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Rapport du Président du Conseil de Surveillance sur le fonctionnement et le contrôle interne

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Academic year: 2022

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(1)Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance Au capital de 1 621 402.28 € Siège social : 2 Rue du Pont de Garonne 47400 TONNEINS 421 203 993 R.C.S. MARMANDE. Rapport du Président du Conseil de Surveillance sur le fonctionnement et le contrôle interne Mesdames, Messieurs les actionnaires, La Société est dotée depuis le 29 mars 2006 par un Directoire qui exerce ses fonctions sous le contrôle d’un Conseil de Surveillance. Auparavant elle était dirigée par un Conseil d’Administration. Les pouvoirs du Directoire, de son Président et des directeurs généraux sont ceux que leur confère la loi sous réserve de prérogatives du Conseil de Surveillance.. Conformément aux dispositions de l’article L. 22568, alinéa 7, du Code de commerce, j’ai l’honneur de vous rendre compte, aux termes du présent rapport, des conditions de préparation et d’organisation des travaux de votre Conseil de surveillance ainsi que des procédures de contrôle interne mises en place par la Société.. Sommaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 I. Préparation et organisation des travaux du Conseil de surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. I.1 Changement du mode d’administration de la société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 I.2 Composition des organes de direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 I.4 Convocation des membres du conseil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 I.5 Information des membres du conseil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 I.6 Tenue des réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 I.7 Procès-verbaux des réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 II. Objectifs, moyens et organisation du contrôle interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. II.1 Moyens et organisation générale du contrôle interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 II.1-1 • Les moyens : le portail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 II.1-2 • Organisation du contrôle interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 II.2 Mise en œuvre du contrôle interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 II.3 Procédure d’élaboration de l’information financière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 III. Norme IFRS du Groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. IV. Direction Générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Contact Caroline Genre T : +33 (0)5 53 88 27 98 e-mail : contact@acces-industrie.com. www.acces-industrie.com. Code ISIN : FR0004167112. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. I.3 Conditions de préparation des travaux du Conseil de surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.

(2) I Préparation et organisation des travaux du Conseil de surveillance I.1 Changement du mode d’administration de la société La Société a été transformée en Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance le 29 mars 2006. Le présent rapport est établi, par conséquent, par le Président du Conseil de surveillance cosigné par le Président du Directoire (anciennement Président du Conseil d’administration) au 31 décembre 2006.. I.2 Composition des organes de surveillance Au 31 décembre 2006, le Conseil de surveillance est composé de cinq membres nommés par l’assemblée générale extraordinaire du 29 mars 2006 : • BUTLER CAPITAL PARTNERS, représenté par Monsieur Christophe AMBROSI • Monsieur Jean Louis GREVET, Président du Conseil de Surveillance • Monsieur Pierre COSTES, Secrétaire • Madame Françoise DUCLOS, Vice-Présidente du Conseil de Surveillance • IRDI, représentée par Monsieur Olivier ATHANASE La durée du mandat de chaque membre est de cinq années. Leur mandat viendra à échéance lors de l’Assemblée Générale ordinaire annuelle appelée à statuer sur les comptes de l’exercice qui s’achèvera le 31 décembre 2011.. I.3 Conditions de préparation des travaux du Conseil de surveillance Le Président : • reçoit les documents préparés par les services internes à l’entreprise sous l’autorité du Directoire ; • organise et dirige les travaux du Conseil de surveillance ; • s’assure que les membres du Conseil sont en mesure de remplir leur mission et veille notamment à ce qu’ils disposent des informations et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission ; • s’assure que les représentants des organes représentatifs du personnel sont régulièrement convoqués et disposent des informations et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission. Le Conseil de surveillance n’est pas assisté de comités.. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. Il n’existe pas de membres du Conseil de surveillance élu par les salariés de l’entreprise..

