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GÉRER SES PRIORITÉS COMME UN SUPER HÉROS

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Academic year: 2022

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GÉRER SES

PRIORITÉS COMME

UN SUPER HÉROS

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Il est légitime pour quiconque veut bien gérer son temps de savoir comment définir ses priorités au travail. Ce sera souvent la marque des équipiers organisés qui travaillent sereinement, car ils savent comment catégoriser et prioriser leurs actions plutôt que de simplement les empiler dans une « To Do List » interminable.

La perte de temps due à cette lacune en priorisation est un réel fléau dans nos organisations. Cependant, il existe des outils, des méthodes et des conseils pour vous aider, vous et vos collaborateurs, à mieux gérer vos priorités. Pour trouver la bonne solution de gestion des priorités, vous devez d'abord être prêt à accepter le changement. Les solutions sont souvent faciles à mettre en œuvre et contribuent à accroître l'efficacité.

Le but de cet ebook est de vous aider à faire les bons choix en vous posant tout de suite les bonnes questions pour une gestion des priorités réussie.

Lionel Pasco - CEO de Perfony

Edito

"

Améliorer la gestion des priorités et gagner en

productivité est devenue essentielle pour les

entreprises. L’utilisation

d’outils, de méthodes et de

conseils est un moyen simple de parvenir à une meilleure

gestion des priorités au

travail et une augmentation

de l’efficacité. Découvrez les

solutions qui vous aideront à

mieux gérer vos priorités.

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SOMMAIRE

Quelles méthodes pour mieux gérer ses priorités au travail ?

La matrice d’Eisenhower

L’histoire de la matrice d’Eisenhower

Comment l’utiliser la matrice d’Eisenhower ? Quels conseils pour mieux gérer ses priorités ?

Un outil efficace pour mieux gérer ses priorités

« Getting Things Done » ou « Pomodoro » : Quelles méthodes choisir ?

« Getting Things Done » « Pomodoro »

Deux méthodes, une solution Pourquoi utiliser Perfony ?

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Pour cette méthode comme pour toutes celles que nous verrons, le point de départ est de créer une liste des tâches ou des actions à réaliser.

En face de chacune d’elles, on affecte une note, entre

1 et 5 ou entre 1 et 10 suivant les organisations et les personnes, en faisant attention de bien expliquer aux équipes si « 1 » désigne la priorité la plus élevée ou la plus faible. C’est une simple convention, donc il est indispensable qu’elle soit partagée par tout le monde.

On trie ensuite les actions en fonction de leur notation pour connaître celles qu’il faudra traiter en premier.

Nota : il est possible bien sûr de s’affranchir d’une limite haute et de donner ainsi des priorités de 100 ou 1000, mais à ce compte il devient vite impossible de s’y retrouver car ce sera rapidement une surenchère permanente.

Afin d’avoir une bonne gestion des priorités et ne pas se tromper dans l’ordre des actions à traiter, voici

quelques méthodes plus ou moins connues, qui vous aideront dans

votre organisation quotidienne. À vous ensuite de choisir celle qui vous convient le mieux, voire de créer votre propre méthodologie de gestion des priorités.

QUELLES

MÉTHODES POUR MIEUX GÉRER SES

PRIORITÉS AU TRAVAIL ?

LE CLASSEMENT PAR NOTATION

Cette méthode, très simple, nécessite dans un premier temps de lister les actions et tâches à réaliser.

Ensuite pour chacune d’elles, on se questionnera pour lui donner une note sous forme de lettre : « A », « B », « C » ou « D ».

•Classe « A » : les tâches et actions les plus importantes et pour lesquelles il existe en plus un certain degré d’urgence.

•Classe « B » : les tâches et actions importantes ou légèrement moins importantes ou encore des actions importantes mais sans caractère d’urgence.

•Classe « C » : les tâches et actions qui n’ont pas de caractère d’urgence ni de caractère bloquant, mais qui seront indispensables à l’achèvement du projet.

•Classe « D » : les tâches et actions qui n’ont pas de caractère indispensable, celles dont la valeur ajoutée est faible. On pourra d’ailleurs s’interroger sur la pertinence de les maintenir.

