L’archivage dans votre entreprise
Benchmark entre membres du CR2PA + entreprises intéressées
Le CR2PA lance une enquête auprès de ses adhérents. Les entreprises non adhérentes mais intéressées par la démarche de benchmark des projets d’archivage sont invitées à répondre également. L’objectif est de dresser une cartographie de la prise de conscience des risques de non archivage dans l’environnement numérique et de la mise en œuvre de l’archivage managérial par les entreprises privées et les institutions publiques.
Tous les répondants (qui auront indiqué leurs coordonnées) recevront par e-mail une synthèse de ce benchmark qui fera par ailleurs l'objet d'une présentation lors de la manifestation du CR2PA de l’automne 2013.
Les informations collectées par le biais de ce questionnaire sont anonymes et confidentielles. Elles ne sont utilisées et communiquées que sous forme agrégée à des fins statistiques et uniquement pour l’objet de cette enquête de benchmark. Le CR2PA exclut toute exploitation commerciale des données, conformément à sa charte éthique.
Si vous souhaitez prendre connaissance de l'intégralité des 40 questions avant de répondre en ligne, merci de télécharger le questionnaire au format PDF en cliquant ici.
Le Club des responsables de politiques et projets d’archivage (CR2PA) est né en 2008 de la rencontre de directeurs de projets d’archivage pionniers partageant la même vision et la même ambition de promotion de l’archivage, au niveau managérial dans l’entreprise. Association régie sous loi 1901, le CR2PA fédère les porteurs de projets confrontés aux enjeux de la conservation et de la destruction des données, à l’externalisation, aux cessions d’entreprise, etc. Il défend une vision managériale de l’archivage et interpelle les dirigeants sur les risques du non-archivage pour la pérennité des entreprises. Il regroupe aujourd’hui plus de quarante grandes entreprises et organismes publics. Plus d'informations sur http://www.cr2pa.fr.
La gestion et la conservation des données, documents et dossiers dans votre entreprise
Précisions sur les termes utilisés pour ce questionnaire :
Information : terme générique pour données, documents, contenus, dossiers.
Données structurées : toutes données d’une base de données, d’un formulaire ou d’un tableur Données non structurées : par opposition, tout le reste, c’est-à-dire tout document de type courrier, décision, contrat, rapport, message électronique, page web, enregistrement vocal, etc.
Contenu : synonyme de document (contenu est plus adapté à l’environnement numérique, document est le mot classique)
Document engageant : tout document/contenu figé et validé, avec valeur de preuve ou de mémoire, dont la mauvaise gestion constitue un risque pour l’entreprise (équivalent de l’anglais « record »).
1. Comment appréciez-vous la gestion et la conservation de l’information dans votre entreprise pour les aspects suivants ? (une seule réponse possible par ligne)
Très bonne
Satisfai sante
Insuffi- sante
Très insuffisante
Ne se prononce pas Gestion et conservation de l’information en
général
Accès à l’information (authentification, droits,
moteur de recherche, indexation…)
Gestion et conservation des données
structurées
Gestion et conservation des données non
structurées
Gestion et conservation des messages électroniques engageants (e-mails classiques, messages instantanés, réseaux sociaux…)
Traçabilité des flux associés aux informations
Destruction des documents/contenus périmés
Commentaire :
