Réunion de travail : Retours d expérience. 22 juin 2021

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Réunion thématique retour d’expérience du 22 juin 2021

Réunion de travail : Retours d’expérience 22 juin 2021

Animation :Corinne Lespessailles /Laurence Besnard Rédaction du compte-rendu : Gaëlle Nevens

Intervenants Kentika : Marion Batteux et Alexandre Bernard Personnes présentes :

Nom Institution/Organisme

BAUMANN Étienne Planning familial 69

BESNARD Laurence Mazars

BORNET Angélique IRTESS-Institut régional supérieur du travail éducatif social Bourgogne

DIAS-VIGNAND Pascale GRIEPS

FERRAND Martine ARCEP

GOURET Maripol KDSK-Centre de ressources culturelles celtiques

GROSSO Chrystel Planning familial

HARDEL Jean-Christophe RATP

HERMELINE Valérie CNIEL

HERNANDEZ Amélie IRTESS-Institut régional supérieur du travail éducatif social Bourgogne

JARRY Sophie ARCEP

KERBOUZ Yesma Orange

LEMETAYER Rodolphe Campus HEP Lyon René Cassi – le Hub

LESPESSAILLES Corinne CNAM/CDFT

LOMBARD Sébastien Deloitte Taj

LOPEZ-UROZ Adriana CNAM/INTD

MICHEL Olivier GRIEPS

MILILI K Ordre national des pharmaciens

MINVIELLE Alix Ordre national des pharmaciens

NEVENS Gaëlle UITP

PARRA Juan Conseil départemental Saône et Loire 71

PELÉ Alix CLA-Université de Franche Comté

SELLENET Tina IRTESS-Institut régional supérieur du travail éducatif social Bourgogne

THORNER Magali Ordre des avocats de Paris

VASSEUR Jeanne CNAC-Centre national des arts du cirque

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Association des utilisatrices et utilisateurs du logiciel Kentika Association déclarée sans but lucratif – Statuts régis par la loi de 1901

Réunion thématique retour d’expérience du 22 juin 2021 1^ère Présentation : Juan Parra, conseil départemental de Saône et Loire

Portail interne

• Mise à jour récente du portail : développements faits l’année passée, mise en ligne depuis 2 semaines

Avant cette mise à jour, beaucoup d’informations étaient sur l’intranet, mais ces informations ont été rapatriées sur le portail documentaire

• Mise en valeur des Kentapps appelées « bloc d’infos » Au centre, 3 kentapps non modifiables par les utilisateurs :

- Repéré pour vous : les articles essentiels ajoutés dans la journée - Actualités du service doc : actus

- Les nouveautés : sous forme de carrousel, documents importants pour les utilisateurs

• Comme nouveauté : le menu à gauche avec la revue de presse quotidienne, revue de presse thématique…

Ce sont des pages web qui renvoient vers des documents. Une de ces pages est présentée à partir d’une carte de la région sur laquelle on peut cliquer. Une autre intègre une vidéo et renvoie aussi vers une veille

Explication d’Alexandre sur les vidéos : ce n’est plus nécessaire d’utiliser un outil tiers (youtube…). Les navigateurs supportent les petites vidéos en MP4. C’est possible de les afficher avec un peu d’html (zone embbed)

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• Autre nouveauté : sur la page d’accueil, création de kentapps thématiques. Il y en a 22 : l’utilisateur active celles qui l’intéressent. Ils peuvent se créer un portail personnalisé selon leurs intérêts. Ces kentapps sont basées sur une requête des documents des 3 dernières années

• Point de vue recherche : recherche globale sur page d’accueil (menu de gauche) et lien vers la recherche avancée

• Mes préférences (à droite) : possibilité de s’abonner à un sujet, basé sur des listes de diffusion

Présentation de veilles sous forme de vignettes sur lesquelles on clique pour s’abonner. C’est lié à une dsi.

• A droite de l’écran, menu personnalisé : ses veilles, ses dernières consultations, ses ouvrages réservés

• Portail qui contient plusieurs espaces. Présentation de la photothèque. Cet espace n’a pas été modifié récemment. Il est géré par la com. Les photos sont faites par de photographes et mises en ligne en haute résolution, donc ça met du temps à charger. L’utilisation de ces photos ne se fait qu’avec accord de la com. Recherche thématique.

• En conclusion, but : personnalisation de l’interface. A venir, des formations des agents pour qu’il se l’approprie, et visite des agents sur les lieux plus éloignés

• Question de Martine Ferrand : est-ce que le « repérez-vous » est lié au centre d’intérêt de la personne ?

