Manuel DRS
Manuel pour l’application Déclarations et Attestations en DOTS 09/2021
Introduction
Déclaration électronique des risques sociaux (DRS) - les déclarations sont envoyées via le Secrétariat Social Attentia vers l’Office pour la Sécurité Sociale (ONSS). L’ONSS centralise les données à disposition pour les mutuelles concernant maladie, naissance, grossesse, etc. et pour l’ONEM concernant le chômage.
L’ONSS se charge ensuite du paiement correct des indemnités ou allocations aux collaborateurs qui en ont le droit.
Ce manuel vous explique:
• Comment déclarer le repos de maternité, maladie, congé de naissance et de paternité et écartement complet du travail dans le cadre de la protection de la maternité (ZIMA001);
• Comment déclarer une reprise du travail après une période de congé de maternité, maladie ou écartement complet dans le cadre de la protection de la maternité (ZIMA006);
• Comment retrouver une déclaration envoyée automatiquement pour reprise du travail à temps partiel après une incapacité de travail (ZIMA002);
• Comment retrouver une déclaration envoyée automatiquement pour vacances jeunes ou seniors (WECH009 et WECH010);
• Comment modifier les déclaration envoyées automatiquement ou non (configuration)
• Quelles sont les possibilités pour suivre, modifier ou annuler les demandes.
Le fonctionnement des autres modules DRS (qui n’est pas soutenu par DOTS) est disponible dans un manuel distinct.
Table de matières
1 Démarrer l’application « Déclarations et Attestations » ... 4
2 Aperçu des messages à traiter ... 4
2.1 Aperçu des messages ... 4
2.2 Traiter un message ... 5
3 Créer une déclaration - généralités ... 6
4 Création de la feuille de renseignements - ZIMA001 ... 7
4.1 Généralités ... 7
4.2 Risque repos de maternité - Risque écartement complet du travail dans le cadre de la protection de la maternité ... 9
4.3 Risque maladie ou accident privé ... 10
4.3.1 Étape 1 : enregistrez le(s) période(s) de maladie ... 10
4.3.2 Étape 2 : Enregistrement nature du jour PENDANT la période de maladie ... 12
4.3.3 Étape 3 : Enregistrement nature du jour ENTRE les périodes de maladie en cas de rechute ... 15
4.4 Risque congé de naissance ou de paternité ... 16
5 Création de la déclaration reprise du travail - ZIMA006 ... 17
6 Configuration des déclarations automatiques ... 18
7 Déclaration de reprise du travail à temps partiel en cas d'incapacité de travail - ZIMA002 (automatique) ... 20
8 Déclaration vacances jeunes ou seniors - WECH009 et WECH010 (automatique) ... 20
9 Suivi des déclarations mutuelle ... 21
9.1 Aperçu des déclarations mutuelle ... 21
9.2 Recherche d’une déclaration ... 22
9.3 Consultation des détails d’une déclaration. ... 23
9.4 Modification d’une déclaration ... 24
9.5 Annulation d’une déclaration ... 24
9.6 Traitement d’une déclaration générant une erreur ... 25
10 Suivi des déclarations ONEM ... 26
10.1 Aperçu des déclarations ... 26
10.2 Recherche d’une déclaration ... 26
10.3 Consultation des détails d’une déclaration. ... 27
10.4 Traitement d’une déclaration générant une erreur ... 29
11 Consulter les détails de la facturation ... 30
Annexe – Recherche d’un numéro de job/de travailleur du collaborateur ... 32
1 Démarrer l’application « Déclarations et Attestations »
1) Ouvre la page d’accueil de DOTS.
2) Cliquez sur « Page d’accueil de DOTS » en haut sur la page d’accueil de DOTS
3) Cliquez dans la catégorie « Déclarations » sur l’icône « Déclarations et attestations »
4) Vous arrivez sur la page d'accueil des déclarations et des attestations à partir de laquelle vous pourrez immédiatement commencer une nouvelle déclaration pour la mutuelle ou le chômage (ONEM) ou naviguer vers
a) les messages à traiter,
b) l’aperçu des déclarations pour la mutuelle
c) les déclarations erronées pour la mutuelle ou qui ont été refusées, s'il y en a, d) l’aperçu des déclarations pour l’ONEM,
e) les déclarations erronées ou qui ont été refusées pour l’ONEM, s'il y en a, f) l’aperçu des factures
2.1 Aperçu des messages
Cet aperçu remplace les formulaires papiers que les mutuelles envoyaient en demandant de rédiger une déclaration ZIMA001 (feuille de renseignements) ou ZIMA006 (reprise du travail) pour un collaborateur.
Tous les messages encore à traiter des mutuelles/ONSS sont affichés.
Via cet icône, vous pouvez filtrer les messages.
• Vous souhaitez voir tous les messages (également ceux auxquels vous avez déjà répondu ou que vous avez supprimé) ?
o Cochez tous les statuts dans le filtre
• Vous souhaitez uniquement traiter les messages pour lesquels les données relatives à la paie ont déjà été traitées ?
o Indiquez dans le filtre durée du risque dans l’option « jusqu’au » la date jusqu’à laquelle les données de salaire sont traitées, par exemple au moins de décembre, vous pourriez indiquer comme date le 30/11/2019.
Tant que l’option « répondre » ...n’est pas disponible avec le message (par exemple : risque de congé d’adoption), traitez les messages comme suit :
• Consultez la déclaration demandée du message (salarié, déclaration de scénario-risque, date de risque).
