CAHIER DES CHARGES n°
ENV/COM/MEDIA/2012 Appel d’offres général
C
LAUSES ET CONDITIONS GENERALES ADMINISTRATIVES ET TECHNIQUES D’
UN MARCHE PUBLIC DESERVICES
POUVOIR ADJUDICATEUR
I NSTITUT BRUXELLOIS POUR LA GESTION DE L ’ ENVIRONNEMENT
C ONCEPTION DE MEDIA PLANNING ET ACHAT D ’ ESPACES MEDIA POUR LES ACTIONS DE COMMUNICATION DE B RUXELLES
E NVIRONNEMENT – IBGE EN R EGION DE B RUXELLES -C APITALE
R ENSEIGNEMENTS
Des renseignements en rapport avec le présent cahier des charges peuvent être obtenus à l’adresse suivante :
Nom : Division Information – Département Communication – Julie Hairson Adresse : Gulledelle, 100 – 1200 Bruxelles
Téléphone : 02/775.79.29
R EGLEMENTATION APPLICABLE
Pour autant qu’il n’y soit pas dérogé dans le présent cahier des charges, la législation suivante est d’application :
1. La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et les modifications ultérieures.
2. L’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, et les modifications ultérieures.
3. L’arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, ainsi que l’annexe à cet arrêté royal relative au cahier général des charges, et les modifications ultérieures.
4. Les ordonnances de la Région de Bruxelles-Capitale et leurs arrêtés d’exécution, dans la mesure où elles trouvent à s’appliquer au présent marché.
5. Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’ouverture des offres.
PARTICULARITES DU MARCHE
P REMIERE PARTIE
Dispositions réglementaires
Généralités
Cette première partie concerne les règles d’attribution d’un marché public jusqu’au moment où le soumissionnaire est engagé.
Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 24 décembre 1993 et à l’AR du 8 janvier 1996 et à leurs modifications subséquentes.
Les dispositions ci-dessous se rapportent à la loi du 24 décembre 1993.
Article 4 – Pouvoir adjudicateur
Nom du pouvoir adjudicateur : Institut Bruxellois pour la Gestion de l’Environnement (IBGE) Adresse : Gulledelle 100 – 1200 Bruxelles
Article 5 – Objet du marché
Bruxelles Environnement - IBGE souhaite s’adjoindre les services d’une agence chargée de conseiller en matière de média planning (conseil général, conception de média planning), ainsi que l’achat d’espaces média pour la réalisation de ses actions de communication pour une durée de 1 an (renouvelable deux fois).
Les services à fournir ainsi que les délais d’exécution qui y sont liés sont détaillés dans la troisième partie du présent cahier des charges.
Articles 13 à 17 – Mode de passation du marché
Le contrat pour le présent marché est conclu suite à un :
Appel d’offres général conformément à l’article 16 de la loi du 24 décembre 1993.
Sans préjudice du point relatif aux variantes le choix de l’offre régulière la plus intéressante se fera sur base des critères d’attribution suivants, énoncés dans l’ordre croissant de leur importance
Qualité et pertinence des plans médias proposés pour les campagnes fictives
« Bruxelles, Ville durable !» et « promotion de la fête de l’environnement » (25%);
Qualité et clarté de la méthodologie proposée pour atteindre les objectifs de qualité et d’efficacité recherchés (25%) ;
Le prix et plus particulièrement la politique de ristourne des commissions et sur- commissions et prix horaire (50%).
Conformément à l’article 17. - § 2. 2°b de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, la présente entreprise peut être reconduite à 2 reprises par décision du Pouvoir adjudicateur.
Par la remise de son offre, le soumissionnaire s’engage à accepter, sans restrictions et aux conditions du marché initial, les deux reconductions éventuelles décidées par le Pouvoir adjudicateur.
Les dispositions ci-dessous se rapportent à l’AR du 8 janvier 1996.
Art. 68 à 74 - Conditions et documents de sélection qualitative
Le soumissionnaire doit satisfaire aux conditions de sélection qualitative attestées par les documents suivants joints à l’offre :
Causes d’exclusion
1) Est exclu de l'accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le prestataire de services qui a fait l'objet d'un jugement ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour :
1° participation à une organisation criminelle te lle que définie à l'article 324bis du Code pénal;
2° corruption, telle que définie à l'article 246 du Code pénal;
3° fraude au sens de l'article 1er de la conventi on relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002;
4° blanchiment de capitaux tel que défini à l'art icle 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
En vue de l'application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, lorsqu'il a des doutes sur la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu'il estime nécessaires à ce propos.
2) Le soumissionnaire joint une déclaration sur l’honneur indiquant qu'il ne se trouve pas dans un des cas cités à l'article 69, alinéa 1er, 1°, 2° et 3°, de l’AR du 08.01.1996.
Cette déclaration sur l’honneur doit émaner de la personne qui est habilitée, en vertu des statuts de la société, à engager celle-ci et par conséquent à signer l’offre.
L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu’avant la conclusion du marché, le pouvoir adjudicateur pourra les inviter à produire les documents de preuve visés à l’alinéa 2 de l’article 69, 1° du même arrêté royal.
Dans l’hypothèse où le pouvoir adjudicateur use de la faculté invoquée ci-avant, le soumissionnaire interrogé dispose au maximum d’un délai de 15 jours de calendrier à compter de la date de la demande qui lui est adressée pour produire les documents requis.
Le modèle de déclaration sur l’honneur figure en annexe du présent cahier spécial des charges.
