Université Mohammed V
Faculté de Médecine et de Pharmacie de Rabat
Présenté par Dr. Fadoua BERDI
Spécialité
:
Pharmacie clinique
- 2020 –
REMERCIEMENT
A notre maître de stage et encadrant
Monsieur le professeur « A.BENNANA »
Nous avons eu l’honneur et le privilège d’apprécier la rigueur de votre
enseignement et de profiter de votre encadrement constant et bien veillant, qui
nous ont fournis les outils nécessaires à la réussite de nos études universitaires.
Veuillez trouver dans ce travail, l’expression de mon respect, de ma gratitude et de
ma sincère reconnaissance.
Au professeur « J. LAMSAOURI »
Je tiens à vous exprimer toute ma reconnaissance pour m’avoir encadrée,
orientée, aidée et conseillée tout au long de ma période d’affectation à
l’HMIMV.
Vous avez toujours su me guider et me soutenir quand il le fallait.
Au professeurs « Y.TADLAOUI» , « W.ENNEFAH »
Je voudrais vous adresser toute ma gratitude pour votre disponibilité, votre
soutien moral et intellectuel et, surtout, vos judicieux conseils qui ont contribué
à guider mes réflexions.
A tout le personnel du pole pharmacie
Je tiens à remercier toute l’équipe du pole pharmacie pour sa gentillesse
et pour sa précieuse aide tout le long de ma formation
PRESENTATION DU MEMOIRE
Le travail de recherche réalisé dans le cadre de la formation effectuée au pôle
pharmacie, de l’Hôpital Militaire d’Instruction Mohamed-V-Rabat et le
département chimie thérapeutique, pharmacie clinique et hospitalière / gestion
pharmaceutique, sous la direction du professeur A. BENNANA, fera l'objet de
mémoire de fin de spécialité en vue de l'obtention du Diplôme National de
Spécialité en Pharmacie Clinique.
Intitulé du travail : Impact de la mise en place d’un nouveau système
d’information sur la chaine logistique pharmaceutique : Cas du pôle
pharmacie de l’HMIMV-Rabat
Professeur encadrant : Pr A.BENNANA
PLAN
INTRODUCTION GENERALE……….5
PARTIE 1 : PARTIE THEORIQUE……...………7
PARTIE 2 : ETUDE PRATIQUE INTRODUCTION………...16
MATERIELS ET METHODES……….... 16
RESULTATS………...17
DISCUSSION……… .28
INTRODUCTION GENERALE
Le secteur des soins de santé est en constante transformation pour s’adapter à un environnement complexe et mouvant. Le milieu hospitalier a connu ces dernières années de multiples changement, notamment, la croissance des dépenses de santé, l’intégration de technologies de plus en plus sophistiquées et de plus en plus couteuses, et la pénurie de personnel soignant. En outre, le budget octroyé par l’état est de plus en plus serré. Dans un tel contexte, les établissements de santé doivent optimiser leur gestion afin de réduire leurs dépenses tout en garantissant la qualité et la sécurité des soins aux patients. Plusieurs études ont montré que la logistique hospitalière représente 30 à 40 % des couts annuels hospitaliers, parmi ces couts, la pharmacie représente plus que la moitié des dépenses [1]. Afin d’optimiser et mieux gérer la chaine logistique pharmaceutique, il devient indispensable que les hôpitaux sachent se doter de moyens technologiques et puissent construire et exploiter des systèmes d’information pour favoriser leur bon fonctionnement interne et améliorer leurs performances.
La maitrise des systèmes d’information est une condition primordiale pour garantir l’optimisation de la logistique pharmaceutique, notamment la traçabilité de tout le circuit des produits pharmaceutiques et la gestion des flux tout au long de la chaine logistique ( fournisseur, livraison, réception, stockage distributeur, patients). Le système d’information permet de coordonner et d’optimiser l’organisation et le fonctionnement des différents intervenants de la chaine. Il serait donc indispensable d’avoir un système d’information capable de gérer et de maitriser toute la chaine logistique pharmaceutique et donc optimiser les dépenses.
Notre travail sera présenté en deux étapes, une partie théorique, où on va décrire la logistique pharmaceutique, le lien avec le système d’information.
Une partie pratique qui a été réalisée en deux parties, d’abord, on a fait un état des lieux de la chaine logistique pharmaceutique et l’évolution du système d’information au pôle pharmacie de l’hôpital militaire Mohamed V-Rabat, ensuite on a réalisé deux enquêtes auprès des services de soins. Un questionnaire a été destiné aux services de soins, avant la mise en place du système d’information, dont l’objectif était d’évaluer la chaine logistique pharmaceutique, et une deuxième enquête a été réalisée, après la mise en place du nouveau système d’information, pour évaluer l’impact de ce nouveau système sur la chaine logistique
pharmaceutique. Nous allons comparer les résultats de ces deux enquêtes afin d’étudier si la mise en place de ce système avait un impact sur la logistique pharmaceutique.
Introduction
La logistique est une discipline relativement nouvelle dans les pharmacies hospitalières. Le secteur des approvisionnements ne correspond toutefois qu'à une petite partie du travail à accomplir. En outre, il est clair que les chaînes logistiques pharmaceutiques doivent dépasser le niveau de l’intendance pour s’engager dans une refonte radicale afin d’intégrer les logiques d’optimisation des flux, de réduction de coût et de gestion des risques [2]. A l’hôpital, on distingue trois niveaux d’interventions, un premier niveau qu’on appelle « logistique opérationnelle » qui vise à rationaliser les flux à l’intérieur de l’établissement. On parlera de la distribution des produits pharmaceutiques, des flux de dossiers et d’examens médicaux. Un deuxième niveau, plus stratégique, tend à optimiser les approvisionnements en produits pharmaceutiques, des fournisseurs à la pharmacie, et vers les services des soins. Ce niveau de logistique est plus difficile à mettre en œuvre car elle implique une collaboration très forte d’un grand nombre d’acteurs. Enfin, un troisième niveau, il s’agit du système d’information dont le début est de mettre en cohérence tous les flux d’information d’un même établissement pour une plus grande transparence et une meilleure prise en compte des paramètres.
