La modernisation des moyens de paiement et d’encaissement
Public : Agents comptables, Adjoints gestionnaires, Régisseurs, Personnels des agences comptables et des services d’intendance
Préambule : La modernisation financière en EPLE :
Rappel du principe de séparation de l’ordonnateur et de l’agent comptable mais de la nécessaire collaboration des acteurs pour les opérations de la chaîne de la dépense et de la chaîne de la recette (Décret GBCP du 7 novembre 2012) et leur dénouement (paiement / recouvrement).Instruction codificatrice M9.6 et M 9.6 Op@le
Garantir le respect de la réglementation, la sécurisation des moyens de paiement et d’encaissement (réduire sensiblement les encaissements par chèque et en espèces - tendre vers le « zéro cash »), et la qualité comptable
Dématérialiser les flux financiers, les échanges et les pièces comptables
Importance des outils, de leur appropriation et de leur optimisation en fonction des besoins de la structure : GFC (PV de caisse quotidien, suivi des régies avances et recettes, développement de soldes), Siècle-GFE, Opale, outils open académie, reprofi, module régie, outil Excel maison, télépaiement (terminal de paiement, paiement en ligne), prélèvements automatiques, outils de dématérialisation des pièces administratives et comptables (sites AJI, DAJ et CIJAP pour les marchés, Resana ou Tribu pour la dématérialisation, Reprofi pour les comptes financiers,...).
Préparer le passage à Op@le.
o La qualité comptable (lien MRCF)
garantir la régularité, la sincérité et la fidélité des comptes;
leviers : organiser, documenter, tracer ;
démarche d’amélioration continue
DGFiP – Mission risques et audit : SYNTHÈSE DES AUDITS DE GROUPEMENTS COMPTABLES D'ÉTABLISSEMENTS PUBLICS LOCAUX D'ENSEIGNEMENT (EPLE) RÉALISÉS EN 2020 (Mai 2021). « Les agences comptables présentent une qualité de gestion très contrastée, la pertinence de l'organisation et du contrôle interne constituant un levier d'action déterminant ». ... « il apparaît que les principaux constats, tant sur les processus maîtrisés que sur les points de fragilité des agences comptables, sont récurrents. Plus précisément, les anomalies relevées portent sur les opérations comptables, le contrôle interne et les opérations de régie. Parmi les points de contrôle examinés, il en est deux qui déterminent sensiblement la qualité des opérations de l'agence comptable : la pertinence de l'organisation et le dispositif de contrôle interne. Au- delà de l'organisation retenue, la situation des ressources humaines de l'agence comptable (effectifs, stabilité, expérience et implication du personnel) influe sur les résultats des EPLE ».
Organiser, Documenter, Tracer:
Organigramme fonctionnel / Suppléance et polyvalence / Convention du groupement actualisée
DGFIP « la tenue de réunions et les échanges d’informations réguliers entre l’agent comptable, l’ordonnateur et les gestionnaires des établissements rattachés sont particulièrement préconisés ».
L’outil d’autodiagnostic ODICE et la cartographie des risques, le plan d’actions et les contrôles formalisés (PV de contrôle des dépenses et des recettes, contrôle par sondage des bourses, contrôles sur place).
L’ensemble du dispositif formalisé permet de garantir la régularité, la sincérité et la fidélité des comptes.
o La dématérialisation des pièces comptables
L’obligation de dématérialisation (Instruction M9.6 et M9.6 Opale - cf guide de l’agent comptable et du régisseur)
Dématérialisation des pièces comptables : l’agent comptable a une obligation de tenue du poste comptable et de conservation des pièces comptables
Unearborescence à définir,
Arborescence simplifiée des dossiers de conservation des doubles des pièces comptables
Dossier comptabilité ordonnateur : Budget et DBM, Mandatement, ORev, Ordre de recette, ORR, Dossier des notifications de subventions, dossier liste des contrats, dossier RIB, dossier Régie, dossier compte financier.
Dossier comptabilité générale
Ex d’arborescence : lien tribu Echanges de pratiques et de documents
Un choix de l’outil de dématérialisationet de partage (Nexcloud, Resana, Tribu).
Resana : est une plateforme collaborative autour du partage et stockage de documents, simple à prendre en main (accompagnement avec vidéos et webinaire, outil proposé par la DINUM- direction interministérielle du numérique)
o La modernisation de la dépense
Plate-forme Chorus pro (interfacée avec le progiciel de gestion Opale).
- Factures reçues sur une plateforme commune
Dépôt des factures sur Chorus pro : courrier de rappel de leur obligation aux fournisseurs.