2. Si la situation est différente selon les directions ou services, pouvez-vous affiner votre réponse?
(sinon, passez à la question 4) (une seule réponse possible par ligne) Très
bonne
Satisfai sante
Insuffis ante
Très insuffisante
Ne sait pas
Service inexistant
Communication
Juridique
RH
Financier / Comptable / Fiscal
Achats
Recherche & Développement
Vente / Commercial
Relation client/usagers
Système d’information
Logistique / Supply chain
Archives historiques
3. Si la situation est selon les zones géographiques où votre entreprise est implantée, pouvez-vous affiner cette appréciation ? (sinon, passez à la question 4) (une seule réponse possible par ligne)
Très bonne
Satisfai- sante
Insuffi- sante
Très insuf- fisante
Ne sait pas
Pas présent dans ces pays
France
Union Européenne
Reste de l’Europe (inc. Russie)
Etats-Unis / Canada
Amérique du Sud
Afrique / Moyen Orient
Asie / Océanie
4. La responsabilité de la conservation et de la destruction des documents/contenus engageants (cf définition sous la question 1) est-elle clairement identifiée au sein d’un service ou d’une
direction interne à votre entreprise ? (une seule réponse possible)
Oui
C’est en cours de définition
Non
Ne sait pas
5. Votre entreprise a-t-elle externalisé la conservation de ses archives quelles qu’elles soient (engageantes ou non) ? (une seule réponse possible)
Non
Une partie seulement des archives papier
Une partie seulement des archives numériques
Une partie des archives papier et une partie des archives numériques
La totalité des archives papier
La totalité des archives numériques
La totalité des archives papier et numériques
Ne sait pas
6. Si oui, quelles sont les 3 principales raisons poussant votre entreprise à externaliser ses archives ? (Si vous n'avez pas externalisé, passez à la question 7) (multi-réponses)
Nous manquons de place
L’archivage n’est pas notre cœur de métier
La gestion des archives en interne est trop lourde, trop coûteuse
Le prestataire délivre des services à valeur ajoutée que nous ne pouvons pas fournir à nos clients internes
Les risques encourus sont ainsi mieux assurés
Les équipements, infrastructures et processus employés sont plus sécurisés
Les processus d’archivage sont mieux automatisés et optimisés
Nous n’avons pas les compétences en interne
Nous n’avons pas les ressources suffisantes en interne
Nous souhaitons bénéficier d’infrastructures et de technologies de pointe
L’externalisation est une politique de la direction générale de notre organisation
Autre, précisez :
Les besoins d’accès aux documents/contenus à risque en temps différé
7. Quels sont les motifs principaux à l’origine des demandes de consultation des documents et contenus archivés dans votre entreprise ? Evaluez leur récurrence. (une seule réponse possible par ligne)
La plupart du temps
De temps en
temps Rarement Jamais Ne sait pas
Besoin opérationnel des services
Litiges / contentieux
Audit externe
Audit interne
E-discovery*
Projet de cession d’actifs
Projet de développement
Autres cas. Précisez ci-dessous
Si autre cas, précisez ici :
*E-discovery : demande d’investigation systématique du système d’information d’une entreprise, formulée par la partie adverse dans le cadre d’une procédure d’audit ou contentieuse (réglementation US)
8. Arrive-t-il que les documents/contenus archivés ne soient pas retrouvés ? (une seule réponse possible)
Oui, souvent
Oui, parfois
Non
Ne sait pas
9. Comment évaluez-vous les conséquences pour votre entreprise de ne pas avoir pu (re)trouver ces documents/contenus archivés ? (une seule réponse possible)
Très grave
Dommageable
Incidence mineure
Sans conséquence
Ne sait pas
10. Inversement, votre entreprise a-t-elle subi les conséquences négatives de documents/contenus conservés trop longtemps ? (une seule réponse possible)
Oui plusieurs fois
Oui mais rarement
Non
Ne sait pas
11. Les coûts liés au non-archivage de certains documents/contenus ou à un défaut d’archivage ont- ils été évalués financièrement par votre entreprise ? (une seule réponse possible)
Oui, c’est réalisé systématiquement
Oui, mais uniquement pour certains documents/contenus à risque
Oui, c’est en cours de mise en œuvre
Non
Ne sait pas
La politique d’archivage de votre entreprise
12. Votre entreprise a-t-elle défini une politique d’archivage ? (une seule réponse possible)
Oui c’est déjà le cas
Oui c’est en cours ou prévu
Non et ce n’est pas prévu
Ne sait pas
13. Si oui, cette politique d’archivage se présente-t-elle sous la forme (une seule réponse possible) :
D’une déclaration de principes directeurs pour l’archivage*
D’un document qui définit les exigences relatives à un archivage électronique sécurisé*
D’un document général qui englobe les principes managériaux et les exigences techniques
D’un document qui suit les recommandations du Service interministériel des Archives de France
Autre cas. Précisez :
* Références éventuelles à la norme ISO 15489 sur le « Records management » ou aux principes du GARP (Generally accepted recordkeeping principles) de l’ARMA ; ou à la norme NFZ42-013 (ou ISO 14641-1) sur la conservation numérique sécurisée.