3) Le soumissionnaire joint :
Un certificat délivré par l’autorité compétente du pays concerné prouvant qu’il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi.
4) Une attestation de l’O.N.S.S. ou une attestation délivrée par l’autorité compétente du pays d’origine certifiant que, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des demandes de participation ou de réception des offres, il est en règle à cette date, selon le cas, avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi (c’est-à-dire une attestation relative à l’avant-dernier trimestre précédant la date de remise de la demande de participation ou de remise de l’offre). Lorsqu’un tel document n’est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous
serment ou par une déclaration solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays, conformément à l’article 69bis, AR 08.01.96
Capacité financière et économique
Déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices.
Capacité technique
Les agences participantes doivent apporter la preuve de leur capacité à concevoir et à gérer des plans médias efficaces et de qualité ainsi que leur capacité à prodiguer des conseils et élaborer des plans médias pour des pouvoirs publics ou des annonceurs « non marchand ».
Le soumissionnaire joint les éléments suivants de nature à établir cette capacité :
- Les compétences en matière de conception et de réalisation de plans médias des personnes affectées à la présente mission et de celles chargées de les encadrer, le cas échéant (produire les CV de ces personnes).
- La liste des principaux services de même nature que la présente mission exécutés au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et leurs destinataires publics ou privés (au moins 2 missions pour un organisme public si possible lié à des campagnes de sensibilisation à l’environnement et/ou l’énergie et/ou la qualité de l’air- joindre les recommandations médias et les plans médias).
- Déclaration mentionnant les effectifs moyens annuels du prestataire de services et l'importance de ses cadres pendant les deux dernières années, pour le type de mission concerné.
- Description des mesures prises par le prestataire de services pour s'assurer de la qualité ainsi que des moyens d'étude et de recherche de son entreprise.
- Indication de la part de marché que le prestataire de services a éventuellement l'intention de sous- traiter.
Article 86 – Mode de détermination des prix
En ce qui concerne la détermination des prix, le présent contrat est considéré comme :
un marché à bordereau de prix (prix unitaires forfaitaires : prix par heure de conseil prestée). A titre indicatif, le montant annuel que Bruxelles Environnement - IBGE compte utiliser à l’achat d’espaces média est de l’ordre de 1.000.000€ TTC (y compris le fee et les commissions d’agence).
Article 88, § 2 – Examen des prix
Avant l’attribution du marché, les prestataires de services doivent soumettre à l’Administration tous renseignements permettant à celle-ci d’étudier les prix offerts.
La vérification des prix peut comporter toutes vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place par les agents du Pouvoir adjudicateur délégués à cet effet.
Article 89 – Etablissement de l’offre
Le soumissionnaire doit présenter son offre sur les formulaires d’offre et les bordereaux de prix annexés au présent cahier des charges.
Si le soumissionnaire établit son offre sur d’autres documents que le formulaire prévu, il doit simplement attester sur chacun de ceux-ci que le document est conforme au modèle prévu dans le cahier spécial des charges.
Le formulaire d’offre doit être soigneusement et complètement rempli et signé par le soumissionnaire ou son mandataire. Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l’offre que dans ses annexes qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché - telles que les prix, les délais, les conditions techniques - doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire.
Article 90, § 2 – Documents à joindre à l’offre
Outre les documents de sélection qualitative exigés sur base des articles 68 à 74 qui précèdent, le soumissionnaire joint à son offre : (dans l’ordre) :
• s’il échet, une note dans laquelle le prestataire de services déclare avoir tenu compte lors de l’élaboration de son offre des éventuels avis rectificatifs avec mention des numéros et désignations ;
• le formulaire de soumission, dûment complété, daté et signé;
• une preuve de la capacité du ou des signataires de l’offre.
• deux copies du dossier complet de l'offre doivent être annexées, clairement désignées par l'indication "copie". Le soumissionnaire est responsable de la parfaite concordance entre le dossier original et les copies ;
Toutes les preuves et notes à joindre impérativement à la présente offre seront datées et signées par le prestataire de services et porteront la mention « Établie par le soussigné en guise d’annexe à sa soumission dans le cadre du présent marché ».
Il est également demandé aux prestataires de services d’établir une séparation claire (à l’aide d’intercalaires à onglet en carton de couleur) entre les documents annexés afin de faciliter la consultation du dossier.
D’une manière générale, la qualité des annexes est préférable à la quantité.
Article 93 – Association momentanée
En cas d'association momentanée de prestataires de services, l’ensemble des prestataires devra fournir la preuve qu’ils ne se situent pas dans une des causes d’exclusion visées aux articles 69 et 69bis ci-dessus.
Article 100, § 1
er– Énoncé des prix
Le prestataire de services libellera son prix en euros. Les prix unitaires en euros peuvent être exprimés jusqu’à quatre chiffres après la virgule, le total étant arrondi à deux chiffres.
La taxe sur la valeur ajoutée est reprise dans un poste distinct de l’inventaire et s’ajoute au prix de l’offre.
Le montant total de l’offre ainsi que les prix unitaires sont exprimés en toutes lettres. Il en est de même du montant global de chaque poste de l’inventaire.
Article 102 – Emploi des langues
Sans préjudice des dispositions du présent article, l'offre sera rédigée en français ou en néerlandais.
Article 104 – Dépôt des offres
Les offres, sous pli fermé, sont à envoyer par la poste sous pli recommandé ou ordinaire ou remise par porteur à l’adresse du pouvoir adjudicateur, Bruxelles Environnement - IBGE, Division Information, Département Communication, Madame Julie Hairson, Gulledelle 100, 1200 Bruxelles, avant la date prévue à l’article 106 pour l’« Ouverture des offres ».