• S'agit-il d'une déclaration que vous pouvez faire par le biais de notre application ?
o Allez dans l'onglet "aperçu des déclarations" afin de créer une nouvelle déclaration.
o Utilisez les données spécifiées dans le message et envoyez la déclaration.
• S'agit-il d'une déclaration que vous ne pouvez pas faire via notre application (par exemple : risque de congé d’adoption)
o Rendez-vous sur le portail de la sécurité sociale pour remplir la déclaration.
o Utilisez les données spécifiées dans le message et envoyez la déclaration.
• Effacez ensuite de la liste « À traiter » la demande de la mutuelle via le bouton .
• Cliquez sur .
• Vous voulez faire une déclaration :
o Après confirmation, vous arrivez sur les écrans standards pour la déclaration. En plus des champs standard pré-remplis, les données du message de la mutuelle/ONSS seront complétées :
travailleur
type de risque
date du risque : En cas de maladie/incapacité de travail, vous devrez d'abord confirmer cette date, car le message peut ne pas être la date de la première période de maladie, mais date de la deuxième/troisième/... période de rechute.
Cette information n’est pas présente dans le message.
date de reprise du travail en cas de demande de ZIMA006
champ commentaire si le message indique qu’il s’agit d’un accident de travail refusé ou sous réserve.
o Complétez le reste de la déclaration (pour davantage d’informations à ce sujet, référez- vous à la création de la feuille de renseignements/création de la déclaration de la reprise du travail).
o Vérifiez soigneusement la déclaration avant de l'envoyer, car, une déclaration en réponse à un message ne peut être annulé.
o Dès la déclaration envoyée, le message s’affichera automatiquement sur « répondu ».
• Vous souhaitez répondre que vous avez envoyé la déclaration demandée (via notre application ou d’une autre manière) :
o Après confirmation, le message s’affichera automatiquement sur « répondu ». Vous revenez sur l’aperçu de vos messages.
3 Créer une déclaration - généralités
1) Cliquez sur « Nouvelle déclaration »
2) Choisissez le type de risque pour lequel vous voulez créer une déclaration, le scénario correspondant sera automatiquement déterminé :
• Maladie ou accident privé - ZIMA001 feuille de renseignements
• Congé de maternité - ZIMA001 feuille de renseignements
• Protection de la maternité - écartement complet du travail - ZIMA001 feuille de renseignements
• Congé de naissance - ZIMA001 feuille de renseignements
• Reprise du travail - ZIMA006 reprise du travail
4 Création de la feuille de renseignements - ZIMA001
4.1 Généralités
1) Complétez les données de base demandées.
a) Les dates peuvent être complétées au format dd/mm/yyyy ou être sélectionnées par le biais du calendrier qui s’ouvre si vous cliquez sur le symbole du calendrier.
b) Recherchez un collaborateur via son numéro de job1 ou son nom.
1 Le numéro de job est une référence unique dans DOTS qui est différente du numéro WKN dans eVolution. Pour
c) En cas de maladie
• qui débute un jour de travail interrompu, ce même jour est la date de début du risque.
• Avec rechute, la date de début du risque est la période initiale de maladie.
• D’un employé avec un contrat de moins de 3 mois (durée ou travail déterminé), cochez la case appropriée pour que la durée de la période de référence puisse être déterminée correctement.
d) En cas de congé de naissance ou congé de paternité
• vous pouvez au plus tôt créer une attestation lors de la date de la prise du dernier jour du congé de paternité.
• Le premier jour du congé de naissance enregistré correspond à la date de début du risque.
e) La date dernier jour de travail sera automatiquement complété sur base de la date remplie du risque/collaborateur, si nous avons déjà à disposition ces données dans le calcul de salaire.
f) Il est obligatoire de fournir une adresse e-mail sur laquelle la mutuelle peut vous contacter si elle a des questions. Par défaut, l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté est remplie mais vous pouvez la modifier si souhaité. Pour les déclarations faites par un collaborateur d’Attentia, l’adresse e-mail du service team est complétée de façon standard.
2) Ajoutez les avantages en nature le collaborateur a droit pendant la période du risque.
Attention ! N'inscrivez dans cette rubrique que les avantages en nature (soumis à l'ONSS) quand ils sont inclus dans le montant de base de la rémunération qui est communiquée à la mutuelle. Cette zone est par défaut sur « Non » mais peut être modifiée si nécessaire.
a) Pour ajouter un avantage, cliquez sur le bouton « Ajouter un avantage en nature ».
b) Un nouvel écran s’affiche. Complétez-y la période de l’avantage ainsi que le montant et cliquez ensuite sur « Sauvegarder ».
• Vous souhaitez ajouter un avantage supplémentaire ? Cliquez à nouveau sur le bouton « Ajouter un avantage en nature ».
• Vous souhaitez modifier l’avantage ajouté ? Cliquez sur .
3) Complétez le « code nature du jour ».
En fonction du type de risque, vous devez communiquer pour certains jours le code « nature du jour ».
Ce code est détaillé plus loin dans le manuel par risque.
4) Envoyer ou annuler la demande
• Votre demande est prête ?
• Si vous souhaitez immédiatement créer une nouvelle déclaration, cliquez alors en-dessous sur
« Confirmer et nouvelle déclaration ».
• Si vous ne souhaitez pas créer de nouvelle déclaration, cliquez alors en-dessous sur « Confirmer et retour à l'aperçu ».
• Si vous avez fait une erreur, cliquez en-dessous sur « Retour ». Toute l’information remplie sera alors perdue.