Réponse : Non, lors de l’encodage de la notice d’articles, une étoile est mise sur le champ côte (choix de ce champ car invisible à l’utilisateur), et ça l’affiche dans cette sélection. C’est basé sur une requête combinant l’étoile et la date (les 5 derniers jours). C’est un corpus différent des nouveautés ou actualités

• Commentaire d’Alexandre : Si vous avez beaucoup de kentapps ou de dsi sur la page d’accueil, faites attention d’avoir un cache qui est assez long. Si à chaque fois qu’on accède sur la page d’accueil, il faut recalculer toutes les kentapps, la page d’accueil va mettre du temps à s’afficher. Il faut trouver le bon équilibre, pour que les nouveaux documents soient affichés et le temps de calcul

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• Question de Rodolphe Lemetayer : est-il possible de créer un catalogue de kentapps (et ne pas toutes les afficher par défaut et devoir les désactiver)

Il y a une page qui reprend l’ensemble des kentapps (activées et désactivées). Marion suggère de changer la terminologie et ça pourrait convenir. Cependant l’ordre n’est pas modifiable

• Question de Yasma : comment les utilisateurs s’y retrouvent entre les kentapps ? Est-ce qu’il n’y a pas de redondance ?

Réponse : ce qui différencie les kentapps, c’est le type de documents : dans le « repéré pour vous », ce sont des articles d’actualité ou de contenu (venant du dépouillement de magazine). Dans les nouveautés, ce sont plutôt des ouvrages.

Commentaire d’Alexandre :

Soit on a un mur de kentapps, et ça peut faire peur à l’utilisateur s’il ne fait pas de sélection. Si on fait le choix d’une page sobre et qu’on demande à l’utilisateur d’en sélectionner, rien ne dit qu’il va le faire. Peut-être un pop-up avec une explication à sa première connexion est la solution.

Pour personnaliser par défaut, on pourrait faire des pré-réglages qui associent l’utilisateur à des kentapps (si tu bosses pour le dpt route, tu vois les kentapps sur les routes)

Commentaire de Marion : il y a une base de données où à la première connexion, ils sont renvoyés vers une page leur demandant leurs thèmes, et ça influence les dsi et les kentapps, les veilles

Attention de garder un axe lisible sur le portail, sur les menus, la lisibilité 2ème Présentation : Adriana Lopez, CNAM INTD

• Portail accessible à tous, destiné aux élèves, diplômés de l’INTD, adhérents de ADBS. Mobile responsive Si on n’est pas identifié, on accède aux notices (mais pas aux fichiers) et aux offres d’emploi

Si on est identifié, on accède à tous les documents, et aux lettres d’information

• Explication du service veille sur les offres d’emploi pour les documentalistes (service mis en place en 2019)

• Au niveau recherche,

Soit la recherche globale, ou recherche avancée

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Réunion thématique retour d’expérience du 22 juin 2021 Soit dans le menu de gauche :

- Type de documents (articles, mémoires…) - Thesaurus (alphabétique, hiérarchique) - Abonnement (K-press)

- Des dossiers

Soit des kentapps thématiques sur la page d’accueil

• Explication sur les lettres d’information (produit de k-press)

A droite de l’écran, des produits auxquels l’utilisateur est abonné, qui sont alimentés par les thèmes au centre

On clique sur le produit pour le voir dans la visionneuse. Attention aux droits : on peut lire l’article dans la visionneuse quand les conditions sont réunies : le format est https, et la revue est en libre accès. Sinon, il faut sortir pour s’identifier

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Problème avec l’url https ou http. Réponse d’Alexandre : beaucoup de site déconseille l’affichage dans un i-frame pour des raisons des sécurité. Ça pose question pour le futur de la visionneuse

Question d’Ariana : on produit le bulletin depuis 2016, est-ce qu’on peut limiter la visionneuse à l’année en cours ? Commentaire d’Alix : lors de la réunion K-press, suggestion d’afficher les 5 derniers produits et puis mettre un « voir plus »

• Question d’Ariana : où placer la communication pour les utilisateurs (horaire d’ouverture …) : ça prend de la place sur la page d’accueil !

