A compter du 1er septembre 2018, les déplacements des personnels AESH entre un ou plusieurs établissements du 1er ou 2nd degré sont remboursés, sous certaines conditions, sur une application en ligne dénommée Déplacements Temporaires (Chorus-DT).
1. Comment accéder à l’application « Déplacements temporaires »
Pour accéder à « Déplacements temporaires - CHORUS DT », il faut copier cette adresse https://www.toutatice.fr/portail sur Internet ou appuyer sur la touche « Ctrl » et faire un clic sur le lien :https://www.toutatice.fr/portail.
Vous arrivez sur TOUTATICE :
Une fois connecté, vous arrivez sur une page qui vous propose plusieurs applications :
La page d’accueil de l’application « CHORUS DT » apparaît :
Accompagnant des élèves
en situation de handicap (AESH) Guide utilisateurs
Cliquez sur « j’accède à mon profil ».
Suivez le chemin proposé et indiquez votre identifiant et votre mot de passe de messagerie webmail.
TOUTATICE permet d’aller dans les Ressources administratives où vous trouverez différentes notes ou guides. Choisir « rectorat » dans service académique émetteur puis « SAFD » sur la ligne suivante.
Cliquer sur « ARENA- Portail des applications métiers » dans « en ligne » : la liste des applications ARENA s’affiche.
Cliquer sur « Gestion des personnels » puis sur « Déplacements temporaires »
Dans l’application Déplacements Temporaires, chaque AESH dispose d’un Ordre de Mission Permanent (OMP) qui concrétise son autorisation juridique de se déplacer entre plusieurs établissements scolaires ainsi que son autorisation à être remboursé chaque mois pour les déplacements effectués au titre de sa mission.
Cet ordre de mission permanent est valable 12 mois maximum. Sa date de départ correspond à la date du début de votre première affectation sur un 2ème établissement et au plus tôt au 01/09/2018.
Ce sont les services de gestion des personnels AESH (les Services Départementaux de l’Ecole Inclusive, les SDEI) qui créent les OMP.
Si la mission de l’agent évolue en cours d’année scolaire (par exemple changement d’affectation) l’objet de l’OMP sera rectifié par le Service Académique des Frais de Déplacement (SAFD) après accord des gestionnaires AESH.
Réglementairement, chaque agent a deux résidences. Une s’appelle la résidence administrative (RAD), c’est la commune de l’établissement principal. L’autre s’appelle la résidence familiale (RF), c’est la commune de l’habitation de l’agent.
Les départs et les retours ne peuvent se faire qu’à partir d’une de ces deux résidences.
2. Création d’un ordre de mission mensuel type « personnels itinérants »
Lorsque l’OMP (Ordre de Mission permanent) est au statut « validé », vous pouvez créer vos ordres de mission mensuels.
A la fin de chaque mois, l’ordre de mission mensuel (OM) doit être créé par le missionné puis il est validé par un
« valideur hiérarchique » (VH1) et enfin par le service gestionnaire (SAFD).
Sur la page d’accueil, cliquer sur « Ordre de mission », l’OMP s’affiche.
Cliquez sur « CréerOM »en bas de la page
Sur l’écran suivant choisir « Autre »
puis « Document vierge ».
A. Onglet « Général »
-
Choix du type de mission
: Sélectionner « OM Personnels itinérants » dans le menu déroulant.Une fenêtre s’ouvre : cliquer sur « oui »
- Rattacher son OMP à un OM :
Lorsque vous avez choisi le type de mission, vous devez choisir votre OMP de référence.
Toutes les informations contenues dans l’OMP viennent remplir votre OM.
Ne pas modifier les champs suivants : Objet de la mission, enveloppe de moyens et code activité, ainsi que les informations indiquées dans la partie « autorisation de véhicule »
-
Destination principale :
Indiquer votre département sous la forme «DEP0 --» (ex : DEP022 pour le 22). La destination principale est la même que celle saisie dans l’OMP.
-
Dates de la mission :
Pour votre 1er ordre de mission, la date de début doit correspondre à la date du début de votre OMP, c’est-à-dire la date du début de votre 1ère affectation sur un 2nd établissement. La date de fin sera le dernier jour du mois concerné.
Tous les ordres de mission mensuels suivants commencent toujours le 1er jour du mois et se terminent le dernier jour du mois concerné.