1. Définition de la logistique pharmaceutique
La logistique pharmaceutique est un processus qui a pour objectif de mettre à la disposition des patients le plus efficacement possible, les produits pharmaceutiques qui leur seront administrés, dans des conditions garantissant la sécurité et la traçabilité tout en respectant les nombreuses réglementations entourant les produits pharmaceutiques et leur dispensation. La pharmacie hospitalière représente une part non négligeable des dépenses d’un établissement de santé. Elle fait partie intégrante des activités de logistique hospitalière qui sert de support à l’activité de soins apportés aux malades. Il ne faut pas voir la pharmacie comme « isolée » dans l’hôpital mais comme le maillon central de la chaine logistique pharmaceutique dont le but est de mettre les produits pharmaceutiques à la disposition du patient [3].
Les principaux éléments sont les fournisseurs en premier lieu puis la pharmacie , les stocks au niveau des services et le processus des soins. Ces éléments sont coordonnés par différents acteurs avec un flux d’information divers tout long de la chaine.
- Les fournisseurs : Le marché des produits pharmaceutique est dominé par quelques grands groupes fournissant une grande variété de référence. L’attribution des marchés pour la fourniture des médicaments est réglementée par le code des marchés publics, ce qui restreint la liberté de négociation avec ceux-ci.
-
La pharmacie centrale et les stocks : Les activités et responsabilités du pharmacien hospitalier sont également définies par la loi ainsi que les conditions de délivrance et de remboursement des produits pharmaceutiques. En outre, la gestion des stocks de la pharmacie est rendue complexe par le nombre de produits et l’hétérogénéité des données logistiques, les volumes et conditionnement divers, les conditions de stockage spécifiques (chaine de froid, endroits sécurisés pour les stupéfiants, espaces stériles…), la gestion des dates de péremption.-
Les stocks avancés : Chaque unité de soins et unité médicotechnique dispose d’un stock de produits pharmaceutiques géré localement par le personnel paramédical. La gestion de ces stocks pour un même produit est différente dans les unités de soins ou dans les services médicotechniques.-
Le processus de soins : Tout comme la gestion des stocks, le processus de soins est lui aussi différent en fonction des unités de soins et des unités médicotechniques. En outre, le processus de soins qui conditionne la demande de produits pharmaceutiques est fortement marqué par l’aléatoire et la prépondérance du facteur humain.Les flux d’information : les flux d’information qui entourent la chaine logistique pharmaceutique sont nombreux et complexes. Ils doivent indiquer quel médicament prescrire à quel patient, ils doivent assurer la traçabilité des produits pharmaceutiques administrés et leur facturation, ils doivent également permettre le remboursement auprès des organismes assureurs, assurer un retour des informations pour une assistance pharmaceutique sur l’administration des médicaments.
Les acteurs : Les acteurs intervenant tout au long de la chaine sont nombreux et doivent avoir une double compétence (technique et médicale), ce qui a comme conséquence la gestion indépendante des flux pharmaceutique par rapport aux autres flux logistiques de l’hôpital.
Une logistique pharmaceutique bien maitrisée permet une réduction de l’impact financier et de la consommation des produits, une réduction des stocks, un meilleur suivi des stocks et une meilleure traçabilité des produits, une limitation du gaspillage [1].
la figure 1 résume les acteurs intervenants à la chaine logistique pharmaceutique, ainsi que les flux correspondants.
Fournisseurs Pharmacie (services)Stock Processus de soins
Flux d’informations
Fournisseurs Pharmaciens Médecins + personnels paramédical
Patient
ACTEURS
Figure 1 : Éléments et acteurs de la chaine logistique pharmaceutique Objectifs qualité d’une chaine logistique :
La gestion des fonctions logistiques tient une place non négligeable dans la recherche de l’amélioration de la qualité. La chaîne logistique présente alors des objectives qualités vis-à-vis des services de soins, des patients, de la direction, des organismes payeurs et des fournisseurs. Les objectives qualités de la chaîne logistique peuvent être déclinées selon plusieurs critères:
- La sécurité : Elle constitue l'objectif principal de cette chaîne, à savoir éviter les ruptures de stock. Par ailleurs, la livraison et la dispensation doivent être réalisées dans le respect de la chaîne du froid ou des statuts particuliers de certains produits (Exemple : les stupéfiants, les produits thermolabiles).
- La réactivité : Elle a pour objectif de faire face à des ruptures de stocks des produits de santé, ce qui peut compliquer énormément le travail du personnel de soins et menacer la santé du patient.
- La traçabilité : Elle permet de retrouver quel médicament, ou quel dispositif médical implantable a été commandé chez quel fournisseur et distribué dans quel service. Cette information est importante non seulement pour les retraits de lots mais également pour la gestion des implants et des médicaments dérivés du sang.
- La performance : Elle consiste à être toujours en mesure de satisfaire les besoins quels qu'ils soient.
- L’efficience : Elle a pour but de rechercher toujours l'efficacité à un moindre cout - La flexibilité : Elle permet de gérer un approvisionnement en urgence
- La fluidité : Elle évite que les produits ne se périment en appliquant des outils de gestion des stocks tels la méthode FIFO par exemple [4].
Étapes et acteurs du circuit des produits pharmaceutiques :
Il est clair qu’on ne peut pas parler de chaine logistique pharmaceutique sans parler de circuit des produits pharmaceutique. A l’hôpital, ce circuit constitue un des processus qu’il faut maitriser pour garantir l’accessibilité et la qualité des soins des patients. La pharmacie hospitalière en est l’organe pivot, et donc, modéliser son organisation, définir ses acteurs, assurer sa performance et le sécuriser doivent faire partie des priorités de l’hôpital [5].