Suggestion de Corinne (suite à la création d’un nouveau site) : dans une Kentapps ? S’en suit un échange sur la manière de communiquer à nos utilisateurs

• Question de Pascale Dias comment voir les documents avec la visionneuse ? Réponse : une possibilité, avec la liste de résultats (composant à ajouter)

• Question de Yesma : est-il possible d’avoir l’affichage des thèmes en mosaïque sans avoir k-press ?

Réponse d’Alexandre : Oui, c’est possible de créer un kentapps avec l’affichage des dossiers (développement si sélection)

• Explication d’Adriana sur la gestion de production de notice et workflow pour la mise en ligne par des analystes externes en fonction de droits d’accès, ce qui amène au bulletin d’information une fois/mois

• Commentaire d’Alexandre sur le compteur Thesaurus. Il faut le mettre à jour manuellement de temps en temps.

Il faut aller dans le client, édition de liste :

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Réunion thématique retour d’expérience du 22 juin 2021 3^ème présentation : Rodolphe Lemetayer, Campus HEP Lyon René Cassin, Le Hub Code d’accès, pas ouvert au public

Sur la même base Kentika, 3 sites : Lyon, Paris Toulouse. La différence est au niveau du nom de domaine. Ce qui limite l’accès des étudiants de Lyon au contenu de Lyon

Rodolphe renvoie à la dernière présentation en 2017 pour une vue globale du portail

• Nouveauté depuis la dernière fois : le haut du portail, la recherche globale est placée dans le banner pour garder la recherche sur chaque page

• Ils ont travaillé sur le scoring et la pertinence et le centre a vu la différence dans la pertinence des résultats

• Ils ont retravaillé l’agencement des menus. Avant, il y avait un menu à gauche avec des fonctions classiques (type de document…), mais ils ont fait des ateliers avec les utilisateurs sur l’UX design. Sur des petites cartes, ils ont listés tous les contenus du portail. Pendant les ateliers, les utilisateurs ont proposé les regroupements et comment renommer ces nouvelles catégories

Le résultat est la barre du haut

• Prolongation du prêt

À la suite d’une demande régulière des étudiants, Alexandre a développé un bouton qui renvoie à la page de gestion des prêts

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Réunion thématique retour d’expérience du 22 juin 2021 Un calcul des prêts indique si l’ouvrage est prolongeable

• Click and collect : conséquence du COVID-19, le centre est resté fermé longtemps. Pour permettre aux utilisateurs de venir chercher des ouvrages, ils ont créé un click and collect.

C’est basé sur la création d’une liste via un panier, et l’ajout d’un composant en haut de la liste de résultat. Les utilisateurs envoient la liste via un email préformaté à l’équipe du hub

Ça a bien plu et ils vont le conserver et l’améliorer

• Formatage de la db pour répondre au RGPD

4^ème présentation : Corine Lespesailles, CNAM – CDFT – Centre de documentation sur la formation et le travail

• Projet de modernisation du portail (il n’est pas encore en ligne)

• Pas d’identifiant. Catalogue ouvert à tous. Pas de personnalisation

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• Sur la page d’accueil, au centre, l’accent est mis sur des kentapps :

- Kentapps qui renvoient vers des produits qui ne sont pas toujours dans kentika : vers un site de veille développé par le cnam, vers le site des archives du Hal, une base de données de thèses

- Une kentapps nouveauté, et une kentapps « actualités du centre », - Une kentapps thematique basée sur une requête

• Au niveau de la recherche, choix de ne pas mettre en avant la recherche globale en avant-plan.

• Dans le menu de gauche, différents types de recherches sont proposées

+ L’accès aux nouveautés, à l’index des revues, à des dossiers thématiques, au thésaurus

• Pour la liste de résultats, personnalisation par type de documents pour aider la rédaction de bibliographies des étudiants et chercheurs

• Question de Corinne : comment garder le look du portail à jour ? Réponse de Marion :

- L’important c’est d’être mobile responsive. Il faut privilégier une seule entrée de navigation, et choisir la barre horizontale car elle s’adapte mieux en mode mobile responsive

Commentaire de Corinne : si je fusionne les 2 menus, j’ai trop de menus dans la barre horizontale Réponse de Marion : Attention de ne pas ajouter trop de menus dans cette barre horizontal, max 12 Avant de penser au look, il faut penser à la navigation. Quels sont les points d’entrées de votre site ? Comme exemple, Marion présente le site de l’ENVA qui a été refait début de janvier 2021

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Tips de Marion : pour faire des boutons sur les pages web, il faut utiliser la class button sur un texte (3^ème onglet de gestion des liens)

Organisation de la page :

-Dans la barre du haut, navigation dans le contenu -Dans le footer, navigation externe (réseaux sociaux)

-Au centre, mise en avant de la recherche globale et accès aux ressources essentielles

Question de Rodolphe : sur les petits éléments réutilisables, est-ce qu’il existe une liste ? Réponse d’Alexandre : non, mais c’est à creuser

Question de Chrystel : concernant le menu en haut de page, comment gérer les niveaux de navigation si on a aussi des espaces ?

