Appel
Fonds Qualité
Soutien financier aux projets d’amélioration qui s’inscrivent dans une démarche qualité
Appel 2017
De quoi parlons-nous ?
Le fonds qualité a été créé en 2009 pour soutenir les organisations à améliorer la qualité de leur fonctionnement, que cela soit au niveau de leurs pratiques de gestion (opérationnelle, financière, comptable, ressources humaines,…) qu’au niveau de leurs finalités (vision et mission) et de leurs stratégies opérationnelles.
Au cours des huit dernières années, ACODEV et ngo-federatie, ont soutenu, via leur propre financement DGD, près de 170 projets de leurs membres. Il s’agit d’une initiative conjointe de ngo-federatie et d’ACODEV, où la coordination administrative est gérée par ACODEV. A partir de 2017, le fonds qualité est aussi ouvert aux acteurs institutionnels (AI), qui sont membres de Fiabel.
Cet appel à projet vise à soutenir la mise en œuvre de projets d’amélioration par les OSC et AI engagées dans une démarche explicite d’amélioration continue telle que par exemple, le modèle EFQM ou le suivi des résultats de screening. En effet, les secrétariats appellent leurs membres à s’engager dans une démarche explicite d’amélioration continue. Une telle démarche implique généralement la mise en œuvre de projets d’amélioration identifiés suite à un diagnostic organisationnel.
Pour l’année 2017, les trois fédérations ont une enveloppe combinée totale de 60.000 euros disponibles pour soutenir une quinzaine de projets. Le comité de sélection se réunira deux fois en 2017 pour apprécier les projets soumis (l’appel est scindé en deux tranches). Vous pouvez donc choisir deux moments pour l’introduction du dossier et sa mise en œuvre : le 27 juin 2017 et le 8 septembre 2017.
A quoi peut servir le Fonds Qualité ?
Le Fonds Qualité soutient les efforts des OSC/AI en la matière en cofinançant des prestations
de l’organisation (formation, élaboration et mise en place de politiques ou procédures, élaboration de méthodologies,...).
Suite au screening de la DGD, Deloitte vous a peut-être aidé à découvrir certains points d’améliorations dans la gestion de votre organisation?
Vous avez réalisé un autodiagnostic organisationnel EFQM ou autre lors duquel vous avez sélectionné 3 projets d’amélioration qui attendent pour être mis en œuvre ?
Votre projet d’amélioration peut peut-être s’intégrer dans un processus C2E (Committed to Excellence)?
Votre projet d’amélioration a peut-être l'ambition de collaborer avec d'autres acteurs de la coopération au développement (projet de synergie) ?
Vous préparez un dossier pour le R4E (Recognised for Excellence) et il y a des points obscurs dans votre organisation qui peuvent être améliorés à court terme?
Vous souhaitez embaucher un consultant externe pour mener à bien un de vos projets d'amélioration? Sachez que le fonds qualité soutien uniquement les prestations intellectuelles.
Le fonds qualité soutient un projet sur mesure sur base de vos besoins individuels. Lorsque les résultats de votre projet d’amélioration peuvent être partagés avec d'autres OSC/AI (renforcement collectif via un séminaire, journée d’étude, article dans la newsletter ou sur le site des fédérations), c’est un plus lors de l’appréciation de votre projet !
Vous pouvez également présenter un projet commun avec une autre OSC/AI (de cette manière le budget alloué pour votre projet peut augmenter) !
Le Fonds qualité ne permet pas…
De soutenir le recours à une expertise externe pour la réalisation de tâches récurrentes normales de l’organisation (gestion comptable ou administrative, formulation de projets,…).
De financer les coûts de votre personnel.
De financer l’appui d’un consultant ou une formation pour la récolte de fonds, la promotion/notoriété de l’organisation, le recrutement de personnel.
Que devez-vous vérifier avant de soumettre un projet ?
Un comité de sélection composé de représentants des trois fédérations approuve les projets de qualité sur base de critères transparents de recevabilité et de sélection.
