L’accès au système de gestion et de suivi du courrier échangé au niveau du Secrétariat Général, se fait en interface web en double cliquant sur le raccourci « Courrier» se trouvant sur le bureau du poste de travail de l’utilisateur.
En cas de suppression du raccourci suscité, il y a lieu de lancer le navigateur web (firefox ou chrome) et de taper l’url
« courrier.dz ». L’interface utilisateur d’accueil suivante s’affiche.
Selon son profil, l’utilisateur accède à son espace de travail : - Espace responsable ;
- Espace secrétariat ; - Espace bureau d’ordre.
1- Accès à l’espace de travail « Bureau d’ordre » :
L’utilisateur est invité de s’authentifier par son nom utilisateur et son mot de passe L’utilisateur a la
possibilité d’enregistrer dans le navigateur web ses données
d’authentification (cas d’un poste de travail individuel)
Interface d’accueil
SI – Courriers Page : 01 NTsoft / 2021
Entreprise xxxxxxxxxx
Après la première connexion au système en utilisant le mot de passe par défaut, l’utilisateur doit modifier son mot de passe en cliquant sur « Sécurité » :
Pour modifier le mot de passe de l’utilisateur BOG1 Espace de travail « Bureau d’ordre » pour
l’utilisateur BOG1
Utilisateur : BOG1
SI – Courriers Page : 02 NTsoft / 2021
Enregistrer un nouveau courrier sans orientation
Enregistrer un nouveau courrier avec orientation
Recherche de Courriers arrivés
selon plusieurs critères Courriers enregistrés par
« BOG1 » et ré-envoyés pour orientation ou pour réorientation Choix d’un nouveau mot de
passe et sa confirmation
Valider en cliquant sur « Modifier »
Liste des Courriers arrivés enregistrés par « BOG1 »
Courriers enregistrés par « BOG1 » et en instance d’orientation
Les mots de passe modifiés sont sauvegardés dans la base de données en format crypté (chiffré). L’administrateur système ne peut au aucun cas lire les mots de passe des utilisateurs.
1.1. Espace de travail « Courriers arrivés » pour l’utilisateur « BOG1 » du Bureau d’ordre :
SI – Courriers Page : 03 NTsoft / 2021
Chargement du Courrier scanné au préalable en format pdf Saisir l’objet du Courrier
(en Arabe ou en Français)
Ajouter un commentaire (en Arabe ou en Français, s’il y a lieu) Saisir la référence du courrier
arrivé (numéro de texte)
Sauvegarder l’opération d’enregistrement et d’'orientation du courrier
Sélection de la structure de traitement
Courrier arrivé en réponse à un courrier départ dont
référence et date Numéro d’enregistrement automatique Fixer un délai de traitement
Action à entreprendre
Enregistrer un nouveau courrier avec orientation 1.2. Enregistrement d’un courrier arrivé avec orientation :
L’opération est réalisée via l’interface suivante en cliquant sur « Nouveau courrier arrivé » comme indiqué ci-après :
En cliquant sur « Nouveau courrier arrivé », l’utilisateur accède à l’interface de travail suivante :
2
1
SI – Courriers Page : 04 NTsoft / 2021
Courrier enregistré par l’utilisateur BOG1 et en instance d’orientation
Courrier arrivé enregistré par l’utilisateur « BOG1 », ré- envoyé pour orientation (avec instructions d’orientation) ou ré-envoyé par les structures pour erreur d’orientation
Enregistrer un nouveau courrier sans orientation 1.3. Enregistrement d’un courrier arrivé sans orientation :
L’opération est réalisée via l’interface suivante en cliquant sur « Nouveau enregistrement » dans l’espace « Courriers arrivés » de l’utilisateur, comme indiqué ci-après
En cliquant sur « Nouveau enregistrement », l’interface de travail suivante s’affiche :
Cette interface de travail permet à l’utilisateur BOG1 d’enregistrer uniquement un courrier arrivé. En attendant les instructions d’orientation de ce courrier, il sera sauvegardé par le système, pour l’utilisateur BOG1, dans le courrier « En instance d’orientation »
