Guide pratique
Comment bien réussir sa journée
portes ouvertes?
Pourquoi ce guide?
En partenariat avec 11 organismes locaux de sécurité sociale, l’Ecole Nationale Supérieure de Sécurité Sociale (EN3S) a été à l’initiative de l’organisation de deux journées portes ouvertes des organismes de sécurité sociale (déc.2013, nov.2014) à Saint Etienne.
Des journées à l’attention du grand public et de la cible jeunes (lycéens) autour du thème « la sécurité sociale vous accompagne tout au long de la vie ».
Ce guide est ainsi destiné à fournir aux organismes qui souhaiteraient initier ce type d’évènements des conseils et préconisations sur l’organisation d’une journée de ce type.
Il se compose de 6 fiches:
- Fiche n°1 : Organiser la conduite du projet
- Fiche n°2: Préparer le programme de la journée - Fiche n°3 : Gérer les flux de visiteurs
- Fiche n°4 : S’appuyer sur les partenaires - Fiche n°5 : Communiquer sur la journée - Fiche n°6 : Evaluer l’impact de la journée
Pour vous aider, vous trouverez quelques préconisations d’organisation issues des
expériences des JPO passées.
Fiche n°1 :
Organiser la conduite du
projet.
Organiser, planifier, coordonner pour bien anticiper
Contexte : Organiser une journée portes ouvertes pour du public nécessite de structurer le pilotage et les contributions attendues de tous les partenaires!
Le pilotage en « mode projet » est parfaitement adapté à ce type d’événement qui nécessite plusieurs mois de préparation en fonction des choix d’organisation.
Pour vous aider, vous trouverez quelques préconisations d’organisation issues des
expériences des JPO passées.
Organiser, planifier, coordonner pour bien anticiper
Contenu de la fiche :
1. Le rôle des parties prenantes.
2. Le pilotage du projet.
3. Les grandes étapes de la préparation.
4. Le budget à prévoir.
1- Les acteurs du projet
L’organisation de votre JPO s’appuiera sur les organismes de Sécurité sociale volontaires ainsi que sur les acteurs externes que vous aurez choisis en tant que partenaires de
l’événement.
Les acteurs Qui sont-ils? Que peuvent-ils faire? Commentaires
Internes
Les organismes de Sécurité sociale (tout régime et branche confondus)
ils préparent;
ils accueillent;
ils font le bilan.
Externes
Les collectivités locales, les
établissements scolaires, les associations,…
ils relaient l’information;
ils participent;
ils évaluent.
Cf fiche n°4 partenaires
À définir pour bien identifier les acteurs : la dimension géographique
de la JPO (au niveau d’une ville, d’une métropole, d’un département,…).
2 – L’organisation d’un pilotage local
Quelque soit le périmètre géographique de l’évènement et le nombre d’acteurs, il est préférable d’organiser le pilotage à un double niveau et de confier la coordination à un seul chef de projet.
Un niveau d’orientation pour :
Décider;
Réajuster;
Représenter l’institution;
Rendre compte au niveau national.
Un niveau opérationnel pour :
Proposer;
Mettre en œuvre;
Animer les partenariats;
Suivre et rendre compte au pilotage stratégique.
Le comité des
directeurs associant tous les directeurs des organismes de Sécurité sociale participant à la JPO.
Le groupe projet composé de
représentants des organismes.
Le directeur départemental
Pilote
Désigne
Le chef de projet
2 – L’organisation d’un pilotage local
Qui Fait quoi ?
Le chef de projet
coordonne l’opération pour tous les organismes de Sécurité sociale participants;
organise les instances de pilotage (COPIL des directeurs et groupe référents );
organise les partenariats externes;
prépare et suit le planning;
prépare et suit le budget;
organise le plan de communication (production des support) et le plan média;
fait le relais d’informations auprès du correspondant régional de communication (cf. ci- dessous);
réalise l’évaluation de la journée.
Le groupe projet
propose les orientations de la journée par groupes thématiques (organisation, plan média et communication…);
produit le contenu des supports (programme, ..);
assure la diffusion de l’information pour leur organisme;
met en œuvre l’opération pour leur organisme.
