TRUCS ET ASTUCES SIECLE

TRUCS ET ASTUCES SIECLE

Etablissements publics et privés sous contrat

SOMMAIRE

L'IDENTIFIANT NATIONAL ELEVE ... 2

PROFILAGE DES NOMENCLATURES RECEPTIONNEES ... 3

PROFILAGE DES MEF D‘ORIGINE ... 5

PROFILAGE DES MATIERES DE L’ENSEIGNEMENT TECHNOLOGIQUE ET PROFESSIONNEL (ETP) ... 5

CONSULTATION DES MATIERES POUR UNE FORMATION (MEF) ... 5

LES PROFESSIONS ET CATEGORIES SOCIALES (PCS) VOIR ANNEXE ... 6

LES SECTIONS EUROPEENNES, INTERNATIONALES ET BI-NATIONALES EN COLLEGE ET LYCEE ... 6

LES FORMATIONS ULIS ... 6

LES NOUVEAUX ARRIVANTS ET LANGUE PAR CORRESPONDANCE ... 6

LES ELEVES ET LEUR ETABLISSEMENT D'ORIGINE ... 7

POUR LES ELEVES QUI VIENNENT DE L'ETRANGER, SELECTIONNER "SCOLARISE A L'ETRANGER" ET SAISIR LA RUBRIQUE "PROVENANCE". ... 7

CORRIGER L'ORTHOGRAPHE DU NOM OU DU PRENOM D'UN ELEVE ... 7

LES MOTIFS DE SORTIE ... 7

LES ELEVES SORTANTS (HORS CEUX CONCERNES PAR LES MODULES AFFECTATION) ... 8

LES DIMA ... 9

L'I DENTIFIANT N ATIONAL E LEVE

Tous les élèves scolarisés en 2017-2018 dans un établissement public ou privé sous contrat de l'Académie ont reçu un N° national (INE) dans SIECLE. Ce numéro est attribué à chaque élève pour toute sa scolarité.

Vous êtes un établissement public :

-

Un élève s’inscrit dans votre établissement en 2018-2019 et était déjà scolarisé dans l’académie. (public ou privé)

Contacter l’établissement d’origine pour un transfert automatique de la fiche 2018-2019 (export) puis importer le dossier dans la base élèves siècle 2018-2019.

-

Un élève s’inscrit dans votre établissement en 2018-2019 et était scolarisé dans une autre académie. Vous ne pouvez pas saisir l’INE. La fiche élève sera envoyée au répertoire nationale des identifiants élèves (RNIE) qui vous transfèrera, dans les jours suivants, l’INE élève dans la base SIECLE.

Les élèves issus de l’affectation sont intégrés dans votre base élèves avec leur numéro.

Vous êtes un établissement privé :

-

Un élève s’inscrit dans votre établissement en 2018-2019. Vous ne pouvez pas saisir

l’INE. La fiche élève (de SIECLE) sera envoyée au répertoire nationale des identifiants

élèves (RNIE) qui transfèrera, dans les jours suivants, l’INE élève dans la base SIECLE.

P ROFILAGE DES NOMENCLATURES RECEPTIONNEES

Vous pouvez profiler les matières obligatoires et/ou facultatives par MEF.

Un message vous prévient du transfert des nomenclatures : « de nouvelles nomenclatures ont été chargées pour votre établissement »

Les nomenclatures réceptionnées pour votre établissement doivent être profilées dans :

> Scolarité du 2^nd degré > Base élèves établissement > Nomenclatures > Année 2018-2019 > Profilage>

Formations

1 - il faut profiler les formations de scolarisation (MEF), sélectionner dans le tableau « MEF de la nomenclature académique », les MEF de votre établissement, cliquez sur les flèches de transfert, puis

« VALIDER »,

- Après validation des MEF, apparaitra le tableau des matières, procédez de la même façon.

1

Sélectionnez les MEF correspondants à votre établissement et cliquez sur les flèches de transfert puis validez.

Vous obtenez le tableau des matières : matières à sélectionner et à valider également.

2

Si vous souhaitez revenir à l’écran précédent cliquez sur le bouton

« annuler ».

3

2 - il faut affiner le profilage des matières de chaque formation (MEF) : Profilage fin

Pour chacune de vos formations vous pouvez désélectionner les matières qui ne sont pas autorisées dans votre établissement, cela facilitera la saisie des options et le fonctionnement des différentes applications de SIECLE (BEE, téléinscription, ENT…) et des bases de données.

3 - Ne pas oublier d’exporter vers STS-WEB.

Cliquer sur « exporter vers STS-WEB » afin de mettre à jour les formations et les matières dans l’application STS pour l’année scolaire 2018-2019.

Sélection du MEF que l’on souhaite consulter.

