Encadrement du soutien
offert aux organismes reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance
des organismes à but non lucratif de l’arrondissement de Saint‑Léonard
Par la Direction des loisirs, de la culture et des communications
Dans les secteurs des loisirs sportifs et socioculturels et du développement local, communautaire, culturel et social Novembre 2019
Introduction ... 3
Objectifs de l’encadrement du soutien aux organismes ... 3
Engagement ... 4
Description du soutien disponible ... 4
Organismes visés ... 5
Ordre de préséance ... 6
L’écoresponsabilité ... 6
Soutien professionnel ... 7
Soutien matériel et physique ... 8
Règles pour la réservation d’équipement ... 8
Règles pour l’utilisation du service de transport ... 9
Règles pour l’utilisation du service de photocopie ... 9
Règles pour l’utilisation de l’aire libre‑service de photocopie ... 9
Règles pour l’utilisation du service d’envoi postal ...10
Soutien locatif ... 10
Règles pour la réservation de locaux à usage régulier et ponctuel ...10
Locaux permanents ...11
Soutien aux événements spéciaux ... 12
Règles pour la tenue des événements spéciaux ...13
Soutien financier ... 14
Règles pour l’achat et la location de biens matériels aux organismes sportifs ....14
Règles pour une commandite (programme de visibilité) ...15
Règles pour les subventions provenant de l’arrondissement ou d’autres sources gérées conjointement avec l’arrondissement. ...15
Table des matières
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Introduction
La nécessité de mettre en place un encadrement pour le soutien offert aux organismes à but non lucratif (OBNL) reconnus découle de l’adoption de la Politique de reconnaissance des organismes à but non lucratif de l’arrondissement de Saint‑Léonard (incluant les clubs de l’âge d’or) (ci‑après Politique
de reconnaissance) de l’arrondissement de Saint‑Léonard.
Les règles d’encadrement des organismes reconnus n’ont pas pour but de limiter les services offerts aux organismes, mais plutôt de permettre à la Direction des loisirs, de la culture et des communications (DLCC) une gestion plus efficiente des ressources dont elle dispose. La DLCC entend optimiser le support qu’elle offre aux organismes reconnus dans la réalisation de leur mission respective et, par le fait même, garder l’effervescence et le dynamisme du milieu associatif dans l’arrondissement.
Objectifs de l’encadrement du soutien aux organismes
La DLCC entend consolider ses liens avec les groupes existants et accompagner les acteurs communautaires dans la planification et la mise en œuvre de leurs projets et de leurs activités.
Dans cette optique, la DLCC, par le biais de cet encadrement, met en place une procédure pour l’octroi des diverses formes de soutien aux organismes reconnus de l’arrondissement, de façon à supporter leurs activités régulières.
Ces règles ont pour but de :
} prioriser les demandes des organismes reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance ;
} optimiser le support apporté aux groupes locaux ;
} favoriser l’accès aux ressources et aux différentes installations ; } uniformiser les procédures de demande de services.
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Engagement
Le cadre de soutien aux organismes reconnus vient confirmer l’appui qu’entend donner l’arrondissement aux organismes reconnus.
Pour l’obtention d’un soutien, l’organisme sera appelé à signer un protocole d’entente avec la DLCC. Ce protocole énumérera en détails les services offerts ainsi que les règles à suivre.
Description du soutien disponible
L’arrondissement de Saint‑Léonard a toujours valorisé le travail des organismes œuvrant sur son territoire et offre, par conséquent, plusieurs formes de soutien visant à appuyer les organismes dans la réalisation de leur mission respective.
Le soutien de la DLCC se décline en cinq grandes catégories : 1. Professionnel
2. Matériel et physique 3. Locatif
4. Événements spéciaux 5. Financier
Les organismes reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance se voient attribuer un répondant au sein de la DLCC. Cette personne est la porte d’entrée de l’organisme pour se prévaloir du soutien offert par la DLCC.
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Organismes visés
Le présent encadrement vise les OBNL reconnus ou en voie d’être reconnus, à moins d’indications contraires, en vertu de la Politique de reconnaissance.
Type d’organismes
} culturels } sportifs
} communautaires récréatifs
} communautaires en matière de développement social } mandataires
} de regroupement } régionaux
Catégorisation des organismes
Par catégorisation, nous entendons ici la hiérarchisation des organismes donnant accès à un type de soutien particulier. L’une des quatre catégories suivantes sera octroyée à la suite de l’analyse de la demande de reconnaissance de l’organisme :
1. Catégorie A 2. Catégorie B 3. Catégorie C 4. Catégorie D
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Ordre de préséance
} Les organismes de catégorie A ont préséance sur les organismes des catégories B, C et D
} Les organismes de catégorie B ont préséance sur les organismes des catégories C et D } Les organismes de catégorie C ont préséance
sur les organismes de catégorie D
} Les organismes reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance ont préséance sur les organismes non reconnus pour toute demande d’événements spéciaux déposée à l’intérieur des délais prescrits.
