RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA SALLE DES FÊTES

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Mairie de Losne – Place du 8 mai 1945 – 21170 LOSNE

Tél : 03 80 27 06 70 – Mail : mairie@losne.fr 1

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA SALLE DES FÊTES

Commune de Losne

(Délibération n°2021.20)

Article Préliminaire

Le présent règlement concerne la salle des fêtes de Losne régulièrement prêtée, louée, ou mise à disposition sous quelque forme que ce soit. Le public concerné est : les associations communales ou extérieures, les organisateurs de spectacles et manifestations, les écoles de la Commune, les institutions publiques et les particuliers.

Dans le présent document, la commune de Losne, propriétaire et loueur, est dénommée « la Commune », et les occupants à quelque titre que ce soit, « le Locataire ».

Article 1 – Procédure de réservation

Les demandes doivent être adressées, par écrit, à Madame le Maire de Losne. Elles doivent comporter l’objet et les dates de début et de fin prévues pour la manifestation, l’identité du demandeur ainsi que ses coordonnées (adresse et numéro de téléphone).

Le planning des réservations est tenu à jour et centralisé au secrétariat de mairie. Il contient l’exhaustivité des réservations, y compris celles concernant les utilisations répétitives (cours, séances ou réunions hebdomadaires,…).

La réservation ne sera acquise, sauf annulation par nécessité, qu’à la réception par le secrétariat de mairie d’un dossier complet. Pour être complet, un dossier devra comporter les pièces suivantes :

- Le contrat de location complété et signé par le demandeur, - l’attestation d’assurance responsabilité civile,

- le chèque d’acompte d’un montant d’un tiers du coût de la location, lorsque l’utilisation de la salle se fait à titre onéreux

- le formulaire de demande d’autorisation de buvette si besoin

Le chèque d’acompte sera encaissé et constituera une avance sur le prix à payer après l’utilisation de la salle. Pour tout désistement à moins de 6 semaines de la date de réservation, cet acompte ne sera pas restitué.

La signature du règlement suppose que le bénéficiaire en a bien pris connaissance, et s’engage, lui ou la personne morale dont est le représentant, à en respecter strictement les dispositions.

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Suite à la demande de location, un courrier sera envoyé au Locataire afin d’accuser réception de la demande et de lui indiquer les pièces nécessaires pour que la location soit effective. À compter de la réception de ce courrier, le Locataire aura six semaines pour renvoyer les pièces nécessaires à la réservation.

Les réservations sont enregistrées dans l’ordre chronologique de réception des contrats de location signés par les locataires sous réserve des dispositions suivantes :

- La Commune se réserve le droit d’utiliser prioritairement la salle pour ses manifestations propres.

- La Commune se réserve la possibilité d’annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessités, sans que le bénéficiaire puisse prétendre à une quelconque indemnité.

- En cas d’évènement exceptionnel (élections, plan d’hébergement d’urgence,…) la location de salle pourra être annulée sans préavis. La Commune pourra dans la mesure du possible aider le Locataire à retrouver une salle. Le Locataire se verra rembourser le montant des sommes versées sans contrepartie ou pourra bénéficier d’un report de location.

Article 2 – Tarifs et gratuité

Les tarifs de la location sont ceux en vigueur à la date effective du contrat de location.

Ils sont votés par le Conseil Municipal et font l’objet d’une grille tarifaire revue chaque année.

Les salles sont gratuites pour :

- Les manifestations organisées par le Conseil Municipal ou/et les services municipaux de Losne,

- Les manifestations de la Communautés de Communes Rives de Saône dont la commune de Losne est membre,

- Les associations ayant leur siège social sur le territoire de la commune de Losne pour leurs réunions de fonctionnement (assemblée générale, bureau, information publique,…) ou dans le cadre de leurs activités ayant un caractère répétitif ouvert au public,

- Les associations ayant un ou des adhérents domiciliés sur le territoire de la commune de Losne, dans la limite d’une manifestation par an (le forfait gaz/électricité reste à leur charge ainsi que la location de vaisselle).

Le paiement de la location et/ou du matériel détérioré sera versé dans la caisse du receveur municipal sur avis de celui-ci : il comprendra, outre le prix de location de la salle, le paiement du matériel ou du mobilier détérioré ou perdu. Le montant est fixé par délibération du conseil municipal. En aucun cas, le matériel ne pourra être remplacé ou réparé directement par l’utilisateur.