4.2 Risque repos de maternité - Risque écartement complet du travail dans le cadre de la protection de la maternité
En cas de repos de maternité et d’écartement complet du travail dans le cadre de la protection de la maternité, vous enregistrez tous les jours fériés ou jours de remplacement des jours fériés légaux pendant le premier mois du risque, sur base de quoi le salaire est payé. Vous ajoutez également un code « nature du jour » :
• Pour ajouter un jour, cliquez sur « Ajouter code nature du jour ».
• Un nouvel écran s’affiche. Complétez les dates demandées ainsi que la nature du jour (« 1 » en cas de jour férié, « 4 » s’il s’agit d’un jour férié de récupération) et cliquez ensuite sur « Sauvegarder ».
• Vous souhaitez ajouter un jour supplémentaire ? Cliquez à nouveau sur « Ajouter code nature du jour ».
• Vous souhaitez modifier un jour qui a été ajouté ? Cliquez sur ..
• Vous souhaitez supprimer un jour qui a été ajouté ? Cliquez sur .
4.3 Risque maladie ou accident privé
Dans le cas d’un accident privé ou de maladie, vous devez remplir 2 voir 3 étapes (dans le cas d’une rechute) afin de pouvoir enregistrer correctement les codes « nature du jour ».
o Étape 1 : déterminez les périodes de maladie (remplir ou contrôler à l’aide du certificat médical) o Étape 2 : contrôlez ou remplissez les codes « nature du jour », pour la période de référence
automatique déterminée pendant les périodes de maladie.
o Étape 3 : remplissez, en cas de rechute, les informations supplémentaires concernant les périodes entre les périodes de maladie.
4.3.1 Étape 1 : enregistrez-le(s) période(s) de maladie
• Enregistrez chaque période d’incapacité de travail provoquée par la même maladie, comme indiqué sur le certificat médical. Il est très important que ces données soient correctes afin de pouvoir remplir sans erreur les étapes suivantes. En cas de rechute, chaque période de maladie doit être enregistrée à partir du début de la période de maladie initiale.
• Les périodes de maladie et jour de travail interrompu dont nous disposons grâce au calcul de salaire2seront préremplies. Contrôlez ces informations avec le certificat médical et corrigez si nécessaire.
• Est-ce que la date de fin de la dernière période de maladie est correcte ?
Cette date sera souvent arrondie au dernier jour du mois car ceci est le dernier jour pour lequel nous disposons de données de maladie (au vu du dernier calcul de salaire). Si cela n’est pas correcte, veuillez corriger la période
2 Les données de la maladie qui n’ont pas encore été envoyées à Attentia ne seront donc pas enregistrées.
• Si plusieurs périodes apparaissent :
o Sont-elles toutes liées à la même maladie ? Si non, supprimez la période qui ne correspond pas en cliquant sur
o Est-ce que les périodes sont bien divisées ou s’agit-il en fait d’une période avec, par exemple, des jours non travaillés entre ? S’il s’agit d’une seule période, supprimez votre deuxième période et adaptez votre première période
• Il y a-t-il un jour de travail interrompu ? Vous devez alors l’enregistrer comme une période distincte.
• Vous pouvez ajouter d’autres périodes de maladie en cliquant sur « + ajouter période de maladie »:
Précisez dans « période de maladie » s’il s’agit un jour de travail interrompu ou de maladie, remplissez la date de début et la date de fin de la période et cliquez sur « Conserver ».
• Vous souhaitez ajouter une période de maladie supplémentaire ? Cliquez à nouveau sur le bouton
« Ajouter période de maladie ».
• Vous souhaitez modifier une période de maladie ? Cliquez sur .
• Vous souhaitez supprimer une période de maladie ? Cliquez sur .
• Les périodes de maladie sont-elles toutes enregistrées? Cliquez alors sur « Sauvegarder les périodes de maladie ».
• Avez-vous sauvegardé toutes les périodes de maladie ? Vous pouvez encore apporter des modifications en cliquant sur le bouton « Modifier » au-dessus de l’étape 1.
4.3.2 Étape 2 : Enregistrement nature du jour PENDANT la période de maladie
• Une fois l’étape 1 sauvegardée, un calendrier des jours de maladie dans la période de référence apparait.
Cette période de référence commence à la date de début du risque et s’arrête à 29 jours calendrier après la date de début de la dernière période de maladie plafonné jusqu’à la date de fin de la dernière période de maladie.
Dans l’exemple ci-dessus, la période de référence commence le 01/09/2020 et se termine 29 jours après le 01/09/ 2020, donc le 30/09/20.
• Le calendrier affiche par défaut les jours suivants, pour lesquels devez toujours enregistrer un code
« nature du jour » :
o Jours de travail interrompus
o Les 30 premiers jours de maladie (de 1 à 30), ou moins si la période de maladie est plus courte.
o Chaque premier jour de rechute en dehors du salaire garanti
• N'oubliez surtout pas d'inscrire les jours fériés (de remplacement) pendant cette période de 30 jours en tant que code nature du jour « 1 », car ils doivent être payés par l'employeur.
• Les jours qui suivent les 30 premiers jours de maladie sont cachés. Vous pouvez rendre les jours visibles en cliquant sur « > ». Nous n'avons pas besoin d'envoyer d'informations pour ces jours.