A défaut d'être envoyées par la poste ou déposées, les offres seront remises au Président lors de la séance d'ouverture des offres et avant qu'il ne déclare la séance ouverte.
Une offre arrivée après le début de la séance d'ouverture des offres est refusée.
Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant :
1° que le pouvoir adjudicateur n’ait pas encore not ifié sa décision au prestataire de services,
2° et que l’offre ait été déposée à la poste sous p li recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres.
Article 106 – Ouverture des offres
L’ouverture des offres aura lieu le 19 mars 2012 à 14 heures, présidée par le fonctionnaire dirigeant, ou par son représentant à l’adresse susmentionnée de Bruxelles Environnement - IBGE, premier étage.
Art. 115 - Critères d’attribution en appel d’offres et variantes
Le choix de l’offre régulière la plus intéressante se fera sur base des critères d’attribution suivants, énoncés dans l’ordre croissant de leur importance
Qualité et pertinence des plans médias proposés pour les campagnes fictives
« Bruxelles, Ville durable » et « promotion de la fête de l’environnement » (25%);
Qualité et clarté de la méthodologie proposée pour atteindre les objectifs de qualité et d’efficacité recherchés (25%) ;
Le prix et plus particulièrement la politique de ristourne des commissions et sur- commissions et prix horaire (50%).
Le soumissionnaire est autorisé à présenter toutes les variantes libres qui lui semblent utiles. Une variante ne peut toutefois pas avoir pour objet ou pour effet la modification de dispositions réglementaires ou contractuelles.
Celles-ci doivent respecter les conditions minimales indiquées dans le cahier spécial des charges et les exigences requises pour leur soumission, à savoir, respecter les critères d’attribution.
En toute hypothèse, les soumissionnaires remettent offre pour le projet de base.
Article 116 – Délai de validité des offres
Le délai pendant lequel le soumissionnaire reste engagé par son offre est porté, pour le présent marché de services, à 60 jours de calendrier prenant cours le lendemain du jour de l’ouverture des offres.
Article 117 – Notification du choix du prestataire de services
Le soumissionnaire à qui le marché est attribué, est informé de l'approbation de son offre par lettre recommandée à la poste. Cette notification se fera conformément aux modalités prévues aux art.
117 jusque et y compris 119 de l'arrêté royal du 08.01.1996 susmentionné.
D EUXIEME PARTIE
Dispositions contractuelles administratives
Généralités
Cette deuxième partie décrit la procédure régissant l’exécution du marché.
Sauf disposition contraire, l’arrêté royal du 26 septembre 1996 et ses modifications ultérieures établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, y compris les dispositions de l’annexe à cet arrêté royal, sont d’application.
La numérotation des articles ci-après s’inspire de l’arrêté royal susmentionné.
Article 2 – Délai d’exécution
Le marché prend cours au lendemain de la réception de la notification pour une durée de 12 mois.
Article 4, § 2 – Paiements
En ce qui concerne les services, le paiement est effectué, conformément aux modalités fixées dans le présent cahier spécial des charges, dans les cinquante jours de calendrier à compter de la réception de la déclaration de créance datée, signée et appuyée d'un état détaillé des prestations justifiant le paiement demandé, pour autant que le pouvoir adjudicateur ait été mis dans les délais prévus en possession des autres documents éventuellement exigés
Les paiements se feront par campagne en fonction des facturations des média ou des prestations de conseil effectivement prestées à la demande de Bruxelles Environnement - IBGE.
Art. 5. - § 1 - Avances
Aucune avance n’est accordée au prestataire de services
La numérotation des articles ci-après suit celle de l’annexe à l’arrêté royal susmentionné.
Article 1
erCGC – Fonctionnaire dirigeant
Le fonctionnaire dirigeant est désigné lors de la notification de l’approbation de l’offre.
Article 5, §1er CGC – Cautionnement
Pour le présent marché, le cautionnement est fixé à 5% du montant d’attribution, hors TVA. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d’euro supérieure.
Article 5, §2 CGC – Nature du cautionnement
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires en la matière, soit en numéraire ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
La justification de la constitution du cautionnement se donne selon la nature du cautionnement par la production au pouvoir adjudicateur :
1. soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
2. soit d’un avis de débit remis par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances ; 3. soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’Etat ou par un organisme
public remplissant une fonction similaire ;
4. soit de l’original de l’acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
5. soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Article 5, §3 CGC – Constitution du cautionnement et justification de celle-ci
La preuve du cautionnement doit être envoyée à l’adresse du pouvoir adjudicateur dans les trente jours de calendrier après réception de l’ordre de commencement pour ce marché.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l'indication sommaire de l'objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, prénom et l'adresse complète de l'adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention " bailleur de fonds " ou " mandataire " suivant le cas.
Article 6 CGC – Défaut de cautionnement
Lorsque le prestataire de services ne produit pas dans le délai de trente jours de calendrier, la preuve de la constitution du cautionnement, le pouvoir adjudicateur a la faculté soit de résilier purement et simplement le marché, soit d'appliquer les autres mesures d'office.
Ces sanctions sont subordonnées à l'envoi par le pouvoir adjudicateur d'une lettre recommandée portant mise en demeure et accordant au prestataire de services un dernier délai pour fournir la preuve de la constitution du cautionnement. Ce délai qui ne peut être inférieur à quinze jours de calendrier, prend cours le lendemain du jour de dépôt à la poste de la lettre recommandée.