Confier la coordination à un seul chef de projet (aidé d’une équipe ou pas). Le
collaborateur choisi est l’acteur majeur du projet. Il devra disposer d’une forte disponibilité et maîtriser la conduite de projet en mode partenarial complexe
Le groupe projet est la « cheville ouvrière du projet ». Il est conseillé de confier ce rôle aux responsables de communication au regard de leur connaissance transversale des
missions de leurs organismes
3 – Le planning prévisionnel et les étapes clefs
Le projet est constitué de différentes phases :
de décisions;
de préparation;
de communication;
de mise en œuvre effective;
d’évaluation.
Le planning prévisionnel est donné à titre indicatif. Il retrace quelques « étapes clés » à
prévoir et/ou à ne pas oublier !
4 – Le budget de la JPO
Elle pourra faire l’objet d’un financement national selon les modalités suivantes :
un forfait de 4 k€ alloué au directeur pilote départemental;
un complément de 6 k€ sur explicitation dans le programme, de la nature des dépenses, et notamment sur justification de la population couverte dans le département.
Plan de communication :
Création graphique
Reproduction des supports de
communication (flyers, affiches, programme ..)
Reproduction des expositions
Goodies
…..
Plan média :
Encart presse
Achat d’espace
Films promotionnels spécifiques
……
Animations :
Kakemono
Habillage des stands
Frais de réception éventuels
………
Fiche n°2 :
Préparer le programme de
la journée.
Définir ce qu’il y aura à voir !
Conformément aux orientations nationales, les JPO donneront l’occasion de faire découvrir de l’intérieur, au grand public et/ou aux jeunes, l’ensemble des organismes de Sécurité sociale, les métiers, les services et les innovations proposés.
Vous devez définir votre programme en fonction :
des publics accueillis;
des modalités d’accueil : fermeture ou non des caisses, créneaux d’ouvertures;
des animations;
De la période et de la date.
Définir ce qu’il y aura à voir !
Vous trouverez dans les fiches ci-jointes quelques conseils, idées et supports pour bien concevoir votre journée.
Parmi les documents disponibles sur l’espace numérique www.70anssecuritesociale.fr qui vont seront utiles:
Les modèles de documents chartés (espace connecté/kit de communication) ;
Les présentations et brochures sur les missions de la sécurité sociale, les prestations et services etc…
Les quizz;
Les animations vidéo;
Les affiches
etc…
1- Définir le programme pour le grand public
Pour le grand public : l’attente principale est de découvrir l’univers de la Sécurité sociale.
Quelles solutions pour y répondre :
proposer au public un parcours à la carte pour visiter 1 ou plusieurs organismes;
organiser des animations diversifiées et complémentaires dans chaque caisse pour montrer les différents aspects de la sécurité sociale;
envisager des visites libres pour les animations partagées (exposition commune).
Les plus appréciées par le grand public sont celles qui permettent :
de voir concrètement le travail des organismes et des personnels;
de découvrir les offres de services en lien avec les droits des usagers;
d’échanger avec les personnels sur des problématiques d’actualité.
Quelques conseils :
privilégier des visites courtes et des animations dynamiques (1 h);
laisser un temps pour les Q/R;
associer les personnels aux animations pour valoriser leur travail.
1- Définir le programme pour le grand public
Quelle animation Niveau d’appréciation des usagers
Visite d’un service de traitement d’un dossier d’allocataire
Stands permettant la mise en situation de l’usager par rapport à ses droits (par ex : simulation d’un entretien retraite)
Offre de service gratuite (par ex : dépistage visuel gratuit)
Présentation des offres de service innovantes (PRADO, SOPHIA..) ou en ligne (par ex : mon enfant.fr; ameli.fr..)
Echanges avec des professionnels sur des thématiques d’actualité (par ex : lutte contre les fraudes)
Expositions commentées (par ex : histoire, système comparé européens) Présentation générale des missions sous forme de conférence
1- Définir le programme pour le grand public
2 - Définir le programme pour les élèves/étudiants
Pour les élèves et étudiants : l’attente principale est de mieux connaitre la Sécurité sociale en lien avec le projet professionnel ou la scolarité.