Le circuit des produits pharmaceutiques recouvre deux circuits, distincts et interconnectés. Le premier circuit, clinique, est celui de la prise en charge thérapeutique du patient hospitalisé, depuis son entrée, au moment où son traitement personnel est pris en compte, jusqu’à sa sortie. Au sein de l’hôpital, ce circuit clinique inclut les phases de prescription, dispensation et administration. Le second circuit, est celui logistique, il concerne les produits pharmaceutiques de l’achat jusqu’à la délivrance aux services des soins, rejoignant le circuit clinique au stade ultime, celui de l’administration du médicament au patient. Chacune des phases de ces deux circuits fait intervenir des acteurs différents. Leur formation initiale et continue, leur positionnement sur les tâches ainsi que leur coordination et collaboration, conditionnent la qualité, la sécurité et l’efficience de la prise en charge thérapeutique du patient [6] .
Figure 2 : Schéma ces deux circuits des produits pharmaceutiques
le rôle de la pharmacie de l’hôpital dans le circuit des produits pharmaceutique, notamment leurs parcours matériel et physique (le cycle logistique), est central et se fixe comme finalité, la fourniture des produits pharmaceutiques nécessaires aux soins des patients hospitalisés. Ce cycle vise notamment l’optimisation des stocks de la pharmacie et ceux qui peuvent être détenus par les unités de soins [7].
La performance du circuit des produits pharmaceutiques :
La performance se définit comme l’optimisation des services rendus aux usagers. Dans le monde médical, la notion de performance s’articule autour de trois points : améliorer la santé, augmenter la capacité à répondre aux attentes de la population et assurer l’équité de la contribution financière [8] . En termes de circuit des produits pharmaceutiques, la performance peut se traduire par l’optimisation des services pharmaceutiques rendus aux patients. Maintenir et améliorer cette performance fait partie intégrante des Bonnes Pratiques de la Pharmacie hospitalière (BPPH) et requiert de planifier et de mettre en place des stratégies de développement professionnel. Parmi ces stratégies figurent la formation continue du personnel et l’automatisation des pratiques pharmaceutiques comme l’informatisation des prescriptions, et l’utilisation des automates pour la distribution ou la dispensation [9].
Les indicateurs de performance du circuit des produits pharmaceutiques :
Concernant le circuit des produits pharmaceutiques à l’hôpital, il est tout à fait possible de suivre sa performance en mettant en place différents types d’indicateurs. Parmi ces indicateurs, on peut citer les indicateurs de structure, d’activité, de processus, de résultats et de performance [10].
Indicateurs de structure :
Les indicateurs de structure ou de ressources représentent les moyens humains, les équipements et les ressources financières nécessaires à la réalisation du processus, d’une activité ou d’une fonction.
Indicateurs d’activité:
L’activité peut être décrite de manière globale et/ou par secteur . De nombreux indicateurs d’activité peuvent être envisagés, en fonction des objectifs poursuivis.. Elle peut être exprimée de manière détaillée ou synthétique, de manière brute ou par référence aux coûts, aux structures, aux volumes, etc.
Indicateurs de processus :
Tout processus peut être décrit comme un ensemble d’étapes dont la succession doit aboutir à un résultat de qualité. Chaque étape constitue elle-même une succession de tâches faisant intervenir différents acteurs. Les indicateurs de processus renseignent principalement sur les pratiques professionnelles appliquées lors de ces différentes étapes et tâches ainsi que sur les modalités de fonctionnement et de coordination des secteurs d’activités concernées.
Indicateurs de résultats :
En matière de santé, qu’il s’agisse d’objectifs sanitaires globaux ou de démarches locales d’amélioration de la prise en charge des patients, la notion de « résultats » recouvre des réalités différentes. Les indicateurs de résultats intermédiaires mesurent l’activité et la qualité des différentes étapes des processus. Les résultats finaux en termes de santé traduisent un
changement de l’état de santé des patients. Ils rendent directement et précisément compte de la capacité d’action du système de soins.
Indicateurs de performance :
Il s’agit d’une donnée quantifiée qui mesure l’efficacité de tout ou une partie d’un processus ou d’un système par rapport à une norme, un plan ou un objectif déterminé et accepté dans le cadre d’une stratégie d’entreprise ou d’institution.
A noter que chaque établissement hospitalier peut développer des indicateurs adaptés à leurs pratiques.
Lien logistique pharmaceutique et système d’information :
A l’instar de toute entreprise, l’hôpital doit aussi se doter d’un système d’information communiquant afin de faciliter l’accès à l’information le long de la chaine logistique. En effet, Un système d’information est un système constitué par les divers éléments de collecte, de traitement, de diffusion et de stockage de l’information. Il s’agit d’un ensemble des éléments en interaction ayant pour objectif de rassembler, traiter et fournir les informations nécessaires à son activité. L’objectif principal d’un système d’information est l’accès au bon moment, à la bonne information, pour prendre la bonne décision.
L’informatisation du dossier du patient et de la prescription médicale a tendance à se généraliser dans les établissements de santé. Cette dématérialisation rend les données du patient plus accessibles aux professionnels de santé et notamment au pharmacien. Cela a permis également de centraliser les informations sur un support unique et éviter ainsi les pertes d’informations ou les erreurs de retranscriptions. De plus, le stockage informatique des informations permet d’en conserver un plus grand nombre et facilite aussi la recherche et le suivi des informations tracées [11].
L’adoption des nouvelles technologies de l’information aux stades de la prescription, de la dispensation et de l’administration des médicaments doit être une pratique courante. L’informatisation, la robotisation et l’automatisation du circuit des produits pharmaceutiques doivent simplifier les processus, faciliter les interfaces entre les étapes et les personnes, supprimer les étapes manuelles sans valeurs ajoutées, aider les soignants pour une utilisation
optimale des produits pharmaceutiques, assurer le contrôle et la traçabilité de ces produits, mais aussi atteindre l’interopérabilité. Chaque acteur de la chaine pourrait récupérer les informations qui lui sont utiles, pour son activité professionnelle [12]. Il s’agit de passer d’une logique de système d’information (SI) vers une logique de SIC (système d’information et de communication). Pour y parvenir et atteindre la performance, il est important de réunir les compétences spécifiques, en appliquant les normes et procédures mais également en les intégrant dans la chaine logistique interne [13].
