Date de mise à jour : 22 mai 2021
INVENTAIRE
Mettre à jour le stock la première fois
suite à l'achat du logiciel
Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT.
Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis.
Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur.
Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG.
Table des matières
1 INTRODUCTION ... 3
2 SCANNER LES REFERENCES ... 4
2.1 OUVRIR UN FICHIER TEXTE AVEC NOTEPAD ... 4
2.1.1 Méthode 1 ... 4
2.1.2 Méthode 2 ... 5
2.2 SCANNER LES REFERENCES DANS LE FICHIER TEXTE ... 6
3 ENREGISTRER LES REFERENCES DANS LE LOGICIEL ... 7
3.1 CREER UN INVENTAIRE ... 7
3.2 ENREGISTRER LE FICHER TEXTE DANS L’INVENTAIRE ... 8
4 ENREGISTRER LES REFERENCES DANS LE STOCK ... 11
1 Introduction
Appuyer sur la tuile « Inventaires » pour ouvrir le logiciel :
Cette documentation présente des nouveautés disponibles à partir de la version 1.0.5.0.
Cette documentation décrit uniquement le cas d’une librairie existante qui s’équipe du logiciel LIVRASOFT.
Pour l’ouverture d’une librairie, le stock sera enregistré en réception d’articles. Voir la documentation ici.
2 Scanner les références
Avant de démarrer il faut s’assurer que les références existent à priori dans le logiciel.
La première étape consiste à scanner les références dans un fichiers texte.
2.1 Ouvrir un fichier texte avec NOTEPAD 2.1.1 Méthode 1
Cliquer sur l’image :
Pour ouvrir le menu suivant :
Sélectionner le bouton « Ouvrir un fichier texte (NOTEPAD), pour ouvrir ce fichier :
IMPORTANT :
Enregistrer immédiatement le fichier pour ne pas le perdre dans un répertoire sur le poste.
Créer au préalable un répertorie facile à trouver et ne contenant aucun autre fichier.
2.1.2 Méthode 2
Saisir dans la recherche Windows 10 « notepad » qui sera troivé sur le PC et sélectionner le résultat :
IMPORTANT :
Enregistrer immédiatement le fichier pour ne pas le perdre dans un répertoire sur le poste.
Créer au préalable un répertorie facile à trouver et ne contenant aucun autre fichier.
2.2 Scanner les références dans le fichier texte
Enregistrer régulièrement le fichier pour éviter une perte du fichier et du temps à passer pour rien en s’organisant. Par exemple faire une étagère ou une bibliothèque à la fois et enregistrer.
La première fois faire « Enregistrer » sous puis les fois suivantes « Enregistrer » :
Pour enregistrer, cliquer dans le fichier pour avoir le curseur de saisie dans le fichier texte puis scanner un à un les articles.
Exemple :
Il est possible d’enregistrer des milliers d’articles ainsi. Une référence = 1 quantité.
Avec un portable, il est possible de se déplacer facilement dans la librairie pour scanner au plus près les articles…
Il est possible aussi de créer plusieurs fichiers.
3 Enregistrer les références dans le logiciel
Les références seront enregistrées dans un nouvel Inventaire.
3.1 Créer un inventaire
La première étape est la création d’un inventaire :
Sélectionner le bouton « Créer un inventaire » :
Le logiciel crée un nouvel inventaire N°7 dans cet exemple. Sélectionner l’inventaire en cliquant sur la ligne. L’inventaire est prêt :
3.2 Enregistrer le ficher texte dans l’inventaire
Cliquer sur l’image :
Sélectionner « Importer un fichier contenant les articles inventoriés en cours (avec les références sans quantité » :
L’explorateur Windows s’ouvre. Rechercher le fichier texte avec les références scannées :
Sélectionner le fichier puis utiliser le bouton « Ouvrir » :
Laisser le logiciel intégrer les références. Un compteur permet de voir l’avancement de l’enregistrement des références :
Le traitement peut durer quelques minutes selon le nombre de références à enregistrer.
2 traitements sont effectués :
• Contrôle du format des références et du fichier avant intégration des références
• Intégration des références dans l’inventaire
Le compteur d’avancement du nombre de références traitées est relancé à chaque fois.
Résultat :
Les références inexistantes ne sont pas enregistrées. Elles sont visualisables dans l’écran suivant. Il est important de bien organiser la création des références hors livres pour éviter de se retrouver avec trop de références non trouvées dans la base de données car il sera difficile ensuite de retrouver ces références en rayon.
4 Enregistrer les références dans le stock
Pour enregistrer en stock les références de l’inventaire, si l’inventaire n’a pas été sélectionné (reprise de l’inventaire le lendemain par exemple), sélectionner l’inventaire contenant les références scannées :
Sélectionner « Remplacer le stock par les quantités inventoriées » :
Attention l’opération ne peut être faite qu’une fois car toutes les références en base avec du stock auront le stock remis à 0. Ensuite le stock sera mis à jour à partir de l’inventaire.
L’inventaire doit donc être complet.
Si une partie du stock était enregistrée plus tard, il faudrait rentrer le stock à partir de la réception d’articles. Voir la documentation ici.
Le traitement peut durer quelques minutes ou plus le temps de :
• Faire des contrôles
• Forcer le stock à zéro
• Mettre à jour le stock de chaque référence de l’inventaire.
Le résultat de l’inventaire est disponible dans l’onglet « Information » :