Il est possible ensuite de refaire un tri dans chaque catégorie en affectant pour chaque action une date d’échéance qui permettra de les trier simplement de connaître en un coup d’œil la prochaine tâche à accomplir en étant certain de ne pas se tromper.

LA MÉTHODE A-B-C-D

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C’est l’application du principe de Pareto à l’organisation du travail.

D’après l’extrapolation des observations de l’économiste italien, 80% des résultats sont le fruit de seulement 20% de vos actions, ce qui implique, que l’on peut parfois consacrer 80% de son temps à générer uniquement 20% de résultat...

Pour utiliser cette loi afin de mieux gérer vos priorités, il faut commencer, comme bien souvent, par dresser une liste de toutes les actions à faire et en fonction de leur nombre, déterminer quels sont les 20% d’actions qui produiront le plus de résultats. Ce sont ces actions là qu’il faudra traiter en premier.

Quand elles seront terminées, il conviendra de mettre à jour la liste avec les nouvelles tâches et actions et s’interroger à nouveau pour déterminer celles qui produiront le plus de résultats.

LA LOI DE PARETO OU LOI DU 80- 20

Dernière proposition pour apprendre à prioriser vos actions, la méthode des comparables est une solution empirique qui fonctionne très simplement.

Comme pour chaque situation précédente, elle commence par une liste de vos actions, la plus simple qui soit.

Action après action, on va venir comparer la deuxième action de la liste et se demander si elle est prioritaire par rapport à la première. Si telle est le cas, on la place au-dessus. Sinon elle reste en dessous.

On s’occupe alors de la troisième action et on se demande si elle est plus importante que la première action.

LA MÉTHODE DES COMPARABLES

Cette méthode est particulièrement intéressante car elle permet également d’améliorer la gestion de votre temps, puisque la durée de réalisation d’une action ou d’une tâche y est prise en compte.

Elle prend la forme d’un tableau à 5 colonnes :

•N – Noter : renseigner le nom de toutes les actions dans cette colonne, ligne après ligne, comme dans une

« To Do List » habituelle. Notez toutes les tâches et actions sans distinction.

•E – Estimer : pour chacune, il convient ensuite d’évaluer la durée nécessaire à sa réalisation.

•R – Réserver : prévoyez une plage horaire réaliste pour l’accomplissement de cette tâche. C’est l’un des points clés de cette méthode : être capable d’anticiper qu’au-delà du temps de réalisation stricto sensu, il faut prévoir que vous pouvez être interrompu.

•A – Arbitrer : ordonnez maintenant les actions en fonction de leurs degrés de priorité. Vous pouvez simplement leur affecter une note de 1 à 10 en fonction de leur priorité, ou vous pouvez également utiliser l’une des autres méthodes vues dans cet article.

•C – Contrôler : validez la réalisation des actions listées. Assurez-vous de leur conformité, du respect des délais etc... Une fois qu’elle est validée, vous pouvez la sortir de votre tableau.

LA MÉTHODE NERAC

La méthode MoSCoW est peu différente de celles que l’on a pu voir précédemment car on ne va pas se soucier de l’urgence des actions mais seulement de leur importance. Les lettres majuscules présentes dans cet acronyme sont les initiales des 4 catégories pour classer les tâches.

•M pour Must have qui regroupe les actions indispensables au projet,

S pour Should have désignant les actions importantes mais non indispensables,

C pour Could have pour les actions qui peuvent aider dans la réalisation du projet mais non bloquantes,

W pour Won’t have qui sont les actions non indispensables pour le projet.

Cette méthode évalue donc les priorités par rapport à l’impact de chaque action sur le projet.

Il est important de contrôler et mettre à jour régulièrement votre plan d’action ainsi priorisé en fonction de l’évolution des actions.

LA MÉTHODE MOSCOW

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Dwight D. Eisenhower est un Général de l’armée américaine, qui deviendra le 34e président des Etats Unis d’Amérique. Pour le sujet qui nous intéresse, à savoir la gestion des priorités et du temps, il est notamment connu pour la citation suivante : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Par souci de vérité, il faut préciser que cette citation n’est pas d’Eisenhower lui-même, mais de J. Roscoe Miller, que le Général a cité durant un de ses propres discours.

