Guide de
déploiement de logiciel PPM :
Préparez votre entreprise au succès.
Par Neil Stolovitsky
by Cerri.com
1. Résumé
2. Le projet de déploiement : tout commence avec la planification 3. Rassemblement des pré-requis : fixer les attentes
4. Définir l’équipe de déploiement : aligner les personnes, les processus et la technologie
5. Se préparer au changement : augmenter les chances de succès
1. Résumé
Une fois la décision prise et la solution la plus adaptée acquise, il faut organiser le déploiement. La mise en place d’un plan d’action précis permet de rassembler toutes les connaissances acquises lors du processus d’évaluation et de les appliquer à la technologie choisie pour assurer une utilisation optimale et efficace du nouvel outil.
Beaucoup d’entreprises pensent qu’un déploiement dépend d’abord du vendeur. Si le vendeur a effectivement un rôle essentiel lors du déploiement, son travail ne sera efficace que si l’entreprise et les équipes sont préparées au changement. L’efficacité d’une solution PPM dépend de l’engagement des personnes qui l’utilisent. Une installation, qu’elle soit réussie ou non, n’est en fait qu’un outil d’amélioration.
Sans engagement de l’entreprise, un investissement dans un logiciel PPM se révèlera dans la majorité des cas inéfficace.
Pour éviter un échec, les entreprises doivent anticiper la mise en place de la nouvelle solution PPM. Ce livre blanc vise à fournir aux entreprises un guide détaillé mettant en évidence les étapes nécessaires pour préparer les équipes à un déploiement réussi du logiciel PPM. Il en résultera une meilleure visibilité ainsi qu’une amélioration des processus et de collaboration.
2. Le projet de déploiement : tout commence avec la planification
Une planification rigoureuse est la première étape importante à considérer pour assurer un déploiement réussi. En coopération avec le fournisseur, l’organisation doit définir le plan du projet de déploiement, les objectifs et les risques associés au changement. Le but de cette planification est, dans un premier temps, de révéler aux utilisateurs finaux ce qui est prévu et, dans un second temps, de commencer le processus d’acceptation qui mènera à l’objectif final, l’adoption de la solution.
Lors du développement du plan de déploiement, il est important que les phases soient clairement définies et que le plan soit un guide durant tout le déploiement. Pour que le plan soit complet, il doit inclure les phases suivantes :
• Phase 1 - Définition de déploiement - le but du plan de déploiement est de définir précisément les objectifs globaux de la technologie PPM au sein de l’entreprise. Le processus de définition doit impliquer toutes les parties prenantes au projet pour fixer les attentes dès le départ.
• Phase 2 - Gestion de projet - Une fois les objectifs définis, un plan détaillé des tâches principales doit être mis en place pour que l’exécution des livrables soit efficace. Cette partie du plan est en quelque sorte le « GPS » et vise à garantir une bonne intégration du système PPM au sein de l’organisation.
• Phase 3 - Support - Cette étape du processus de planification vise à définir de manière précise les rôles et la formation nécessaire des parties prenantes, ainsi que les ressources matérielles nécessaires comme le matériel informatique et la documentation. Cette étape vise à faciliter le déploiement. Lors de cette étape, l’équipe de déploiement peut identifier tous les problèmes susceptibles d’empêcher la progression du déploiement.
• Phase 4 - Prérequis du déploiement - Lors de cette étape finale, l’équipe de projet développe une liste commune de conditions spécifiques et de critères d’acceptation pour le client et l’équipe de projet.
Ce dernier point permet d’établir un consensus entre toutes les parties pour que les attentes soient définies et respectées.
Lors de l’analyse finale, l’objectif est de mettre en place un plan directeur aligné sur les objectifs de l’entreprise et les attentes du vendeur. Si le plan est soigneusement établi et implique les bonnes personnes au bon moment, le processus de construction du plan peut se révéler un outil extrêmement efficace pour garantir une adoption réussie du produit.
3. Rassemblement des pré-requis : fixer les attentes
Il arrive souvent que les entreprises se fixent des objectifs élevés lors du processus d’évaluation des systèmes de gestion de projet. Dans la pratique, lorsque la solution est choisie et le plan de déploiement établi, l’entreprise comprend que pour assurer une adoption rapide, il faut que les utilisateurs puissent évaluer rapidement les bénéfices que pourraient apporter la solution. Souvent, des attentes beaucoup trop élevées ralentissent ou stoppent les projets de déploiement. C’est pour cette raison les attentes doivent etre fixées lors de la préparation de facon à assurer une parfaite coordination entre l’entreprise et le vendeur. Cette étape permet pour l’entreprise, d’établir un partenariat avec le vendeur et de mettre en place une stratégie commune pour optimiser la valeur de l’investissement PPM.
L’une des stratégies les plus efficaces pour développer un plan de déploiement réussi, consiste à évaluer la maturité en gestion de projet de l’entreprise qui profitera du nouveau système PPM. Ce niveau de maturité, pour qu’il soit complet, doit intégrer l’évaluation des personnes, des processus et de la technologie selon les bonnes pratiques définies par des experts et des chefs de l’industrie. Une mesure précise du positionnement de l’entreprise permettra aux personnes organisant le déploiement et aux utilisateurs du nouveau système d’identifier les aspects du système PPM qui seront rapidement adoptés mais aussi ceux qui nécessiteront plus de temps. L’idée est d’envisager une solution pour chaque problème lié au changement, et d’utiliser le système PPM dès le départ.
