RÉUNION NO 6-2014-118
CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DU SANG LE JEUDI 19 JUIN 2014 ET LE MERCREDI 20 JUIN 2014
SIÈGE SOCIAL DE LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DU SANG, HALL PRINCIPAL ET SALLE ALBERTA
1800 PROMENADE ALTA VISTA
Sont présents : Mme Leah Hollins (présidente du conseil), Dr Chris Carruthers, M. Wayne Gladstone, Dr Gary Glavin, M. Craig Knight, Rabbin Dr Reuven Bulka, M. Denis Losier, M. Henry Pankratz*, M. Dunbar Russel, Mme Suromitra Sanatani, Mme Elaine Sibson, M. Mike Shaw et M. Bob Teskey.
Sont aussi présents : Dr Graham Sher (chef de la direction); M. Jean-Paul Bédard (vice- président, Affaires publiques); Dr Christian Choquet (vice-président, Assurance qualité et Affaires réglementaires); Dre Dana Devine (chef des affaires médicales et scientifiques, et vice- présidente, Innovation des services médicaux); M. Ian Mumford (chef de l’exploitation et vice- président, Gestion de la chaîne d’approvisionnement); M. Andrew Pateman (vice-président, Gestion des talents et Stratégie de la société); Mme Pauline Port (directrice financière et vice- présidente, Services généraux); M. Mark Donnison (vice-président, Relations avec les
donneurs); M. Ralph Michaelis (directeur de l’informatique et vice-président, Technologies de l’information); Mme Elaine Ashfield (adjointe au chef du contentieux); Mme Bonnie Charron (adjointe au secrétaire général); et Mme Laurie-Jean Smith (adjointe administrative de direction, Affaires juridiques).
Est absent :M. Henry Pankratz (le 19 juin, en matinée).
* Par téléphone.
Sont présents à une partie de la réunion : Mme Kim Young (directrice, Don et greffe);
Mme Nancy Rector (associée, Service des risques d’entreprise, Deloitte); et M. Shane Bracewell (directeur principal, Service de la gouvernance et des risques d’entreprise, Deloitte).
STRUCTURE DE LA RÉUNION
Mme Hollins agit à titre de présidente du conseil et ouvre la séance à 9 h, en précisant qu’il s’agit d’une réunion publique qui se déroulera de la même façon que toute autre réunion du conseil d’administration. Comme le quorum des administrateurs est atteint et qu’un avis de la réunion a été donné en bonne et due forme, la présidente du conseil constate que la réunion est dûment constituée pour mener à bien ses activités. Le Dr Sher agit comme secrétaire. La présidente du conseil présente les membres du conseil d’administration et de l’équipe de direction, et souhaite la bienvenue au public qui assiste à la réunion.
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
Mme Hollins renvoie les administrateurs à l’ordre du jour de la réunion.
Après étude, SUR PROPOSITION dûment formulée et appuyée, l’ordre du jour de la réunion est adopté à l’unanimité.
APPROBATION DES PROCÈS-VERBAUX DES RÉUNIONS DU 7 MARS ET DES 20 ET 21 MARS 2014
Mme Hollins renvoie les administrateurs aux procès-verbaux des réunions du conseil d’administration qui ont eu lieu le 7 mars, ainsi que les 20 et 21 mars 2014.
Après étude, SUR PROPOSITION dûment formulée et appuyée, les procès- verbaux des réunions du conseil d’administration tenues le 7 mars, ainsi que les 20 et 21 mars 2014 sont adoptés à l’unanimité.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENTE DU CONSEIL
Mme Hollins fait un bref exposé des activités qui se sont déroulées depuis la dernière réunion du conseil en mars, y compris une rencontre avec le ministre de la Santé du Manitoba, à laquelle plusieurs membres du conseil et le Dr Sher ont assisté. De semblables rencontres seront planifiées avec les ministres de l’Alberta et de l’Ontario.
En raison d’une absence temporaire du secrétaire général, le conseil se penche ensuite sur une résolution visant la nomination d’un secrétaire général intérimaire, conformément aux dispositions de l’article 30 du règlement no 10.
Sur proposition dûment formulée, appuyée et acceptée sans discussion par tous les membres, IL EST RÉSOLU QUE :
Conformément à l’article 30 du règlement no 10, et en l’absence temporaire du secrétaire général, le chef de la direction est nommé secrétaire général intérimaire, exerçant la charge de secrétaire et accomplissant toutes les tâches décrites dans le règlement, à compter du 19 juin 2014, et ce, jusqu’à ce que le secrétaire général reprenne sa charge.