Introduction :
Le processus élémentaire (1) de la chaine logistique ( Réception- Gestion interne des stock en pharmacie ) étant déjà informatisée, le nouveau projet consiste à mettre en place la prescription informatisée et donc dématérialiser tout le processus de la chaine logistique. Pour cette raison, dans ce travail, on va se limiter au circuit logistique des produits pharmaceutique, et plus particulièrement le circuit de ces produits, du pole pharmacie aux services des soins. l’objectif de notre étude est d’étudier l’impact de la prescription connectée sur la chaine logistique pharmaceutique.
Matériel et méthodes :
Le travail a été réalisé en deux parties :
On a réalisé dans un premier temps, un état des lieux de la chaine logistique pharmaceutique et l’évolution du système d’information au pôle pharmacie de l’HMIM-V.
La 2ème partie du travail a concerné les enquêtes réalisées. Celle-ci ont été faite en deux
étapes :
En 2018, nous avons réalisé une enquête ( annexe1) afin d’évaluer la chaine logistique pharmaceutique, en envoyant deux types de questionnaires, un questionnaire pour tout le personnels responsable de la pharmacie au niveau des services et un entretien semi-directif avec les médecins chefs des services. Ces questionnaires ont été réalisés en s’inspirant d’une revue de littérature sur la logistique pharmaceutique hospitalière et sur la qualité en général au niveau de la pharmacie hospitalière.
Le premier questionnaire, destinés aux personnels paramédicaux, portait principalement sur la relation pharmacie-service, la fréquence des commandes, le temps nécessaire pour la réalisation de la demande, le nombre de personnes participant à la gestion des produits pharmaceutique au niveau de chaque service, le stockage des produits pharmaceutiques dans le service, le délai entre la demande et la réception des produits, les ruptures des produits pharmaceutiques, la communication avec le personnel de la pharmacie et la qualité du service
Le deuxième type de questionnaire, il s’agit d’un entretien semi-directif, qui a été destiné aux chefs des services, il portait principalement sur des questions d’ordre stratégique, notamment sur la qualité du service de la pharmacie, la communication avec le personnel de la pharmacie et la conformité des produits pharmaceutiques reçus.
En juin 2020, quatre mois après la mise en place d’un nouveau système d’information ( la dernière version Esculape Pharnet), permettant une prescription informatisée au niveau des services, on a réalisé une enquête de satisfaction. Cette enquête avait pour objectif, d’évaluer le taux de satisfaction des services suite à l’installation de ce système et en même temps d’évaluer l’impact du système d’information et plus particulièrement la prescription connectée sur la chaine logistique pharmaceutique.
Le questionnaire ( annexe 2) a été destiné, au personnels responsables de la pharmacie dans chaque service, et tout le personnel utilisant le système d’information. Il portait principalement sur l’évolution des demandes de la pharmacie, la qualité de la prestation pharmaceutique, après le démarrage de la prescription connectée, la performance ainsi que l’ergonomie du système utilisé.
Résultats :
Cas du pole pharmacie de l’HMIMV :
État des lieux logistique pharmaceutique au pôle pharmacie de l’HMIMV
Au niveau du pole pharmacie, on a trois services dont le fonctionnement est séparé, service des médicaments, service des dispositifs médicaux et service des réactifs de laboratoire. Chaque service est géré par un pharmacien chef de service, avec des pharmaciens assistants ( pharmacien responsable du suivi des marchés, pharmacien responsable des commandes et pharmacien responsable de la dispensation), des préparateurs ( magasinier responsable du dépôt, magasinier responsable de la distribution et des préparateurs de distribution), mais le circuit de tous les produits pharmaceutiques repose sur le même principe.
Le circuit des produits pharmaceutique, commence par l’expression des besoins, émanent des services. Cette expression en produits pharmaceutiques se fait soit sous forme d’une estimation annuelle de la consommation ou bien par une demande d’achat spécifique pour des
produits hors nomenclature de l’hôpital. En fonction de ces estimations ainsi que le budget alloué à la pharmacie on établit ce qu’on appelle le programme d’emploi.
Une fois ce programme est établi on passe à la réalisation des appels d’offre, qui est effectué par le service d’approvisionnement selon le code des marches public.
Le lancement des appels d’offre se fait par le service d’approvisionnement de l’hôpital. A l’ouverture de ces appels d’offre, le pharmacien a pour rôle de participer à l’analyse technique, avec les médecins, pour juger la conformité des produits proposés par les fournisseurs. Après notification et engagement du marché, et une fois on a le fournisseur attributaire du marché, on peut faire des demandes de livraison. Ces demandes sont établies en fonction de l’état du stock des produits et de leur consommation.
La réception des livraisons, se fait par l’unité de réception dont le fonctionnement est indépendant du pole pharmacie. Cette unité est gérée par un administrateur responsable de la réception, accompagné du magasinier de la réception et des opérateurs de la saisie des entrées. L’unité de la réception a pour rôle, la vérification de la conformité des produits reçus, la saisie de bons de livraison et la préparation du procès-verbal pour la validation de réception. Une fois le comité de réception atteste la conformité des produits livrés, les produits doivent entrer en stock dépôt pour chaque service.
Chaque service du pole pharmacie a un dépôt géré par un magasinier responsable qui a pour rôle de gérer le stock des produits en prenant en compte le seuil du stock de sécurité pour chaque produit, d’attester l’entrée en stock, valider le réapprovisionnement du magasin distribution et veille à ce que son stock soit à jour avec le stock informatique.