Quelles solutions pour y répondre :
organiser des visites de caisses (1 à 2 max.) avec les équipes pédagogiques de lycées partenaires;
intégrer la valorisation des productions du concours national dans le programme de la JPO (cf. fiche ci-dessous).
Evaluation JPO 2014-Saint-etienne
Pour les publics jeunes, les animations les plus appréciées sont celles qui permettent :
de découvrir la sécurité sociale sous un angle ludique;
de voir concrètement le travail des organismes et des personnels;
de découvrir les métiers;
d’avoir des présentations des services en lien avec leurs préoccupations personnelles.
Quelle animation Niveau d’appréciation des
usagers Visite des services de production pour comprendre le fonctionnement des
organismes
Un stand jeu : quizz, plateau de jeux ….
Un stand métier présenté par des professionnels
Une présentation des offres de services aux étudiants (par ex : CAF)
2 - Définir le programme pour les élèves/étudiants
Préparer en amont les visites avec les professeurs (contexte, organisation..) :
privilégier les animations courtes (1 h max.), ludiques et interactives;
éviter de faire des présentations trop statiques avec des termes trop techniques;
prévoir, le cas échéant, dans le planning la valorisation des productions du concours national organisé en partenariat avec l’Éducation nationale.
2 - Définir le programme pour les élèves/étudiants
3- La date retenue
Pensez à consulter l’agenda des évènements nationaux ou locaux avant d’arrêter définitivement la date de votre évènement!
Les JPO pourront être organisées d’avril à décembre 2015.
Le choix de la période et du jour est déterminant pour obtenir la participation du plus grand
nombre !
3- La date retenue
Par expérience, il est conseillé :
d’éloigner l’événement de période de fêtes ou d’autres événements locaux;
de choisir une date compatible avec les programmes pédagogiques (pas trop près de la rentrée scolaire);
d’anticiper « l’effet météo »;
si l’évènement ne se tient pas le week-end, de privilégier un lundi ou un vendredi pour profiter de la fermeture de certaines
entreprises;
de définir des créneaux d’accueil compatibles avec l’activité des
caisses.
4- des supports pour vous aider
Sur l’espace numérique www.70anssecuritesociale.fr
Des logos et modèles de documents (programme, powerpoint, affiche etc…)
Rubrique espace connecté/documents/kit de de communication
Le portail numérique sera alimenté par des réalisations complémentaires.
N’hésitez pas à le consulter régulièrement !
De nombreux supports pédagogiques et informatifs pour faire connaître et
comprendre la sécurité sociale (brochures, affiches, vidéo, quizz etc)
Fiche n°3 :
Gérer les flux de visiteurs.
Bien accueillir les publics
Vous allez accueillir des publics dans vos locaux.
Si vous avez fait le choix de maintenir vos organismes ouverts, les flux de visiteurs (plus ou moins nombreux) viendront s’ajouter aux usagers quotidiens.
Aussi, pour faciliter les accueils et ne pas gêner l’activité des services, vous
trouverez quelques préconisations et outils d’organisation à prévoir en amont de l’événement telles que :
l’organisation d’inscriptions préalables;
l’affichage de l’information le jour de l’événement.
1 – L’organisation des inscriptions
Pour gérer les arrivées et les départs des groupes dans les organismes, il est conseillé de :
organiser des inscriptions préalables pour les visites spécifiques;
définir en amont le nombre de participants maximum par groupe de visiteurs.
Deux modes d’inscriptions possibles !
Comment Par quel support Avantages Inconvénients
Inscriptions
dématérialisées
Site internet Gestion centralisée et suivi en temps réel
Ne touche pas les usagers qui n’ont pas internet
Inscriptions papiers
Auprès des personnels d’accueil
Touche tous les publics À gérer par les
personnels de chaque caisse;
Ne permet pas une gestion collective des inscrits.
Par expérience : les visites sur inscriptions représentent 86 % des visiteurs.
La gestion des inscriptions permet de mesurer le taux de fréquentation.