Outil de « dialogue » avec le fournisseur
Service mutualisateur de factures : service facturier / opale.
Point de vigilance sur la fiche fournisseurs dans GFC (raison social, n° siret, dématérialisé, coordonnées bancaires),
et contrôle des RIB des fournisseurs - outil de contrôle des RIB d’Open Academie : lien vers l’outil Open académie : https://openacademie.beta.gouv.fr/ribsco/. Avec Op@le, les agents comptables doivent valider chaque RIB (prévenir les fraudes).
Constituer un dossier avec les RIB des fournisseurs, et un dossier avec les RIB des élèves (Boursiers, Elèves à rembourser)
- Factures émises : établir ses factures à partir de la plateforme Chorus pro
Délais de paiement et intérêts moratoires : DGFIP Synthèse des audits « Dans certains établissements, le délai global de paiement (DGP) est dépassé et les intérêts moratoires dus, dans ce cas, ne sont pas liquidés ».
DGP de 30 jours ou 20 jours pour les viandes fraîches. On ne peut plus apposer un cachet avec une date de réception de la facture par l’ordonnateur…bordereau de dépôt de chorus pro mentionne la date de dépôt / mail de notification du dépôt).
Simulateur de calcul des intérêts moratoires https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/interets-moratoires Recommandations des auditeurs (Synthèse des audits mai 2021) :
- la stricte application de la réglementation en vigueur en matière de commande publique ;
- liquidation et mandatement systématique des intérêts moratoires au profit des créanciers en cas de dépassement du DGP - la mise en œuvre périodique de contrôles, a posteriori, portant sur les coordonnées bancaires et le respect du DGP - la restitution des résultats de ces contrôles à chaque ordonnateur.
o La modernisation de la Régie
REFERENCE REGLEMENTAIRE : Décret 2020-542 du 7 mai 2020 et arrêté du 13 août 2020.
Les fonctions de régisseur ne peuvent pas être assurées par un agent ayant la qualité d'ordonnateur ou disposant d'une délégation à cet effet, sauf dérogation fixée par arrêté du ministre chargé du budget pour les organismes soumis au titre III du décret du 7 novembre 2012 susvisé.
Le recours à des mandataires doit être prévu dans l'acte constitutif de la régie.
Les mandataires sont désignés par le régisseur après autorisation de l'ordonnateur. Ils sont chargés d'effectuer les opérations qui leur sont confiées par mandat par le régisseur. Le comptable public assignataire est destinataire d'une copie des mandats délivrés.
Remise de service obligatoire entre régisseurs. Elargissement du périmètre des recettes encaissables et des dépenses possibles.
Auditeurs DGFIP: Les défaillances relevées sur la passation des écritures en comptabilité, la gestion des régies et du numéraire dégradent fortement la qualité comptable des EPLE.
REGIE DE RECETTES ET D’AVANCES AVEC COMPTE DFT REGISSEUR ET UNE CB ADOSSEE A CE COMPTE
Dossier joint avec tous les pièces comptables
FORMALISME DE LA PROCEDURE
Préalable
Demande écrite de l’ordonnateur demandant la création d’une régie de recettes et/ou d’avances avec compte DFT régisseur, et une CB adossée à ce compte
Créer sur le module régie l’habilitation précisant :
o Le montant chiffré de l’avance, les moyens de règlement (espèces : 531 et CB : 5115) et les comptes de dépenses autorisés (échange avec le régisseur pour les définir)
o Le montant maximal d’encaissement, les moyens de paiement (espèce : 531, Chèque : 5112 et CB : 5115 (5112 et 5115 non prévus avec Op@LE)) et les comptes de recettes.
Etablir les documents (voir modèle actualisé joint non disponible dans GFC) : o Acte de nomination d’un régisseur et mandataire suppléant,
o Décision portant institution d’une régie de recettes et/ou d’avances, o Décision du chef d’établissement relative à la fixation du cautionnement.
Etablir le document : ouverture de compte de dépôt de fonds au Trésor (demander l’imprimé à la DDFIP pour avoir la dernière version)
Phase DDFIP
Envoyer tous ces documents à la DDFIP + copie CNI + avis SIRENE de l’établissement
A l’ouverture du compte DFT régisseur, visible sur le Portail Internet de la Gestion Publique, l’agence comptable demande le Formulaire de demande de carte bancaire Visa (formulaire à demander à la DDFIP pour avoir la dernière version). Il est complété en concertation avec l’Agent Comptable et le régisseur.