Au niveau du magasin de distribution, un préparateur est désigné responsable du magasin, il a pour rôle de réapprovisionner son stock à partir du dépôt et d’honorer les demandes des services en coordination avec le pharmacien responsable de distribution.
Chaque service a deux types des demandes, une demande globale hebdomadaire contenant tous les articles dont le service a besoin en cas d’urgence et pendant les horaires de garde et une demande nominative pour chaque patient d’une durée accordée de quatre jours pour la plupart des produits, 48h pour les antibiotiques en attendant l’antibiogramme. Pour les produits à statut particulier (stupéfiants, médicaments dérivés du sang), la dispensation peut être journalière. Afin de mieux gérer le circuit logistique des produits pharmaceutique il faut
différentes étapes. la figure (3) résume les différentes étapes du circuit des produits pharmaceutique à l’hôpital.
Expression besoins
Programme d’emploi ( budget+ estimation annuel)
AO ( Marchés)
Demandes de livraison
Réception livraisons
Stockage dépôt
Distribution
Demandes des services ( stock des services)
Figure 3 : Circuit des produits pharmaceutiques au pôle pharmacie-HMIM-V-Rabat
Évolution du système d’information au pôle pharmacie de l’HMIMV-Rabat
Le flux d’information parcourt tout le processus de la chaine logistique pharmaceutique. Le système d’information intervient dans toutes les étapes de la chaine logistique. Il a pour rôle de faciliter la transmission d’information entre clients internes ( réception- dépôt-distribution-services des soins), depuis la réception jusqu’à l’administration des produits au patient. Il serait utile de faire un rappel sur l’historique de ce système au sein du pôle pharmacie, en décrivant les avantages et les limites de chaque solution. Ainsi, depuis la mise en place du système d’information à l’hôpital, le pole pharmacie a fonctionné avec 3 systèmes d’information :
Figure 4 : Évolution du système d’information au pôle pharmacie
LOGISOFT : a été le premier système d’information mise en place au niveau de la pharmacie. Il permettait à l’époque de répondre au maximum des besoins, sa fonction principale était la gestion des stocks. Parmi les limites de ce système, son interface qui était peu conviviale, le circuit n’était pas entièrement informatisé, Tous les documents de suivi et de notifications sont saisis à part sur EXCEL ou WORD, et donc il présentait plus de risques d’erreurs. Les alertes système tel que la date de péremption ou alerte du stock n’étaient pas bloquantes. Par la suite, un autre système a été mise en place, il s’agit de la première version d’ESCULAPE PharNet, les avantages de ce système est qu’il permettait de prendre en charge le circuit des produits pharmaceutiques depuis l’entrée en stock jusqu’à la sortie vers les services, il s’agit d’une application ‘full web’. Il permettait de corriger les limites de l’application précédente il prenait en charge les alertes envoyées dès l’atteinte des seuils prédéfinis, l’interface graphique était plus conviviale et toutes les éditions se font automatiquement à partir du système. Les limites de cette version est qu’elle n’avait pas de prescription informatisée, ni la possibilité de se connecter avec d’autres interfaces de système d’information hospitalier (SIH), notamment l’admission des patients et la facturation.
Par la suite, l’hôpital a mis le projet de système d’information parmi ses priorités. Actuellement, on a mis en place la dernière version d’ESCULAPE pharnet, cette solution permet de gérer tout le circuit des produits pharmaceutiques de la réalisation des prévisions, le programme d’emploi jusqu’à la prescription connectée. Certes, comme tout système, il présente des limites, parmi lesquels, la non possibilité de se connecter à des logiciels d’aide à la prescription ou d’aide à la validation pharmaceutique, mais il couvre tout le circuit des produits pharmaceutiques et donc permet une traçabilité complète de la chaine logistique.
LOGISOFT ESCULAPE ( Esculape version nouvelle)
des versions papiers, et notamment de tracer le circuit des produits de santé à tous les niveaux, depuis leur entrée en pharmacie jusqu’à leur administration aux patients
Dans l’objectif d’avoir toujours l’actualité, l’hôpital est en cours de réalisation d’un projet (SIH), il s’agit de la solution intégrée Dxcare, dont le module pharmacie est Dx pharm. Cette solution va permettre de gérer tout le dossier patient et le dossier médical, la gestion des Rendez-vous, le Circuit du patient opéré, la gestion des urgences et des plateaux techniques de biologie et d’imagerie. Elle va aussi permettre d’automatiser et de partager des informations au niveau de tous les acteurs de la prise en charge du patient. L’avantage de ce système, est qu’il permettra d’avoir une Interopérabilité entre les différents sous-systèmes du SIH, échange d’informations vers une traçabilité complète du patient. Parmi les avantages de la nouvelle solution est l’Interopérabilité, un logiciel d’aide à la prescription (LAP) et à la distribution (LAD), Système évolutif.
Résultats du questionnaire sur l’évaluation de la chaine logistique avant la mise en place de la prescription connectée :
Le nombre des réponses qu’on a reçu était de 28, sur 52 services interrogés, avec un taux de réponse de 54%.
La fréquence des demandes envoyée à la pharmacie est représentée par le tableau suivant :
Fréquence des commandes pharmacie Nombre services % services
1 fois /semaine 1 3%
2 fois /semaine 17 61%
chaque jour 10 36%
TOTAL 28 100%
Tableau 1 : Fréquence des demandes pharmacie
Le temps nécessaire pour la réalisation d’une demande, selon les participants à l’enquête, est représenté dans le tableau suivant :
Temps de préparation d'une demande Nombre service % services
1H 8 28%
2H 9 32%
5H 2 8%
24H 7 25%
autres/ sans réponse 2 7%
TOTAL 28 100%
Tableau 2 : Temps de préparation des demandes pharmacie par les services
Le nombre de personnes responsables de la pharmacie au niveau des services était comme suit : 14% ont répondu par une seule personne responsable, 75% ont au moins deux personnes responsable de la pharmacie et 11% plus que 3 personnes.