En toute hypothèse, la résiliation du marché pour ce motif exclut l'application de pénalités ou d'amendes pour retard et ne peut donner lieu à aucune indemnisation quelconque au profit du prestataire de services.
Lorsque le pouvoir adjudicateur n'use pas de cette faculté, le retard dans la production de la preuve de la constitution du cautionnement donne lieu, de plein droit et sans mise en demeure, à l'application d'une pénalité de 0,02 pour cent par jour de calendrier de retard, la date de la poste faisant foi, avec maximum de 2 pour cent du montant initial du marché.
Lorsque, après mise en demeure par lettre recommandée, le prestataire de services ne produit pas la preuve de la constitution du cautionnement dans un dernier délai de quinze jours prenant cours à la date d’envoi de la lettre recommandée, le pouvoir adjudicateur le constitue d'office par prélèvement sur les sommes dues pour le marché considéré; dans ce cas, la pénalité est forfaitairement fixée à 2 pour cent du montant du marché.
Article 7 CGC – Droits du pouvoir adjudicateur sur le cautionnement
En cas de retard dans l'exécution ou en cas d'inexécution totale ou partielle du marché, même lorsqu'il y a résolution ou résiliation du marché, le pouvoir adjudicateur prélève d'office sur le cautionnement les sommes qui lui reviennent.
Article 9, § 2 CGC – Libération du cautionnement
A la demande du prestataire de services, le cautionnement est libéré en une fois à la fin du marché telle que visée à l'article 74 de la présente partie du cahier spécial des charges.
Le prestataire de services envoie la demande de libération du cautionnement au pouvoir adjudicateur.
Article 10, § 1
erCGC – Sous-traitants
Le prestataire de services est tenu d’exécuter le marché avec les sous-traitants qu’il a indiqués dans son offre et sur la base de laquelle l’Administration l’a sélectionné pour lui attribuer le marché.
L’exécution des tâches par d’autres sous-traitants ou membres de l’équipe de projet reste toujours soumise à l’autorisation préalable expresse de l’Administration.
Article 13 CGC – Révision des prix
La révision des prix ne s’applique pas à ce marché.
Article 14, § 1
er, alinéas 2 et 3
°°°°CGC – Droits de propriété intellectuelle - Prix d’achat et indemnités
Le prestataire de services ne pourra prétendre en aucun cas à une rémunération spéciale, à une indemnité ou à des dommages-intérêts quelconques du fait de l'utilisation, pour l'exécution du présent marché, de brevets, licences, copyright, etc.., étant censé avoir tenu compte, lors de l'élaboration de son offre, des charges résultant de cette utilisation.
En résumé, tous droits de brevets, licences, royalties ou fees, droits d'auteurs etc. sont à charge du prestataire de services lequel reste seul responsable de toutes revendications qui pourraient surgir à ce sujet.
Dès lors, si un tiers cite le Pouvoir adjudicateur en justice pour violation d'un de ces droits, le prestataire de services s'engage à intervenir à l'instance sur simple demande du Pouvoir adjudicateur.
Article 14, §§ 2 et 3 CGC – Droits de propriété intellectuelle – Utilisation des résultats
Les droits patrimoniaux attachés aux droits d'auteur et tout droit relatif aux documents fournis par l’
(les) adjudicataire(s), à l'exception de tous les éléments sur lesquels il existe déjà un droit d'auteur ou un autre droit, appartiendront exclusivement à l'Institut.
L’Institut pourra céder à des tiers tout ou partie de ses droits.
Le/les adjudicataire(s) spécifiera(-ont) tous les éléments sur lesquels il existe déjà un droit d'auteur ou un autre droit. Il(s) garantit(-ssent), par la présente, avoir obtenu du ou des titulaires desdits droits ou de leurs représentants légaux l'autorisation d'utiliser lesdits éléments. Tout paiement dont le/les adjudicataire(s) sera/seront éventuellement redevable(s) pour prix de cette autorisation sera/seront exclusivement à sa/leur charge.
A l'exception de tous les éléments visés à l'alinéa précédant, le/les adjudicataire(s) garantit(ssent), par le dépôt de son/leur offre, qu'il(s) a/ont le droit de céder les droits d'auteur et autres droits de propriété relatifs à la teneur des documents et autres éléments qu'il(s) livre(nt).
Article 15, §2 CGC – Paiement des services
Les paiements se font dans un délai de 50 jours de calendrier, à compter de la date de réception de la déclaration de créance régulièrement établie et pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession, dans le délai fixé, des autres documents éventuellement exigés.
Article 17, §3 CGC – Remise des amendes pour retard d’exécution
Toute demande de remise d’amendes pour retard est à adresser au pouvoir adjudicateur par lettre recommandée. La date de recommandation à la poste fait foi de la date de la demande.
La demande de remise d’amendes doit, sous peine de déchéance, être introduite par écrit au plus tard le soixantième jour de calendrier à compter du paiement de la déclaration de créance sur laquelle les amendes ont été retenues.
Article 18, §2 CGC – Compétence juridictionnelle
Les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents pour connaître des litiges relatifs au présent marché
Article 67 CGC – Eléments inclus dans le prix
Le soumissionnaire est censé avoir notamment inclus dans son prix (sauf la T.V.A.) : 1. Les frais administratifs et de secrétariat ;
2. Les frais de déplacement, de transport et d’assurance ; 3. Le coût de la documentation relative aux services ;
4. La livraison de documents ou de pièces liées à l’exécution des services ; 5. Les droits de douane et d’accises relatifs au matériel et aux produits utilisés ; 6. Les frais d’emballage ;
7. Les frais de réception.
Tous les frais et impositions quelconques, à l’exception de la T.V.A.
