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Fiche Fonctionnelle – Prise de rendez- vous autonome
Destinataires : Secrétaires, Référent(e)s
ETMI (du groupe EVOLUCARE TECHNOLOGIES) 51 chaussée du Val de Somme
80800 VILLERS BRETONNEUX RCS AMIENS 504 764 564 http://www.evolucare.com/
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1 Fonctionnement de la prise de rendez-vous autonome
1.1 Compte Spot-hit pour les SMS
La prise de rendez-vous autonome a pour but de désengorger l’accueil téléphonique d’un cabinet.
Il faut disposer d’un compte chez notre partenaire Spot-hit pour l’utiliser, celui-ci permettant l’envoie de SMS pour l’authentification du patient et ainsi finaliser sa prise de rendez-vous.
Pour la création du compte Spot-hit, se référer à la documentation sur la mise en place des alertes SMS et mails.
Si le solde SMS passe à zéro, le portail patient ne sera plus disponible.
1.2 Clef Google pour les reCAPTCHA
Afin d’éviter toute intrusion d’un robot ou d’un virus sur le serveur, une démarche de sécurité est mise en place sur la prise de rendez-vous patient, appelé reCAPTCHA.
Pour initialiser ce mode de sécurité, il est nécessaire de s’inscrire sur l’interface Google prévue à cet effet : https://www.google.com/recaptcha/intro/v3.html
Une fois sur ce site, cliquer sur le bouton . Se loguer avec une adresse Google si nécessaire.
Si un compte existe déjà sur cette plateforme, cliquez sur le bouton + présent ici :
Sinon, le formulaire pour enregistrer un site s’ouvrira automatiquement.
Sur cette page, il faudra saisir :
1. Un libellé : Par exemple « Cabinet de Radiologie Aix la Duranne » 2. Type de reCAPTCHA : Sélectionner la version 3
3. Domaines : Rentrer le nom de domaine du site sans le https, par exemple :
« nomdedomaine.fr »
4. Propriétaires : Renseigner l’adresse du compte Google sélectionné si ce n’est pas déjà le cas, ainsi que les adresses de contacts des personnes concernés au sein du site, afin de recevoir les différentes alertes en rapport avec cet outil de sécurité.
Enfin, accepter les conditions et cliquer sur le bouton
Deux clefs seront alors affichées, il faudra les renseigner dans Configuration / Gestion / Paramétrage général / Clé publique captcha google & clé privée captcha google
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1.3 Paramétrage protocoles
Depuis le menu Configuration / Nomenclature / Protocoles, renseigner la description pour le patient afin que le nom du protocole s’affiche correctement sur le portail patient.
Si ce champ n’est pas renseigné, le nom du protocole restera vide.
2 Paramétrage de la prise de rendez-vous autonome
Depuis l’écran Configuration / Organisation
Définir la structure financière, l’établissement, l’unité, la salle et la modalité pour laquelle la prise de rendez-vous autonome sera disponible.
Une fois au niveau de la modalité, sélectionner le type d’examen :
Cliquer sur en bas de la page pour sauvegarder.
2.1 Ouvrir des vacations
Il est nécessaire de créer des vacations afin que le patient puisse prendre un rendez-vous.
Pour cela, se rendre dans Gestion / Vacations / Vacations Salles.
Une fois dans le module des vacations, afficher le site et la salle concernée par la prise de rendez- vous autonome.
Si aucune vacation médecin n’est ouverte, il est nécessaire d’en ouvrir une.
Pour plus de précision sur l’ouverture d’une vacation, se référer la documentation « Gestion des vacation ».
2.2 Création de créneaux spécifiques
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Une fois les vacations médecins ouvertes, se rendre dans le module Agenda . La prise de rendez-vous autonome fonctionne avec des créneaux spécifiques.
Pour en créer, faire un clic droit sur la colonne de la modalité concernée, pour cliquer sur le menu
« ajouter un créneau spécifique ».
Lors de la création de ce créneau, un point important est à prendre en compte, une case à cocher
« RDV autonome » est disponible en bas à gauche du panel. Il faudra la cocher pour que les patients puissent prendre des rendez-vous dans ce créneau.
Cliquer sur pour enregistrer et fermer le panel, sinon sur
pour créer d’autres créneaux.
2.3 Affichage du créneau spécifique dans l’agenda
Lors de la création d’un créneau spécifique pour la prise de rendez-vous autonome, une zone de couleur apparaitra sur l’agenda.
Cette zone est similaire à un créneau standard. Pour en faire la différence, un icone avec un nuage sera disponible sur le petit onglet dépassant sur la gauche, comme ceci :
Ainsi, le premier créneau sur l’image de gauche représente une zone sur laquelle le patient pourra prendre un rendez-vous, et le deuxième créneau représente une zone auquel le patient n’aura pas accès.
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3 Présentation de la prise de rendez-vous autonome coté patient
En se connectant sur le portail de prise de rendez-vous autonome, le patient devra suivre les étapes suivantes :
1. Choisir le type d’examen souhaité (radio, scanner, irm …)
2. Renseigner l’examen pour lequel il souhaite prendre un rendez-vous 3. Choisir un site lequel il veut effectuer son examen
4. Valider la recherche
Une fois la recherche lancée, les disponibilités pour l’examen demandé apparaitront.
Il faudra alors choisir l’heure du rendez-vous, le médecin et cliquer sur pour valider
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3.1 Identification du patient
Une fois le rendez-vous sélectionné, le patient devra renseigner ses données personnelles.
3.2 Authentification du patient
La dernière étape de ce processus, est l’authentification du patient. Un SMS lui sera envoyé contenant un code permettant la validation du rendez-vous.
Le patient devra saisir ce code dans la zone prévue à cet effet, et valider son rendez-vous.
Si des consignes particulières ont été renseigné sur le protocole dans l’application, elles apparaitront ici.
Un rappel de l’acte, du site, avec adresse postale et numéro de téléphone sont également présent sur cette page. Après validation le patient se fera rediriger vers la page d’accueil d’Evolucare Imaging.