Concernant le délai entre l’envoi de la demande et la récupération des produits pharmaceutiques de la pharmacie, les réponses sont représentées dans le tableau suivant :
Plus de 3h 5 18%
28 100%
Tableau 3 : délai d’attente des demandes pharmacie
93% ont déclaré qu’ils vérifient toujours si les produits pharmaceutiques dispensés sont conformes à leur demande.
54% réclament qu’ils ne sont jamais informés quand un produit pharmaceutique demandé est en rupture. tous les participants à l’enquête ont confirmé qu’ils préfèrent être informés de la rupture d’un produit avant de le demander.
Concernant les difficultés rencontrées lors de la demande des produits pharmaceutiques, les réponses ont été multiples : 92% ont réclamé que le délai entre le dépôt des ordonnances à la pharmacie et la récupération des produits pharmaceutiques demandés est long, 78% réclament la non disponibilité de certains produits demandés et qu’ils ne sont pas informés sur la raison pour laquelle ces produits sont en rupture, 68% réclament que, souvent, les quantités livrées pour certains produits demandés sont insuffisantes, et 7% réclament la qualité de certains produits pharmaceutiques.
Difficultés/ Réponses multiples
Nombre
réponses % réponses par rapport aux participants (28)
Délai de commande long 26 92%
Produits non disponibles 22 78%
Quantité livrée insuffisante 19 68%
Mauvaise qualité 2 7%
Tableau 4 : difficultés rencontrés par les services vis-à-vis de la pharmacie
Concernant la communication avec le personnel de la pharmacie, 46% ont répondu par un niveau de communication très satisfaisant, 40 % par une communication peu satisfaisante et 14% trouvent que la communication avec le personnel de la pharmacie n’est pas du tout satisfaisante.
65% déclarent avoir un interlocuteur au niveau de la pharmacie, et 35% trouvent des difficultés pour demander une information.
En interrogeant les participants sur la qualité du service offert par la pharmacie, 61% ont répondu par un niveau de prestation peu satisfaisant et 39% par un niveau très satisfaisant.
Résultats de l’enquête de satisfaction après utilisation de la prescription connectée: Le questionnaire a été destiné aux personnels paramédicaux responsables de la pharmacie au niveau des services de soins. La tranche d’âge des participants varie entre 36% moins de 30 ans, 38% entre 30- 40 ans et 26% avaient plus que 40 ans.
Le nombre des personnes responsables des demandes pour la pharmacie, pour chaque service varie entre 20% ayant une seule personne, 58% ont deux personnes responsables et 22% des services ont plus que deux personnes responsables de la pharmacie.
Concernant la fréquence de passation des commandes, les résultats sont représentés dans le tableau suivant :
Fréquence des commandes pharmacie Nombre services % services
1 fois /semaine 14 28%
2 fois /semaine 3 6%
chaque jour 18 36%
Chaque 48h 15 30%
TOTAL 50 100%
Tableau 5 : fréquence de passation des demandes pour pharmacie
Le temps nécessaire pour réaliser une demande varie selon les personnes, 34% déclarent avoir passer moins de 30 minutes pour chaque demande, 54% passent 30 minutes pour réaliser une demande, 10% passent une heure et 2% peuvent dépasser une heure afin de réaliser une demande via le système informatique. les résultats sont résumés dans le tableau suivant :
Temps de préparation d'une demande
Nombre
service % services
Moins de 30 minutes 17 34%
30 minutes 27 54%
1h 5 10%
Plus d’une heure 1 2%
TOTAL 50 100
Tableau 6 : temps nécessaire pour préparation des demandes, par la pharmacie 80% des participants ont confirmés qu’ils ont optimisé du temps en envoyant les demandes à
Le délai entre l’envoi des demandes et la récupération des produits pharmaceutiques varie entre 1h et plus de 2h, les résultats sont représentés par la tableau suivant :
Délai entre l’envoi de demande et récupération des
produits pharmaceutiques Nombre service % services
1H 19 38%
2H 20 40%
Plus de 2h 11 22%
TOTAL 50 100
Tableau 7 : délai d’attente des demandes pharmacie
58% ont confirmé que le personnel de la pharmacie met moins du temps, avec ce nouveau système, pour préparer les demandes, par rapport aux demandes manuelles.
concernant le sondage sur l’ergonomie du système, les réponses sont représentées par le tableau suivant :
Ergonomie du système nombre réponses % réponses
Très bon 10 20% Bon 20 40% Moyen 15 30% Faible 1 2% Mauvais 4 8% TOTAL 50 100%
Tableau 8 : sondage sur l’ergonomie du système d’information
les résultats de l’évaluation sur la performance du système sont représentés par le tableau suivant :
Performance du système nombre service % des réponses
Très bon 10 20% Bon 23 46% Moyen 14 28% Faible 3 6% Mauvais 0 0 TOTAL 50 100
Tableau 8 : Sondage sur la performance du système d’information utilisé
72% ont confirmé qu’ils avaient besoin d’assistance pour faire des demandes par le système, dont 4% ont demandé une assistance auprès de la pharmacie chaque jour, 20% une fois par semaine, 10% une fois par mois et 50% ont déclaré avoir demander une assistance très rarement.
Fréquence de demande d'assistance Nombre participants % Réponses Chaque jour 2 4% Une fois/semaine 10 20% Une fois/mois 8 16% Rarement 30 60% TOTAL 50 100%
Tableau 9 : fréquence de demande d’assistance du système d’information
Concernant la qualité et le délai de la prise en charge par pharmacie d’une demande d’assistance, 50% la trouvent très bonne et réponds entièrement à leurs demande et au temps optimum, 44% la trouvent moyenne et 6% n’étaient pas satisfaits de cette assistance.