} La DLCC pourra déroger à l’ordre de préséance établi, si elle juge qu’une activité organisée par un organisme justifie la préséance de par sa qualité, son rayonnement ou ses retombées économiques.
} La DLCC se réserve le droit de refuser toute demande qu’elle juge excessive ou non conforme. De plus, si pour une période donnée les demandes par les organismes de même catégorie dépassent les ressources disponibles, la DLCC décidera de la priorisation des demandes.
L’écoresponsabilité
L’arrondissement de Saint‑Léonard s’est doté, depuis 2011, d’un Plan local de développement durable1.
Chaque organisme du milieu léonardois est invité à emboîter le pas et à adopter une pratique écoresponsable dans la mesure du possible.
1 Plan local de développement durable 2014‑2020 de l’arrondissement de Saint‑Léonard disponible sur le site Web de l’arrondissement
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Soutien professionnel
Le soutien professionnel peut prendre diverses formes, en fonction de la nature de la demande et des besoins de l’organisme. La DLCC procédera à l’analyse de la demande et choisira conjointement avec l’organisme l’intervention la plus appropriée. Ce soutien peut résulter en :
Service d’aide à l’élaboration
} Règlements généraux } Structure opérationnelle } Organigramme
} Budgétisation
} Conseil technique et organisationnel
Service d’accompagnement
} Information sur les lois et règlements en vigueur } Animation d’assemblée
} Médiation en cas de conflit } Analyse des besoins
} Réseautage
} Préparation d’événements spéciaux } Coordination technique
Service de communication
} Conception et impression d’affiches, de dépliants, de cartons d’invitation et de billets
} Promotion des activités offertes par l’organisme dans les outils de communication de l’arrondissement } Correction et révision d’outils de communication
et de communiqués de presse
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Soutien matériel et physique
La DLCC met à la disposition des organismes reconnus, pour la réalisation de leurs activités dans le cadre de leur programmation régulière, certains équipements et biens matériels, en plus de fournir une gamme de services visant à supporter les organismes.
Type de soutien matériel et physiques
} Prêt d’équipement
• Audiovisuel
• Équipements divers } Transport de matériel } Photocopieur libre‑service } Envois postaux
Règles pour la réservation d’équipement
Les organismes doivent remplir le formulaire Demande de prêt d’équipement et acheminer la demande à la DLCC au moins 14 jours avant la date pour laquelle le prêt est souhaité.
1. L’organisme est responsable du transport et du retour de l’équipement, sauf sur avis contraire de la DLCC.
2. Les prêts d’équipement sont accordés pour une période de deux jours ouvrables, à moins d’un avis contraire de la DLCC.
3. Des frais par jour de retard seront applicables. Les frais sont ceux apparaissant dans le Règlement sur les tarifs de
l’arrondissement de Saint‑Léonard pour l’exercice financier en cours.
4. Les équipements prêtés ne doivent pas faire l’objet d’une utilisation personnelle.
5. Les organismes ne peuvent emprunter que des équipements dont ils ont besoin pour une utilisation ponctuelle.
6. L’organisme ne peut pas procéder à l’emprunt de matériel pour un tiers.
7. L’organisme est responsable des bris, du vol ou de la perte pouvant survenir pendant la période du prêt.
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La DLCC se réserve le droit de facturer à l’organisme emprunteur la réparation ou le remplacement de tout équipement ayant été endommagé, perdu ou volé.
La DLCC peut également suspendre l’emprunt en tout temps et exiger le retour immédiat du matériel.
Règles pour l’utilisation du service de transport
Les organismes doivent remplir le formulaire Demande de transport et acheminer la demande à leur répondant à la DLCC au moins 14 jours avant la date pour laquelle la demande est souhaitée.
Un délai plus long peut être nécessaire si la demande l’exige.
À moins d’une indication contraire de la DLCC, le transport :
1. doit être effectué sur le territoire de l’arrondissement de Saint‑Léonard.
2. doit être effectué d’un bâtiment public à un autre.
Règles pour l’utilisation du service de photocopie
Les organismes doivent remplir le formulaire Demande d’impression et
acheminer la demande à leur répondant à la DLCC au moins 30 jours avant la date pour laquelle les documents sont souhaités. Un délai plus long peut être nécessaire si la demande l’exige.