SI – Courriers Page : 05 NTsoft / 2021
Chois du degré d’urgence et d’importance
Chois du type de courrier
Chois du moyen de réception du courrier
Edition du courrier arrivé
Edition du courrier arrivé classé
Liste du courrier arrivé
Liste du courrier arrivé classé
1.4. Degré d’urgence, type de courrier et moyen de réception d’un courrier arrivé :
1.5. Edition de la liste du courrier arrivé et classé :
Dans l’interface de travail « Courriers arrivés », l’utilisateur BOG1 a la possibilité d’éditer la liste des courriers arrivés et classés le concernant :
SI – Courriers Page : 06 NTsoft / 2021
1.6. Espace de travail « Courriers départs » pour l’utilisateur BOG1 du bureau d’ordre :
Cette interface de travail est accessible en cliquant sur « Courriers départs » dans l’environnement « Espace bureau d’ordre » :
Utilisateur : BOG1
Accès à l’espace de travail « Courriers départs »
Courrier départ envoyé et en attente d’un accusé de réception Courrier départ enregistré
et en instance d’envoi
Liste des courriers départs Espace de recherche de courriers départs selon plusieurs critères
Courrier départ envoyé Enregistré un nouveau
courrier départ
SI – Courriers Page : 07 NTsoft / 2021
En cliquant sur « Enregistrement », l’utilisateur accède à l’interface lui permettant d’enregistrer un courrier départ.
L’utilisateur introduit les informations utiles : - Date d’envoi (s’il y a lieu) ;
- Moyen d’envoi ; - Type d’envoi ;
- Commentaire (s’il y a lieu) ;
- Chargement du courrier départ scanné ;
- Référence du courrier arrivé, dans le cas où le courrier départ est en réponse à ce dernier ; - Objet du courrier départ (en Arabe ou en Français) ;
- Date du courrier départ ; - Destinataire ;
- Signataire du courrier départ ; - Degré d’urgence et d’importance
- Spécifier si le courrier départ nécessite ou non un accusé de réception
Après avoir renseigné les champs de l’interface utilisateur, le courrier départ est enregistré en cliquant sur
« Sauvegarder ».
SI – Courriers Page : 08 NTsoft / 2021
Numéro d’enregistrement auto
2. Traitement d’un courrier arrivé (BOG) :
Au niveau du BOG, le traitement d’un courrier arrivé consiste en son orientation vers la (ou les) structure(s), par les utilisateurs disposant de privilèges prévus à cet effet.
Cette opération peut être réalisée de deux façons :
- Orientation du courrier arrivé directement lors de son enregistrement (voir le point 1.2.) ; - Orientation du courrier arrivé après son enregistrement (Courrier en instance d’orientation) :
Dans ce cas, le courrier arrivé enregistré est sauvegardé dans « Instance d’orientation » dans l’espace de travail
« Courriers arrivés ». Son orientation se fera en tenant compte des instructions données.
3. Autres cas d’orientation d’un courrier arrivé : 1er cas :
Lors d’une orientation par erreur d’un courrier arrivé, la structure concernée peut renvoyer ce dernier. La personne ayant orienté ce courrier le retrouvera dans « Courrier Renvoyé ». Ce dernier peut être orienté par vers la structure de traitement à partir de l’interface « Courrier renvoyé ».
2ème cas :
Suite à une erreur d’orientation d’un courrier arrivé, la personne ayant orienté ce dernier peut annuler cette orientation. La structure concernée recevra alors une notification pare message.
3ème cas :
Après une orientation d’un courrier arrivé, l’utilisateur habilité peut orienter ce même courrier arrivé vers la structure concernée omise initialement.
4ème cas :
Un courrier classé peut être remis en traitement par l’utilisateur habilité et orienté vers la structure concernée.
4. Traitement du courrier arrivé :
Le courrier arrivé est orienté vers la (les) structure(s) concernée(s) pour traitement en tenant compte des instructions données. avec ,
5. Classement d’un courrier arrivé :
6.