• Un code nature du jour est automatiquement proposé
o sur base des codes de salaire (possible uniquement pour les jours dont les calculs de salaire ont déjà été clôturés);
o en cas de plusieurs codes sur un même et unique jour, ceux-ci (et les codes correspondants nature du jour) sont affichés via un menu déroulant;
o si les codes de salaire extraits ne correspondent pas avec la situation actuelle, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le bouton , à droite de la ligne;
o si aucun code de salaire n’est retrouvé, voici ce qui sera proposé par défaut dans la période du salaire garanti sur base de la période de maladie introduite:
• Dans le cas d’ouvriers :
1er jusqu’au 7ème jour de maladie : 2,4
8ème jusqu’au 14ème jour de maladie : 2,5
15e jusqu’au 30e jour de maladie : 2,7
• Dans le cas d’employés3 :
1er jusqu’au 30ème jour de maladie : 2,6
• Pour octroyer ou modifier un code « nature du jour », cliquez sur le menu déroulant qui correspond à ce jour. Comme moyen d’aide, vous pouvez également choisir de remplir le code de salaire, le code nature du jour correspondant est alors automatiquement rempli.
Voici un aperçu des codes « nature du jour » les plus utilisés :
Type de jour Code nature du jour fréquent
jour de travail interrompu 2,1
Période pendant salaire garanti 2.4, 2.5, 2.6 ou 2.7 1er jour de rechute en dehors du salaire
garanti 6,6
Jour de férié légal (de récupération) qui tombe endéans les 30 jours calendrier à partir
du début de chaque période de maladie
=> attention : peut être caché !
1 en cas de jour férié
4 en cas de jour férié de récupération
• Après que tous les codes demandés ont été octroyés, veuillez cliquer sur « Sauvegarder ».
• Souhaitez-vous ensuite encore modifier quelque chose ? Cliquez sur « Modifier » à côté de l’étape 2.
3 Les employés avec un contrat ou du travail à durée déterminé de moins de 3 mois suivent les règles des ouvriers
4.3.3 Étape 3 : Enregistrement nature du jour ENTRE les périodes de maladie en cas de rechute
• En cas de rechute, vous devez, dans la période entre les périodes de maladie, également enregistrer les jours suivants :
• Afin d’enregistrer ces jour, veuillez cliquer sur le bouton « + code nature du jour ».
Type de jour Codes natures du jour autorisés 1er jour de prestation (assimilé) après chaque
période de maladie 1,1
jours de chômage temporaire 5.1 jusqu’à 5.11
o Veuillez compléter la date et sélectionnez le bon code « nature du jour ». Cliquez ensuite sur « Sauvegarder », votre jour extrait apparait sur l'écran d’aperçu:
o Vous souhaitez ajouter un jour supplémentaire ? Cliquez à nouveau sur le bouton « + code nature du jour ».
o Souhaitez-vous modifier un jour ? Cliquez sur . o Vous souhaitez supprimer un jour ? Cliquez sur .
4.4 Risque congé de naissance ou de paternité
En cas de congé de naissance ou de paternité, vous enregistrez tous (maximum 10) les jours de naissance pris. Les jours pris de congé de naissance que nous connaissons via le calcul de salaire4 seront remplis à l’avance. Contrôlez-les et corrigez-les où nécessaire en prenant compte des règles suivantes :
• le premier jour enregistré de congé de naissance doit être égal à la date de début du risque;
• tous les jours doivent être situés dans la période de 4 mois à partir de la date de naissance de l’enfant;
• vous ne pouvez pas faire de déclaration avec une date dans le futur;
• pour les 3 premiers jours (payés par l’employeur), vous octroyez un code nature du jour « 1 »;
• pour les jours suivants (payés par la mutuelle), vous octroyez un code nature du jour « 6.10 »;
• pour les naissances d’avant le 01/01/2021, vous limitez le nombre de jours à 10, pour les naissances à partir du 01/01/2021 vous limitez le nombre de jours à maximum 15.
Pour ajouter un jour, cliquez sur le bouton « ajouter jour de congé de naissance ».
4 Les jours pris de congé de naissance qui n’ont pas encore été envoyé à Attentia ne seront pas encore enregistré.
• Un jour est ajouté à l’aperçu. Veuillez compléter la date et la nature du jour.
• Vous souhaitez ajouter un jour supplémentaire ? Cliquez à nouveau sur le bouton « Ajouter un jour de congé de naissance ».
• Vous souhaitez supprimer un jour qui a été ajouté ? Cliquez sur .
5 Création de la déclaration reprise du travail - ZIMA006
1) Complétez les données de base demandées.
• La date de reprise du travail ne peut pas se situer dans le futur.
• Complétez les dates sur base du format dd/mm/yyyy ou sélectionnez la date dans le calendrier qui s’ouvre si vous cliquez sur le symbole du calendrier.
• Cherchez un collaborateur via son numéro de job5 ou son le nom.
2) Le système cherche toutes les déclarations acceptées ZIMA001 (feuille de renseignements) pour ce collaborateur et pour qui vous n’avez pas encore envoyé de date de reprise du travail via notre application.
5 Le numéro de job est une référence unique dans DOTS qui est différente du numéro WKN dans eVolution. Pour
• Cliquez sur la déclaration ZIMA001 où vous désirez envoyer une reprise du travail.
• Souhaitez-vous d’abord consulter le détail de cette déclaration? Cliquez alors sur.
• Il n’y a pas de déclaration dans notre système ?6Alors vous ne verrez que l’option du bas.
3) Envoyer ou annuler la demande
• Votre demande est prête ?
• Si vous souhaitez immédiatement créer une nouvelle déclaration, cliquez en-dessous sur
« Confirmer et nouvelle déclaration ».
• Si vous ne souhaitez pas créer de nouvelle déclaration, cliquez alors en-dessous sur « Confirmer et retour à l'aperçu ».