1 – L’organisation des inscriptions
Un exemple de site internet permettant la gestion des inscription :
http://www.portes-ouvertes-securite-sociale.fr/saint-etienne/presentation-jpo.html
1 – L’organisation des inscriptions
Une page qui permet au visiteur de composer son parcours et de recevoir de l’information.
1- composition du parcours
2- Information personnelle
3- Un retour d’information
1 – L’organisation des inscriptions
Un site qui permet à chaque organisme de connaitre en temps réel le nombre d’
inscrits.
Visualiser le site sur :
www.portes-ouvertes-securite- sociale.fr/saint-etienne/
Et un mode opératoire pour le mettre en
place sur : ….
2- La gestion des accueils
Pour faciliter l’accueil le jour J :
Si vous avez choisi des visites sur inscription :
Organiser les lieux de regroupement et les fléchages dans les accueils.
Si vous avez choisi des visites libres :
Sanctuariser un lieu et prévoir un accueil minimum.
Quelques verbatim de visiteurs de la JPO 2014 de Saint-Etienne :
« Dès l’arrivée dans les organismes, mieux « baliser » la JPO par des affiches, banderoles.. ».
« Établir un parcours d’accueil du public avec une signalétique dédiée ».
Fiche n°4 :
S’appuyer sur les
partenaires.
Un partenariat essentiel : l’Education nationale
La Sécurité sociale et l'Education nationale proposent à tous les enseignants des classes de Première, Terminale et première année de STS d'inscrire leurs classes au concours national « Les jeunes et la Sécurité sociale ».
Concrètement, il est proposé aux élèves de s'emparer d'un des 4 thèmes de travail proposés (rédiger une charte des droits et devoirs du citoyen social, rédiger une lettre réponse à Simone Veil qui interpellait les jeunes générations sur la sécurité sociale lors du 60ème anniversaire, proposer une image de la représentation de la sécurité sociale, imaginer la sécurité sociale de demain), et de produire sous la responsabilité de leur enseignant, des livrables associés.
Les meilleures productions feront l’objet d’une remise d’un prix organisé à l’occasion d’une cérémonie nationale en octobre 2015.
Retrouvez toutes les informations sur le site dédié au concours : http://concours-
secu.fr/
Des partenariats utiles pour valoriser et promouvoir
Différents partenaires locaux peuvent apporter leur appui à l’organisation de la journée par des contributions diverses.
À titre indicatif, cette fiche propose quelques pistes déjà expérimentées.
Quelles sont les cibles ? Quoi
Collectivités locales Diffusion de l’information aux usagers (journaux, site internet et intranet, transport en commun, accueil des mairies..)
Participation des élus et des personnels territoriaux à l’événement
Contribution au plan média
Associations locales Diffusion de l’information aux adhérents (site internet, emailing) Partenaires de Caisses (Etablissement de
santé, Entreprises, ..)
Diffusion de l’information aux professionnels ou personnels
Participation aux événements organisés..
Grandes écoles, universités Diffusion de l’information auprès des étudiants
Participation aux événements organisés
Fiche n°5 :
Communiquer sur la
journée.
Donner de la visibilité à l’événement
Au-delà de l’accueil des scolaires, il s’agit d’assurer la promotion de l’événement auprès du grand public pour assurer un niveau de fréquentation suffisant le jour-J.
Cette fiche vous donne quelques conseils en matière d’actions de communication au niveau externe et aussi en interne au sein des organismes.
Communiquer suffisamment en amont : objectif assurer la fréquentation et apporter un éclairage sur l’événement.
Il est conseillé de lancer les opérations de communication au minimum deux mois
avant l’événement. Ce lancement coïncide avec l’ouverture des inscriptions en
ligne pour le grand public. Durant cette période, plusieurs actions peuvent être
menées pour promouvoir l’événement.
Des partenariats utiles pour valoriser et promouvoir
Vous retrouverez ci-dessous des exemples d’actions à développer en communication externe :
Outils prints Actions
Diffusion des supports prints (affiches et programme)
Diffusion dans les halls des organismes
Diffusion via le réseau de diffusion de la ville (mairies etc.)