Article 3 – Mise à disposition de la salle

Les clefs de la salle des fêtes sont remises sur place au Locataire, après rendez-vous pris auprès du secrétariat de mairie. Cette remise se fait en présence d’un élu délégué ou, à défaut, d’un agent communal.

Il est procédé à un état des lieux de la salle, signé par un représentant de la commune et le Locataire. Le chèque de caution, dont le montant est défini par délibération du conseil municipal, sera demandé à l’issue de cet état des lieux.

La commune s’engage à fournir une salle propre.

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La mise en place, le rangement, l’entretien et le nettoyage de la salle sont à la charge du Locataire.

Les punaises, agrafes et adhésifs sont interdits sur les murs et le matériel.

À l’issue de la location, un état des lieux de sortie sera réalisé et les clefs seront remises au représentant communal.

Article 4 – Nettoyage

Le Locataire devra rendre les locaux et le matériel totalement propres.

 Tables et Chaises

Les tables et les chaises devront être nettoyées et laissées montées afin de vérifier leur bon état. Les chaises devront être remises en piles de 10.

 Cuisine – WC – Lavabos – Électroménager

Ils doivent être en parfait état de propreté et de fonctionnement au moment de l’état des lieux établi en fin de location.

 Salle

Le Locataire devra procéder au rangement et au nettoyage complet de celle-ci. Ne pas laver le parquet.

 Abords

Le nettoyage des abords est à la charge du Locataire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots, etc.).

En cas de non-respect des consignes de l’article 4, le chèque de caution sera encaissé dans son intégralité.

Article 5 – Sécurité

Le bâtiment est soumis à des règles de sécurité que le locataire doit respecter impérativement, sa responsabilité étant engagée en cas de non-respect de ces règles.

Le Locataire s’engage à respecter les consignes de sécurité suivantes : - Les portes d’accès et les issues de secours doivent être totalement dégagées

- Il est interdit de fumer dans la salle, conformément au décret n°92-748 du 29 mai 1992 - Tout matériel éventuellement installé par le Locataire en plus de celui qui est mis à sa

disposition par la Commune doit répondre aux exigences de sécurité en vigueur. Il est en outre de la responsabilité du Locataire de veiller à ce que ce matériel soit installé suivant ces mêmes exigences.

Article MS52 de l’arrêté du 25 juin 1980 modifié par l’arrêté du 11 décembre 2009, relatif au règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public :

Présence du Locataire :

1. Pendant la présence du public, le Locataire ou son représentant doit se trouver dans l’établissement pour :

 Décider des éventuelles premières mesures de sécurité ;

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 Mettre en œuvre ou faire mettre en œuvre les moyens de secours à disposition dans l’établissement ;

2. Lorsque les conditions d’exploitation le justifient, il peut être admis par la

commission de sécurité compétente que le Locataire ou son représentant ne soit pas en permanence dans l’établissement sous réserve :

 D’être joignable en permanence et en mesure de rejoindre l’établissement dans les délais les plus courts ;

 Que des consignes claires soient données à la (aux) personne(s) présente(s) sur le site et chargées de la sécurité incendie.

Capacité générale

En cas de bal, elle est de trois cent cinquante personnes.

En cas de spectacle sur scène, le public étant assis : Le Locataire devra prévoir des demi- rangées de dix chaises au maximum. Les sièges seront solidaires les uns des autres, par le système de fixation prévu. Une allée centrale de 1,50 m sera laissée entre les demi-rangées et entre chaque rangée et les murs, de façon à permettre un accès rapide en cas d’évacuation d’urgence. Une allée de même largeur sera laissée devant et derrière les chaises, toujours pour la même raison. L’espace minimum à respecter entre chaque rangée de chaises sera de 35 cm.

Dans ce cas d’utilisation, le maximum de personnes admises est de trois cents.

L’accès aux issues normales et de secours doit être parfaitement libre, et pour cela :

- Aucune table ou chaise ne doit se trouver à moins d’un mètre de l’alignement de toutes les issues

- Aucune porte du hall d’entrée ne devra être fermée à clé pendant l’utilisation de la salle, afin d’éviter toute panique en cas d’incendie.

Police – Le locataire doit prendre toutes les dispositions de police nécessaires afin que l’ordre soit respecté tant dans la salle qu’aux abords immédiats.