• Si une ZIMA001 a été liée avec une ZIMA006 (reprise du travail), vous pourrez après confirmation
(1) également voir dans l’aperçu des déclarations la date de reprise du travail ; (2) retrouver dans le détail des 2 déclarations un lien vers l’autre déclaration.
• Si vous avez fait une erreur, clique en-dessous sur « Retour ». Toutes les informations complétées sont supprimées.
6 Configuration des déclarations automatiques
Les déclarations automatiques sont activées par défaut pour chaque client avec licence DRS.
Vous pouvez modifier ceci via l’application « Configuration ».
Rendez-vous dans l’application « Configuration »et cliquez sur « scénarios DRS »sous « Déclarations et attestations ». (Si cette option n’est pas disponible, prenez alors contact avec votre gestionnaire de clients)
Vous arrivez sur l'écran « Configuration scénarios DRS ». Vous voyez ici quelles configuration sont définies
« par défaut ». Vous pouvez modifier la configuration si vous le souhaitez. Pour faire ceci, vous devez ajouter une configuration divergente. La configuration par défaut est alors écrasée.
6 Les feuilles d’informations (ZIMA001) envoyées par papier ou via le site portail de l’ONSS ne sont pas visibles, mais ceci ne vous empêche pas d’envoyer la reprise de travail via notre application.
Cliquez sur le bouton en haut à droite.
Un menu latéral s'ouvre et vous permet de configurer le comportement divergent pour les différents scénarios.
• ZIMA001 – Feuille de renseignements : Pour ce scénario, vous ne pouvez pas encore configurer de divergences.
• ZIMA006 – Reprise du travail : Pour ce scénario, vous ne pouvez pas encore configurer de divergences.
• ZIMA002 – Reprise du travail à temps partiel:
• Vous pouvez choisir de ne pas envoyer automatiquement les déclarations pour une, plusieurs ou toutes les entreprises, à la suite du calcul des salaires, mais de faire établir les déclarations
« manuellement ». Attention, car dans ce cas, seul votre gestionnaire de clients peut envoyer les déclarations. Convenez donc clairement avec votre responsable de clients si vous choisissez cette option.
• Vous pouvez choisir de ne pas faire les déclarations automatiquement ou manuellement pour une, plusieurs ou toutes les entreprises. Vous pouvez le faire dans l'application en
sélectionnant « non actif ».
• WECH010 – Vacances jeunes ou seniors :
• Vous pouvez choisir de ne pas envoyer automatiquement les déclarations pour une, plusieurs ou toutes les entreprises, à la suite du calcul des salaires, mais de faire établir les déclarations
« manuellement ». Attention, car dans ce cas, seul votre gestionnaire de clients peut envoyer les déclarations. Convenez donc clairement avec votre responsable de clients si vous choisissez cette option.
• Vous pouvez choisir de ne pas faire les déclarations automatiquement ou manuellement pour une, plusieurs ou toutes les entreprises. Vous pouvez le faire dans l'application en
sélectionnant « non actif ».
7 Déclaration de reprise du travail à temps partiel en cas d'incapacité de travail - ZIMA002 (automatique)
La déclaration ZIMA002 doit être envoyée mensuellement pour les travailleurs se trouvant dans un système de reprise du travail à temps partiel après une incapacité de travail.
Par défaut, cette déclaration est envoyée automatiquement sur la base du traitement des salaires. Si vous le souhaitez, ce paramètre peut être réglé différemment dans la configuration (voir chapitre configuration).
Quand une déclaration sera-t-elle automatiquement envoyée pour un travailleur ? Cela se fait la nuit si toutes les conditions suivantes sont remplies :
• Il y a un calcul de paie pour le travailleur.
• Le travailleur a une suspension DW/ZH (reprise du travail à temps partiel/reprise du travail à temps partiel à partir d'un an) dans ce mois en question.
• S'il s'agit d'un calcul pour le mois en cours, la déclaration ne sera jamais envoyée plus tôt que 5 jours calendrier avant la fin du mois en cours, il s'agit d'une restriction légale.
• S'il s'agit d'un calcul de salaire qui ne comprend que la première quinzaine du mois, il attendra le prochain calcul trimestriel (sous réserve de quelques exceptions spécifiques) .
• Une déclaration identique n'a pas encore été envoyée (il arrive qu'un calcul de correction n'ait aucune incidence sur le contenu de la déclaration, auquel cas, bien entendu, aucune nouvelle déclaration ne doit ou ne sera envoyée).
Les annulations seront automatiques comme en cas de modification du calcul de la rémunération d'un travailleur qui n'a maintenant aucune suspension, mais qui avait auparavant une suspension DW/ZH dans le mois de ce calcul de rémunération.
Si les déclarations ne doivent être faites que manuellement selon la configuration, alors c'est le gestionnaire de clients qui doit indiquer pour quelle période et pour quelle population les déclarations doivent être envoyées. Cela présente l'inconvénient majeur que les déclarations, les corrections ou les annulations ne sont envoyées que si le gestionnaire de clients a été mis au courant d'une manière ou d'une autre. Cette façon de fonctionner est possible mais est fortement déconseillée.
Les déclarations créées peuvent être consultées dans l’aperçu des déclarations. Via le détail, vous pouvez retrouver les heures déclarées. Si un travailleur veut une preuve de sa déclaration, il suffit de faire une capture d'écran du détail, qui contient toutes les informations nécessaires (heures, statut, numéro de ticket connu de l'ONSS/mutuelle).
