Réunion Clôture Dépenses

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Opérations de fin d’exercice (aussi appelées opérations d’inventaire)

Objectif : respecter 2 des principes budgétaires - Rattachement des charges au bon exercice

- Exhaustivité, cohérence et exactitude des informations financières

Constat 2019

Dans le cadre de la certification des comptes et du contrôle exercé chaque année par les commissaires aux comptes, il ressort que les dépenses engagées dans notre outil de gestion financière SIFAC ne permettent pas de consolider les opérations de clôture/d’inventaire.

En décembre 2019, plus de 100 lignes de postes représentant plus de 78 millions d'euros étaient engagées et étaient susceptibles de représenter des charges à payer.

Si ce montant avait été intégré tel quel, la dette fournisseur inscrite au bilan aurait pu avoir pour conséquence de réduire le bénéfice de l'établissement ou bien même de générer une dette au compte de résultat.

Un important travail d'analyse a été mené durant les 15 premiers jours de janvier, permettant de réduire la dette fournisseur à moins de 2 millions. Aucun déséquilibre notable n'a donc été enregistré.

• AE engagées en 2020 → AE consommées 2020

• Commandes 2020 non payées → reprises en 2021, mais pas de consommation d’AE 2021

• Missions 2020 non payées → reprises en 2021, mais pas de consommation d’AE 2021

AE

•Facture payée en 2020 → CP consommés 2020

•Commandes 2020 non payées → CP 2021 ou +

•Mission payée 2020 → CP consommés 2020

CP

Rappels : Comptabilité Budgétaire

Rappel réglementaire : Les dépenses – opérations d’inventaire

Définition des charges à payer (CAP) : dépenses qui n’ont pas été réglées aux fournisseurs (hors immobilisation)

- services certifiés mais non payés

- réceptions non constatées dans SIFAC

Une charge à payer est une charge connue avec certitude à la clôture de l’exercice N mais la pièce comptable correspondante n’est reçue qu’en N+1.

Il y a donc un décalage dans le temps entre la réception de la facture et la charge qui est déjà connue et correspond à l’année en cours de clôture. C’est le cas par exemple, de la mission d’un consultant qui ferait parvenir sa facture après la clôture alors qu’il a exercé sa prestation.

Définition des charges constatées d’avance (CCA): dépenses comptabilisées sur l’exercice N mais dont tout ou une partie concerne l’exercice suivant.

Les opérations de clôture liées à la dépense

✓ Apurer et valider les engagements juridiques (fiabilité des informations et disponibilité des AE)

✓ Apurer et valider les réceptions et services fait

✓ Comptabiliser les factures

Ces opérations doivent être réalisées avant le 31/12/2020 pour fiabiliser l’exécution budgétaire de l’exercice à clôturer. A compter du 01/01/2021, il n’est plus possible de consommer les AE de l’année N.

Afin de réduire le délai global de paiement, il est nécessaire d’effectuer très régulièrement une analyse des commandes en cours. Toutes les commandes d’achat dont la marchandise n’a pas été réceptionnée dans un délai d’un mois doivent être analysées (analyse à réaliser par rapport aux dates de livraison indiquées dans SIFAC),

Actions attendues

• si la commande d’achat doit être annulée, il faut supprimer chaque poste de commande en apposant la « corbeille / poubelle »

• Si la livraison n’a pas eu lieu à la date prévue (retard dans la livraison), il faut ajuster la date de livraison dans SIFAC

• S’il s’agit d’un écart entre le montant du service fait (entrée de marchandise) et le montant de la commande, il convient de cocher la case « livraison finale » dans l’onglet « livraison »

Il est également possible de modifier le montant du poste de commande en l’ajustant au montant du service fait, ce qui permet d’avoir une meilleure lisibilité de la ZME2K (valeur totale commande réelle).

Analyse et suivi des restes à livrer

Risques liés à la non analyse des restes à livrer

Zoom sur la modification en 2021 des commandes des exercices antérieurs

Si la mise à jour de l’engagement juridique n’est pas faite avant le 31/12/2020 et que celui-ci doit être modifié en 2021, les AE engagés en 2020 ne seront pas restitués

Cas 1 : Modification des données de la commande Fonctionnement  Investissement

Modification de la TVA Modification code Nacres Modification du fournisseur

Cas 2 : Annulation ou modification d’un poste de commande (montant)

Par ailleurs seules les commandes en cours doivent être reportées sur l’exercice 2021

Une commande annuelle de 2020 ne doit pas être reportée : le service fait doit être attesté sur l’exercice 2020 (sauf cas exceptionnel)

Point de vigilance : la date de livraison indiquée dans SIFAC

Les dates de livraison indiquées dans les bons de commande SIFAC permettent de déterminer :

✓ La date de paiement de la prestation (plan de trésorerie)

Sauf cas très exceptionnel, les fournisseurs transmettent les factures dès que la prestation est réalisée.

