Guide utilisateur CFA
Mars 2021
Présentation de l’extranet
OPCO Mobilités met en place un nouvel outil à destination des organismes de formation.
Dans un premier temps, cet outil est ouvert aux CFA afin d’assurer le traitement administratif des contrats d’apprentissage (déposés sous mandat de gestion) et des factures afférentes.
La dématérialisation des flux de documents papier permet d’optimiser le processus de gestion administrative des dossiers et factures des CFA.
Dans un second temps, une ouverture aux autres dispositifs de formation tels que les contrats de professionnalisation et les actions de formation est prévue afin de faciliter les relations entre OPCO Mobilités et tous les organismes de formation exerçant dans ses branches d’activités.
Sommaire
› Tableau de bord
› Formulaire de saisie du contrat d’apprentissage (Mes demandes)
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Les différentes parties
-L’employeur
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Le volet d’aide
-Le brouillon
-La validation
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Le formulaire reconstitué
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Le suivi des contrats transmis
› Le module de facturation (Mes règlements)
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La recherche de dossiers
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Dépôt de facture/Déclaration de rupture
-Page d’accueil facturation
-
La recherche de facture
-La Proforma
-
Retour à la gestion des CA
Tableau de bord
• Déconnexion
• Actualiser la page
• Contacts
› Evolutif et personnalisable à l’avenir
Accès direct au
formulaire de saisie d’un CA
Préambule: Afin d’optimiser la navigation sur cette application, il est conseillé d’utiliser des navigateurs tels que Google CHROME ou Edge.
• Mes demandes: permet d’enregistrer et déposer un contrat d’apprentissage dans le cas d’un mandat de l’entreprise
• Mes règlements: permet de déposer une facture, déclarer une rupture et suivre les paiements d’OPCO Mobilités
• Mes habilitations: onglet en cours de construction - permettra de gérer son compte utilisateur
Formulaire de saisie d’un Contrat d’Apprentissage
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• Sept parties ordonnées selon le CERFA
• Une partie destinée à recevoir les documents à annexer au contrat
• Possibilité de les
compléter sans suivre l’ordre indiqué
Formulaire de saisie d’un CA
› L’employeur
Sélectionner l’employeur en
recherchant son numéro de SIRET
Impossibilité de modifier l’adresse et le contact
Formulaire de saisie d’un CA – le volet d’aide
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• Informations importantes pour compléter le formulaire
• Indications adaptées à la partie du formulaire en cours de saisie
• Ouverture automatique
• Réduction / ouverture au choix
• Bouton défilant au fur et à mesure de la saisie
Formulaire de saisie d’un CA – le brouillon
Enregistrement du formulaire en cours à tout moment afin de le conserver au format ‘brouillon’
• Vue globale des formulaires en cours de saisie sur l’organisme de formation sélectionné
• Possibilité d’ajouter des filtres pour affiner la recherche
• Volet de synthèse pour chaque dossier affichant les principales informations du formulaire
• Reprise de la saisie du formulaire en cliquant sur ‘Modifier’
Formulaire de saisie d’un CA – le brouillon
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• Mise en place d’une alerte si l’utilisateur quitte le formulaire de saisie sans avoir enregistré préalablement les
informations déjà renseignées
• Mise en place d’un contrôle en cas de suppression d’un brouillon
A noter que 2 éléments doivent être obligatoirement présents pour pouvoir enregistrer un brouillon: le SIRET de
l’entreprise et celui du CFA doivent avoir été saisis
Formulaire de saisie d’un CA – la validation
Transmission du formulaire après vérification de la complétude des champs obligatoires
Mise en visibilité des parties et champs incomplets du formulaire
Formulaire de saisie d’un CA
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› Le formulaire reconstitué
• Incrémentation automatique au fur et à mesure de la saisie du formulaire
• Imprimable dans la partie synthèse de saisie et également une fois le
formulaire transmis
N.B.: le CERFA signé par toutes les parties n’est pas à transmettre à OPCO Mobilités mais l’Organisme de formation doit le tenir à sa
disposition sur demande
Suivi des contrats transmis
› Les formulaires ‘Transmis’
• Vue globale sur l’Organisme de Formation sélectionné
• Possibilité d’ajouter des filtres pour affiner la recherche
• Possibilité de réaliser des tris sur les en-têtes de colonnes
• Volet de synthèse pour chaque dossier affichant les principales informations du formulaire
• Possibilité de consulter l’ensemble des données transmises sur le formulaire reconstitué
Suivi des dossiers transmis
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› Les formulaires ‘Transmis’
Le bouton « Ajouter une pièce jointe » permet de déposer des fichiers après transmission du
dossier.
Possibilité de consulter et d’afficher la liste des pièces jointes ainsi que la liste des courriers OPCO Mobilités
L’accès au module de facturation
Le module de
facturationest accessible à partir de M-GESTION OF via l’onglet « mes règlements » puis « mes factures ». Il s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigation.
Cliquer ici pour accéder au module de facturation
La recherche de dossiers
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Nouvelle fenêtre de navigation
Actuellement seuls les CA sont visibles
Plusieurs filtres possibles pour réaliser la recherche de dossiers
Permet
d’accéder à tous les dossiers de l’OF sélectionné
Permet un retour vers la saisie de CA
Permet de gérer la facturation (dépôt de facture, consultation des paiements)
Liste des dossiers trouvés
La totalité des dossiers enregistrés pour l’OF concerné apparaît ici quelque soit l’état du dossier. Le bouton détails n’est accessible que si le dossier a été traité.
Détails d’un dossier
En cliquant sur le bouton « détails », cette page apparaît
Dépôt d’une facture et d’un certificat de réalisation au
besoin Déclaration d’une rupture de contrat, le dépôt
d’un justificatif est obligatoire
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Dépôt de facture/Déclaration de rupture
Il est possible de déposer une facture seule sans certificat de réalisation
La rupture ne pourra être validée qu’avec une pièce jointe justificative
Page d’accueil de facturation
Informations pratiques sur la facturation d’OPCO Mobilités
Cette page permet de générer un tableau Excel des paiements réalisés par Opco Mobilités au CFA Concerné.
Un lien envoyé par mail permet de télécharger le fichier
Page permettant la recherche de factures
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La recherche de facture
3 filtres permettent de rechercher les factures attachées au SIRET de l’OF
Liste des factures
La recherche aboutit sur une liste de factures qui peuvent ensuite être détaillées
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Détails d’une facture
Module de facturation
La Proforma
Possibilité de supprimer des apprentis
En cas de suppression d’apprenti(s) les recalculs sont automatiques
Dépôt de la facture interne de l’OF
correspondant au montant de la Proforma
Module de facturation
La Proforma – Gestion des périodes proratisées
En cas de modification de la Proforma par suppression d’apprenti(s), le CFA doit réaliser les 2 étapes suivantes:
1. Déclarer la rupture de contrat sur chaque dossier d’apprenti concerné (cf. slide 18)
2. Déposer une nouvelle facture sur le dossier de chaque apprenti correspondant au montant proratisé de la période de formation réellement suivie (cf. slide 18)
Cette facturation sera traitée séparément de la Proforma par OPCO Mobilités
Module de facturation
Retour à la gestion des CA
Il est possible depuis le module de facturation de repasser sur le M-GESTION OF pour revenir à la gestion des CA
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