Les déclarations étant entièrement établies sur la base des données personnelles et de calcul des salaires, il n'est pas possible de modifier ces déclarations manuellement.
8 Déclaration vacances jeunes ou seniors - WECH009 et WECH010 (automatique)
La déclaration WECH010 doit être envoyée mensuellement pour les travailleurs qui remplissent les conditions de prise de vacances jeunes ou seniors s'ils prennent ces congés au cours d'un mois donné. Si c'est la première fois qu'ils prennent des vacances jeunes ou seniors au cours d'une année civile, une WECH009 devra également être créée et envoyée une fois pour cette année civile.
Par défaut, cette déclaration est envoyée automatiquement sur la base du traitement des salaires. Si vous le souhaitez, ce paramètre peut être réglé différemment dans la configuration (voir chapitre configuration).
Quand une déclaration sera-t-elle automatiquement envoyée pour un travailleur ? Cela se fait la nuit si toutes les conditions suivantes sont remplies :
• Il y a un calcul de paie pour le travailleur.
• Le travailleur doit :
o sont âgés de moins de 25 ans au 31 décembre de l'exercice de vacances (l'année civile précédant immédiatement l'année civile au cours de laquelle le travailleur prend le congé jeunes), ou
o ont atteints l’âge de 50 ans au 31 décembre de l'exercice de vacances (l'année civile précédant immédiatement l'année civile au cours de laquelle le travailleur prend le congé seniors).
• S'il s'agit d'un calcul de salaire qui ne comprend que la première quinzaine du mois, il attendra le prochain calcul trimestriel (sous réserve de quelques exceptions spécifiques) .
• Une déclaration identique n'a pas encore été envoyée (il arrive qu'un calcul de correction n'ait aucune incidence sur le contenu de la déclaration, auquel cas, bien entendu, aucune nouvelle déclaration ne doit ou ne sera envoyée).
Les annulations seront automatiques de la même manière s'il y a un calcul de salaire modifié pour un travailleur qui n'a maintenant pas, mais qui a précédemment pris des vacances jeunes ou seniors dans le mois de ce calcul de salaire.
Si les déclarations ne doivent être faites que manuellement selon la configuration, alors c'est le gestionnaire de clients qui doit indiquer pour quelle période et pour quels travailleurs les déclarations doivent être envoyées. Cela présente l'inconvénient majeur que les déclarations, les corrections ou les annulations ne sont envoyées que si le gestionnaire de clients a été mis au courant d'une manière ou d'une autre. Cette façon de fonctionner est possible mais est fortement déconseillée.
Vous pouvez consulter les déclarations créées dans l’aperçu des déclarations sous le titre « Chômage ONEM »via le lien « Aperçu des déclarations ». Via le détail, vous pouvez trouver la période, le statut et le numéro de ticket électronique connu de l'ONEM de la déclaration. Si un travailleur veut une preuve de la déclaration, il peut télécharger un PDF.
Les déclarations étant entièrement établies sur la base des données personnelles et de calcul des salaires, il n'est pas possible de modifier ces déclarations manuellement.
9 Suivi des déclarations mutuelle
9.1 Aperçu des déclarations mutuelle
Sur la page de démarrage de l’application « Déclarations et attestations » vous trouverez un lien vers l’aperçu de la dernière version de toutes les déclarations pour les mutuelles pour la société concernée, triées en fonction de la date de création de la déclaration.
• Dans la vue d’ensemble , vous ne trouverez pas de déclaration pour laquelle une déclaration modificative a été établie. Seule la dernière version est intégrée. Cependant, vous pouvez récupérer l'historique de la dernière version via l'écran de détails de cette dernière version.
• Date : la date de création de la déclaration
• Scénario-Type de risque : par ex. ZIMA001 - Repos de maternité
• Collaborateur : nom et prénom du collaborateur
• Date du risque
• Date de reprise du travail
• Référence : la référence interne unique de la déclaration selon le format JJJJMMDD (date de création de la déclaration) + D (via DOTS) + xxxx (4 chiffres/lettres). Cette référence sera utilisée par Attentia dans le cadre du suivi des erreurs.
• Statut :
o Traitement en cours : déclaration en cours de création (pas encore envoyée) o Erreur : la déclaration a généré une erreur avant même d’être envoyée à l’ONSS o Accepté : la déclaration est acceptée par l’ONSS
o Refusé : la déclaration est refusée par l’ONSS
o Annulation en cours : l’annulation demandée par l’utilisateur n’est pas clôturée o Annulé : la déclaration a été annulée par l’utilisateur.
o Time-out : la déclaration a été envoyée, mais le délai normal dans lequel nous attendons une réponse de l'ONSS a expiré.
9.2 Recherche d’une déclaration
En cliquant sur le symbole , vous pouvez filtrer en fonction de différentes données pour rechercher des déclarations spécifiques. Vous pouvez filtrer sur différentes données.
• Remplissez le critère de filtre souhaité. La liste des résultats est immédiatement adaptée. Vous ne devez donc pas confirmer. Si vous cliquez à nouveau sur le symbole de l’entonnoir, vous repliez l’écran de filtrage et toutes les colonnes de la liste filtrée sont à nouveau visibles.
• Vous souhaitez reconfigurer totalement vos filtres ? Cliquez dans ce cas sur « Nouvelle recherche » dans l’écran de filtrage : tous les filtres appliqués sont effacés.