Vol – La Commune ne peut être tenue pour responsable des vols de marchandises, objets ou articles divers que le Locataire entreposerait dans la salle ou ses abords, avant, pendant et après la manifestation.

Stationnement aux abords du bâtiment : Le Locataire devra vérifier qu’aucune voiture ne stationne devant l’entrée du bâtiment et les portes. Il importe en effet de ne pas gêner la sortie des véhicules communaux. L’accès à la rampe pour handicapés devra rester libre.

Le présent règlement, les avis et les consignes de sécurité incendie seront affichés dans la régie ainsi qu’un plan des lieux.

Il est formellement interdit d’apporter du mobilier (chaises, tables, bancs, matériel de cuisson, etc.) la Commune mettant à disposition du Locataire le mobilier nécessaire à la manifestation envisagée.

Article 6 – Assurances

Le Locataire doit souscrire une assurance en responsabilité civile en qualité d’utilisateur et d’organisateur.

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Article 7 – Dégradations

Le Locataire est responsable des dégradations causées pendant la durée d’utilisation de la salle.

La réparation des dégradations constatées est effectuée par les soins de la commune propriétaire des locaux, aux frais et dépens du Locataire.

Attention, une vérification scrupuleuse sera effectuée au niveau des extincteurs présents dans la salle avant et après le passage du Locataire. S’il s’avère qu’après la manifestation, les extincteurs ont subi des dégradations (anneau de sécurité dégoupillé, etc…), il sera facturé au Locataire le montant des frais engendrés par ces dégradations.

Article 8 – Dispositions diverses

Chauffage – La mise en œuvre du chauffage est à la charge de la Commune. Le chauffage de la salle est préréglé.

Bruit – Le Locataire se doit d’éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de la salle. Il garantit l’ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant (pétards, feux d’artifices,…).

Ouverture d’une buvette, taxes, etc. – Le Locataire est tenu d’effectuer les démarches administratives afférentes à la manifestation (autorisation d’une buvette, déclaration SACEM, etc.).

Animaux – Les animaux ne sont pas admis dans la salle.

Téléphone – Le téléphone ne peut être utilisé par le Locataire que dans le cas de nécessités absolues.

Utilisation appareillage électrique – Se conformer aux instructions affichées. Le matériel de cuisine est prévu uniquement pour réchauffer.

Visite de sécurité – Après utilisation, le Locataire est tenue de faire une visite du bâtiment dans le but de s’assurer, en particulier, qu’aucun foyer d’incendie n’est susceptible de se déclarer (bien vérifier poubelles, cendriers…).

Ordures ménagères – Un bac de collecte d’une contenance de 340 L est à disposition.

Objets en verre et tri – Les verres sont interdits dans les poubelles, une borne à verre est installée sur le parking. Une poubelle jaune est à disposition pour effectuer le tri sélectif (se conformer aux consignes affichées sur le bac).

Pour aller plus loin dans la gestion des déchets, un tri supplémentaire est proposé sur place (pour cela prendre connaissance des affiches présentes dans la salle).

Éclairage du parking – Se conformer aux instructions affichées.

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CONTRAT DE LOCATION DE LA SALLE

………

Le contrat de location est conclu entre :

La Commune de Losne, représentée par son Maire en exercice, ou en cas d’absence, par un adjoint dument habilité à signer ce contrat

ET

Monsieur/Madame ………...

Demeurant ………

CP ……… Ville ………...

Téléphone ……….

OU

Association ………..

Siège social ………..

Représentée par ………

Téléphone ……….

Le contrat de location est conclu :

du (indiquer la date) ……….. Au ………...

Engagement des parties :

 Le Locataire s’engage à avoir pris connaissance du règlement intérieur applicable à la salle des fêtes.

 Le Locataire atteste également qu’il a souscrit une assurance en responsabilité civile en qualité d’utilisateur et d’organisateur.

Tarifs :

Le tarif applicable à la présente location est de : ……… € + forfait électricité / gaz de : ………... € + salle des associations (si besoin) ……….. € État des lieux :

Le Locataire devra contacter le secrétariat de mairie au moins une semaine avant la manifestation pour définir la date et l’heure d’état des lieux et de remise des clefs.

À Losne,

Le ………..

Le Maire, Le locataire,

(précédé de la mention « lu et approuvé)