Marion : en effet, ça décale la navigation vers le bas.

- Il faut laisser respirer la page

- Limiter la prolifération de menu, limiter les points d’entrées ! - Limiter la largeur pour faciliter le confort de lecture

- Bien choisir ses visuels. Exemple de site pour trouver des visuels : pexels, unsplash - Partir de ce que veut son utilisateur (cfr les ateliers de Rodolphe)

- Avoir une même cohérence, un même schéma qui se répète. Ça permet d’avoir des repères qui permettent d’accéder facilement à la ressource

- Un changement de charte graphique de votre société est un bon moment pour remettre le sujet à plat

• Question de Rodolphe sur la personnalisation des templates : est-ce qu’on est obligé de passer par l’interface de modification, ou est-ce on est on peut prendre une feuille de style css et intervenir dessus ?

Réponse d’Alexandre : C’est une feuille css, mais pas modifiable car fait partie du kit

• Marion donne quelques explications sur les nouveaux composants de la version 4 : - C’est « le cobalt » avec des nouveaux composants

- Présentation automatique des recherches les plus fréquentes - Boutons pour des sujets thématiques

- Importance sur les bons visuels

- Liste de résultats plus épurée en standard

5^ème présentation : Alexandre Bernard, Kentika (présentation disponible)

• Derniers développements :

- Regroupement des différents fonds sur la page d’accueil sous forme de blocs

- L’utilisateur s’abonne lui-même à la liste de diffusion des magazines, et participe à un sondage pour les réabonnements

- Carrousel qui renvoie vers un dossier, plutôt que vers une notice

- Quand les mots sont mis en surbrillance, un petit outil sur les mots trouvés

- Afficher des kentapps qui correspondent aux centres d’intérêts envoyés par dsi. Elles sont générées par un script - Mettre la recherche globale dans le bandeau (aweb). Nouveautés de la v4, les termes restent dans la recherche

globale

- Les menus impression etc sont placés sur la droite (à place des petites icônes)

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Réunion thématique retour d’expérience du 22 juin 2021 - Kentapps sur toute la largeur avec de la gestion de droits inclus

- Formulaire d’échange avec l’utilisateur

• Question de Yesma sur les recherches fédérées et API Explication d’Alexandre et Marion sur l’API de kentika

Marion rappelle un livre blanc sur l’interopérabilité sur le site de kentika

• Question de Rodolphe : est-ce que le catalogue des nouveaux composants est à jour ? Alexandre : non, pas encore, mais à venir

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10/09/2021

Club Kentika Réalisations clients

22/06/2021

10/09/2021

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Regroupement en fonds

10/09/2021 Kentika SAS 2

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Sur la page d’accueil

10/09/2021 Kentika SAS 3

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… et la recherche

10/09/2021 Kentika SAS 4

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Préférences

d’abonnements aux revues

10/09/2021 Kentika SAS 5

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Gestion des listes de circulation

10/09/2021 Kentika SAS 6

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Et réabonnements…

10/09/2021 Kentika SAS 7

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…avec visu des résultats

10/09/2021 Kentika SAS 8

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Carrousel de requêtes

10/09/2021 Kentika SAS 9

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Ouvre des listes et non des enregistrements

10/09/2021 Kentika SAS 10

(22)

Navigation dans le highlight

10/09/2021 Kentika SAS 11

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Dans la zone de contenu

10/09/2021 Kentika SAS 12

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KentApp liées aux abonnements DSI

10/09/2021 Kentika SAS 13

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V4 uniquement !

10/09/2021 Kentika SAS 14

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Recherche dans le bandeau

10/09/2021 Kentika SAS 15

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+ actions en listes à droite

10/09/2021 Kentika SAS 16

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Base d’échanges clients

10/09/2021 Kentika SAS 17

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Kentapps Personnalisées

10/09/2021 Kentika SAS 18

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Gestion des réponses sur la notice

10/09/2021 Kentika SAS 19

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Réunion de travail : Retours d expérience. 22 juin 2021