Identification du poste
Intitulé du poste : Responsable administratif(ve) et financier(e) de l’IUT de Bobigny – F/H Catégorie (corps) : A (IGE ou équivalent)
Quotité d’affectation : 100 %
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage » Présentation de l’université
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 28 laboratoires, certains associés au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Contexte de travail Site d’affectation : Bobigny
Composante / Service : IUT de Bobigny
Fonction d’encadrement : oui – environ 30 agents
Rattachement : Directeur de l’IUT B et Directrice Générale des Services (DGS) de l’université Missions principales et description du poste
I. Missions principales
Le(la) responsable administratif(ve) et financier(e) a pour mission principale d’assurer la mise en œuvre opérationnelle des choix de la composante qui doivent s’inscrire dans la stratégie de l’établissement. Dans ce cadre, il est le premier expert administratif du.de la directeur.trice et de son équipe. Il a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante et vient en appui des orientations de l’établissement.
II. Détail des missions
Missions Activités
Administration
générale et pilotage - Pilotage de l’IUT : organisation des services administratifs de l’IUT - Préparation au dialogue de gestion
- COM et évaluations de la CCN
- Contrôle de gestion et analyse de l’exécution de l’activité de l’IUT - Emplois et masse salariale sur ressources propres
- Piloter la charge d’enseignements et contrôler les services enseignements - Prévision et suivi de la charge pédagogique
- Pilotage de la CRIA et commission financière
- Participer à la réflexion et mise en œuvre des axes stratégiques de développement de l’IUT
- Apporter expertise et conseil auprès du Directeur et du conseil de l’IUT.
Affaires budgétaires et financières
- En association avec la responsable du pôle financier : responsabilité financière de l’IUT : suivi des AE et CP en GBCP
- Budget (BPI) : prévision, élaboration, exécution et analyse ; mouvements budgétaires et DBM
- Prestations internes et virements inter UB
- Supervision du circuit de la dépense et de la recette, de la politique d’achat, de l’inventaire physique et du suivi des immobilisations
- Les activités exercées en propre sont le suivi de l’exécution de la masse salariale sur ressources propres (rémunérations principales contractuels, heures complémentaires et autres rémunérations accessoires)
- Budgets et rapports financiers concernant les subventions du conseil régional Ile de France pour la formation des assistants sociaux.
Gestion des ressources humaines
(en lien avec la DRH)
- Campagnes d’emplois / supports et plafond d’emplois. Pilotage du suivi des heures d’enseignement avec contrôle FI/FA/FC, ainsi que des référentiels et PRP.
- Pour les personnels BIATSS : Conduite des équipes et mobilisation des compétences : organisation fonctionnelle de l’IUT, conduite et mise en cohésion de l’équipe
administrative, animation de l’équipe des responsables de pôle (RH, finances, FC/FA et RE, communication et pôles pédagogiques), profils de poste et campagnes d’entretiens professionnels, recrutements
- Responsable hiérarchique N+1 : entretiens professionnels des responsables des pôles pédagogiques/administratifs
- Accompagnement des parcours professionnels (rapports d’activité et d’aptitude pour concours et promotions)
Logistique générale - Sûreté : Relais service Sûreté UP13 ; contrôles d’accès (badges et clefs)
Activités déléguées Administration générale et pilotage
Affaires générales : Organisation des opérations électorales de toute nature ; accompagnement administratif des instances (conseils et commissions, sauf CRIA et commission financière, comité de site…)
Affaires budgétaires et financières
Gestion financière de l’IUT : pilotage du processus de l’achat public sous SIFAC (commandes d’achat et valorisation du service fait, conservation des pièces comptables) ; gestion
centralisée des missions sous SIFAC ; processus recettes (commandes de vente et factures) et suivi de l’inventaire comptable
Gestion des ressources humaines
Personnel BIATSS : relais DRH pour la gestion administrative des fonctionnaires, la gestion des contractuels et la paie ; gestion de l’organisation du temps de travail et des congés ; relais formations et concours ; référent « vie pratique »
