Intégration des réservations Expedia
1- Comment retrouver la réservation sur Protel ?
- Nous recevons un e-mail de la part d’Availpro, la réservation s’intègre automatiquement sur Protel
- Pour la retrouver sur Protel, deux solutions possibles : o Par le cardex client :
§ Cliquez sur « réservation », puis « réservation individuelle »
§ Renseignez, le nom du client, puis cliquez sur « ok »
§ Sélectionnez le bon cardex client , et cliquer sur « ok »
§ Les réservations futures s’affichent, faites un clic droit sur la réservation à traiter
o Par l’attribution de chambre de la date d’arrivée
§ Cliquez sur « réservations » puis « attribution des chambres »
§ Renseignez la date d’arrivée de la réservation à traiter
§ La réservation non traitée n’a pas de chambre attribuée. Vous pouvez donc lui en attribuer une puis entrez dans la réservation en faisant un clic droit sur celle ci
2- Comment traiter la réservation ?
A) Mettre en forme le cardex
- Mettre en forme le cardex :
o Faire un clic droit sur la partie haute du cardex
o Renseignez :
§ Le nom en MAJUSCULE
§ Le prénom avec uniquement la première lettre en Majuscule
§ La langue : française ou anglaise (les autres langues ne fonctionnent pas)
§ Salutation
§ Genre
§ Le numéro de portable doit être inscrit de la manière suivante : 0033 600000000
§ L’adresse e-mail
o Quand tout est en forme cliquez sur « ok »
NB : cette mise en forme est nécessaire afin que les e-mails automatiques soient envoyés aux clients
B) Le contenu de la réservation
Il y a deux possibilités avec Expedia:
- Il peut s’agir de la carte du client, dans ce cas la réservation se traite de la même manière qu’une réservation faite sur notre site internet
- Le client peut avoir payé son séjour lors de la réservation, dans ce cas expedia nous adresse une carte virtuelle (Carte active pour un montant à débiter défini à l’avance).
Comment le savoir ?
- S’il s’agit comme garantie de la CB du client : le commentaire de la réservation sera « Hotel collect »
- S’il s’agit comme garantie d’une CB virtuelle expedia : le commentaire de la réservation sera
« Expedia collect »
1°) Si la CB est celle du client
- Mettre en forme le contenu de la réservation :
o Faites un clic droit sur la partie basse de la réservation
o Selon le tarif :
§ Renseignez le Segment ;
§ Indiquez l’origine IDS
§ Cliquez sur CC pour faire une PA ou débit selon le type de tarif
§ Modifiez les NOTES 1 et 2 ;
1°) S’il s’agit d’une carte virtuelle
- Le segment et l’origine sont les mêmes qu’en cas de CB client
- Le payeur de la chambre n’étant pas le client mais expedia, il est nécessaire d’ajouter une instruction de facturation :
o Dans agence : effacez « expedia» et ajoutez « expedia collect »
o Dans l’espace facturation : renommer le folio B en « booking collect ». Une instruction facturation.
Le client ne doit pas recevoir cette facture. S’il souhaite une facture du prix de la chambre c’est à expedia qu’il doit la réclamer car c’est à eux qu’il a versé l’argent. Au départ, seule une facture de ses extras pourra lui être remise. En effet le montant débité sur la carte virtuelle ne correspond pas au montant que le client a payé. Le prix est NET de la commission.
- Concernant le débit de la carte virtuelle :
o Qu’il s’agisse d’un tarif NR ou flexible, la carte virtuelle sera active au moment du départ et sera à débiter le jour du check out.
Il faut donc ajouter dans Note 1 : « Débiter CB virtuelle au check out »
REMARQUE : Pour les réservations en séjour plaisir : réserver une table sur guest on line