2DEGT2(cas général 2 ens.explo)

Ne pas oublier ensuite de cliquer sur le bouton « valider » puis sur « annuler » pour revenir à l’écran précédent.

Sélection des options proposées dans l’établissement pour ce MEF.

P ROFILAGE DES MEF D ‘ ORIGINE

N’oubliez pas de profiler les formations d’origine. Certains élèves peuvent ne pas avoir été scolarisés l’année précédente, dans ce cas il existe des « formations particulières » :

P ROFILAGE DES MATIERES DE L ’ ENSEIGNEMENT TECHNOLOGIQUE ET PROFESSIONNEL (ETP)

Pour les formations professionnelles, certains BTS et pour les 4

et 3

SEGPA, il faut

- Les champs professionnels des formations de 4^ème

et 3

SEGPA sont créés sous la forme des 5 matières suivantes :

o Espace rural et environnement o Habitat

o Hygiène alimentation services o Production industrielle

o Vente distribution magasinage

C ONSULTATION DES MATIERES POUR UNE FORMATION (MEF)

La liste des différentes nomenclatures réceptionnées et profilées pour votre établissement peut être consultée dans :

> Scolarité du 2^nd degré > Base élèves établissement > Nomenclatures > Année 2018-2019 > Consultation Par exemple en cliquant sur « MEF (Profilable) » Vous pourrez consulter vos formations et les matières qui leur sont associés, cela, afin d’utiliser les libellés exacts dans vos applications. (sts-web, edt, …etc.)

Sélection du MEF que l’on souhaite consulter et du type de formation

Pour les options facultatives et obligatoires, il y a une indication pour savoir si vous avez

sélectionné la matière pour votre établissement Rang (combinatoire) possible pour les matières obligatoires associées au MEF sélectionné. À saisir dans la fiche élève SIECLE

L ES PROFESSIONS ET CATEGORIES SOCIALES (PCS) VOIR ANNEXE

Quelle PCS choisir pour : les intérimaires, les chômeurs ayant déjà travaillé… ? - Les intérimaires : il faut indiquer la PCS correspondant à la mission proposée ;

- Les chômeurs ayant déjà travaillé : il faut indiquer le métier exercé avant la perte d'emploi ; - Les mères au foyer : Profession → Sans profession – 60 ans ; - Les personnes en congé parental : Profession → Métier exercé

L ES SECTIONS EUROPEENNES , INTERNATIONALES ET BI - NATIONALES EN COLLEGE ET LYCEE

Ces sections font l'objet d'un traitement complémentaire. Le but est de repérer la « langue » de la section.

- Collège : L’élève est inscrit dans une formation générale, avec une option LV9 renseignée.

- Lycée : L’élève est inscrit dans une formation de type « 2 - section européenne » et contient EU dans la clé de gestion du MEF.

Pour ce faire, la matière 030009 – LV9 est ajoutée aux programmes. Le détail se fait au niveau de l'établissement.

Cette précision est saisie dans les options facultatives :

1- Lors de la réception des nomenclatures, sélectionnez, dans les matières optionnelles, la langue correspondant à la section

ALL9 –ALLEMAND LANGUE DE SECTION POR9 – Portugais LANGUE DE SECTION

AGL9 – Anglais LANGUE DE SECTION CHI9 – Chinois LANGUE DE SECTION

ESP9 – ESPAGNOL LANGUE DE SECTION ITA9 – Italien LANGUE DE SECTION

2 - Au moment de remplir les fiches élèves, saisissez cette option facultative, après avoir saisi l'ensemble des options obligatoires.

L ES FORMATIONS ULIS

Pour les formations ULIS (6^ème, 5^ème, 4^ème, 3^ème, BACPRO, CAP) : des formations de type académique ont été créées : 6ULIS, 5ULIS, 4ULIS, 3ULIS, 2PRO U, 1CAP2U …etc.

Pensez à faire des divisions multiformations dans STS-WEB (regroupement de plusieurs formations dans une même classe) : 6ULIS et 6

GENERALE

5ULIS et 5

GENERALE

L ES N OUVEAUX ARRIVANTS ET LANGUE PAR CORRESPONDANCE

- Un élève allophone s’inscrit dans votre établissement et vous n’avez pas la bonne formation (UPE2A) ou la matière FRLSE ;

- Un élève suit une langue par correspondance,

 Contacter le SESPAG pour l’ajout de la bonne nomenclature.

L ES ELEVES ET LEUR ETABLISSEMENT D ' ORIGINE

Il est important qu’une correspondance existe entre la formation d’origine et l’établissement d’origine. En effet, nous trouvons parfois dans SYSCA des élèves qui étaient scolarisés en CM2 l’année précédente avec un collège ou un lycée de notre académie comme établissement d’origine.