Sont notamment inclus dans le prix du marché, les frais inhérents à la participation du prestataire de services au comité d’accompagnement dont il est question à l’article 71 de la présente partie du cahier spécial des charges.
Article 69, § 1
erCGC – Indemnité pour réduction des prestations
Si l’Administration réduit les prestations fixes prévues et attribuées ou les prestations minimales à fournir pour le marché, le prestataire de services aura droit à une indemnisation de 5% des honoraires liés à la partie restante du marché d’origine.
Article 69, § 4 CGC – Début de l’exécution
Le délai d’exécution est déterminé dans l’ordre de commencement que l’Administration remet au prestataire de services. Tout marché commencé avant cette date l’est aux risques et périls du soumissionnaire. En aucun cas, la simple notification de l’attribution du marché ne fait courir le délai d’exécution.
Articles 71 CGC – Réception technique
Il est institué un comité d’accompagnement de la mission.
Ce comité est composé comme suit :
-
Représentants de Bruxelles Environnement - IBGE;-
Représentants de la Ministre de l’Energie et de l’Environnement-
Représentants de prestataire de services ;-
Autres si nécessaireLe comité est présidé par un représentant du pouvoir adjudicateur. Il assure la coordination administrative de la mission et en vérifie la bonne exécution conformément aux clauses et conditions du présent cahier spécial des charges.
Le comité se réunit pour la première fois dans les quinze jours de l’envoi de l’ordre de service de commencement du marché et, ensuite, autant de fois que l’exige la bonne exécution du marché. Il procèdera à des évaluations intermédiaires des travaux réalisés.
Les réunions du comité d’accompagnement font l’objet d’un compte-rendu réalisé par le prestataire de service et approuvé par ses membres et transmis à ceux-ci dans les quinze jours de calendrier qui suivent la réunion.
Article 72, §1
erCGC – Responsabilité du prestataire des services
Le prestataire de services est tenu de souscrire une assurance couvrant, dès le début du marché, sa responsabilité en matière d’accidents du travail ainsi qu’une assurance couvrant ses risques professionnels
T ROISIEME PARTIE
Dispositions contractuelles techniques
Généralités 1. Contexte
Bruxelles Environnement - IBGE, comme administration bruxelloise de l’environnement, gère un grand nombre de thèmes qui concernent tous les habitants et les entreprises de Bruxelles. En ce qui concerne les ménages (soit la cible première de ce marché) citons : utilisation rationnelle de l’énergie ; énergies renouvelables ; pollution interne et externe de l’air ; prévention, réutilisation ou compostage des déchets ; prévention du bruit/médiation /droits, devoirs ou solutions d’isolation en matière de bruit ; biodiverstité ; espaces verts ; utilisation rationnelle de l’eau ; et plus généralement consommation durable.
L’administration réalise plusieurs fois par an des campagnes de communication « grand public » en direction des habitants de la Région de Bruxelles-Capitale sur certains de ces thèmes.
Ces campagnes viennent s’ajouter et doivent compléter et éventuellement renvoyer à divers autres outils et actions de communication : site Internet, ligne téléphonique info-environnement, publications, actions en direction des écoles, etc…
Bruxelles Environnement - IBGE utilise comme surnom vers le grand public le terme : « Bruxelles Environnement». C’est ce terme qui sera donc repris dans la troisième partie de ce cahier spécial des charges.
Finalité des actions de communication
La finalité est de susciter des changements de comportement des citoyens dans le sens d’un développement durable et d’une meilleure qualité de vie des Bruxellois.
Un objectif plus institutionnel s’y ajoute : assurer une perception claire et une image positive de Bruxelles Environnement. La communication devra contribuer à faire passer le message que « Bruxelles Environnement est l’interlocuteur public des Bruxellois pour tout ce qui concerne leur milieu (qualité) de vie ».
Tonalité et messages clés des campagnes
Bruxelles Environnement souhaite des campagnes qui ne tombent pas dans les discours moralisateurs et/ou culpabilisants, mais qui véhiculent une vision moderne, ludique et positive des comportements favorables à leur environnement. Il est essentiel que le citoyen trouve un avantage direct au changement de comportement qui lui est proposé.
La stratégie de communication choisie par Bruxelles Environnement est de mettre en avant la possibilité pour tout le monde de réaliser des gestes concrets, crédibles, efficaces pour l’environnement. Le lien entre le geste individuel et le bénéfice collectif obtenu, si tous les Bruxellois le faisaient, est systématiquement mis en avant.
L’idée de base est qu’un geste, s’il est efficace et procure le résultat escompté pour le citoyen (crédibilité !)
en amène un autre, etc.. Les campagnes grand public ont donc pour objectif d’amener le plus grand nombre possible de citoyens à mettre un doigt dans l’engrenage de l’engagement pour un meilleur environnement.
La signature des campagnes de Bruxelles Environnement marque l’importance du lien entre geste individuel et résultat collectif, par l’utilisation de la baseline « chaque geste compte quand on est plus d’un million de Bruxellois ». Cette baseline est utilisée dans toutes nos actions et intégrée à tous nos supports médiatiques. Depuis peu, s’ajoute à cette baseline une nouvelle ligne directrice « Ensemble, faisons de Bruxelles une ville durable ! »
Les messages publicitaires grand public renvoient systématiquement vers d’autres conseils et informations se trouvant dans nos brochures, site web, call center, etc.