14. À quel niveau cette politique est-elle portée dans votre entreprise ? (une seule réponse possible)
Direction générale, maison-mère ou corporate
Secrétariat général
Direction de la stratégie
Direction administrative et financière
Direction / service des risques
Direction / service de l’audit interne
Direction / service juridique
Direction / service des archives
Direction informatique / des systèmes d'Information
Direction de l’innovation / R&D
Direction de la qualité
Au niveau de chaque filiale (pays / entité…)
Au niveau uniquement de certaines fonctions support
Au niveau uniquement de certains directeurs / responsables métiers opérationnels
Autre. Précisez :
15. Quels ont été les événements déclencheurs de la mise en place de votre politique d’archivage ? (multi-réponses)
Audit
Contentieux
Contrôle par les instances fiscales ou réglementaires
Gestion de risques
Déménagement
Fusion-acquisition
Cession d’actifs
Projet de dématérialisation
Projet de stockage
Révision de processus
Perte de documents / contenus
Valorisation du patrimoine immatériel
Capitalisation dans le cadre de projets d’innovation / de R&D
Mise en place d’un plan de reprise ou de continuité d’activité (PCA/PRA)
Rationalisation des coûts
Autre. Précisez :
16. Votre politique d’archivage est-elle reliée à d’autres politiques internes ? (multi-réponses)
Politique de sécurité de l’information (aspect classification)
Politique de protection du patrimoine informationnel
Politique de gestion de risques ou Entreprise Risk Management (ERM)
Plan de reprise/continuité d’activité… (PRA/PCA)
Politique de gestion documentaire ou de contenus (GED/ECM)
Politique de gestion des connaissances (KM)
Politique de traçabilité
Politique de qualité
Non, elle est indépendante de toute autre politique
Autre. Précisez :
La mission / fonction archivage dans votre entreprise
17. Existe-t-il une entité, « mission » ou « fonction », qui pilote l’archivage ? (une seule réponse possible)
Oui c’est déjà le cas
Oui c’est en cours ou prévu
Non et ce n’est pas prévu
Ne sait pas
18. Si oui, quel est le rattachement hiérarchique de cette entité « mission » ou « fonction » archivage ? (une seule réponse possible)
Direction générale
Direction administrative et financière
Services généraux / facility management
Direction / service juridique
Direction informatique / des systèmes d'Information
Direction de l’innovation / R&D
Direction de la qualité
Service documentaire
Autre. Précisez :
19. Quels sont la nature et le périmètre des documents et contenus pris en charge par la fonction archivage ? (multi-réponses)
Papier
Numériques*
Données structurées
Données non structurées (bureautique, intranet)
Données non structurées (messagerie)
Documents issus de processus dématérialisés
Juridiques
Administratifs et/ou comptables
RH
Achats
Techniques (R&D, production, logistique…)
Opérationnels (contrats, réclamations commerciales…)
Archives historiques ou patrimoniales
Autres. Précisez :
Nota bene : on emploi plutôt le mot numérique pour les documents, et le mot électronique pour les systèmes.
20. L’accès à vos archives par des personnes externes à votre entreprise est-il encadré ? (une seule réponse possible)
Oui, via des règles et des procédures internes clairement définies
Oui, via des prescriptions réglementaires externes
Non, l’accès à nos archives par des personnes externes à notre entreprise n’est pas autorisé
Ne sait pas
La mise en œuvre de votre politique d’archivage
21. Votre entreprise a-t-elle élaboré un référentiel de règles de conservation et de destruction pour l’ensemble de ses documents/contenus engageants (exigence de la norme ISO 15489 sur le
« records management ») ? (une seule réponse possible)
Oui c’est le cas
Oui, c’est en cours ou prévu
Non et ce n’est pas prévu
Ne sait pas
22. Par quels moyens votre entreprise communique-t-elle régulièrement sur l’offre de service interne relative à la gestion et à l’archivage des documents/contenus ? (multi-réponses)
Intranet / portail
Blog interne
Messagerie électronique
Journal interne au format papier
Notes de service
Réunion présentielle
Kit de communication dédié à ce sujet
Compte rendu régulier sur l’usage par les clients internes du service d’archives
Rapport d’activité annuel publié par le service d’archives
Aucune communication régulière n’est effectuée sur ce sujet
Autre moyen. Précisez :
23. Existe-t-il des relais internes pour diffuser la politique d’archivage et les bonnes pratiques associées ? (une seule réponse possible)
Oui
C’est en cours ou prévu
Non
Ne sait pas
24. Si oui, quelles sont les fonctions exercées par ces relais ou correspondants internes ? (sinon, passez à la question suivante) (multi-réponses, faire tourner les items dans le questionnaire en ligne)
Dirigeants et membres du COMEX
Top managers
Cadres intermédiaires
Risk managers
Qualiticiens
Logisticiens
Juristes
Auditeurs
Financiers
Comptables
Informaticiens
Acheteurs
Commerciaux
Archivistes/documentalistes
Autre. Précisez :
Votre système d’archivage électronique (SAE)
On entend ici par SAE, au sens large, toute solution de gestion et de conservation des documents numériques, numérisés ou papier.