Cette phrase et le constat qu’elle expose, l’a amené à exposer son mode de gestion priorité basée sur ces deux caractéristiques que sont l’urgence et l’importance, sous forme d’une matrice à 2 entrées, connue désormais sous le nom de Matrice d’Eisenhower, outil indispensable quand on est confronté chaque jour à un grand nombre tâches à faire et de décisions à prendre, avec des responsabilités aussi importantes que celle d’un Général ou d’un Président.

Avant d’être élu Président des États-Unis d’Amérique, Eisenhower a fait une longue carrière dans l’armée, où l’efficacité à gérer ses priorités lors des conflits pouvait être synonyme de vie ou de mort pour lui ou pour les troupes qu’il dirigeait.

Dwight D. Eisenhower a participé à de nombreux combats mais l’Histoire se souvient de lui pour son rôle majeur durant la Seconde Guerre mondiale.

Les hautes responsabilités et les succès remportés par Eisenhower nous prouve bien que nous pouvons faire confiance à sa méthode de gestion des priorités ; la matrice d’Eisenhower.

Pour pouvoir appréhender correctement la définition à la matrice d’Eisenhower, il faut tout d’abord comprendre ce que l’on entend par « urgent » et « important ».

•Une tâche urgente nécessite d’être faite immédiatement. Un délai dans sa réalisation est susceptible d’entrainer des problèmes pour l’ensemble du projet dans lequel elle s’inscrit.

•Une tâche importante va permettre de remplir ses objectifs et de gagner de la valeur. Son inexécution rend impossible l’atteinte de l’objectif.

La matrice d’Eisenhower est très reconnue dans le milieu professionnel car elle inscrit la gestion des priorités dans une dimension temporelle.

Ainsi c’est donc un outil qui aide à déterminer quelles sont les actions à mener en premier. La matrice se présente sous la forme de quatre quadrants qui sont :

•Important et Urgent : les actions à faire immédiatement

•Important et pas Urgent : les actions qu’il faut planifier

•Urgent et pas Important : les actions à déléguer

•Pas Important et pas Urgent : les actions à éliminer

Cette matrice est représentée visuellement par deux axes, un horizontal qui va indiquer l’urgence des tâches et un vertical qui va indiquer l’importance des tâches tout ceci agrémenter de quatre quadrants.

L’HISTOIRE DE LA MATRICE D'EISENHOWER

La matrice d’Eisenhower

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COMMENT UTILISER LA MATRICE D'EISENHOWER?

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À l’origine de la matrice d’Eisenhower il y a l’objectif de nous aider à répondre la question suivante :

Comment gérer efficacement mon temps en déterminant correctement mes priorités ?

Pour savoir gérer son temps et ses priorités et ainsi être plus efficace, grâce à la matrice d’Eisenhower, il faut d’abord une petite explication de chaque partie (ou quadrant) de la matrice : Faire – Planifier – Déléguer – Supprimer.

Faire (important et urgent) : Les tâches qui seront présentes dans ce quadrant sont les tâches les plus importantes et qui doivent être faites rapidement. Ce sont les tâches qui sont cruciales pour le projet et qui permettent d’atteindre les objectifs qui ont été fixés.

Une fois la tâche affectée à ce quadrant, il faut la faire au plus tard le lendemain.

Planifier (important, mais pas urgent) : Les tâches qui sont dans ce quadrant sont les tâches qui permettent au projet d’avancer mais il n’y a pas de date limite pour les faire. Elles sont importantes, mais non urgentes. Un très grand nombre de tâches rentrent dans ce quadrant, ça peut être les courriels, l’élaboration d’un plan d’action, une formation, etc...

Si une action entre dans ce quadrant, il faudra donc la planifier dans le temps pour que sa réalisation n’empiète pas sur des taches plus urgentes. La planification des tâches de ce quadrant devrait être faite sur les semaines qui suivent.

