Vous voulez organiser une manifestation autour de
la bande dessinée.
Tout d’abord cerner ce que vous voulez faire
Foire à la BD : Particuliers Bouquinistes proposent des albums d’occasion et / ou de collection, sont parfois présents quelques éditeurs régionaux qui proposent des ouvrages neufs et plus rare- ment une tête d’affiche peut dédicacer.
Généralement on trouve aussi pas mal de petits formats d’autrefois.
Salon de la BD : Les organisateurs invitent des auteurs suivant des critères qui leur sont propres, afin de diversifier l’offre habituels des libraires, ils peuvent également proposer à de petits éditeurs de participer à leur salon. Un ou plusieurs libraires (locaux ou régionaux) alimentent la manifesta- tion en albums en ce qui concerne les grandes maisons d’éditions, les petits éditeurs indépendant vendent directement leur production ou passent par une « librairie salon ».
Festival de la Bd : C’est un salon amélioré, remise de prix et aussi exposition complète la mani- festation.
Il vous faut ensuite trouver des auteurs et des livres, vous aurez donc d’une part sélectionner un libraire, d’autre part faire venir des auteurs sur votre manifestation
Les relations organisateurs / libraires : Vous avez plusieurs possibilités :
- proposer un espace au (x) libraire(s) et lui faire un prix forfaitaire pour cet espace.
- proposer un espace au (x) libraire(s)contre une commission sur son chiffre d’affaire.
- proposer à un libraire de vous fournir les ouvrages, mais vendre à sa place, contre une commis- sion plus importante.
Remise moyenne d’un libraire aux organisateurs de salon BD : 10 %
Certains festivals dégagent le libraire du travail de vente, qui est alors assuré par une « librairie salon », dans ce cas on peut envisager que le libraire donne autour de 15 % aux organisateurs.
(Nota : un libraire spécialisé BD à une marge entre 37 et 40% dur les albums, un libraire généraliste une marge entre 33 et 37 %, une maison de la presse entre 28 et 33 %). A moins d’être un fan et de participer à une aventure, une maison de la presse ne se lancera pas dans l’approvisionnement d’albums.
Enfin, certains festivals négocient un prix forfaitaire avec leur (s) libraire (s).
Nota : il faut bien comprendre que les motivations d’un libraire ne sont pas les mêmes que celles d’un organisateur de festival, c’est pourquoi, si l’organisateur veut rester maitre chez lui, le libraire doit rester un partenaire et ne doit pas intégrer l’équipe organisa- trice de votre festival .
Les relations organisateurs / auteurs :
Les auteurs sont tous des artistes qui ont signé un contrat avec une maison d’édition pour un titre ou une série.
Vous connaissez les grandes maisons d’éditions, filiales de grands groupes éditoriaux , mais il existe de nombreux petits éditeurs.
Pour simplifier, nous dirons qu’il y a des auteurs qui sont en contrat avec les gros éditeurs de Bandes Dessinées (eux-mêmes souvent faisant partie de groupes éditoriaux) et des auteurs de petites structures indépendantes, associatives, petites sociétés et auteurs auto édités.
Il vous est recommandé d’essayer d’obtenir 1 ou 2 têtes d’affiches parmi les auteurs des grands groupes et le libraire que vous avez choisit peut vous y aider, vous pouvez également aller à leur recherche lors de salon Bd existants.
Répartir et équilibrer ensuite votre panel « auteurs «
Le plus judicieux à moitié plus ou moins égales, entre les maisons d’éditions importantes et les éditeurs indépendants. N’oubliez pas que les indépendants amènent sur votre manifestation des
ouvrages inconnus du public et apporte de la diversité.
Ne pas oublier, dans les deux cas de figure, les auteurs sont des artis- tes, venant faire une prestation (la dédicace) et rencontrer des lecteurs et /ou leur public.
Traiter tous les auteurs avec Equité, un organisateur accepte de donner un cachet à une troupe de théâtre ou historique, à un chanteur, alors en tant qu’organisateur, acceptez au moins de prendre en charge tous les frais de déplacements et d’hébergements de tous les auteurs quels qu’ils soient.