RAPPORT DU CHEF DE LA DIRECTION
Avant de faire état des résultats du quatrième trimestre et des données choisies de rendement de fin d’exercice, le Dr Sher rend hommage à Mme Hollins, présidente du conseil de la Société canadienne du sang, qui a récemment reçu un doctorat honorifique de l’Université du Manitoba.
Le Dr Sher procède ensuite à la présentation publique des données choisies de rendement de fin d’exercice et passe en revue les résultats du quatrième trimestre. Il souligne des éléments importants dans différents domaines d’intérêt, dont la conduite des affaires, la prestation de services et la fourniture de produits de façon sécuritaire et efficace, la mise à profit de notre expertise, la réalisation efficace de programmes, la promotion d’une culture de la qualité et le maintien du rendement organisationnel.
En ce qui a trait à la conduite des affaires, il souligne que l’indice de satisfaction dépasse la cible et a même augmenté pour les grands hôpitaux clients. Ce résultat découle des efforts déployés pour renforcer notre engagement auprès de ces derniers et établir des partenariats mutuellement avantageux. Il salue également le fait que la majorité des recommandations du
rapport sur le rendement ont été traitées, en précisant que les réponses de la direction à ces recommandations sont disponibles sur le site Web public. Les Canadiens croient toujours que le système du sang est sûr, et la Société canadienne du sang collabore avec les gouvernements pour que le rendement du système soit sans cesse amélioré. Le Dr Sher signale qu’au 31 mars 2014, le financement des membres avait diminué de 0,7 %, se situant à des niveaux égaux ou inférieurs à ceux de 2011-2012, et que le salaire de base des cadres n’augmente pas pour une cinquième année de suite.
Au chapitre de la prestation de services et la fourniture de produits de façon sécuritaire et efficace, le Dr Sher attire l’attention sur les récents problèmes liés aux stocks et les difficultés à atteindre le taux d’exécution des commandes de sang du groupe O négatif. Jusqu’à ce jour, les défis ont été relevés, et les soins aux patients n’ont pas été affectés. Il indique que le système eProgesa et le processus de planification intégrée sont des facteurs essentiels de réussite dans ce domaine. Il signale également la mise en service d’une nouvelle application mobile qui, dans le domaine des soins de santé, affiche le plus haut taux de téléchargement sur Apple Store et qui a remporté un prix international en matière d’innovation. De même, il fait état des travaux en cours aux termes du programme national de renouvellement des installations et, plus particulièrement, des plans visant à faire progresser le financement de la phase 2 de ce programme réalisé en collaboration avec les gouvernements.
Le Dr Sher parle aussi du recrutement des donneurs, soulignant une augmentation des inscriptions au réseau UniVie et l’intensification des efforts déployés pour recruter des donneurs parmi les jeunes hommes. Il passe en revue le répertoire des services de registre. Il observe que malgré une légère hausse des dons et greffes depuis 2008, les décès de patients inscrits sur une liste d’attente sont encore trop nombreux. En ce qui a trait aux dons et greffes d’organes et de tissus, le Dr Sher affirme que les travaux se poursuivent afin d’enrichir les banques d’yeux et de tissus, en plus d’améliorer la collecte et le partage d’informations, comme le projet international dirigé par la Société canadienne du sang qui vise à établir des pratiques reposant sur les faits en matière de qualité des tissus. Il se penche ensuite sur les vastes partenariats et collaborations en cours à l’échelle mondiale, donnant quelques exemples importants, dont la mise au point d’un cadre international de prise de décisions fondées sur les risques, l’élaboration de directives internationales pour la constatation de décès en collaboration avec l’Organisation mondiale de la Santé, et la réalisation de récents travaux de sensibilisation liés aux HSH (hommes ayant des rapports sexuels avec un autre homme).
Sur le plan de la prestation de services et la fourniture de produits de façon sécuritaire et efficace, le Dr Sher examine les paramètres de coûts et d’heures de travail par unité, soulignant que ces données peuvent être améliorées. Il fait le point sur l’engagement au titre du programme de productivité et d’efficacité, notamment un placement non récurrent de 60 M$ et une réduction ciblée de 50 M$ des dépenses annuelles sur un horizon de trois à cinq ans.