Une fois le niveau de maturité évalué, l’équipe d’implémentation peut établir un document rassemblant et hiérarchisant toutes les attentes en fonction des besoins de l’entreprise. Ce document servira de baromètre pour guider l’entreprise sur la voie de la réussite. De plus, cette étape de rassemblement des attentes permettra d’établir, entre le vendeur et le client, une communication saine et transparente, ainsi qu’une relation de confiance, créant le partenariat nécessaire pour atteindre le succès. Le but final est de définir, ensemble, les jalons d’un déploiement efficace et en accord avec les objectifs de l’entreprise, de la phase pilote à la phase finale de l’implémentation.
4. Définir l’équipe de déploiement : aligner les personnes, les processus et la technologie
Une fois les attentes et les objectifs fixés, il faut définir une équipe de déploiement avec toutes les parties prenantes impliquées dans le succès de l’implémentation PPM. Définir précisément les rôles des consultants et des clients, et choisir les sponsors et les ressources clés, facilitera le bon déroulement du projet de déploiement. Le succès de l’équipe de déploiement dépendra aussi de son alignement avec les processus de projet définis, et les possibilités de les intégrer au nouveau système.
Pour qu’une équipe de déploiement réussisse, elle doit inclure à la fois des représentants du vendeur et de l’organisation avec des rôles bien prédéfinis. Une bonne équipe de déploiement permettra de créer un lien entre les besoins organisationnels et la technologie. Cela améliore la façon de gérer et d’exécuter les projets des différentes parties prenantes impliquées. Il est important que l’équipe de déploiement soit bien équilibrée. Le côté client comprend les sponsors, les parties prenantes et les chefs de projet, alors que le côté vendeur implique le consultant de l’implémentation, le support technique et le directeur du compte.
Le but est de définir une équipe de déploiement fiable composée des ressources les plus adaptées et qui apportent une expertise dans le cycle de vie de la solution. Cela se déroule en collaboration avec le vendeur et durant tout le déploiement, mais aussi après.
Le développement d’une stratégie de partenariat efficace avec le vendeur choisi maximise le retour sur investissement des jours de service professionnels acquis. Le fait de profiter d’une bonne équipe de déploiement améliore les chances de succès du déploiement, mais assure aussi des résultats optimals au groupe de consultants. Ces résultats limitent les interprétations erronées ou la mauvaise communication,
5. Se préparer au changement : augmenter les chances de succès
Une stratégie de gestion du changement en partie intégrante du projet de déploiement, est aussi important que le déploiement lui-même. Un déploiement PPM réussi doit aller au-delà de la simple installation, configuration et formation. Le déploiement intègre une stratégie qui facilitera l’adoption de produit. La résistance au changement et les obstacles organisationnels doivent être envisagés pour que le système PPM soit accepté tant fonctionnellement que culturellement dans l’entreprise. Ignorer l’impact du changement peut réduire les bénéfices l’investissement dans l’évaluation, la sélection et le déploiement de la nouvelle solution PPM.
La gestion du changement permet d’anticiper ce qui est l’essence même de l’être humain et un réflexe naturel. Il s’agit de résister au changement, même s’il apporte une amélioration. Les systèmes PPM réflètent les personnes qui les utilisent et une stratégie de gestion du changement permet de préparer le changement inévitable imposé par l’adoption d’une nouvelle technologie PPM. L’objectif final est d’aligner et de promouvoir les changements positifs apportés par le nouveau système PPM.
Une stratégie de gestion du changement doit convaincre l’utilisateur final des bénéfices de la solution. Le message évoque les résultats positifs qui découlent de l’adoption de la nouvelle solution PPM :
• Meilleur alignement entre les objectifs de l’entreprise et les activités de projet
• Amélioration de l’expérience individuelle de travail
• Augmentation de la qualité des services offerts aux clients
• Amélioration de la transparence et de la visibilité des données de projet
• Augmentation de la productivité et diminution des activités redondantes
En communiquant efficacement et en définissant des impacts positifs de la nouvelle solution PPM, l’objectif prévu du système PPM sera réalisé.
À propos de Genius Project
Genius Project a été fondé en 1997 pour équiper les clients IBM d’un outil de gestion de projet. Depuis 2008, Genius Project propose également un logiciel de gestion de projets et de portefeuille de projets disponible sur une plateforme indépendante en mode SaaS ou sur site. Avec des bureaux en Europe et en Amérique du Nord et un réseau mondial de partenaires, plus de 1 050 clients et 93 000 utilisateurs profitent des bénéfices des solutions de gestion de projets de Genius Project. Genius Project a été reconnu partenaire IBM dès sa fondation et a depuis 15 ans, reçu de nombreuses certifications et récompenses.
Genius Project est un logiciel de gestion de projet puissant qui offre à ses clients une connaissance et une expertise dans le domaine de la gestion de projets.
Genius Project a pour mission d’offrir le meilleur logiciel de gestion de projets et d’assurer le succès des projets.
La solution intuitive et facile d’utilisation simplifie le travail des chefs de projets et optimise la sélection, la planification, l’exécution et le suivi des projets.
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