Unité d’objectif et de style
Bruxelles Environnement accorde une grande importance à conserver à l’ensemble de ces campagnes une cohérence et une unité d’objectif et de style. Une cohérence doit donc également se retrouver dans l’ensemble des plans média proposés.
Par cet appel d’offres, Bruxelles Environnement ne cherche pas spécialement une rupture avec sa communication actuelle, mais celle-ci peut être améliorée et évoluer.
Les leviers du changement de comportement
Selon les thèmes et les opportunités, différents leviers amenant les citoyens à modifier leurs comportements peuvent être évoqués. Ces leviers sont :
Changement climatique. La prise de conscience forte de la réalité du changement climatique et de son origine dans nos activités humaines constitue incontestablement un levier utilisé dans la communication.
Santé. Un lien direct et évident peut être fait entre une série de comportements plus respectueux de l’environnement et de notre santé : choix des produits alimentaires ou autres, moins de pollution dans l’air, fréquenter les espaces verts…
Faire des économies. De nombreux sujets importants se prêtent à l’utilisation d’une argumentation financière très concrète : économies d’énergie, choix de l’eau du robinet plutôt que l’eau en bouteille, réutilisation…
Confort et style de vie. Il est important de souligner qu’une série de conseils vont dans le sens d’une amélioration du confort (isolation, sacs réutilisables…). D’autres peuvent être communiqués sous l’angle de la qualité de vie (utilisation de matériaux naturels dans la construction…, entretien des jardins, maillage vert via les façades…), etc…
L’image de soi en phase avec une certaine « modernité ». Une série de comportements respectueux de l’environnement commencent à être « porteurs » de ce type d’image. Il n’est pas indifférent à cet égard de constater que de nombreuses marques communiquent aujourd’hui sur ce type de questions en mettant en valeur les qualités environnementales (ou sociales) de leurs produits.
2. Objet du marché
Bruxelles Environnement souhaite s’adjoindre, pour une année calendrier, les services d’une agence de
média planning et buying chargée de
-
conseiller Bruxelles Environnement dans sa politique et ses choix média ;-
réaliser le média planning de diverses campagnes ;-
effectuer l’achat d’espaces média aux meilleures conditions du marché ;-
contrôler la bonne exécution des ordres.(Ces missions sont détaillées dans le point suivant)
Ce marché global d’achat d’espaces média a donc pour objectifs :
-
de pouvoir réaliser de manière inopinée une campagne, en fonction par exemple d’une actualité brûlante ;-
de pouvoir bénéficier de prix plus avantageux ou d’emplacements plus performants grâce au soutien d’une centrale ayant un poids important sur le marché ;-
de pouvoir faire appel, en permanence, à des conseils en matière d’espaces médias Les actions sont soit :-
une grande campagne médiatique ayant pour but de susciter des changements de comportement concrets de la population-
plusieurs campagnes médiatiques de plus petite ampleur ayant toujours pour but de changer les comportements-
des promotions d’événements (fête de l’environnement, portes-ouvertes énergie et éco- construction, etc.)-
des promotions d’outils tels que les publications, le site internet, etc.Les cibles sont, selon les actions : les ménages, les écoles ou les entreprises.
Les actions sont toutes bilingues et limitées à la Région de Bruxelles-Capitale.
A titre indicatif, le montant annuel que Bruxelles Environnement compte utiliser à l’achat d’espaces média est de l’ordre de 1.000.000 d’euros TTC (y compris le fee et les commissions d’agence).
3. Description des missions
Le soumissionnaire devra assurer les missions suivantes Conseil média
A savoir :
-
offrir à Bruxelles Environnement une information qualitative sur l’audience des différents médias, notamment grâce à l’utilisation des études d’audiences, telles que le CIM, l’audiométrie, le radioscan et toutes autres études permettant de juger de l’impact des médias sélectionnés en fonction des cibles recherchées ;-
apporter un conseil en matière de choix des médias et de leur utilisation optimale (rythme, heures de passage, formats, etc.)-
préparer le meilleur plan média en fonction des objectifs définis dans les briefings fournis par Bruxelles Environnement.-
Fournir les outils permettant une évaluation de l’impact du plan média.Achat d’espaces média A savoir :
-
exécuter le plan décidé en achetant l’espace au meilleur prix auprès des différentes régies et/ou médias ;-
obtenir les prix les plus avantageux auprès de chaque média (ristournes d’intérêt public, négociations saisonnières, Top Topical, etc.) ;-
négocier les emplacements les plus performants ;-
fournir les fiches techniques et notes d’envoi permettant l’expédition du matériel adéquat.Contrôle A savoir :
-
contrôler la bonne insertion et/ou diffusion des messages, ainsi que la qualité technique de reproduction ;-
collecter et faire suivre à Bruxelles Environnement les justificatifs de parution ou rapports de diffusion.Le soumissionnaire sera également appelé dans le cadre de certaines actions à collaborer de manière étroite avec l’agence qui crée et produit nos supports médiatiques.
4. Conditions générales
4.1 Respect de l’environnement
Tout document, support ou autres types d’outils seront produits, dans la mesure du possible, dans le respect des principes de l’éco-consommation (papier recyclé, impression recto-verso, usage de matériel durable, etc.). Ceci est valable pour toutes les actions proposées. Le souci du respect de l’environnement doit être présent en permanence dans toutes les actions qui seront proposées par l’agence. Il s’agit d’assurer la cohérence quant à l’image de Bruxelles Environnement-IBGE et de sa Ministre auprès des partenaires extérieurs et de la population
4.2 Bilinguisme des campagnes
Toutes les actions de communication se déroulent en français et en néerlandais. L’agence est chargée de proposer des plans média couvrant à la fois les médias francophones et néerlandophones.
