Arrêté de caisse
Arrêté de caisse : Sommaire
→ Qu’est ce qu’un arrêté de caisse --- 3
→ Activer le mode de fonctionnement arrêté de caisse --- 4
→ Paramétrage des moyens de paiement --- 5
→ Paramétrage de la caisse --- 6
→ Effectuer un arrêté de caisse --- 7
→ Consulter l’historique --- 14
Arrêté de caisse : Qu’est ce qu’un arrêté de caisse ?
L’arrêté de caisse dans UpGestion+ vous permet d’effectuer un inventaire de caisse à un instant T.
Il permet un contrôle des montants constatés en caisse par moyen de paiement* afin d’identifier d’éventuelles erreurs ou oublis de saisie.
*Il vous sera possible de choisir les moyens de paiement que vous souhaitez contrôler.
La mise en place d’un fonctionnement en mode « arrêté de caisse » impose la saisie de vos arrêtés de caisse avant de pouvoir effectuer les remises en banque des moyens de paiement non fiduciaires (chèques, CB, etc.).
Arrêté de caisse : Activer le mode de fonctionnement « arrêté de caisse »
Le paramétrage de certaines fonctionnalités est nécessaire avant de pouvoir réaliser un arrêté de caisse :
Activez le mode de fonctionnement « arrêté de caisse » depuis ADMINISTRATION > Paramètres Appli.
Arrêté de caisse : Paramétrage des moyens de paiement
Sélectionnez les paiements que vous souhaitez contrôler lors de vos arrêtés de caisse, depuis COMPTABILITE > Paramétrage - Comptabilité > Caisse :
→ Modifiez le moyen de paiement à l’aide du crayon et cochez « Arrêté de caisse ».
Arrêté de caisse : Paramétrage de la caisse
Paramétrez les comptes de régularisation qui seront impactés si un écart de règlement est constaté depuis COMPTABILITE > Paramétrage - Comptabilité > Caisse :
→ Sélectionnez le journal, les comptes comptables et la section analytique permettant la génération des écritures en cas d’écart de règlement.
Arrêté de caisse : Effectuer un arrêté de caisse
Une fois le paramétrage réalisé, vous pouvez effectuer votre arrêté de caisse depuis le module COMPTABILITÉ > Caisse > Arrêté de caisse : Effectuer.
Seuls les moyens de paiements paramétrés pour l’arrêté de caisse sont affichés. Le paramétrage des moyens de paiement est visible page 4.
Arrêté de caisse : Effectuer un arrêté de caisse
Les règlements non arrêtes ne pourront être remis en banque.
Le montant attendu est affiché pour chaque moyen de paiement.
→ Cliquez sur la loupe pour contrôler ce montant et le comparer avec le montant réellement constaté en caisse.
Pour réaliser votre arrêté de caisse :
→ Décochez le ou les moyens de paiement que vous ne souhaitez pas arrêter.
→ Cliquez sur « Démarrer l’arrêté de caisse ».
Arrêté de caisse : Moyens de paiement fiduciaires (espèces, chèques vacances etc…)
La consultation du détail par moyen de paiement va vous permettre de vérifier la liste des opérations enregistrées depuis le dernier arrêté de caisse. Le montant attendu correspond au montant théoriquement en caisse.
Pour les moyens de paiement fiduciaires (espèces, chèques vacances etc.) :
→ Dans le champ « Montant constaté », saisissez le montant réellement présent en caisse.
→ En cas d’écart entre le montant attendu et le montant constaté une écriture comptable sera générée en automatique (voir page suivante).
→ Cliquez sur « Valider » .
Arrêté de caisse : Moyens de paiement fiduciaires (espèces, chèques vacances etc.)
Si un écart positif est constaté, une écriture de profit sera générée en automatique après validation de l’arrêté de caisse.
Cette différence peut venir d’une erreur ou d’un oubli de saisie. Nous vous conseillons de vérifier vos écritures avant de valider l’arrêté de caisse.
Arrêté de caisse : Moyens de paiement fiduciaires (espèces, chèques vacances etc.)
Cette différence peut venir d’une erreur ou d’un oubli de saisie. Nous vous conseillons de vérifier vos écritures avant de valider l’arrêté de caisse.
A l’inverse, si un écart négatif est constaté, une écriture de perte sera générée automatiquement
Arrêté de caisse : Moyens de paiement non fiduciaires (Chèques, carte bancaire etc…)
Pour les moyens de paiement non fiduciaires (chèques, carte bancaire etc.) :
L’arrêté de caisse des moyens de paiement non fiduciaires permet un contrôle des règlements reçus (exemple : chèque présent en caisse, ticket CB correspondant au règlement enregistré, etc.).
Les erreurs rencontrées peuvent être dues à un chèque manquant, un montant erroné lors de la saisie, une erreur sur le moyen de paiement lors de l’enregistrement etc…
→ Cochez les lignes de règlements reçus au cours la période.
→ Cliquez sur « Valider » .
Arrêté de caisse : Moyens de paiement non fiduciaires (Chèques, carte bancaire etc…)
Après avoir constaté le montant en caisse pour chaque moyen de paiement, validez votre arrêté de caisse :
→ Cochez la case « validé » pour chaque moyen de paiement
→ Cliquez sur « Valider »
Toutes les écritures de régularisation seront générées automatiquement après validation de votre arrêté de caisse.
Le point d’exclamation rouge vous indique que le montant constaté sur le moyen de paiement est susceptible d’avoir changé.
Par exemple, un règlement par carte bancaire a été reçu après avoir démarré l’arrêté de caisse.
Arrêté de caisse : Consulter l’historique
Tous les arrêtés de caisse effectués sont disponibles depuis COMPTABILITE > Caisse > Arrêté de caisse : Lister.
Cet historique vous permet de consulter imprimer et supprimer votre arrêté de caisse.
La couleur rouge vous signale une différence entre le montant attendu et le montant constaté sur votre arrêté