Exemple : Votre affectation sur un second établissement commence le 14/10/2019 et se termine le 31/08/2020.
Votre OMP aura ces dates-là.
Votre 1er OM sera daté du 14/10/2019 au 31/10/2019, puis le suivant sera daté du 01/11/2019 au 30/11/2019.
B. Onglet « Indemnités Kilométriques »
Les trajets se déclarent à partir de la commune de la résidence administrative (ou de la résidence familiale) à la commune de l’établissement où s’effectue le complément de service (la ou les communes des établissements d’affectation secondaire).
Les trajets sont saisis en toutes lettres de commune à commune. Si le trajet n’entre pas sur une ligne, faire deux lignes comme dans l’exemple du 10/01/2019.
Cliquez sur la petite loupe et choisir l’ordre de mission permanent qui comprend le
mois de votre déplacement
Cliquer une fois sur « Ajouter une indemnité »
Pour connaitre le nombre de km de vos trajets, vous pouvez cliquer sur le lien vers le distancier Mappy .
Vous devez toujours choisir le trajet le plus court.
A noter : Les trajets peuvent se présenter sous 2 formes :
- Soit un aller/retour : indiquer le trajet aller, la distance d’un aller dans « kms remboursés » et 2 dans la case « nombre de trajets »
- Soit un circuit : indiquer le cicuit dans « trajet » et la distance du circuit dans « kms remboursé « et 1 dans « nombre de trajet »
C. Onglet « Frais prévisionnel »
Cliquez sur « Créer » pour choisir le frais que vous voulez déclarer.
Les pièces qui justifient la dépense peuvent être envoyées au SAFD par voie postale ou par voie dématérialisée.
D. Envoi de l’ordre de mission en validation hiérarchique (VH1)
Cliquer en bas sur le bouton et sélectionner « passer au statut 2 – attente de validation VH1 ».
Le nom de votre VH1 varie en fonction de votre département et il est toujours sous une des formes suivantes : Côtes d’Armor : VH1 AESH – SDEI 22
Finistère : VH1 AESH – SDEI 29 Ille-et-Vilaine : VH1 AESH – SDEI 35
Morbihan : VH1 AESH – SDEI 56 Puis, « Confirmer le changement de statut ».
Sélectionner la date précise du
déplacement puis, le montant du frais.
Quantité : Mettre 1
Un commentaire est obligatoire.
Cliquer sur la loupe et choisir son VH1
A noter :
: Ne pas tenir compte des indications mentionnées, elles ne sont pas bloquantes.
: Les sens interdits sont bloquants. Vous devez renseigner les onglets présentant un sens interdit.
Le VH1 contrôle et constate le service fait. S’il n’a pas d’observation, il valide l’OM qui arrive dans la boite du SAFD.
Le SAFD le mettra en paiement après un contrôle budgétaire et une certification du service fait.
3. Demande de révision d’un OM
Il est possible que votre VH1 ou le SAFD fassent des observations et passent votre OM au statut « R-révision ».Vous en serez alors informé par un mail sur votre boite mail professionnelle.
Un dossier au statut « R- Révision » ne doit pas faire l’objet d’un nouvel OM.
Vous devez le corriger et le renvoyer à votre VH1.
Pour accéder à cet OM en révision : à partir de la page d’accueil, cliquer sur le menu « ordre de mission », puis sur le bouton « rechercher » en bas de l’OM qui s’est ouvert.
Pour visualiser tous vos OM, vérifiez que le « niveau » en haut à droite est bien positionné sur « tous ».
Cliquer sur l’OM que vous souhaitez modifier car il est au statut « R-Révision », Ouvrir l’onglet « historique ».
Vous pouvez lire le commentaire qui vous explique la raison de la mise en révision de votre OM.
Adresses mails du SAFD :
- Département des Côtes d’Armor : ce.safd2@ac-rennes.fr - Département du Finistère : ce.safd3@ac-rennes.fr - Département d’Ille-et-Vilaine : ce.safd4@ac-rennes.fr - Département du Morbihan : ce.safd6@ac-rennes.fr
Assistance :
Vous pouvez contacter la Plateforme assistance informatique académique AMIGO via :
le formulaire accessible en ligne : http://assistance.ac-rennes.fr accessible sur le site académique le téléphone : 08 09 10 35 00 à n’utiliser qu’en cas d’urgence.