Déléguer (urgent, mais pas important) : Dans ce quadrant nous trouverons les tâches qui seront urgentes, donc avec une limite de temps assez courte, mais peu importantes. Ainsi, puisqu’elles nécessitent une exécution rapide, mais que leurs enjeux est faible, il convient de les déléguer à d’autres personnes de confiance qui auront la bande passante pour les traiter rapidement.

Supprimer (ni urgent, ni important) : Dans ce dernier quadrant vous mettez les tâches qui n’ont qu’un faible intérêt à être faites autant pour vous que pour vos collègues. Ces tâches n’aident pas à remplir directement vos objectifs et n’ont que peu d’impact sur le projet. Dans la mesure du possible, il est donc recommandé de les éliminer afin de ne perdent de temps.

La matrice d’Eisenhower permet donc d’exprimer graphiquement son plan d’action et offre une visualisation simple mais terriblement efficace qui permet de mieux gérer son temps et ses priorités au travail.

En la mettant en place vous aller pouvoir vous concentrer sur les tâches qui ont le plus d’impact sur votre projet et vos objectifs.

Comme toutes méthodes, la matrice d’Eisenhower a ses limites car elle est une représentation simplifiée de votre réalité qui elle est complexe.

Sa première limite réside dans la nécessité de bien comprendre la différence entre urgence et importance.

Par ailleurs, c’est une méthode exigeante, car elle impose de prendre le temps d’analyser ses actions et d’y revenir régulièrement.

Enfin, il faut faire attention au nombre de tâches que l’on met par quadrant, car il n’est pas réaliste d’affecter toutes ses actions au premier quadrant.

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Nous vous présentons ici 9 idées pour bien gérer son temps et ses priorités. Il vous revient ensuite de faire vivre cette nouvelle dynamique, de continuer à intégrer des bonnes pratiques et d’ajouter des solutions à votre boite à outils du bon manager.

Respecter la règle des 2 minutes : « Toute tache ou action qui prend moins de 2 minutes doit être exécutée immédiatement. »

Car planifier une action si courte risque de vous prendre presque autant de temps que de la réaliser, et ne pas la planifier c’est prendre le risque de l’oublier. Donc il faut bien la faire tout de suite.

Lister vos actions : Choisissez le support que vous voulez : sur papier, sur votre smartphone, dans une feuille Excel ou un logiciel dédié... faites comme vous voulez, mais notez vos actions ! Sans liste, impossible de savoir vraiment ce qu’il faut prioriser. Donc dès que vous aurez cette liste, vous pourrez établir ensuite l’ordre des tâches en fonction de leurs degrés de priorité.

N’oubliez pas d’actualiser la liste aussi souvent que possible pour ne pas vous perdre dans votre travail.

Manger la grenouille : Drôle d’idée que de manger une grenouille ! C’est pourtant une excellente habitude pour gérer son temps efficacement qui peut s’expliquer ainsi : dans toutes les actions que vous avez à faire, il y en a toujours une ou deux qui sont plus longues et/ou plus pénibles que les autres. « Manger la grenouille », c’est commencer son travail par accomplir en premier ces actions-là.

En les traitant au plus vite, vous en serez débarrassés. C’est une arme redoutable contre la procrastination.

Apprendre à dire « non » : Parce que nous sommes humains et non pas des machines, parce que nos journées ne font que 24h, il nous est impossible de pouvoir tout faire. Pourtant, par peur de décevoir, par peur de paraître incapable ou même par volonté de bien faire, il arrive trop souvent qu’on accepte des actions qu’il sera extrêmement difficile de réaliser.

Bref, soyez fort, apprenez à dire « NON ». Même un robot quand il peut faire 100 mouvements à l’heure, refusera une charge à 101 mouvements. Attention toutefois, car dire « non » doit se faire avec mesure.

Effectuer une seule tâche à la fois : Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le « multitasking » n’est pas une qualité au travail. La seule véritable conséquence sera une baisse de la qualité de vos actions.

Rester concentrez sur un sujet à la fois, terminez-le, puis passez à l’action suivante.

Une fois concentré sur une seule action, vous irez plus vite à la faire et elle sera de meilleure qualité.

Quels conseils pour mieux gérer

ses priorités ?