1. Le nombre de copies demandé doit être conséquent avec le nombre de membres de l’organisme.
2. Le nombre maximum de demandes est de trois par année.
3. Le document ne doit pas faire l’objet de restriction légale.
4. Aucune copie couleur ne sera acceptée.
5. Les copies recto verso seront priorisées.
Règles pour l’utilisation de l’aire libre‑service de photocopie Les organismes peuvent se présenter à l’aire libre‑service pendant les heures d’ouverture et utiliser le photocopieur mis à leur
disposition par la DLCC selon les modalités suivantes :
1. Le photocopieur ne doit pas faire l’objet d’une utilisation à des fins personnelles.
2. Le nombre de copies ne doit pas dépasser 500 par année.
3. Les copies recto verso sont priorisées.
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Règles pour l’utilisation du service d’envoi postal
Les organismes doivent remplir le formulaire Demande d’envoi postal et acheminer la demande à leur répondant à la DLCC au moins 14 joursavant la date souhaitée pour l’envoi. Un délai plus long peut être nécessaire si la demande l’exige.
1. Le nombre d’envois postaux demandé ne doit pas dépasser le nombre de membres de l’organisme.
2. Le nombre maximum d’envois postaux est de trois par année.
3. Le document ne doit pas faire l’objet de restriction légale.
4. Le document envoyé doit correspondre aux critères d’un envoi régulier par Postes Canada.
Soutien locatif
La DLCC offre aux organismes reconnus la possibilité d’utiliser des locaux gratuitement ou à prix préférentiel tel que stipulé dans le Règlement sur les tarifs de la Ville de Montréal, arrondissement de Saint‑Léonard.
Type de soutien locatif
} Locaux à usage régulier et ponctuel } Plateaux sportifs
• extérieurs
• intérieurs
} Locaux municipaux } Locaux scolaires } Locaux permanents
• Locaux administratifs
• Locaux d’entreposage
Règles pour la réservation de locaux à usage régulier et ponctuel Les organismes doivent remplir le formulaire Demande de
réservation de plateaux et acheminer la demande à leur répondant à la DLCC au moins 30 jours à l’avance pour la réservation de locaux régulier et 14 jours à l’avance pour la réservation de locaux à usage ponctuel.
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Les organismes ayant besoin de plateaux dédiés pour le déroulement de leurs activités ont priorité sur ces plateaux par rapport à tout autre organisme.
1. Le plateau doit correspondre au type d’activité organisée.
2. L’activité doit être encadrée et supervisée par un représentant de l’organisme.
3. L’organisme utilisateur est responsable de veiller au respect des règles en vigueur.
4. Les plateaux ne doivent pas faire l’objet d’une utilisation à des fins personnelles.
5. L’organisme utilisateur ne peut pas procéder à la sous‑location ou réserver pour un tiers.
6. L’organisme utilisateur est responsable des bris, du vol ou de la perte pouvant survenir pendant la période de location.
La DLCC se réserve le droit de facturer à l’organisme emprunteur la réparation ou le remplacement de tout équipement ayant été endommagé, perdu ou volé.
La DLCC peut également suspendre la location en tout temps.
Locaux permanents
En fonction des espaces disponibles à l’intérieur de ses installations,
l’arrondissement de Saint‑Léonard peut mettre à la disposition d’un organisme un ou des locaux à vocation administrative ou à des fins d’entreposage.
} LOCAUX ADMINISTRATIFS
Pour être admissible à ce soutien, l’organisme doit :
1. Avoir au moins un employé permanent ou une offre de service nécessitant l’utilisation d’un local permanent.
2. Offrir une programmation annuelle.
3. S’engager à respecter les règles en vigueur dans les installations.
} LOCAUX D’ENTREPOSAGE
Pour être admissible à ce soutien, l’organisme doit :
1. Organiser des activités régulières à l’intérieur des locaux de l’arrondissement.
2. S’engager à ce qu’aucun équipement ne soit branché et
fonctionnel à l’intérieur d’un espace de rangement sans avoir obtenu au préalable l’autorisation de la DLCC.
3. S’engager à ce que le matériel entreposé ne comporte aucun risque pour les usagers.
4. S’engager à ce que le matériel entreposé fasse l’objet d’aucune restriction légale.
5. S’engager à ce que le matériel entreposé soit la propriété de l’organisme.
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Soutien aux événements spéciaux
Afin d’assurer une gestion optimale des diverses ressources et d’offrir un encadrement et un soutien logistique de qualité aux organismes reconnus œuvrant sur le territoire de l’arrondissement de Saint‑Léonard, chaque organisme peut planifier un certain nombre d’événements spéciaux et ce, en autant que le montant maximum permis en services offerts par l’arrondissement ne dépasse pas le seuil de la catégorie de l’organisme.
Type d’organismes Événements spéciaux
et programmation spéciale Valeur maximale des services offerts
Organismes culturels 3 5 000 $
Organismes communautaires récréatifs 3 5 000 $
Organismes sportifs 3 10 000 $
Organismes communautaires
en matière dedéveloppement social 3 5 000 $
Organismes
de regroupement 3 5 000 $
Organismes régionaux 3 3 000 $
Si le montant des services offerts dépasse la limite octroyée, l’organisme promoteur doit assumer une partie des coûts excédentaires.