Critères de recevabilité
Associations
L’organisation ne présente aucun retard sur ses éventuels projets fonds qualité précédents;
L’organisation est membre d’ACODEV, ngo-federatie ou FIABEL et en ordre de cotisation ; Projets
Tout projet d’amélioration identifié dans une approche qualité et pouvant être prouvé par un autodiagnostic ;
Les objectifs du projet sont cohérents avec ceux poursuivis par l’appel à projets du Fonds Qualité1 ;
La période d’exécution est conforme aux délais prévus et la fin du projet est prévue pour la fin de l’année ;
Dépenses
Exclusivement des dépenses de prestations intellectuelles (expertise externe…) ;
Les dépenses doivent respecter la liste des dépenses non subsidiables (DNS) de la DGD et les modalités d’appel d’offres applicables ;
Le budget proposé doit respecter les règles de mise en concurrence de l’AR 2016 ; Ressources
Le montant de l’appui demandé ne dépasse pas 80% du total du projet ;
Le montant de l’appui demandé ne dépasse pas 4000 euros TVAC ;
une organisation peut recevoir un maximum de 6.000 euros du fonds de qualité au sein de la même année (vous pouvez en effet participer à plus d'un appel à un projet par an).
Critères de sélection
1. Pérennité du projet : la conduite du changement garantissant la bonne réalisation du projet de renforcement est correctement estimée ;
2. Pertinence pour l’organisation : les projets des organisations dont le besoin de renforcement est le plus important seront privilégiés ;
3. Equité : l’importance du besoin de financement externe de l’organisation est claire ; 4. Intérêt pour le secteur : l’apport du projet contient un apprentissage commun ; les
résultats du projet doivent directement ou indirectement apporter un plus au secteur.
Les projets sont approuvés dans leur ordre de classement jusqu’à épuisement du fonds. Les projets non retenus sont placés dans une file d’attente dans l’éventualité d’un désistement d’un projet retenu.
Procédure
Montant total du Fonds Qualité à affecter en 2017 : 60.000 EUR (pour tous les membres d’ACODEV, ngo-federatie et FIABEL)
Montant maximum affecté lors de la sélection du 27 juin 2017: 40.000 euro
Montant maximum affecté lors de la sélection du 8 septembre 2017: 20.000 euro (+ solde éventuel non utilisé de la tranche 1)
Procédure détaillée :
Tranche I Tranche II
1
Introduction du dossier de demande
Elaboration d’une proposition de projet basé sur le format à l'annexe 1. Envoyez votre proposition de projet par e-mail à Heleen Neirynck (heleen.neirynck@ngo-federatie.be), Justine Ferrier (jf@acodev.be) et Ruth Beeckmans (ruth.beeckmans@fiabel.be) pour les deadlines fixées.
Le dossier peut être en français ou en néerlandais.
Il n’est pas nécessaire d’avoir identifié le prestataire externe au moment de la demande.
27/06/2017 08/09/2017
2
Comité de sélection et notification des dossiers retenus Un comité de sélection composé de représentants de chaque fédération se réunit et sélectionne les projets à financer.29/06/2017 13/09/2017
3
Sélection d’un prestataire de service
L’organisation recherche un prestataire de service externe (consultant ou organisme de formation).
Si les projets sont directement en commun avec une ou plusieurs autres OSC/AI ou si plusieurs OSC/AI formulent des projets similaires, ACODEV, ngo-federatie ou FIABEL, en concertation avec les
organisations concernées, identifiera le ou les prestataires à travers un appel d’offres groupé. Dans les autres cas, les organisations
bénéficiaires peuvent solliciter un appui des fédérations pour la sélection du prestataire. Le portail qualité
(http://portailqualite.acodev.be/) est également à disposition des organisations membres pour toute recherche d’experts.
Les règles de passation de marché applicables sont de mise dans la sélection du prestataire.