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Prévoir des « focus time » : Lorsqu’on est interrompu en permanence, il est impossible d’avancer correctement. Effectuer une tâche nécessite de s’y consacrer pleinement, comme nous venons de le voir.

Prévoyez-vous des « focus time » dans votre agenda, des moments dédiés uniquement à vous et à votre travail. Ce « Focus Time » sera votre moment le plus productif de la journée, il dépend de la chronobiologie de chacun.

Éliminer les distractions et supprimer les alertes : Même en dehors des « Focus Time », ou bien parce qu’une telle plage horaire n’est pas possible, il est impératif d’éliminer tout ce qui peut nuire à la concentration.

Cela commence bien sûr par les grands champions de la perte de temps toutes catégories confondues : les réseaux sociaux ! Twitter, Facebook, Instagram mais aussi LinkedIn et les autres, sont les pires ennemis de votre efficacité.

Nous vous recommandons également de couper les alertes de votre boite mails ou autres systèmes de messagerie plus ou moins instantanées.

Planifier des moments de respiration dans la journée : Parce que nous ne sommes pas des machines nous ne pouvons pas rester concentré pendant trois ou quatre heures sur une même action avec le même niveau d’acuité. C’est la raison pour laquelle il est important de prendre des pauses.

Organiser vos journées : La journée doit débuter par la mise à jour de votre liste d’actions : suppression des actions réalisées et celles devenues obsolètes, et ajout des nouvelles actions.

Ensuite, mise à jour des priorités de chacune d’elle. Vous pouvez pour cela utiliser la matrice d’Eisenhower.

Ensuite on s’occupe de l’agenda. En fonction des actions à faire et des réunions prévues, bloquez vos « Focus Time » d’un part et planifiez vos pauses.

Maintenant, vous êtes au clair sur votre journée, vous pouvez vous attaquer à la première action... en commençant par les « grenouilles » !

Quels conseils pour mieux gérer

ses priorités ?

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Pour savoir bien gérer ses priorités et son temps, il peut être très judicieux de s’équiper d’un outil simple et pratique. Voici les 12 fonctionnalités dont vous aurez besoin et que vous devez donc absolument retrouver dans le logiciel que vous choisirez.

Un outil efficace pour mieux gérer ses priorités

Créer des listes d’actions à faire et les ordonner : Le préalable à toute stratégie de gestion des priorités passe par la création d’une liste de ce que vous avez à faire.

Il est donc nécessaire que votre outil vous permette de créer simplement ces listes d’actions sans passer par des menus et des rubriques complexe.

Prioriser aussi dans le temps :

Le facteur « Temps » est primordial dans une gestion efficace des priorités car il correspond au degré d’urgence d’une action.

En choisissant un outil qui permette de renseigner une date d’échéance à chaque action, vous pourrez donc identifier facilement les actions à effectuer immédiatement.

Déterminer ce qui est urgent et ce qui est important : En lien avec la matrice d’Eisenhower, il est important pour un tel outil de pouvoir déterminer les actions importantes (qui vont permettre de remplir les objectifs à long terme) et les actions urgentes (qui nécessitent d’être faites immédiatement pour remplir les objectifs à court terme). Ceci va aider dans plusieurs autres fonctionnalités comme pour la priorisation des actions.

Visualiser les plans d’action et pouvoir les trier : L’objectif d’un bon outil de gestion de priorité c’est de permettre de « voir ce qu’on a à faire

». Il faut donc éviter les solutions qui ne vous permettraient pas d’afficher la totalité de vos plans d’action.

Déléguer des actions : Il est primordial lorsque l’on a un outil qui est censé nous aider à mieux gérer nos priorités d’avoir une fonctionnalité qui permet de déléguer.

Distinguer les tâches à faire des tâches déléguées : Si on applique bien les conseils de bonne gestion des priorités d’Eisenhower, les actions urgentes mais non importantes doivent être déléguées. Mais ça ne veut pas dire qu’il faut les perdre de vue.

Un bon outil vous permettra donc de faire cette délégation tout en gardant un œil dessus.