Au chapitre de la promotion d’une culture de la qualité, Dr Sher passe en revue les indicateurs de qualité, soulignant que la Société canadienne du sang en a satisfait cinq sur sept. Il fait observer que même si les soins aux patients ne sont pas affectés, la Société canadienne du sang a pour engagement de satisfaire aux sept indicateurs. D’ici la fin de l’exercice financier, tous les employés de la Société canadienne du sang recevront une formation plus poussée sur la qualité, aux termes d’un engagement soutenu visant à rehausser notre système de qualité au niveau de celui d’un fabricant de produits biologiques.
Relativement à une culture de rendement élevé, le Dr Sher fait état de bons résultats globaux obtenus dans le cadre du sondage sur l’engagement des employés, soulignant qu’un ou deux points doivent être toutefois améliorés. Par ailleurs, il affirme que des efforts sont déployés pour profiter pleinement des avantages d’un réaménagement organisationnel visant à disposer d’une structure plus agile et stable, s’articulant autour des produits et de services.
Enfin, le Dr Sher fait le point sur les principales données financières et sur une variété de nouveaux enjeux, comme la réglementation ontarienne relative à la rémunération des dons de plasma, l’évolution du contexte de gouvernance, l’incidence du change sur les coûts des protéines plasmatiques et la baisse de la demande de concentrés de globules rouges (CGR).
Le conseil d’administration pose des questions; le Dr Sher et les membres de la direction abordent les sujets suivants :
l’avenir de la législation ontarienne relative à la rémunération des dons de plasma, un sujet récemment mort au feuilleton;
l’incidence du réaménagement organisationnel sur la communication et la vérification de l’information financière;
les conséquences des retards dans les essais cliniques de réduction des agents pathogènes au cours des trois derniers trimestres.
GOUVERNANCE DES TI – PROPOSITION DE CONTENU
M. Michaelis présente une proposition d’organisation de la présentation de contenu aux membres du conseil d’administration dans le domaine de la gouvernance des technologies de l’information (TI). Il affirme qu’en élaborant un dialogue stratégique s’articulant autour du risque, de la compétitivité et des investissements des TI, le conseil peut traiter ces questions importantes qui requièrent généralement sa supervision, tout en favorisant une approche consensuelle d’autres sujets d’intérêt. M. Michaelis met en contexte chacun des trois points stratégiques et souligne que des données seraient fournies à des fins d’information et ancrées dans la stratégie globale des TI. L’approbation des investissements importants serait traitée séparément, l’outil servant de guide de profil des investissements de la Société canadienne du sang en matière de TI. Cet outil indiquera comment un investissement produit de la valeur. Les administrateurs posent des questions et l’assemblée discute des points suivants :
la résilience du système informatique et les centres de récupération des données de la Société canadienne du sang;
l’importance des dollars budgétisés qui sont consacrés à l’harmonisation stratégique de la fonction des TI;
la responsabilité du conseil ou du comité en matière de gouvernance et de contrôle des TI.
Le Dr Sher affirme que le comité sur la gouvernance examine le meilleur moyen de s’acquitter des obligations fiduciaires de contrôle des TI au sein du conseil. M. Michaelis fait observer que la stratégie des TI sera présentée à l’équipe de direction peu après la réunion du conseil d’administration, puis de nouveau soumise au conseil en septembre.
RELATIONS AVEC LES DONNEURS – COMPTE RENDU DES OCCASIONS DE PARTENARIAT DE L’ENTREPRISE
M. Donnison présente un compte rendu d’une stratégie de partenariat ciblant les occasions de nouer des liens plus importants avec des entreprises et des collectivités pour répondre aux besoins constants de sang, de produits sanguins, d’organes et de tissus. Il signale que la concurrence dans le milieu des organismes sans but lucratif ne cesse de s’intensifier, d’où le besoin de mieux cibler et définir les engagements avec les partenaires. La stratégie de la
Société canadienne du sang permettra de préciser les secteurs à cibler, d’intégrer tous nos produits dans les propositions de partenariat (c.-à-d., les cellules souches, le sang de cordon ombilical, les organes, le sang, les produits sanguins et autres), ainsi que de cibler l’innovation et la visibilité des placements par rapport au nombre de dollars dépensés. Il décrit les caractéristiques clés de nos principaux concurrents dans le secteur des organismes de charité enregistrés, et présente les stratégies planifiées pour atteindre deux objectifs importants. La Société canadienne du sang cherchera à établir un partenariat stratégique pour contribuer à sensibiliser la population et à susciter des dons, de même que pour élargir l’ensemble des cibles de collecte au titre de notre programme de partenariat. Les administrateurs posent des questions et l’assemblée discute de possibles partenariats, de l’harmonisation de la marque et des occasions de participation pour la collectivité.