Si aucun expert ne peut être trouvé avant la date de clôture du dossier administratif (voir ci-dessous), ACODEV se réserve le droit d'annuler le soutien du projet et d'allouer des ressources à d'autres projets en attente.
Objectif : Appuyer financièrement à l’amélioration des pratiques de gestion et des stratégies des organisations membres d’ACODEV, ngo-federatie et FIABEL.
4
Clôture du dossier administratif
Depuis 2014, l’administration est centralisée chez ACODEV :
L’organisation retenue passe une convention avec ACODEV qui précise les droits et obligations des deux parties, dont notamment la nature, le volume et la planification des prestations qui seront exécutées ainsi que les modalités financières.
L'organisation verse son apport propre à ACODEV.
Le contrat avec le prestataire de service externe est ensuite signé entre ACODEV et le prestataire de service lui-même. L'organisation est également impliquée dans les engagements. ACODEV se charge également du paiement des factures auprès du prestataire de services.
D’autres modalités d’engagement du prestataire directement par l’organisation sont négociables au cas par cas notamment si la prestation engage des montants nécessitant un appel d’offres.
07/09/2017 31/12/2017
5
Déroulement du projet
L’organisation est responsable de la bonne exécution du projet : formulation des termes de référence, définition du planning
d’exécution, confirmation de la bonne exécution de la prestation avant paiement, ….
(ACODEV est seul responsable de l'élaboration des contrats et des paiements. Les autres fédérations sont facilitatrices dans l'élaboration des contrats et la recherche de prestataires de services.)
6
Finalisation des prestationsDate limite à laquelle les projets doivent être clôturés. 31/12/2017 31/12/2017
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Rapportage
A la fin du projet, les fédérations demandent aux organisations bénéficiaires de rendre deux rapports : un rapport narratif pour le suivi administratif et une fiche d’enseignement à partager avec le secteur (voir canevas des rapports dans l’annexe 2).
Si ACODEV effectue tous les paiements au prestataire, aucun rapport financier n’est nécessaire. A défaut, les modalités de rapportage sont précisées dans la convention.
Les organisations bénéficiant d’un appui du Fonds Qualité peuvent être appelées par les fédérations à partager plus largement leurs progrès ou apprentissages avec leurs pairs, en participant par exemple à une journée d’étude ou à une autre forme de socialisation.
28/2/2018 28/2/2018
Personne de contact pour toutes vos demandes :
ACODEV : Alain Vaessen (av@acodev.be) & Justine Ferrier (jf@acodev.be)
ngo-federatie : Heleen Neirynck (heleen.neirynck@ngo-federatie.be)
Fiabel : Ruth Beeckmans (ruth.beeckmans@fiabel.be)
Liste d’inspiration des projets possibles
Le renforcement de la qualité se situe tant au niveau des pratiques de gestion (opérationnel, finances, comptabilité, ressources humaines, …) qu’au niveau stratégique (vision, mission, objectifs stratégiques).
Ci-dessous, vous trouverez une liste (non exhaustive) de projets qui ont été financés en 2015 et 2016 via le Fonds Qualité des fédérations (Prestataires de services entre parenthèses) :
Accompagnement dans la gestion des processus internes ;
Mise en place d’une stratégie de communication ;
Gestion des risques ;
Mise en place d’une stratégie institutionnelle intégrant les approches genre et environnement ;
Développement d’un outil pour l’évaluation des partenariats ;
Développement d’un outil pour l’analyse des risques.
Amélioration de la gestion des connaissances de l'ONG
Mise en place d’un système automatisé de suivi des projets sud
Gestion documentaire collaborative
Plus d’inspirations sur le portail qualité ! En faisant une recherche sur les "ressources" de type
"Fiche d'enseignements du Fonds Qualité", vous retrouverez les rapports des projets qui ont été financés en 2016 (une identification sur le Portail Qualité est requise pour avoir accès à ces documents).
