Atelier Tableur
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Calc – OpenOffice
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Approfondissement
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Au sommaire :
1.Les graphiques
2.Les fonctions 3.Trier ses données1. Calc – Création de graphiques Dans ce tutoriel, nous aborderons en particulier le formatage des graphiques, pour leur donner de jolies couleurs et un aspect plus « professionnel » que la simple courbe aride.
1 - Le tableau de données
En premier lieu pour faire un graphique, il vous faut des données à mettre en valeur : des courbes de températures, des pourcentages correspondant au nombre de pages visitées sur votre site, le taux de matière grasse dans ce que vous mangez, etc...le choix est vaste.
Commencez par recopier ce petit tableau (Commencez dans la cellule A1 = « Continent »)
Comme c'est la 2eme séance sur le tableur Calc, c'est le moment de « l'interrogation suprise », Calculez la somme des données de la colonne « Population » afin d'indiquer le résultat dans la cellule « Population mondiale totale » ?
Maintenant sélectionnez l'ensemble des données du tableau (sans la dernière ligne
« population mondiale... ») : cliquez sur la première cellule, maintenez enfoncé le bouton de la souris jusqu'à la dernière ou utilisez le clavier.
Cliquez sur le bouton diagramme de la barre d'outils
Continent Population
Asie 4030000000
Afrique 965000000
Europe 731000000
Amérique Latine & Caraïbes 572000000 Amérique du nord 339000000
Océanie 34000000
Population mondiale totale
Pourcentage de la population mondiale 60,5 % 14,0 % 11,3 % 8,6 % 5,1 % 0,5 %
ou passez par le menu « Insertion » et cliquez sur « diagramme » (en bas du menu)
Une fenêtre de dialogue s'ouvre c'est l' « assistant » qui vous permettra de créer rapidement votre diagramme :
Choississez d'abord votre type de diagramme selon la nature de vos données, des températures ou des pourcentages ne se représenteront pas graphiquement de la même façon : camembert éclaté, en roue, courbes serrées ou lisses, à barres empilées, etc...
Ici nous choisirons le diagramme type « secteur » :
Validez ensuite les autres étapes jusqu'à l'écran « élèments du diagramme » : donnez un titre à votre diagramme et cochez « affichez la légende » et sa disposition.
Validez au final pour créer le graphique dans la feuille de calcul où vous êtes. Le graphique va s'insérer à côté de votre sélection. vous devriez obtenir ceci :
2 – La mise en forme du graphique
Pour l'instant en sortant de la création, vous êtes encore en « mode modification du graphique », si vous voulez changer de place au graphique il faut le « désélectionner » : cliquez sur une cellule en dehors du graphique. Vous êtes revenu en mode « feuille de calcul ».
Un clic sur le graphique vous permet de le positionner ailleurs sur la page. Vous voyez le curseur de souris se transformer en petite main et avec les poignées vertes vous pouvez aussi l'agrandir, le rétrécir, etc...
Un double clic sur le graphique donne accès à tous les paramétrages du graphique, la bordure du graphique change de couleur (grisée) et le poignées sont noires.
Vous pouvez alors déplacer chaque élèment du graphique et accéder à son formatage grâce au clic droit puis « formater »
Répartition de la population mondiale par continent
Asie Afrique Europe Amérique Latine & Caraïbes Amérique du nord Océanie
2.1 - Changez le fond du graphique
Vous pouvez personnaliser le fond du graphique en mettant un dégradé, une image, une couleur : Double-clic sur le graphique et un clic droit sur le fond et choisir : formater la paroi / Onglet remplissage ; puis choisir la couleur, mettre un dégradé ou une image !
Pour changer la couleur de la ligne ou des barres ou des cases de camembert :
Clic droit et choisir : formater les séries de données, même chose dans l'onglet « remplissage », choisir le ou les couleurs ou dégradés, etc...
2.2 - Formatage des axes.
Dans le cas d'un diagramme de type « lignes » ou « colonnes » avec des axes, si l'échelle qui se situe à gauche ne vous convient pas (trop de lignes, ou pas assez d'écart entre les valeurs), modifiez-le en utilisant le clic-droit : formater l'axe.
Changez l'échelle en décochant le « automatique »
Changez la valeur max et min, mettez un intervalle principal.