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Une dernière chose... : Promenez-vous un peu sur le site web de l’éditeur et cherchez s’il existe une documentation sur l’utilisation de l’outil ou des offres d’accompagnement, de formation etc... Ça ne veut pas dire qu’il faut y souscrire obligatoirement, mais c’est une preuve qu’il y a une équipe derrière qui sera pour vous aider en cas de problème.

Un outil efficace pour mieux gérer ses priorités

Redécouper les actions trop importantes : Autre difficulté qu’il faut anticiper, la différence de granularité des actions, car toutes les actions n’ont pas le même volume horaire. Certaines actions prendront quelques minutes, d’autres plusieurs heures ou jours. Il est important de pouvoir découper une action volumineuse en une somme d’actions plus petites qui pourront être des tâches ou des sous-actions suivant les éditeurs de logiciels.

Identifier les retards : Un retard dans la réalisation est un symptôme. Pour que votre organisation fonctionne correctement, il faut donc pouvoir identifier facilement les retards et de manière agile apporter une solution pour combler ce retard.

Manipuler facilement les plans d’actions : Pour une bonne gestion de votre temps, il est donc indispensable que votre plan d’action ne soit pas une liste figée, mais que votre logiciel vous permette d’effectuer des filtres ? des recherches et d’afficher ensuite les résultats en fonction de vos critères personnels.

Retrouver les actions masquées, endormies ou très anciennes : Tout aussi importante que la fonctionnalité précédente, la recherche des actions « masquées », « disparues », « endormis

» ou très anciennes doit être rapide et efficace. Un bon outil vous permettra de les faire remonter rapidement pour qu’aucune action ne soit perdue de vue.

Accéder à mon plan d’action à tout moment : Nous vous conseillons donc de choisir un outil qui est accessible sur votre ordinateur autant que sur votre smartphone, idéalement sous forme d’app. Certains sont également embarqués dans les environnements Microsoft Office ou Google Suite et sont intégrés dans les systèmes de gestions de taches pour vous faire gagner du temps.

Analyser les données des plans d’action : Recherchez des solutions qui proposent des rapports. Toujours dans cet objectif de management visuel, nous vous recommandons de choisir une solution qui vous proposera des outils d’analyse de votre activité et idéalement de créer vos propres rapports sous forme de graphiques.

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« Getting Things Done » ou

« Pomodoro » :

Quelles méthodes choisir ?

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« Getting Things Done » :

La méthode « Getting Things Done » est une solution pour mieux gérer ses priorités, développées par l’américain David Allen. Elle comprend 5 phases successives :

Collecter >> Traiter >> Organiser >> Réviser >> Agir.

Collecter : La première étape va être de rechercher toutes les actions que vous avez à faire et

réaliser une liste avec celles-ci sans les hiérarchiser. Le plus important dans cette étape est de ne pas se limiter à certains types d’actions ! Il faut mettre tout ce qui vous vient à l’esprit afin de

vous décharger mentalement du poids qu’elles occupent.

Traiter : Dans un deuxième temps vous allez « traiter » cette liste d’actions. C’est-à-dire que vous allez-vous demander pour chaque action :

1. Si elle doit être réalisée afin d’atteindre un objectif •Oui, donc vous continuez votre traitement

•Non, alors vous pouvez écarter cette action.

2. Si elle est prioritaire.

•Si une action n’est pas nécessaire ou prioritaire, vous pouvez la rayer, la supprimer ou l’archiver.

•En revanche, si elle est prioritaire vous allez vous demander si elles peuvent être faites en moins de 2 minutes ou pas.

-Oui ? Dans ce cas vous devez la réaliser tout de suite -Non ? Vous poursuivez la méthode.

Organiser : Dans cette troisième étape, vous allez organiser les actions restantes après le

traitement. Pour chaque action restante de votre liste, vous allez désormais juger leur urgence et leur importance, un peu comme pour la matrice d’Eisenhower. Cette étape consiste à diviser les actions en trois parties :

•les actions importantes et urgentes qui doivent être planifiées pour les jours qui suivent, •les actions importantes, mais pas urgentes que vous pouvez planifier pour plus tard

•les actions urgentes, mais pas importantes que vous allez pouvoir déléguer.