Annexe 1: Introduction du dossier de demande
Composition du dossier complet de demande : Le dossier de demande exposera, de préférence en maximum 2 pages :
Nom de l’organisation […]
Personne de contact /tél
+ e-mail […]
Nom du projet Objectifs poursuivis
Résultats ou changements
concrets attendus Situation début de projet : […]
Résultat attendu:
[…]
Pertinence du projet par rapport aux besoins internes (articulation du projet avec les résultats du diagnostic
organisationnel, situation de référence)
[…]
Préciser de quel type de consultance ou quel type de formation vous auriez besoin.
[…]
Mise en œuvre (chronogramme).
Expliquez qui au sein de l’organisation sera
concerné et comment ils seront impliqués.
Etape 1/phase 1: […]
Etape 2/phase 2: […]
Etape 3/phase 3: […]
[…]
Budget total à mobiliser
(hors personnel interne) Fonds propres
*
Montant
sollicité au Fonds QUALITE
Remarques éventuelles:
Consultance [EUR …] [EUR …]
Formation [EUR …] [EUR …]
Total [EUR …] [EUR …]
En annexe, le dossier
présentera : 1. Les termes de référence de la mission d’expertise ;
2. Le rapport de diagnostic organisationnel ou son équivalent (qui restera confidentiel).
* origine des fonds pour la partie non prise en charge par ACODEV
Annexe 2 : Canevas pour le rapport narratif
A la fin du projet, il est demandé à l’organisation bénéficiaire du Fonds Qualité de réaliser un rapport narratif rendant compte de la bonne réalisation de l’action.
Ce rapport narratif est fourni par le bénéficiaire à ACODEV au plus tard 3 mois après la date de fin de l’action et au plus tard le 28 février de l’année qui suit la signature de la convention.
Le rapport narratif est également partagé avec le secteur via le Portail Qualité des ONG afin de formaliser les bonnes pratiques et expériences (ressources privées pour le secteur).
Si certaines parties du projet sont confidentielles, l’organisation le mentionne.
Le rapport narratif précisera au minimum les points suivants : 1) Nom de l’organisation
2) Nom et e-mail de la personne de contact au sein de l’organisation 3) Date d’introduction du projet
4) Nom du projet
5) Thématique du projet :
Leadership
Genre
Environnement
Finance
GAR
Partenariat
Ressources Humaines
Risques
Transparence
Stratégie
Processus
Communication
Autre : ………
6) L’objectif poursuivi par le projet
7) Nom et e-mail du consultant /organisme de formation 8) Comment le consultant/organisme de formation a été choisi
9) Ce que le consultant/organisme de formation a précisément réalisé avec l’organisation
10) Une description des résultats concrets atteints à travers l’action sous forme d’une analyse
« avant/après » et leurs effets attendus (produits, changements organisationnels, …).
11) Une évaluation de la qualité du consultant/organisme de formation
12) Les enseignements tirés ou les produits concrets qui peuvent être partagés avec d'autres organisations
Autres questions pour vous inspirer pour le rapport narratif :
1) Quels sont les enjeux qui ont motivé votre organisation à mettre en place un projet d’amélioration ? 2) Grâce au projet, qu’avez-vous changé/amélioré? Les résultats ont-ils été atteints ?
3) Quels changements ou améliorations n’avez-vous pas atteints ? 4) Comment avez-vous abordé le projet de manière général ?
5) Quelles sont les étapes essentielles que vous avez identifiées dans le projet?
6) Quels ont été les mécanismes de suivi mis en place et les indicateurs utilisés ?
7) Quels obstacles ou difficultés avez-vous rencontrées en cours de route, et comment avez-vous abordé ces (au niveau de la méthode, la participation d'autres parties prenantes, le calendrier, la séquence des activités, ...)?
8) Quelle a été la plus-value du consultant ?
9) Avez-vous en cours de projet échangé des bonnes pratiques avec d’autres organisations?
10) Avez-vous 4-5 conseils (bonnes pratiques, avertissements, apprentissages) à transmettre à d’autres organisations qui rencontreraient le même type de situation ?