✓ Le montant des charges à payer

Les dates de livraison dans SIFAC doivent être ajustées si la date de réalisation de la prestation ou de la livraison prévue initialement a été reportée,

Seules les commandes avec des dates de livraison postérieures au 31/12/2020 seront reportées en 2021 (commandes en cours)

Les commandes non reportées seront soldées (perte des AE)

Point de vigilance : la saisie des commandes annuelles et pluriannuelles et leurs désignations

La saisie des commandes annuelles et pluriannuelles doit être faite par échéance : mensuelle, trimestrielle…..

Pour chaque échéance, il est important de saisir une ligne de poste afin de permettre un suivi régulier des commandes et faciliter la prise en charge des factures

 1 échéance = 1 poste de commande = 1 service fait = 1 facture

Les postes de la commande doivent comprendre a minima la nature de la prestation et le mois de son exécution, et la date de livraison doit correspondre à la date d’échéance du poste de commande

Analyse et suivi des restes à facturer :

Tous les mois, la DAF analyse le compte des « Factures non parvenues » (Comptes 4081 et 4084) et informe les gestionnaires que les services faits non facturés seront annulés.

De nombreuses commandes ne sont pas facturées en raison de workflows en cours empêchant la prise en charge de la facture par le service facturier (voir point sur les workflows)

Actions attendues :

✓ Relancer les fournisseurs afin qu’ils déposent les factures sur Chorus Pro

✓ Annuler le service fait si celui-ci n’est pas justifié : service fait saisi par erreur

✓ Vérifier les pièces justificatives jointes au service fait

✓ Traiter et valider les workflows

Risques liés à la non analyse des restes à facturer

Si le service fait est annulé par la DAF, la commande est également annulée.

✓ Ces opérations ne donnent pas lieu à la restitution des autorisations d’engagement annulées pour les commandes engagées sur les exercices antérieurs

✓ Les fournisseurs ne sont pas payés dans les délais réglementaires et en cas de demande ultérieure de paiement, les commandes doivent être réengagées sur les crédits de 2021.

FOCUS BAIM – Budget Annexe Immobilier

Société 1080 – contient les dépenses en lien avec le patrimoine immobilier de l’établissement Liste des documents permettant de savoir si une opération appartient au BAIM et de connaître sa typologie (préfixe).

MO-DAF-801 : Mode opératoire SIFAC BAIM

AU-DAF-801 : Fichier de correspondance des sous domaines fonctionnels et des codes bâtiment ABYLA

AU-AC-127 : Tableau de correspondance comptes d’imputation comptables et codes de nomenclature (NACRES) avec détermination du périmètre (BAIM-HORS BAIM) et de la

typologie d’opération

AU-AC-122 : Tableau de correspondance des codes de TVA AU-AC-123 : Liste des bâtiments et sites avec secteurs de TVA

FOCUS BAIM – Budget Annexe Immobilier

Liste des préfixes

Actions attendues :

- Vérifier dans SIFAC que vos commandes d’achat respectent bien les règles de saisie d’une commande BAIM afin de ne pas perdre d’autorisations d’engagement

FOCUS BAIM – Budget Annexe Immobilier

Saisie d’une commande d’achat relevant du BAIM :

- Société =1080 - BAIM (dont PLAN CAMPUS)

- Centre financier / centre de coût = selon votre structure et la nouvelle architecture budgétaire définie à l’occasion de la mise en place du BAIM

- NACRES = suivant le document AU-AC-127

- Domaine fonctionnel = D114 (choisir le sous domaine fonctionnel selon la situation géographique du bâtiment, suivant le document AU-DAF-801)

- Code TVA = selon votre structure (suivant les indications des documents GU-DAF-801(pages 16 et 17), AU-AC-122 et AU-AC-123)

Point de vigilance : Fermeture des structures et fin des éOTP

Suite à des réorganisations, certaines structures (UB, centres financiers, centres de coût) seront fermées le 31/12/2020.

De même, les flux sur les éOTP qui se terminent au 31/12 doivent être analysés et soldés :

=> service fait + workflows + paiement (les justificatifs se font sur les décaissements)

Investissement : les services faits seront régulièrement annulés si la fiche

de bien, le bordereau de livraison (biens) ou le procès-verbal de mise en services (travaux)

pas été attachés dans SIFAC.

Les SF sans factures sur le compte 4081 représentent aujourd’hui 1168 lignes pour un montant de 2 M€ (analyse au 13/10/20)

Nous vous recommandons un suivi rigoureux de vos RAL/RAF sur les 3 derniers mois de

afin

les erreurs



Vous trouverez sur le site des procédures de

(procédures DAF) un document qui indique comment libeller les PJ dans SIFAC : AU-DAF-211



!