• Un filtre peut être appliqué à différents niveaux : o Groupe de calcul salarial7,
o Collaborateur (via le numéro WKN 8 ou le nom) o Statut (Employé/Ouvrier) ;
7 Le groupe de calcul salarial correspond au champ « société » dans eVolution.
8 Le numéro du collaborateur un numéro unique pour le collaborateur dans eVolution qui diffère du numéro de job dans DOTS. Pour savoir comment retrouver ces numéros, consultez l’annexe.
o Date de la demande à laquelle la déclaration a été créée ; o Type de risque
o Date de reprise du travail o Date du risque
o Statut de la déclaration.
9.3 Consultation des détails d’une déclaration.
1) Recherchez la déclaration dans l'écran de vue d'ensemble
2) Consultez les détails de la déclaration. Cliquez à droite de la déclaration sur
L'écran de détails affiche :
• Toutes les données enregistrées de la déclaration,
• Les données d’occupation et de salaire envoyées,
• Par qui et quand la déclaration a été faite,
• Le numéro de ticket électronique: la référence unique de la déclaration, reçu par l’ONSS si la déclaration a été acceptée.
o Sur base de cette référence, vous pouvez retrouver la déclaration sur le site portail de l’ONSS.
o Cette référence est aussi régulièrement demandée par la mutualité.
• Lien vers la déclaration liée (ZIMA001 pour laquelle une reprise du travail a été communiquée via ZIMA006).
• Historique de la déclaration si des versions antérieures (modifiées) existent. Afin de consulter la version précédente, cliquez sur « voir l'historique », les dates des versions précédentes apparaîtront et vous pourrez voir leur détail en cliquant sur la loupe.
9.4 Modification d’une déclaration
1) Recherchez la déclaration dans l'écran de vue d'ensemble
2) Consultez les détails de la déclaration. Cliquez à droite de la déclaration sur 3) Cliquez sur « Modifier la déclaration » en haut à gauche.
a. Le processus est lancé, tout comme pour une nouvelle déclaration à faire. Seules les données qui ont été saisies dans la version précédente de la déclaration sont déjà remplies.
b. Ajustez les données si nécessaire. Veuillez noter que la date de reprise du travail ne peut pas être modifiée dans un ZIMA001 si la date a été transmise via un ZIMA006, alors le ZIMA006 doit être modifié.
c. Envoyer la déclaration
d. La déclaration obtiendra le statut « en cours de traitement », la version originale obtiendra le statut « modifié ».
Vous pouvez également envoyer (modifier) la déclaration sans ajuster aucune donnée à l'écran, les
données sous-jacentes telles que le salaire, le régime de travail Q/S de l'employé seront toujours redéfinies.
Une déclaration ZIMA002 de reprise du travail à temps partiel ne peut pas être modifiée manuellement, car elle est entièrement basée sur les données personnelles et de calcul du salaire. Les déclarations seront corrigées automatiquement.
9.5 Annulation d’une déclaration
1) Recherchez la déclaration dans l'écran de vue d'ensemble.
2) Cliquez sur le symbole à droite de la déclaration.9
3) Un écran de confirmation apparait. Cliquez sur « oui » pour confirmer l’annulation, cliquez sur « non » pour annuler l'annulation.
4) Le statut de la déclaration sera modifié en « Annulation en cours » ou « Annulé » dans l’écran d’aperçu.
Une actualisation de la page est nécessaire pour faire apparaître cette modification.
• Si la déclaration à annuler a déjà été acceptée par l’ONSS, une déclaration d’annulation sera automatiquement envoyée à l’ONSS. Ce n’est que si cette annulation est acceptée que la déclaration originale aura comme statut « Annulé ».
• Si la déclaration à annuler a été refusée par l'ONSS, la demande sera immédiatement clôturée.
Aucune déclaration d’annulation ne doit être envoyée à l’ONSS. Le statut devient « Annulé ».
• Si la déclaration à annuler n'a pas encore été transmise à l'ONSS, la déclaration sera supprimée.
9.6 Traitement d’une déclaration générant une erreur
1) Vous pouvez à tout moment annuler une déclaration générant une erreur si vous vous êtes par exemple trompé au niveau de la date ou du collaborateur (méthode à suivre, voir 9.4).
2) Les déclarations générant une erreur, font l’objet d’un suivi assuré par Attentia.
En fonction de la cause de l’erreur, deux scénarios sont possibles :
• Vous serez contacté par Attentia pour modifier les données sous-jacentes, par exemple dans la signalétique.
Dans ce cas, et après avoir rectifié les données demandées, vous pouvez renvoyer la déclaration :
(a) Recherchez dans ce cadre la déclaration en question dans l’écran d’aperçu (voir
Time-out : la déclaration a été envoyée, mais le délai normal dans lequel nous attendons une réponse de l'ONSS a expiré.
Recherche d’une déclaration)
(b) Cliquez sur à droite de la déclaration
(c) La déclaration originale est annulée et une nouvelle déclaration est créée reprenant les mêmes données spécifiques de la déclaration initiale (p. ex. date de début du risque) tout en rappelant les informations supplémentaires (p. ex. rectification de la signalétique).
• Attentia résoudra l’erreur technique. Vous ne devrez rien entreprendre d’autre.
9Il n'est pas permis de supprimer une déclaration acceptée, envoyée en réponse à un message de la mutuelle. La
10 Suivi des déclarations ONEM
10.1 Aperçu des déclarations
La page de démarrage de l’application « Déclarations et attestations » affiche un lien vers l’aperçu de toutes les déclarations pour l’ONEM classées triées en fonction de la date de création de la déclaration (sous le titre « Chômage ONEM »).