En ce qui concerne les auteurs « Appellation indépendants », de leurs structures même des pe- tits éditeurs vient parfois des malentendus.
En effet, les petites structures sont souvent représentées par des auteurs qui sont en même temps éditeurs ou qui représentent leur éditeur. Il vous faut faire la part des choses entre les deux cas- quettes de certains, et comme il existe aussi des différences entre un éditeur associatif et un auteur auto-édité, il n’est pas possible, ni souhaitable pour un organisateur de les différencier.
Il existe cependant une manière simple de règler ce problème d’équité entre auteurs : prendre la partie « auteurs » à votre charge (comme pour les auteurs de grandes maisons d’édi- tions) et leur demander en tant que représentant de leur structure éditoriale (comme vous le faites avec le libraire salon), une contrepartie. Vous pouvez proposer à un éditeur indépendant : - Un espace contre une remise sur son chiffre d’affaire
- Un prix de location de table (à la table ou au mètre linéaire)
- D’encaisser les ventes pour lui et de lui renverser ses ventes moins une remise pour votre orga- nisation.
Vos relations « Organisateur »
Avant d’opter pour l’une ou l’autre des solutions, quelques autres éléments sont à prendre en compte:
- Le nombre potentiel de vos bénévoles, et leur rôle.
- Le choix et la recherche des partenaires, - La gratuité ou non de la manifestation.
Coût de revient simplifié pour un auteur
Si vous êtes placés proche d’une ville bien desservie par les chemins de fer vous pou- vez prendre le tarif sncf
Si vous êtes à plus de 40 kms d’une gare, prendre le tarif Mappy ou Michelin.
Soit une enveloppe moyenne de 170 € / auteur.
(à multiplier par le nombre d’auteur pour bud- gétiser rapidement en attendant de connaitre qui répondra à votre invitation), cette partie déplacement est incontournable.
A cela s’ajoutent : Les hébergements /
petit dejeuner : 70 € / nuitée Les repas Samedi midi, Samedi soir, Dimanche midi : 55 à 60 € / auteur soit un coût moyen auteur de 300 € dont déplacement 170 €
Déplacement distance sncf (A/R) michelin(A/R)
100 -200 kms 63 120
200-400 kms 110 160
400-600 kms 130 200
600-800 kms 170 240
800-1000 kms 200 300
budget moy budget moy 134,6 204 169,3
hébergement Hotel - repas (€)
hotel autre
hotel /pdj 1 nuit 70 70
2 nuits 140
3 nuits 210
repas restau/ traiteur autre
Samedi midi 15 Samedi soir 30
Dim midi 15
budget moy 3 repas 60
total 299,3
budget moyen deplct auteur (€)
Le tableau ci dessus est donné pour effectuer un budget rapidement, on peut cependant affiner cela donnera des coûts pour ceratains plus économiques et pour d’autres des coûts plus onéreux.
Si vous pouvez limiter les autres frais auteurs, cette partie déplacement est
incontournable Certains festivals indemisent les auteurs
aux frais kilométriques administratifs avec ou sans péages routiers en sus.
budget moyen deplct auteur (€)
Déplacement distance sncf (A/R) michelin(A/R)
100 -200 kms 120
200-400 kms 160
400-600 kms 200
600-800 kms 240
800-1000 kms 300
100 -200 kms 63 200-400 kms 110 400-600 kms 130 600-800 kms 170 800-1000 kms 200
Les repas Samedi midi, Samedi soir, Dimanche midi : 55 à 60 € / auteur
Selon votre financement vous pouvez réduire certains coûts, par exemple les repas du midi qui peuvent être des plateaux repas ou préparer par vos bénévoles.
Pour le samedi soir, la formule restaurant est la plus simple, en effet c’est la soirée festive de la manifestation. Vos auteurs vont échanger avec vous organisateurs, mais aussi avec vos bénévoles ( ne pas oublier de les compter dans votre budget, si vous êtes limité financièrement leur proposer une participation au repas (75 % du prix menu négocié et offrez leur les boissons, après tout ils bossent pour vous).