(3) I.4 Convocation des membres du conseil Conformément à l’article 13 des statuts, les membres du Conseil de surveillance ont été régulièrement convoqués aux réunions du conseil par tous moyens, y compris verbalement. Conformément à l’article L. 225-238 du Code du Commerce, les commissaires aux comptes ont été régulièrement convoqués aux réunions du conseil qui ont examiné et arrêté les comptes intermédiaires (comptes semestriels) ainsi que les comptes annuels,. I.5 Information des membres du conseil Tous les documents, dossiers techniques et informations nécessaires à la mission des membres du conseil leur ont été communiqués préalablement à la réunion.. I.6 Tenue des réunions Les réunions des Conseils se déroulent au siège social.. I.7 Procès-verbaux des réunions Les procès-verbaux des réunions du Conseil ont été régulièrement remis aux membres du Conseil pour approbation ou remarques éventuelles.. I.8 Rémunération. II Objectifs, moyens et organisation du contrôle interne Le contrôle interne est, chez ACCES INDUSTRIE, un processus qui vise : • à créer et maintenir une organisation qui permette de prévenir et maîtriser les risques, notamment économiques, financiers et juridiques auxquels sont exposés la Société et ses filiales en France et à l’étranger ; • à s’assurer que la réalisation des objectifs de la société s’effectue en conformité avec les lois et réglementations en vigueur ; • à garantir que les informations financières et comptables de la société sont fiables et élaborées avec sincérité et que le patrimoine du Groupe est protégé. Le système de contrôle interne a pour objectif, tout en permettant à la société de progresser vers la réalisation de ses objectifs, de contrôler et de limiter les risques inhérents à toute activité.. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. Le Conseil de surveillance fixe la rémunération des membres du directoire..

(4) II.1 Moyens et organisation générale du contrôle interne II.1-1. Les moyens : le portail. Le portail est un outil de gestion et de communication qui relie en temps réel les collaborateurs dans l’ensemble des filiales du groupe. ACCES INDUSTRIE est propriétaire du système d’exploitation développé à l’origine par la SSII ISP. Depuis 2005, ACCES INDUSTRIE a repris en interne la gestion, la maintenance et le développement du système et héberge le serveur et assure la sécurisation de toutes les transactions. Les principales fonctions du portail concernent : • le suivi du parc de machines : localisation et « état » de la machine, louée ou non, différents stades de la maintenance, contrôle périodique,… • la gestion des prospects/clients • les relations commerciales, du devis à la prise de commande (système de tarification en fonction de la famille de machines, la catégorie clients et la durée du chantier) • le suivi des contrats, de la livraison au retour du chantier (y compris les aspects logistiques et l’intégration de facturations complémentaires : refacturation transport – carburant ou dégâts sur les machines) En parallèle, à cet outil de gestion commerciale, le service technique utilise le système KIMOCE pour le suivi de la maintenance de chaque machine (analyse des pannes, des coûts, de la vie de la machine). KIMOCE est également utilisé pour la gestion centralisée des pièces détachées. Chaque personne autorisée a accès à un nombre limité de transactions du « menu » en fonction de son poste de travail. Seules quelques personnes ont un accès étendu à plusieurs ou à l’ensemble des agences/entités du groupe.. Les extractions hebdomadaires des contrats terminés permettent la facturation immédiate de ces contrats par intégration dans le logiciel Sage Gescom. Ce logiciel permet ensuite le suivi des règlements des clients ainsi que l’intégration de la facturation en comptabilité. De même, une extraction de fin de mois permet la facturation partielle des contrats en cours. La lisibilité en temps réel du portail permet l’intervention permanente du management (correction de prix, déplacement de machines d’une agence à l’autre). Le suivi rigoureux d’un processus très automatisé, tant dans la gestion des clients, des devis et des commandes que dans le suivi de chaque matériel, évite les dérives. Un grand nombre d’alertes facilite l’accès de chaque intervenant aux transactions qu’il doit effectuer : relance d’un devis, attribution d’une machine à un contrat, organisation du transport, suivi technique. La lecture de ces alertes par le management permet de contrôler l’activité des agences et l’éventuel retard dans certaines opérations.. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. Les données du portail, en temps réel, sont par définition volatiles. Des extractions périodiques permettent un suivi et un contrôle quotidien et mensuel de données statistiques concernant par exemple le taux d’utilisation de chaque machine, les prix de locations en fonction de la durée des contrats et de la qualification des clients, etc..