18 Janvier Novembre

4 11 18 25

Décembre

2 9 16 23 30 6

Octobre

7 14 21 28

Annulation

Services faits

 Sans facture de juillet et août

 En investissement non justifiés



27 Octobre 2020 Annulation

Services faits

 Sans facture de septembre

 En investissement non justifiés



25 Novembre 2020

Date limite de saisie

Des commandes et SF



22 Décembre 2020

Date limite d’envoi

Au Service Facturier

des demandes :

▪ De paiement

▪ De liquidations directes

▪ De versement de bourses du mois de décembre



11 Décembre 2020

 Sans facture d'octobre et des 15 premiers jours de novembre

 En investissement non justifiés*

Annulation

Services faits



23 Décembre 2020

Dépenses :

Commandes d’achat

et Services faits

19

Date limite de saisie

Des services faits



22 Décembre 2020 À l’Agence Comptable

Par la DDPI et Plan Campus :

▪ des opérations terminées mises en services des bâtiments (par composants) et en cours



11 Décembre 2020

Dépenses :

Immobilisations

Date limite d’envoi

À l’Agence Comptable

Par la DDPI et Plan Campus :

▪ des opérations terminées mises en services des bâtiments (par composants) et en cours



7 Octobre 2020

Janvier Novembre

2 9 16 23

Décembre

30 7 14 21 28 4

Octobre

5 12 19 26

Analyse des Workflows au 3/11/2020

Type Workflows Nombre de NºDocument Somme de TTC

SF MANQU. 1480 4 525 967

D.MULT 298 1 593 223

ABS PJ 73 348 232

EC. PRIX 59 168 986

ABS BC 43 30 966

ACCORD VAL 30 463 508

LITIGE 19 48 426

NOMENC 9 135 626

TX TVA 8 3 465

FOUR 8 7 656

ABS FEB 6 168 174

SF SOLDE 6 7 606

VALIDREGIE 5 727

EC. QTÉ 2 2 135

NUM MARCH 1 2 817

TVA IMPORT 1 148

(vide)

Total général 2048 7 507 661

Les workflows pour service fait manquant représentent plus de 72% des workflows

 Les factures ne peuvent être prises en charge et les fournisseurs ne sont pas payés

 Des échanges inutiles sont générés ce qui fait perdre du temps à l’ensemble des acteurs de la dépense

CHORUS PRO - Rappel sur la dématérialisation

les factures fournisseurs sont obligatoirement transmises via le portail de dématérialisation CHORUS PRO

(décret n

°

Pages web du pôle facturier

https://www.univ-amu.fr/fr/public/agence-comptable-pole-facturier Informations pratiques - Liens utiles

Questions

Si la livraison n’a pas lieu, il faut solder la

commande

Si le solde intervient en 2020 →AE

restituées

Si le solde intervient en 2021 →Pas de

restitution d’AE

LES SERVICES FAITS N’IMPACTENT PAS

LES AE

d’ouverture du marché ?

L’intégralité du marché doit être

engagée dès la notification de celui-ci (pour les 2

ans)

Saisir dans SIFAC autant de lignes que d’échéances de

paiement (ex. : janv-21 ; fév-21 ; …)

Indiquer les dates de livraison à la

date de fin de prestation (ex. : 31/01 pour janvier

2021, 28/02 pour février 2021,…)

Ticket auprès de la DCP (et non

Finance)

Services faits anticipés

Les services faits ne doivent pas être anticipés

Rattachement des charges au bon exercice

Exception : gratifications de décembre pour ne pas

pénaliser le stagiaire

comment connaître la date de livraison ?

En principe, elle est précisée sur les devis

Comme lors d’un achat personnel : la date est estimative mais doit être

au plus proche de la réalité

Suivi des KTOP

KTOP tous les mois sur les SF non facturés de + de 3

mois

Hors factures dans Cockpit et fournisseurs comme

identifiés

Clôture : délais raccourcis (2 mois et 1 mois et demi),

et mail d’information avant chaque vague

d’annulation

Une immobilisation est un bien destiné à servir de façon durable pour l’activité d’une

entreprise. Trois types d’immobilisation:

incorporelles, corporelles et financières.

Comptabilisé à l’actif du bilan d’AMU et s’amortit, selon les durées prévues, au compte de

résultat.

Achat > 800 € doit être traité comme une immobilisation. En

2019, une délibération du Conseil d’Administration a porté

ce seuil à 400 € pour le matériel informatique et

audiovisuel.

Certaines catégories de dépenses sont parfois difficiles à

imputer en fonctionnement

ou en investissement.

Ex: entretien, maintenance, …

Plusieurs dépenses peuvent être traitées en une seule

immobilisation dans le cadre d’un projet particulier.

Ex: Travaux immobilier;

immobilisation en cours;