EXPOSÉS DU PUBLIC
Les exposés suivants sont faits devant le conseil :
David Page, directeur général national, Société canadienne de l’hémophilie
M. Page est membre du comité national de liaison. Il a joué un rôle très actif dans le cadre d’un projet humanitaire appelé « Project Recovery » qui vise le don de cryopâte rejetée à des patients étrangers.
Sandra Holdsworth – Receveuse
Mme Holdsworth a été receveuse de deux dons et fait activement la promotion des dons d’organe. Elle accomplit un travail considérable auprès des centres communautaires et de formation, et insiste sur l’importance d’un soutien constant et d’une reconnaissance de la part de la Société canadienne du sang.
David Hartell – Responsable des activités et de programme pour le Programme national de recherche en transplantation du Canada (PNRTC)
Le PNRTC regroupe plus de 200 organisations de recherche qui se consacrent à l’amélioration de la qualité de vie des receveurs de greffe. M. Hartell décrit les travaux de l’organisation quant à son portefeuille actuel de politiques et de programmes dans le domaine du don et de la greffe d’organes. Dr Sher rend compte du travail accompli par le PNRTC comme un bon exemple d’initiatives pancanadiennes visant à soutenir les soins de santé.
Dre Gail Rock – Groupe canadien d’aphérèse
La Dre Rock parle des dons en aphérèse, notamment de 40 centres à l’échelle du Canada qui travaillent à améliorer le sort des patients par la recherche, des essais cliniques et le partage d’informations. Les travaux de la Dre Rock ont déjà été récompensés du prix « Œuvre de toute une vie » de la Société canadienne du sang.
LEVÉE DE LA SÉANCE
Mme Hollins remercie les participants pour leur contribution à la réunion et invite le public à se joindre aux membres du conseil pour la pause repas. La séance est levée à 12 h 30.
POURSUITE DE LA RÉUNION
La réunion se poursuit sous forme de séance à huis clos à la salle Alberta. La présidente du conseil ouvre la réunion à 13 h 15. Tous les administrateurs sont présents.
SUIVI DE LA RÉUNION PUBLIQUE DU CONSEIL ET DES NOUVEAUX ENJEUX
L’assemblée discute de la pertinence de tenir la réunion publique du conseil dans le hall principal et prend la décision consensuelle d’adopter cette approche à l’avenir.
SUIVI DE LA RENCONTRE AVEC DES SOUS-MINISTRES
Le Dr Sher fait le compte rendu de la dernière rencontre avec des sous-ministres.
(Mme Young se joint à la réunion.)
DON ET GREFFE D’ORGANES – RAPPORT SUR LE RENDEMENT DU SYSTÈME
La Dre Devine présente Mme Young, qui est directrice, Don et greffe. Cette dernière expose les points saillants d’une ébauche de rapport interne du rendement du système sur cinq ans.
Intitulé Organ Donation and Transplantation in Canada − Five Year System Performance Report: 2008-2013, ce rapport rend compte des progrès réalisés à ce jour au sein du réseau des programmes et des organismes dont les activités sont axées sur les dons et les greffes au Canada. Les progrès ont été modestes au chapitre des recommandations du plan initial
« Passons à l’action ». Néanmoins, Mme Young souligne quelques-unes des différentes activités et initiatives collectives qui ont été menées à bien. Les administrateurs posent des questions et l’assemblée discute des points suivants :
les finances actuelles des activités liées aux organes et aux tissus;
la nécessité d’objectifs communs, d’une gouvernance améliorée et d’investissements coordonnés : options et prochaines étapes;
l’importance de publiciser l’absence de progrès coordonnés et nationaux en la matière.
(Mme Young quitte la réunion.) SONDAGE SUR L’ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS
M. Pateman présente les points saillants du troisième sondage annuel sur l’engagement des employés, puis rend compte du plan d’action visant à réagir aux résultats obtenus. Tout d’abord, il indique que les résultats sont généralement très bons, la plupart des participants au sondage affirmant être heureux de travailler à la Société canadienne du sang. L’indice global d’engagement des employés s’établit à 73,2 %, demeurant à peu près le même depuis 2012. Il fait état de domaines qui ont obtenu de faibles résultats, et signale que la direction analysera en profondeur les changements que les employés demandent et que des plans d’action seront élaborés pour améliorer l’engagement dans des domaines clés à l’échelle de la Société canadienne du sang. Une approche collective intégrée comprendra une trousse du gestionnaire visant à faciliter les échanges pour l’établissement d’un plan d’action. Les administrateurs posent des questions et l’assemblée discute des points suivants :
la fréquence du sondage;
l’incidence des réponses du personnel syndiqué sur les résultats du sondage;
la confidentialité du processus du sondage.