5. Présentation des offres
Bruxelles Environnement attend une offre contenant :
-
Tous les éléments relatifs à la sélection qualitative (requis dans le présent cahier spécial des charges à l’art 68 à 74 de la première partie). Bruxelles Environnement attire l’attention sur l’importance de cette partie : toute offre incomplète en cette matière est en effet irrecevable et donc écartée d’office.-
Les grandes lignes de la méthodologie utilisée pour atteindre les objectifs de qualité et d’efficacité recherchés (notamment les différents services online offerts par le soumissionnaire).-
La politique de rémunération, en ce compris le taux de ristourne au client des commissions et sur-commissions accordées par les médias au soumissionnaire. L’agence tiendra compte du fait que lorsqu’un plan média est suivi d’un achat média effectif, aucun honoraire supplémentaire à la part de commission et sur-commission conservée par l’agence ne pourra être exigé.-
Le tarif horaire pratiqué pour la fourniture de conseils et/ou de recherches qui ne seraient pas suivi d’achat média.-
Deux brefs exemples de recommandations/conseils que le soumissionnaire adresserait à Bruxelles Environnement concernant les 2 briefings fictifs établis ci-dessous. L’agence justifiera le choix des médias en fonction des objectifs stratégiques des briefings. Le choix des médias sera justifié par une évaluation des performances de la campagne proposée en terme de GRP sur l’ensemble des habitants de la Région de Bruxelles-Capitale et sur le cœur de cible.BRIEFINGS FICTIFS
1. Campagne de promotion de Bruxelles en tant que Ville durable
Objectif : démontrer aux habitants de la Région de Bruxelles-Capitale qu’il est possible d’agir pour faire en sorte que Bruxelles devienne une ville durable.
Description de la campagne : Le Gouvernement de la Région de Bruxelles Capitale a indiqué dans sa Déclaration de Politique Régionale que « le défi environnemental implique que Bruxelles devienne un modèle en matière de développement durable. Il y va de la protection de la qualité de vie de ses habitants (mobilité, qualité de l'air, prix de la consommation d'énergie,...), de la solidarité envers les générations à venir et de sa responsabilité en tant que capitale internationale amenée à montrer l'exemple (émissions de gaz à effet de serre). Il s'agit également d'une source économique majeure pour la création d'emplois et de la promotion de l'image internationale de la Région ».
L’objectif de Bruxelles Ville Durable est donc essentiel. La Ville Durable est un processus qui va mener Bruxelles vers une ville qui offre PLUS de qualité de vie et MOINS de nuisances sur l’environnement.
-
Qualité de vie : de l’emploi, des logements (confortables et économes en énergie), une mobilité douce et sûre, des espaces verts et récréatifs, une grande biodiversité, etc.-
Moins de nuisances : moins de bruit, un air de meilleure qualité, une eau épurée, etc.La Ville Durable n’a donc pas seulement un objectif architectural ou urbanistique, elle recouvre tous les domaines de la vie en société.
La campagne
-
démontrera au public que Bruxelles est une ville qui a réalisé des avancées spectaculaires dans le domaine du développement durable (construction durable, protection contre les nuisances, gestion d’espaces verts…) au cours des 5 dernières années, beaucoup plus que ses habitants ne l’imaginent, et cela à l’aide d’exemples très concrets et très parlants ;-
montrera les perspectives des changements assez radicaux qui vont se produire dans les prochaines années pour répondre aux défis environnementaux ;-
sensibilisera les visiteurs à l’importance qu’il y a à être des acteurs de cette mutation, tant pour leur propre qualité de vie que pour l’image et le développement de leur Région.Période : mai 2012
Durée : à proposer
Cible : grand public bruxellois et décideurs. Le public que nous cherchons à toucher a un niveau d’étude et/ou un statut socioprofessionnel moyennement élevé et a entre 15 et 24 ans. Sans négliger les autres catégories d’âge ou socioprofessionnelles, il faudra veiller à ce que le message touche ces catégories moins sensibles à l’éco-comportement.
Supports médiatiques : L’agence a la liberté de proposer les supports qui lui semblent les plus pertinents pour porter le message à la cible. La création et la production des outils. seront développées par notre agence de création.
Budget moyen : 250.000€ TTC achat d’espaces média ; 100.000€ TTC création de la campagne Prix agence : à spécifier en fonction du bordereau de prix ci-joint.
2. Campagne de promotion de notre fête annuelle : « la fête de l’environnement »
Objectif : assurer la promotion de la fête de l’environnement. Faire en sorte que nous ayons au moins 20.000 participants.
Description de la fête : La Fête de l’environnement est devenue, au fil des années, un événement incontournable de la vie bruxelloise. Le nombre de visiteurs ne cesse de croître d’année en année. Elle constitue une occasion de rassembler des stands de toutes les associations actives en matière de défense de l’environnement et de mieux faire connaître l’action de Bruxelles Environnement. L’aspect festif est très présent, tant par des animations durant la journée que lors du traditionnel concert du soir. Chaque année une animation centrale permet de donner le ton général de la fête (2007 : Le labyrinthe et le vidéomaton de l’engagement citoyen – 2008 : projets innovants des écoles supérieures en matière d’environnement - 2009 : Gaston et l’Environnement – 2010 : la biodiversité – 2011 : la forêt). En 2012, l’alimentation durable sera mise à l’honneur dans le cadre de l’année mondiale de la gastronomie.
