteurs peuvent cependant faire des photocopies (payantes). Le personnel de la Chambre de Commerce et d'Industrie peut emprunter les ouvrages, les revues, les journaux, les brochures, pour une durée indéterminée, à condition que celui-ci

l'indique le cahier prévu pour cet effet.

- Des dossiers documentaires sont aussi disponibles au Centre de Documentation mais leur consultation est payante. Un dossier est composé de différentes sources d'informations relatives àun même sujet. Il est le résultat d'un dépouillement et de la compilation d'articles des revues reçues par le Centre, de la collecte d'informations quelque soit le support (plaquette d'entreprise, catalogue, publicité, adresses, répertoires ... ). Il y a plus de 200 dossiers documentaires au Centre de Documentation : environ 80 sur les produits et les services (exemple : boissons, cosmétique, ... ), et environ 120 sur les entreprises et leur environnement (exemple : commerce de gros, knowledge management, transport de marchandises).

- Il y a aussi environ 800 dossiers entreprises nationales mais surtout régionales, dont la consultation est payante. Ils sont constitués lorsque le Centre de Documentation possède au moins une information sur une entreprise. Ces dossiers peuvent être constitués de rapports d'activité, de brochures commerciales, de plaquettes commerciales, d'articles de presse, d'historique ...

• Les bases de données

- Le Centre de Documentation de la Chambre de Commerce de Rouen a produit deux

bases de données gérées par le logiciel TAURUS

+.

Il y a la base DOC RE, qui concerne 1' entreprise et son environnement économique régionale. Les données régionales concernent 1' entreprise et son environnement, l'entreprise et sa gestion ainsi que les secteurs d'activité.

La base DENTRE concerne et recense les dossiers entreprise disponibles au Centre de Documentation (entreprises régionales ou nationales). Une fiche de cette base indique ainsi le nom de l'entreprise, son activité, le contenu du dossier (s'il y a des brochures, coupures de presse, rapports d'activité, historique, rapport d'activité ... ), son site web, le détail de ses activités avec des mots-clés, la date de la dernière modification, le nom de la commune où se trouve où se trouve celle-ci.

La base DOCRE et la base DENTRE sont reliées entre elles à partir de la rubrique

qui indique le nom de l'entreprise (Persomo, c'est à dire personne morale dans

DOCRE et la rubrique Entreprise, c'est à dire nom de l'entreprise dans DENTRE).

1.2.2. Missions, activités et prestations du Centre de Documentation

• Missions et activités

Le Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen a pour mission de collecter, traiter et diffuser l'information sur l'entreprise et son environnement, tant au niveau régional Haute-Normandie qu'au niveau national. Le Centre doit ainsi maîtriser au mieux les flux d'informations et répondre aux besoins

de ses usagers à savoir, ses ressortissants et les particuliers (entrepreneurs, créateurs,

salariés, demandeurs d'emploi, enseignants, étudiants ... ). En effet, l'information à

travers la documentation peut de venir un réel outil d'aide à la décision, de

résolution de problèmes, de formation, d'étude, d'innovation ... , être un facteur de compétitivité pour les ressortissants de la Chambre de Commerce et d'Industrie.

Ainsi, le Centre de Documentation, grâce à son fonds et au travail des

documentalistes, doit accompagner les projets et les démarches de création d'entreprise, et aider dans l'élaboration des études de marché, de son public.

Tout d'abord, avant de mettre à disposition une partie de son fonds, les documentalistes et la secrétaire participent à la « chaîne documentaire », c'est à dire à la collecte, au traitement et à la diffusion de l'information. Pour la «première étape », la collecte, le Centre de Documentation reçoit les périodiques, les ouvrages ... par abonnement, ou par envoi gratuit (exemple: des brochures, des plaquettes d'entreprise), demandés ou non par le Centre, soit par commande payante. Tous les matins, la secrétaire trie le courrier, les divers documents reçus. Les annuaires, ouvrages et brochures reçus, qu'ils soient le résultat d'une commande ou

d'un don, sont enregistrés à la réception sur un cahier. La secrétaire pointe aussi sur

un cardex, les revues reçues afin de vérifier que le Centre reçoit bien ces abonnements, et distribue, répartit celles-ci aux documentalistes pour que les revues soient traitées.

Les journaux nationaux et régionaux sont pointés «mentalement», car il y en a relativement peu et ce sont toujours les mêmes que le Centre de Documentation reçoit tous les jours. La presse nationale est destinée à la responsable du Centre et la

presse régionale est répartie entre les documentalistes pour être dépouillée et des articles traités.