RAPPORTS DE SITUATION DES DIVISIONS Chaîne d’approvisionnement
M. Mumford donne un aperçu de la division de la chaîne d’approvisionnement. Il parle de son portefeuille d’actifs, d’objectifs et de la priorité accordée à la professionnalisation des activités de la chaîne d’approvisionnement. Il fait état de la nécessité d’une collaboration et d’une harmonisation du processus de planification intégré pour optimiser les liens avec les travaux des autres vice-présidents. Les administrateurs posent des questions et l’assemblée discute des points suivants :
l’élaboration de paramètre de présentation de l’information;
le développement de compétences en leadership au sein de la chaîne d’approvisionnement;
les contraintes imposées par les relations de travail.
Relations avec les donneurs
M. Donnison donne un aperçu de la division des relations avec les donneurs. Il fournit des données sur le personnel et le budget de la division, puis discute de l’incidence et de la gestion de la technologie en matière de recrutement et de rétention des donneurs, ainsi que de l’importance d’établir des relations solides et fructueuses avec les donneurs.
Les administrateurs donnent leur caution aux rapports des divisions, les considérant comme très instructifs et utiles. De semblables présentations des divisions de l’assurance qualité et des affaires réglementaires, ainsi que des services médicaux et de l’innovation sont prévues pour la prochaine réunion du conseil.
(M. Teskey et M. Pankratz quittent la réunion.)
RÉCEPTION DE LA CAMPAGNE DE FINANCEMENT – EXPOSÉ
M. Bédard présente au conseil les plans de la soirée pour la réception de campagne Pour tous les Canadiens.
LEVÉE DE LA SÉANCE
La séance est levée à 16 h 45 et la réunion se poursuivra le lendemain, à l’heure et à l’endroit convenus.
POURSUITE DE LA RÉUNION
À 8 h 30, le vendredi 20 juin, la réunion reprend sous forme de séance à huis clos avec le Dr Sher. Tous les administrateurs sont présents, à l’exception de M. Knight et M. Teskey.
(Le Dr Sher quitte la réunion.) La réunion se poursuit à huis clos.
À 10 h 30, la réunion se poursuit sous forme de séance à huis clos avec le Dr Sher et l’équipe de direction.
GESTION DU RISQUE D’ENTREPRISE
M. Pateman présente le rapport semestriel sur le risque à des fins de discussion. De même, il soumet la politique de gestion du risque d’entreprise à l’examen annuel et à l’approbation du conseil. Aucun changement n’est apporté par rapport à la version antérieure.
Après examen, SUR PROPOSITION dûment formulée, appuyée et acceptée sans discussion par tous les membres, la politique de gestion du risque d’entreprise est approuvée, sous réserve d’un examen annuel.
AGENCEMENT DU PLAN GÉNÉRAL, 2015-2018
Mme Port présente les composantes clés du plan général qui sous-tend les demandes de financement pour 2015-2018 auprès des provinces et des territoires. Elle prie le conseil de donner son aval aux principales recommandations sur lesquelles repose le plan général de 2015-2018, présenté dans le document 2015-2018 Corporate Plan Briefing Note. Elle donne un aperçu du processus selon lequel le plan sera ultimement approuvé, la version terminée étant notamment remise aux membres du conseil en juillet, pour être ensuite acheminée aux
provinces et territoires. Tous les changements subséquents devront alors faire l’objet de mises à jour officielles. Les administrateurs posent des questions et l’assemblée discute de l’avenir des cellules souches, notamment de l’équilibre entre l’offre et la demande, et de l’incidence des fluctuations du change.
Par suite de l’examen et de la discussion, le conseil adopte la résolution suivante :
Attendu que le plan général de 2015-2018 de la Société canadienne du sang sera réalisé selon les principales décisions soumises au conseil lors de la présente réunion, dans une note documentaire intitulée 2015-2018 Corporate Plan; et
Attendu que le plan final doit être soumis aux provinces et territoires d’ici le 31 juillet 2014;
Pour ces motifs, IL EST RÉSOLU que :
La version finale du plan général de 2015-2018 de la Société canadienne du sang, reposant sur des décisions importantes telles que présentées par la direction et cautionnées par le conseil, est approuvée pour soumission aux membres de la Société.