25. Votre entreprise dispose-t-elle d’un ou plusieurs systèmes d’archivage électronique (SAE) ? (une seule réponse possible)
Oui c’est déjà le cas
Oui, c’est en cours ou prévu
Non et ce n’est pas prévu
Ne sait pas
26. Si c’est en cours, à quel stade se situe ce projet de SAE ? (multi-réponses)
Note d’opportunité réalisée
Note de faisabilité réalisée
Sponsor identifié et engagé
En attente de « feu vert » managérial
En attente de budget
Budget accordé ou en cours d’attribution
27. Votre entreprise a-t-elle réalisé ou prévoit-elle une étude des gains (quantitatifs ou qualitatifs) de son système d’archivage électronique ? (une seule réponse possible par ligne)
Oui En cours ou prévu Non Ne sait pas
Avant le lancement du projet
Après le déploiement du projet
28. Quels ont été, sont ou seront les profils des membres du comité de projet du SAE ? (multi- réponses)
Dirigeants et membres du COMEX
Top managers
Risk managers
Qualiticiens
Logisticiens
Juristes
Auditeurs
Financiers
Comptables
Informaticiens
Acheteurs
Archivistes
Autre. Précisez :
29. Le cas échéant, dans la conduite de votre projet de SAE, quels normes ou standards votre entreprise a-t-elle suivis ? (multi-réponses)
Norme ISO 15489 sur le « records management » et normes associées (méthode DIRKS, MoReq2 / MoReq2010, ICA-Req / ISO 16175)
Norme NF Z 42-013 / ISO 14641-1 sur la conservation numérique sécurisée
Norme ISO 14721 (OAIS) sur la pérennisation des données
Labels FNTC (Fédération nationale des Tiers de Confiance)
Standards de l’Administration des Archives pour les agréments accordés aux tiers (SEDA)
Aucune de ces normes
Autre. Précisez :
Les solutions techniques de gestion documentaire et/ou d’archivage choisies par votre entreprise
30. Dans le cas où votre entreprise est passée ou passera par un appel d’offres pour le choix d’une solution technique d’archivage, quels ont été ou seront les 3 critères de pondération les plus importants retenus pour la sélectionner ? (multi-réponses)
Respect des normes
Prix de la solution
Délai de déploiement
Certification de l’éditeur (si le cas)
Facilité d’intégration à l’existant
Couverture fonctionnelle proposée
Evolutivité dans le temps
Hébergement tiers
Accès à distance
Interopérabilité avec d’autres solutions du marché
Garanties de confidentialité
Ergonomie / interface utilisateur
Respect de la législation / compliance
Adaptation au contexte et aux particularités de votre secteur d’activité
Localisation des archives (si recours à un tiers-archiveur)
Conformité aux recommandations du SIAF (service interministériel des archives de France)
Pas d’appel d’offres défini ou prévu
Autre. Précisez :
31. Cette solution technique est-elle ou sera-t-elle automatiquement adossée au référentiel de conservation (règles de conservation/destruction) défini par votre entreprise ? (une seule réponse possible)
Oui
C’est en cours ou prévu
Non
Ne sait pas
32. Dans le domaine de la gestion et de l’archivage de documents/contenus, votre entreprise utilise- t-elle les outils ou solutions suivantes ? (une seule réponse possible par ligne)
Oui Non Ne sait pas Système de GED / Electronic Document Management System
Système d’archivage électronique (SAE) / Electronic Records Management System (ERMS)
Système de gestion de documentaire et archivage / Electronic Document and Records Management System (EDRMS)
Coffre-fort électronique (CFN)
Système d’archivage uniquement pour des données applicatives Logiciel de gestion des archives papier seulement
Solution logicielle développée en interne
Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques
Commentaire :
33. Si vous souhaitez recevoir les réponses des autres répondants au questionnaire sur les outils utilisés, indiquez les noms des solutions ou fournisseurs que vous avez retenus pour les domaines suivants : (sinon passez à la question suivante) (question ouverte)