Organisme A : défraie 10 % des coûts excédentaires.
Organisme B : défraie 15 % des coûts excédentaires.
Organisme C : défraie 20 % des coûts excédentaires.
Organisme D : défraie 25 % des coûts excédentaires.
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Tarification
La tarification des événements spéciaux est basée sur les frais d’organisation suivants :
Utilisation des espaces Locaux, terrains, parcs, etc.
Équipements Tables, chaises, chapiteaux, réfrigérateurs mobiles, scènes, barricades, etc.
Ressources humaines Supervision, temps homme, équipe mobile, technicien, etc.
Encadrement logistique Transport, installation électrique, communication, etc.
Activité spéciale Feu de joie, feu d’artifice, vente de nourriture, vente d’objets promotionnels, etc.
Règles pour la tenue des événements spéciaux
Les organismes doivent remplir le formulaire Demande d’événements spéciaux et acheminer la demande à leur répondant à la DLCC au moins 90 jours avant la date pour laquelle l’événement est prévu.
Par la suite, la demande est analysée et les besoins spécifiques sont évalués.
Plusieurs critères seront pris en compte lors de l’évaluation de la demande et l’organisme promoteur devra respecter les modalités d’encadrement exigées par l’arrondissement2 (permis de boisson, permis d’occupation, permis de vente, etc.).
2 Les organismes doivent se conformer aux règles émises dans le Guide du promoteur d’événements spéciaux.
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Soutien financier
La DLCC offre des programmes de soutien financier. En fonction des budgets disponibles, l’arrondissement peut accorder une contribution financière aux organismes reconnus, aux projets de partenariat et aux initiatives du milieu.
Type de soutien financier
} Achat et location de biens matériels aux organismes sportifs } Commandite (programme de visibilité)
} Subvention
• aux organismes sportifs
• aux clubs sociaux pour aînés
• pour le programme d’accompagnement en loisir de l’Île de Montréal (PALÎM)
• provenant d’autres sources et gérée conjointement avec l’arrondissement
¡ Entente Mess‑Ville (ministère de l’Éducation)
¡ RUI (Revitalisation urbaine intégrée)
¡ Programme montréalais en sécurité urbaine
¡ FQIS (Fond québécois d’initiatives sociales dans le cadre des alliances pour la solidarité)
¡ PIMJ (Programme d’intervention de milieu pour les jeunes de 12 à 30 ans)
¡ FIRM (Fonds d’initiative et de rayonnement de la métropole)
¡ Etc.
Règles pour l’achat et la location de biens matériels aux organismes sportifs
Les organismes doivent remplir le formulaire Demande de soutien financier et acheminer la demande à la DLCC au plus tard le 1er septembre de chaque année.
L’aide consiste en une aide financière pouvant représenter 100 % du coût d’achat ou de location, jusqu’à un montant maximum de 2 000 $.
1. Le matériel ou l’équipement doit être utilisé sur le territoire de l’arrondissement de Saint‑Léonard.
2. La clientèle cible de l’organisme doit être les jeunes de moins de 18 ans résidant dans l’arrondissement de Saint‑Léonard.
3. L’organisme doit offrir des activités pour les jeunes en matière de sport.
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Règles pour une commandite (programme de visibilité)
Les organismes doivent remplir le formulaire Demande de soutien financier et acheminer la demande à la DLCC au moins 60 jours avant la tenue de l’événement.
Le programme de visibilité consiste en une aide financière pour l’achat de publicité versée à l’organisme pour encourager une activité ou un événement ne faisant pas partie de la programmation régulière de l’organisme.
1. Tout programme de promotion ou de publicité de l’organisme doit faire mention du soutien financier de l’arrondissement de Saint‑Léonard.
2. Un espace devra être mis à la disposition de l’arrondissement pour permettre l’affichage de publicité.
3. Le logo de l’arrondissement de Saint‑Léonard doit apparaître sur les publications de l’organisme et la publication devra être validée par la DLCC.
Règles pour les subventions provenant de l’arrondissement ou d’autres sources gérées conjointement avec l’arrondissement.
L’arrondissement détermine le type de soutien accordé selon plusieurs critères, selon le type d’organisme et la provenance des fonds.
Dans le cadre d’ententes avec des instances gouvernementales, la Ville de
Montréal ou le conseil d’agglomération, l’arrondissement de Saint‑Léonard peut mettre de l’avant ou administrer différents programmes de subvention.
Les modalités et le processus de demande peuvent varier d’un programme à l’autre. La DLCC transmettra l’information selon le média le plus approprié.