Diffusion auprès des partenaires des organismes
Diffusion via le réseau d’affichage local (Decaux)
Diffusion via le réseau des transports en commun
Diffusion via les services universitaires, les établissements scolaires partenaires de la journée etc
1. Pour des gains de coût et augmenter la capacité de diffusion, des flyers
promotionnels peuvent être réalisés pour la diffusion hors organismes de Sécurité sociale.
2. Ces flyers peuvent être également joints aux courriers adressés aux usagers par les organismes sur la période.
Des partenariats utiles pour valoriser et promouvoir
E-mailing Actions
Envoi d’une campagne d’e-mailing Envoi par chaque organisme via les fichiers aux usagers
Envoi par chaque organisme aux partenaires
Envoi par le service des associations aux associations locales
1. Pour des questions de doublons, il est conseillé de prévoir une campagne d’envoi par les organismes en différé.
2. Il pourra être prévu une relance les dernières semaines en fonction des taux de remplissage.
Des partenariats utiles pour valoriser et promouvoir
Sites web Actions
Ajout d’une actu événement sur les sites web
Ajout d’une annonce de l’événement sur les sites des organismes
Demande d’ajout sur les sites des acteurs locaux (associations, mairies, universités…)
Réseaux sociaux Actions
Création d’un événement Facebook Envoi des invitations aux abonnés
Ajout hebdomadaire d’actus sur les actions proposées, interview des agents avec renvoi sur site web JPO
Twitter Envoi MP aux acteurs locaux qui ont des comptes Twitter
Tweets réguliers sur les actions proposées etc avec renvoi sur site web JPO
Des partenariats utiles pour valoriser et promouvoir
Relations presse Actions
Envoi d’un communiqué de presse Ciblage des journalistes à qui adresser le CP
Date à fixer en fonction de la date de la conférence de presse
Si conférence de presse en amont de l’événement : envoi d’un CP une semaine avant l’événement
Si conférence de presse rapprochée, le CP tiendra lieu d’invitation
Envoi d’un dossier de presse Présentation de la journée (si conférence de presse)
Retour sur la journée (envoi aux journalistes locaux + presse interne Sécurité sociale)
Organiser une conférence de presse En fonction de la date envisagée, ce temps d’échange pourra prendre différentes formes :
Conférence classique avec intervention Directeur organisme pilote pour la présentation du projet
Organisation d’une visite type avec les journalistes pour présenter les animations qui pourront avoir lieu le jour-J
Une rencontre moins officielle lors d’un temps d’échange avec le club de la presse local
Prévoir un plan média Achats d’encarts presse sur les journaux locaux
Sponsoring d’une émission radio
1. Se positionner sur la date de la conférence de presse :
- objectif inscription en ligne : conférence de presse à l’occasion de l’ouverture du site web.
- Objectif fréquentation libre le jour-J: une semaine/ 15 jours max avant l’événement.
2. Un budget pourra être consacré à de l’achat média pour promouvoir l’événement.
Des partenariats utiles pour valoriser et promouvoir
Associer les personnels des organismes à la promotion de l’événement :
Outils prints Actions
Information sur la JPO dans les supports d’information interne
Journal interne
Newsletter
E-mailing interne
Remise d’un kit promotionnel Distribution d’un package print aux agents (flyers et/ou programme)
Organiser une rencontre en interne Prévoir une animation en interne en amont à l’événement pour présenter au personnel le programme de la journée dans tous les organismes
Fiche n°6 :
Evaluer l’impact de la
journée.
Organiser une évaluation à chaud
Pour mémoire : le directeur départemental pilote devra adresser aux pilotes nationaux les éléments suivants :
Date Eléments
15 avril 2015 Programme prévisionnel des actions et événements locaux
(cibles/contacts/partenariats avec établissements d’enseignements)
20 sept 2015 Programme actualisé et 1 er bilan (estimation quantitative)
15 janvier 2016 Bilan définitif des actions menées et perspective de partenariat avec les Etablissements d’enseignement
Vous trouverez en annexe un exemple d’évaluation qualitative pour :
le grand public;
les élèves et étudiants;
les personnels de caisses associés.
Ces évaluations pourront être :
distribuées à la fin de visite;
mis en ligne sous un site internet.