Compléter le formulaire de Procuration sur compte de dépôts de fonds désignant l’agent comptable en tant que
mandataire secondaire avec accès global et éventuellement l’adjoint du comptable en tant que mandataire secondaire en consultation (permet l’accès au compte régisseur sur PIGP
Envoi à la DDFIP qui transmettra le code de la CB par courrier à l’adresse personnelle du régisseur.
Récupération de la CB à la DDFIP par le régisseur après prise de rendez-vous
Phase Agence comptable
Lors de l’attribution d’un compte DFT régisseur :
o Mise à jour de l’habilitation sur GFC pour intégrer le RIB du compte DFT régisseur et transfert de l’habilitation au régisseur.
o Subdivision des comptes 4715, 4723, 543 et 545 éventuellement
o Demande par le régisseur à la DDFIP d’un bordereau de remise de chèques avec le nouveau compte régisseur o Dépôt à l’AC de l’ancien bordereau de remise de chèques du compte principal et le tampon d’endossement o Commander un tampon d’endossement avec référence compte DFT régisseur et signature du régisseur.
Comptabilité des régies
Le compte 545 retrace les versements des régies de recettes
Le compte 4715 retrace les versements de recettes en attente de l’émission de l’ordre de recettes
Le compte 543 retrace le versement de l’avance
Le compte 4723 retrace les dépenses réalisées par la régie en attente de l’émission d’un mandat
Voyages scolaires / Régies : Synthèse des audits« Pour mieux encadrer le maniement des fonds, les auditeurs préconisent soit la création d’une seule régie pour tous les voyages, soit la création d’une régie de recettes ou d’avances pour chaque voyage. L’ouverture d’un compte DFT pour les régies de voyages et le recours aux moyens modernes de paiement (TIPI, cartes bancaires) doivent être privilégiés. ».
Les voyages et sorties scolaires : « L’agent comptable régisseur désignant dans une convention de mandat une personne chargée d’encaisser les fonds ».
Sur le volet bancaire, les auditeurs ont constaté la présence de chèques à encaissement différé ou post datés conservés hors du coffre, des dépassements du plafond d’encaisse et des déficits de caisse.
Les différents seuils liés à la régie : paiement en numéraire (300 €), paiement par chèque (300 €), paiement par carte bancaire (5 000€), montant maximal de dépense par opération pour un régisseur (2 000 €), montant maximal des recettes encaissées en numéraire par un régisseur (à définir dans l’acte instituant la régie)
Lien M@gistère sur les Régies / Fiche de procédure Régie d’avances et de recettes / Vidéo
Les rôles avec Op@le...
Avec Op@le : les adjoints gestionnaires seront mandataires de l’agent comptable sur le compte principal pour l’encaissement des chèques et le paiement par carte bancaire (dont paiement en ligne).
Paiement des achats sur internet : carte bancaire adossée à un compte DFT régisseur- pour faciliter les menues dépenses notamment les achats sur internet / Dépenses avant service fait (Arrêté du 22/12/2017).
o La modernisation des encaissements
Droits constatés sous GFE (en vue d’Opale) / Télépaiement / Prélèvements automatiques, pour le SRH et les voyages Préalable : DROITS CONSTATES avec GFE Lien vers Rapports d’observations définitives p15&16 CRC Nouvelle Aquitaine (04.11.19)
LE TELEPAIEMENT
Décret no 2018-689 du 1er août 2018 relatif à l’obligation pour les administrations de mettre à disposition des usagers un service de paiement en ligne : lien vers legifrance
4° Par les établissements publics locaux d’enseignement, :
– au plus tard le 1er juillet 2019 lorsque le montant de leurs recettes annuelles est supérieur ou égal à 750 000 euros ; – au plus tard le 1er juillet 2020 lorsque ce montant est supérieur ou égal à 250 000 euros ;
– au plus tard le 1er janvier 2022 lorsque ce montant est supérieur ou égal à 75 000 euros ;
un paiement sécurisé par carte bancaire : ce mode de paiement en ligne sécurisé se fait depuis l’application « TS- Paiement », développée par le MENESR, application qui s’interface avec le dispositif TIPI (titres payables par Internet) de la DGFIP et avec les applications de gestion financière et comptable des EPLE, GFC et Op@le.
AVANTAGES POUR L’ETABLISSEMENT : Pour l’agent comptable :
- Gain de temps :
Encaissement rapide comparé à l’encaissement des chèques bancaires.
Liste des créances automatiquement mise à jour dans GFC.
- Contrôle par l’agent comptable :
Il décide du moment pour envoyer les créances de GFC vers le Télépaiement, lors de la 1ère constatation des créances issues de SIECLE GFE (SRH ou Voyages) ou après chaque reconstatation de ces créances (SRH seulement), établissement par établissement.