Période : fin mai, début juin 2012.
Durée : à proposer.
Cible : grand public, familles.
Supports médiatiques : nous partons du principe que nous aurons 1 spot télévisé francophone et 1 néerlandophone ; 1 spots radio FR et 1 spots radio NL ; et 1 visuel bilingue qui pourra être décliné en différents formats. Remarquons que dans ce cas-ci l’utilisation des chaînes de télévision généralistes
« grand public » est impossible budgétairement.
Budget moyen : 55.000€ TTC pour l’achat d’espace média, 20.000€ TTC pour la création et 20.000€ TTC pour l’impression et la distribution.
Prix agence : à spécifier en fonction du bordereau de prix demandé par ailleurs.
Toute information complémentaire concernant les cas fictifs peut être demandée à Bruxelles Environnement auprès de Julie HAIRSON au 02/775.79.29 ou jha@ibgebim.be.
3. Modalités budgétaires et autre
Le soumissionnaire remplira le tableau « bordereau de prix » joint en annexe. Lors de chacune des campagnes ou prestations demandées par Bruxelles Environnement, l’agence fournira une offre de prix détaillée en fonction du budget prévu par Bruxelles Environnement et basée sur les prix repris dans ce bordereau. Les indications des différentes prestations contenues dans ce bordereau de base ne sont pas limitatives. Il revient au soumissionnaire d’ajouter à ce bordereau tout type de prestation qu’il estime nécessaire pour rencontrer les objets du marché et qui ne se trouverait pas dans ce modèle de base
BORDEREAU DE PRIX
Bordereau de prix Commission d’agence
Sur-commissions Fee
Exception fee internet Conseils hors achat d’espace
BULLETIN DE SOUMISSION
Cahier spécial des charges n° Relatif à : Lot n° :
A remplir par le soumissionnaire
IDENTITE PERSONNE PHYSIQUE NOM
PRENOM ADRESSE PROFESSION QUALITE NATIONALITE
PERSONNE MORALE RAISON SOCIALE
FORME JURIDIQUE SIEGE SOCIAL NATIONALITE
IDENTITE DU SIGNATAIRE QUALITE DU SIGNATAIRE
FINANCES BANQUE N° COMPTE BANCAIRE ADRESSE DU SIEGE
T.V.A. N° de T.V.A.
AGREMENT/
ENREGISTREMENT
LISTE DES ENTREPRENEURS
AGREES N° d'INSCRIPTION
CATEGORIE SOUS-CATEGORIE
ENREGISTREMENT NUMERO D’ENREGISTREMENT
PERSONNEL O.N.S.S. N° D'IMMATRICULATION
ATTESTATION O.N.S.S.
(joindre en annexe) NATIONALITE ET IDENTITE*
SOUS-TRAITANTS IDENTITE* NOM OU RAISON SOCIALE
ADRESSE NATIONALITE
PART DU MARCHE* MONTANT CONFIE
FOURNISSEURS IDENTITE*
ADRESSE*
PRODUITS HORS C.E.E.*
CARACTERISTIQUES
DU MARCHE OBJET
MODE DE PASSATION PRIX PROPOSE (hors T.V.A.) (par lot)
EXECUTION DU
MARCHE CHOIX DE LA LANGUE FRANCAIS/NEERLANDAIS
PERSONNE DE CONTACT ADRESSE
TELEPHONE
* Joindre la liste en annexe
Pour les produits hors C.E.E., mentionner les pays d’origine, le montant par pays (droits de douane exclus) ou la valeur des matières
Le(s) soussigné(s) s'engage(nt) sur ses(leurs) biens meubles et immeubles à exécuter, conformément aux clauses et conditions du cahier des charges/ de la demande de prix précitée, le marché faisant l'objet de ce cahier spécial des charges/de cette demande de prix .
Moyennant la somme de :
(en chiffres, T.V.A. comprise) : Euro (en lettres, T.V.A. comprise) :
Sont annexés au présent formulaire de soumission :
- les documents dont la production est exigée par le cahier spécial des charges;
- les modèles et échantillons exigés par le cahier spécial des charges;
- l’inventaire dûment complété
En outre, l'Institut est autorisé à prendre toutes les informations utiles de nature financière ou morale au sujet du (des) soussigné(s) (ou de la société ici soumissionnaire) auprès d'autres organismes ou institutions.
Le(s) soumissionnaire(s),
(signataire) ...
(nom) ...
Remarque importante
Si le soumissionnaire établit son offre sur d’autres documents que le présent modèle, il atteste sur chacun de ceux-ci que le document est conforme au modèle prévu dans le cahier spécial des charges (art. 89 de l’arrêté royal du 08.01.1996).
Modèle de déclaration sur l’honneur
I. Identification du pouvoir adjudicateur
II. Identification du marché
Le soussigné (nom, prénom) : Qualité ou profession : Nationalité :
Domicilié à :
(pays, localité, rue, n°)
ou
La société :
(raison sociale ou dénomination, forme, nationalité, siège)
représentée par le(s) soussigné(s) : ou
les soussignés :
(chacun, mêmes indications que ci-dessus)
en société momentanée pour le présent marché,
déclare(nt) sur l’honneur ne se trouver dans aucune des situations visées par les causes d’exclusion reprises à l’article 69, alinéa 1er, 1°, 2°, 3° de l’arrêté royal du 8 janvier 1996;
s’engage(nt) à produire à la demande du pouvoir adjudicateur les documents et preuves nécessaires.
Fait à ………, le…………..
Signature