Si vous n’avez pas les moyens : organiser, si votre municipalité vous propose des locaux, une soi- rée « Pizza » ou « Quiches », avec apéritif organisé par vos soins, quelques fromages, et tartes. Ne pas oublier quelques bouteilles de vins et des jus de fruits et eaux minérales (plate et gazeuse).
Faible économie, mais multipliée par le nombre d’auteurs elle peut vous aider, remplacer le petit déjeuner de l’hôtel par un café (penser également à proposer du thé et avoir une brique de lait), avec quelques viennoiserie, cette formule vous permet aussi de proposer le pdj aux auteurs qui ont choisit le gite.
Les hébergements / petit dejeuner : 70 € / nuitée
Vous pouvez proposer également aux auteurs un logement en gites et aussi chez l’habitant, si votre municipalité vous aide ou si un établissement scolaire ou profes- sionnel existe dans votre commune ou à proximité, vous pouvez tenter de les contac- ter en partenariat.
Affiner vos coûts revient « auteurs »
Dans tous les cas : vous devez prévenir les auteurs de leur conditions de logement ou leur proposer un choix avant leur venue.
Rédigez donc un contrat aux auteurs en veillant
A respecter l’Equité et que tous les déplacements des auteurs soient payés et respecter les conditions d’hébergements vus auparavant avec les auteurs :
attention les auteurs qui viennent de plus de 400 kms peuvent vous demander une ou deux nuitées supplémentaires.
Vous ne pourrez pas vous soustraire à une deuxième nuitée pour les auteurs habitants à plus de 400 kms de votre manifestations. Vous pouvez, par contre si vous êtes limité financière-
ment négocier la troisième nuitée : au coup par coup
ou instaurer une troisième nuitée possible au dessus de 600 kms.
A ces coûts ajouter les autres dépenses prévisibles.
La confection d’une affiche :
Le dessin peut être réalisé soit par un auteur local, soit par l’auteur vedette de votre salon dans ce cas vous devez compter entre 250 et 500 € selon la notoriété de l’auteur.
Auquel il vous faudra ajouter le coût de l’imprimerie (affiches et dépliants).
Les cafés et boissons auteurs, vous pouvez limiter le nombre de boissons si vous opter pour des emballages individuels à 2 boissons par demi journée. Pour l’eau en bouteille et le café, il n’y aura pas de limites.
Pour pérénniser un succès
Quelques bonnes recettes ;
- Faire tourner les auteurs des grandes maisons d’éditions .(1/3)
- Garder 1/3 ou 1/2 des auteurs indépendants au moins 2 à 3 ans de suite, ils fidélisent ainsi un lectorat qui revient l’année suivante parce qu’il ne trouve pas leurs ouvrages en librairie. Puis pas- ser 1 ou 2 années, les faire revenir et ainsi de suite...
- faire venir les autres auteurs (1/3 ) tous les 2 ou 3 ans,
qu’ils soient de maison d’éditions importante ou de structures indépendantes.
Ayez au moins 40 % d’auteurs «Appellation Indépendants», Cette proportion peut aller jusqu’à 50 % , n’oubliez pas :
- qu’ils vous reversent une commission plus importante en moyenne ( 10 à 15 %) que celle d’un libraire (10 %).
- qu’ils sont plus assidus à leurs places parce qu’ils vendent peu en librairie (et donc leur CA et la commission qu’ils vous reversent augmentent de ce fait).
Quelques quotats de succès.
20 auteurs : entre 400 et 500 visiteurs, pas de bouquiniste.
30 auteurs : entre 600 et 1000 visiteurs, pas de bouquiniste.
20 à 25 auteurs : entre 600 et 1000 visiteurs avec un bouquiniste.
30 à 40 auteurs : entre 1000 et 1250 visiteurs sans bouquiniste.
40 à 45 auteurs : entre 1250 et 1500 visiteurs sans bouquiniste.
35 à 40 auteurs : entre 1250 et 1500 visiteurs avec un ou deux bouquinistes.
45 à 55 auteurs : entre 2000 et 4000 visiteurs sans bouquiniste.