Validez et votre graphique sera plus aéré et mettra en valeur les chiffres que vous avez sélectionnés.
Si vous avez des données négatives, changez l'emplacement de l'axe X de la même façon : Clic droit dessus, formater l'axe.
Dans l'onglet « positionnement », indiquez la valeur à laquelle vous voulez afficher l'axe. 2.3- Les étiquettes de données .
Si vous avez pris les variantes camembert et barres, vous souhaitez peut-être afficher les chiffres au dessus des barres ou à côté de la portion.
Cliquez sur le graphique pour sélectionner l'ensemble ou une barre, une portion
Clic droit : insérer les étiquettes de données, puis de nouveau, clic droit, formater les étiquettes de données.
Une fois insérées vous pouvez les modifier : mettre en pourcentages vos données, changer la police, la couleur, l'emplacement, etc...
2. Calc – Les fonctions Qu'est ce qu'une fonction ?
Dans OpenOffice.org, une fonction est une formule prédéfinie. Elle permet de réaliser des calculs avec un certain nombre de paramètres (nombres, caractères, valeur de cellules, date etc.) et d'inscrire le résultat dans une cellule choisie.
Une fonction à la structure suivante : • un nom ;
• des parenthèses ;
• dans les parenthèses, une liste d'arguments séparés par un point-virgule. Soit : =nom de la fonction(x;y;z...)
Pour faire apparaître les fonctions disponibles dans Calc, passez par le menu « Insertion » puis « Fonctions » ou par l'icône f(x) situé dans la barre de calculs.
Les fonctions les plus courantes sont :
Fonctions Utilité Syntaxe
Moyenne Calcule la
moyenne d'une plage de cellules
=moyenne(1ère cellule : dernière cellule)
Exemple : =moyenne(B1:B5)
Min Détermine la
valeur minimum d'une plage de cellules
=min(1ère cellule : dernière cellules) Exemple : =min(B1:B5) Max Détermine la valeur maximum d'une plage de cellules
=max(1ère cellule : dernière cellules)
Exemple : =max(B1:B5)
Faisons un petit exercice avec la fonction conditionnel SI : Reproduire le tableau ci-dessous :
Chiffre d'affaires des représentants
NOM Chiffre d'affaire HT Taux de Comission Montant Commission
Brouillot Mochard Mouret
Le taux de commission de chaque représentant est déterminé à partir de son chiffre d'affaires HT : – S'il est inférieur ou égal à 30500 €, le taux de commission est de 5%
– S'il est supérieur à 30500 €, le taux de commission est de 7%.
32 000,00 € 28 400,00 € 26 000,00 €
Pour aider l'utilisateur, OpenOffice.org met à sa disposition un assistant de fonctions.
Pour l'utiliser placer le curseur sur la cellule C3 et cliquer sur le menu « Insertion » et sélectionner « Fonctions ».
Dans la partie Catégorie, choisir la rubrique « Logique » puis double cliquer sur la fonction SI. La fonction Si se décompose en 3 parties :
•Le test : le chiffre d'affaires est-il supérieur à 30500 € ? •La valeur si la réponse est vraie : 7%
•La valeur si la réponse est fausse : 5%
La formule suivante apparaît dans la barre de calcul : =SI(B3>30500;7%;5%)
Signification de la formule : Si le chiffre d'affaires HT (B3) est supérieur à 30500 € alors le taux de commission est de 7% sinon il est de 5%.
Bien entendu, cette formule de calcul peut-être recopiée jusqu'en C5. Pour s'exercer sur les fonctions : exercice sur « les résultats de concours »
3. Calc – Trier ses données Reproduisez le tableau ci-dessous :
Sélectionner l'ensemble du tableau avec les intitulés de colonnes puis cliquer sur le menu « Données » puis « Trier ».
Sélectionner l'intitulé de la colonne sur laquelle le tri sera effectué. Choisir le sens du tri :
•Croissant (a b c - 1 2 3) •Décroissant (z y x – 3 2 1)
Il est également possible d'utiliser dans la barre d'instruments (barre verticale), les boutons (tri croissant) et (tri décroissant).
Dans ce cas, il faut sélectionner toutes les données du tableau sauf les intitulés. Le tri ne s'effectue alors que sur la première colonne sélectionnée.