Personnel Enseignant : conseils restreints, recrutements ; relais DRH pour la gestion administrative des fonctionnaires, la gestion des contractuels et la paie ; services et référentiels ; intervenants extérieurs sous contrat (recrutements et mises en paiement) ; suivi des charges pédagogiques et référent du projet de nouvelle application « services et charges pédagogiques »
Coordination pédagogique
Coordination et pilotage des affaires pédagogiques transversales : accompagnement administratif de la commission pédagogique ; veille juridique sur les conventions de stage, le contrôle continu des connaissances… ; accueil et coordination VAE et VAP ; coordination de l’offre de formation et de la prévision des heures d’enseignement issues des maquettes Productions d’indicateurs pédagogiques : organisation des enquêtes (devenir des étudiants, en national et en local, évaluation des enseignements…) ; production de statistiques issues des outils utilisés (Parcoursup, E Candidat, APOGEE, HYPERPLANNING) et exploitation des résultats des enquêtes nécessaires aux habilitations (AERES) et évaluations (CCN), au COM et aux dialogues de gestion
Organisation des jurys : calendriers, coordination de la préparation, confection des arrêtés, vérification des diplômes
Organisation de la cérémonie de remise des diplômes en licences professionnelles
Secrétariat des relations avec le CFVU : procédures disciplinaires, ouvertures de formation, FSDIE, organisation d’évènements liés aux projets étudiants… ; secrétariat des relations avec l’Espace Langues
Conventions pédagogiques sauf stages (conventions lycées : en lien avec le chargé de mission de l’IUT « lycées »)
Pilotage des campagnes de recrutement BUT et LP (coordination des référents et paramétrage IUT des applications Parcoursup et E Candidat) ; secrétariat des jurys Parcoursup et statistiques nécessaires ; interface IUT/scolarité centrale du campus.
Référent applications pédagogiques : Parcoursup, E Candidat, Campus France, HYPERPLANNING, APOGEE
Mobilité internationale étudiante et activités liées à la vie étudiante, dont les activités culturelles : relais service culturel du campus ; correspondant handicap de l’IUT ;
secrétariat de la commission des projets pédagogiques ; en lien avec le chargé de mission de l’IUT aux relations internationales : mobilité étudiante
Logistique générale
Gestion des opérateurs logistiques
Patrimoine : intervention d’entreprises sur ressources propres ; interventions des services de l’université (service technique, téléphonie, entretien des locaux, hygiène et sécurité ….) ; gestion des véhicules de service ; …
Compétences / Connaissances
Savoir/
Connaissances
- Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche - Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et
financière relative aux EPSCP et si possible savoir utiliser les SI qui s’y rattachent
- Connaissance de la réglementation sur la fonction publique, bien connaitre les différents statuts des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
- Connaissance des règles d’hygiène et sécurité
Savoir-faire
- Savoir définir et appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion
- Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien - Conduire un projet, accompagner les changements
- Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord - Qualités d’expression écrite et orale
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante - Savoir arbitrer
- Savoir reporter
Savoir-être - Savoir travailler en équipe - Rigueur/fiabilité
- Réactivité - Sens relationnel - Ecoute, disponibilité
Modalités de recrutement Poste à pourvoir immédiatement.
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) à recrutement@univ-paris13.fr avant le 31 janvier 2022.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé de la DGS, du directeur de la composante et d’un représentant de la DRH.
Contacts Nom – Prénom : Marine MAGOT
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96 / Mail : marine.magot@univ-paris13.fr Nom – Prénom : Gwenaëlle VERSCHEURE
Fonction : Directrice générale des services de l’université Mail : dgs@univ-paris13.fr
Nom – Prénom : Abdelhamid LIMANI Fonction : Directeur de l’IUT de Bobigny Mail : abdelhamid.limani@univ-paris13.fr