En effet, après la collecte des documents, il y a le traitement de ceux-ci. Les documentalistes repèrent dans les revues et les journaux nationaux, des articles qui. donnent des informations au niveau national en rapport avec les thèmes que traite le Centre de Documentation, c'est à dire des sujets en rapport avec l'entreprise et son environnement, et des articles susceptibles d'intéresser les services de la Chambre de Commerce. Ces articles photocopiés ou découpés dans les journaux alimentent les dossier documentaires (et sont par conséquent indexés suivant le « titre » de ces dossiers) «Produits et Services » et «L'Entreprise et son environnement». Ces coupures de presse peuvent être aussi transmises aux services de la Chambre de Commerce et d'Industrie susceptibles d'être intéressés par l'article.

Les informations relatives à la région, provenant de ces revues servent à l'élaboration

de la Revue de Presse Mensuelle Régionale dont nous parlerons plus loin.

Les journaux régionaux «subissent» le même traitement. Ils sont dépouillés pour repérer les articles relatifs à 1' entreprise et son environnement mais seulement pour la région Haute-Normandie, afin d'alimenter la Revue de Presse quotidienne économique régionale. Des articles provenant de journaux nationaux (Le Monde, Le Figaro, Les Echos ... ) peuvent aussi être sélectionnés pour alimenter cette prestation du Centre de Documentation. Une fois ces articles repérés, ceux-ci sont analysés.

« Des bordereaux de saisie » sont ainsi rédigés, remplis, sur lesquels sont indiquées

des données sur les documents sélectionnés (comme le type de ceux-ci, le support d'édition par lequel leurs données vont être diffusées, la cote, le titre, l'auteur, la source, les notes, les nombres de pages, la date de publication, les lieux géographiques indiqués dans le document, les personnes physiques, les personnes morales, les domaines, les descripteurs, le résumé). Les articles sont indexés (dans les rubriques descripteurs et géographie) selon le thésaurus DELPHES qui est le thésaurus utilisé par les Chambres de Commerce et d'Industrie. Il est constitué d'un thésaurus matière et d'un thésaurus géographique de dimension mondiale. Le premier concerne les domaines de l'entreprise, ses marchés, ses finances, sa gestion dans l'environnement français et international, c'est à dire pour résumer, l'entreprise et son environnement, l'entreprise et sa gestion, et les secteurs d'activité. Le thésaurus géographique DELPHES concerne le monde avec les cinq continents. Les deux thésaurus sont organisés chacun en deux parties avec une liste hiérarchisée des descripteurs et une liste alphabétique. Les documentalistes utilisent aussi le thésaurus régionale de la Haute-Normandie (Eure et Seine-Maritime) qui a été conçu par le Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, afin d'indexer les documents par le ou les lieux géographiques traités dans le document. Une fois les articles analysés et les bordereaux remplis, les données contenues sur ceux-ci sont enregistrées dans la base de données sur l'entreprise et son environnement économique régional DOCRE. Les articles découpés des journaux sont collés sur des feuilles de couleurs selon le lieu évoqué dans 1' article avec mention de la source, c'est à dire le nom du périodique d'où il est issu et la date de publication de celui-ci. Ces feuilles sont classées chronologiquement et sont rangées dans des boîtes. Ces articles sont ensuite reliés par mois et archivés.

La diffusion de l'information, des documents reçus par le Centre de Documentation analysés ou non, aux ressortissants de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen, et aux particuliers (créateurs, entrepreneurs, demandeurs d'emploi,

étudiants ... ), s'effectue de différentes façons, à travers les prestations et les services

proposés par le Centre. Ainsi, outre la mise à disposition de certains documents

(revues placées sur un rayonnage et classés par thème, journaux, brochures classées par ordre chronologique, ouvrages, annuaires, données INSEE, CD-Roms) gratuitement et librement, ce qui permet à son public de s' autodocumenter, le Centre de Documentation propose des services personnalisés, de «l'information sur

mesure » adaptée aux besoins de chaque public, payants ou non.

• Les prestations du Centre de Documentation

Les prestations proposées par le Centre de Documentation sont nombreuses et variées:

- La Revue de Presse quotidienne économique régionale

Tout d'abord, une des diffusion de l'information, qui provient de l'analyse quotidienne des journaux régionaux et nationaux, est l'élaboration de la Revue de Presse économique régionale quotidienne. Celle-ci est une publication signalétique élaborée tous les jours par le Centre de Documentation de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen. Elle donne des informations sur l'économie, les entreprises, et les personnalités régionales. Au travers de cette revue de presse, le Centre met à disposition des différentes entreprises une information régionale sur les thèmes qui sont susceptibles de les intéresser. Les informations proviennent du dépouillement des journaux régionaux et nationaux et du repérage d'articles traitant de ces thèmes. Sont ainsi reçus au Centre de Documentation et dépouillés : Le Bulletin de l'arrondissement de Rouen, Le Courrier Cauchois, La Dépêche du Pays de Bray, Fil-Fax (il est distribué par télécopie), L'Eclaireur Brayon, Le Réveil, Liberté Dimanche, Ouest France, les différentes éditions du Paris-Normandie (Haute-Normandie, Rouen, Pays de Bray, Pays de Caux, Le Havre, Eure). Une fois les articles sélectionnés, ceux-ci sont analysés, c'est à dire que sur un bordereau «saisie revue

presse », sont indiqué le type du document, son support de diffusion, sa cote, son

auteur, le périodique d'ou est issu l'article, la date de publication, le domaine concerné, les descripteurs, le résumé. Ces données sont ensuite enregistrées dans la

base DOCRE (un article = une fiche dans la base). Par requête, recherche dans la

base, celles-ci sont retrouvées, puis par exportation des fiches sous W ord, et après mise en page, ces données (auteur, périodique, date de publication, domaine, résumé) sont diffusées aux personnes internes à la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen par intranet, et courrier électronique, ainsi qu'aux abonnés qui ont payés et gratuitement aux ressortissants de la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen (c'est à dire dont les entreprises sont enregistrées à la Chambre de Commerce et d'Industrie de Rouen) qui en ont fait la demande par courrier électronique. Cette revue de presse est également disponible sur le site du Centre de Documentation et sur support papier dans cette structure. Dans tous les cas, les informations sont présentées par thèmes (administration publique, aménagement du territoire régional, CCI, collectivité locale, distribution, entreprise, 1' entreprise et son environnement, entreprise et sa gestion, loisirs, personnalités, secteurs d'activité (communication, informatique, tourisme, verre, ... ). Pour une entreprise précise, les informations sont

-La Revue de Presse hebdomadaire économique régionale4

C'est une synthèse, un récapitulatif des Revues de Presse économique régionale quotidienne d'une semaine. Elle est transmise par messagerie électronique aux individus qui ont payé leur abonnement et gratuitement aux ressortissants de la CCIR qui en ont fait la demande.

- La Revue de Presse mensuelle régionale

C'est un complément de la revue de presse hebdomadaire. Les informations de cette revue de presse proviennent des revues régionales, et non de journaux régionaux (exemple: Lettre de la Haute-Normandie, Etudes normandes ... ). Après la sélection des articles suivant les thèmes de la revue de presse quotidienne, ceux-ci sont analysés et les données indiquées sur un «bordereau de saisie DOCRE » afin de les enregistrer par la suite dans la base de données DOC RE. Cette revue de presse (dont les fiches des articles ont été retrouvées dans la base DOCRE par équation sur rubriques [cote et date]). est envoyée par mail ou intranet aux personnels de la Chambre de Commerce et d'Industrie, et aux abonnés par courrier électronique. - La Revue de Presse Thématique

C'est un service personnalisé qui propose la fourniture de cinq photocopies d'articles de presse sur un thème précis. Les documentalistes effectuent une recherche sur la base de données DOCRE pour trouver les références des articles.

-La DSI :Diffusion sélective de l'information

C'est un système de surveillance et suivi d'information sur mesure d'un thème fourni par un client, à court ou moyen terme. Ceci s'effectue au fur et à mesure du dépouillement par les documentalistes des revues, des journaux nationaux et régionaux. Cette prestation du Centre de Documentation est payante et nécessite un devis.

- La consultation des Dossiers Documentaires

Comme nous l'avons dit précédemment, plus de 200 dossiers documentaires sont répertoriés au Centre de Documentation, dont 120 concernant 1 'entreprise et son environnement, et 80 sur les produits et services. Il est le résultat du dépouillement des revues reçues par le Centre et d'informations variées contenues sur n'importe quel support, comme nous l'avons déjà dit. La consultation des dossiers documentaires est payante et s'effectue sur place. Le visiteur peut cependant faire des photocopies des documents qui l'intéressent.

- La consultation des Dossiers Entreprise

Comme on 1' a vu précédemment, environ 800 dossiers sont conservés au Centre de Documentation. Ils concernent des entreprises régionales et nationales. La consultation des Dossiers Entreprise est payante et s'effectue sur place au Centre. - La recherche documentaire

On peut distinguer la recherche« simple », «rapide», d'informations sur un produit, un marché, sur par exemple les dates de salons, une adresse, la liste des entreprises de la région sur un domaine ... Ces demandes s'effectuent par téléphone, courrier,

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