(5) II.1-2. Organisation du contrôle interne. Les principaux acteurs du contrôle interne sont : • la Direction Générale, la Direction comptable et financière, les Directeurs de filiales, les directeurs opérationnels du siège. • les fonctionnels du siège dans leur périmètre respectif : Informatique, comptabilité, trésorerie, contrôle de gestion, consolidation, • les conseils extérieurs (expert comptable, cabinets juridiques). La mission de la Direction Générale est de définir les principes généraux en matière de Contrôle Interne et de s’assurer de leur correcte mise en place au sein du Groupe. Pour ce faire, elle s’appuie sur les différents responsables opérationnels et fonctionnels suivant leurs champs de compétences respectifs et dans le cadre d’une organisation par métier. Le système de reporting mensuel de gestion, portant sur les principaux indicateurs économiques permet tout au long de l’année de suivre de façon continue l’évolution des performances de chacune des agences du groupe et de chacune des directions en s’assurant de leur adéquation avec les objectifs qui leur ont été fixés. Ces informations financières sont consolidées et une synthèse mensuelle des résultats du Groupe est transmise à la Direction et aux actionnaires. Lors des consolidations statutaires semestrielles et annuelles, les résultats obtenus à l’issue de ces process et destinés à être publiés sont comparés à ceux donnés par les reportings mensuels pour comprendre les éventuelles causes de divergences. Courant 2006, la modélisation d’un business plan établi par un consultant extérieur et suivi par le service financier en interne a permis d’ajouter un outil d’analyse et de contrôle supplémentaire de l’activité. Les réunions de gestion mensuelles organisées entre la direction du Groupe, les directeurs opérationnels et le service financier, permettent de débattre de la marche des affaires et de détecter les risques pour les circonscrire au mieux.. Les directeurs opérationnels du siège, par leur travail quotidien au contact de différents niveaux d’interlocuteurs dans les agences, participent à la vie de l’entreprise et sont des acteurs de ce contrôle interne : ce sont le cas de la direction technique, transport et logistique, direction informatique et du service marketing et phoning.. II.2 Mise en œuvre du contrôle interne Le Président du Conseil de Surveillance prend en compte les remarques formulées par les auditeurs et veille à l’application de leurs recommandations par la Société, dans un souci d’amélioration continue des processus comptables. Le Président veille à ce que la communication financière de la Société soit cohérente avec son niveau de performance et la structure financière de la Société, afin que les actionnaires soient le plus justement possibles informés.. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. Compte tenu du nombre croissant d’agences, courant 2006 six chefs de régions ont été nommés. Ils ont pour missions principales, l’encadrement des chefs d’agences, de faire appliquer le plan d’action commercial fixé par la direction, le suivi des grands comptes clients. Ils sont chargés d’autre part de faire respecter les normes de sécurité dans les agences..

(6) II.3 Procédure d’élaboration de l’information financière Les comptes sociaux et consolidés sont établis sous la responsabilité du directeur financier, le service est organisé suivant quatre départements : • Consolidation du groupe, • Comptabilité générale, • Contrôle de gestion, contrôle budgétaire et gestion de trésorerie, • fiscal et juridique. Ces quatre départements travaillent conjointement avec des tiers extérieurs (experts comptables et cabinet juridique) et en liaison directe avec les agences et filiales du groupe. Les moyens et missions de chaque département sont :. Consolidation du groupe • Moyens : Un responsable consolidation Un logiciel reconnu sur la place : le logiciel réflex de l’éditeur AS GROUPE • Missions : Le responsable a pour mission de produire les comptes consolidés du groupe, de fournir les différents rapports et annexes des comptes consolidés. Les données comptables sociales sont reportées par le chef comptable de chaque entité et intégrées dans le processus de consolidation. La consolidation du Groupe est réalisée mensuellement et publiée au 30 juin et au 31 décembre de chaque année.. Comptabilité générale. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. • Moyens : - Un chef comptable - Un service comptabilité clients et crédit management (facturation, relance, encaissements et affacturage) - Service achat et comptabilité fournisseurs, - Le logiciel SAGE 100 pour la comptabilité, les immobilisations et les états fiscaux.