• Date et heure : la date de création de la déclaration
• Scénario / Risque: par ex. WECH009 - Octroi du droit aux vacances jeunes
• Collaborateur : nom et prénom du collaborateur et frm-ab-wkn
• Période : Date à laquelle la déclaration a été rédigée
• Référence : la référence interne unique de la déclaration selon le format : JJJJMMDD (date de création de la déclaration) + D (via DOTS) + xxxx (4 chiffres/lettres). Cette référence sera utilisée par Attentia dans le cadre du suivi des erreurs.
• Statut :
o Traitement en cours : déclaration en cours de création (pas encore envoyée) o Erreur : la déclaration a généré une erreur avant même d’être envoyée à l’ONSS o Accepté : la déclaration est acceptée par l’ONSS
o Refusé : la déclaration est refusée par l’ONSS
o Annulation en cours : l’annulation demandée par l’utilisateur n’est pas clôturée o Annulé : la déclaration a été annulée par l’utilisateur.
o Time-out : la déclaration a été envoyée, mais le délai normal dans lequel nous attendons une réponse de l'ONSS a expiré.
Seule la dernière vers de la déclaration s’affiche dans l’aperçu. Via le détail de la déclaration vous avez accès à l’historique des modifications effectuées sur la déclaration. Cliquez sur « détails » dans l'historique - au moment que vous souhaitez consulter - pour voir en détail la version précédente de la déclaration.
10.2 Recherche d’une déclaration
Cliquez sur l’icône du filtre de la colonne qui doit être filtrée pour rechercher des déclarations spécifiques qui correspondent à un critère spécifique. Vous pouvez filtrer sur différentes données.
• Remplissez le critère de filtre souhaité. La liste des résultats est immédiatement adaptée. Vous ne devez donc pas confirmer. En cliquant en dehors du cadre du filtre, vous fermez le filtre.
• Si vous souhaitez supprimer le filtre, cliquez à nouveau sur l’icône du filtre (maintenant orange ) et cliquez sur « supprimer ».
• Vous pouvez filtrer sur chaque colonne affichée dans le tableau.
10.3 Consultation des détails d’une déclaration.
1) Recherchez la déclaration dans l'écran de vue d'ensemble
2) Consultez les détails de la déclaration en cliquant sur le scénario/risque de la déclaration
L'écran de détails affiche :
• Toutes les données enregistrées de la déclaration,
• Par qui et quand la déclaration a été faite,
• Le numéro de ticket électronique: la référence unique de la déclaration, reçu par l’ONSS si la déclaration a été acceptée.
o Sur base de cette référence, vous pouvez retrouver la déclaration sur le site portail de l’ONSS.
o Cette référence est aussi régulièrement demandée par la mutualité.
• Le statut de la déclaration.
• L’historique éventuel de la déclaration.
• Les actions possibles qui peuvent être effectuées sur la déclaration.
Si le statut de la déclaration est accepté, il sera également possible, via le bouton « Actions » de télécharger le PDF de la décalration via l’action « Télécharger PDF ».
10.4 Traitement d’une déclaration générant une erreur
1) Vous pouvez à tout moment annuler une déclaration générant une erreur si vous vous êtes par exemple trompé au niveau de la date ou du collaborateur (méthode à suivre, voir Error! Reference source not found.).
2) Les déclarations générant une erreur, font l’objet d’un suivi assuré par Attentia.
En fonction de la cause de l’erreur, deux scénarios sont possibles :
• Vous serez contacté par Attentia pour modifier les données sous-jacentes, par exemple dans la signalétique.
Dans ce cas, et après avoir rectifié les données demandées, vous pouvez renvoyer la déclaration :
(a) Recherchez dans ce cadre la déclaration en question dans l’écran d’aperçu (b) Cliquez sur les trois ronds à droite de la déclaration et sélectionnez « renvoyer la
déclaration ».
(c) La déclaration originale est annulée et une nouvelle déclaration est créée reprenant les mêmes données spécifiques de la déclaration initiale tout en rappelant les informations supplémentaires (p. ex. rectification de la signalétique).
• Attentia résoudra l’erreur technique. Vous ne devrez rien entreprendre d’autre.
11 Consulter les détails de la facturation
L'application DOTS vous permet de récupérer les détails des déclarations facturées et des messages reçus de la mutuelle. Ce détail en format Excel, mentionne pour chaque déclaration et pour chaque message facturé, la référence, le prix, la frm-ab-wkn, le type de déclaration...
1) Cliquez sur « aperçu des factures » sur la page d'accueil
2) Vous vous retrouverez sur une liste de toutes les factures dans lesquelles les déclarations DOTS ont été facturées.
Via le filtre situé à côté de "numéro de facture", vous pouvez saisir le numéro de facture souhaité.
3) Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté de la facture, puis cliquez sur « générer xls ».
Un aperçu en format Excel sera créé et téléchargé sur votre ordinateur.
Annexe – Recherche d’un numéro de job/de travailleur du collaborateur
1) Lancez l’application « Données du collaborateur » dans la « Gestion du personnel ».
2) Saisissez le nom du collaborateur dans le champ de recherche et appuyez ensuite sur « Enter ». Utilisez éventuellement des filtres pour rechercher les collaborateurs (cliquez pour ce faire sur ).
3) Cliquez sur le petit carré bleu (« avatar ») devant le nom du collaborateur (1), vous verrez apparaitre la quickcard du collaborateur (2). Cliquez ensuite sur le symbole (3) vous voyez à présent le numéro de job DOTS ainsi que le numéro eVolution FRM-AB-WKN (4).
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