Système de gestion de documentaire et archivage Outils de GED
Système de records management (ERMS) Coffre-fort électronique (CFN)
Logiciel de gestion des archives papier
Outils de gestion de contenu électronique (ECM)
Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques
34. Quel est votre degré de satisfaction vis-à-vis des outils et solutions suivants si vous les utilisez ? (une seule réponse possible par ligne)
Très satisfait Satisfait Insatisfaisant Très insatisfaisant
Pas d’expérience dans le domaine Système de gestion de
documentaire et archivage Outils de GED
Système de records management (ERMS) :
Logiciel de gestion des archives papier
Solution de gestion de contenu (ECM)
Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques
Commentaire :
Bilan (provisoire) et perspectives
35. Parmi les items suivants, quels sont les 5 principaux challenges que votre entreprise (ou service) devra relever ces prochaines années ? (multi-réponses)
Mieux gérer les droits d’accès à l’information
Valoriser les archives historiques / patrimoniales
Mieux gérer la confidentialité de l’information (système de classification)
Assurer la pérennité de la conservation numérique
S’assurer que toute information archivable est bien archivée
Sensibiliser les personnels et collaborateurs aux questions de l’archivage
Centraliser le pilotage de la gestion de l’information
Intégrer de nouveaux supports d’information (plans 3D, audio, vidéo, wiki, blogs, réseaux sociaux…)
Promouvoir et mettre en œuvre le records management dans l’entreprise
Établir un référentiel de conservation
Élaborer une arborescence des répertoires pertinente et en assurer le maintien
Élaborer un plan de continuité d’activité relatif à la gestion et à l’archivage des documents et contenus
Formaliser les politiques et procédures d’archivage
Mettre en place un Electronic (Document and) Records Management System (E(D)RMS)
Relier la politique d’archivage à d’autres politiques relatives à la gestion de l’information
Développer les usages liés à l’archivage en déployant des coffres-forts numériques, espaces sécurisés de conservation, pour les collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.
Mieux gérer les métadonnées associées aux documents
Autre (spécifier):
36. Quel conseil donneriez-vous à des collègues s’engageant dans un projet d’archivage ? (question ouverte avec champs libre)
Pour terminer et afin de pouvoir comparer les approches entre grandes fonctions, secteurs d'activité et/ou tailles d'entreprise, nous vous remercions de compléter les questions ci-dessous permettant de mieux caractériser votre profil d’entreprise.
37. Dans quelle direction ou quel service travaillez-vous ? Sélectionnez la direction ou le service qui correspond le mieux à la/le vôtre. (une seule réponse possible)
Direction générale / Secrétariat général
Finance/Comptabilité
Juridique
Archives / Documentation
Informatique / Système d'Information
Autre direction ou service. Précisez :
38. A quel secteur d'activité appartient votre entreprise ? Sélectionnez le domaine qui représente le mieux l'activité de votre entreprise en France. (une seule réponse possible)
Secteur public
Banque/Finance/Assurance/Mutuelles…
Distribution/Commerce
Industrie
Autres services : précisez :
39. Combien d'employés votre entreprise compte-t-elle en France ? (une seule réponse possible)
Moins de 250 employés
Entre 250 et 5 000 employés
Plus de 5 000 employés
Ne sait pas
40. Votre entreprise a-t-elle des filiales ou bureaux à l’international ? (une seule réponse possible)
Oui
Non
Ne sait pas
Nous vous remercions de votre contribution. Pour recevoir par e-mail la synthèse des résultats de notre enquête, merci de compléter la signalétique ci-dessous.
Nom de votre entreprise : Votre nom (prénom) : Votre fonction : Votre e-mail :
Votre téléphone (facultatif) :
LE CR2PA VOUS REMERCIE ET VOUS DIT À BIENTÔT POUR TOUTE QUESTION : contact@cr2pa.fr