40 à 45 auteurs : entre 2000 et 4000 visiteurs avec 3 - 4 bouquinistes maxi.
50 à 60 auteurs : entre 4000 et 5000 visiteurs sans bouquiniste.
45 à 50 auteurs : entre 4000 et 5000 visiteurs avec 4 – 5 bouquinistes maxi.
Pour pérenniser vos recettes, il vous faut amortir vos frais, pour cela plu- sieurs leviers :
- Les subventions et le partenariat - La location de table aux bouquinistes - La remise du (des) libraire (s) choisit(s)
- La remise consentie par les éditeurs présents.
- Diversifier vos auteurs en invitant des auteurs
Editeurs indépendants, auto édités, éditions associatives, petites maisons d’édition.
Généralement en échange de la prise en charge totale de leur(s) auteur(s), les « labels indépedants
» reversent aux organisateurs une commission sur leurs ventes de l’ordre de 10 à 15 %.
5 salons sur 10 prennent 15 % 3 salons sur 10 prennent 10 % 1 salon sur 10 prend 12 %
quelques salons ne prennent rien, ou demandent des ouvrages en compensation.
Quelques autres cas :
Parfois , observé dans la région Lyonnaise :
- Tous les auteurs présents (qu’ils soient de grosses maisons d’éditions ou indépendants) vendent leurs albums qui sont placés devant eux. (Nota, les personnes qui amènent un ou plusieurs album(s), doivent faire iden- tifier l’album qu’ils amènent à l’entrée du salon).
_ Tous les albums sont placés dans une librairie, les auteurs ayant un exemplaire de ce qu’ils propo- sent devant eux.
Dans les deux cas, l’encaissement est fait à la sortie du festival par une caisse centrale. La remise consentie aux « labels indépendants» est la même que s’ils encaissent eux-mêmes.
Si la librairie est gérée par un libraire, les indépendants peuvent concéder dans ce cas une remise de 20 à 25 % au libraire, qui n’a aucun frais de gestion, de manipulation (dépotage carton, réembal- lage, d’administration (redaction des commandes et BL de réexpédition etc...)
Déplacement distance sncf (A/R) michelin(A/R) Nbr Aut
100 -200 kms 120
200-400 kms 160
400-600 kms 200
600-800 kms 240
800-1000 kms 300
100 -200 kms 63 200-400 kms 110 400-600 kms 130 600-800 kms 170 800-1000 kms 200
Déplacement
hébergement Hotel - repas (€)
hotel autre Nbr Aut
hotel /pdj 1 nuit 70
2 nuits 140
3 nuits 210
repas restau/ traiteur autre aut/bénévoles
Samedi midi 15
Samedi soir 30
Dim midi 15
Hébergement repas
total budget auteurs
budget auteurs (€)
Nbre moyen d’albums vendus par auteur : entre 20 et 40 albums/auteurs selon festival.
(statistiques prises sur deux festivals avec 3500 - 4000 visiteurs).
Nbre moyen d’albums vendus par indépendant entre 20 et 40 albums / auteurs selon festival Remise moyenne d’un libraire salon BD : 10 % remise moyenne indépendant 15 %.
exemple pour un festival avec 20 auteurs
si 50/50 gros éditeur et maison indépendantes 10 x 30 à 14 € = 4200 € com 10 = 420 € 10 x 30 à 14 € = 4200 € com 15 = 630 €
Total = 1050 €
Il vous faut trouver 5310 € pour équilibrer votre budget. et donc par les subventions , le partenariat et peut être en hébergeant chez l’habitant quelques auteurs... Attention, l’exemple ci dessus ne comprend par les coûts des boissons ni de la communication... exemple 20 auteurs avec repas assuré par le bénévolat 5 600
4 640
2 400
1 240
1 300
2 220
1 130
2 340
2 400
____________ 20 3270
11 770
5 700
4 840
bénévolat 26 780
bénévolat 6360 € Exemple de chiffrage rapide
avec 20 auteurs dont 11 situés à moins de 400 kms pour limiter les frais.
Avril 2014