SÉANCE DE RÉFLEXION DU CONSEIL – SUIVI ET PROCHAINES ÉTAPES
L’assemblée discute de la séance de réflexion du conseil de 2014 afin de faire le point sur son issue et de se pencher sur les prochaines étapes à suivre. Il y a consensus sur l’utilité de la séance de réflexion et la nécessité d’aborder autrement les relations avec les gouvernements.
L’assemblée discute du livre blanc qui fait l’objet d’un travail de documentation sur la relation
« libre de tout lien de dépendance » ou indépendante que la Société canadienne du sang entretient avec les gouvernements, et le conseil demande qu’un exemplaire de la version préliminaire ou finale du document lui soit remis d’ici septembre.
PRIX « ŒUVRE DE TOUTE UNE VIE »
M. Mumford fait une recommandation pour l’attribution du prix « Œuvre de toute une vie », lors des célébrations « Honneur à nos bienfaiteurs » qui auront lieu en septembre. Il propose la candidature du Dr Growe, un chercheur et médecin très expérimenté, qui a déjà été un employé de la Société canadienne du sang. Le Dr Sher parle des travaux et du dévouement du Dr Growe à la cause du système du sang canadien, ainsi que de son profond engagement en matière de soins aux patients et de défense des droits de ces derniers.
SUR PROPOSITION dûment formulée, appuyée et acceptée sans discussion par tous les membres, le conseil d’administration approuve la recommandation de la candidature du Dr Growe pour le prix « Œuvre de toute une vie » de 2014.
NOUVEAUX ENJEUX
Le Dr Sher renvoie l’assemblée au rapport du chef de la direction reçu la veille, et souligne qu’il y a plusieurs nouveaux enjeux à aborder.
Recrutement de donneurs
Le Dr Sher fait état de récents défis en matière de recrutement de donneurs, qui est toujours préoccupant durant l’été. Il observe qu’à défaut d’une amélioration des données, les donneurs devront être sollicités de façon plus dynamique.
PERFECTIONNEMENT DU CONSEIL – RAPPORT D’UN ADMINISTRATEUR
M. Russel signale qu’il a assisté au cours L’efficacité des administrateurs de sociétés d’État, commandité par l’Institut des administrateurs de sociétés (IAS). Il informe l’assemblée du plan du cours et de ses résultats d’apprentissage.
(Mme Rector et M. Bracewell se joignent à la réunion.)
ÉVALUATION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Mme Hollins présente Mme Rector et M. Bracewell, des conseillers de Deloitte, qui ont examiné la méthode utilisée pour l’enquête d’évaluation. Mme Rector fait observer que le dernier exercice d’évaluation a été réalisé en 2012, et que l’enquête de cette année inclut un nouveau comité de retraite et une première évaluation des présidents des comités. Elle compare les résultats de la Société canadienne du sang à ceux d’autres organisations, en précisant qu’un échantillon de 12 autres conseils d’administration a été pris en considération. Elle signale qu’en règle
générale, les résultats de la Société canadienne du sang sont très bons et semblables à ceux du groupe de comparaison. Elle relève qu’un domaine à améliorer est ressorti plusieurs fois, soit la circulation en temps opportun de l’information entre la direction et le conseil
d’administration. L’assemblée discute des résultats et le Dr Sher souligne que les perceptions de la direction et du conseil convergent sur la plupart des éléments de l’évaluation. Les administrateurs posent des questions et l’assemblée discute des points suivants :
le type d’organisations faisant partie du groupe de comparaison;
le nombre de questions de l’enquête s’appliquant à la Société canadienne du sang par rapport au nombre de questions standards;
les meilleures pratiques en matière de formation du conseil d’administration.
Il est convenu que le plan de travail sur le perfectionnement des membres du conseil doit être dressé par le comité sur la gouvernance. Mme Hollins signale qu’elle communiquera avec tous les administrateurs pour discuter individuellement des résultats de l’enquête auprès des pairs, puis elle remercie Mme Rector et M. Bracewell pour l’excellent rapport. Le Dr Sher demande si la
tenue de cet exercice aux deux ans est adéquate, et les représentants de Deloitte confirment que lorsque les résultats sont bons, cette fréquence correspond aux pratiques habituelles. Le Dr Sher ajoute qu’il faudrait indiquer dans le rapport annuel que le conseil s’est plié à un exercice d’autoévaluation. M. Pankratz indique par ailleurs que le comité sur la gouvernance s’est penché sur ses résultats lors de sa réunion de la veille, et que les autres comités en feront autant en septembre.