(7) • missions : - Le chef comptable Il a pour mission d’encadrer une équipe qui va permettre de centraliser de façon fiable avec une permanence des méthodes l’information comptable. Il contrôle les comptes comptables et établit les liasses fiscales sous le contrôle du responsable consolidation. Il produit les différents rapports et annexes des comptes sociaux. Il supervise la comptabilité des filiales françaises - Le service achats et comptabilité fournisseurs Les achats sont suivis dans le logiciel KIMOCE, il a été installé en réseau dans toutes nos agences permet de centraliser la gestion des stocks, de procéder au contrôle des commandes, livraisons et facturations, d’interfacer et donc de fiabiliser toutes les écritures comptables (achats fournisseurs). 80 % du volume des factures seront traitées via KIMOCE. Ce logiciel permet aussi de suivre très précisément l’entretien effectué sur chaque machine et d’améliorer par conséquent la longévité de notre parc. Tout le suivi comptable des achats est fait sous la responsabilité d’un responsable fournisseur qui s’assure du bon fonctionnement du service (paiement des fournisseurs, échéanciers, factures non parvenues,…) La gestion des immobilisations est effectuée mensuellement. - Le service comptabilité clients et crédit management Hormis les travaux de comptabilité générale clients sous la responsabilité du chef comptable. Le service a pour mission d’appliquer la politique de crédit, de faire respecter la politique commerciale et de garantir la solvabilité des clients.. Ce service est doté d’un outil de gestion des relances permettant de suivre le retard des paiements par gestionnaires et par agences ainsi que les encours accordés, la saisie des commentaires après chaque appel téléphonique par tous les gestionnaires alimente une base de données qui sert à analyser les comportements de paiements de nos clients et permet d’être réactif sur les décisions d’encours accordés. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. La maîtrise des règlements clients, des provisions, du taux d’impayé et des litiges confirme à la direction financière la qualité du service rendu dans notre activité location. Le crédit manager fournit mensuellement l’analyse des variations du poste clients et les indicateurs tel que le DSO. Ces analyses permettent de vérifier l’efficacité de notre méthode de recouvrement et le respect de notre politique commerciale..

(8) Gestion opérationnelle, contrôle budgétaire et gestion de trésorerie Le contrôleur de gestion établit un suivi journalier du parc, du chiffre d’affaires et une rentabilité par agence (en France uniquement). Cette étude de rentabilité permet d’établir des ratios comparatifs entre agences. C’est un outil d’animation commerciale.  Un budget prévisionnel, élaboré conjointement par les différents services sous le contrôle du directeur financier, est établi en début d’année. Il se compose d’un compte de résultat et d’un bilan prévisionnel. Ce dernier est rapproché régulièrement des états de trésorerie établis par le Trésorier. Ce budget est également rapproché des tableaux de bords fournis mensuellement dans le reporting La trésorerie court terme est suivie avec l’outil SAGE trésorerie ligne 500, les positions bancaires journalières sont gérées en date d’opération et en date de valeur. Cette gestion complémentaire aux états de rapprochements bancaires permet d’éviter tout incident de paiement et de suivre les positions journalières de trésorerie.. Fiscal et juridique Une juriste est en charge, sous la responsabilité du directeur financier, du cadre fiscal et juridique en relation directe et avec l’appui de conseils externes.. III. Norme IFRS du Groupe. Les comptes consolidés du groupe au 31 décembre 2006 sont établis dans le respect des normes comptables internationales IFRS telles qu’approuvées par l’union européenne.. Direction Générale. La direction générale est assumée par Monsieur Daniel DUCLOS, président du Directoire. Messieurs Pascal MEYNARD et Eric LACOMBE ont la qualité de directeurs généraux, étant précisé que les directeurs généraux disposent des mêmes pouvoirs que ceux dévolus au Président.. Fait à Paris Le 29 mars 2007 Jean-Louis GREVET Président du Conseil de surveillance Daniel DUCLOS Président du Directoire. WorldReginfo - 7204f743-e918-4f6d-8bd7-7da618cc1b2e. IV.

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