Réviser : La quatrième étape est indispensable pour que la méthode fonctionne efficacement.

Concrètement, vous devez prendre un moment pour contrôler l’avancement des actions.

Déterminer si elles sont toujours en cours ou bien terminées et bien sûr, vous allez rajouter les nouvelles actions. Pour cette étape, il est nécessaire de faire un point régulier, c’est-à-dire, au minimum une fois par semaine, que ce soit au début ou à la fin de celle-ci.

Agir : Enfin, pour la cinquième et dernière étape de la méthode GTD, il vous reste le plus

important : réaliser les actions que vous avez brillamment planifiées. Comme tout changement, et particulièrement dans le cadre du développement personnel, il est nécessaire de s’efforcer à adapter votre fonctionnement habituel pour que la méthode « GTD » ait un impact sur votre

travail.

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« Getting Things Done » ou

« Pomodoro » :

Quelles méthodes choisir ?

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« Pomodoro » :

« Pomodoro » est une technique reconnue de gestion du temps, développée par Francesco Cirillo.

Le but de cette méthode est de créer des plages de concentration sur une action unique pendant un temps préalablement défini et en éliminant toutes les distractions.

La méthode « Pomodoro » est très simple à mettre en œuvre. Voici les 5 points à connaître pour l’utiliser.

Premier point, préparez votre journée afin de savoir quelles sont les actions que vous

souhaitez réaliser durant celle-ci. Planifiez ensuite chaque tâche dans des sessions de 25 minutes. Ayez une vue réaliste sur votre capacité et surtout ne vous surchargez pas.

Deuxième point, supprimez toutes les sources de distractions possibles afin de préparer au mieux votre espace-temps. Ceci est important car la moindre distraction peu vous

faire perdre le fil dans la réalisation de votre action et risque donc de dépasser les 25 minutes imparties.

Troisième point, démarrez votre minuteur de 25 minutes et lancez-vous dans votre

travail. Surtout, ne vous arrêtez pas avant d’avoir entendu la sonnerie de votre minuteur, quand celle-ci retentira, vous n’aurez plus qu’à marquer l’action comme réalisée.

Quatrième point, après ce moment de travail, accordez-vous une petite pause (environ 5 min) afin de vous libérer l’esprit. Cette pause ne doit pas être un moment pour consulter vos e-mails, allez sur les réseaux sociaux ou sur Internet, car sinon vous risquez de ne pas voir le temps passer. Une fois cette pause terminée, lancez-vous dans une nouvelle

session de travail et relancez le minuteur pour 25 minutes.

Cinquième point, au bout de 4 sessions, prenez une pause plus longue (environ 25 min) afin cette fois-ci de vous reposer. Vous pouvez par exemple aller prendre l’air, le plus

important est de décrocher de ce que vous avez fait ou ce que vous êtes en train de faire.

Conseils : Pour toutes les actions administratives telles que les e-mails, les appels, etc., accordez-vous une période de travail spécifique pour les traiter.

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« Getting Things Done » ou « Pomodoro » :

Quelles méthodes choisir ?

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Les deux méthodes présentées précédemment sont assez différentes dans leur mode de fonctionnement et dans les leviers auxquels elles font appel. L’une va gérer les actions selon leurs priorités et va contrôler leurs avancements, tandis que l’autre va plus miser sur le temps passé à réaliser une action et l’agilité mentale grâce à des pauses régulières.

Il n’y a pas une méthode qui fonctionne mieux que l’autre, votre choix doit se faire selon votre manière de travailler.

De plus, il n’y a pas d’obligation à faire un choix entre ces deux méthodes. Elles sont en fait très complémentaires. Par exemple vous utiliser la méthode « GTD

» pour trier les actions que vous avez à faire, puis vous effectuez les actions avec la méthode « Pomodoro ». Cette solution, si elle est en adéquation avec votre manière de travailler, peut vous faire gagner beaucoup de temps en gérant les bonnes actions rapidement.

Deux méthodes, une solution :

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Créez simplement vos plans d’action

Visualisez l’avancement de vos actions et celles de vos équipes

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