Il décide du moment pour réceptionner les encaissements du Télépaiement dans GFC, établissement par établissement.
Il a accès à un compte-rendu journalier par établissement des paiements par carte bancaire effectués par les familles.
- Sécurité pour l’agent comptable:
Pas de gestion des rejets de chèques, ni des rejets de prélèvements.
Pas de risque de perte de chèques.
Pas d’oubli de signature des chèques.
Sécurisation des flux financiers.
AVANTAGES POUR LES FAMILLES : Pour les familles :
- Confort :
Gain de temps par un mode de paiement adapté aux usages actuels.
Connexion sécurisée avec login/mot de passe (une par enfant ou possibilité de faire un regroupement sur un même compte si le parent a plusieurs enfants scolarisés dans des EPLE différents mais situés dans la même académie).
- Visibilité :
Visualisation de toutes ses créances (un ou plusieurs enfants).
Visualisation des dates d’échéance.
Si certaines créances sont soumises au prélèvement automatique, celles-ci sont aussi présentées (à titre informatif uniquement).
Possibilité de dialogue avec l’agent comptable sur une adresse mail dédiée.
- Souplesse :
Choix de la créance à régler, conformément à la règlementation.
Paiements modulables, immédiats, paiement partiel ou paiement en totalité de la créance.
Retour immédiat du ticket de paiement.
Historique des paiements visibles par la famille.
Pour information, pour une créance de 603 € : frais sphère privée (2.44 €), frais DGFIP avec TIPI-Payfip (2.10 €)
Télépaiement avec TS-services : Transfert des créances de GFE vers GFC et vers TS-Paiement. Réception des
encaissements de TS-Paiement. Création de comptes et télépaiement des familles (Payfip, Ts-services, synchronisation des créances et des encaissements avec la plateforme du télépaiement. Paiement en ligne (par carte bancaire) :
Procédure à suivre détaillée dans la fiche télépaiement de la DAF A3 actualisée en mars 2021. Lien vers la fiche.
LE PRELEVEMENT AUTOMATIQUELien vers fiche sur le prélèvement automatique et une fiche de procédure
o La modernisation du recouvrement et suivi des développements de solde
Synthèse des Audits DGFIP: « La prise en charge des recettes est jugée satisfaisante pour autant, des actions doivent être engagées pour dynamiser le recouvrement. Alors même que les émissions de titres et le recouvrement associé sont correctement mis en œuvre, il paraît indispensable de définir formellement avec l’ordonnateur une politique de recouvrement (suivi des délais de paiement, seuils et enchaînement des poursuites, fréquence de relance des huissiers, mise en œuvre des saisies à tiers détenteur (SATD), seuils d’admissions en non-valeurs, apurement des créances anciennes). En complément, les ordonnateurs des établissements rattachés veilleront à transmettre aux agents comptables, dans les délais requis, les ordres de recette et les justificatifs nécessaires au contrôle des remises d’ordre accordées.
S'agissant des fonds sociaux, l’appréciation portée par les auditeurs est davantage favorable par rapport à l'an passé pour l’ensemble des critères retenus (octroi des aides justifiées sur la base des délibérations du Conseil d’Administration, suivi comptable et financier
correspondant) »
outil de suivi du recouvrement des droits constatés MRCF, et formalisation d’un dossier contentieux MRCF pour un suivi contentieux par créancier
nouvel outil créé par une collègue de l’académie sur l’ensemble des aspects relatifs aux fonds sociaux (formation au PAF)
SATD cf lien tribu : s’appuyer sur deux dossiers réalisés par deux agents comptables
o Le dépôt et le retrait du numéraire à La Banque Postale (DIGIFIP)
Les nouvelles modalités de dépôt et de retrait à La Banque postale (site). Lien Tutoriels. Création de comptes et mot de passe / Bordereaux
o Les nouveaux moyens d’encaissement et de paiement peuvent être sources de tentatives de fraudes:
o
o Plan d’action préparatoire au passage à Opale
Lien Tribu vers Plan d’actions préparatoire au passage à Op@le.
o Conclusion :
Responsabilité unique des gestionnaires publics : si la projet aboutit, cela signifie la suppression de la RPP, et le remplacement de l’apurement administratif par le développement du contrôle interne (MRCF) en EPLE. Lien sur ce qui change, ce qui ne change pas.
Refonte du support d'audit des groupements comptables d'EPLE (IDEA, analyse du fichier d’écriture comptable)
Formation : se former (et accompagner le collaborateur) pour actualiser ses connaissances avec les parcours M@gistere ou les parcours d’adaptation à l’emploi au niveau académique, le PAF ou les FIT MRB/MRCF.