(Mme Rector et M. Bracewell se joignent à la réunion.)
PROGRAMME DE PRODUCTIVITÉ ET D’EFFICACITÉ
Mme Port fait brièvement le point sur le programme. Elle signale que les gains d’efficacité de 50 M$ prévus à l’origine seront révisés à 100 M$ sur quatre ans. Les cibles de rendement seront intégrées aux fiches de rendement organisationnelles et personnelles, et le Dr Sher signale que le programme d’efficacité fera partie intégrante de la stratégie de la Société canadienne du sang. Des initiatives seront retenues pour atteindre la nouvelle cible, tout en assurant qu’il n’y a pas de risque pour la sécurité et la qualité de nos produits et services. Le changement de cible est motivé par la volonté de la Société canadienne du sang de se
comparer avantageusement aux autres organisations d’approvisionnement en sang à l’échelle internationale. Mme Hollins demande qu’un compte rendu soit régulièrement fait aux prochaines réunions du conseil.
(Le Rabbin Bulka quitte la réunion.) RAPPORTS DES COMITÉS
Comité des finances et de la vérification
M. Gladstone rend compte des activités du comité qui s’est rencontré plus tôt au cours de la semaine. Le comité a :
reçu des informations à jour sur l’approvisionnement, les finances et le financement de la phase IIa du programme national de réaménagement des installations (PNRI), de même que sur la stratégie de change pour 2014-2015;
passé en revue le calendrier annuel de présentation d’information;
examiné le rapport des constatations du vérificateur externe pour l’exercice terminé le 31 mars 2014 de la Société canadienne du sang et ses filiales;
revu le rapport du vérificateur interne, qui porte notamment sur l’état du programme de vérification interne, les rapports de vérifications finaux, les investigations spéciales et l’état du suivi des questions de vérification en suspens;
reçu le document d’information de fin d’exercice relatif aux contrôles et procédures internes;
soumis à l’approbation du conseil des états financiers consolidés pour l’exercice terminé le 31 mars 2014 de la Société canadienne du sang.
M. Gladstone attire l’attention sur certaines discussions du comité, comme l’incidence des fluctuations du change et la satisfaction des vérificateurs à l’égard des états financiers consolidés.
Après la discussion, sur proposition dûment formulée, appuyée et acceptée sans discussion par tous les membres, IL EST RÉSOLU QUE :
Les états financiers consolidés de la Société canadienne du sang pour l’exercice terminé le 31 mars 2014 sont approuvés.
Comité sur la sécurité, les sciences et la déontologie
Le Dr Glavin rend compte des activités du comité qui a tenu une réunion plus tôt au cours de la semaine. Le comité a :
reçu des rapports de suivi ou de règlement des principaux incidents dont il a été question à sa dernière réunion;
reçu les rapports du quatrième trimestre sur la qualité et la conformité, la chaîne d’approvisionnement et les initiatives de sécurité;
été informé de la réunion de mai du comité consultatif de recherche scientifique;
reçu le rapport annuel 2013-2014 du Comité d’éthique pour la recherche de la Société canadienne du sang;
approuvé le rapport d’étape du Centre d’innovation pour 2013-2014.
Le Dr Glavin fait état de certaines discussions du comité relatives aux initiatives de sécurité, qui ont porté notamment sur le programme de réintégration des donneurs, la baisse des rendez- vous pris et honorés par les donneurs, et le travail remarquable du Centre d’innovation.
Comité sur la gestion des talents
Le Dr Carruthers rend compte des activités du comité qui a tenu une réunion plus tôt au cours de la semaine. Le comité a :
reçu des informations à jour sur différentes questions, comme la gestion des congés de maladie et d’invalidité, les comparateurs de référence du secteur public et les relations du travail;
révisé les rapports du quatrième trimestre sur les données de gestion des talents et le rendement du programme de santé et de sécurité au travail;
passé en revue les résultats et plans d’action liés au sondage de 2014 sur l’engagement des employés;
examiné les nouveaux comparateurs de référence pour la rémunération du chef de la direction et des membres de l’équipe de direction;
discuté d’une méthode pour établir la rémunération au rendement du chef de la direction.