Merci d’être vigilant

Pour les élèves qui viennent de l'étranger, sélectionner "Scolarisé à l'étranger" et saisir la rubrique

"provenance".

C ORRIGER L ' ORTHOGRAPHE DU NOM OU DU PRENOM D ' UN ELEVE

Pour corriger l'orthographe d'un nom ou d'un prénom (suite à un changement ou à une erreur) - Recherchez la fiche de l'élève concerné,

- Vérifiez l’existence de l’INE et modifier l’identification de l’élève seulement si cette rubrique est présente,

- Modifiez le nom et/ou prénom de l'élève,

- A la question "Confirmez-vous cette modification", répondre OUI.

L ES MOTIFS DE SORTIE

Le motif de sortie est une donnée importante qui nécessite d'être exacte. Cette donnée est utilisée pour les suivis de cursus scolaires et les enquêtes d'insertion.

Les motifs de sortie des élèves issus de l'affectation seront automatiquement mis à jour dans SIECLE - BEE dès que l'établissement d'accueil aura réceptionné ses élèves. Ainsi les motifs de sortie des élèves de 3^ème et des élèves de terminale ne doivent en aucun cas être saisis avant la fin de campagne de téléinscription (début juillet).

Pour les élèves non issus de l’affectation, la date de sortie et le motif de sortie sont à saisir dans l’onglet SCOLARITE. La division, si elle existe, ne doit en aucun cas être supprimée.

L ES ELEVES SORTANTS ( HORS CEUX CONCERNES PAR LES MODULES AFFECTATION )

La fin des cours est le 7 juillet 2018 mais la fin de l’année scolaire est fixée au 31/08/2018.

Pour les élèves qui ne font pas partie de l’affectation et qui quittent l’établissement à la fin de l’année scolaire 2017-2018, le motif de sortie doit être saisi sur l’année 2018-2019 (année en préparation) et la date de sortie à saisir est le 03/09/2018.

L’entête de l’exeat imprimé sera : année scolaire 2017-2018.

Si un élève a déjà un MEF ou une division sur sa fiche 2018-2019 et qu’il ne vient pas dans votre établissement, vous avez 2 possibilités :

- Sur l’année 2018-2019, lui mettre la date de sortie du 03/09/2018 et le motif « ne s’est jamais présenté dans l’établissement »

- Sur l’année 2017-2018, mettre la date de sortie du 03/09/2018 et le motif de sortie correspondant à son départ.

Un élève qui termine sa scolarité dans votre établissement à la fin de l’année scolaire 2017-2018 doit être sorti sur l’année 2018-2019 à la date du 03/09/2018.

L’export de sa fiche vers un autre établissement doit se faire également sur l’année 2018-2019 pour que l’établissement d’accueil puisse l’importer sur la nouvelle année scolaire.

L ES DIMA

Procédure à suivre pour inscrire un élève en DIMA (ex : au 10/09/2018)

- Dans l'onglet « Scolarité>Période entrée/sortie actuelle » cliquer sur modifier (à côté de "Période entrée/sortie actuelle").

Vous sortez l'élève à la date où il quitte votre établissement (ex : 10/09/2018), vous saisissez le motif de sortie : "AUTRE SUITE ETUDE : APPRENTISSAGE" puis vous saisissez le CFA dans lequel il suit ses cours comme établissement d'accueil. Vous validez la fiche.

- Il faut attendre le lendemain que l’application SYSCA ait reçue l’information pour continuer la procédure.

- A J+1, dans l’onglet « Scolarité>Période entrée/sortie actuelle » vous cliquez sur le bouton ajouter (à côté de "Période entrée/sortie actuelle").

Dans le champ "Type d'inscription", vous choisissez "Inactive" puis vous saisissez la date d'entrée de l’élève dans le CFA (ex : 11/09/2018) puis vous validez.

L'élève est désormais disponible dans votre base mais n'est pas comptabilisé dans l'une de vos classes.

Un élève inscrit en DIMA revient dans votre établissement (ex : au 15/11/2018)

- Dans l'onglet "Scolarité>Période entrée/sortie actuelle » cliquer sur modifier (à côté de "Période entrée/sortie actuelle"). L’élève n’est plus en DIMA, modifier la date de sortie à la date réelle (ex : 14/11/2018) puis valider.

- Dans l'onglet « Scolarité>Période entrée/sortie actuelle » cliquer sur ajouter (à côté de "Période entrée/sortie actuelle").

Saisir la date à laquelle l’élève revient dans votre établissement (ex : 15/11/2018) et valider.

Une fois ces manipulations faîtes, dans « Scolarité actuelle » vous pouvez saisir : - La formation (MEF),

- La division

- Les options de l’élève.

L'élève est désormais comptabilisé dans votre établissement.