Nom de l'entreprise Chiffre d'affaire( millions €) Effectif
Vinci 18064 127100 Michelin 15400 125000 Airbus 19300 50000 Saint Gobain 29590 172000 Lafarge 13600 75000 Carrefour 70486 420000
Pour aller plus loin dans le tri des données : ouvrez le document «données avions », donnez la
localisation.
Ce document est une longue liste de types d'avions avec leurs dates de mise en circulation et leurs nombres d'heures de vol.
Comme vous pouvez le remarquer, cette liste est constituée d'un grand nombre de lignes, 2892! Pour faciliter la recherche de données à l'intérieur d'une telle liste, nous allons d'abord « fixer » les en-têtes de colonne.
Procédez comme suit :
Il faut se positionner dans la ligne juste en dessous de celle que nous voulons fixer, ici cliquez dans D3.
Allez ensuite dans le menu « fenêtre », puis cliquez sur « fixer ».
Vous pouvez désormais faire défiler la liste vers le bas. Les noms de colonnes restant fixes.
Calc - Filtrer les données Voyons, à présent une fonctionnalité complémentaire au tri, qui peut s’avérer très pratique, surtout si vous avez affaire à une liste importante de données.
Sélectionnez la ligne d'en-têtes de colonnes
Passez par le menu « Données », puis « Filtre » et « Autofiltre »
Après cela, des boutons (avec une petite flèche), sont intégrés au niveau de chaque cellule d’en-tête de votre liste. Il suffit de cliquer sur l’un d’entre eux – par exemple, les heures de vol – pour faire apparaître la liste des données saisies dans la colonne.
Si l’on sélectionne l’une d’entre-elles, cela permet de filtrer le tableau à partir du critère choisi. Remarquez qu’une fois votre filtre sélectionné, la petite flèche passe en couleur bleue ; ce qui permet d’identifier à partir de quel critère votre tableau est filtré.
Calc - Options de mise en page sur un tableau long Placez-vous sur n’importe quelle cellule du tableau est effectuez le raccourci suivant :
● Ctrl + Bas
Bas signifie touche du clavier « flèche de direction orientée vers le bas »
Après avoir réalisé cette commande, vous devriez constater que le tableur a sélectionné la dernière ligne de votre tableau, dans l’alignement vertical de la colonne sur laquelle vous étiez placé.
Voilà qui nous évite de nous aventurer de façon bien incommode sur cette longue feuille de calcul en naviguant maladroitement qui de l'ascenceur, qui de la molette.
Nous devons, en effet, sélectionner notre tableau afin de définir la zone d’impression et, pour cela, il est toujours préférable de partir de l’extérieur pour remonter vers l’intérieur.
● Ctrl + Droit
Cette fois-ci, c’est la dernière colonne du tableau qui est sélectionné. Evidemment, nous sommes restés sur la même ligne.
Troisième et dernière étape : ● Ctrl + Maj + Origine
Origine est une touche placée généralement sur le clavier entre «Insert» et «PgPréc». Elle est le plus souvent marquée d’une flèche orientée «Nord-Ouest» ou de la mention «Orig».
Après ce troisième raccourci clavier, vous devriez normalement avoir sélectionné tout votre tableau. Toutes ces manipulations peuvent sembler, de prime abord, bien laborieuses. Pour ma part, je les trouve plus commodes que l’équivalent souris. A vous de juger… Une fois, le tableau sélectionné, il ne reste plus qu'à définir la zone d'impression, pour cela reporter vous au support de l'atelier Calc, les bases.
J'apporterai une information complémentaire ici :
Toujours dans le cadre d'une longue liste comme celle concernant les avions, il peut-être utile d'imprimer les en-têtes de colonne sur chaque page... Pour cela :
Allez dans le menu « Format », puis dans « zone d'impression », cliquez sur « éditer » Dans le menu déroulant de « zone d'impression », sélectionnez « sélection »
Puis dans le menu déroulant « ligne à répéter », cliquez sur le bouton « réduire », une fenêtre de l'assistant s'ouvre alors, indiquez directement la ligne à répéter en la sélectionnant à l'aide de la souris.
Cliquez à nouveau sur le bouton « réduire », vous revenez à la fenêtre initiale ; il reste plus qu'à valider en cliquant sur « OK ».