Concernant le blocage du système, 72% ont déclaré avoir eu un blocage durant leur demande. La fréquence du blocage est représentée par le tableau suivant :
Fréquence du blocage système Nombre des réponses % Réponses
chaque jour 1 2%
une fois /semaine 12 32%
une fois /mois 15 42%
rarement 8 24%
TOTAL (72% ayant eu un
blocage) 36 100%
Tableau 10 : Fréquence du blocage système d’information
La prestation générale de la pharmacie a été également évaluée par les participants à l’étude. Les réponses sont représentées par le tableau suivant :
Prestation pharmacie Nombre réponse % Réponses
Très satisfaisant 9 18%
Satisfaisant 30 60%
Plutôt satisfaisant 9 18%
Pas du tout satisfaisant 2 4%
TOTAL 50 100%
Parmi les suggestions proposés, l’ajout du personnel au niveau des magasins de distributions de la pharmacie afin d’améliorer la qualité du service et éviter les retards des demandes, l’ajout des ordinateurs pour éviter la file d’attente pour la validation des demandes, et le respect du délai prévu pour récupérer les produits pharmaceutiques. Ils ont également proposés la saisie automatique des coordonnées des patients qui se fait actuellement manuellement.
Discussion :
Depuis plusieurs années, l’organisation hospitalière et particulièrement la pharmacie, se trouve confrontée à des enjeux et défis majeurs. De la maitrise des risques et de la qualité de ses prestations, à la réduction des coûts de la logistique pharmaceutique, La pharmacie est plus que jamais appelée à s’inscrire dans la logique d’innovation organisationnelle basée sur une maitrise intégrée de son système d’information [14]. L’objectif principal de ce système est d’optimiser la chaine logistique pharmaceutiques, par la maitrise du flux d’information tout au long de la chaine.
En général, les principaux objectifs d’un système d’information à l’hôpital sont résumés dans le tableau suivant:
Principaux Contributifs
Amélioration de la qualité des soins
- Amélioration des communications - Réduction des délais d'attente - Dossier patient intégré
Maitrise des coûts
- Réduction de la durée des séjours - Réduction des tâches administratives - Diminution des frais de personnel - Optimisation des ressources
Tableau 12 : Objectifs d’un système d’information hospitalier
L’analyse du système d'information est une étape incontournable, elle doit tenir compte de tous les intervenants au sein de l’établissement. Cette analyse commence par une étape cruciale, l’enquête de satisfaction des utilisateurs du système.
Dans notre étude, nous allons comparer les résultats d’évaluation de la chaine logistique avant et après la mise en place du système d’information incluant la prescription informatisée.
Le nombre de personnes impliqués dans la gestion des demandes de la pharmacie, au niveau des services :
Nombre personnes responsables pharmacie Avant SI Après SI
1 personne 14% 20%
2 personnes 75% 58%
Plus que 2 personnes 11% 22%
Tableau 13 : Nombre des responsables pharmacie par service avant/après SI Lors de l’évaluation de la chaine logistique, on a demandé aux chefs de service de nous citer le nombre de personnes responsables de la pharmacie, au niveau de leurs services, ainsi que le profil de ces personnes. 58% des services ont dû mettre un infirmier polyvalent responsable de la pharmacie, et qui consacre tout son temps du travail aux demandes de la pharmacie, il
n’est donc pas impliqué dans sa mission principale, les soins des patients en tant qu’infirmier polyvalent, ce qui engendre, dans la plupart des services, un manque du personnels soignants. En comparant le nombre des personnes responsables de la pharmacie, avant et après la mise en place de la prescription informatisée, la différence n’était significative. Cela s’explique par le fait que le système est nouvellement installé, les services n’ont pas encore changer leurs stratégies de fonctionnement.
Normalement, le système d’information doit contribuer à faciliter la tâche au personnel soignant, l’optimisation des ressources et une réduction de personnels impliqués dans des taches autres que les soins aux patients.
La fréquence des demandes envoyées à la pharmacie :
Fréquence des demandes pharmacie Avant SI Après SI
1fois/semaine 3% 28%
2fois/semaine 61% 6%
Chaque jour 36% 36%
Chaque 48h - 30%
Tableau 14 :fréquence des demandes pharmacie avant/ après SI
La fréquence de la demande dépends de l’activité de chaque service, avant la mise en place du système 61% optent pour une demande 2 fois par semaine. Après la mise en place du système, 36% passent des demandes journalières, ce qui augmente, par ailleurs, l’activité du personnel de la pharmacie, mais permet de mieux gérer les stocks et éviter les fuites, avec un suivi rigoureux, pour certains produits, notamment les produits onéreux.
A l’hôpital, on a deux types de demandes, une dotation globale hebdomadaire et une demande nominative pour les produits à statut particulier, les produits couteux, les produits nécessitant une traçabilité, tel que les médicaments dérivés du sang, les stupéfiants, la demande les
antibiotiques et des dispositifs médicaux implantables. Le système mis en place permet de gérer la diversité et la spécificité de chaque produit dispensé.
Temps nécessaire pour faire une demande à la pharmacie :
Temps pour faire une demande Avant SI Après SI
Moins de 30 min - 34%
30 min - 54%
1h 28% 10%
Plus d’une heure 72% 2%
Tableau 15 : Temps de réalisation d’une demande avant /après SI
On constate que le délai entre la demande et la récupération des produits de la pharmacie a été raccourci après la prescription connectée. En effet, l’objectif principal d’un système d’information est de permettre un gain du temps, notamment, l’optimisation du temps nécessaire à faire une demande à la pharmacie, la réduction des erreurs liés à la prescription médicale, la réduction de prescription incomplètes, et une diminution des pics d'activité. On a développé sur la solution utilisée, une messagerie pour communiquer avec les services. Un message est envoyé aux services dès l’envoi de leurs demande à la pharmacie, afin de leur informer du délai prévue pour la préparation de leurs demandes, et on leur demandant de ne descendre à la pharmacie qu’après avoir reçu un message confirmant que leur demande est prête. Cette solution permettra aux personnels des services d’optimiser leurs temps, ce qui permet ainsi un gain en terme de productivité du personnels soignants.