Le Dr Carruthers fait état de discussions du comité dans le cadre desquelles il a été question de l’importance de recueillir plus de données en matière de congés de maladie, et de quelques-uns des faibles résultats du sondage sur l’engagement des employés. Il précise également que le comité se penchera sur la planification de la relève au cours des prochains mois.
Comité sur la gouvernance
Mme Hollins rend compte des activités du comité qui a tenu une réunion plus tôt au cours de la semaine. Le comité a :
revu un rapport préliminaire qui servira de document de base pour le projet d’examen de la gouvernance;
discuté de ses résultats au titre du projet d’évaluation du conseil d’administration;
obtenu des informations à jour sur le plan stratégique du conseil en matière de relations avec le gouvernement et de soins de santé;
reçu une analyse de la conjoncture et les résultats du sondage sur la satisfaction des sous-ministres et des représentants des provinces et territoires;
été informé de l’état du recrutement d’administrateurs;
soumis à l’approbation du conseil une proposition de nouvelle approche pour l’assemblée générale annuelle.
Mme Hollins signale que l’examen de la gouvernance se poursuivra en septembre, lorsqu’un rapport plus élaboré sera disponible et comprendra un calendrier d’exécution. Elle décrit également certains changements proposés à l’assemblée générale annuelle, notamment en ce qui a trait au rôle de la présidente du conseil comme présidente de la réunion et à la participation du président du comité des finances et de la vérification et du président du comité sur la gouvernance respectivement.
Après discussion, SUR PROPOSITION dûment formulée, appuyée et acceptée sans discussion par tous les membres, la proposition relative à l’assemblée générale annuelle a été approuvée.
Comité des régimes de retraite
M. Gladstone rend compte des activités du comité qui s’est rencontré plus tôt au cours de la semaine. Le comité a :
été informé de l’état des différents régimes de retraite de la Société canadienne du sang;
revu la structure de gouvernance pour l’examen des régimes de retraite;
approuvé les énoncés des politiques et procédures de placement;
approuvé une série de lignes directrices pour l’examen des régimes de retraite;
approuvé les hypothèses à long terme pour l’examen des régimes de retraite, selon les recommandations de Morneau Shepell;
approuvé une liste de comparateurs de référence pour l’examen des régimes de retraite.
M. Gladstone informe les membres du conseil que le comité travaillera en collaboration avec la direction de la Société canadienne du sang et les professionnels de Morneau Shepell pour recueillir et analyser des données aux fins de l’examen des régimes de retraite. Le projet devrait être terminé d’ici le 31 mars 2015, date à laquelle il sera soumis à l’approbation du conseil.
M. Gladstone ajoute qu’une séance d’information sur les nouvelles tendances et les régimes sera organisée au cours des prochains mois.
CASCS et CACSCS
M. Gladstone signale que les rapports annuels pour la Compagnie d’assurance de la Société canadienne du sang Limitée (CASCS) et la Compagnie d’assurance captive de la Société canadienne du sang Limitée (CACSCS) sont fournis à titre d’information. Il ajoute que ces entités n’ont pas à traiter de réclamations importantes et qu’elles respectent les exigences de compétences des Bermudes. Il affirme également que des experts-conseils surveillent toutes les activités de placement.
COLLECTE DE FONDS
M. Bédard annonce que la Société canadienne du sang en est à la dernière phase de la campagne et que l’objectif établi sera vraisemblablement atteint. L’assemblée discute du succès de la réception de collecte de fonds qui a eu lieu la veille.
AUTRES QUESTIONS
La présidente du conseil formule des observations sur l’ordre du jour de la prochaine réunion et M. Donnison fait le point sur le dîner des célébrations Honneur à nos bienfaiteurs qui aura lieu en septembre. Il est convenu qu’il enverra un résumé de toutes les célébrations Honneur à nos bienfaiteurs qui ont eu lieu au printemps, ainsi que de plus amples renseignements sur l’événement de septembre.
PROCHAINE RÉUNION
Le Dr Sher rappelle aux administrateurs qu’une conférence téléphonique d’une heure aura lieu à la fin de juillet ou au début d’août pour approuver l’appel d’offres visant des sacs de collecte de sang. La prochaine réunion ordinaire aura lieu les 17 et 18 septembre 2014, ou à tout autre moment ou lieu qui seront convenus.
FIN DE LA RÉUNION
L’ordre du jour étant épuisé, la réunion prend fin.
Remarque : À moins d’un avis contraire en ce sens, tous les documents dont il est question dans le présent procès-verbal ont été placés sur le site Web du conseil avant la réunion.