Délai entre l’envoi demande et récupération des produits Avant SI Après SI 1H - 38% 2H - 40% Plus de 2H 100% 22%
Tableau 16 : Délai avant récupération des produits pharmaceutiques avant/après SI 58% ont répondu que le personnel de la pharmacie met moins du temps pour préparer les demandes et 42% trouvent qu’au contraire, ils mettent plus de temps.
Les résultats de cette question ne peuvent pas être exploités, pour plusieurs raisons, dont principalement le manque du matériel informatique suffisant pour pouvoir honorer toutes les demandes émanant des service au temps optimum. Ainsi, pour qu’on puisse évaluer le temps de préparation des demandes, il faudra mettre en place assez de matériel et supports informatique.
Information- Communication avec la pharmacie :
Lors de l’enquête avant la mise en place du système d’information, 54% ont réclamé qu’ils ne sont jamais informés quand un produit pharmaceutique est en rupture, parmi leurs suggestions, ils préfèrent qu’ils soient informés avant de demander un produit en rupture. Pour pallier à ce manque d’information et de communication entre la pharmacie et les services, nous avons instauré, avec le nouveau système, un outil de communication par des messages envoyés de la pharmacie vers les services. dès qu’on reçoit une demande d’un produit qui n’est pas disponible à la pharmacie, on peut informer le service demandeur, par une notification, que le produit est non disponible, en citant même la raison du non disponibilité. Ce message s’affiche chez le service, pour le produit manquant en proposant également le produit de substitution disponible en pharmacie.
Qualité de la prestation du service pharmacie :
Prestation pharmacie Avant SI Après SI
Très satisfaisant 39% 18%
Plutôt satisfaisant - 18%
Peu satisfaisant 61%
Pas du tout satisfaisant 14% 4%
Tableau 17 : la qualité de la prestation du pole pharmacie avant/ après SI
L’appréciation de qualité du service offert par la pharmacie est tributaire de plusieurs paramètres. Plusieurs indicateurs peuvent intervenir afin d’évaluer la performance d’un service, il s’agit des indicateurs de structure ( les ressources humaines…), des indicateurs d’activité ( délai de la prestation, taux de réponses, taux des ruptures…), et des indicateurs de résultats ( intermédiaires ou résultat final). Le système d’information pourrait améliorer certains de ces paramètres tels que l’optimisation du temps de réponse à une demande, mais il n’est pas suffisant pour évaluer la performance de toute la prestation du pole pharmacie. Une étude d’évaluation de la performance globale du pole pharmacie serait intéressante.
Ergonomie- performance du système d’information :
On a comparé l’avis des participants concernant l’ergonomie et la performance du système en fonction avec la tranche d’âge des participants :
Ergonomie SI /âge très bon/ bon moyen faible/mauvais
30-40 70% 14% 16%
plus de 40 ans 62% 38% 0
moins 30 ans 50% 40% 10%
Tableau 18 : Ergonomie du système d’information selon les participants à l’enquête
Performance/âge très bon/bon moyen faible/mauvais
30-40 ans 65% 25% 10%
plus 40 ans 60% 31% 9%
moins 30 ans 62,50% 19% 18,50%
Tableau 19 : La performance du système d’information selon les participants à l’enquête
Quel que soit la tranche d’âge des participants, les résultats étaient presque les mêmes. Cela pourrait être expliquer par la simplicité du système d’information mis en place. En plus de la formation, dont 88% ont déjà bénéficié, sans oublier l’assistance pharmaceutique, lors de chaque requête.
Le pourcentage des participants n’ayant pas apprécié le système, même s’il reste minime, pourrait être expliquer par la résistance au changement de certaines personnes. En effet, tout changement d’organisation doit être accompagné d’informations et de formations, mais il doit aussi respecter le contexte et l’histoire d’une organisation qui lui est propre à la culture de l’établissement.
Conclusion :
Le système d'information hospitalier est un support incontournable de management hospitalier, permettant une optimisation de la chaine logistique. Cet outil, afin de bien fonctionner et être efficient, il nécessite un décloisonnement des services et une acceptation d'un large partage de l'information. Sa mise en place relève d'une prouesse technique
informatique certaine, mais le facteur de succès le plus discriminant réside dans la faculté ou la volonté d'écoute, de dialogue et de communication de ses concepteurs.
La réalisation d’un système d’information hospitalier et particulièrement en pharmacie, nécessite une bonne prise en compte des attentes des utilisateurs et une meilleure coordination entre les acteurs (médecins, pharmaciens, soignants et liaison avec les plateaux techniques). Si l’informatisation demeure un outil très utile, son bon fonctionnement reste dépendant de l’engagement de tous les utilisateurs.
Références bibliographiques :
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[2] Nathalie Sampieri-Teissier. Enjeux et limites d’une amélioration des pratiques logistiques dans les hôpitaux publics français. Logistique & management, Taylor & Francis, 2004, pp.31-39.
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[9] Editorial. The European Statements of Hospital Pharmacy. Eur J Hosp Pharm. 2014 Oct;21(5):256–8.
[10] Benand C. Analyse comparée des études en pharmacie de pays francophones : cas de la création du cursus malgache. Université Joseph Fourier faculté de pharmacie de Grenoble; 2010.
[11] Thomas Ameye. Formulation des interventions pharmaceutiques à l’hôpital. Sciences pharmaceu- tiques. 2015. <dumas-01300745>
[12] Guiu Segura JM. Advancing into a future hospital pharmacy practice model: the value of the Basel Statements: Letter to the Editor. Int J Pharm Pract. 2015 Apr;23(2):162–3.
[13] Managemet des processus de la chaine logistique, Gilles Lasnier, 2008
[14] Thomas Ameye. Formulation des interventions pharmaceutiques à l’hôpital. Sciences pharmaceu- tiques. 2015. <dumas-01300745>